Delegationsordning för kommunstyrelsen Antagen 2015-02-10 2 och Reviderad 2015-09-08 105, 2015-12-08 158 samt 2016-05-17 55
Innehåll Lagregler om delegering... 4 Delegation och verkställighet... 4 Vem får kommunstyrelsen delegera till... 4 Vilka beslut får kommunstyrelsen inte delegera... 4 Vidaredelegering av beslutanderätt... 4 Övergripande delegationsrätt... 5 Delegering av jämförbara frågor... 5 Tillförordnad tjänsteman... 5 Redovisning av delegationsbeslut till kommunstyrelsen... 5 Vid jäv hos delegat... 5 Vid tveksamhet el. dyl. hos delegat... 5 Överklagandetid... 5 Förteckning över delegater... 6 1. Organisation och allmän administration... 7 2. Yttranden och tillstånd... 8 3. Brådskande ärenden/förfall... 9 4. Ekonomi... 9 5. Upphandling och avtal... 10 6. Avtal... 11 7. Arbetsgivarfrågor... 11 8. Kurser, konferenser, representation och resor... 14 9. Ärendehantering... 15 10. Säkerhet... 15 11. Fastigheter och lokaler... 16 12. IT... 16
Delegationsordning för kommunstyrelsen Lagregler om delegering De lagliga förutsättningarna för delegering finns i 6 kap. 33-38 kommunallagen. Enligt kommunallagen är kommunstyrelsen en nämnd. Delegation och verkställighet Delegationsbeslut är ett beslut som egentligen ska fattas av kommunstyrelsen, men där kommunstyrelsen beslutar att flytta över beslutanderätten till någon annan. Besluten gäller på samma sätt som kommunstyrelsen fattat dem. Beslut får ej fattas av delegat utan stöd i delegationsordningen. Kommunallagen skiljer mellan beslut som måste delegeras och beslut som innebär ren verkställighet. Följande skillnader kan uppmärksammas. Delegering innebär överlåtande av en beslutsfunktion, vilket betyder att delegaten träder in i nämndens ställe. Verkställighet innebär däremot en åtgärd som finns inom tjänstemannens område. I dessa ärenden saknas normalt beslutsalternativ eller valmöjligheter. Som exempel kan nämnas många personalärenden och tillämpningen av en kommunal taxa. Vem får kommunstyrelsen delegera till får delegera sin beslutanderätt i ett visst ärende eller en grupp av ärenden till: ett utskott en enskild ledamot eller ersättare en anställd hos kommunen Vilka beslut får kommunstyrelsen inte delegera Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. Framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt Ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till nämnden Vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter Vidaredelegering av beslutanderätt Kommunchefen kan vidaredelegera beslutanderätten till annan tjänsteman. Beslutanderätten som kommunchef har delegerat till en annan tjänsteman kan inte vidaredelegeras ytterligare till en annan tjänsteman. Beslut vid vidaredelegering ska anmälas till kommunchefen. Den som lämnar vidaredelegation ska försäkra sig om att delegaten har kunskap om uppdraget samt är medveten om de styrdokument som gäller för uppdraget.
Övergripande delegationsrätt Kommunchefen har delegationsrätt i alla ärenden i denna delegationsordning om inget annat anges vid respektive ärendegrupp. Delegering av jämförbara frågor Förutom delegerade ärenden som är angivna i delegationsordningen får delegat även besluta om frågor som till art, vikt och omfattning är jämförbara med de ärenden som anges för delegaten i den mån ärendena inte delegeras till någon annan. Tillförordnad tjänsteman Samma delegation, som för delegat, gäller för den som är tillförordnad på den tjänst som delegationen avser. Redovisning av delegationsbeslut till kommunstyrelsen har det yttersta ansvaret för verksamheten. Därför ska beslut som fattas till följd av delegation alltid anmälas till kommunstyrelsen. Anmälan har registrerings-, informations- och kontrollsyfte. Anmälan lämnas till registrator senast månaden efter det att beslut har fattats och beslutet ska då vara undertecknat av delegaten. Av anmälan ska framgå vilken delegation som ligger till grund för beslutet, kort beskrivning av ärendet samt fattade besluts innehåll, namn på den beslutande, samt beslutsdatum. Vid jäv hos delegat När jäv eller annat förfall föreligger för delegaten ska beslut fattas av kommunchefen. När jäv eller annat förfall föreligger för kommunchefen ska beslut fattas av kommunstyrelsens ordförande. Vid tveksamhet el. dyl. hos delegat Delegationerna avser generellt rutinärenden som inte är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. I ärenden av principiell beskaffenhet eller större vikt ska beslut fattas av kommunstyrelsen. Delegat ska överlämna ärende till kommunstyrelsen om ärendets beskaffenhet påkallar detta, t.ex. om delegaten känner osäkerhet vid handläggningen, särskilt om kommunstyrelsens inställning inte är känd. Överklagandetid Överklagandetiden på beslut som har fattats på delegation löper från den dag kommunstyrelsens protokoll anslås på kommunens officiella anslagstavla (entrén utanför receptionen vid aulan). När det gäller myndighetsärenden börjar dock överklagandetiden löpa från det datum där sökanden fått del av beslutet.
Förteckning över delegater Kommunfullmäktiges ordförande s presidium s ordförande s 1:e vice ordförande Förvaltningschef Kommunchef Personalchef Ekonomichef Näringslivssekreterare IT-chef Administrativ samordnare Arkivarie Registrator Lokal och fastighetssamordnare KFo KSpres KSo KSvo FC PC EC Nsek Admsam ARK REG LFS
1. Organisation och allmän administration Föra kommunens talan vid domstol, andra myndigheter och andra Med undantag för enskilda ärenden 1.11 myndigheter samt vid andra förrättningar, med rätt att genom fullmakt samt myndighetsutövning. sätta annan i sitt ställe. 1.12 Prövning om avslag på begäran om utlämnande av handling samt uppställande av förbehåll i samband med utlämnande av sådan handling. Avslutat ärende. Prövning om avslag på begäran om utlämnande av ej avgjorda ärende. Respektive delegat 1.13 Avge yttrande över överklagade beslut Respektive delegat 1.14 Ompröva beslut Respektive delegat 1.15 1.16 1.17 Prövning om att överklagandet inkommit i rätt tid samt beslut om avvisning. Firmateckning Utse personuppgiftsombud samt ersättare till personuppgiftsombudet. Rätt att besluta var för sig. Att lämna ut handling anses som verkställighet. Enligt 18,19.och 31 kap. offentlighetsoch sekretesslagen Gäller ej beslut tagna av kommunstyrelsen som själv måste yttra sig över överklagade beslut 27 förvaltningslagen. Den som har beslutanderätt i ett visst ärende har även rätt att ompröva beslutet. Det är ett nytt beslut som fatts vid omprövning enligt 27 förvaltningslagen. 24 förvaltningslagen KSo EC Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutats av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen skall undertecknas av ordföranden eller, vid förfall för denne, av vice ordföranden med kontrasignering av kommunchef alternativt ekonomichef Övergripande delegationsrätt för kommunchef gäller ej. Avser firmateckning för Söderköpings kommun,, samt donationsfonder som förvaltas av Söderköpings kommun
1.18 Fullgöra de uppgifter som ankommer på personuppgiftsansvarig i den mån det inte ankommer på personuppgiftsombud 1.19 Polisanmälan av brott mot kommunledningskontoret inom respektive verksamhet. 1.20 Företräda kommunen i frågor som avser Östsvenska Yrkeshögskolan AB PUL Kommun Respektive chef FC Barn- och utbildningsförvaltningen Kommun 2. Yttranden och tillstånd 2.1 Yttrande 2.11 2.12 Besvär och yttranden avseende folkbokföringen Yttrande över ansökan att bli antagen som hemvärnschef och hemvärnsman. Hemvärnskungörelse (1970:304) 28 I ärende om förordnande av hemvärnschef eller om antagning av hemvärnsman skall hemortskommunen ha lämnats tillfälle att yttra sig. Kommun Kommun 2.13 2.14 Lämna yttrande över ansökan om tillstånd att använda övervakningskamera. Avstå från att lämna yttranden i ärenden från annan nämnd som skall beslutas av kommunfullmäktige. KSpres Lagen om allmän kameraövervakning 18 nnan länsstyrelsen meddelar tillstånd till allmän Kameraövervakning skall den kommun där över- vakningen skall ske, få tillfälle att yttra sig Kommun Kommun 2.15 Avstå från att lämna yttranden på externa remisser. KSpres 2.16 Överlåta till tjänsteman att besvara externa remisser. KSpres
2.17 Svara på skrivelser, ställda till kommunstyrelsen, av mindre vikt. KSo 2.2 Tillstånd 2.21 Tillstånd att använda kommunens vapen Lag (1970:498) om skydd för vapen och vissa andra officiella beteckningar 3. Brådskande ärenden/förfall 3.1 Brådskande ärenden/förfall 3.11 Brådskande ärenden där kommunstyrelsens beslut inte kan avvaktas KSo 6 kap 34,36 KL Övergripande delegationsrätt för kommunchef gäller ej 4. Ekonomi Uppta, omplacera, konvertera och lösa lån, inom ram för upplåning som 4.11 EC Får ej vidaredelegeras beslutats av kommunfullmäktige 4.12 Upptagande av tillfällig kredit, max en månad, ur likviditetssynpunkt EC Får ej vidaredelegeras 4.13 Undertecknande av kommunens borgensförbindelser EC, KSo Två i förening Ombudgetering/omdisponering av medel inom respektive 4.14 verksamhetsområdes drift- och investeringsbudget, FC Se ekonomistyrnings-regler Besluta om placering av kommunens likvida medel i finansiella 4.15 instrument. EC Enligt Finanspolicy 4.16 Besluta om placering av kommunala fond- och donationsmedel EC 4.17 Placering av pensionsmedel EC
4.18 4.19 4.20 Beviljande av avbetalning av fordringar samt amorteringsplan, understigande 25 000 kr Beviljande av avbetalning av fordringar samt amorteringsplan, mellan 25 000 och 50 000 kr Löpande kravverksamhet och anstånd i samråd med gäldenären FC Verkställighet EC EC Verkställighet, EC i samråd med FC 4.21 Godkännande av amorteringsplaner EC 4.22 Anstånd med betalning av fordran understigande 25 000 kr FC Verkställighet Upp till 500 000 kr 4.23 Anstånd med betalning av fordran överstigande 25 000 kr EC verkställighet. 4.24 Undertecknande av deklarationer som moms- och inkomstdeklaration EC 5. Upphandling och avtal 5.1 Upphandling 5.11 5.12 5.13 Fullmakt extern upphandling ge i uppdrag att till extern upphandlingsmyndighet att upphandla på kommunens vägnar. Samordnad upphandling för flera kommuner, upphandlingsbeslut, upphandlingsbeställning till upphandlingsenhet, tilldelningsbeslut och avtal. Fatta tilldelningsbeslut och teckna avtal vid upphandling av byggentreprenörer, varor och tjänster där värdet för avtalstiden ligger mellan 500 000 kr och 5 000 000kr. Gäller även förlängning av ingångna avtal. Under 500 000 kr verkställighet FC, EC, PC,.
6. Avtal 5.21 Tecknande och uppsägning av leasingavtal EC 5.22 Rätt att häva avtal vid avtalsbrott. 5.23 Ingående av förlikningsavtal upp till 50 000 kr 5.24 Förlängning av avtal. (Avser avtal med förlängningsklausul.) 7. Arbetsgivarfrågor Förhandlingsverksamhet a) Intressekonflikter a) PC b) Rättstvister b) PC Anmärkning * 7.1 c) Godkännande av centrala avtal c) PC Beslutinstans markerad med * är möjlig d) Förhandling enligt 11-19 MBL* att delegera vidare till annan befattning. d), FC e) Varsel Besluts av stridsåtgärder ej delegerat. e) PC 7.2 7.3 Inrättande, konvertering, indragning av befattning Allmänna bestämmelser, AB, Kap 2 Anställning Anställning - tills vidare/visstid a) Förvaltningschef, ekonomichef, personalchef, it-chef b) Övriga personalgrupper Respektive chef a) b) Respektive chef Efter samråd med närmsta överordnade chef Anställning av ej delegerat. b)förvaltningschef i samråd med respektive Nämndpres. Övriga tjänster i samråd med KSpres 7.4 Allmänna bestämmelser, AB, Kap 3 Under anställning Utbildning
Bisysslor Hälsoundersökningar Avstängning m.m. Efter samråd med personalchef Disciplinpåföljd. Efter samråd med personalchef Omreglering på grund av sjukersättning 7.5 7.6 7.7 a) Kommunchef b) Förvaltningschef, ekonomichef, personalchef, IT-chef. c) Övriga personalgrupper Allmänna bestämmelser, AB, Kap 4 Arbetstid a) Kommunchef b) Förvaltningschef, ekonomichef, personalchef, IT-chef. c) Övriga personalgrupper Allmänna bestämmelser, AB, Kap 5 Lönebestämmelser Lönesättning vid nyanställning - skall alltid göras i samråd med personalkontoret a) Kommunchef b) Förvaltningschef, ekonomichef, personalchef, IT-chef. c) Övriga personalgrupper Allmänna bestämmelser, AB, Kap 6 Ledighet Semesterledighet Föräldraledighet Studieledighet Ledighet för civil- o värnplikt Sjukledighet Enskilda angelägenheter Offentliga uppdrag a) Kommunchef b) Förvaltningschef, ekonomichef, personalchef, IT-chef. a) KSo b) c) Respektive chef a) KSo b) c) Respektive chef a) KSo b) c) Respektive chef a) KSo b)
7.8 7.9 c) Övriga personalgrupper c) Respektive chef Allmänna bestämmelser, AB, Kap 7 Uppsägning Egen uppsägning från arbetstagaren - förkortad tid a) Kommunchef a) KSo b) Förvaltningschef, ekonomichef, personalchef, IT-chef. b) c) Övriga personalgrupper c) Respektive chef Anställningens upphörande Uppsägning pga övertalighet och personliga skäl. och PC i förening Efter samråd med respektive chef. omfattas ej. Avgångsvederlag, i samband med uppsägning. 7.10 Kommunchef KSo Övriga personalgrupper och PC och PC i förening. 6.11 7.12 Årliga löneöversyner Ansvara för och genomföra överläggningar och avstämningar med respektive facklig organisation Pensioner Tecknande av pensionsbrev PA-KL PFA KAP-KL PBF Pension till efterlevande PC PC 7.13 Riktlinjer för möjliga åtgärder vid omställningsarbete PC 7.14 LFF Lag om facklig förtroendemans Efter samråd med och respektive chef.
7.15 ställning på arbetsplatsen a) Fast tid enl. lag b) Rörlig tid/facklig utbildning Tecknande av lokala avtal/kollektivavtal som berör arbetsrättsliga och löneområden a) Avtal som berör alla förvaltningar b) Avtal som berör kommunstyrelseförvaltningen a) PC b) b)efter samråd med PC a) PC b) PC 8. Kurser, konferenser, representation och resor 8.1 Kurser o konferenser 8.11 8.12 Beslut om deltagande i kurser/konferenser och dylikt inom Norden Förtroendevalda Beslut om deltagande i kurser/konferenser och dylikt utanför Norden a) Förtroendevalda b) Kommunchef c) Övriga anställda 8.2 Representation 8.21 Beslut om representation över 10 000kr per tillfälle. KSO a) KSpres b) KSO c) KFO KSO Kurser o konferenser inom Norden räknas som verkställighet när det gäller anställda och KSo. Övergripande delegationsrätt för kommunchef gäller ej Får besluta var för sig. I enlighet med representationspolicy
9. Ärendehantering 9.1 Beslut om gallring i de kommunala myndigheternas arkiv ARK 10 arkivlagen 9.2 Beslut om antagande och revideringar av kommunstyrelseförvaltningens dokumenthanteringsplaner. ARK 8.3 Utse arkivansvariga inom kommunstyrelseförvaltningen 10. Säkerhet Punkt Beslut Delegat Anmärkning 10.1 Interna skydds- och säkerhetsåtgärder i kommunens verksamheter samt utfärdande av rutiner/anvisningar i anslutning härtill samt regler, anvisningar och rutiner för bevakning av kommunala anläggningar 10.2 Beslut om säkerhetsprövning av personal i säkerhetsklassad befattning 10.3 Placering i säkerhetsklass enligt säkerhetsskyddslagen 10.4 Besluta om registerkontroll och verkställa personutredning enligt säkerhetsskyddslagen 10.5 Besluta i säkerhetsprövningsärenden enligt säkerhetsskyddslagen 10.6 Yttrande och uppdrag rörande säkerhetsfrågor AdmSam AdmSam AdmSam AdmSam AdmSam AdmSam
11. Fastigheter och lokaler 11.1 Utsträckning, nedsättning, dödning, sammanförning och relaxation av inteckningar samt uttagande och utbyte av pantbrev och dylika åtgärder Tecknande av köpekontrakt och utfärdande av köpebrev efter att delegat, 11.2 kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige beslutat om inköp eller försäljning av fastighet. EC 11.3 Försäljning av kommunala tomter till sökande i tomtkö. Försäljning av mark för industriändamål, där antagen detaljplan finns. Förvaltningschef Avser förvaltningschef Samhällsbyggnadsförvaltningen. 11.4 Ansöka om planbesked/planläggning av kommunala fastigheter med stöd i gällande ÖP och FÖP 11.5 Ansöka om planbesked/planläggning av kommunala fastigheter utan KSO stöd i gällande ÖP och FÖP 11.6 Ansöka om bygglov för åtgärder på kommunala fastigheter FC Avser förvaltningschef Serviceförvaltningen 11.7 Besluta om och teckna hyresavtal för externa lokaler EC 11.8 Besluta om och teckna arrendeavtal för kommunala fastigheter FC Avser förvaltningschef Samhällsbyggnadsförvaltningen 11.9 Besluta om och teckna markupplåtelseavtal för kommunala fastigheter FC Avser förvaltningschef Serviceförvaltningen 11.10 Exploateringsavtal med ett totalt belopp för det kommunala åtagandet FC Samhällsbyggnadsförvaltningen understigande 5 mkr 11.11 Undantag från torgstadgans föreskrifter om tid och dag för torghandel FC Serviceförvaltningen 12. IT 12.1 Säkerhetsplaner
12.11 12.12 12.13 12.14 12.15 Fastställande av säkerhetsplan omfattande kommunens nätverk. Innehåller ansvarsfördelning och övergripande mål för IT-säkerheten i Söderköpings kommuns nätverk. Fastställande av generell systemsäkerhetsplan. Omfattar kommunens båda nätverk. Innehåller konkreta mål och ramar för IT-säkerheten kring kommunens nätverk. Fastställande av särskild systemsäkerhetsplan per system. Omfattar konkreta mål och ramar för IT-säkerheten kring enskilda system. Fastställande av generell säkerhetsinstruktion. Omfattar kommunens nätverk. Innehåller generella säkerhetsregler och instruktioner för kommunens nätverk. Fastställande av kompletterande säkerhetsinstruktion per system. 12.16 Innehåller särskilda säkerhetsregler för enskilda system. 12.17 12.18 12.19 Fastställande av säkerhetsinstruktion för alla användare. Innehåller generella säkerhetsregler och instruktioner för användare i kommunens nätverk Fastställande av kompletterande säkerhetsinstruktioner för en grupp av användare. Innehåller särskilda säkerhetsregler för användare av enskilda system. Fastställande av avbrottsplan per system 12.20 Fastställande av katastrofplan, administrativa nätverket