KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA 2015-04-14 Utbildningsnämnden kallas till sammanträde: Tid: Tisdagen den 21 april klockan 14.00 Information för nämndens ledamöter/ersättare klockan 14.00-16.00 Plats: Vuxenutbildningen, Fabriksgatan 12. 1 Upprop och val av justerande ledamot och dennes ersättare Tid för justering torsdagen den 23 april. 2 Godkännande av föredragningslistan 3 Allmänhetens frågestund Beslutsärenden 4 Budgetuppföljning mars 2015 (2015/UN0075 042) Bilaga 5 Omfördelning i Budget 2015 (2014/UN0142 041) Bilaga 6 Riktlinjer för Boråselevers möjlighet till studier vid svenska gymnasiala utlandsskolor (2015/UN0090 612) 7 Utbildningsförvaltningens Plan vid samhällsstörningar och extraordinära händelser (2015/UN0091 015) 8 Beslut om utbetalning av förlorad arbetsförtjänst för deltagande vid temadagen Psykisk ohälsa hos barn och unga (2015/UN0083 024) Bilaga Bilaga Bilaga 9 Anmälningsärenden enl. bilagd förteckning 10 Avgivna skrivelser enl. bilagd förteckning 11 Delegationsbeslut 12 Övriga frågor Rapport från programråd/lärlingsråd/yh ledningsgrupp Kontaktpolitikerbesök Helene Sandberg Ordförande Anders Waldau Utbildningschef
Ärende 4 BESLUTSFÖRSLAG Budgetuppföljning mars 2015 Förslag till beslut: Utbildningsnämnden godkänner upprättad budgetuppföljning för mars 2015. Datum Ordförande Tillstyrkes Alternativt förslag Datum Vice ordförande Diarienummer: 2015/UN0075 042 Handläggare: Michael Malmström, tel. 033-35 77 37
PM 2015-04-21 Budgetuppföljning / Prognos för Utbildningsförvaltningen per mars 2015. Allmänt Prognosen för utbildningsförvaltningen visar ett minus på 4,4 mnkr när den centrala bufferten på drygt 4,6 mnkr inräknas. I det prognostiserade resultatet ingår bufferten som är 4,6 mnkr och kommer att fördelas ut på gymnasieskolorna. Fortsatt arbetet med att införa en ny skolform GY11. Utöver detta har Utbildningsnämnden tillåtelse att använda 9,6 mnkr som planerats enligt följande: 7,0 mnkr, fortsatt genomförande och utveckling av de nationella programmen. 2,6 mnkr, finansiering av regionalt samordnad vuxenutbildning för deltagare från Borås. Prognosen för 2015 visar att Utbildningsförvaltningen kommer sluta på ett resultat om minus 4,4 mnkr. Tillåtelse att göra ett resultat på minus 9,6 mkr har beslutats i KS. Stor osäkerhet råder beträffande elevantalet för höstterminen vilket påverkar interkommunala ersättningar för gymnasieskola, gymnasiesärskola och vuxenutbildning.
Prognos per enhet Gemensam utbildningsadministration Gemensam utbildningsadministration beräknas eventuellt göra ett överdrag i sin ram för 2015. I prognosen t.o.m mars visas ett minus på 0,4 mkr. Det är eventuellt ökade avgifter till företagshälsan. Avdelningen för verksamhets utvecklingsenheten Avdelningen för verksamhets utveckling beräknas klara sin ram för 2015. I prognosen redovisat ett resultat om minus 0,1 mnkr. Det är eventuellt kostnader för köpta tjänser som är något högre än vad som beäknats i budget 2015. Gymnasieskolan Gymnasieskolans prognos visar ett minus på 5,9 mnkr. Prognosen för gymnasieskolan är mycket osäker då nämnden ännu inte vet hur eleverna väljer inför starten av årskurs 1, höstterminen 2015. Detta påverkar prognosen i allra högsta grad. Inte bara utfallet av de interkommunala ersättningarna utan även kostnaderna för de enskilda kommunala gymnasieskolorna är direkt beroende av hur eleverna väljer. I prognosen redovisas ett minus för verksamheten undervisning på 3,6 mkr. Intäkter för interkommunala ersättningar (IKE) visar ett lägre utfall än vad som beräknats i budget och beräknas hamna på ca 3,4 mnkr under antagandet i budget. Detta bygger dock på en mycket grov uppskattning på grund av osäkerheten kring elevernas val inför ht 15. Vuxenutbildningen Vuxenutbildningen beräknas göra ett minus på 0,7 mnkr i gämfört med budget för 2014. KS beslutade om medel från sociala investeringsfonden till projektet Modersmålsstöd SFI. Överdraget regleras i årsbokslutet. Gymnasiesärskolan Gymnasiesärskolans prognos visar ett plus på 2,4 mnkr. Prognosen visar på lägre personal- och materialkostnader än vad som planerades i budget samt högre IKE. Stor osäkerhet råder beträffande elevantalet till höstterminen. Naturskolan Naturskolans verksamhet beräknas ge ett plus på 0,3 mnkr. Detta då biologiska museet nu hyrs av Bäckängsgymnasiet. Förslag till beslut att godkänna presenterad prognos UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Michael Malmström Controller
Prognos 2015, Tkr Avv.mot Bu Avv.mot Bu Skillnad Jämförelse Enhet Tkr Pr. Mar 15 Pr. Feb 15 mot Feb 15 Redov 14 --------------------------------------------------------------------------------------- --------------- ----------------------- 251 Gem adm -399,5 0,0-399,5 1 162,0 2522 Almås -1 001,8 0,0-1 001,8 1 239,9 2523 Bäckäng 0,2 0,0 0,2 79,4 2524 Sven Erikson -1 000,0 0,0-1 000,0-87,0 2526 Tullen 0,5 0,0 0,5-2 592,6 2527 Viskastrand 1,7 0,0 1,7 815,6 2529 Gy gem -3 900,3-7 000,0 3 099,7-11 164,8 SA GYMNASIET -5 899,82-7 000,00 1 100,2-11 709,57 2572 AVD för VHT UTV -117,1 0,0-117,1 1 433,6 25312 Grund 0,0 0,0 0,0-8,9 25313 Gymn 0,0 0,0 0,0 0,0 25314 PU 0,0 0,0 0,0 0,0 25315 KY 0,0 0,0 0,0 0,0 25317 SFI -700,0 0,0-700,0-172,0 25316 YH 0,0 0,0 0,0 0,0 2532 Särvux 0,0 0,0 0,0 2,4 2533 Gymn Teori 0,0 0,0 0,0-23,4 2535 Björkäng 0,0 0,0 0,0 0,0 2536 Gymn Yrkes 0,0 0,0 0,0 0,0 2534 Vägledn. Hus 0,0 0,0 0,0 0,0 2539 Gem 0,0 0,0 0,0-653,0 SA KOMVUX -700,0 0,0-700,0-854,9 GY SÄR 255110 BE nat pr -166,9 0,0-166,9-146,6 255120 Verksamhetstr. 166,4 0,0 166,4 1 307,1 255140 BE Korttid 401,7 0,0 401,7 400,2 25259X AL nat pr 1 161,3 0,0 1 161,3 462,4 252193 AL Yrkestr. 185,3 0,0 185,3 313,6 252194 AL Korttid 11,4 0,0 11,4 23,7 252790 VS nat pr 1 036,8 0,0 1 036,8-188,0 25551 Elevboende -401,2 0,0-401,2 327,9 2559 Gy sär gem 0,0 0,0 0,0-315,4 SA GYMN.SÄR 2 394,7 0,0 2 394,7 2 185,0 Navet 256 Naturskolan 313,9 0,0 313,9 314,4 SUMMA -4 407,8-7 000,0 2 592,2-7 469,5 Central buffert 0,0 4 641,3-4 641,3 661,0 RESULTAT -4 407,8-2 358,7-2 049,1-6 808,5 varav buffert 0,0 4 641,3-4 641,3 661,0 Resultat exkl buffert -4 407,8-7 000,0 2 592,2-7 469,5 Krav på överskott Avvikelse mot ram -4 407,8-7 000,0 2 592,2-7 469,5 Ing. Ack. resultat 16 394,7 ------------------ ------------------ ------------------ ------------------ Utg. Ack. Resultat 9 586,22989 Ersättning för Sociala investeringar 174,60643 Eget Ack 9 760,83632 2015-04-21 Michael Malmström UBF Prognos månadsjämförelse 15.xlsx
Ärende 5 BESLUTSFÖRSLAG Omfördelning i Budget 2015 Förslag till beslut: Utbildningsnämnden godkänner föreslagna ombudgeteringar 1-5 i 2015 års budget. Datum Ordförande Tillstyrkes Alternativt förslag Datum Vice ordförande Diarienummer: 2014/UN0142 041 Handläggare: Michael Malmström, tel. 033-35 77 37
PM 2015-04-21 Ombudgetering 1 i 2015 års budget, fördelning av Skollyftet. Kommunfullmäktige gav i Budget 2015 Utbildningsnämnden ett utökat Kommunbidrag med 5,0 mnkr för kompetensutveckling det s.k. Skollyftet. Medlen fördelas mellan kommunala och fristående skolor efter elevantal den 15 mars 2015 samt förstahandssökande ht 16. Inom Utbildningsnämndens verksamhet fördelas medlen efter antal lärare per februari 2015. Ombudgetering görs enligt följande: Ansvar Skola Verksamhet Tkr 251 Administration 6012 Utbildningskontoret 26,3 2522 Almås 6563 Lärarledd undervisning 745,1 2523 Bäckäng 6563 Lärarledd undervisning 920,4 2524 Sven Erikson 6563 Lärarledd undervisning 797,7 2526 Tullen 6563 Lärarledd undervisning 333,1 2527 Viskastrand 6563 Lärarledd undervisning 780,1 2529 Gy gem(friskolor) 6595 Externa skolersättningar 356,9 2531 Vux 6626 Lärarledd undervisning 809,2 2525 Almås sär 6863 Lärarledd undervisning 38,5 2551 Bergslena 6863 Lärarledd undervisning 134,9 2559 Gem gysär 6863 Lärarledd undervisning 19,3 2527 Viskastrand sär 6863 Lärarledd undervisning 38,5 2529 Gymnasiet gem 6563 Lärarledd undervisning -5 000,0 0,0 Förslag till beslut att godkänna ombudgetering i 2015 års budget UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Michael Malmström Controller
PM 2015-04-21 Ombudgetering 2 i 2015 års budget, fördelning av buffert. För att förstärka läromedlen på gymnasieskolorna kommer 3 965,3 tkr av Utbildningsnämndens buffert för 2015 att användas för detta ändamål. Medlen fördelas både till kommunala och fristående skolor efter elevantal den 15 mars 2015 samt förstahandssökande ht 15. Ombudgetering görs enligt följande: Ansvar Gymnasieskola Verksamhet Tkr 2522 Almås 6565 Läromedel 605,6 2523 Bäckäng 6565 Läromedel 1027,5 2524 Sven Erikson 6565 Läromedel 863,0 2526 Tullen 6565 Läromedel 203,3 2527 Viskastrand 6565 Läromedel 620,8 25 Gymnsärskolan 6865 Läromedel 362,1 2529 Gy gem (friskolor) 6595 Externa skolersättningar 283,0 2511 9980 Buffert -3 965,3 0,0 Förslag till beslut att godkänna ombudgetering i 2015 års budget UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Michael Malmström Controller
PM 2015-04-21 Ombudgetering 3 i 2015 års budget, buffert till fristående gymnasier i Borås. För att förstärka läromedlen på gymnasieskolorna kommer Utbildningsnämndens buffert för 2015 att användas för detta ändamål, där friskolornas del uppgår till 282 988 kr. Medlen fördelas både till kommunala och fristående skolor efter elevantal den 15 mars 2015 samt förstahandssökande elever ht 15. Ombudgetering till fristående gymnasier i Borås görs enligt följande: Ansvar Gymnasieskola Verksamhet Tkr 2529 Ljud och Bildskolan 6595 Externa skolersättningar 103,3 2529 Realgymnasiet 6595 Externa skolersättningar 36,8 2529 JENSEN Gymn 6595 Externa skolersättningar 34,4 2529 Dr Blanka 6595 Externa skolersättningar 43,2 2529 Borås Praktiska 6595 Externa skolersättningar 65,2 2511 9980 Buffert -283,0 0,0 Förslag till beslut att godkänna ombudgetering i 2015 års budget UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Michael Malmström Controller
PM 2015-04-21 Ombudgetering 4 i 2015 års budget, fördelning av buffert till gymnasiesärskolor. För att förstärka läromedlen på gymnasieskolorna kommer Utbildningsnämndens buffert för 2015 att användas för detta ändamål, där gymnasiesärskolans del uppgår till 362 100 kr. Medlen fördelas efter elevantal den 15 mars 2015 samt beräknat antal elever ht 15. Ombudgetering till fristående gymnasier i Borås görs enligt följande: Ansvar Gymnasieskola Verksamhet Tkr 2525 Almås 6865 Läromedel 100,1 2551 Bergslena 6865 Läromedel 171,0 2527 Viskastrand 6865 Läromedel 91,0 2511 9980 Buffert -362,1 0,0 Förslag till beslut att godkänna ombudgetering i 2015 års budget UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Michael Malmström Controller
PM 2015-04-21 Ombudgetering 5 i 2015 års budget, fördelning av Skollyftet. Kommunfullmäktige gav i Budget 2015 Utbildningsnämnden ett utökat Kommunbidrag med 5,0 mnkr för kompetensutveckling det s.k. Skollyftet. Medlen fördelas mellan kommunala och fristående skolor efter elevantal den 15 mars 2015 samt förstahandssökande ht 16. Andelen för fristående gymnasieskolor i Borås Stad blir 356,9 mnkr. Ombudgetering görs enligt följande: Ansvar Skola Verksamhet Tkr 2529 Ljud och Bildskolan 6595 Externa skolersättningar 130,2 2529 Realgymnasiet 6595 Externa skolersättningar 46,4 2529 JENSEN Gymn 6595 Externa skolersättningar 43,4 2529 Dr Blanka 6595 Externa skolersättningar 54,5 2529 Borås Praktiska 6595 Externa skolersättningar 82,3 2529 Gymnasiet gem 6563 Lärarledd undervisning -356,9 0,0 Förslag till beslut att godkänna ombudgetering i 2015 års budget UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Michael Malmström Controller
Ärende 6 BESLUTSFÖRSLAG Riktlinjer för Boråselevers möjligheter till studier vid svenska gymnasiala utlandsskolor Förslag till beslut: Utbildningsnämnden fastställer Riktlinjer för Boråselevers möjligheter till studier vid svenska gymnasiala utlandsskolor, att gälla läsåren 2016/2017 och 2017/2018, så långt förvaltningens ekonomi medger. Datum Ordförande Tillstyrkes Alternativt förslag Datum Vice ordförande Diarienummer: 2015/UN0090 612 Handläggare: Sirpa Heikkilä, tel. 033-35 77 75
PM 2015-04-21 1 (2) Riktlinjer för Boråselevers möjligheter till studier vid svenska gymnasiala utlandsskolor (Fastställda av Utbildningsnämnden 2015-04-21) Vilka skolor avses Skolorna ska följa svensk skollag, gymnasieförordning, läroplan och kursplaner samt ha Skolverket som tillsynsmyndighet. Berörda skolor är Svenska skolan i London, Paris, Nairobi och Fuengirola samt Skandinaviska skolan i Bryssel och Madrid. Vilka avser erbjudandet Erbjudandet avser elever folkbokförda i Borås som studerar vid kommunal eller fristående gymnasieskola belägen i Sverige. Erbjudandet avser inte elever som flyttar med sin familj eller endera föräldraparten till berörd ort. Vad avser erbjudandet Läsåret 2016/17 och 2017/18 har alla elever i gymnasieskolan möjlighet till utlandsstudier så långt förvaltningens ekonomi medger. Studierna omfattar ett läsår i årskurs 2 eller årskurs 3. 1 Studierna avser utbildningar på något av programmen Samhällsvetenskapsprogrammet, Naturvetenskapsprogrammet, Ekonomiprogrammet och Humanistiska programmet som erbjuds på respektive utlandsskola. Ersättning till utlandsskolan Ersättning till mottagande skola utgår på samma grunder som den interkommunala ersättningen för motsvarande utbildning i Sverige. Elevens kostnader Inackorderingsbidrag utgår månadsvis september-maj enligt gällande ersättningsnivåer. Bidrag utgår för en resa till studieorten och en resa från studieorten med belopp som fastställs av Utbildningsförvaltningen. Eleven får själv informera sig om villkoren för studiebidrag för utlandsstudier samt ansöka om studiebidrag hos Centrala studiestödsnämnden, CSN. Beslut om studiebidrag fattas av CSN. Försäkringar Den sökande ska själv se över sin försäkringssituation. Former för ansökan och uttagningsförfarande Eleven, förälder och rektor för avlämnande skola ska tillsammans föra en dialog om elevens möjligheter att klara både undervisningen i önskad skola och att leva i den nya miljön under ett år. Rektor gör en bedömning av elevens förutsättningar att genomföra utlandsstudier. För elever som genomför utlandsstudier i åk 2 ska i rektors bedömning även ingå elevens förutsättningar att 1 Beslut om annan omfattning fattas av utbildningschef om synnerliga skäl föreligger.
PM 2015-04-21 2 (2) kunna avsluta sina studier i nästkommande högre årskurs vid återkomsten efter studierna utomlands. Eleven tar själv kontakt med den svenska utlandsskolan för att efterhöra möjligheten att få en utbildningsplats och begär, om så är fallet, att skolan verifierar till Gymnasieantagningen att plats finns. Eleven kan därefter ansöka om utbildning i utlandet hos Gymnasieantagningen. Sista ansökningsdag är 1 februari. Beslut om utlandsstudier fattas av Utbildningsnämnden. UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Anders Waldau Utbildningschef
Ärende 7 BESLUTSFÖRSLAG Utbildningsförvaltningens Plan vid samhällsstörningar och extraordinära händelser Förslag till beslut: Utbildningsnämnden fastställer Plan för samhällsstörningar och extraordinära händelser, och uppdrar åt utbildningschefen att svara för uppdatering av bilagorna. Datum Ordförande Tillstyrkes Alternativt förslag Datum Vice ordförande Diarienummer: 2015/UN0091 015 Handläggare: Eva Lindström, tel. 033-35 77 57
Utbildningsförvaltningens Plan vid samhällsstörningar och extraordinära händelser Planen är antagen av Utbildningsnämnden 2015-04-21.
Fastställt av: Utbildningsnämnden Datum: 2015-04-21 Reviderad den: xxxx-xx-xx För revidering ansvarar: Utbildningsnämnden För eventuell uppföljning och tidplan för denna ansvarar: Utbildningschefen Dokumentet gäller för Utbildningsförvaltningen Dokumentet gäller till och med: 2018 2
Innehåll 1. Plan vid samhällsstörningar och extraordinära händelser 1.1 Bakgrund.. Sidan 5 1.2 Extraordinär händelse... Sidan 5 1.3 Tre grundläggande principer. Sidan 5 1.4 Planens auktualitet Sidan 5 1.5 Kriterier för aktivering av planen.. Sidan 6 2. Organisation av krisledningsgrupp 2.1 Beslut om aktivering/avaktivering. Sidan 6 2.2 Delegation. Sidan 6 2.3 Krisledningsgruppen.. Sidan 7 2.4 Beskrivning av funktioner. Sidan 7-8 3. Krisledningsgruppens arbete 3.1 Att fånga tidiga signaler. Sidan 9 3.2 Larmning.. Sidan 9 3.3 Uppstartsmöte... Sidan 9 3.4 Organisation och anpassning av krisledningsgruppens arbete Sidan 9 3.5 Lägesuppföljning... Sidan 10 3.6 Skiftgång... Sidan 10 3.7 Avveckling Sidan 10 3.8 Uppföljning... Sidan 10 3.9 Behov av debriefing... Sidan 10 3.10 Efterarbete Sidan 10 4. Information och kommunikation. Sidan 11 4.1 Andra förvaltningar och organisationer informeras Sidan 11 4.2 Chef på respektive skolenhet. Sidan 11 4.3 Varje medarbetare. Sidan 11 3
Bilagor Kontaktuppgifter krisledningsgrupp. Bilaga A Uppgifter om ställföreträdande chef. Bilaga B Mall för uppstartsmöte. Bilaga C Utrustning Bilaga D Stabsarbetsplan. Bilaga E Mall för aktivitetstablå dagbok för stabsarbete... Bilaga F Mall för lägesgenomgång.. Bilaga G Samverkanslista Bilaga H Mall för dagbokslogg Bilaga I 4
1 Utbildningsförvaltningens Plan vid samhällsstörningar och extraordinära händelser 1.1 Bakgrund Sedan tidigare ska varje nämnd ha en väl genomarbetad plan vid hantering av extraordinära händelser samt ett väl fungerande krishanteringsarbete/krisstöd. (Kommunfullmäktiges beslut 2012-06-20, Borås Stads Plan vid hantering av samhällsstörningar och extraordinära händelser.) Stora delar av krishanteringen kan genomföras med ordinarie organisation och med personalen i sina vanliga roller, men i vissa avseenden måste den ordinarie organisationen anpassas så att den motsvarar de speciella krav som ställs på kommunen vid en allvarlig händelse. Det gäller framförallt funktioner som ledning, samordning, information och rapportering. Denna plan avser organisation av krisledningsarbete på förvaltningsnivå och omfattar Utbildningsförvaltningen. 1.2 Extraordinär händelse Med extraordinär händelse menas en händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting. 1.3 Tre grundläggande principer Arbetet med samhällets krisberedskap utgår från följande tre grundläggande principer: Ansvarsprincipen innebär att den som har ansvaret för en verksamhet under normala förhållanden har motsvarande ansvar under kris- och krigssituationer. Likhetsprincipen innebär att en verksamhets lokalisering och organisation så långt det är möjligt ska vara den samma under fredstida förhållanden som under kris eller krig. Närhetsprincipen innebär att kriser ska hanteras där den inträffar och av dem som är närmast berörda. 1.4 Planens aktualitet Utbildningsförvaltningens Plan vid samhällsstörningar och extraordinära händelser fastställs av Utbildningsnämnden för varje ny mandatperiod samt vid behov av revidering. Utbildningsförvaltningen ansvarar för att hålla Planen vid samhällsstörningar och extraordinära händelser uppdaterad och väl genomarbetad. Planen bör ses över 1 gång/år, och bilagor med larmlistor/kontaktuppgifter ska uppdateras 2 gånger/år. Bilagorna fastställs av förvaltningschefen. 5
1.5 Kriterier för aktivering av Planen vid samhällsstörningar och extraordinära händelser Planen vid samhällsstörningar och extraordinära händelser aktiveras när något av följande kriterier är uppfyllda: Vid extraordinära händelser. När ordinarie rutiner eller ledning inte svarar mot situationens krav. Vid akut situation som hotar grundläggande värden och/eller kräver snabba beslut. Stort behov av samverkan. Där samverkan och samordning krävs mellan verksamheter. Stort informationsbehov. Då förvaltningens Beredskapsplan vid pandemisk influensa är aktiverad. 2 Organisation av krisledningsgruppen 2.1 Beslut om aktivering/avaktivering Förvaltningschef eller dess ersättare fattar beslut om att aktivera förvaltningens Plan vid samhällsstörningar och extraordinära händelser. Beslutet ska dokumenteras och nämndens presidium ska informeras. Samma beslutsrätt gäller vid beslut om att avaktivera planen. Beslut om aktivering kan även fattas av Borås Stads krisledningsnämnd. Krisledningsnämndens verksamhet regleras i lagen om extraordinära händelser och i kommunallagen, samt har ett eget reglemente. Krisledningsnämnden får fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. 2.2 Delegation Under förutsättning att beslut om aktivering av Planen vid samhällsstörningar och extraordinära händelser görs, har funktionerna i krisledningsorganisationen delegation enligt gällande delegationsordning. Detta innebär att om t.ex. inte ansvarig chef finns i tjänst har den som går in i dennes ställe i krisledningsorganisationen motsvarande beslutanderätt enligt delegationsordningen. Bilaga B Uppgifter om ställföreträdande chef 6
2.3 Krisledningsgruppen Funktion: Krisledningschef Ställföreträdande krisledningschef Informationsansvarig Ersättare Ansvarig för dagboksanteckningar Ersättare Ansvarig för omvärldsbevakning/samverkan Ersättare Teknikansvarig Ersättare Ansvarig för analys Ersättare Ansvarig för beredning Ersättare Ersättare Bemannas av: Utbildningschef Utredningssekreterare Kommunikatör Antagningssekreterare Nämndsekreterare Ekonomiassistent B Avdelningschef för verksamhetsutveckling Ekonomiassistent A IT-ansvarig Systemansvarig Borås Stads lärplattform Chef för personalfunktionen Ekonom Utredningssekreterare Controller (ersätter utredningssekreterare då denne tjänstgör som krisledningschef) Personalsekreterare 2.4 Beskrivning av funktioner Krisledningschef Krisledningschefen har det övergripande ansvaret för krisledningsgruppens arbete. Krisledningschef har ansvar för att kommunicera med nämndens presidium samt Stadskansliet när beslut tagits om att Planen vid samhällsstörningar och extraordinära händelser ska aktiveras samt löpande så länge krisen pågår. Krisledningschef ansvarar tillsammans med informationsansvarig för kontakter med media. Krisledningschef ansvarar tillsammans med Ansvarig för omvärldsbevakning för att följa upp beslut. 7
Informationsansvarig Informationsansvarig ansvarar för kontinuerlig kontakt med kommunens informationsenhet för samråd och samordning, dels av information som kommer från centralt håll, och dels av information som kommer från förvaltningen. Samordningen är viktig för att säkerställa att informationen är entydig, korrekt och snabb. Informationsansvarig ska följa informationsläget på Utbildningsförvaltningen och bedöma behovet av såväl externa som interna informationsinsatser och hur dessa ska utformas, produceras och distribueras. Informationsansvarig har också ansvar för rutiner för information till allmänhet och personal. Informationsansvarig tillsammans med krisledningschefen har ansvar för kontakter med media. Ansvarig för dagboksanteckningar Ansvarig för dagboksanteckningar har ansvar för att kontinuerligt föra loggbok med tidsangivelser för samtliga händelser/beslut så länge Planen vid samhällsstörningar och extraordinära händelser är aktiverad. Ansvarig för omvärldsbevakning Ansvarig för omvärldsbevakning ansvarar för att frågor på förvaltningens e-post läses och besvaras snabbt och korrekt. Ansvarig för omvärldsbevakning ansvarar också för att följa händelseutvecklingen via olika mediakanaler, t.ex. internet, tv, sociala medier och radio, samt för att bilda sig en uppfattning om hur förvaltningens lämnade information tolkas. Ansvarig för omvärldsbevakning ansvarar tillsammans med krisledningschef för att följa upp beslut. Teknikansvarig Teknikansvarig ansvarar för att den tekniska utrustning som krisledningsgruppen behöver för sitt arbete ställs fram och fungerar. Teknikansvarig ansvarar för att mattransporter fungerar till lokal varifrån krisledningsgruppen arbetar. Ansvarig för analys Ansvarig för att analysera händelser/situationer, dra slutsatser och föreslå åtgärder. Samverkar med ansvarig för beredning och kan beroende på situation bilda en grupp för analys/ beredning. Ansvarig för beredning Ansvarig för att bereda ärenden för beslut. Samverkar med ansvarig för analys och kan beroende på situation bilda en grupp för beredning/analys. Bilaga A Kontaktuppgifter till krisledningsgrupp 8
3 Krisledningsgruppens arbete 3.1 Att fånga tidiga signaler För att snabbt få en första uppfattning om händelsen, bör man omgående identifiera ett antal frågor. Ansvarig för denna uppgift är utbildningschefen/krisledningschefen. Vad har hänt? Vad är redan gjort? Läget just nu? Hur påverkar detta oss? Kalla in medarbetare till uppstartsmöte? 3.2 Larmning Beslut om att kalla samman krisledningsgruppen fattas av krisledningschefen. Vid larmning kontaktar krisledningschefen alternativt dagboksansvarig övriga personer i krisledningsgruppen. Utbildningsförvaltningens krisledningsgrupp bör samlas så fort som möjligt, senast inom ett par timmar eller på utsatt tid. Lokal för samlingen är förvaltningschefens kontorsrum, Stora Brogatan 45. I händelse av att Utbildningskontoret är obrukbart sker samling i Bäckängsgymnasiets konferensrum. Om krisen blir långvarig kan ett särskilt analysrum behövas. Detta upprättas i lilla konferensrummet på Utbildningskontoret alternativt gymnasiechefens kontorsrum om krisledningsguppen befinner sig på Bäckängsgymnasiet. Bilaga A Kontaktuppgifter till krisledningsgrupp 3.3 Uppstartsmöte När krishanteringsgruppen är samlad hålls ett uppstartsmöte. Där avgörs hur omfattande händelsen är och utifrån detta vilka åtgärder som ska vidtas. Mötet leds av utbildningschefen/krisledningschefen och ska dokumenteras. Bilaga C Mall för uppstartsmöte Bilaga D Utrustning 3.4 Organisation och anpassning av krisledningsgruppens arbete Krisgruppen kan behöva anpassas utifrån händelsens art, prognoser, tillgängliga resurser och behov. Det första steget för krisgruppen är att bemanna funktioner och fördela arbetsuppgifterna. Krisledningschefen eller dennes ersättare organiserar stabens arbete. Det är viktigt att från början dokumentera beslut och vad som händer. Bilaga E Stabsarbetsplan Bilaga F Mall för aktivitetstablå dagbok för stabsarbete 9
3.5 Lägesuppföljning Med jämna mellanrum, dock minst en gång under för- resp. eftermiddag, behöver krisgruppen ställa samman en bild av läget under arbetets gång. Ledningsgenomgången ska vara kort, vanligtvis inte över 30 minuter. Syftet kan variera, t.ex. att redovisa aktuellt läge eller fortsatt inriktning av arbetet. Krisledningschefen leder genomgången som ska dokumenteras. Bilaga G Mall för lägesgenomgång 3.6 Skiftgång För att kunna bibehålla en kontinuitet i krisgruppens arbete sker inte avlösning av all personal samtidigt, utan av en funktion i taget. Avlösning ska ske med s.k. överlappning, dvs. att ersättaren är på plats senast 20 minuter innan avlösning för att få information och möjlighet att läsa in sig på läget. Personen som påbörjar sin tjänstgöring ska anmäla sin närvaro till krisledningschefen samt uttryckligen till den avlämnande personen uttala att han/hon övertar ansvaret. Avlämnande person får inte avvika från platsen förrän allt är dokumenterat, informerat och överlämnat till övriga i gruppen. 3.7 Avveckling Krisledningschefen beslutar hur avvecklingen ska genomföras. Gruppen kan avvecklas efterhand där några funktioner är aktiverade något längre. När beslut tagits om avaktivering av Plan vid samhällsstörningar och extraordinära händelser ska berörda förvaltningar och andra organisationer informeras om detta. Dokumentation från samtliga i krisgruppen samlas in av den ansvarige för dagboksanteckningar. Krisledningschefens och informationsansvariges dokumentation bör avvecklas sist. En rapport upprättas i efterhand över händelsen och samtliga handlingar och övriga dokument sammanställs och arkiveras. Överföring till ordinarie linjeorganisation sker i samråd med krisledningschefen. Krisledningschefen ansvarar för att lokaler, material och teknisk utrustning återställs. 3.8 Uppföljning När avvecklingen av krisgruppens arbete är genomförd ska ett uppföljningsmöte hållas för att gå igenom krisgruppens arbete. Detta för att ge möjlighet att analysera gruppens arbete och ta tillvara på erfarenheter. 3.9 Behov av debriefing Krisledningschefen har ansvar för att samtliga i krisledningsgruppen efteråt får tillfälle att bearbeta händelsen. Detta kan också uppmärksammas inom ordinarie linjeorganisation. 3.10 Efterarbete Om någon har avlidit ska krisledningsgruppen meddela utomstående kontakter om vad som hänt. Namn ska tas bort från register odyl. Krisledningschefen i samarbete med informationsansvarig är ansvarig för att så sker. 10
4 Information och kommunikation 4.1 Andra förvaltningar och organisationer informeras När krisledningsgruppens arbete påbörjas är det viktigt att fortlöpande informera andra förvaltningar och organisationer som direkt eller indirekt påverkas eller behöver informeras. Ansvarig för detta är utbildningschefen/krisledningschefen. Den information som lämnas till media, publiceras på webb och de frågor som kommer till verksamheten ska fortlöpande dokumenteras och sammanställas. För att informationen ska kunna värderas måste noteringar göras om vem som lämnat informationen och när. Bilaga H Samverkanslista 4.2 Chef på respektive skolenhet Om en händelse inträffar som gör att planen kan behöva aktiveras ska detta informeras till utbildningschefen omgående. När förvaltningens Plan vid samhällsstörningar och extraordinära händelser är aktiverad övertar förvaltningens krisledningsgrupp informationsansvaret från skolan. Samordningsansvaret för informationen ska förhindra att olika information lämnas till bland annat allmänhet och massmedia Ansvarig chef på respektive skolenhet ansvarar för att information som berör deras verksamhet vidarebefordras såväl uppåt som nedåt i organisationen. Det är viktigt att skolledarna har en kontinuerlig kontakt med krisledningsgruppen, samtidigt som den egna personalen och eleverna på skolenheten informeras om det aktuella läget. 4.3 Varje medarbetare Den anställde ansvarar för att själv uppdatera sig om krisens nuläge via förvaltningens intranät där viktig information publiceras. Om inte intranätet fungerar fås information via närmaste chef. Varje anställd bör ta del av Utbildningsförvaltningens Plan vid samhällsstörningar och extraordinära händelser samt beredskapsplanen vid pandemisk influensa. 11
Ärende 8 BESLUTSFÖRSLAG Beslut om utbetalning av förlorad arbetsförtjänst för deltagande vid temadagen Psykisk ohälsa hos barn och unga Förslag till beslut: Utbildningsnämnden beslutar att förlorad arbetsförtjänst utgår till de förtroendevalda som deltar vid temadagen för politiker Psykisk ohälsa hos barn och unga den 24 april. Datum Ordförande Tillstyrkes Alternativt förslag Datum Vice ordförande Diarienummer: 2015/UN0083 024 Handläggare: Eva Lindström, tel. 033-35 77 57
ANMÄLNINGSÄRENDEN 1 (1) 2015-04-21 9) Anmälningsärenden a) Kommunfullmäktige. Protokollsutdrag Avsägelse av förtroendeuppdrag, entlediganden och fyllnadsval (2015/UN0003 102) b) Kommunfullmäktige. Protokollsutdrag Policy; Vårt förhållningssätt hur vi motverkar oegentligheter (2014/UN0196 100) c) Miljö- och konsumentnämnden. Miljömålsuppföljningen 2014 Borås Stad (2015/UN0089 400) d) Miljöförvaltningen. Kontrollrapport vid oanmäld inspektion vid Viskastrandsgymnasiet (2015/UN0073 469) e) Miljöförvaltningen. Kontrollrapport vid oanmäld inspektion vid Bäckängsgymnasiets café (2015/UN0073 469) f) Kommunfullmäktige. Protokollsutdrag Svar på motion av Anna Svalander (FP); Tillagningskök på Almåsgymnasiet (2014/UN0095 612) g) Lokalförsörjningsnämnden. Ändrad inriktning av förstudieuppdrag för Almåsgymnasiets tillagningskök (2015/UN0072 289) h) Lokalförsörjningsnämnden. Uppläggning av förstudiekonto, Sven Eriksonsgymnasiet (2015/UN0070 289) i) Stadsdelsnämnden Väster. Protokollsutdrag Måltidspriser inom Borås Stad (2015/UN0084 049) j) Arbetslivsnämnden. Fördelning av schablonersättning för flyktingmottagning vuxna (2015/UN0078 616) k) Skolverket. Beslutsmeddelande Statsbidrag för kompetensutveckling av lärare i yrkesämnen våren 2015, ansökningsomgång 1 (2015/UN0061 047) l) Skolinspektionen. Beslut Uppföljning av Skolinspektionens beslut om att lämna anmälan till Borås Stads klagomålshantering (2015/UN0021 612) m) Tullengymnasiet. Statistik Utbildningsnämndens ansvar för ungdomar 16-20 år i Borås Stad som inte går eller genomgått nationellt program, 2015-03-31 (2014/UN0181 618) n) FSG-protokoll 2015-04-08 Förslag till beslut: Anmälningsärenden under 9 a) 9 n) läggs till handlingarna.
AVGIVNA SKRIVELSER 1 (1) 2015-04-21 10) Avgivna skrivelser a) Skolverket. Ansökan om statsbidrag för gymnasial lärlingsutbildning våren 2015 (2015/UN0088 047) b) Skolverket. Redovisning av beviljat statsbidrag för arbetsplatsförlagt lärande, apl, i gymnasieskolan och gymnasiesärskolan 2014 (2015/UN0085 047) c) Skolverket. Redovisning av statsbidrag för kommunala utvecklingsinsatser inom gymnasial lärlingsutbildning bidragsåret 2014 (2015/UN0087 047) d) Skolverket. Redovisning av statsbidraget för kompetensutveckling av lärare i yrkesämnen, bidragsåret 2014 (2015/UN0086 047) e) Skolinspektionen. Anmälan angående mottagande i särskolan av en elev vid Bergslenagymnasiet i Borås kommun (2015/UN0047 617) f) Kommunstyrelsen. Förvaltningsremiss; Antagande av nya reglementen för Kommunstyrelsen och övriga nämnder samt ett gemensamt reglemente för samtliga (2015/UN0074 003) Förslag till beslut: Avgivna skrivelser under 10 a) 10 f) läggs till handlingarna.