Tenerife - Noticias Årg 15 nr 1 Dec. 2007 Asociación Club Escandinavo Sur POSTADRESS: Club Escandinavo Sur, APDO 178, ES 386 50 Los Cristianos, Tenerife, Vår ordförande har ordet Det första korta et efter stadgeändringen - 2007 - är över. Tyvärr blev det arbetsmässigt väldigt kort för nya styrelsen knappt två månader. Det betyder att inte alltför mycket har kunnat genomföras. Några saker har dock genomförts och uppskattats med positiva kommentarer. Det är t ex att hemsidan är mer aktuell nu än den varit, att klubbtidningen innehåller det man önskar och att föreningspärmen i kyrkan visar vad som löpande sker i föreningen. Styrelsen har på stämmans uppdrag tagit fram en budget för det gångna et och under sommaren har vi också kommit fram till den medlemsavgift som bör gälla under 2007/2008. Den är 16 euro för nya medlemmar och 13 euro för sådana medlemmar, som ej finns betalningsregistrerade för 2007. Se separat kommentar. De nya stadgarna för föreningen som togs i våras kom att innehålla ett par ofullständigheter som måste lösas upp. En projektgrupp under Bengt Berglund fick i uppdrag att ta fram ett förslag, som skall justera dessa och andra mindre bra delar. Det har kommit med ett förslag som styrelsen tagit och kommer att läggas fram för stämman den 8 december. Ändringarna i förhållande till gällande stadgar framgår av särskilt avsnitt i denna tidning. Styrelsen var ej enig beträffande 4 stycke tre. En ledamot ville behålla den strängare policyn enligt gamla stadgarna. Spanska staten har antagit en ny lag om utlänningslagstiftning. Den berör alla EU-medborgare inkl norrmän som stannar på Teneriffa längre än tre månader. Alla som stannar längre tid än så måste registrera sig hos polisen (Comisaria de Policia i Las Americas). Se separat kommentar. Club Escandinavo Sur Kallelse till stämma i svenska kyrkan i Los Cristianos Lördagen den 8 december 2007 kl 15.00 Utöver de vanliga stadgeenliga frågorna kommer också ett förslag till ändringar av klubbens stadgar att presenteras. Stämman är öppen för alla som betalt medlemsavgift för et 2007 och 2007/2008 En nedgång av antalet medlemmar har skett under senare år. Det är inte bra. Styrelsen försöker på olika sätt finna nya möjligheter att locka till sig nya medlemmar, t ex genom mer och bättre information. Under et 2007/08 börjar en del gamla medlemmar återkomma som medlemmar. Detta är positivt. En sak som är mycket positiv är att de allra flesta aktiviteterna fungerar bra. Föreningen har en hel serie mycket duktiga aktivitetsledare som lägger ner mycket tid och arbete på sina aktiviteter. Styrelsen har tagit fram en ny policy för aktiviteterna, som jag hoppas ska stärka deras arbete och ge bättre underlag för revisorernas granskning av föreningen. En kommenter av det ekonomiska resultatet framgår av kassörens ekonomiska redovisning samt förvaltningsberättelsen. Bengt Sjöberg Styrelsemedlemmar: Ordförande: Bengt Sjöberg Mob 619 640 567 bengt-sjoberg@hotmail.com V ordf: Kurt Laenkholm Sekreterare: Tel 922 750 197 Mob 619 840 594 kurtlaenkholm@hotmail.com Kassör: Per-Erik Sandlin Tel 922 740 223 Mob 617 209 677 per.sandlin@comhem.se Ledamot: Eva Bruce Tel 922 711 943 Mob 679 403 605 evakmbruce@mac.com Ledamot: Björg Strömsborg Tel 922 729 305 Knut1940@hotmail.com Ledamot: Christer Lundqvist Tel 922 799 093 chrisollelundqvist@hotmail.com Ledamot: Anne-Charlotte Catrana-Olivecrona Mob 678 302 588 catrana-olivecrona@hotmail.com Suppleant: Asta Polsäter Mob 619 640 567 bengt-sjoberg@hotmail.com Suppleant: Urpo Flander Mob 687 102 022 urpo_flander@hotmail.com 1
Dagordning: 1. Mötets öppnande 2. Upprättande och godkännande av röstlängd 3. Fråga om mötet är behörigt utlyst 4. Val av mötets ordförande och sekreterare 5. Fastställande av dagordning 6. Val av två justeringsmän, som tillsammans med ordföranden skall justera mötesprotokollet, tillika rösträknare. 7. Styrelsens verksamhetsberättelse för föregående. 8. Resultat- och balansräkningar för föregående 9. Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning och räkenskaper under föregående 10. Fastställande av medlemsavgift för innevarande år som av stämman delegerats styrtelsen 11. Budget för innevarande år som av stämman delegerats styrelsen 12. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter för den tid revisionen omfattar 13. Fastställande av medlemsavgift för nästkommande 14. Framläggande och fastställande av verksamhetsplan och budget för innevarande 15. Behandling av styrelsens förslag förslag till revidering av stadgarna 16. Val till styrelsen av ordförande och övriga styrelseledamöter samt suppleanter 17. Val av två revisorer och två revisorssuppleanter för en tid av ett år 18. Val av valberedning och suppleanter 19. Behandling av förslag från medlemmar 20. Övriga frågor 21. Mötets avslutande Ekonomiskt resultat för år 2007 Resultaträkning Budget Utfall Budget Utfall Budget Inkomst/Intäkt : 2006 2006 2007 2007 07/08 Medlemsavgifter 3.360 3.258 2.000 2.020 2.300 Räntor x x x Diverse inkomster 331 45 Donation från Ingrid Berlin 150 Fester 105 Fsg kompendium 100 224 40 40 40 Valutavinst 33 Summa 3.460 3.782 2.040 2.093 2.340 Utgifter/Kostnader: Omläggningskostnader stadgar 250 250 Porto 100 Kontorskost 800 669 550 563 800 Medlemsblad tryck 300 55 250 44 200 Hyror 100 60 120 120 250 Telefonkost 100 216 100 82 200 Tidn.annonser 310 357 360 294 300 Hemsida Internet 360 378 380 280 300 Övriga utg 200 30 36 100 Bil/resekostnad 200 174 110 141 200 Stödmedlemsskap i sv kyrk 200 Bankkostnad 130 38 40 25 40 Oförutsätt 180 200 Summa 2.600 2.177 2.340 1.585 2.840 Årets överskott 860 1.605-300 508-500 Ingående behållning 07/01/01 14.667 Årets vinst 508 Utgående behållning 05/12/31 15.175 Banco Santander 7.803 Kassa 25 Svensk bank 5 Fond Plus Ultra 4% ränta/år 5.000 x Golfbongar Los Palos 2.342 SUMMA 15.175 x Ränta från Fond plus Ultra utbetalas den 25/2 2009 vid inlösen med 1.150 euro. Per-Eric Sandlin Kommentarer till det ekonomiska resultatet 1/1-07 till 30/9-07. Det första korta et säger inget om hur kommande brutna blir ur budgetsynpunkt. Vi kan notera att klubben fortsätter att tappa medlemmar. Under perioden 1/1 till den 30/9 har endast 101 personer betalt medlemsavgiften. Till detta antal skall läggas 45 personer som betalade medlemsavgiften för samma period redan under år 2006 och intäkten finns redovisad under detta år. Golfsektionen gör allt för att det skall vara lönsamt att bli medlem i klubben. Styrelsen tog beslut att köpa in Spelbongar på Los Palos till sommarpriser för 2342 euro för att motverka att privata intressenter skor sig på klubbens medlemmar. Försäljningen av dessa sker under det nya budgetåret och påverkar inte resultatet eftersom klubbens kassa använts i stället för att beloppet införts på bank. Risken att förlora pengarna är noll men hur lång tid försäljningen tar vet vi ej just nu. 2
En ny medlem tjänar igen medlemskapet på två rundor på Los Palos. Golfsektionen är representerad i Fritidsresors vinterkatalog på sidan 27 och i tidningen Teneriffa Guiden helt utan kostnad för klubben. Verksamhetens intäkter för det korta et stämmer mycket väl med utfallet. Verksamhetens kostnader skiljer sig från budgeten på följande punkter: Den budgeterade förlusten på 300 euro blev något mer i vinst beroende på att omläggningskostnaden för stadgarna inte blev av under perioden men dessa kommer när desamma skall tryckas och översättas till spanska. Medlemsbladets tryckning belastade ej till fullo det korta budgetåret, tidningsannonser på Teneriffa Guiden sänktes genom sommarbeslut av styrelsen och inga oförutsedda utgifter kom under den korta perioden. Verksamhetsåret gav således ett överskott på 508 euro som föreslås i ny räkning. Budgeten för 2007/08 med olika och sänkt medlemsavgift är inte baserad på ett verklighetsunderlag utan en ett försiktigt antagande att trenden med minskande medlemsintäkter skall fortsätta. Förhoppningsvis kan klubben hitta nya aktiviteter typ kryssningar/billiga flygresor som kan locka nya medlemmar. Föreningens olika aktiviteter som ekonomiskt ibland kan vara mycket omfattande ligger helt utanför den centrala redovisningen. Varje aktivitet sköter sin egen ekonomi och den skall vara självbärande d v s aktivitetens intäkter/kostnader skall balansera. Aktiviteterna tillför inte den centrala klubbverksamheten varken intäkter eller kostnader men väl medlemsavgifter. För att se de olika aktiviteternas verksamhet/ekonomi se verksamhetsberättelsen. Per-Erik Sandlin Medlemsavgift för 2008/09 Styrelsen föreslår att medlemsavgiften för et 2008-2009 skall vara 15 euro. Styrelsen var enigt. Virksomhedsberättelse för 2007 indtil 30/9 I 2007 har klubbens aktivitet på styrelsesniveau været præget af den omlægning til nye vedtægter (stadgar), som blev behandlet 2. gang på stämman d. 24. februar og kun delvis godkendt. Som resultat blev efterfølgende nedsat en projektgruppe, der skal arbejde videre med et forslag, som må forventes at kunne samle flertal. En ændring, som er blevet gennemført, er omlægning af regnskabsåret fra at følge kalenderåret til at følge medlemssæsonen, fastlagt som 1. oktober - 30. september. Dette er årsagen til, at perioden for virksomhedsberättelsen denne gang er 9 måneder og i praksis overvejende gælder vårmånederne. Derefter bliver den de sædvanlige 12 måneder. Klubbens virksomhed har i perioden været genemført efter samme retningslinier som tidligere og omfattet de samme aktiviteter og været udført med de samme relationer til udenforstående organisationer. På et enkelt område, forholdet til den svenske kirke, er der overvejelser hos samarbejdpartneren, kirken, vedrørende formen for det fremtidige samarbejde, hvor der hidtil har været ydet et antal frie medlemskaber af klubben til gengæld for husly til opslagstavle, kaelderlokaler og arrangementer. Af større mødearrangementer kan nævnes mødet om stadgarne d. 13. januar med deltagelse af 43 og årsmødet d. 24. februar med deltagelse af 59. Der har været velbesøgte udflugter som mandelblomstrejsen og en kanarisk landfest, for 2. gang i sæsonen, en rejse til La Palma samt 3 selskabelige sammenkomster i restauranten Tarajales. Også aktiviteter som bridge og golf skal fremhæves for tilslutningen. Antal protokolførte styrelsessammenträden har været 7, hvoraf 4 af den nye styrelse, der blev valgt på årsmøtet. I sommerens løb har styrelsen i år haft en omfattende kontakt over internettet, foranlediget af den ekstraordinære situation med de nye vedtægter med nye terminer. Om vi ser til foreningens alle 15 aktiviteter, som har været i 3 gang i 2007, kan nævnes, at bridge-, golf- og boulespillerne træffes 2 gange om ugen, sproggrupperne og tennis en gang om ugen, de øvrige som ekonomigruppen, kulturgruppen, femina og vandringer mest hver 14. dag i månederne januar-marts. Ny aktivitet 2007 var trivselgruppen for ensomme. De fleste aktiviteter har udviklet sig godt med mange gamle og nye medlemmer. Alle aktiviteter skal være selvbærende, det vil sige, at deltagerafgifterne skal dække omkostningerne for aktiviteten, og man samler ikke større overskud fra sæson til sæson. Ny policy for aktiviteterne er fastlagt under våren med bl.a. retningslinier for økonomisk redovisning. To aktiviteter udskiller sig i økonomisk henseeende fra de øvrige, nemlig bridge og golf. I bridge kræves stor udrustning med brikker, kort o.s.v., og ved virksomhedsårets slut havde bridgen en kapital på 852 euros. Golfaktiviteten har gennem kontakter kunnet skaffe spillerne billigere spilmuligheder. Aktiviteten köbte for klubbens regning golfboner for 2.342 euros til vidaresalg til klubbens golfspillere. Disse to aktiviteter samt øvrige med større økonomisk omfang som fester og rejser skal revideres af fore-
ningens revisorer. De senere havde ved budgetårets slut en kapital på 231 euro. Aktivitetslederne får til småudgifter som telefon, papir o.s.v. 10 euros fra foreningen. Antal medlemmer d. 30. september var 171. Heraf har 24 ifølge praksis ikke behøvet at betale medlemsafgift, det er styrelselsens medlemmer, kyrkans medlemmar og alle hedersmedlemmar. Dette "friantal" bliver reduceret mærkbart i det kommende virksomhedsår, hvor styrelsesmedlemmar og kyrkans folk skal betale medlemsafgift. De sidste dog som en hyresomkostning, hvilket det er. Antal medlemmer, som har betalt afgift i 2007, er kun 102. Forskellen over for det samlede medlemstal skyldes forudbetalinger fra 2006 af 45 medlemmer. Det samlede antal på 171 er klart lavere end ved årets begyndelse, men det beror overvejende på, at det forgangne virksomhedsår er 3 måneder kortere end det foregående. I den periode tilkommer sædvanligvis mange nye medlemmer. Vi har udgivet 3 numre af Tenerife-Noticias. Desuden er informeret om løbende arrangementer, før og efter disse, i de spalter, vi har fået adgang til i ugebladet Sveriges Nyheter. Vi har desuden i perioden saneret og fornyet klubbens hjemmeside på internettet, så den nu fremstår lettere tilgængelig og mere relevant og aktuel. Nyoprettet er også klubbens foreningspärm, som findes i kirken. Foreningen har sin ekspedition i den svenske kirke åben for indbetaling af medlemsafgifter og køb af rejse- og middagsbilletter. Klubbens opslagstavle finnes i kirken. Foreningen er repræsenteret i netværksgruppen Kris- og katastrofberedskab Styrelsen bestod ved årets begyndelse af Arne Thelander (ordförande), Anne Ragnhild Wright, Per-Eric Sandlin, Gun Martinius, Eva Bruce, Kurt Lænkholm og Arne Bakkeløkken samt suppleanterne Asta Polsäter og Bjørg Strømsborg. På årsmødet i februar valgtes Bengt Sjöberg (ordförande), Eva Bruce, Kurt Lænkholm, Per-Eric Sandlin, Bjørg Strømsborg, Christer Lundquist og Anne-Charlotte Catrana- Olivecrona samt som suppleanter Asta Polsäter og Urpo Flander. Revisorerne var ved årets begyndelse Sigurd Wiig og Christer Lundquist, efter årsmødet Kerttu Renko og Bengt Berglund. I valgberedningen har siddet Lennart Fröberg (sammenkaldende), Knut Schultz og Anne Ragnhild Wrigt med Kerttu Renko og Gun Martinius som suppleanter. Med den bedre ajourførte hjemmeside skønnes behovet at være faldet hos medlemmerne for de detaljerede oplysninger, som tidligere har været givet i årsberättelsen. Styrelsen fremfører en varm tak til alle aktivitetsledere og andre, som under året har forgyldt vor tilværelse her på Tenerife. Revisorernas berättelse för et 2007 Till föreningsstämman i Asociación Club Escandinavo Sur Organisationsnummer 38444279 G Vi har granskat årsredovisningen och bokföringen samt styrelsens förvaltning i Asociación Club Escandinavo Sur för et 1 januari -- 30 september 2007. Det är styrelsen som har ansvaret för räkenskapshandlingarna och förvaltningen. Vårt ansvar är att uttala oss om årsredovisningen och förvaltningen på grundval av vår revision. Revisionen har utförts i enlighet med god revisionssed. Det innebär att vi planerat och genomfört revisionen för att med hög men inte absolut säkerhet försäkra oss om att årsredovisningen inte innehåller väsentliga felaktigheter. En revision innefattar att granska ett urval av underlagen för belopp och annan information i räkenskapshandlingarna. I en revision ingår också att pröva redovisningsprinciperna och styrelsens tillämpning av dem samt att bedöma de betydelsefulla uppskattningar som styrelsen gjort när den upprättat årsredovisningen samt att utvärdera den samlade informationen i årsredovisningen. Som underlag för vårt uttalande om ansvarsfrihet har vi granskat väsentliga beslut, åtgärder och förhållanden i föreningen för att kunna bedöma om någon styrelseledamot är ersättningsskyldig mot föreningen. Vi har även granskat om någon styrelseledamot på annat sätt har handlat i strid med föreningens stadgar. Vi anser att vår revision ger oss rimlig grund för våra uttalanden nedan. Årsredovisningen skall enligt stadgarna bestå av resultaträkning, balansräkning, förvaltningsberättelse samt medlemsförteckning, I resultaträkningen och balansräkningen redovisas emellertid endast en del av klubbens verksamhet, nämligen den centrala administrativa 4
verksamheten. Klubbens verkliga aktiviteter, som har en ekonomisk verksamhet som sammantaget överstiger den centrala verksamheten, redovisas således inte här. I förvaltningsberättelsen omtalas endast på visst sätt kapitalbehållningarna avseende några av de ekonomiskt väsentligare aktiviteterna. Klubben är såväl dess olika aktiviteter som dess centrala administration. I enlighet med god redovisningssed och god föreningssed skall hela verksamheten bruttoredovisas i årsredovisningen med dess intäkter, kostnader och kapitalbehållning för att föreningsstämman rätt skall kunna utläsa och bedöma hela klubbens resultat och ställning. Årsredovisningen har således inte upprättats i enlighet med god redovisningssed och god föreningssed och ger inte en rättvisande bild av föreningens resultat och ställning. Styrelsens ledamöter har enligt vår bedömning inte handlat i strid med föreningens stadgar. Vi tillstyrker att föreningsstämman beviljar styrelseledamöterna ansvarsfrihet för et. Los Cristianos den 20 november 2007 Bengt Berglund Trudi Lange Valberedningens förslag Styrelse: Ordförande: Bengt Sjöberg omval 1år Ordinarie: Monika Berling nyval 2 år Ann-Charlott Catrana- Olivecrona omval 2 år Ulf Flander omval 2 år Bengt Berglund nyval 1 år Ulf Lundqvist nyval 1 år Per-Eric Sandlin omval 1 år Suppleanter: Inga-Greta Löfvander-Olárs nyval 1 år Inger Johanne Olsen nyval 1 år Avgår: Kurt Laenkholm, Eva Bruce, Björg Strömsborg, Christer Lundqvist och Asta Polsäter Revisorer: Ordinarie: Gösta Lundmark nyval 1 år Sigurd Wiig omval 1 år Suppleanter: Trudi Lange Kertu Renko Avgår: Bengt Berglund Valberedning: omval 1 år omval 1 år Ordinarie: Knut Schultz sammankallande, Gun Martinius Anne Ragnhild Wrigt Suppleanter: Kerttu Renko, Lennart Modén. Hur har medlemsavgiften räknats fram Många har haft synpunkter på hur medlemsavgiften räknats fram. Här kommer vårt räknesätt. Trudi Lange Vi utgick från att en viss förväntad kostnad måste balanseras av intäkter från medlemsavgifter ca 2600 euros. Eftersom det är den stora massan som ger resultat måste beräkningen utgå från de medlemmar som betalt medlemsavgift 2007. De skall endast betala för betalningsperioden januari - september. Vi gick in med olika belopp för att se vad detta kunde ge och fann att 13 euro var ett bra belopp. Beroende på hur många medlemmar som betalar kunde detta ge ett underskott på några hundra euro. Vi har ju möjlighet att ta en del av befintligt kapital. Vad skulle då nya medlemmar betala som skall betala för en period som är tre månader längre. Det sätt vi kalkylerat med har gett ett resultat på drygt 16 euro. Vi stannade vi 16 euro. Om man rent matematiskt räknar fram detta borde nya medlemmar betala 17 euro. Andra kalkyler kan ge andra medlemsavgifter för nya. Antalet nya medlemmar är mycket få. All kalkyl bygger på vad den stora gruppen medlemmar skall betala, d v s medlemmar som redan betalt för 2007. De skall betala 13 euro. Om vi ser på tidsperioden 1 oktober 30 september minskar avgiften från 20 till 18 euro. Vi har ej räknat med utgångspunkt från vad de få skall ge för medlemsavgift för de många. Några i styrelsen har förordat att medlemsavgiften borde ha slutat på 5 eller 0 för att underlätta det för expeditionens personal. Vi har kallat 16 euro för medlemsavgift för nya för et 2007/08 och att gamla medlemmar får betala 13 euro för den kortare betalningsperioden. Förslag till Stadgar för Asociación Club Escandinavo Sur (Med markeringar och kommentarer av ändringar jämfört med nu gällande stadgar.) Organisationsnummer: G 38444279 1. Föreningens namn och säte 5
Föreningens namn är Asociación Club Escandinavo Sur (Parentes med texten Skandinaviska klubben borttagen.) med säte i Arona kommun och med adress Club Escandinavo Sur, APDO 178, ES 38 650 Los Cristianos, Tenerife. 2. Föreningens ändamål Föreningen skall verka för sammanhållning och kulturell verksamhet bland sina medlemmar t ex genom anordnande av aktiviteter som efterfrågas av medlemmarna. Den skall löpande ge information av betydelse för det dagliga livet på Teneriffa. Någon verksamhet med politisk eller religiös inriktning får ej bedrivas. 3. Medlemskap och rösträtt Som medlemmar upptas nordiska medborgare eller personer med anknytning till nordiska medborgare eller Norden och med intresse att verka för Föreningens ändamål. Varje medlem äger en röst. Röstning kan ske genom ombud. För att få delta på föreningsstämma skall medlemsavgift ha betalats senast en vecka innan stämman. Omyndiga kan upptas som medlemmar, dock utan rösträtt och valbarhet. Juridiska personer kan upptas som medlemmar efter styrelsens beslut i varje enskilt fall, dock utan rösträtt eller valbarhet för sina representanter. Medlemskap upphör om medlemmen begär utträde ur Föreningen eller om medlemmen ej betalar förfallen medlemsavgift. Styrelsen kan även utesluta medlem som allvarligt skadat eller motverkat Föreningens anseende eller ändamål. Medlemmen har rätt att överklaga uteslutningen till ordinarie föreningsstämma. 4. Medlemsavgift Medlemsavgiften fastställs årligen på ordinarie föreningsstämma. Medlemmar erlägger medlemsavgift per. Fastställd medlemsavgift skall betalas för deltagande i de aktiviteter Föreningen bedriver. Medlemmar som befriats från medlemsavgift är fullvärdiga medlemmar. Icke föreningsmedlem kan delta i Föreningens aktiviteter om berörd aktivitetsledare så tillåter, eventuellt mot förhöjd deltagaravgift. 5. Verksamhetsår Föreningens skall vara 1 oktober - 30 september. 6. Ordinarie föreningsstämma Föreningsstämman är Föreningens högsta instans. Den skall hållas lämpligen under november eller december månad i Los Cristianos. Föreningsstämman skall aviseras med minst en månads varsel på för medlemmarna lämpligt sätt och med formell kallelse minst 14 dagar före stämman. Den formella kallelsen skall innehålla alla dokument som skall behandlas på stämman. Dagordning: 1 Mötets öppnande 2 Upprättande och godkännande av röstlängd 3 Fråga om mötet är behörigt utlyst 4 Val av mötets ordförande och sekreterare 5 Fastställande av dagordning 6 Val av två justeringsmän, som tillsammans med ordföranden skall justera mötesprotokollet, tillika rösträknare. 7 Styrelsens verksamhetsberättelse för föregående. 8 Resultat- och balansräkningar för föregående 9 Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning och räkenskaper under föregående 10 Fråga om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter för den tid revisionen omfattar 11 Fastställande av medlemsavgift för nästkommande 12 Framläggande och fastställande av verksamhetsplan och budget för innevarande 13 Val till styrelsen av ordförande och övriga styrelseledamöter samt suppleanter 14 Val av två revisorer och två revisorssuppleanter för en tid av ett år 15 Val av valberedning och suppleanter 16 Behandling av styrelsens förslag 17 Behandling av förslag från medlemmar 18 Övriga frågor 19 Mötets avslutande Föreningsstämman fattar beslut med enkel majoritet, se dock paragraf 14. För beslutsmässighet krävs minst att 51 % av medlemmarna är närvarande på ett första möte, på ett andra möte de som har infunnit sig. Förslag från medlemmar skall vara styrelsen skriftligt tillhanda senast en månad före föreningsstämman. Förslag från styrelsen och medlemmarna 6
skall finnas med i den formella kallelsen. Stämmoprotokollet skall justeras inom två veckor och skall finnas tillgängligt för medlemmarna i föreningspärmen så snart det justerats. 7. Extra föreningsstämma Extra föreningsstämma kan inkallas av styrelsen med minst 14 dagars varsel till dag mellan 1 november - 31 mars och skall följa samma procedur som gäller vid ordinarie föreningsstämma. Extra föreningsstämma kan också inkallas av revisorerna eller på skriftlig begäran av minst 25 medlemmar. Begäran skall innehålla orsak och underskrift av samtliga som kräver extra föreningsstämma. Andra än i kallelsen angivna frågor får ej behandlas på extra föreningsstämma. 8. Styrelsen Styrelsen skall bestå av sju ledamöter samt två suppleanter. 1. Ordförande, som väljs för en tid av ett år 2. Vice ordförande 3. Sekreterare 4. Kassör 5. Övrig ledamot 6. Övrig ledamot 7. Övrig ledamot 8. Suppleant 9. Suppleant Ledamöterna 2 7 väljs för två år, dock så att år ett väljs tre ledamöter på ett år. Därefter väljs för varje år tre ledamöter på två år. Omval kan ske. Suppleanter väljs för ett år. Snarast efter föreningsstämman skall styrelsen hålla ett konstituerande sammanträde där beslut fattas om arbetsfördelningen. Styrelsen sammanträder vid behov och dessa sammanträden skall protokollföras. Protokollen skall finnas tillgängliga för medlemmarna i föreningspärmen så snart de justerats. Styrelsen kan fatta beslut när minst fyra ledamöter är närvarande. Beslut fattas med enkel majoritet. Vid lika röstetal vinner det förslag som ordföranden företräder. 9. Styrelsens ansvar och uppgifter Styrelsen är Föreningens verkställande ledning och har ansvaret för medlemsförteckningen, räkenskapshandlingarna samt förvaltningen av Föreningens angelägenheter. Styrelsen skall se till att Föreningens organisation och verksamhet fungerar på ett riktigt och ändamålsenligt sätt. I organisationen skall ingå att det finns fungerande kontrolloch attestrutiner för hanteringen och redovisningen av Föreningens medel. Det skall också finnas rutiner för uppföljning av styrelsens beslut. Styrelsen kan skapa olika aktiviteter/grupper för medlemmarna med en aktivitetsledare som inrättar aktiviteten i enlighet med Föreningens riktlinjer. Styrelsen kan utse särskilda arbetsgrupper för genomförande av speciella projekt. 10. Firmateckning Föreningens firma tecknas, förutom av styrelsen, av ordföranden, eller vid dennes bortavaro av vice ordföranden, i förening med annan ordinarie ledamot. Styrelsen kan utse ordinarie ledamot att i löpande ärenden ensam teckna Föreningen. 11. Räkenskaper och årsredovisning Föreningens räkenskaper avslutas den 30 september genom upprättande av årsredovisning för det gångna et. Årsredovisningen skall bestå av resultaträkning, balansräkning, förvaltningsberättelse samt medlemsförteckning. Årsredovisningshandlingarna skall överlämnas till revisorerna senast tre veckor före ordinarie föreningsstämma. Revisionsberättelsen skall lämnas till Föreningens styrelse senast en vecka före ordinarie föreningsstämma. 12. Budget En detaljerad budget med förväntade intäkter och kostnader för innevarande skall framläggas för ordinarie föreningsstämmas godkännande och vara ett rättesnöre för styrelsen. 13. Valberedning Valberedning utses av ordinarie föreningsstämma för ett år. Den utgörs av tre ordinarie ledamöter och två suppleanter, varav en ledamot är sammankallande. Valberedningen föreslår kandidater till styrelse och revisorer. 14. Ändring av stadgar och upplösning av Föreningen Ändring av stadgar eller upplösning av Föreningen kräver 2/3-dels majoritet vid två på varandra hållna stämmor med minst en månads mellanrum. Den ena skall vara en ordinarie föreningsstämma. Vid upplösning skall Föreningens egendom och kapital doneras till en välgörenhetsorganisation och/eller till kulturell verksamhet på Teneriffa. Beslut härom fattas av föreningsstämman med 2/3-dels majoritet. 7
Dessa stadgar har antagits på ordinarie föreningsstämma den?? månad 2007 och på extra föreningsstämma den?? månad 2008. Är man i Spanien mer än 3 månader skall man registrera sig Enligt spansk lag skall alla EUmedborgare och norrmän som stannar mer än tre månader i Spanien registrera sig i utlänningsregistret. Vid registreringen får man ett N.I.E.-nummer som kan behövas vid bankoch administrativa ärenden o dyl. Registreringsproceduren är följande: Man ställer sig i kö utanför polishuset i Las Americas helst redan klockan 08.00 på morgonen. Vid 9-tiden delas kön upp i två köer, varav en är för EX- TRANJEROS. I den får man sedan en kölapp med löpnummer som också anger på ett ungefär när man blir mottagen av en registrerare inne i polishuset (till höger). När man får sin tur går man till en registrerare, där får man ett formulär EXTRANJEROS - som skall fyllas i. Formuläret är på spanska och skall fyllas i med passnummer, namn, adress, födelseplats och föräldrars namn. Vidare skall man fylla i födelsedatum, kön, civilstånd och nationalitet samt var man bor, t ex i Los Angeles med lägenhetsnummer och telefonnummer. Dessutom skall anges var N.I.E.-numret skall gälla (Spanien) och varför man vill ha numret; bor i Spanien mer än 3 månader. Man går tillbaka till registreraren med ifyllt formulär. Man kan låta kopiera det i en lämplig affär innan man går fram. Registreraren vill ha följande dokument: pass plus en kopia av passuppgifterna samt det formulär man fyllt i. Registreraren databehandlar de uppgifter du har med dig och lämnar tillbaka passet samt ett likadant dokument med stämpel som senare skall fyllas i / alternativt kopian av formuläret. Registreraren pratar engelska. Det stämplade formuläret plus pass skall man ha med sig när man återkommer till polishuset två till tre dagar senare för att hämta N.I.E.-dokumentet. Den gången skall man gå till mottagningsdisken för information och dit kan komma mellan 9 14 utan längre köande. Det tog 45 minuter när N.I.E.- dokumentet hämtades. Att vi enligt ambassaden skulle fylla i formulär EX16 var okänt för registreraren. Dessutom kostade det ej något att få N.I.E.-dokumentet. Bengt Sjöberg Lite föreningshistoria om Skandinaviska klubben Föreningen Club Escandinavo bildas den 6 mars 1973. Den hade sin hemvist i Puerto de la Cruz. Den 1 juli 1983 skedde en justering av stadgarna. Man hade medlemmar främst från Puerto de la Cruz men även en del medlemmar från Los Cristianos. Los Cristianos-borna ville ha en egen förening eller en sektion av Puerto-klubben. Den 1 januari 1990 bildades formellt en sektion i Los Cristianos av Club Escandinavo i Puerto de la Cruz. Större delen av medlemsavgifterna i Los Cristianos-sektionen gick till moderföreningen. Man började planera för en egen fristående förening. Den 9 september 1996 registrerades Asociación Club Escandinavo Sur med säte i Los Cristianos. Namnet på svenska är föreningen skandinaviska klubben eller föreningen Club Escandinavo Sur. Nu fanns alltså två Skandinaviska klubbar på Teneriffa. Som resultat av stark medlemstillströmning i Club Escandinavo Sur och fler aktiviteter i slutet på 1990-talet behövde bl a antalet styrelsemedlemmar utökas. Den 16 mars 2001 reviderades stadgarna. Många ansåg att stadgarna ej svarade mot vår verksamhet och var gammalmodiga. Det ansågs att vissa saker borde justeras. Föreningen borde t ex ej ha egen föreningslokal, borde ej utse hedersledamöter, borde hade brutet och namnet Club missförstods av spanjorerna. En arbetsgrupp tog fram ett förslag till reviderade stadgar som i huvudsak vann stämmans gillande den 24 februari 2007. Nu är de uppe på nytt för att få ett slutgiltigt innehåll. Bengt Sjöberg Ansvarig utgivare: Bengt Sjöberg Redaktör: Arne Thelander E-postadress: bengt_lennart@spray.se Hemsida: www.skandinaviskaklubben.org 8