Fritidsnämndens arbetsutskott 8 mars 2002 Plats och tid för sammanträdet ande Mörbyrummet, Fritidskontoret, Tuna torg 15, Vallentuna fredagen den 8 mars 2002 kl 08.00-09.20 Ray Idermark (m), ordf Göran Seveson (m) Tommy Eckelöv (s) Övriga deltagare Utses att justera Justeringens plats och tid Fritidschef Jan-Åke Bredberg Fritidsintendent Lars Lundkvist Förvaltningssekreterare Marie-Louise Bornholm Personal- och ekonomiansvarig Inger Karlsson, 11 Tommy Eckelöv Fritidskontoret, Vallentuna, den 12 mars 2002 Sekreterare Marie-Louise Bornholm Paragrafer 11-18 Ordförande Ray Idermark Justerande Tommy Eckelöv Organ BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Underskrift
Innehållsförteckning: Sid Intern kontroll...3 Yttrande över granskning av intern kontroll i Vallentuna kommun...4 Förlängd issäsong 2002...6 Kontroll av bidragsansökningar HT 2001...7 Inbjudan till seminarium, Inaktiva Barn en utmaning för folkhälsoarbetet!...9 Elljusspår i Lindholmen...10 Skrivelse från IF Vallentuna BK Ishockey angående uppkommen skuld...11 Lokalbehov för SSF Vallentuna Scoutkår...12 2 (12)
Intern kontroll AU 11 2001.020 003 Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar att fritidsförvaltningens förslag till internt kontrolldokument skall redovisas på fritidsnämndens sammanträde den 19 mars. Kommunfullmäktige har beslutat att varje nämnd skall utarbeta regler och anvisningar för hur arbetet med intern kontroll skall genomföras och redovisa detta till kommunstyrelsen senast den 31 december 2001. Fritidskontorets förslag Fritidsförvaltningens förslag till internt kontrolldokument skall redovisas på fritidsnämndens sammanträde den 19 mars. Personal- och ekonomiansvarig Inger Karlsson redogör för fritidsförvaltningens arbete med det interna kontrolldokumentet. Ordförande Ray Idermark (m) tackar för informationen och föreslår att arbetsutskottet skall besluta i enlighet med fritidskontorets förslag. s tidigare behandling Arbetsutskottet beslutade den 11 december 2001, 110, att till kommunstyrelsen anmäla att fritidsförvaltningens arbete med intern kontroll inte skulle kunna redovisas förrän under det första kvartalet 2002. 3 (12)
Yttrande över granskning av intern kontroll i Vallentuna kommun AU 12 Dnr 2002.013 007 Arbetsutskottet beslutar föreslå fritidsnämnden att godkänna fritidsförvaltningens redovisning och förslag till åtgärder. Revisorerna i Vallentuna kommun har gett Komrev i uppdrag att kartlägga den interna kontrollen inom rutinen för fakturering och betalningsbevakning samt rutinen för leverantörsfakturor och utbetalningar. Granskningen syftar till att bedöma kontrollsystemen och den interna kontrollen i rutinerna samt där så är tillämpligt föreslå förbättringsförslag. Särskild vikt har lagts vid granskning av att rutiner är dokumenterade samt innehåller tillräckliga kontrollmoment. Samtliga nämnder och styrelser har omfattats av kontrollen. Granskningsresultat Leverantörsfakturor och utbetalningar Bedömning/betyg: Oacceptabelt, vilket innebär att fullständigt dokumenterade rutinbeskrivningar saknas, d v s en beskrivning av vilka kontroller som skall ingå och hur de skall utföras samt omfattningen av kontrollerna. Revisorernas rekommendationer Samtliga nämnder upprättar fullständiga rutinbeskrivningar för leverantörsfakturor och utbetalningar. Samtliga nämnder ankomstregistrerar alla inkommande fakturor. På samtliga verifikat, som avser representation, resor, konferenser o d, skall alltid syfte samt samtliga deltagare anges. Innehav av F-skattebevis skall alltid framgå vid upphandling av tjänster. Kundfakturering och betalningsbevakning Bedömning/betyg: Acceptabelt, vilket innebär att befintliga rutiner tillämpas på ett acceptabelt sätt. Fullständigt dokumenterade rutinbeskrivningar saknas dock, d v s en beskrivning av vilka kontroller som skall ingå, hur dessa skall utföras samt omfattningen av kontrollen. 4 (12)
Forts 12 Revisorernas rekommendationer Samtliga nämnder upprättar fullständiga rutinbeskrivningar för fakturering där det framgår vilka kontroller som skall ingå, på vilket sätt de skall utföras samt kontrollernas omfattning. Samtliga nämnder dokumenterar de kontroller som görs vid faktureringen så att det tydligt framgår vad som har kontrollerats samt hur detta har kontrollerats. Fritidskontorets yttrande Samtliga nämnder och styrelser arbetar sedan hösten 2001 med att ta fram egna interna kontrollplaner. Inom fritidsförvaltningen är detta arbete uppdelat i fyra kontrollfaser, nämligen.. - inventering av olika rutiner, - dokumentation, - riskanalys och - intern kontrollplan. Detta arbete skall vara klart och redovisas för kommunstyrelsen under första kvartalet 2002. Under arbetet med den interna kontrollen har vi i likhet med revisorerna konstaterat, att det finns stora brister i dokumentationen av våra administrativa rutiner. Dessa brister har åtgärdats och beskrivningarna för de rutiner som tas upp i rubricerad granskning bifogas. Vad gäller rekommendationen att ankomstregistrera fakturor så kommer detta att göras så snart vi får tekniska möjligheter att kunna göra detta. Hanteringen av verifikat som avser representation, resor, konferenser o d har skärpts efter en tidigare granskning. Detta gäller också F- skattebevis vid upphandling av tjänster. Fritidskontorets förslag Fritidskontoret föreslår att fritidsnämnden beslutar överlämna förslagsskrivelsen till kommunens revisorer. Arbetsutskottet beslutar att godkänna fritidsförvaltningens redovisning och förslag till åtgärder. 5 (12)
Förlängd issäsong 2002 AU 13 Dnr 2002.011 821 Arbetsutskottet beslutar föreslå fritidsnämnden besluta att upplåta ishallen till IF Vallentuna BK Ishockeys representationslag för träningar och matcher under veckorna 13-15/2002 till en kostnad av 17.500:-/ vecka samt att hyra ut ishallen till andra intressenter för att i möjligaste mån intäktsfinansiera de ökade driftskostnaderna. IF Vallentuna BK Ishockey har säsongen 2001/02 vunnit årets seriespel i allettan och därmed direktkvalificerat sig för slutspel till nästa års allsvenska, vilket innebär att ishallens öppethållande måste förlängas. Kvalspelet genomförs under veckorna 13, 14 och 15, vilket innebär ett förlängt öppethållande av ishallen med tre veckor. Hyreskostnaden/vecka efter ordinarie säsong är 35.000:-. Vid tidigare tillfällen då IF Vallentuna BK Ishockey har spelat kvalspel för upp- eller nedflyttning har fritidsnämnden beslutat om en kostnadsreducering till 17.500:- med motiveringen att kvalspelet varit en fortsättning på tävlingssäsongen. För att komma upp i budgeterad intäkt har övrig tid, som inte disponerats av IF Vallentuna BK Ishockeys representationslag, upplåtits till Vallentuna Konståkningsklubb, Ormsta Hockey, landslagssammandragningar m m. Fritidskontorets förslag Fritidskontoret föreslår att ishallen skall upplåtas till IF Vallentuna BK Ishockeys representationslag för träningar och matcher till en kostnad av 17.500:-/vecka samt att hyra ut ishallen till andra intressenter för att i möjligaste mån intäktsfinansiera de ökade driftskostnaderna. Arbetsutskottet beslutar i enlighet med fritidskontorets förslag. 6 (12)
Kontroll av bidragsansökningar HT 2001 AU 14 Dnr 2002.002 805 Arbetsutskottet beslutar föreslå fritidsnämnden besluta att godkänna fritidskontorets kontroll och förslag till åtgärder, d v s att ytterligare 11:- skall utbetalas till GoIF Kåre vid nästa utbetalningstillfälle samt att Karbyskolans IF inte skall vara godkänd för föreningsbidrag och att fritidskontoret skall föra diskussioner med föreningen angående återbetalning av hela bidraget för år 2001. Kontroll har utförts på tre föreningars ansökningar om aktivitetsstöd för HT 2001. De föreningar, som kontrollerats, är Angarns Ryttare, GoIF Kåre och Karbyskolans IF. Efter genomförd kontroll har föreningarna brevledes fått information om resultatet och även givits tillfälle att inkomma med förklaringar till fritidskontorets påpekanden. Resultatet av kontrollen redovisas nedan: Angarns Ryttare Antal deltagare i verksamheten: Ca 200, varav ca 60 i åldern 7-20 år. Totalt antal sökta aktiviteter: 119 med 978 deltagare. Utbetalt bidrag: 6.279:-. Klubbens ansökan är korrekt och föranleder inte någon ytterligare åtgärd. GoIF Kåre Antal deltagare i verksamheten: 54 varav 27 familjer (31 december 2000). Totalt antal sökta aktiviteter: 158 med 1.791 deltagare. Utbetalt bidrag: 10.060:-. Ett närvarokort är i stora delar oläsligt. På några ställen ser det ut som om man ändrat från icke närvarande till närvarande i efterhand. Uppgifter om föreningens namn, redovisningsperiod och år, anläggning, klockslag, deltagares efternamn, postnummer, deltagarnas och ledarnas födelseår saknas på några ställen. På ett par kort har inte någon gruppledare angivits och deras närvaro har inte fyllts i men en ledare har räknas med i sammanställningen av antal deltagare. Något kort är inte underskrivet. 7 (12)
Forts 14 Några små felräkningar gör, att ytterligare 11:- kommer att betalas ut vid nästa utbetalningstillfälle. Karbyskolans IF Antal deltagare i verksamheten: Ca 110. Totalt antal sökta aktiviteter: 238 med 2.274 deltagare. Utbetalt bidrag: 13.671:-. För vårterminen 2001 ansökte och fick föreningen bidrag för 415 aktiviteter med 4.159 deltagare (24.516:-). Redan under vårterminen 2001 påbörjades kontroll av föreningens verksamhet, men då framkom inte några felaktigheter. Vid fördjupad kontroll för höstterminen har framkommit, att föreningens ledare är anställda och avlönade av kommunens barn- och ungdomsförvaltning samt att verksamheten bedrivs på tider på skolan disponerar lokalerna, vilket innebär att dessa används kostnadsfritt av föreningen. Enligt kommunens bidragsnormer är Verksamheter som bedrivs inom ramen för annan kommunal verksamhet ej bidragsberättigade och syftet med kommunens föreningsbidrag är att stödja ideella ungdomsföreningar genom att bidra till de kostnader föreningarna har för att kunna bedriva verksamhet. I enlighet med ovanstående kan föreningen inte godkännas för kommunala föreningsbidrag och har därför anmodats att kontakta fritidskontoret för diskussioner om återbetalning av hela 2001 års bidrag. Generellt har det påpekats för föreningarna att uppgiften om telefon- /postnummer till deltagarna ändrats till att gälla enbart postnummer eftersom man numera kan ta med sig telefonnumret vart man än flyttar inom landet. Fritidskontorets förslag Fritidskontoret föreslår att fritidsnämnden godkänner kontorets kontroll och förslag till åtgärder. Arbetsutskottet beslutar i enlighet med fritidskontorets förslag. 8 (12)
Inbjudan till seminarium, Inaktiva Barn en utmaning för folkhälsoarbetet! AU 15 Dnr 2002.012 104 Arbetsutskottet beslutar föreslå fritidsnämnden att nämnden skall representeras av Ray Idermark (m) och Tommy Eckelöv (s) på seminariet Inaktiva Barn en utmaning för folkhälsoarbetet!. Föreningen Storstockholms Kultur- och Fritidschefer, FSKF, inbjuder politiskt förtroendevalda, förvaltningschefer, personal inom skola, fritidssektor och sjukvård m fl kommunala institutioner, förtroendevalda och ledare inom idrottsrörelsen till seminarium, Inaktiva Barn en utmaning för folkhälsoarbetet! tisdagen den 16 april 2002 kl 13.00-17.15 i Stockholm. Temat för seminariet har de senaste åren fått stort utrymme i samhällsdebatten och fått regeringen att dra igång projektet Sätt Sverige i rörelse. Forskningen har länge visat på sambandet mellan fysisk passivitet och ohälsa. Idag visar alarmerande forskningsrapporter att denna ohälsa också gäller våra barn och ungdomar. Kostnad: 1.000:-/person. Sista anmälningsdag 27 mars. Arbetsutskottet beslutar att Ray Idermark och Tommy Eckelöv skall representera fritidsnämnden på ovanstående seminarium. 9 (12)
Elljusspår i Lindholmen AU 16 Dnr 2001.019 823 Arbetsutskottet beslutar att uppdra åt fritidskontoret att fortsätta förhandlingarna med markägaren för att snarast möjligt nå en uppgörelse så att projektet kan genomföras enligt tidplan. Fritidsintendent Lars Lundkvist informerar att avtalsdiskussioner fortfarande pågår med en av markägarna rörande grunder för uppsägning av avtalet. Förhandlingen kommer att fortsätta och en överenskommelse kommer förhoppningsvis att kunna redovisas inom en snar framtid. Tidplanen för projektet kan komma att påverkas. Arbetsutskottet beslutar att uppdra åt fritidskontoret att fortsätta förhandlingarna med markägaren för att snarast möjligt nå en uppgörelse så att projektet kan genomföras enligt tidplanen. _ 10 (12)
Skrivelse från IF Vallentuna BK Ishockey angående uppkommen skuld AU 17 Dnr 2002.014 821 Arbetsutskottet beslutar föreslå fritidsnämnden att klubben skall betala halva kostnaden, 17.500:- per vecka, för det förlängda öppethållandet (veckorna 13-15/2002) enligt dagens beslut i 13. Dessutom föreslås att fritidsnämnden avslår klubbens hemställan om att få amortera den ackumulerade skulden på 270.000:- under 20 år. IF Vallentuna BK Ishockey har inkommit med en skrivelse daterad den 4 mars 2002 med begäran om att få lägga in den nu ackumulerade skulden på totalt 270.000:- för istidshyror m m i den kapitalskuld klubben har för entresolplanet i ishall A med samma ränte- och amorteringsplan som kapitalskulden. Samtidigt ansöker klubben om att få disponera ishallarna gratis under det förlängda öppethållandet (veckorna 13-15/2002). Klubben framhåller att man under säsongen inte nått de intäkter man förväntat och att de sportsliga framgångarna har lett till ökade kostnader. Bland de mest kännbara intäktsbortfallen finns publikintäkter, sponsorer och årskort. Vidare framhåller klubben att man under de senaste 10 åren investerat nära 14 miljoner kronor på idrottsplatsen, investeringar som höjt värdet och nyttan av anläggningen för kommunen och dess invändare. Ordförande Ray Idermark (m) konstaterar att arbetsutskottet i 13 beslutat att klubben skall betala halva kostnaden, 17.500:- per vecka, för det förlängda öppethållandet (veckorna 13-15/2002). Dessutom föreslår Ray Idermark avslag på klubbens hemställan om att få amortera den ackumulerade skulden på 270.000:- under 20 år. Arbetsutskottet beslutar enligt ordförandes förslag. 11 (12)
Lokalbehov för SSF Vallentuna Scoutkår AU 18 Dnr 1997.33 824 Arbetsutskottet beslutar att uppdra till fritidskontoret dels att kontrollera hur långt bygget har framskridit samt dels att kontakta samhällsbyggnadsförvaltningen för att diskutera en sänkning av anslutningsavgiften. Fritidschef Jan-Åke Bredberg meddelar att SSF Vallentuna Scoutkårs stuga håller på att färdigställas och att det tidigare beslutade bidraget på 120.375:- för anslutningsavgifter skall fullföljas. Fritidsnämnden överskred sin budget med 460.000:- verksamhetsåret 2002, vilket innebär att de reserverade medlen för detta bidrag förverkats. Disponibla medel på kontot för bidrag speciella ändamål är endast 32.000:-. Fritidskontoret har för avsikt att försöka förhandla ner avgiften med samhällsbyggnadsförvaltningen. Ordförande Ray Idermark (m) konstaterar att beslutet om bidraget fortfarande gäller. Arbetsutskottet beslutar att uppdra till fritidskontoret att dels kontrollera hur långt bygget har framskridit och att dels kontakta samhällsbyggnadsförvaltningen för att diskutera en sänkning av anslutningsavgiften. s tidigare behandling Fritidsnämnden beslutade den 21 april 1998 27 att skapa ett ekonomiskt utrymme för ett senare eventuellt beslut om att bidra till anslutningsavgift och bygglov för SSF Vallentuna Scoutkårs planerade scoutstuga vid Vallentuna IP. Fritidsnämnden beslutade vidare den 13 juni 2000 44 att fritidsnämnden skall bidra med 120.375:- för anslutningsavgift till kommunalt vatten och avlopp. 12 (12)