Hot och våldpolicy Antagen av Kommunstyrelsen, 2012-10-02, rev 2013-03-18 och xxxx.xx.xx Ragunda kommun önskar bli förknippade med ansvarstagande, hög kvalitet och säkerhet. Policyn om hot och våld är framtagen av omsorg om våra nuvarande och framtida medarbetare, förtroendevalda, våra kunder och allmänheten och är att se som ett komplement till arbetsmiljöpolicyn (2012). Ragunda kommuns verksamheter ska genomgående arbeta med säkerhet som en del i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Arbetet ska engagera personalen och trygghet i att kommunicera risker, så som hot och våld, internt och externt ska råda. Kommunen ska vara en säker och trygg arbetsplats där liv, hälsa, miljö och egendom skyddas mot onödiga påfrestningar och där konsekvenserna av oförutsedda händelser för medarbetare och förtroendevalda politiker minimeras. Med begreppet hot och våld avses såväl direkta hot, hot om våld eller våldssituationer som indirekta hot riktade mot anställd personligen eller i egenskap av dennes yrkesroll, på omvägar eller som medarbetare får ta del av men som riktas mot andra inom organisationen. Även bombhot, hotbrev/e-post, brand, telefonhot eller andra situationer och händelser som av någon anställd upplevs som hotfulla ingår och bör hanteras med vägledning av policyn, liksom incidenter med inslag av hot eller våld riktade mot våra politiker. Det är alltid en medarbetares subjektiva uppfattning samt närmsta chefs bedömning som avgör om en situation är att uppfatta som hotfull och alla situationer bör därför tas på allvar. Även hot och våld som medarbetare upplever/utsätts för på sin fritid men som riktar som mot den anställdes yrkesroll ska hanteras i enlighet med policyn, liksom situationer där en medarbetares närstående drabbas av direkta eller indirekta hot eller hot om våld. Arbetsgivarens arbetsmiljöansvar regleras i Arbetsmiljölagen (1977:1160), där det i kap 3, 2 står att arbetsgivaren är skyldig att vidta åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall. Lagstiftningen kompletteras genom Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS) 1980:14, 1982:2, 1990:18, 1990:19 och 1993:2 avseende hot och våld inom specifika verksamheter. Ragunda kommuns hot och våldpolicy ska kompletteras genom upprättande av med lokala rutiner med 1
vägledning i checklista (bilaga 1), baserade på de situationer som kan uppstå inom respektive verksamhet. Syfte Syftet med policyn är att skapa beredskap inför hot och våldssituationer som kan uppstå på arbetsplatsen och de reaktioner de kan medföra, samt vägledning för hur man handlar i sådana situationer. Mål Hot och våldpolicyn ska vara väl känd i samtliga verksamheter och ha kompletterats med lokala rutiner som årligen följs upp som en del i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Samtliga verksamheter och arbetsplatser ska formulera lokala handlingsplaner för hot och våld som beskriver risker och hur man agerar för att förebygga eller åtgärda dem. Senast vid utgången av 2013 ska samtliga verksamheter ha utformat lokala rutiner och handlingsplaner. Rädsla för hot och våld under arbetstid eller fritid, till följd av yrkesroll ska genom förebyggande insatser minimeras inom kommunen och medarbetare, politiker och/eller närstående som upplever hot eller våld ska ges stöd genom ett enhetligt agerande i enlighet med policyns checklistor och handlingsplan (bilaga 2-4). Förebyggande insatser För att Ragunda Kommuns policy för hot och våld ska upplevas som användbar och ge vägledning i situationer då hot och våld kan uppstå eller uppstår, krävs att den är känd inom samtlig verksamhet. Vidare krävs att lokala rutiner och översyner tagits fram. Respektive verksamhets riskbild för hot och våld ska kartläggas vid skyddsrond som en del i det systematiska arbetsmiljöarbetet och både fysiska och psykosociala risker ska beaktas. Policyn och dess lokala rutiner ska årligen samt vid behov kommuniceras på APT. Handlingsplaner ska följas upp. Policyn ska även kommuniceras vid både lokalt och centralt risk- och sårbarhetsanalysarbete inom kommunen. Det är viktigt att verka för öppen dialog i arbetslagen gällande riskbilden för hot och våld, då detta ökar sannolikheten för att medarbetare som utsätts för hot, våld eller hot om våld ska känna stöd även efteråt. Vägledning för kartläggning av riskbilder för hot och våld finns bland annat i AFS 1993:2 samt i bilaga 1. 2
Övergripande behov av informations- och/eller utbildningssatsningar, stöd/handledning och andra insatsbehov i förebyggande syfte att budgetera för, ska ses över årligen och behandlas i kommunens skyddskommitté. Lokala rutiner för respektive verksamhet Lokala rutiner för att förebygga hot och våldssituationer ska utarbetas på samtliga arbetsplatser och ses som ett komplement till policyn om hot och våld. Rutinerna ska utformas med utgångspunkt i resultat från skyddsrond och ses över årligen och vid behov. De lokala rutinerna ska förvaras så att samtliga på arbetsplatsen har tillgång till dem men eventuella behov av sekretess bör beaktas. Roller och ansvar För dig som medarbetare Det går inte att förutse hur du som medarbetare kommer att agera och reagera om en hotfull situation uppstår eller om du får kännedom om en hotbild riktad mot dig, kollegor, närstående eller andra inom verksamheten. Till denna policy finns en handlingsplan (bilaga 3) för att ge vägledning över agerande vid risk för hot och våld. Eftersom det inte går att förutse hur du eller andra medarbetare reagerar är det viktigt att det finns tydliga rutiner för hur berörda parter tas omhand efter en incident med inslag av hot eller våld, därför finns i bilaga 2 en checklista som i första hand riktar sig till chefer, men då denne inte finns på plats är det viktigt att du och dina kollegor tar hand om den/de medarbetare som drabbats av hot eller våld i enlighet med checklistans första avsnitt. Närmsta chef bör därefter kontaktas så snart som möjligt. Du som medarbetare är också ansvarig för arbetsmiljön, i enlighet med Arbetsmiljölagen, vilket innebär att du är skyldig att ta till dig information och verka för att de rutiner och arbetssätt som arbetsgivaren, i samverkan med anställda, beslutat om för att förebygga situationer med inslag av hot och våld. För dig som chef/arbetsledare Som chef är du ansvarig för dina medarbetare och deras arbetsmiljö, där eventuella inslag av hot och våld ingår. Då en eller flera medarbetare och/eller deras närstående utsätts för hot eller våld i 3
arbete eller under fritid då detta kan hänföras sig till den anställdes yrkesroll, är du därför skyldig att agera, i första hand för att medarbetaren ska kunna gå vidare och i andra hand för att förebygga verksamheten för att det inträffade inte ska upprepas. En checklista för att säkerställa ett tryggt agerande finns i bilaga 2. Du är skyldig att årligen, tillsammans med personal och skyddsombud, se över riskerna för hot och våld som en del i det systematiska arbetsmiljöarbetet och därefter upprätta handlingsplaner för förebyggande insatser. Det går aldrig att förutse hur någon kommer att reagera efter en hotfull eller våldsam situation; vissa uppvisar aggressivitet, andra passivitet eller chock. Om du som chef behöver stöd i ditt agerande vänder du dig i första hand till personalavdelningen, därigenom kan du även få kontakt med företagshälsovården eller annan aktör. Centrala samverkansgruppen och ledningsgruppen Kommunens centrala samverkansgrupp, tillika skyddskommitté, ansvarar för att driva övergripande arbetsmiljöfrågor, där hot och våld ingår. Samverkansgruppen ska bevaka handlingsplaner och lokala riktlinjer för att förebygga hot och våld, samt besluta om särskilda satsningar, tex utbildningsinsatser. Kommunens ledningsgrupp ansvarar för att arbetsmiljöfrågor, däribland hot och våld, behandlas övergripande i fråga om strategier, utbildning och planerade satsningar. I ledningsgruppen ingår säkerhetssamordnaren. Säkerhetssamordnaren Säkerhetssamordnaren ansvarar för internt säkerhetsarbete. För dig som förtroendevald politiker Att vara förtroendevald är inte likställt med att vara anställd av Ragunda Kommun. Du som förtroendevald kan med fördel initiera att lokal riskbedömning genomförs med stöd av bilaga 1 men riskbedömningen bör göras inom respektive partiorganisation, där även stödorganisationen för om hotfull situation eller inslag av våld skulle uppstå, bör vara klargjord. Kort sagt, du bör veta vem inom din partiorganisation du kontaktar om du upplever hot och/eller våld. Därutöver kan du samråda med säkerhetssamordnaren. Särskild checklista finns att nyttja vid inslag av hot och/eller våld för förtroendevalda (bilaga 4) medan bilaga 3 avseende hur man bör agera vid en hotfull situation är applicerbar på politiker såväl som medarbetare. 4
Bilaga 1 CHECKLISTA vid kartläggning av lokala riskbedömningar och upprättande av handlingsplaner som en del i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Följande är att beakta vid upprättande av lokala rutiner för det förebyggande arbetet gällande hot och våld. Behov av förebyggande insatser ska konkretiseras genom handlingsplaner, som en del i verksamhetens arbetsmiljöplan och beaktas vid budgetarbete. Ytterligare aspekter bör tillföras utifrån varje verksamhets förutsättningar. Vilka risker för hot och våld finns i den fysiska och psykosociala arbetsmiljön på arbetsplatsen? Vad kan göras för att förebygga dessa? Behövs utbildningsinsatser för att anställda ska uppleva arbetet som tryggt och säkert? Är lokalerna tillfredsställande utformade och utrustade? Lokaler ska vara möblerade så att medarbetare befinner sig närmast utgång och kan lämna lokalen vid behov och fordon ska alltid vändas i färdriktningen vid hembesök. Vilka informationskanaler finns för att säkerställa att medarbetare och nyanställda (både tillsvidareanställda och samtliga vikarier) känner till befintliga risker och riskmoment vid förändringar i arbetet (om nya klienter/brukare/elever/miljöer tillkommer)? Finns välkända rutiner för att säkerställa att samtliga vet hur de ska agera om en hotfull situation uppstår? Förekommer ensamarbete och finns i så fall särskilda risker kopplade till detta? Förekommer att medarbetare arbetar ensamma på platser utöver ordinarie arbetsplats (byggnad)? Finns i så fall rutin gällande att alltid meddela var man åker och telefonnummer som man är anträffbar på, mm. Går snabb hjälp att få för medarbetare som arbetar ensamma? Hanteras pengar eller andra värdeföremål (mediciner, smycken, mobiltelefoner, fordon, mm) och hur kan man i så fall förebygga hotbilden kring detta? Finns behov av larm och finns i så fall hjälp att tillgå om larmbehov uppstår? 5
Bilaga 2 CHECKLISTA för agerande efter upplevelse med inslag av hot och/eller våld. Spara listan som underlag vid uppföljning. Datum: Händelse: Inblandad personal och/eller närstående: Agerande om du eller någon annan utsätts för akut fara: 4. Ring 112 och begär hjälp* 5. Försök att få den/dem drabbade i säkerhet 6. Iaktta sådant som kan vara av vikt** *Vid samtal till SOS 112 vill de veta: Vem du är och vilket telefonnummer du ringer ifrån Vad som inträffat Var det inträffat Eventuella skadade och vilka skador **Notera om möjligt förhållanden som: Detaljer om gärningsmannen/-männen Ev. identitet Utseende Beteende Språk/dialekt Lokalisering/flyktväg Agerande/bedömning omedelbart efter en incident med inslag av hot och/eller våld: Är det lämplig att medarbetaren stannar i arbete? Ja Nej Sörj för att medarbetaren på säkert sätt förs till sin bostad om så önskas/bedöms. Undvik att lämna medarbetaren ensam. 6
Finns behov/önskemål av att kontakta anhöriga? Ja Nej Finne behov/önskemål av omgående stödsamtal? Ja Nej Om ja, kontakta personalavdelningen för vidareförmedling av kontakt med företagshälsovård eller liknande. Gäller även om närstående har behov av stöd. Har arbetsplatsens skyddsombud meddelats om det inträffade? Ja Nej Rådgör med denne ifall arbetsplatsen bör stängas med stöd av Arbetsmiljölagen i väntan på vidare åtgärder. Har även övriga medarbetare fått chans att ventilera det inträffade? Ja Nej Ingen ska behöva lämnas ensam för att bearbeta inträffade situationer. Ventilera redan nu hur det inträffade kunde ske och vilka åtgärder som kan behöva vidtas för att inte incidenten ska upprepas. Agerande/bedömning inom en vecka efter incidenten: Har tillbudsanmälan gjorts? Ja Nej I och med tillbudsanmälan får personalavdelningen så småningom vetskap om det inträffade, liksom fackförbund. Tillbudet kommer sedan att behandlas i centrala samverkansgruppen (CSG). Tillbudet ska skrivas av medarbetaren men som chef bör du påminna om att detta ska göras. Har personalavdelningen fått en komplettering till tillbudsanmälan avseende vilka personer som varit inblandade, händelseförlopp och planerade åtgärder för att förebygga? Ja Nej Har arbetsskadeanmälan gjorts? Ja Nej Arbetsskadeanmälan till Försäkringskassan upprättas tillsammans mellan anställd, chef och skyddsombud via https://anmalarbetsskada.se/ Har polisanmälan gjorts? Ja Nej Polisanmälan ska alltid göras av dig som chef. Har kommunens säkerhetssamordnare meddelats om det inträffade? Ja Nej Har anmälan till Arbetsmiljöverket gjorts? Ja Nej Vid allvarligare incident ska detta göras. Arbetsmiljöverket kommer i sin tur att avkräva åtgärdsplan. Har riskbilden på arbetsplatsen setts över? Ja Nej 7
Det kan behövas åtgärder för att förebygga att inte liknande incidenter inträffar igen. Dessa åtgärder ska lyftas till högre chefer och slutligen behandlas på CSG i enlighet med andra arbetsmiljöärenden om dem inte kan åtgärdas direkt av ansvarig chef. Har medarbetaren gått miste om lön eller andra förmåner eller gjort utlägg för kostnader till följd av det inträffade? Ja Nej Kostnader och ersättningar kan eventuellt berättigas via arbetsskadeförsäkring hos AFAförsäkringar. Vissa hemförsäkringar ger också möjlighet till ersättning vid personskada i arbete. Du som chef bör bistå den anställde i detta. Uppföljning efter ca 3 månader Har den/dem drabbade fått hjälp eller kvarstår problem som behöver lösas? Ja Nej Om stödsamtal har bjudits bör även företagshälsovården eller annan instans (som gett samtal) vara med vid uppföljning. Har medarbetarens sjukfrånvaro förändrats? Ja Nej Ökad sjukfrånvaro kan vara en signal om att åtgärder för den anställde bör vidtas. Samtliga medarbetare som varit inblandad i incidenten bör följas upp, inte bara den/dem som direkt berördes av hot eller våld. Har riskbilden mot medarbetaren personligen förändrats? Ja Nej Har riskbilden mot medarbetarens närstående förändrats? Ja Nej Har riskbilden mot verksamheten förändrats? Ja Nej Har föreslagna åtgärder för att minska riskbilden vidtagits? Ja Nej Hur har incidenten hanterats i CSG? Uppföljning efter ca 1 år Efter ett år bör du som chef göra en liknande uppföljning som efter tre månader. Om företagshälsovården funnits med bör även dessa delta vid denna uppföljning för dialog kring hur medarbetaren ska komma vidare. 8
Bilaga 3 HANDLINGSPLAN om hotfull och/eller våldsam situation skulle uppstå Om du som medarbetare blir utsatt för direkt hot eller våld finns några enkla tumregler för att undvika att provocera och/eller bli provocerad. När hotfull situation uppstår: Försök behålla lugnet. Många gånger är inte angreppet riktat mot Dig personligen utan du råkar bara befinna dig i den aggressives väg eller företräder något som väckt hans/hennes ilska. Det är vid dessa tillfällen viktigt att behålla sin professionalism och skilja på yrkesroll och privatperson. Respektera revir. Den aggressive behöver ofta ett större revir. Gå inte för nära och undvik med frågor som kan uppfattas som personliga tills du känner dig säker på att ha blivit accepterad. Skapa andrum. Det kan du göra genom att du tex flyttar er till en lämplig plats där ni ostört kan prata med varandra men där du samtidigt känner dig trygg. Ta den andre på allvar. Visa respekt för hans/hennes känsloyttringar. Använd din yrkeskunskap. Lita på din egen kompetens och intuition och försök att avleda aggressiviteten. Avstå från att själv hota, det trappar oftast bara upp konflikten. Håll dig till sakfrågan. Avstå från personliga anmärkningar, särskilt sådana som kan kränka eller förnedra motparten. Undvik vinnare-förlorare-situationer. Försök att föra en diskussion där ingen behöver känna sig som vinnare eller förlorare, utan som deltagare i lösningen av ett problem. Vid hotfull situation över telefon: Försök behålla lugnet, var vänlig och avbryt inte Ta reda på så mycket information och detaljer som möjligt Radera inte eventuella hot på telefonsvarare/mobilsvar Spara eventuella telefonnummer 9
Spela om möjligt in hotet Vid hot på Internet eller via SMS: Var restriktiv med att lägga ut personlig information på hemsidor och i sociala medier Spara webbadressen där hot har publiceras Ta en skärmdump/printscreen av sidan och klistra in i ett vanligt word-dokument Behåll och skicka inte vidare inkommen e-post eller inkomna SMS som är hotfulla Om hotbrev: Fingra så lite som möjligt på brev och kuvert Spara även kuvert Om misstänkta försändelser mottas: Rör inte försändelsen i onödan Öppna inte försändelsen Avlägsna människor från föremålet Förbered eventuell utrymning av lokaler Notera hur, när och av vem som försändelsen mottogs Vid sammanträden eller på arbetsplatser där risk för hot och/eller våld finns: Se till att utrymningsvägar är fria Se över om lokaler kan och bör hållas låsta Ha alltid en telefon tillgänglig 10
Bilaga 4 CHECKLISTA för agerande efter upplevelse med inslag av hot och/eller våld för förtroendevalda. Agerande om du eller någon annan utsätts för akut fara: 1. Ring 112 och begär hjälp* 2. Försök att få den/dem drabbade i säkerhet 3. Iaktta sådant som kan vara av vikt** *Vid samtal till SOS 112 vill de veta: **Notera om möjligt förhållanden som: Vem du är och vilket telefonnummer du ringer Detaljer om gärningsmannen/-männen ifrån Ev. identitet Vad som inträffat Utseende Var det inträffat Beteende Eventuella skadade och vilka skador Språk/dialekt Lokalisering/flyktväg Reflektera i efterhand över hotets grad av allvar, vilka konsekvenser det kan få samt vilka som måste meddelas om hotet. Utöver partiorganisationens kontaktperson ska kommunens säkerhetssamordnare meddelas men även andra myndigheter och/eller personer kan behöva kontaktas, beroende på situation. Situationer med inslag av hot och/eller våld som riktas mot förtroendevalda ska även anmälas till Arbetsmiljöverket på https://anmalarbetsskada.se/ Anmälningar och underrättelser som berör eller bedöms kunna beröra säkerheten för den demokratiska processen ska överlämnas till polisen kriminalunderrättelsetjänst för vidare hantering. Agerande vid en hot och/eller våldsituation som inte är akut: Du som är förtroendevald och utsätts för hot och/eller våld eller trakasserier ska dokumentera vad som inträffat och meddela kontaktperson i partiorganisationen (gruppledare eller dylikt) och kommunens säkerhetssamordnare. Om det finns bevis, tex hotbrev, SMS-meddelanden, e-post 11
eller annat, ska dessa sparas för att kunna användas i en eventuell polisutredning. Eventuella vittnen bör även sammanställas. Partiorganisationen ska i samråd med den drabbade överväga polisanmälan polisanmäls och kommunchef ska informeras. I slutänden är det dock den förtroendevalde som beslutar om att anmäla ett brott eller inte. Även om den utsatte själv avstår från att polisanmäla kan eventuella vittnen till händelsen polisanmäla. Beslut om åtgärder Säkerhetssamordnaren har till uppgift att bistå förtroendevalda som drabbats av hot och/eller våld eller trakasserier och omedelbart vidta de akuta åtgärder som bedöms vara nödvändiga, exempelvis se till att kommunhuset låses. Polisen gör hotbedömning och beslutar om tex personlarm eller andra åtgärder. polis, säkerhetssamordnare och den drabbade ska eventuella ytterliggare åtgärder planeras till skydd för den drabbade och dennas anhöriga, exempelvis larm eller bevakning av privatbostaden. Krisstöd Respektive partiorganisation har ansvar för att kunna erbjuda den som utsätts för hot, våld eller trakasserier krisstöd. Information till media Det är viktigt att eventuell information till medierna efter en incident med hot och/eller våld och trakasserier inte sker förrän den drabbade, polismyndigheten (förundersökningsledare), säkerhetssamordnare och kommunchef är överens om hur och i vilken utsträckning så ska ske. Detta måste bedömas från fall till fall. Kommunchefen är informationsansvarig gentemot media. Säkerhetssamordnaren håller kommunchef uppdaterad i ärendet. Vänd dig till säkerhetssamordnaren med funderingar! Aktuell hotbild Säkerhetssamordnaren ansvarar för att nödvändiga skyddsåtgärder vidtas utifrån aktuell hotbild. Säkerhetssamordnaren ansvarar för att underrätta internt om den aktuella hotbilden, vidtagna 12
åtgärder med mera. Säkerhetssamordnaren ska också hålla sig informerad om eventuell hotbildsbedömning som den lokala polisen gör samt den bedömning säkerhetspolisen gör vid särskilda besök. Utbildning Respektive gruppledare inom partiet eller av denne utsedd, är ansvarig för att denna handlingsplan är känd inom partiet. Säkerhetssamordnaren ska vid önskemål från styrelse eller partigrupp anordna utbildning inom området, kostnadsmässigt belastas detta partiorganisationen. Förtroendevalda ska i sin introduktionsutbildning få kunskap om denna handlingsplan samt vilka rutiner som gäller inom kommunen och partiet vid hot, våld eller trakasserier. Kommunens säkerhetssamordnare kan vara behjälplig och rådgivande. Förhöjd hotbild Om en hotbild riktas mot verksamhet i kommunhuset, ett politiskt organ eller om en förtroendevald som är utsatt för hot sammanträder utanför kommunhuset, ska säkerhetssamordnaren i samråd med polisen överväga behov respektive omfattning av säkerhetsåtgärder. Störande av möten För det fall en besökare till ett politiskt möte börjar uppträda störande, agera våldsamt eller är hotfullt, ska tjänsteman/förtroendevald omgående kontakta polisen om vilka åtgärder som ska vidtas. 13