Täby FK Manual för lagadministration 2015

Sida 1 Täby FK Manual för lagadministration 2015

Sida 2 Innehållsförteckning 1. Inledning 2. Lagledare och administratör 2.1 Säsongsplanering 2.2 Föräldramöte 2.3 Närvarokort 2.4 Hantering av nya spelare och ledare 2.5 Övergångsregler 2.6 Licensiering och registrering (FOGIS) 2.7 Försäkringar 2.8 Bokning av planer och lokaler (sidan 8) 2.9 Flytt av seriematch 3: Kassör 3.1 Arbetsuppgifter 3.2 Budget 3.3 Medlemsavgifter 4: Materialansvarig 4.1 Arbetsuppgifter 4.2 Beställning av kläder och fotbollsutrustning 4.3 Storlek på bollar vid matchspel 5: Övrig information 5.1 Domare 5.2 Kontaktuppgifter 5.3 Betalningsregler 5.4 Länkar

Sida 3 1 Inledning. Detta dokument är ett verktyg med riktlinjer som ni kan använda i ert dagliga arbete tillsammans med oss i fotbollsverksamheten. Utöver lagadministrationen har laget även ett antal tränare som ansvarar för lagets sportsliga verksamhet. I de flesta lagen så kan en person ha flera roller men det är viktigt för både laget och oss på kansliet att rollerna är tydlig så att vi kan förmedla rätt information till rätt person utan att uppgifterna faller mellan stolarna. Det är även viktigt att tränarna tillsammans med lagadministrationen har en bra kontakt med varandra och kansliet för att föreningen ska fungera, utvecklas och inspirera. Lagadministration. Avser de uppgifter som lagets lagledare, administratör, kassör och materialansvarig tillsammans utför för att laget på matchdagen ska kunna ställa upp med ett så bra förberett lag som möjligt på en plan som är bokad, en domare som finns på plats, snygga matchställ att vara stolta över och en hemsida att skriva om segern på. Säsong. En säsong räknas från 1 november 31 oktober. Planstorlek vid seriespel. 5-manna: 5-9 års ålder 7-manna: 10-11 års ålder 9-manna 12-13 års ålder 11-manna: 14 år och äldre

Sida 4 2 Lagledare och administratör Lagledarens arbetsuppgifter: Att vara lagets kontaktperson mot kansliet. Att vara ett administrativt stöd för huvudtränaren. Att vara ansvarig för kontakter med administratör, kassör, och materialansvarig. Att vara ansvarig för kontakten med föräldrarna. Att ansvara för bokningar av planer och hallar. Att ansvara för arrangemang kring lagets hemmamatcher. Att vara ansvarig för logistik kring bortamatcher, cuper och läger. Att ansvara för föräldramöten. Att vara ansvarig för licensiering och registrering av spelarna. Att vara kontaktperson gentemot fotbollsförbunden. Administratörens arbetsuppgifter: Att vara ett administrativt stöd för lagledaren och huvudtränaren. Att ansvara för lagets hemsida. Att ansvara för att närvarokorten blir korrekt ifyllda. Att förse föräldrar/spelare med uppdaterad information. Det är viktigt att lagledaren och administratören har en tät kontakt för att laget ska kunna ha fungerande rutiner och en bra struktur. I många lag så kan lagledaren och administratören vara samma person. 2.1 Säsongsplanering Inför varje säsong så bör alla lag skriva en säsongsplanering som man sedan kan presentera på föräldramötet. Säsongsplaneringen bör innehålla en detaljerad års, månad och veckoplanering med övergripande träningsinnehåll, metod och målsättning. Planerade matcher, turneringar, läger och sociala aktiviteter. Om det finns tid och ambition kan även planeringen innehålla avsatt period för utvecklingssamtal och ev. metod för enskild spelarutveckling.

Sida 5 2.2 Föräldramöte Lagen skall arrangera föräldramöte under säsongens början, förslagsvis under perioden nov-feb (tidigare för de äldre lagen och senare för de yngre) och kort efter att säsongsplaneringen är skriven. På agendan bör följande finnas med. 1. Utvärdering av föregående säsong. 2. Kommande säsongsplanering. 3. Tider för semester. 4. Anmälan till seriespel och cuper 5. Budget för lagkassan. Vid behov av lokal så bokar ni själva. (Se sida 8) 2.3 Närvarokort Närvarokorten är ett elektroniskt dokument som ligger till grund för hur mycket bidrag som föreningen skall få i form utav LOK-stöd från Riksidrottsförbundet samt Täby kommun. Det är viktigt att närvarokorten blir korrekt ifyllda och inlämnade i tid då det är en av de största inkomstkällorna för föreningen. Tänk på: Att ta med alla aktiviteter som ni gör med laget under den aktuella perioden. Man får även bidrag för aktiviteter som ej är kopplade till träningar och matcher som t.ex. teorigenomgångar, läger och sociala aktiviteter. Viktig info. Varje halvår kommer det ett nytt närvarokort med uppdaterad kalender samt bidragsbestämmelser. Närvarokorten måste innehålla korrekt namn och personnummer samt kön för att personen ska vara bidragsberättigad, gäller även för ledare. Ni skall maila in närvarokorten till kansliet så fort redovisningsperioden är över men absolut senast 15 januari samt 15 juli. Period vår (VT) Period höst (HT) 1 januari-30 juni 1 juli-31 december Vid frågor kontakta Fredrik på: fredrik@tabyfk.se

Sida 6 2.4 Hantering av nya spelare och ledare Rutin vid nya ledare. Dagligen kommer det information från vårt kansli till våra ledare. Det är därför viktigt att vi har uppdaterade kontaktuppgifter till er i våra medlemsregister. Kontakt tas med lagets administratör och meddela namn, funktion i laget samt korrekt e- post adress. En profil skapas av administratören på lagets hemsida. Användarnamn samt lösenord skickas till nya ledaren. Ledaren är sedan ansvarig att se till så att adress, personnummer och e-post är korrekt angivet. Rutin vid nya spelare. Om ni får en ny spelare till laget skall detta meddelas till kansliet omgående efter att spelaren bestämt sig för att han/hon vill tillhöra föreningen. Maila till kansliet på fredrik@tabyfk.se och skriv vilket lag som spelaren ska tillhöra, spelarens namn och personnummer. Därefter läggs spelaren till på lagets hemsida av administratören. Spelaren och dennes föräldrar ansvarar för att adress, personnummer och e-post är korrekt angivet. Tänk på att vid de fall som spelaren är registrerad i eller tillhör annan förening så ska första kontakten alltid ske mellan förening och förening. Kansliet ansvarar för registrering av spelare i FOGIS och ev. kontakt mot andra föreningar. Du som lagledare är ansvarig för att kansliet har de senaste uppgifterna gällande ditt lag, samt att informera laget om gällande medlemsavgifter. Som spelare får man endast representera föreningen Täby FK i matcher, turneringar och närvara på träningar om man är medlem i Täby FK. Man blir medlem genom att man betalar gällande medlemsavgift för säsongen. Policy vid provträning. Som ny medlem i föreningen har man 2 veckor eller 5 träningstillfällen på sig att bestämma sig för om man vill fortsätta i föreningen. Därefter skall medlemsavgiften betalas in senast 10 arbetsdagar efter sista veckodagen alt. träningstillfället.

Sida 7 2.5 Övergångsregler Regler för spelare yngre än licensålder. Spelåret delas in i tre spelterminer. 1 november - 28(29) februari, 1 mars - 30 juni och 1 juli - 31 oktober. Spelare får t.o.m. det år han/hon fyller 14 endast representera en förening under samma speltermin. Om spelare vill byta förening under pågående speltermin kan StFF ge dispens. Denna dispens ska sökas på särskild blankett som finns på www.stff.se under fliken blanketter. Blanketten ska skrivas under av ansvarig på Täby FK kansli. Regler för licensierade spelare. Från det år spelaren fyller 15 krävs alltid en övergångsanmälan om en spelare vill byta förening. Undantaget är om ej kontrakterad spelare går under den s.k. frimånaden som infaller under perioden 15 november 15 december, då behöver man ej göra en övergångsanmälan. Vid alla övergångar så ska den andra föreningen alltid meddelas skriftligen. Övergångar mellan två föreningar ska alltid ske i samförstånd. Blanketter för övergångsanmälan tillhandahålls av Täby FK kansli. 2.6 Licensiering och registrering i FOGIS Ungdoms registrering 12-14 år. Spelare som är 12-14 år registreras direkt av föreningarna i licenssystemet FOGIS eller hos licensavdelningen på Svenska Fotbollförbundet. För alla spelare yngre än licensålder (15 år) gäller oförändrade övergångsbestämmelser d.v.s. rätt att byta förening inför ny speltermin utan särskilt övergångsförfarande. Föreningen ska, innan ungdomsregisteringen inhämta spelarens och dennes vårdnadshavares intyg att föreningen har rätt att registrera spelaren och att spelaren samtidigt medger att dennes personuppgifter får föras in i spelar-registret. Intyget, som gäller t.o.m. det år spelaren fyller 14 år, ska förvaras hos föreningen och ska på anmodan kunna uppvisas för SvFF. Licensiering av spelare från 15 år. Föreningen ska, innan förstagångslicensiering inhämta spelarens och, om spelaren är under 18 år, dennes vårdnadshavares intyg att föreningen har rätt att registrera spelaren och att spelaren samtidigt medger att dennes personuppgifter får föras in i spelarregistret. Intyget förvaras hos föreningen och ska på begäran kunna uppvisas för SvFF. Spelarlegitimation från 15 år. Från det år en spelare fyller 15 så behöver han/hon en spelarlegitimation för att få spela i serier, tävlingar och turneringar sanktionerade av Stockholms fotbollsförbund. Dessa legitimationer fylls i på särskild blankett och behöver bara skrivas under av spelaren. Blanketten lämnas sedan in till Stockholms fotbollsförbund och så får man legitimationen direkt i handen. Blanketten betalar föreningen 20:- för och om den ej finns med till match bötfälls föreningen 50:- i straffavgift. Blanketter för legitimation beställs av kansliet så meddela i god tid hur många ni behöver.

Sida 8 2.7 Försäkring I samband med att man betalar medlemsavgiften så har man ett försäkringsskydd via folksam. Försäkringen ger ett grundskydd då du skulle råka ut för en skada i samband med lagets träning, match, turneringar och resor till och från aktiviteterna. På folksams hemsida kan ni läsa mer om vad försäkringen innebär: http://www.folksam.se/forsakringar/idrotta/idrottsforbund/fotboll Anmälan vid skada. Vid olycksfall så ringer ni eller förälder till Folksam-Idrott och anmäler skada på telefonnummer 0771-960 960. Täby FK föreningsnummer är 45853. 2.8 Bokning av planer och lokaler Träningstider som ligger vecka efter vecka får ni av kansliet, men bokning av enstaka tillfällen som t.ex. möten i konferensrum, träningsmatcher, matchtider vid flytt av match gör ni själva. Se instruktioner nedan. För att hitta en ledig tid på Interbook. 1. Gå in på Interbook http://lokalbokningen.taby.se/ 2. Logga in enligt uppgifter. 3. Klicka på sök lediga tider i menyn till vänster. 4. Välj anläggning och aktivitet, tryck sedan på sök. 5. Ett veckoschema kommer upp för anläggningen, där du kan se vad som är ledigt. 6. Välj start och sluttid. 7. Fyll i referens med namn samt lag som avser att använda tiden. 8. Byt ut föreningens e-post till er egen. -----> Spara. Inloggningsuppgifter. Användare: tfklagbokning Lösenord: tfkbokning Kontakt Täby lokalbokning. Gunnar Dahlberg lokalbokningen@taby.se Tel: 08-55 55 91 08 Avbokning av tider. Föreningen beläggs med en hyra varje gång vi bokar en plan därför är det viktigt att avboka tiden om vi inte utnyttjar den. Om ni inte använder en träningstid ni fått av kansliet maila in detta till kansliet. Maila till fredrik@tabyfk.se Om ni inte använder en träningstid ni bokat själva via lokalbokningen så ring eller maila in och avboka den hos Täby lokalbokning.

Sida 9 2.9 Flytt av seriematch i S:t Erikscupen. Det lag som är uppkomst till matchflytt ansvarar för att söka ny matchtid och administrera gentemot Stockholms fotbollsförbund. Om ditt lag är uppkomst till matchflytt gäller följande rutiner: 1. Se över vilka lediga tider som finns. 2. Tag kontakt med motståndarna och kom överrens om ny speldag, tid och plats. 3. Boka ny speldatum, tid och plats enligt bokning av planer ovan. 4. Matchändringsblankett laddas ner från www.stff.se. 5. Fyll i matchändringsblanketten komplett. 6. Efter ca tre arbetsdagar ändras matchen i spelprogrammet på www.stff.se 7. Ta kontakt med domaren för matchen och informera om ändringen. 3 Kassör 3.1 Arbetsuppgifter Att ansvara för gruppens ekonomi och lagkassa. Att svara för gruppens ekonomiska ansvar gentemot föreningen. Att ta fram en årsbudget för gruppen. Att ansvara för gruppens ekonomi vid matcher, läger, materialinköp och turneringar. Observera att ev. lagkonto ej får skapas i föreningens namn. 3.2 Budget Vi rekommenderar att alla lag har en egen lagkassa för att underlätta betalningar vid matcher, läger, materialinköp, sociala aktiviteter och turneringar. Nivån på lagkassan bestämmer ni i gruppen om på t.ex. föräldramötet vid säsongsupptakten, ett bra sätt att samla in pengar till lagkassan på är att varje förälder betalar en terminsavgift så slipper det bli stora klumpsummor som ska in när det är dags för materialinköp, läger eller sociala aktiviteter. Budgeten för året fastslås på föräldramötet.

Sida 10 3.3 Medlemsavgifter För att spela I Täby FK måste man vara medlem i Täby FK. Medlemsavgiften fastställs av styrelsen inför varje kalenderår. Medlemsavgiften aviserar vi genom hemsidan senast i januari och ligger på följande belopp. Uppstart 5 år 650kr 5-manna: 6 till 7 år 900kr 5-manna: 8 till 9 år 1200kr 7-manna: 10 till 11 1400kr 9-, 11-manna: 12- år 1700kr Ledare 200kr Stödjande medlem 400kr Vid annan inbetalning än via faktura ska det tydligt framkomma för vem som inbetalningen gäller, personnummer samt vilket lag personen tillhör. 4 Materialansvarig 4.1 Arbetsuppgifter Att vara kontaktperson mot föreningens materialansvarig. Att ansvara för föreningens materialvård. Att ansvara för att material skall finnas vid träning, match och läger. Att beställa material från Stadium(TeamSales). 4.2 Beställning av kläder och annan fotbollsutrustning Täby FK samarbetar med Stadium och Nike när vi köper in material till föreningen. Lagets materialansvariga eller annan utsedd person ansvarar för lagets logistik vid beställning av tränings- och matchutrustning. Lagbeställningar av kläder görs via Stadium och TeamSales i Täby centrum. Föreningen har tillsammans med Stadium tagit fram en kollektion av tränings- och matchkläder som vi vill att ni som lag följer. Föreningen sätter in en summa på lagkontot hos Stadium i slutet av februari till alla lag. Lagen ansvarar sedan för att beställa material med utgångspunkt i den summa ni har fått. Detta material hämtas sedan ut hos Stadium i Täby Centrum. Kontaktuppgifter till TeamSales. Telefon: 08-544 718 35 Mail: teamsales.taby@stadium.se

Sida 11 Material- och tryck-profil För TFK s klädprofil se http://www.stadiumteamsales.se/tabyfotbollsklubb För TFK s tryckprofil, se dokument: TFK tryckprofil 4.3 Storlek på bollar vid matchspel Ålder Storlek 5-9 3 P 10-13 4 F 10-15 4 P 14-5 F 16-5 5 Övrig Information 5.1 Domare Kvarterscupen och Täby mästerskap. Hemmalaget i spelordningen ansvarar för att domare startar matchen på utsatt tid. Föreningarna brukar oftast använda egenutbildade domare. Vid dessa typer av arrangemang så ser föreningen till att det finns domare på plats samt sköter betalningen till domarna. S:t Erikscupens 5- och 7-manna matcher. Som hemmalag ser man till att domaren finns på plats och att matchen startar på utsatt tid. Täby FK har varje år en domartillsättning där vi som föreningar ser till att det finns domare på våra respektive hemmamatcher (TFK, TIS och IFK) Tänk på att ha med kontanter till domarna som gärna betalas innan matchstart så slipper man ta det efter match då många skyndar sig för att komma hem. Vid betalning skall även ett domarkvitto skrivas på av domaren och ges till lagledaren. S:t Erikscupens 9-/11-manna matcher. Stockholms fotbollsförbund tillsätter domare på 11-manna matcherna, då vi är hemmalag i spelordningen tar lagledaren kontakt med domaren en dag innan match och hälsar honom/henne välkommen till matchen. Om det inte kommer någon domare till matchen ansvarar hemmalaget att matchen genomförs på utsatt tid. Domare betalas alltid enligt taxa för domararvode.

Sida 12 Domartaxa 2014. Serietillhörighet Huvuddomare(HD) Assisterande(AD) P 17-18 div 1 700:- 510:- F 16-18 div. P 17-18 div 2-4 615:- 440:- P16 2x40 min. 575:- 350:- P och F 15 2x35 min. 405:- 280:- P och F 13-14 2x30 min. 285:- 225:- P och F 12-14 2x25 min. 7-180:- --- manna P och F 10-11 2x20 min. 7-155:- --- manna P och F 8-9 2x20 min. 7- manna 125:- --- Domartaxan för 2015 uppdateras här när den är fastställd. Redovisning av domarkvitton. Redovisningen av domarkvitton sker till kansliet. Innan redovisningen skall ett dokument med en sammanställning fyllas i och bifogas tillsammans med domarkvittona fästa på baksidan, dock max fyra gånger per år. Det kommer inte att betalas ut någon ersättning för lösa kvitton. Det är viktigt att alla uppgifter på kvittot är ifyllda och läsbara för att vi ska kunna betala ut pengar för de utlägg som ni gör. På hemsidan finner ni mer information om domare och redovisning av kvitton: http://www.tabyfk.se/group/35443/page/domare 5.2 Kontaktinformation Täby FK kansli. Adress: Åva skolgränd 2 (Tibblevallen) Postnummer: 183 34 TÄBY Tel: 08-758 26 67 Fax: 08-792 44 00 Mail: Info@tabyfk.se Hemsida: www.tabyfk.se Orgnr: 802468-5250 Föreningsnr: 45853-15

Sida 13 5.3 Betalningsregler Kontonummer Täby FK (SEB) Bg-konto: 518-0971 Ospecificerade inbetalningar Bg-konto: 505-4424 Medlemsavgifter (OCR) Bg-konto: 587-0043 X-pass och längre kurser (OCR) Bg-konto: 587-0118 Camper och skolor Policy avgifter: Policy gällande medlemsavgifter 1. Medlem registreras efter 3-4 träningstillfällen 2. Medlemsavgift aviseras med 20 dgr betaltid 3. Medlemmar som börjar augusti-september aviseras halv avgift 4. Medlem som börjar senare under kalenderåret aviseras ej 5. Medlemsavgiften är ej återbetalningsbar. Policy för avgifter arrangemang, kortare typ camp, fotbollsskola 1. Anmälan är bindande 2. Avgift återbetalas endast om klubben skriftligt meddelats minst 8 dagar innan arrangemangets start, dock drages 200 kr i administrationsavgift. Detta måste framgå tydligt av inbjudan 3. Avgift återbetalas också om arrangemanget är fulltecknat. Ingen avgift. Policy för avgifter, längre kurser, typ x-pass 1. Anmälan är bindande 2. Återbetalning endast efter särskild ansökan, sjukdom, skada och då återbetalas 70% av kvarvarande del av avgiften. Är kursen 10 veckor och när ansökan kommer in har det gått 3 veckor. Då återbetalas 70 % av 70% av avgiften Policy lagavgifter 1, Anmälan är bindande efter det att spelarens förälder accepterat erbjudandet 2. Återbetalning endast efter särskild prövning tillsammans med berörda ledare, framför allt om kostnaden kan minskas p.g.a avhoppet. Administrationsavgift 200 kr Godkänt oktober 2014 av styrelsen

Sida 14 5.4 Länkar Stockholms Fotbollsförbund: www.stff.se Sveriges Fotbollsförbund: www.svenskfotboll.se Folksam idrottsförsäkring: http://www.folksam.se/forsakringar/idrotta Täby lokalbokning: http://lokalbokningen.taby.se/ Stadium TeamSales: http://www.stadiumteamsales.se/tabyfotbollsklubb FOGIS: https://fogis.svenskfotboll.se/fogisforeningklient/login/login.aspx