2014-08-08 NYHETSBREV Ersättningar och ersättningspolicy nya och ändrade bestämmelser med anledning av det nya kapitaltäckningsregelverket (CRR och CRD IV). 1. Nya och ändrade bestämmelser Det nya kapitaltäckningsregelverket innebär att reglerna rörande ersättningar har ändrats för kreditinstitut, värdepappersbolag samt fondbolag och AIF-förvaltare med tillstånd till diskretionär portföljförvaltning. Nya och ändrade bestämmelser har därför införts i: - Finansinspektionens förskrifter (FFFS 2011:1) om ersättningssystem i kreditinstitut, värdepappersbolag och fondbolag med tillstånd till diskretionär portföljförvaltning ( Föreskrifterna ). 2. Nytt om ersättningar och ersättningspolicy I nedanstående redogörelse har de mest väsentliga ändringarna i ovan nämnda föreskrifter lyfts fram. Regler som särskilt träffar s.k. betydande företag har utelämnats. Syftet med redogörelsen är att informera bolaget om de ändringar som nu har införts i fråga om ersättningar och ersättningspolicy samt ange vilka åtgärder bolaget behöver vidta med anledning av detta. 2.1. Särskilt reglerad personal (1 kap. 4 och 2 kap. 3 FFFS 2011:1) Sedan tidigare gäller att bolaget ska identifiera s.k. särskilt reglerad personal. För att anpassa terminologin till kapitaltäckningsregelverket har begreppet ersatts med anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på företagets riskprofil. Därutöver har i Föreskrifterna förtydligats dels att bolaget ska beakta samtliga faktiska och potentiella risker i verksamheten när det identifierar vilka anställda som omfattas av definitionen, dels att analysen ska genomföras årligen. Nytt är att analysen ska dokumenteras.
2.1.1. Kommentarer och råd Bolaget ska precis som tidigare analysera och identifiera vilka anställda som har arbetsuppgifter som medför en väsentlig inverkan på bolagets riskprofil. För att avgöra vilka anställda dessa är fordras att bolaget beaktar samtliga risker som det är eller kan komma att bli exponerat för. I sak innebär inte detta några praktiska skillnader jämfört med tidigare och ändringarna borde därför inte vara särskilt betungande för bolaget. Vi rekommenderar att bolaget ser över och uppdaterar sin ersättningspolicy så att terminologin överensstämmer med Föreskrifterna samt tillser att det i ersättningspolicyn framgår att analysen enligt ovan ska dokumenteras. 2.2. Kriterier för fastställande av ersättning (2 kap. 2 a FFFS 2011:1) I Föreskrifterna har införts en ny bestämmelse som ställer krav på att bolagets ersättningspolicy ska innehålla tydliga kriterier för fastställande av fast respektive rörlig ersättning samt en redogörelse för skillnaderna mellan dessa kriterier. 2.2.1. Kommentarer och råd Sedan tidigare gäller att rörliga ersättningar till anställda vars arbetsuppgifter inverkar på bolagets riskprofil ska återspegla en hållbar och riskjusterad prestation. I övrigt gäller för rörliga ersättningar som för alla andra former av ersättningar att de ska vara förenliga med en sund och effektiv riskhantering samt motverka ett överdrivet risktagande bland bolagets anställda. Den nya bestämmelsen i Föreskrifterna återger således enbart principen att ersättningspolicyn ska innehålla tydligt fastställda kriterier för fast respektive rörlig ersättning samt att skillnaderna mellan dessa kriterier ska framgå av policyn, dvs. att kriterierna och skillnaderna dem i emellan ska vara dokumenterade. Vi rekommenderar att bolaget ser över och uppdaterar sin ersättningspolicy med en redogörelse för vilka kriterier som ska vara uppfyllda för att utbetala respektive erhålla fast och rörlig ersättning samt hur dessa kriterier skiljer sig åt. 2.3. Garanterad rörlig ersättning (2 kap. 7 FFFS 2011:1) Bestämmelsen har ändrats på så sätt att bolaget endast får lämna garanterad rörlig ersättning om det finns särskilda skäl för det. Precis som tidigare gäller att sådan garanterad ersättning endast får lämnas i samband med nyanställning och att den i övrigt ska vara begränsad till det första anställningsåret.
2.3.1. Kommentarer och råd Rent generellt gäller att bolaget ska vara mycket restriktivt med att utge garanterad rörlig ersättning och att det ska föreligga särskilda skäl för att sådan ersättning ska få förekomma. Typiskt sett rör det sig om situationer där bolaget kompenserar en nyanställd för sådan rörlig ersättning som den anställde skulle ha rätt till om han eller hon arbetat kvar hos den tidigare arbetsgivaren. I övrigt gäller principen att bolaget måste säkerställa att rörliga ersättningar inte begränsar bolagets förmåga att upprätthålla en tillräcklig kapitalbas eller vid behov kunna stärka kapitalbasen. Vi rekommenderar att bolaget ser över och i förekommande fall uppdaterar sin ersättningspolicy i fråga om garanterad rörlig ersättning och däri förtydligar att sådan ersättning endast får utgå om det föreligger särskilda skäl. 2.4. Inlösen av tidigare anställningskontrakt (2 kap. 10 FFFS 2011:1) Bestämmelsen om inlösen av tidigare anställningskontrakt är ny och syftar till att säkerställa att ersättningspaket som används för att ersätta eller lösa in tidigare anställningskontrakt måste överensstämma med bolagets ersättningspolicy och bestämmelserna om ersättningens struktur i 4 kap. i Föreskrifterna. 2.4.1. Kommentarer och råd Med ersättningspaket avses alla former av ersättningar som bolaget utger eller utfäster sig att utge som en del i överenskommelsen med en nyanställd och som är avsedda att kompensera för sådan ersättning, vanligtvis rörlig sådan, som den anställde annars skulle fått ta del av i sin tidigare anställning. Eftersom bestämmelsen är ny bör bolaget i sin ersättningspolicy ange att det vid inlösen av tidigare anställningskontrakt i förekommande fall ska säkerställas att ersättningspaketet överensstämmer med ersättningspolicyn och bestämmelserna i 4 kap. i Föreskrifterna. 2.5. Justering av rörlig ersättning i efterhand (4 kap. 9 FFFS 2011:1) Bestämmelsen om att uppskjuten rörlig ersättning till anställda ska kunna justeras i efterhand alternativt helt falla bort har ändrats på så sätt att den numera i) endast omfattar anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på bolagets riskprofil (tidigare omfattades samtliga anställda) samt ii) omfattar all rörlig ersättning (tidigare
omfattades bara rörlig ersättning som skjutits upp). Därutöver har införts en regel om att bolaget i ersättningspolicyn ska fastställa kriterierna för hur bestämmelsen om justering och bortfall av ersättningar ska tillämpas. 2.5.1. Kommentarer och råd Som tidigare gäller att rörliga ersättningar ska kunna minskas alternativt endast betalas ut eller erhållas om det är hållbart utifrån bolagets finansiella ställning som helhet och motiverat med tanke på bolagets, affärsenhetens och den anställdes resultat. Genom att bestämmelsen nu omfattar all rörlig ersättning och inte bara sådan som redan är uppskjuten införs kapitaltäckningsregelverkets regler om att hundra procent av den rörliga ersättningen omfattas av malus- och återkravsförfaranden. Med malus avses justering av ännu inte utbetald ersättning medan återkrav syftar på ett avtalsförhållande enligt vilket den anställde förbinder sig att under vissa förutsättningar återbetala redan utbetald ersättning. Bolaget ska därför fastställa särskilda kriterier för malus och återkrav. Kriterierna kan med fördel bestå av olika scenarier där anställda deltar i eller är ansvariga för handlande som kan leda till betydande ekonomiska förluster för bolaget eller där anställda på olika sätt inte följer de interna och externa regelverk som gäller för verksamheten. Vi rekommenderar att bolaget ser över och uppdaterar sin ersättningspolicy i fråga om justering och bortfall av rörlig ersättning så att policyn är förenlig med Föreskrifterna. Det innebär bl.a. att det av policyn ska framgå vilka överväganden bolaget ska göra vid beslut om justering och bortfall av rörliga ersättningar. 3. Sammanfattning Det nya kapitaltäckningsregelverket innebär både ändrade och nya krav på bolagets ersättningssystem. Som framgår ovan har regelverket genomförts i svensk rätt genom ändringar i befintliga föreskrifter som sedan tidigare reglerar bolagets verksamhet. För att uppfylla de nya kraven i detta avseende bör bolaget under hösten 2014 tillse att: - analysen av vilka anställda som har arbetsuppgifter med en väsentlig inverkan på bolagets riskprofil har dokumenterats och att dokumentationsrutinen framgår av ersättningspolicyn, - dokumentera kriterierna för fast respektive rörlig ersättning samt att i ersättningspolicyn ange hur dessa kriterier skiljer sig åt, - det av ersättningspolicyn framgår att eventuell garanterad rörlig ersättning endast får utgå om det föreligger särskilda skäl,
- det av ersättningspolicyn framgår att de ersättningspaket som eventuellt lämnas vid inlösen av tidigare anställningskontrakt ska överensstämma med bolagets ersättningspolicy och bestämmelserna i 4 kap. i Föreskrifterna, samt - att det av ersättningspolicyn framgår vilka överväganden bolaget ska göra vid beslut om justering och bortfall av rörliga ersättningar. Om intresse finns bistår vi gärna bolaget med att göra nödvändiga uppdateringar i ersättningspolicyn samt i övrigt se över huruvida bolagets ersättningsystem uppfyller kraven i Föreskrifterna. Vid frågor och om bolaget önskar vårt biträde i någon del är ni välkomna att kontakta advokat Karin Claesson (telefon 08-407 88 05 alt. e-post karin.claesson@hsa.se).