Riktlinje 2011-05-30 Reglemente för ekonomisk förvaltning och intern kontroll avseende Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar KS-584/2010 Detta reglemente gäller från och med den 1 januari 2005. Beslutat av kommunfullmäktige den 2004-12-16, 235, med ändring av fullmäktige 2010-12-20, 166, 2011-02-28, 17 och 2011-05-30, 66. Kommunernas ekonomiska förvaltning regleras i 8 kapitlet i kommunallagen. Där stadgas bland annat att kommunfullmäktige och övriga nämnder ska tillämpa lagen (1997:614) om kommunal redovisning. För av kommunen ägda bolag och stiftelser gäller även bokföringslagen, för bolagen aktiebolagslagen och årsredovisningslagen och för stiftelser stiftelselagen. Kommunstyrelsen får medge undantag från vad som stadgas nedan om det föreligger särskilda skäl. EKONOMI- OCH STYRNINGSKONTORET
2 (9) 1 kap God ekonomisk hushållning En förutsättning för att kunna uppnå en god ekonomisk hushållning är att det finns ett klart samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. I kommunallagens 8 kapitel framgår det att för verksamheten ska anges mål och riktlinjer som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning, samt att det för kommunens ekonomi ska anges finansiella mål som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. 1 Kommunstyrelsen ska i sitt förslag till samlad budget för kommunen ange mål och riktlinjer för kommunens finanser som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. Verksamhetsberättelsen ska innehålla en utvärdering av om målen har uppnåtts. 2 Nämnd ska i sitt förslag till budget ange mål och riktlinjer för verksamheten som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. Nämndens verksamhetsberättelse ska innehålla en utvärdering av om målen har uppnåtts. 2 kap Budget och uppföljning 1 Kommunstyrelsen anger inriktning för nämndernas budgetarbete. Anvisningar för kommunens budgetarbete utfärdas av kommunstyrelsens kontor. 2 Nämnd inger sitt förslag till budget för nästkommande år och förslag till plan för de kommande 3 åren till kommunstyrelsen. Förslaget ska omfatta programsammanfattning, driftbudget och investeringsplan. Investeringsplanen ska vara uppdelad på planerade och beslutade projekt. 3 Kommunstyrelsen bereder och tar fram förslag till kommunens samlade budget. Budgeten fastställs av kommunfullmäktige. Den ska upprättas i enlighet med kommunallagens och kommunens krav på god ekonomisk hushållning.
3 (9) Nämndens budget 4 Nämnd ska med utgångspunkt i av fullmäktige fastställda program och preliminära budget upprätta en uppdragsplan och en fördelning av resurser för det kommande årets verksamhet. Nämnd ska under hösten arbeta fram förslag till budget/ uppdragsplan för nästkommande år. Efter det att fullmäktige definitivt fastställt kommunens budget för kommande år ska nämnd senast i december månad fastställa slutlig budget/uppdragsplan för nästkommande år. Budgetansvar 5 Nämnder är ansvariga för att anslag inte överskrids. Nämnder ansvarar också för hur verksamheten bedrivs och att kommunfullmäktiges uppsatta program och mål uppnås. Resultatdisposition 6 Kommunfullmäktige har för varje nämnd fastställt en årsbudget för att kunna bedriva sin verksamhet enligt program och omfattning som kommunfullmäktige beslutat om. Av detta följer att överföring av resultat till det nya verksamhetsåret endast kan ske efter prövning i kommunfullmäktige. Det kan t.ex. avse en prövning av att året efter få genomföra ett projekt etc. som ingår i fullmäktiges beslut om budget för föregående år. På motsvarande sätt kan principen tillämpas vid negativa resultat. För att nämnden ska kunna göra av med en större del av de gemensamma resurserna än vad fullmäktige beslutat om krävs ett nytt beslut av kommunfullmäktige. Varje nämnd kan sedan med interna regler bestämma hur resultatenheterna disponerar sina resultat mellan åren. Ett system för resultatdisposition för resultatenheter inom en nämnd måste klaras av inom ramen för nämndens årsbudget.
4 (9) Uppföljning 7 Uppföljning ska ge underlag för att styra verksamheterna. Ansvaret för uppföljning ligger hos nämnderna. Nämnden ska kontinuerligt följa upp verksamheten. Finner nämnd att anslag kommer att bli otillräckligt eller att intäkter inte inflyter i budgeterad omfattning ska nämnden i tidig fas vidta åtgärder för att rymma sådant överskridande eller intäktsunderskott inom nämndens budget. Finner nämnd att förutsättningarna förändrats i förhållande till underlaget för kommunfullmäktiges budgetbeslut och att program och eventuellt andra anslagsvillkor till följd av detta behöver ändras ska begäran härom underställas kommunfullmäktige. För investeringar och stora projekt gäller att särskild uppmärksamhet måste ägnas åt uppföljningen av medelsförbrukning. Visar uppföljningen att ett projekt kan medföra större utgifter, mindre inkomster, högre framtida kostnader eller lägre framtida intäkter än vad som ursprungligen kalkylerades med eller att andra förutsättningar ändrats i väsentlig mån, ska detta omgående redovisas för nämnden. Nämnden ska snarast vidta åtgärder för att förhindra fördyringar. När väsentliga fördyringar inte går att förhindra ska investeringen återigen prövas i kommunfullmäktige. Nämnd ska lämna de rapporter avseende utfall och prognoser, beslutade och föreslagna åtgärder som kommunstyrelsens kontor eller kommunrevisionen begär. Taxor, avgifter med mera 8 Beslut om taxor, avgifter, försäljning av mark och anläggningar samt andra ärenden som anges i lag fattas av kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige kan ge uppdrag åt nämnd att besluta i sitt ställe i den omfattning som följer av kommunallagen och den delegation som fullmäktige härvid givit åt nämnd.
5 (9) 3 kap Räkenskaper Kommunstyrelsens kontor utfärdar erforderliga anvisningar för tillämpningen av reglerna i detta kapitel. Kommunal redovisningslag 1 Kommunens nämnder ska tillämpa lag (1997:614) om kommunal redovisning och reglerna i detta kapitel. Nämndens löpande redovisning 2 Nämnd ska se till att fullständiga räkenskaper fortlöpande förs över förvaltningens verksamhet i enlighet med den kommunala redovisningslagen, reglerna för ekonomisk förvaltning, utfärdade anvisningar. I den kommunala redovisningslagen framgår att all bokföring och redovisning ska fullgöras på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed. Bokföringen ska vara ordnad så att det ekonomiska utfallet av verksamheten är jämförlig med den budget för verksamheten, projektet, investeringen etc. som fullmäktige eller annan nämnd fastställt. 3 Nämnd ska efter anmodan tillhandahålla kommunstyrelsens kontor och kommunrevisionen rapporter och ekonomiska uppgifter. Uppgifterna ska överlämnas på utsatt tid. Nämndens bokslut och verksamhetsberättelse 4 Nämnd ska snarast efter räkenskapsårets utgång se till att räkenskaperna avslutas och upprätta förslag till bokslut. Varje nämnd ska snarast efter årets slut fastställa bokslut för nämndens verksamhet och därefter, efter tid och sätt som kommunstyrelsens kontor bestämmer, insända bokslutsärendet till kommunstyrelsens kontor.
6 (9) 5 Nämnd ska årligen avge en verksamhetsberättelse med redogörelse för sin verksamhet under närmast föregående räkenskapsår. Till berättelsen ska nämndens bokslut bifogas. Verksamhetsberättelsen ska innehålla en beskrivning av årets verksamhet utifrån resultaträkningen, måluppfyllelse och nyckeltal för nämndens verksamhet. Vidare ska nämndens verksamhetsberättelse innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning uppnåtts. Nämnden ska särskilt redovisa pågående och avslutade investeringsprojekt i samband med nämndens verksamhetsberättelse för respektive år. Detta gäller även andra stora projekt. Kommunens huvudbokslut och årsredovisning 6 Huvudbokslut och årsredovisning upprättas av kommunstyrelsen i enlighet med den kommunala redovisningslagen och med iakttagande av god redovisningssed. Årsredovisningen ska i enlighet med den kommunala redovisningslagen innehålla en sammanställd redovisning som, utöver kommunen, även omfattar övriga juridiska personer där kommunen har ett betydande inflytande. Årsredovisningen överlämnas av kommunstyrelsen till revisorerna för granskning senast den 5 april året efter det år redovisningen avser. För enskilda år görs en anpassning enligt överensstämmelse mellan berörda. Efter kommunrevisionens granskning av årsredovisningen lämnas revisionsberättelsen med revisionsredogörelsen till fullmäktige senast den 15 april året efter det år redovisningen avser. Delårsrapport 7 Kommunstyrelsen ska årligen sammanställa en delårsrapport. Delårsrapporten ska omfatta en period av minst hälften och högst två tredjedelar av räkenskapsåret. Delårsrapporten ska upprättas på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed. Underlag för delårsrapporten ska lämnas av nämnderna enligt anvisningar från kommunstyrelsens kontor. Delårsrapporten ska överlämnas till kommunrevisionen för beredning före kommunfullmäktiges behandling av den.
7 (9) Värderings- och kapitalkostnadsprinciper 8 Med en investering avses all anläggningsverksamhet, inklusive om - och tillbyggnad, som medför standardhöjning och reinvestering samt anskaffning av utrustning till ett värde av 1,5 prisbasbelopp eller därutöver med en ekonomisk livslängd på tre år eller mer. 9 Kommunstyrelsen ansvarar för att det fortlöpande förs ett register över kommunens investeringstillgångar under tillgångarnas ekonomiska livslängd. 10 Investeringstillgångar ska årligen belastas med kapitalkostnader, Avskrivningsperiod bestäms i enlighet med de anvisningar som upprättas av Svenska kommunförbundet. Räntesatsen för interna ränteersättningar fastställs årligen i samband med beslut om budget. 4 kap Intern kontroll Kommunens nämnder ska enligt kommunallagen se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Kommunstyrelsens kontor utfärdar erforderliga anvisningar i samråd med kommunrevisionen för tillämpningen av följande regler. 1 Nämnden ansvarar för att ett system för intern kontroll upprättas inom respektive verksamhetsområde i syfte att säkerställa att - verksamheten bedrivs enligt de program och andra beslut som fullmäktige fastställt, - lagar, avtal och andra för nämnden gällande regler, föreskrifter och beslut följs, - anskaffningen och användningen av resurser är effektiv och ändamålsenlig, - kommunens tillgångar skyddas, - redovisningen och uppföljningen av verksamhet och ekonomi är rättvisande, tillförlitlig och ändamålsenlig, samt att
8 (9) - säkerheten i redovisningsrutiner, administrativa rutiner och IT-system är tillfredställande. Inom en nämnds verksamheter ansvarar förvaltningschefen för att regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll inom alla nämndens verksamhetsområden. Verksamhetsansvariga chefer på olika nivåer i organisationen ska bidra till utformningen av regler och anvisningar för en god intern kontroll inom sina verksamhetsområden och ska informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. 2 Nämnd ska årligen fastställa en internkontrollplan för att följa upp att den interna kontrollen fungerar inom nämndens verksamheter. Utifrån återkommande riskoch väsentlighetsanalyser ska nämnden välja ut områden/rutiner som ska granskas särskilt under verksamhetsåret. Nämndens beslutade interna kontrollplan ska överlämnas till kommunstyrelsen och kommunrevisionen före verksamhetsårets början. 3 Inom en nämnds verksamhetsområde ansvarar förvaltningschefen för att förvaltningsspecifika riktlinjer och regler etc. vid behov utformas så att en god intern kontroll kan upprätthållas. Rapport angående genomförd intern kontroll enligt plan ska lämnas av förvaltningschefen till respektive nämnd. 4 Nämnden ska, samtidigt med att årets internkontrollplan (enligt 2 ) lämnas, rapportera till kommunstyrelsen och kommunrevisionen resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen för det gångna året. 5 Varje nämnd ska bland ledamöterna utse två internkontrollrepresentanter varav en ska representera oppositionen. Nämnden ska formulera deras uppdrag och besluta om vilka kontroller som ska genomföras. Internkontrollrepresentanterna ska på uppdrag av nämnden särskilt följa den internkontroll som genomförs i verksamheten och informera nämnden om utfallet av genomförda kontroller. De ska genomföra och rapportera sitt uppdrag gemensamt till nämnden.
9 (9) I uppdraget som internkontrollrepresentant ingår att följa förvaltningsledningens arbete med nämndens beslutade plan för interna kontrollaktiviteter och förvaltningens avrapportering av den interna kontrollen. Representanterna ska även föra en dialog med förvaltningsledningen vid framtagande av förslag till ny intern kontrollplan. Representanterna har inte uppgiften att genomföra egna kontroller. En bedömning är att det normalt behövs tre förrättningar årligen för att genomföra internkontrollanternas uppdrag. 5 kap Öviga bestämmelser I övrigt gäller de kommunövergripande regler och riktlinjer som fullmäktige och kommunstyrelsen fastställt för ekonomiförvaltning exempelvis, - Olika regler och riktlinjer för kommunens medelshantering, - Attest- och utanordningsreglemente, - Riktlinjer för kommunens fordringsbevakning, - Riktlinjer för upphandling och konkurrens, - Riktlinjer angående behörighet att ingå avtal.