HANDBOK för svenska Soroptimister Nätupplaga 2014
Unionens presidentkedja Presidentkedjan inköptes 1962 och skänktes till Sverigeunionen av dess dåvarande president Eva Thorné Bengtsson, Lund, som gick bort 2003, 93 år gammal. Kedjan är skapad av 1900-talets store silversmed Wiwen Nilsson, Lund, och består av större och mindre ringar förbundna med rektangulära länkar av olika längd. Hängsmycket består av två platta ringar med Soroptimistemblemet som ett nav i mitten. Den inre ringen är dekorerad med lagerblad och ekollon och på den yttre är ingraverat orden Sverigeunionen av Soroptimistklubbar. Ett ovärderligt smycke som varje svensk unionspresident får bära! Handbok 2014, Sverigeunionen av Soroptimistklubbar - sid 2
Kära svenska Soroptimist! Handbok för Svenska Soroptimister 2000 och 2010 trycktes och sändes med post till samtliga klubbmedlemmar i landet. Nu finns handboken som en pdf-fil på hemsidan; därmed kan du läsa direkt på skärmen eller skriva ut sidorna. Det innebär samtidigt att handboken är lätt att redigera och uppdatera. Handboken börjar med det centrala och viktiga klubbarbetet för att sedan fortsätta med Sverigeunionen, Europafederationen och Soroptimist International. Därefter följer ett särskilt kapitel med övergripande information för alla nivåer inom organisationen, till exempel extension, program och projekt. Vidare finns ordlistor och förklaringar samt text och musik till Soroptimist Symphony. Vi hoppas att du och alla andra svenska Soroptimister använder handboken, för egen del, som uppslagsbok i klubbarbetet och som underlag vid diskussioner och klubbmöten. Efter många års arbete med inte mindre än tre utgåvor av Handbok för svenska Soroptimister tackar vi för oss. Det har varit många och långa arbetsdagar vid datorer och telefoner men vi har gjort arbetet med glädje och vi har också haft trevligt tillsammans. Och vi har lärt oss otroligt mycket! Handboksredaktionen december 2013 Lena Källström och Ann-Christine Söderlund Handbok för svenska Soroptimister 2014 Nätupplaga/pdf-fil: www.soroptimistsweden.se Handboken utges av Sverigeunionen av Soroptimistklubbar Ansvarig utgivare: Birgitta Hansson, unionspresident 2012-2014 Redaktörer Lena Källström, Åtvidaberg, redaktör för Svensk Soroptima 2002-2008 Ann-Christine Söderlund, Linköping, unionspresident 2004-2006, verksam inom Europafederationen 2007-2013 Layout, originalfil: Lena Källström, Text och Form Handbok 2014, Sverigeunionen av Soroptimistklubbar - sid
- Innehåll - Klubben... sid 8-19 Regionindelning... sid 20-21 Sverigeunionen... sid 22-29 Europafederationen... sid 30-34 Europeiska samarbetsorg... sid 35 Soroptimist International... sid 36-38 Övergripande information... sid 39-52 Listor... sid 53-59 Vilka är vi och vad gör vi?... sid 60 The Soroptimist Symphony sid 61-63 Länkar... sid 64- - Innehåll Sida Action Fund och Disaster Fund 32 Adresser (se Statistik, Hemsidor)... 52 Afrika - en framtida federation? 40 Annuaire/Directory (Europafederationen register) 58 Arkivering, klubb, union 19, 27 Bankgiro, plusgiro 28 Beslutande församling, klubb, union, federation, SI. 9, 22, 30, 36 Beslutslista 14, 57 Best Practice Award (se Pris för bästa projekt) 10, 26, 45 Bästa klubbprojekt 26 Bilda ny klubb 41-42 Bokföringsskyldlighet.... 18 Butiken. 23, 50 Charter 8, 34, 58 Charterbrev 34 Charterdatum för dagens svenska klubbar, lista 53 Chartergåva... 13 Club Friendship Day 13, 39 Convention /Världskongress 36-37, 56 Conventionlotteri /Värlsdskongresslotteri 25 Conventions/Världskongresser/SI-presidenter, lista 56 De mänskliga rättigheterna/mr 48 Delegater... 10 Deklarationsskyldighet 18 Directory/Annuaire (Europafederationens register).. 58 Disaster Recovery Fund 33 Dr Noëls Fund 32 Dr Suzanne Noël 33 Egoföredrag... 8-9 Ekonomi, klubb, union, federation, SI 16, 27, 34, 38 Emblem, officiellt namn... 40 E-postadresser, lista 52 Europafederationen 30 Europafederationens fonder... 32-33 Europafederationens tema 55 Europafederationens sjuåriga strategiplan Triangeln 29 Europafederationens presidenter och kongresser, lista.... 55 Europarådet 35 Handbok 2014, Sverigeunionen av Soroptimistklubbar - sid 4
European Friendship Day 18 Europeiska samarbetsorganisationer... 35 Europeiska kvinnolobbyn 35 Europeiska tema, lista 55 Extension, Medlemsrekrytering och medlemsvård 41-42 FN/FN-år och årtionden 48 FNs millenniemål 2015... 48 Fonder -Europafederationen 32-33 Framtida federation - Afrika 40 Friendship Links (Vänklubbar) 17 Funktionärer, klubb, union, federation, SI 11, 23, 31, 36 Fyraårsprojekt 45, 58 Förkortningslista 57 Global Impact Report/GIR (SI-rapport) 45 Grants of Friendship (Vänskapsstipendier) 18 Gudmor, Gudmorsklubb 8, 42 Guvernörer 22-23, 30 Guvernörsmöte/beslutande församling 30 Guvernörsförsamlingen 30 Hemsida, klubb, union 16-17, 22 Hemsidor (se Adresser, Statistik) 52 Historik (se Övergripande information) 39 Informationsmaterial 49-50 International Convention - Världsmöte 36-37, 56 Internationella kontakter 17 Inträdeskrav 14 Jämställdhetsrådet, representation. 26 Klassifikation/yrke 14-15, 42 Klubbens hemsida 16 Klubbens vän 15 Klubbkontakt 13 Kom ihåg för styrelsen 13 Konsultativ status i FN 30, 37 Landssekreterare 24 Ljuständning (Candle ceremony)..... 8 Långsiktiga beslut 26, 57 Långtidstema (se Long Term Theme) 44-45, 47 Länkar till dokument och hemsidor 64 --- Medlemmar 8, 14-15 Medlemsavgift 15, 27 Medlemsfolder 50-51 Medlemsregister (se Webbansvarig) 14-15, 22 Medlemsrekrytering (se Extension) 41 Medlemssidor 16-17 Mentorprojekt 25, 44 Mobilprojekt... 25, 44 Motion.. 9, 10, 22 Målsättningar 10, 43 Mänskliga rättigheter 48 Mötesordning, förslag 8 Nyhetsbrev, Svensk Soroptima 17, 24 Närvaro, närvarobefrielse 9, 15 Handbok 2014, Sverigeunionen av Soroptimistklubbar - sid
Nätverk 26 Open Heart - Open Door 17 Ordlista/Glossary 58-59 Organisatinen för säkerhet och samarbete i Europa 35 Organisationsschema SI 36 Peace Prize Fund 33 PFR/Projektrapport. 10, 12, 25, 44, 46, 57 Prenumerationer (se Trycksaker) 24, 49-50 Presidentkedja Sverigeunionen 2 President s Appeal - 10-decemberfonden 13, 45 Pressnotis, förslag 9 Pris för bästa projekt (se Best Practice Award/BPA.. 10, 26, 45 Programfokus 43 Programledare/PL (Programme Director/PD) 8, 12, 31 Project Matching 44 Projekt i ord och handling 44 Projektarbete 44 Projektpool (se Project Exchange Pool/PEP) 45 Projektrapport/PFR 10, 12, 25, 44, 46, 57 Proposition (se Motion) 22, 58 Record of Decisions/ROD 59 Redaktörer 24, 31 Regeringsbidrag 27 Regioner, klubbar/charterdatum, karta... 21 Regionindelning 20 Regionmöten 20 Rekrytering/Extension 41-42 Representation, Sverigeunionen, Europeiska nätverk, SI-nivå, FN-råd 26, 30, 30-37 Resefond 16 Reseutjämningsbidrag 16 Roswitha Ott Fund 33 Rullskärm (se Trycksaker) 50 Samarbetsorganisationer, union, federation 26, 35 Scholarship Fund 32 Seniormedlem 15 SI Board 36 SI Soroptimist Intarnational 36 SI Strategiarbete (se SI Strategic Plan) 47 Single Clubs 31, 40 SI-presidenter och Conventions, lista 56 Skattskyldighet 18 Skiljenämnd 14, 24 Sociala media 34 Solidarity Fund 33 Solvattenprojek 25, 44 Soroptimist International/SI 36 Soroptimist Symphony 61-63 Stadgar och tilläggsbestämmelser 14, 24, 31, 37 Statistik (se Adresser, Hemsidor) 52 Stipendier 32, 33 Stop Trafficking 44 Handbok 2014, Sverigeunionen av Soroptimistklubbar - sid
Strategic Plans... 29, 47 Starategiska mål och målsättningar 43 Styrelse, klubb, union, federation, SI... 11, 23-24, 31, 36 Svensk Soroptima, nyhetsbrev.... 17, 50 Svenska FN-förbundet 20, 48 Svenska regioner och klubbar 20-21 Svenska samarbetsorganisationer 26 Sverigepresidenter/Unionsmöten, lista 54 Sverigeunionens projekt 44 Sveriges Kvinnolobby/Europeiska Kvinnolobbyn 26, 35 Sverigeunionen 22 Syften 8, 60 Tekniska kommittéer, union, fdederation, SI 24, 31, 37 Tema och Programguide 37 Tidskrifter 49-50 Trycksaker, dokument och publikationer... 49-50 Twinning between unions 25, 31 Unionens budget, kontonummer 28 Unionsmöte, plats för unionsmöten, lista 10, 22, 54 Unionsmötesdelegater 10, 22 Unionsstyrelse 23-24 Unionsprojekt 25, 44 Uppvaktning 13 Valberedning, klubb, union 12, 24 Webbansvarig 13, 15-17 Webbredaktion (se Hemsida) 16-17 Verksamhetsberättelse 10-11 Verksamhetsår 10 Verksamhetsplan... 10, 22 Where We Stand (se Trycksaker)... 49 Vilka är vi - vad gör vi? 60 Välkomstmapp 15 Vänklubbar(Friendship Links) 17 Vänskapsstipendier (Grants of Friendship/GoF) 18 Våra syften 60 Yrke/klassifikation 14 Årsmöte/beslutande församling 9, 22, 30 Överföring av medlem mellan klubbar 15 Övriga arrangemang t ex Nordiska dagar 18 Handbok 2014, Sverigeunionen av Soroptimistklubbar - sid
- Klubben - www.soroptimistsweden.se/klubbens namn En Soroptimistklubb består vanligtvis av mellan 20 och 40 yrkeskvinnor i alla åldrar och man blir medlem genom inval. Varje medlem representerar ett yrke och klubbarna fungerar som ett kontaktnät med samlade kunskaper och yrkeserfarenheter. Klubben kan ha flera representanter inom samma yrkesgrupp, beroende på inflyttning eller om någon med samma yrke varit medlem i mer än fem år. Klubbens gudmor är ett gott stöd för den nya klubben. Efter chartern börjar det formella klubblivet med möten en gång i månaden tio gånger per år. Klubben beslutar själv vilken dag i månaden man ska träffas. Närvaro fordras vid minst hälften av mötena och avanmälan är obligatorisk om man inte kan delta. Organisationens syften och program täcks in genom föredrag, studiebesök på arbetsplatser, institutioner och utställningar eller genom andra arrangemang. Mötesordning på klubbmöte, förslag Vissa klubbar väljer att ha en fast mötesordning/ agenda för att arbetet ska flyta lättare, till exempel när nya funktionärer tar över. Nedan följer ett förslag till mötesordning: ljuständning några förklarande ord om vår organisation presentation eventuella förslag till nya medlemmar måltid unionspresidentens månadsbrev kort info från programledarna egoföredrag kvällens gäst/föredrag a Vilka är vi och vad gör vi? Vi är en av världens största opolitiska och oberoende kvinnoorganisationer. Vi arbetar för mänskliga rättigheter, jämlikhet och för att stärka kvinnors och flickors rätt till hälsa, utbildning och självständig utveckling. I våra klubbar driver vi lokala, nationella och internationella projekt. Genom vårt globala nätverk som yrkeskvinnor och som icke-statlig organisation med konsultativ status i FN påverkar vi andra och skapar opinion för olika frågor. Soroptimist International bildades 1921 och har cirka 90 000 medlemmar i 125 länder över hela världen. Namn- och yrkespresentation av deltagarna är särskilt viktig när det finns utomstående gäster. Många klubbar har en särskild ceremoni för att välkomna nya medlemmar. Unionspresidentens månadsbrev bör kommenteras/diskuteras någon gång under mötet. När klubben har en särskilt inbjuden föredragshållare eller annan intressant programpunkt, kan man i god tid skicka en inbjudan till närliggande klubbar (intercity-möte). Ljuständning (Candle ceremony) Ljuständningen är en vacker ceremoni som förenar oss Soroptimister och som visar på de fyra nivåerna inom organisationen. Vi tänder det första ljuset för Soroptimist International, det andra ljuset för Europafederationen, det tredje ljuset för Sverigeunionen och det fjärde för den egna klubben. När en ny klubb invigs (chartras) är ordningen omvänd. Det första ljuset tänds då för den nyfödda klubben och det fjärde ljuset blir ljuset för Soroptimist International. Handbok 2014, Sverigeunionen av Soroptimistklubbar - sid
Det finns många ljusceremonier runt om i Soroptimistvärlden men det är inom vår federation som man är mest konsekvent med de fyra ljusen. Det är en fin sed som mitt i den lokala klubbkvällen ger oss en fläkt av den internationella organisation vi tillhör. I de flesta klubbar berättar man även om organisationen och dess syften i samband med ljuständningen. Vissa klubbar väljer också att släcka ljusen tillsammans. Egoföredrag Uppskattade och självklara programinslag är enskilda medlemmarnas egoföredrag som ska vara en återkommande del i årets program. Egoföredragen ger god inblick såväl i personens yrkesliv som i hennes privata, mer personliga sidor. Ett egoföredrag kan vara kvällens enda programinslag men kan också förekomma i form av mini-ego på fem till femton minuter. Närvaro En aktiv medlem ska närvara vid minst fem klubbmöten per soroptimistår (stadgekrav). Styrelsen kan medge undantag från närvaroplikten om särskilda skäl föreligger. Pressnotis efter mötet, förslag Alla lokaltidningar har en avdelning som kallas Notisen/Blänkaren eller Hänt i kommunen dit man kan sända några rader per e-post eller gå förbi och lämna in en text som i nedanstående exempel: X-stads Soroptimistklubb lyssnade vid sitt novembermöte i Rådhuset till sjukgymnasten Anna Andersson som berättade om sitt arbete bland handikappade barn på Madagaskar. President Ulla Svensson informerade om Soroptimisternas yttrande om Jämställdhetsutredningen och om Europafederationens stipendier. Kvällens lotteri gav 460 kronor som går till projektkassan. Soroptimist International är en av världens största opolitiska yrkeskvinnoorganisationer och arbetar i projekt för att förbättra de mänskliga rättigheterna och stärka kvinnans ställning. Årsmöte (beslutande församling) Klubbens årsmöte ska enligt stadgarna äga rum före unionens årsmöte och Soroptimiståret varar mellan 1 oktober och 30 september. Kallelse med dagordning och övriga handlingar ska vara utsända minst fjorton dagar före årsmötet. Dagordningen ska förutom styrelsens rapporter innehålla fastställande av årsavgift och budget, revisionberättelse, fråga om ansvarsfrihet, val av klubbstyrelse och övriga funktionärer, klubbens verksamhetsplan, hjälpprojekt och andra större engagemang. Mandatperioden för samtliga klubbfunktionärer är två år utom för revisorer och suppleanter som väljs för ett år. Kassören kan omväljas för ytterligare en tvåårsperiod. Kom ihåg att meddela landssekreteraren valresultatet. Förslag (motion) som medlem vill få behandlat på årsmötet ska ha lämnats till styrelsen senast en månad i förväg. För att årsmötet ska vara beslutsmässigt krävs att 2/3 av klubbens medlemmar är närvarande vid årsmötet. Endast närvarande medlemmar har rösträtt, fullmakt gäller ej. Klubbstadgan, se länk sid 64. Handbok 2014, Sverigeunionen av Soroptimistklubbar - sid
Verksamhetsår, verksamhetsplan, program och projekt Varje ny styrelse gör en konkret verksamhetsplan som utgår från unionens verksamhetsplan, men förenklas så att den passar klubben. I bakgrunden finns givetvis organisationens fem målsättningar som gäller globalt samt SIEs strategiska sjuårsplan (länk sid 64). I samband med att klubben planerar sin verksamhet gör man också en enkel, överskådlig budget samt en aktivitetsplan för det kommande verksamhetsåret 1/10-30/9. Styrelsen bör ställa sig följande frågor: vad ska vi satsa på under verksamhetsåret? hur ska vi arbeta för att uppnå målen? vem ska göra vad? vad har vi för budget? hur ska vi rapportera vidare? Styrelsen lägger fram sitt förslag till verksamhetsplan på årsmötet. Då kan klubben fatta beslut om de projekt och aktiviteter man ska satsa på, hur länge, vilka personliga insatser som krävs och till vilken kostnad. Planen ska följas upp efter verksamhetsårets slut. Från internationellt håll läggs allt större vikt vid klubbarnas projektarbete och man vill få in rapporter om vad klubbarna gör och vilka projekt man bedriver. Sådan rapportering sker via PFR/Projektrapporter och sker direkt online (länk sid 64). Läs mer på sidan 44. En inskickad PFR kan leda till att klubben får pris för bästa klubbprojekt i unionens tävling. Unionen kan också nominera ett eller flera klubbprojekt till federationens Best Practice Award/BPA (sid 26, 45). När verksamhetsåret är slut skickar klubben in sin verksamhetsberättelse för det gångna året. Här använder man en standardiserad blankett för alla klubbar inom Sverigeunionen. Klubbarnas verksamhetsberättelser utgör sedan underlag för den rapport som unionspresidenten skickar till Europafederationen. Val av delegater till Unionsmötet En viktig punkt på klubbens årsmöte är att välja en delegat och en ersättare till Unionsmötet (Sverigeunionens årsmöte) som äger rum varje år på våren och dessutom utser den nyvalda klubbstyrelsen sin delegat och ersättare. Delegaterna ska rapportera från unionsmötet på nästkommande klubbmöte. Klubben får betala för två delegater till unionsmötet även om man bara sänder en. Enligt stadgarna är mandattiden för delegater två år. Motion till Unionsmötet Klubbarnas sätt att påverka arbetet inom unionen/federationen/si är att sända in motioner. En klubbmotion ska vara insänd senast 90 dagar före nästa unionsmöte, men man måste inte vänta till motionstidens slut. Motioner kan faktiskt sändas in under hela året! Hur utformar klubben sin motion? motionen ska ha en tydlig rubrik motionen ska endast behandla en fråga konkreta förslag ska formuleras i att-satser klubbnamn och namnunderskrifter och fullständiga adressuppgifter på klubbens kontaktperson ska finnas med i motionen. Handbok 2014, Sverigeunionen av Soroptimistklubbar - sid 10
Styrelse och övriga funktionärer Styrelsen består av fem till sju ledamöter som oftast väljs på två år. Styrelsen träffas regelbundet för att förbereda frågor som ska tas upp på klubbmötena. Styrelsen är skyldig att kalla den valda unionsmötesdelegaten och hennes ersättare till styrelsemötena, för att de ska vara väl insatta i klubbens verksamhet. Om programledaren inte är styrelsemedlem, bör hon och/eller assisterande programledaren bjudas in till styrelsemötena för att vara med och påverka programmens utformning. President leder styrelsens arbete och klubbens verksamhet samt representerar klubben i olika sammanhang går vid första styrelsemötet efter årsmötet igenom klubbstadgan med styrelsen skickar tackbrev; sköter kontakt med annan klubb vid överföring av medlem samt tar kontakt med föreslagna nya medlemmar och önskar dem välkomna till klubben ser till att motioner sänds till unionssekreteraren minst 90 dagar före unionsmötet samt att klubbens förslag på kandidater till unionsuppdrag sänds till valberedningens ordförande minst 90 dagar före unionsmötet skriver under protokoll från styrelsemöten och eventuell deklaration ser till att klubbexemplaret av the Link cirkulerar bland medlemmarna ansvarar för att samtliga avgående funktionärer i styrelsen gör ett formellt överlämnande till efterträdaren vilket är viktigt för den nya styrelsens arbete. Detta möte ska protokollföras. Sekreterare sänder i god tid ut kallelse till klubbmöten och för anteckningar, om inte någon annan gör det. I många klubbar finns mötesvärdinnor som sköter kallelse och månadsbrev för protokoll vid styrelsemöten gör upp dagordning till årsmötet samt skriver verksamhetsberättelse på den blankett som finns att hämta på Unionens hemsida (länk sid 64) och sänder den senast 30 oktober till landssekreteraren lämnar före årsmötet styrelseprotokollen till revisorerna svarar på förfrågan från landssekreteraren om prenumeration av The Link till enskilda medlemmar (alla klubbpresidenter får den automatiskt) besvarar på styrelsens uppdrag de skrivelser som kommit till klubben meddelar kontinuerligt eventuella förändringar i klubbens medlemslista till klubbens webbansvariga medlem beställer eventuella trycksaker från unionssekreteraren. Kassör (Treasurer) ansvarar för klubbens samtliga räkenskaper samt har hand om klubbens bank- och plusgirokonton tecknar tillsammans med presidenten eller var för sig klubbens firma förbereder frågor av ekonomisk natur till styrelsemötena samt gör boksluts- och budgetförslag, vilka läggs fram på årsmötet Handbok 2014, Sverigeunionen av Soroptimistklubbar - sid 11
inkasserar årsavgiften till unionen för kommande verksamhetsår senast den 30 juni och betalar efter faktura från unionskassören till unionen senast den 30 oktober, fakturan gäller det antal medlemmar som finns i klubbens medlemsregister 30 juni ser till att klubbmedlemmarna får reda på när och hur den totala årsavgiften ska betalas beställer medlemsnålar från Soroptimistbutiken och namnskyltar från Norrköpings Gravyr eller annan firma (se sid 50) betalar ut de bidrag/belopp som klubben vid årsmötet beslutat om till hjälpverksamhet kräver mötesavgift av icke-avanmäld klubbmedlem betalar ut klubbens del i reseutjämningsbidraget till unionskassören lämnar i god tid före årsmötet räkenskaperna till revisorerna (dock senast 30 oktober) ansvarar enligt klubbstadgan för att deklaration upprättas och undertecknas av presidenten, om inte undantag begärts är omvalbar ytterligare en tvåårsperiod. Övriga ledamöter i styrelsen Andra befattningar som kan finnas är vicepresident, samt en eller flera ledamöter och ersättare. Om inte inkommande president (president elect) är vald till ordinarie styrelseledamot kan hon närvara utan rösträtt. Programledare/PL (Programme Director/PD) är en länk mellan unionens programledare och den egna klubben är mottagare av utskick från Sverigeunionens PL och APL deltar i klubbstyrelsens arbete; kan även ingå som ledamot i styrelsen leder och samordnar klubbens övergripande program- och projektverksamhet (sid 8,31) introducerar federationens och unionens program/projekt/tema i klubben. Ett av unionens projekt är för närvarande Solvatten skriver PFR/projektrapport och uppmuntrar till PFR-skrivning rapporterar på månadsmöten uppmuntrar medlemmarna att använda organisationens hemsidor (SI, SIE, Sverigeunionen och klubben) samarbetar med klubbens medlemsansvariga (extension) väljs av årsmötet på två år med möjlighet till omval i ytterligare två år. Assisterande programledare/apl (Assistant Programme Director (APD) biträder klubbens programledare (PL) PL och APL bestämmer gemensamt hur arbetsuppgifterna ska fördelas sinsemellan väljs av årsmötet på två år med möjlighet till omval i ytterligare två år. Valberedning Klubbens valberedning har en mycket viktig funktion och ska i god tid före årsmötet ta fram förslag på nya funktionärer. I valberedningen bör avgående president plus en eller två medlemmar till ingå. En god idé är att göra en lista över klubbmedlemmar som är villiga att ta på sig uppdrag på klubbeller unionsnivå. Valberedningen väljs av årsmötet på två år med möjlighet till omval. Handbok 2014, Sverigeunionen av Soroptimistklubbar - sid 12
Webbansvarig medlem sköter det lokala medlemsregistret och den lokala hemsidan kan vara medlem i styrelsen och är omvalbar flera gånger. Klubbens medlemsregister ska alltid vara aktuellt eftersom unionen hämtar all information där när det gäller kontaktinfo, befattningar och antal medlemmar. Revisorer Två ordinarie revisorer och en ersättare väljs för ett år och är omvalbara flera gånger. reviderar räkenskaperna inför årsmötet och skriver revisionsberättelsen samt föreslår ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret. Till hjälp för sitt arbete har revisorerna tillgång till samtliga styrelseprotokoll. Klubbkontakt Klubbkontakt kallas den medlem som står som klubbens kontakt på hemsidan, i olika föreningsregister eller i telefonkatalogen. Kom-ihåg för styrelsen Den 1 oktober Nytt verksamhetsår Den 3 oktober (Club Friendship Day) Världens första soroptimistklubb grundades i Oakland, San Francisco Den 30 oktober Räkenskaperna ska vara klara för revidering och verksamhetsberättelsen på särskild blankett insänd till landssekreteraren Den 1 november Årsavgiften ska vara betald till unionskassören Den 10 december (International Soroptimist Day) Internationella Soroptimistdagen 10 december är också Internationella Människorättsdagen (International Human Rights Day). Detta datum tillkännager den internationella presidenten sin särskilda appell, President s Appeal (länk sid 64) Den 15 januari (omkring) Motioner ska sändas in till unionssekreteraren (enligt stadgarna minst 90 dagar före unionsmötet) Den 15 januari (omkring) Förslag på kandidater till unionsuppdrag ska sändas till unionens valberedning (enligt stadgarna minst 90 dagar före unionsmötet) Den 30 juni Antalet klubbmedlemmar som finns i medlemsregistret utgör underlag för unionskassörens faktura för unionsavgiften nästkommande verksamhetsår Uppvaktning När det till exempel gäller charter av ny klubb är det lämpligt att överlämna en penninggåva för att stärka den nya klubbens ekonomi. Presenter till klubbar vid jubileer eller andra möten kan gärna vara i form av penningbidrag till något hjälpprojekt. Det senare enligt ett så kallat Långsiktigt beslut från unionsmötet 1982 (länk sid 64). Handbok 2014, Sverigeunionen av Soroptimistklubbar - sid 13
Beslutslista Varje klubb fattar genom åren en del beslut som kommer att gälla för lång tid. En lista över dessa beslut är en god hjälp för kommande styrelser. Det kan gälla till exempel vilka födelsedagar man uppvaktar vid; att man inte ska ha gäster vid årsmöten och julfester eller att man ska/inte ska ha lotteri varje gång. I denna lista har man ett underlag att gå till om det skulle bli diskussion i någon fråga eftersom nya klubbmedlemmar inte kan känna till oskrivna regler. Listan ska givetvis hållas aktuell och kan gärna ligga på den lokala hemsidan. På unionsnivå finns en Lista över långsiktiga beslut och på internationell nivå finns Record of Decisions/ROD (länk sid 64). Stadgar och tilläggsbestämmelser (Constitution and By-laws) Stadgar och tilläggsbestämmelser ska underlätta klubbarbetet, men får inte helt ta över - förnuftet måste råda. Det är lika viktigt att vi respekterar varandra i klubbarbetet, lär av varandra och har trevligt tillsammans! Den svenska Klubbstadgan med tilläggsbestämmelser, liksom Unionsstadgan med tillläggsbestämmelser (översatta efter federationens grundtexter) är till ledning när klubben funderar kring vad som gäller för exempelvis funktionärer. Stadgarna finns som ett särskilt dokument på hemsidan. Där kan styrelsen läsa vad som gäller i sådan ärenden som måste gå till en särskild Skiljenämnd (Klubbstadgan Art. XVII). Klubbstadgan art. XVI behandlar upplösning av en klubb. Klubbarna kan via motioner till Unionsmötet föreslå stadgeändringar men då gäller det att observera de tidsramar som är bestämda eftersom unionen i sin tur är beroende av federationens stadgearbete (se Kommittéer och nämnder sid 24). Ändring av de Svenska tilläggsbestämmelserna i stadgarna beslutas av unionsmötet och träder i kraft följande verksamhetsår. Medlemmar Medlemsregister Medlemsregister finns på unionens hemsida under respektive klubb och varje klubb uppdaterar sitt eget register. Uppdateringen är mycket viktig eftersom unionen hämtar alla sina medlemsuppgifter från de lokala medlemsregistren. Ny medlem I stadgan står det hur förslag till nya medlemmar ska behandlas. De tidigare stränga invalsreglerna har mildrats något och ofta har den enskilda klubben kommit fram till ett sätt som passar just dem, men det är mycket viktigt att eftersträva en spridning av yrkena. Klassifikation/Yrke Medlemskap i en klubb gäller alla yrken och sysselsättningar. Varje yrke eller sysselsättning ska representeras av en aktiv medlem. Efter fem års aktivt medlemskap kan inval ske av en andra medlem med samma yrkestillhörighet. Medlemmar som kommer från annan klubb kan väljas in oavsett detta. Det allmänna inträdeskravet är att man ska ha fyllt 21 år och vara yrkesarbetande, men man kan också vara en person som nyss börjat sin yrkeskarriär eller som nyss lämnat den. Handbok 2014, Sverigeunionen av Soroptimistklubbar - sid 14
Det är lämpligt att någon i klubben blir fadder åt den nya medlemmen som vid invigningen får medlemsnål, namnskylt, information om att Stadgar och Handbok med mera finns på hemsidan samt välkomstmapp med andra trycksaker om en sådan finns. Det är mycket viktigt att den nya medlemmen före inval informeras om klubbens syfte, ekonomi, verksamhet och bestämmelser. Många klubbar har återkommande informationskvällar för nyblivna medlemmar men även för andra intresserade. Avgående medlem En person vars medlemskap upphört, kan återväljas på ordinarie sätt först efter tre år. Avgående medlem ombeds att fylla i en blankett (länk sid 64) med motivering till varför hon slutar, det kan gälla avflyttning från orten, tidsbrist eller ekonomi. Det förekommer att man då ber den avgående medlemmen att återlämna sin medlemsnål. Överföring av medlem När en medlem flyttar och vill gå över till en annan klubb meddelar hon sin klubbstyrelse detta. Därefter tar presidenten kontakt med den tilltänkta klubben så att man kan komma överens om lämplig tidpunkt för överflyttning. Då diskuteras också en eventuell fördelning av medlemsavgiften. Presidenten i den mottagande klubben skriver och välkomnar den överförda medlemmen. Den nya medlemmens adressuppgifter läggs in i den nya klubbens medlemsregister samtidigt som de tas bort ur den gamla klubbens register. Detta gör respektive webbansvarig. Övrigt om medlemsskap (enligt stadgarna) En aktiv medlem som fyllt 75 år kallas seniormedlem och kan väljas till samtliga klubbuppdrag utom presidentposten. Hon är även valbar till vissa unionsuppdrag. Endast två seniormedlemmar får ingå i styrelsen. En framstående kvinna på orten eller en Soroptimist som gjort mycket för klubben kan utses till hedersmedlem och då betalar klubben hennes avgifter. Klubbens vän Kvinnor som är framstående personligheter eller som har utmärkt sig genom aktiviteter som överensstämmer med Soroptimismens syften kan uteses till klubbens vän. Som sådan betalar hon samma avgift som övriga medlemmar och är valbar till klubbuppdrag, dock inte som president eller unionsmötesdelegat. Närvarobefrielse Klubbstyrelsen kan tillåta en medlem att vara frånvarande ett halvår/ett år av yrkesmässiga eller personliga skäl. Klubbstyrelsen kan bevilja befrielse från klubbavgiften, men unionsavgiften måste alltid betalas. Välkomstmapp Många klubbar har en välkomstmapp med sådant som inte Handboken tar upp eller som klubben kommit överens om ska gälla lokalt. Den kan också innehålla namn- och adressregister, stadgar, informationsbroschyrer, viktiga datum och klubbens egen beslutslista. När klubben har beslutat att ta fram en välkomstmapp bör en eller två medlemmar ha ansvar för att uppdatera den. Handbok 2014, Sverigeunionen av Soroptimistklubbar - sid 15
Ekonomi Klubbens ekonomi byggs upp genom medlemsavgifter, lotterier, loppmarknader eller annan försäljning. I dansk Soroptima kan man i nästan varje nummer läsa om hur de danska Soroptimisterna samlar in pengar på många olika sätt. Medlemsavgift Medlemsavgiften består av en del som går till klubben och en del som går till unionen. Hur stor klubbavgiften ska vara bestäms vid klubbens årsmöte, medan den del av medlemsavgiften som går till Sverigeunionen/Europafederationen beslutas av Unionsmötet. Medlemsavgiften ska täcka klubbens egna omkostnader och olika hjälpinsatser. Dessutom kostar varje möteskväll en bestämd summa, beroende på program, typ av måltid, med mera. Vissa klubbar väljer att betala en högre avgift som innebär att enkel förtäring vid månadsmötena ingår. Resefond Att bilda en egen resefond är ett bra sätt att stimulera klubbmedlemmarna att resa i regionen, unionen eller internationellt. Reseutjämningsbidrag Reseutjämningsbidraget innebär att alla klubbar får samma resekostnad till Unionsmötet (arrangerande klubb undantagen). Delegaterna fyller i Blankett för reseutjämning (länk sid 64) som lämnas till unionskassören efter varje unionsmöte och dessa uppgifter ligger till grund för uträkning av genomsnittskostnaden. När denna fastslagits sänder unionskassören ut pengar till de klubbar som har en kostnad som överstiger snittet, och räkning till dem vars kostnad understiger snittet. Kostnader beräknas efter billigaste färdsätt (baserat på tåg), men om restiden överskrider åtta timmar får flyg användas. Hemsida www.soroptimistsweden.se Medlemssidor På webbplatsen finns en öppen (extern) del som presenterar Sverigeunionens verksamhet för utomstående besökare. Där finns också en medlemsdel (intern) där du loggar in med medlemsnummer eller e-postadress samt ett personligt lösenord. Ny medlem får dessa uppgifter av klubbens webbansvariga. På webbplatsen finns bland annat nyheter, kalendarium, butik, information från unionspresidenten, federationen och våra nätverk, samt en mängd nedladdningsbart arbetsmaterial för Soroptimister. De gemensamma externa och interna sidorna uppdateras av unionens webbredaktion. Klubbens hemsida De interna sidorna upptas till stor del av klubbarnas egna sidor och medlemsregister. Klubbens webbansvariga medlem ansvarar för klubbsidan, redigerar material och lägger upp bilder, kallelser, protokoll med mera samt sköter klubbens registeruppgifter. Hon får löpande information från webbredaktionen. När du loggat in på hemsidan kan du själv redigera dina personliga uppgifter. Klubbens webbansvariga medlem hjälper gärna till. Handbok 2014, Sverigeunionen av Soroptimistklubbar - sid 16
Svensk Soroptima - Nyhetsbrev Svensk Soroptima är efter beslut på Unionsmötet 2013 ett nyhetsbrev med korta berättelser, tips och information från klubbarna. Nyhetsbrevet utkommer minst fyra gånger per år. Skriv till redaktören och berätta kort om ett intressant medlemsmöte eller projekt! Internationella kontakter Som Soroptimist är du inte bara medlem i en lokal klubb. Som Soroptimist ingår du också i ett världsomfattande nätverk av kvinnor för kvinnor, och kan där dela med dig av din kunskap och ditt engagemang. Som medlem får du mycket tillbaka genom att använda dig av alla möjligheter som finns på olika nivåer. Vänklubbar (Friendship Links) Vänklubbsarbetet är en viktig del för många klubbar och varje klubb brukar ha minst en vänklubb. En del klubbar har en särskilt utsedd medlem eller styrelseledamot för vänklubbskontakterna. Hur skaffar man en vänklubb? En vänklubb får man genom personliga kontakter eller via unionens kontaktperson. När två klubbar kommit överens om att bli officiella vänklubbar fyller båda i en ansökningsblankett; Application Form for a Friendship Link (länk sid 64). Federationens huvudkontor svarar för administrationen kring vänklubbarna. Hur sköter man sin vänklubb? Det är givetvis viktigt att kontakten mellan klubbarna upprätthålls. Det stärker samarbetet och samhörighetskänslan i den egna klubben och ger många nya kontakter på olika nivåer, även rent personliga. Kontakterna kan ske via e-post, brev eller besök hos varandra. Vänklubbarna kan också utbyta idéer för klubbarbetet och samverka om gemensamma projekt. När upphör en vänklubbsförbindelse? En vänklubbsförbindelse upphör om en av klubbarna upplöses eller om båda klubbarna är överens om att upphöra med sina kontakter. Beslutet bör protokollföras på ett klubbmöte. Därefter informerar klubben unionens och/eller federationens funktionär om sitt beslut. Open Heart-Open Door/OH-OD Open Heart-Open Door (OH-OD) är ett speciellt soroptimistprogram för gästfrihet, utbyte, vänskap och glädje. Genom att ansluta sig till projektet OH-OD får den enskilda Soroptimisten en unik möjlighet att knyta personliga kontakter med systrar i andra länder. Utbytet kan ske på fem olika nivåer, allt från enkel gästfrihet till ett utbytesprogram för egna barn och unga släktingar (länk sid 64). Vänskapsstipendier (Grants of Friendship/GoF) Genom internationella vänskapsstipendier har vi Soroptimister möjlighet att gästa systrar i andra klubbar i andra länder, i andra världsdelar. Klubbar/regioner över hela världen erbjuder sig att ta hand om en eller två Soroptimister (eller en Soroptimist med partner) två till fyra veckor genom att dela ut stipendier som ger gratis uppehälle och boende men resorna betalar man själv. Stipendierna annonseras i The Link och på hemsidorna och förutsättningen är givetvis att man klarar sig på engelska. Handbok 2014, Sverigeunionen av Soroptimistklubbar - sid 17
Övriga arrangemang Det finns många trevliga arrangemang anordnade av Soroptimister för Soroptimister. Information finns på hemsidan. Nordiska Dagar (vartannat år), fransk- och tyskspråkiga dagar, Isländska soroptimistveckan, skidveckor och språkkurser i olika länder är sådana möjligheter som finns. En trevlig cykeltur under de europeiska vänskapsdagarna (European Friendship days) i Hilleröd, Danmark 2009. Vackra folkdräkter vid nordisk-baltisk försystring i Glasgow 2007 Karin Guttormsen, Norge, Lis Palm, Sverige, Asgjerdur Kjartansdottir, Island, Annika Sajalinna, Finland, Danute Speiciene, Litauen Bokföring, deklaration, skatter Bokföringsskyldighet Enligt Bokföringslagen är en ideell förening bokföringsskyldig om den bedriver näringsverksamhet (eller är moderföretag i en koncern eller har tillgångar som överstiger 1,5 miljoner kronor). Även om föreningen inte är bokföringsskyldig föreligger givetvis skyldighet att genom räkenskaper, anteckningar eller liknande se till att deklaration kan upprättas och kontrolleras. Räkenskapsåret för en soroptimistklubb löper från 1 oktober till och med 30 september, så kallat brutet räkenskapsår. Även om vi har brutet räkenskapsår gäller i skattehänseende att beskattningsåret alltid är kalenderår. Deklaration lämnas därför för tiden 1 januari 31 december. Deklarationsskyldighet Inkomstdeklaration 3 ska lämnas om de skattepliktiga inkomsterna överstiger 100 kr. Skattskyldighet Sveriges lagar säger att en ideell förening är skattskyldig för inkomster av skattepliktig natur. Under vissa föreutsättningar är ideella föreningar begränsat skattskyldiga. En av förutsättningarna är att den ideella föreningen tillämpar öppen medlemsantagning. Reglerna om detta finns i inkomstskattelagen. För våra föreningar föreligger inte begränsad skattskyldighet eftersom vi inte har öppen medlemsantagning. För Soroptimisternas del torde intäkterna endast avse räntor. Handbok 2014, Sverigeunionen av Soroptimistklubbar - sid 18
Arkivering När det gäller arkivering av klubbmaterial är de lokala Folkrörelsearkiven lämpliga arkivinstanser, liksom Stads- och Landsarkiv. Unionsstyrelsen deponerar dock sitt material på Kvinnohistoriska samlingarna vid Universitetsbiblioteket i Göteborg. Många av arkiven står till tjänst med att upprätta förteckningar över det material som arkiveras, så att det är lätt att hitta när en klubb till exempel vill skriva om sin historia. Det är dock lämpligt att rensa bort en del onödigt material och dubbletter före arkivering. I en del klubbar har man utsett en medlem som är särskilt ansvarig för klubbens arkiv. Handlingar som ska arkiveras Protokoll med bilagor från klubbens årsmöten. Viktiga bilagor är de handlingar som legat till grund för fattade beslut såsom styrelsens verksamhetsberättelse (grunden för ansvarsfrihet), bokslut, revisionsberättelse, förslag till budget med mera. Tillsammans med bilagorna ska protokollen spegla den information som getts och de beslut som årsmötet fattat Protokoll med bilagor från styrelsemöten. Även på denna nivå ska samtliga handlingar som legat till grund för information och beslut bevaras. Man behöver inte arkivera dubbletter; en bilaga som går från styrelse- till klubb- eller årsmöte arkiveras endast i anslutning till protokoll från det sammanträde där det sist behandlades. Korrespondens som kopior av inkommande skrivelser och utgående brev som ordföranden, sekreteraren eller kassören besvarat och som inte arkiverats som bilaga till protokoll. Varje befattningshavare gallrar och organiserar sin korrespondens; kopior av utgående brev samlas för sig och inkommande skrivelser för sig. Den förra samlingen organiseras efter adressat och den senare efter avsändare. Budget och bokslut arkiveras som bilagor till årsmötesprotokollet. Räkningar och verifikationer gallras under hand. Ekonomiska handlingar ska följa styrelsen/kassören det antal år lagen föreskriver, för närvarande åtta år. Övriga handlingar är pressklipp, foton, medlemsregister samt annat material som styrelsen gärna vill förmedla till eftervärlden. Handbok 2014, Sverigeunionen av Soroptimistklubbar - sid 19
- Regionindelning - Sverigeunionen har fem regioner Region/Regionmöte Sverigeunionen är uppdelad i fem regioner: Norra, Mitt, Östra, Västra och Södra. Under 2012-2014 finns Unionsstyrelsen i region Mitt, under 2014-2016 i Öst. Val av unionsstyrelse sker med tvåårsintervall mellan regionerna i ovan nämnd ordning. Vid en klubbs charter beslutar unionsstyrelsen till vilken region den nya klubben ska höra. Vartannat år (udda år) har varje region ett regionmöte som klubbarna arrangerar i turordning efter klubbarnas ålder. Bestämmelser angående regionmöte regionmöte hålls ojämna år för att inte kollidera med Nordiska vänskapsdagar och värdskapet turordnas enligt ovan mötesdatum bestäms i samråd med unionspresidenten och hon, eller den hon utser i sitt ställe, inbjuds till mötet unionen betalar presidentens resekostnader men i övrigt står arrangerande klubb för hennes kostnader mötet bör innehålla åtminstone någon fråga/något ämne som överensstämmer med våra program och syften. Tid bör också finnas för personliga kontakter och samvaro. OBS! Arrangerande klubb ansvarar för att tid och plats för nästa regionmöte bestäms och att rapport skickas till Svensk Soroptimas och hemsidans redaktörer. De senaste regionmötena Regionmöten 2013 Norr 19-20 oktober Umeå-Sävar Mitt - - Öst 19 oktober Norrköping (1969) Väst - - Syd 5 oktober Varberg (1960) Regionmöten 2011 Norr 1-2 okt Sundsvall (1968) Mitt 10 sep Stthlm-Södertörn (1992), Sthlm-Ekerö (1986) Öst 24-25 sep Linköping (1969) Väst 30 sept-1 okt Karlstad-Solstaden (1998) Syd 16-17 sep Malmö (1957) inställt Regionmöten 2009 Norr 29-30 aug Umeå-Sävar (1961) Mitt 19 sep Stockholm Roslagen (1994) Öst 18-20 sep Växjö (1959), Växjö Sigfrida (1993) Väst 25-26 sep Göteborg-Mölnlycke (1996) Syd 11-12 sep Lund (1952) Regionmöten 2007 Norr 28-29 sep Sundsvall (1968) Mitt 21-22 september Nyköping-Oxelösund (1971) Öst 14-15 september Oskarshamn (2003) Väst 14-15 september Kil (1994) Syd 28-29 september Helsingborg (1950) Regionmöten 2005 Norr 27 augusti Söderhamn (1986) Mitt 30 sept - 1 okt Askersund-Laxå (2001) Öst 16-17 september Jönköping (1984) Väst 10 september Alingsås (1993) Syd 3-4 september Blekinge (1998) Handbok 2014, Sverigeunionen av Soroptimistklubbar - sid 20
Region Norr (6 klubbar) (Norrbotten, Västerbotten, Västernorrland, Jämtland, Gävleborg) Härnösand (1993) Luleå (1959) Luleå-Gammelstad (1984) Skellefteå (1970) Sundsvall (1968) Umeå-Sävar (1961) Region Mitt (14 klubbar) (Dalarnas, Uppsalas, Västmanlands, Stockholms, Örebro och Södermanlands län) Askersund-Laxå (2001) Falun (1996) Gävle (2011) Nyköping-Oxelösund (1971) Stockholm-City (1995) Stockholm-Ekerö (1986) Stockholm-Lidingö (1990) Stockholm-Södertörn (1992) Stockholm-Vaxholm (1971) Uppsala (1949) Uppsala-Carolina (1974) Västerås (1971) Örebro (1966) Örebro-Wadköping (1989) Göteborg Jönköping Växjö Helsingborg Region Väst (14 klubbar) Malmö (Värmland, Västra Götaland) Obs! Linjerna på kartan visar vägnätet. Arvika (1988) Borås (1953) Göteborg-Bohus (1977) Göteborg-Mölndal (1971) Göteborg-Mölnlycke (1996) Göteborg-Råda (2000) Karta över regionerna Sverigeunionen har fem regioner - klubbarnas charterår anges inom parentes Kartan på hemsidan anger den exakta regionindelningen! Karlstad (1954) Karlstad-Solstaden (1998) Kungsbacka (1976) Lidköping (2008) Lysekil (1993) Östersund Örebro Kiruna Ung. gräns mellan region Norr och Mitt Sundsvall Luleå Skellefteå Umeå Stockholm Skaraborg (1993) Sotenäs (1986) Strömstad (1986) Region Öst (12 klubbar) (Östergötland, Kalmar, Jönköping, Gotland län) Jönköping (1984) Kalmar (1977) Linköping (1969) Mjölby (1990) Motala (1976) Norrköping (1969) Norrköping-Alosa (1995) Vimmerby-Hultsfred (1989) Västervik (1981) Växjö (1959) Växjö-Sigfrida (1993) Åtvidaberg (1971) Region Syd (14 klubbar) (Blekinge, Halland, Skåne) Blekinge (1998) Falkenberg (1973) Helsingborg (1950) Hässleholm (1990) Höör-Hörby (1982) Kristianstad (1967) Landskrona (1963) Lund (1952) Malmö (1957) Malmö-Limhamn (1965) Skanör med Falsterbo (1997) Varberg (1960) Ystad (1964) Ängelholm-Båstad (1986) Handbok 2014, Sverigeunionen av Soroptimistklubbar - sid 21
- Sverigeunionen - www.soroptimistsweden.se Soroptimismen startade i Sverige 1948, då den första Stockholmsklubben bildades med Loyse Sjöcrona som president. Sedan Uppsalaklubben bildats 1949 kunde Sverige bilda union den 25 maj 1950. Gävle Soroptimistklubb chartrades våren 2011 och Sverigeunionen har nu 60 klubbar. Varje unionspresident har en mandattid på två år och unionsstyrelsen utses i turordning mellan de fem regionerna. Unionen har sitt säte där unionspresidenten bor, om man inte har ett nationellt kontor. Unionsmöte (beslutande församling) Till det årliga unionsmötet/årsmötet sänder varje klubb sina utsedda delegater, som tillsammans bildar Sverigeunionens beslutande församling. På unionsmötet behandlas klubbarnas motioner och propositioner från unionsstyrelsen. Besluten där utgör grund för unionsstyrelsens och guvernörernas arbete. Det är denna församling, som drar upp de svenska Soroptimisternas policy och uppdrar åt det verkställande organet, unionsstyrelsen, att under året arbeta med olika frågor och med ärenden inom unionen. Den kan även uppdra åt guvernörerna att framföra våra åsikter vid federationens guvernörsmöten. Unionsmötet arrangeras ett av åren av den klubb som unionspresidenten tillhör och det andra året av någon annan klubb i hennes region. Oftast inleds unionsmötet fredag kväll med Hemma-hos eller annan sammankomst. Under lördagen äger mötesförhandlingar rum och dagen avslutas med gemensam middag. Söndagen ägnas åt gemensamma frågor genom föredrag eller grupparbeten med anknytning till Soroptimism. Unionsmöten kan även anordnas på andra sätt. På unionsnivå finns detaljerade PM för hur unionsmötena ska gå till och vad som faller under arrangerande klubbs respektive unionsstyrelsens ansvar. Medlemsregister Medlemsregister finns och förs på unionens hemsida. Respektive klubbs webbansvariga ser till att klubbens register är uppdaterat. Verksamhetsplan Som bas för varje unionsstyrelses arbete ligger en Verksamhetsplan med riktlinjer för såväl unionens som klubbarnas verksamhet. Verksamhetsplanen bygger på Europafederationens sjuåriga strategiplan, triangeln se sidan 29, Verksamhet och mål, sjuårig strategiplan för Europafederationen (SIE) 2012-2019. Verksamhetsplanen ska följas upp efter verksamhetsårets slut. Både Verksamhetsplanen och Strategiplanen finns som länkar (sid 64). Handbok 2014, Sverigeunionen av Soroptimistklubbar - sid 22
Unionsstyrelse Val av unionsstyrelse sker på årsmötet vartannat år (jämna år). Endast kassören kan bli omvald. Mandatperioden är två år. Unionsstyrelsen möts minst fyra gånger. Till styrelsens sammanträden kallas en guvernör, landssekreterare och redaktör enligt tilläggsbestämmelser. Till unionsstyrelsens sammanträde i anslutning till unionsmötet inbjuds även övriga funktionärer. Telefon- och scypesamtal används också. Unionen ska utge en publikation/nyhetsbrevet Svensk Soroptima så ofta styrelsen finner det nödvändigt. Unionen ska ha tre tekniska kommittéer nämligen: Extensionkommitté (för bildande av nya klubbar), finanskommitté, kommitté för stadgar och tilläggsbestämmelser (Constitution and By-Laws). Unionen ska också ha programledare och assisterande programledare. Funktionärer Unionspresident utses av unionsmötet året innan hon ska tillträda leder styrelsens arbete och representerar unionen nationellt och internationellt leder det konstituerande mötet vid charter av ny klubb skriver och sänder ut månadsbrev till medlemmarna är ansvarig utgivare för den svenska unionens medlemstidning/nyhetsbrev Svensk Soroptima och skriver ledaren i varje nummer eller ger någon annan funktionär i uppdrag att skriva den får delta vid federationens guvernörsmöten som unionens konsult (silent observer) till guvernörerna. Vice unionspresident ska tillhöra en annan klubb än presidenten Unionssekreterare ska nomineras av presidenten och godkännas av unionsmötet skriver protokoll och verksamhetsberättelser med mera. Unionskassör har ansvar för all hantering av unionens ekonomi. Ledamot och suppleant i unionsstyrelsen utför en del övriga arbetsuppgifter och bistår andra funktionärer samt ansvarar för Soroptimistbutiken är kontaktpersoner till funktionerna extension, webbredaktion och programledare. Två guvernörer och guvernörssuppleanter representerar Sverigeunionen vid Europafederationens guvernörsmöte en gång per år. Förutsättning för att kunna väljas till guvernör är att man varit unionsfunktionär. Guvernörerna är unionens kontaktpersoner och språkrör i Europafederationen (Unionsstadgan Art. XI). Redaktör för nyhetsbrevet Svensk Soroptima är omvalbar flera gånger. Handbok 2014, Sverigeunionen av Soroptimistklubbar - sid 23
Redaktör för Hemsidan (webbredaktör) är omvalbar en gång. Landssekreterare är omvalbar flera gånger sammanställer klubbarnas verksamhetsberättelser om programfokus, insamlade och utbetalda medel och redovisar dem för unionsstyrelsen rapporterar medlemsstatus till Europafederationen och beställer prenumerationer av the Link. OBS! Det är klubbens webbansvariga som ansvarar för det lokala medlemsregistret! Programledare och tekniska kommitteer Programledare (PL)/Assisterande PL (APL) Programledare och assisterande programledare ska genomföra aktiviteter samt uppmuntra till rapportskrivande inom följande områden: Ekonomisk och social utveckling, Utbildning och kultur, Miljö, Hälsa, Mänskliga rättigheter/kvinnans ställning, Internationella kontakter (Unionsstadgan Art. X) Tekniska kommittéer Unionen har tre så kallade tekniska kommitteer: Extensionkommittén, Finanskommittén och Stadgekommittén (Unionsstadgan Art. X). Av dessa är extensionkommitten den största med en representant för varje region och kommittén har ansvar för medlemsrekrytering och bildande av nya klubbar. Unionens stadgekommitté ansvarar för att stadgarna med tilläggsbestämmelser uppdateras efter ändringsbeslut från guvernörsmötet och på unionsmötet. Unionen kan skicka in förslag till ändringar i stadgar och tilläggsbestämmelser sex månader till ett år innan ett guvernörsmöte äger rum men ändringar i stadgarna sker bara vart sjätte år. Skiljenämnd En tvist mellan klubbar, mellan en klubb och unionen, eller mellan styrelsemedlemmar, som inte kan lösas, ska underställas en Skiljenämnd. Enligt de svenska tilläggsbestämmelserna består denna nämnd av tre medlemmar som väljs av årsmötet för två år med möjlighet till omval. Unionens skiljenämnd är även besvärsinstans för klubbarna och behandlar beslut om tvångsupplösning av klubben. (Unionsstadgan Art. XVII) Valberedning består av fem personer, en från varje region, varav en är sammankallande meddelar klubbarna vilka poster som ska besättas vid kommande unionsmöte har en central funktion när det gäller att få fram lämpliga kandidater till funktionärsposterna medan de regionala ledamöterna håller kontakt med sina klubbar för att få fram bra kandidater den sammankallande ansvarar för att förslagen är färdiga i tid för att kunna presenteras i handlingarna till unionsmötet. Soroptimistbutiken nås via hemsidan och butiksanvarig utses av Unionsstyrelsen (länk sid 64). Handbok 2014, Sverigeunionen av Soroptimistklubbar - sid 24