KKstif telsen y ^ Sammanträdesdatum 2014-12-08 PROTOKOLL KKS - Styrelse Plats Deltagande styrelseledamöter Närvarande från kansliet Övriga deltagare Personalrepresentant KK-stiftelsen Kerstin Eliasson, ordförande Ola Asplund, (P.l t.o.m. P.5 p. 59/14 samt p. 60/14) Eva Cederbalk Lars Ekedahl Kajsa Ellegård Helena Malmqvist Margareta Norell Bergendahl Björn Sundell Gunnar Wetterberg Madelene Sandström, VD Olof Hugander, sekr. Eva Högström Stefan Ostholm Anders Ahl Ulf Hall Anders Jörnesten p. 61/14 Susanne Andersson p. 63-65/14 Mats Waltré p. 62/14 Henrik Hedblom, OPM AB, p. 55/14 Anna Ramel, Kjellanderramel AB, p. 56/14 Torben Bundgaard Vad, Jonas Öhlin, Alberte Glob Nielsen, DAMVAD A/S, p. 59/14 Olle Vogel 1 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes. 2 Val av justeringspersoner Björn Sundell utsågs att, jämte VD och ordförande, justera dagens protokoll. 3 Föregående mötesprotokoll 54/14 Föresående mötesprotokoll Protokollet från den 10-11 september 2014 godkändes.
4 Jäv Margareta Norell Bergendahl anmälde jäv avseende p. 65/14. Avseende p. 67/14 diskuterades huruvida ledamöter i KVA/IVA, Margareta Norell Bergendahl och Gunnar Wetterberg, hade jäv. Efter en diskussion framhölls att det knappast gick att anföra jäv då punkten enbart rörde en förlängning av ett avtal, vilket baseras på 19 i KK-stiftelsens stadgar. 5 Ärenden för behandling 55/14 Årlig rapport från riskkontrollfunktionen Riskkontrollfunktionen (utlagd på OPM AB) granskar att i placeringspolicyn uppsatta limiter och nyckeltal m.m. i kapitalförvaltningen följs. Riskkontrollfunktionen rapporterar månatligen till VD, kvartalsvis till kapitalutskottet samt en gång per år till styrelsen. Henrik Hedblom från OPM AB deltog på sammanträdet och rapporterade sina iakttagelser för de första tre kvartalen 2014. Under årets första 10 månader har varken någon limit eller några nyckeltal brutits. På fråga från styrelsen beskrev Henrik Hedblom och Anders Ahl innebörden och definitionen av VIX volatilitetsindex. Trots marknadsrörelser under oktober månad har nivån inte nått den nivå (35) som stiftelsen har som gränsvärde för sammankallande av kapitalutskottet. 56/14 Arlis rapport från compliancefunktionen Compliancefunktionen är, efter upphandling, utlagd på Kjellanderramel AB. Funktionen stödjer stiftelsen med information/utbildning i de finansiella regelverken samt granskar om stiftelsen följer uppsatta regelverk. Eva Högström redogjorde för de förbättringar som genomförts sedan föregående årsrapport från compliancefunktionen. Anna Ramel rapporterade om genomförda utbildningsaktiviteter och om granskningen av regel efterlevnad under 2014. Anna Ramel har under 2014 genomfört utbildning/information om EU-regleringen för finanssektorn och Finansinspektionens regler och praxis, givit råd och stöd vid implementering av ändrade regler och rutiner för anställdas egna värdepappersaffärer och genomfört uppföljning av styrdokument för kapitalförvaltningens beslutsprocess. Anna Ramel gick igenom ansvarsfördelningen inom kapitalförvaltningen för linjeorganisationen utifrån arbetsordningen för styrelsen, VD-instruktion samt ekonomisk beslutsordning. Utöver detta finns en instruktion för kapitalutskottets arbete. Styrdokumenten för kapitalförvaltningens beslutsprocess innehåller vissa otydligheter, exempelvis: i vilka delar kapitalutskottet ska vara rådgivande, och till vem hur den ekonomiska beslutsordningen kan koordineras bättre med placeringspolicyn hur en potentiell intressekonflikt kan lösas då VD och kapitalförvaltningschefen båda är ledamöter i kapitalutskottet och därigenom i praktiken förväntas kontrollera sitt eget arbete.
ge styrelseordföranden, med hjälp av kansliet, i uppdrag att se över instruktionen för kapitalutskottet och återkomma med förslag om ändringar i denna och därtill relaterade delar i andra styrdokument till styrelsemötet den 24 mars 2015. 57/14 Anmälan av protokoll från kapitalutskottet Eva Cederbalk redogjorde för de viktigaste ärendena på kapitalutskottets sammanträde den 27 november 2014. Marknadsvärdet på kapitalet uppgick den 30 november till 8,5 miljarder kronor. Avkastningen sedan årsskiftet är 10,6 % (index 9,6 %). Nordea har genomfört en hållbarhetsscreening av stiftelsens aktieinnehav som diskuterades på utskottet. Kapitalutskottet diskuterade vid sitt senaste möte möjligheten att komplettera utskottets samlade kompetens genom att rekrytera någon utifrån. 58/14 Beslutsärenden från kapitalutskottet Kapitalutskottet diskuterade i samband med sitt möte den 27/11 de uppdaterade riktlinjerna för hållbara investeringar. Utskottet föreslog några mindre justeringar i dokumentet samt att två stycken skulle flyttas till andra styrdokument. Utskottet diskuterade också vissa ändringar i kapitalutskottets instruktion m.m. Eva Cederbalk redogjorde för förslagen till förändringar och justeringar. 1. fastställa de uppdaterade riktlinjerna för hållbara investeringar i enlighet med bilaga 2. stycken i förslaget som benämns Beslutsordning samt Rapportering och kommunikation inarbetas i lämpliga styrdokument och presenteras styrelsen vid mötet i mars för beslut. 3. kapitalutskottets instruktion kompletteras i punkt 12 med följande text: "Vidare äger ordinarie ledamot av kapitalutskottet rätt att kalla till extrainsatt möte i kapitalutskottet". 4. de årliga rapporteringarna från riskkontroll, compliance och hållbarhetsrapporteringen hädanefter sker i samband med årsredovisningen, d.v.s. på styrelsemötet i mars. 59/14 Vd:s rapport samt presentation av DAMVAD:s effektutvärdering inom området HÖG Utöver utsänd rapport rapporterade VD om följande: Målgruppsdialog har genomförts eller kommer att genomföras med de nya målgruppslärosätena. Ett förtydligande av befintlig programform, inom strategisk kunskapsförstärkning, innebär att disputerade inom företagsforskarskolorna ska kunna affilieras till lärosätena. Programmen inom kompetensutveckling på avancerad nivå ska även fortsatt erbjudas och tas upp i dialogsammanhang, framförallt med tanke på det låga söktrycket. Styrelsen tog upp att fokus på näringslivets önskemål och efterfrågan borde kunna ökas för utbildningsinsatser på avancerad nivå. Det nya programmet, Synergi, har renderat stort intresse. Piloten för PLEng är nu fulltecknad med licentiander.
Stiftelsen har deltagit vid uppstartmöten för stora satsningar. VD redogjorde för utfallet i HÖG 14. Hög kvalitet i ansökningarna har medfört ett rekordstort föreslaget bifall. Vi noterar att flera lärosäten har skärpt upp sina kvalitetssäkringssystem. Styrelsen stödde den höga nivån på accept. Anders Ahl redogjorde för portföljfakta per sista november. KK-stiftelsen har gett utvärderingskonsulten DAMVAD A/S i uppdrag att göra en studie av resultat och effekter av KK-stiftelsens projekt finansierade inom HÖG-området. En del av resultaten presenterades vid stiftelsens 20-årsjubiléum. Vid sammanträdet deltog representanter för DAMVAD och presenterade studien. DAMVAD:s studie har påvisat att HOG-finansierade projekt ökar forskningskapaciteten vid deltagande lärosäten, ökar kvaliteten i forskningen som produceras, ökar kapaciteten i deltagande företag och ökar det totala värdeskapandet i deltagande företag. Styrelsen diskuterade studiens innehåll samt den valda metodiken för analysen. Trots att metodfrågor alltid kan diskuteras är det viktigt att påvisa effekter av genomförda satsningar. Rapporten kommer att justeras något utifrån styrelsens kommentarer och därefter publiceras. godkänna VD:s rapport samt riktade ett tack till Anders Ahl för väl genomförd kapitalförvaltning under året. 60/14 Försias till beslut om ändrad budgetram för projektstöd 2014 Madelene Sandström redogjorde för att dialog- och kommunikationsinsatser medfört ett positivt resultat vad gäller högkvalitativa ansökningar under året. Styrelsen ser positivt på att fler bra ansökningar har inkommit och att det därmed finns ett behov av ökade resurser i förhållande till budget. Speciellt stiftelsens dialoginsatser framhävdes av styrelsen som positiva för årets utfall. VD:s förslag är att totalt 215 mnkr utnyttjas för att stärka upp 2014 års beslutsram på 395 mnkr för projektstöd. Då ges möjlighet att bevilja det stöd som stiftelsens bedömare rekommenderat. 1. 215 mnkr får användas till en ökad beslutsram för 2014 2. uppdra till vd att snarast återrapportera till styrelsen om den beslutade summan för projektstöd 2014. 61/14 Beslut om projektstöd inom prosrammet SID US Anders Jörnesten redogjorde för resultatet av bedömningen inom ramen för programmet SIDUS, steg 2.
KK-stiftelsen inbjöd hösten 2013 högskolorna, de nya universiteten och industriforskningsinstituten som tidigare beviljats planeringsmedel i SIDUS Steg 1 att söka medel för uppbyggnad av distribuerade forskningsmiljöer d.v.s. för steg 2. Ansökningarna har granskats av externa sakkunniga samt stiftelsens bedömargrupp. Bedömargruppen rekommenderar beviljande av fyra av fem inlämnade ansökningar. VD instämmer i bedömargruppens rekommendationer. 1. avslå ansökan 20140219 Textilbaserade sensorer och IT-lösningar för vitala, fysiologiska signaler från Swerea IVF 2. avsätta högst 31 008 400 kr inkl. OH kr till ansökan 20140220 Interaktion med autonoma system, Högskolan i Skövde, ur den ekonomiska ramen SIDUS 10170014 (IT) under förutsättning att koordinator lämnar tillfredsställande svar angående genomförandet under den relativt korta projekttiden om 3 år 3. avsätta högst 29 472 084 kr inkl. OH till ansökan 201400221 Storskalig Dataanalys för Framtidens Samhälle, SICS Swedish ICT AB, ur den ekonomiska ramen SIDUS 10170014 (IT) 4. avsätta högst 29 924 551 kr inkl. OH till ansökan 20140217 E-care@home: effektiv vård och omsorg via semantisk interop erabilitet, Örebro universitet, ur den ekonomiska ramen SIDUS 10170014 (IT) 5. avsätta högst 30 312 383 kr inkl. OH till ansökan 20140218 ORION-Beslutsstöd för komponentbas erad mjukvaruutveckling för inbäddade system, Blekinge tekniska högskola, ur den ekonomiska ramen SIDUS 10170014 (IT) under förutsättning att tillfredställande svar ges av koordinator angående Mälardalens högskolas framtida roll i projektet då en tongivande professor inom området ska avsluta sin anställning vid lärosätet. 6. uppdra till VD att inhämta kompletterande uppgifter, inleda förhandlingar och avtalsskrivningar med respektive huvudsökande organisation. 62/14 Beslut om stöd till programmet Företassforskarskolor Under våren 2014 gjordes en utlysning inom programmet för företagsforskarskolor och en ansökan inkom. Ansökan har bedömts av den externa bedömningsgruppen och av vetenskapliga bedömare. Därutöver har en hearing genomförts med representanter från lärosätet och medverkande företag. Bedömningsgruppen, och VD, rekommenderar beslut om stöd till ansökan. 1. avsätta högst 19 800 000 kr, inkl. OH, ur den ekonomiska ramen 30200014 (Företagsforskarskolor KUB) till forskarskolan GRASCA vid Linnéuniversitetet (dnr 20140230) 2. uppdra till VD att inleda förhandlingar samt sluta avtal med Linnéuniversitetet. Bedömningsgruppens rekommendationer ska beaktas vid avtalsskrivningen.
63/14 Beslut om stöd inom programmet KK-miljöer, Högskolan i Skövde Susanne Andersson redogjorde för expertgruppens och VD:s rekommendationer avseende Högskolan i Skövdes planerade insatser inom ramen för lärosätets KK-miljö. 1. avsätta högst 12 772 918 kr, inkl. OH, till KK-miljön vid Högskolan i Skövde från den ekonomiska ramen 20310114 (KK-miljö HÖG) 2. avsätta högst 15 820 082 kr, inkl. OH, till KK-miljö vid Högskolan i Skövde från den ekonomiska ramen 3028014 (KK-miljö KUB) 3. avslå ansökan om finansiering av strategisk kunskapsförstärkning/forskningsledare 4. uppdra till VD att skriva avtal med Högskolan i Skövde om finansiering av insatser i högskolans verksamhetsplan för KK-miljön i enlighet med ovan beslutad finansiering. 5. uppdra till VD att låta genomföra en särskild granskning av ansökan om Synergiprojekten, "Fusion av Big data" (BISON) och "Produktion Innovization, Produkt- Process- och System Optimering" (MI-PPS) och lägga fram för beslut på styrelsemötet i mars 2015 6. bordlägga ansökan om finansiering av insatsen Avans "Utveckling av masterprogram med inriktning mot biomarkörer" till styrelsesammanträdet den 24 mars 2015. 64/14 Beslut om stöd inom programmet KK-miljöer, Högskolan i Halmstad Susanne Andersson redogjorde för expertgruppens och VD:s rekommendationer avseende Högskolan i Halmstads planerade insatser inom ramen för lärosätets KK-miljö. 1. avsätta högst 10 364 955 kr, inkl. OH, till KK-miljön vid Högskolan i Halmstad från den ekonomiska ramen 20310114 (KK-miljö HÖG). 2. avsätta högst 6 126 000 kr, inkl. OH, till KK-miljön vid Högskolan i Halmstad från den ekonomiska ramen 3028014 (KK-miljö KUB) 3. uppdra till VD att låta genomföra en särskild granskning av ansökan om Synergiprojekt ("Integrering av barns delaktighet i forskning och utveckling") och lägga fram för beslut på styrelsemötet mars 2015 4. högskolan under 2015 ska kunna få frågan om en finansiering för forskningsledare/ strategisk kunskapsförstärkning till CIEL behandlad utanför den gängse planeringscykeln, när rektor finner lämplig kandidat för positionen 5. avsätta högst 1 693 535 kr, inkl. OH, från den ekonomiska ramen 10102714 (KKmiljö IT) för insatsen IT i högre utbildning, "Expanding the EIS master program to distance learning" 6. avsätta högst 3 688 130 kr, inkl. OH, från den ekonomiska ramen 3028014 (KK-miljö KUB) för insatsen Expertkompetens, steg 1 "AMPI2".
7. uppdra till VD att skriva avtal med Högskolan i Halmstad om finansiering av insatser i högskolans verksamhetsplan för KK-miljön i enlighet med ovan beslutad finansiering. 65/14 Beslut inom programmet KK-miljöer, Mittuniversitetet Susanne Andersson redogjorde för expertgruppens och VD:s rekommendationer avseende Mittuniversitetets planerade insatser inom ramen för lärosätets KK-miljö. 1. avsätta högst 23 069 969 kr, inkl. OH, till KK-miljön vid Mittuniversitet från den ekonomiska ramen 20310114 (KK-miljö HÖG) 2. uppdra till VD att skriva avtal med Mittuniversitet om respektive insats i universitetets verksamhetsplan för KK-miljön, i enlighet med ovan beslutad finansiering 3. uppdra till VD att låta genomföra en särskild granskning av ansökan om Synergi, ASIS, och lägga fram för beslut på styrelsemötet i mars 2015. Margareta Norell Bergendahl, som anmält jäv, deltog inte i beslutet. 66/14 Verksamhetsplan för 2015-2017 Den slutliga verksamhetsplanen med verksamhetens huvudsakliga inriktning under den kommande treårsperioden var utsänd. Madelene Sandström redogjorde kortfattat för de mindre förändringar som genomförts i förhållande till den preliminära verksamhetsplan som behandlades i samband med septembermötet. Stefan Östholm presenterade kärnverksamhetens utveckling, Anders Ahl talade om planer för kapitalförvaltningen för de kommande åren mot bakgrund av det extremt låga ränteläget och svårigheter att få avkastning på investerat kapital. Eva Högström redogjorde för kanslibudgeten för 2015. Styrelsen diskuterade verksamhetsplanen och föreslog några smärre ändringar i texten. 1. fastställa verksamhetsplanen för 2015-2017 2. besluta om budget för projektstöd 2015 3. besluta om budget för kansliet 2015
67/14 Förfrågan från KVA om förlängning av avtal om granskning KVA har inkommit med förslag om förlängning av ingånget avtal om KVA/IVA:s granskningar av stiftelsens verksamhet. 1. VD bemyndigas att teckna förlängt avtal avseende granskningar av stiftelsens verksamhet under tiden 2016-2018 i enlighet med inkommet förslag och efter det att tidplanen överenskommits mellan stiftelsen och KVA/IVA. 6 Övriga frågor 69/14 Presentation av effektstudier - akademiker i näringslivet, Ulf Hall På grund av tidsbrist vid mötet kommer material att skickas ut till styrelsen. Vid nästkommande möte ges en presentation. 7 Styrelsens egen tid Beslutades att tid avsätts vid mötet i mars för en diskussion i samband med lunchen angående styrelsens eget arbete. Vid protokollet Olof Hugånder Justeras Kerstin Eliasson Bjöjn Sundell MaWelene Sä