POLICYDOKUMENT Dethleffs Club of Sweden styrelse har genom åren fattat beslut om policy som är komplement till stadgarna. Idag finns policybeslut på sju områden. 1. Rese- och kostnadsersättningar 2. Budget och budgetuppföljning 3. Ekonomiskt stöd från klubben vid arrangemang 4. Lotterier 5. Kostnadsredovisning 6. Inköp för klubbens räkning 7. Medlemmarnas val av styrelse med flera På följande sidor redovisas beslutad policy.
Policydokument 1. Rese- och kostnadsersättning Gäller fr o m 2010-03-12 Kostnader i samband med styrelsemöten och uppdrag av styrelsen ersätts av klubben. Ersättningen utbetalas mot inlämnande av reseräkning där förekommande kvitton bifogas. I samband med styrelsemöten betalar även klubben för campingavgifter eller liknande samt enklare måltid i anslutning till mötet. Frimärken, samtalsavgifter, kuvert etc betalas av klubben. Underlag inklusive kvitton samt till vad materialet använts skickas till ekonomiansvarig för utbetalning. Se policydokument Inköp av varor eller tjänster för DCS räkning. Policydokument 2. Budget och budgetuppföljning Gäller fr o m 2010-03-12 Klubbens ekonomiska läge i förhållande till budget skall redovisas vid varje styrelsemöte och minst 4 ggr/år kvartal. Eventuella avvikelser från budget skall gås igenom vid styrelsemöte och förklaringar förs in i mötesprotokollet.
Policydokument 3. Ekonomiskt stöd från klubben vid arrangemang Gäller fr o m 2011-05-21 Klubbens huvudverksamhet är att ordna träffar och resor för klubbens medlemmar. Av styrelsen beslutad långresa Medlem som utses av styrelsen att planera och vara värd för så kallad långresa i Europa 4-6 veckor är berättigad till kostnadsersättning. Till resevärden utgår ett belopp om 990 kronor. För att täcka kostnader för kartor, teleavgifter, porto, extra mil etc, krävs det kostnadsredovisning med kvitton och reseräkningar på så stor del av beloppet som möjligt. Styrelsen beslutar i efterhand vilka kostnader som ska ersättas. Av klubbmedlem initierad träff/resa Resor som arrangeras av klubbmedlem kan efter att styrelsen godkänt ansökan erhålla bidrag till träffen eller resan. Ansökan om ekonomiskt stöd ska göras i god tid till styrelsen. Till ansökan ska fogas program eller beskrivning av resan/träffen. Bidraget är maximalt 100 kronor per deltagande medlem. Klubbens bidrag utbetalas till den som är värd för träffen/resan och disponeras fritt till arrangemang under träffen/resan. Inget ekonomiskt stöd Spontanträffar och träffar medlemmar emellan är ej berättigade till ekonomiskt stöd. Anmälningsavgift Styrelsen kan begära att anmälningsavgift erläggs. Beloppet bestäms beroende bl a på vilka förberedelser som krävs för att anordna träffen.
Policydokument 4. Lotterier Gäller fr o m 2008-10-20 En viktig inkomstkälla för klubben är lotterier. Priser till lotterierna utgörs till största delen av produkter som skänkts till klubben av Dethleffs i Tyskland och Danmark samt inte minst av Dethleffs återförsäljare i Sverige. Grundprincipen är att lotterna skall prissättas så att varans/varornas värde uppgår till maximalt 40% av försäljningsintäkten. Med varans värde avses varans pris i konsumentledet. Policydokument 5. Kostnadsredovisning attest Gäller fr o m 2010-03-12 Ekonomiansvarig ansvarar för betalning och hantering av fakturor och kvitton. Vid styrelsemöte går ekonomiansvarig igenom under perioden gjorda utbetalningar och fakturor attesteras av båda ekonomiansvarig och ordföranden eller av styrelsen särskilt utsedd person. Policydokument 6. Inköp för DCS räkning Gäller fr o m 2011-05-21 För inköp av varor och tjänster för klubbens medel måste varan eller tjänsten vara budgeterad (godkänd budget). Samråd inom styrelsen om vem som skall köpa. Vid köp av varor/tjänster överskridande ett belopp av 2000:- (inkl mervärdesskatt) krävs styrelsebeslut där beslut om inköp noterats i protokoll. Inköp av varan eller tjänsten skall i första hand ske mot faktura utställd på Dethleffs Club of Sweden och på fakturan skall finnas uppgift om vad varan tjänsten avser samt mot vilket kostnadsslag redovisning skall ske. Uppgift skall också finnas vem som genomfört köpet. I undantagsfall får kontant, kortköp eller internetköp göras förutsatt att följande uppfylles:
Kontantköp Av kvittot skall, så långt det är möjligt, framgå att det är DCS som är köparen. Vilken vara/tjänst som inhandlats Vem som utfört köpet Köp mot betal- eller kreditkort samt internetköp Av kvittot skall framgå att det är DCS som är köparen Vilken vara/tjänst som inhandlats Vem som utfört köpet. Policydokument 7. Medlemmarnas val av styrelse, revision, valberedning och andra valbara positioner i klubben. Gäller fr o m 2016-05-21 Medlem får senast trettio (30) dagar före mötet till valberedningen inkomma med förslag på personer om kan väljas. Föreslagna personer ska vara vidtalade och villiga att åta sig uppdraget. Det är också möjligt att nominera sig själv. Valberedningen ska senast två (2) veckor före årsmötet meddela medlemmarna sitt förslag, jämte namnen på övriga nominerade personer. Om föreslagna personer i samband med valet avböjer sig nominering, eller på ett annat sätt uppdrag ej kan tillsättas, får nya förslag ställas i samband med valet. Årsmötet väljer, bland de föreslagna och nominerade, de personer som på olika sätt ska agera i klubbens intresse.