Kvalitetsutmärkelsen 2015 Sid 1
En individ lär så länge hon lever En organisation lever så länge den lär (Per Albinsson, fil. dr.) Sid 2
Stadens program för kvalitetsutveckling Syftet är att åstadkomma en ständig utveckling och förbättring av stadens verksamheter. Sid 3
Stadens kvalitetsarbete ska kännetecknas av: Att stockholmarnas synpunkter värdesätts, tillvaratas och utgör en viktig grund för kvalitetsutveckling Att ledningen på alla nivåer har ett tydligt och ansvarstagande ledarskap och prioriterar det systematiska kvalitetsarbetet där resultat för stockholmarna står i centrum Sid 4
Stadens kvalitetsarbete ska kännetecknas av: Att alla medarbetare har ansvar för kvalitetsarbetet och kvalitetsutvecklingen inom sitt ansvarsområde Att alla nämnder och styrelser systematiskt sprider och använder sig av goda exempel i syfte att utveckla verksamheten SIDAN 5
Kvalitetsutmärkelsens syfte Ett utvecklingsverktyg för dialog och lärande Stimulerar och stödjer enheter att utveckla sin verksamhet. Lyfter och sprider goda exempel Sid 6
Stadens styrning enligt ILS K o m p l e t t e r a n d e s t y r d o k u m e n t Stadens vision KF:s inriktningsmål KF:s mål för verksamhetsområdet KF:s indikatorer / aktiviteter Nämndspecifika mål Nämndens indikatorer/aktiviteter Enhetens åtagande, förväntat resultat, arbetssätt, resursanvändning Enhetens resultat, uppföljning, utveckling
Den röda tråden - från KF till medborgare Tydliggör de politiska målen i hela organisationen KF Nämnd Vad har vi åstadkommit för målgrupperna? Uppföljning av resultat Enheter Medborgare The Capital of Scandinavia SIDAN 8
Hur går det till? Gör en anmälan Tar fram ett bidrag Får en genomlysning Får återkoppling Ger dialog och lärande Sid 9
Vilka bedömer? Examinatorer: personer med god kännedom om olika verksamheter och erfarenhet av utvecklingsarbete. De får en särskild utbildning för uppdraget. Domarkommitté: förvaltningsoch bolagschefer samt representanter utifrån. Stadsdirektören är ordförande. Sid 10
Klasser Förskola Skola Äldreomsorg, inklusive myndighetsutövning Socialtjänst samt stöd och service till personer med funktionsnedsättning, inklusive myndighetsutövning Andra verksamheter, såsom administrativa och tekniska verksamheter, stadens bolag, kultur och idrott Sid 11
Bedömningen utgår ifrån bidrag och platsbesök Brukarnas/kundernas inflytande Chef/ledarskap Medarbetarskap, delaktighet Värdegrund/förhållningssätt Mål/åtaganden förväntat resultat Arbetssätt Resursanvändning Uppföljning Resultat analys Utveckling Systematik Tillämpning Resultat Sid 12
Systematiskt kvalitetsarbete - en röd tråd att hålla sig i hela året för en planering som vägleder det dagliga arbetet och en uppföljning som utvecklar verksamheten Sid 13
Tävlingsbidraget Inledning Beskriv vilken typ av verksamhet ni bedriver Ange lagar, förordningar och styrdokument av speciell betydelse för er verksamhet Beskriv er brukar-/kundgrupp Ange ungefärligt antal brukare/kunder Beskriv er organisations- och ledningsstruktur Beskriv verksamhetens medarbetare (kategorier, utbildning) Sid 14
Brukare/kunder 1. Bemötandet är en viktig kvalitetsfaktor. Beskriv hur ni arbetar med bemötandefrågor och förstärker en kultur där brukarna/kunderna är i centrum. 2. Beskriv hur ni gör brukarna/kunderna delaktiga. Det kan till exempel handla om hur ni fångar upp och hanterar brukarnas/kundernas förväntningar, synpunkter, klagomål samt förbättringsförslag. Ge gärna konkreta exempel. Sid 15
Brukare/kunder forts. 3. Redovisa kortfattat resultaten från era brukarundersökningar/kunddialoger. Redogör också för er analys av resultaten och hur ni arbetar med resultaten. Sid 16
Chef- och ledarskap 4. Beskriv din ledarskapsidé och hur du gör den känd och förankrad i organisationen. 5. Redogör för hur du som ledare utvärderar och utvecklar ditt ledarskap. 6. Beskriv hur du som chef/ledare försäkrar dig om att medarbetarna är införstådda med verksamhetens syfte och mål/åtaganden och ser sin del i måluppfyllelsen. Sid 17
7. Beskriv hur du som chef/ledare skapar förutsättningar för och tar vara på engagemanget hos medarbetarna. 8. Beskriv hur du som chef/ledare skapar möjligheter för lärande i organisationen och hur ni arbetar med kompetensutveckling utifrån identifierade behov. Sid 18
Medarbetare 9. Beskriv vilken värdegrund/gemensamma förhållningssätt ni har i er verksamhet. Beskriv hur den/de förankras och hålls levande i organisationen. 10. Ge ett konkret exempel på hur ni, ur ett arbetsgivarperspektiv, arbetar med frågor kring jämställdhet och mångfald. Sid 19
Medarbetare forts. 11. Verksamhetsutveckling är allas ansvar. Beskriv hur ni arbetar för ett aktivt medarbetarskap. 12. Redovisa kortfattat resultaten från den senaste medarbetarundersökningen. Redogör också för er analys och hur ni arbetar med resultaten. Sid 20
Resultat och analys 13. Redovisa kortfattat era resultat från föregående års uppföljningar. Redogör också för er analys av resultaten och hur ni arbetar med att ta tillvara resultaten. 14. Redovisa ert prognostiserade ekonomiska resultat i förhållande till budget för innevarande år samt de tre senaste årens resultat. Redogör också för er analys av resultaten och vilka trender ni kan se. (Det krävs inga detaljerade siffror.) Sid 21
Från åtagande/mål till uppföljning 15. Beskriv processen, det vill säga hur det gick till, och de överväganden ni gjorde, när ni tog fram årets verksamhetsplan eller motsvarande. 16. Beskriv era åtaganden/mål. Under varje åtagande/mål ska ni beskriva förväntat resultat (vad är det ni vill uppnå?), arbetssätt (hur arbetar ni för att nå resultatet?) och hur avser ni att följa upp (hur tar ni reda på att ni nått förväntat resultat?). Om ni har många åtaganden räcker det med att ni för ca 5 av dessa redogör för förväntat resultat, arbetssätt och hur ni avser att följa upp dem. Fokusera då på de åtaganden som avser er kärnverksamhet. Däremot ska alla åtaganden finnas omnämnda. 17. Beskriv hur er planering för årets uppföljning ser ut. Sid 22
Vad vill vi uppnå? Rymmas inom budget Relatera till nämndmål Fånga syftet med verksamheten Tydligt Åtagande/ mål Inga självklarheter Kommunicerat och förankrat Kunna formulera förväntat resultat Relatera till behov 4 varför SIDAN 23
Förväntat resultat Uppföljningsbartha en metod Formuleras på årsbasis, leda till förändring Förväntat resultat Svara upp mot åtagandet Prioriterat utifrån analys Ha egen kontroll över Tydligt och konkret SIDAN 24
Resursanvändning 18. Beskriv hur ni använder verksamhetens resurser så effektivt som möjligt för att nå era åtaganden/mål. Med resurser avses, förutom tilldelad budget, till exempel medarbetarna och deras kompetens, samverkan, lokaler, material, energiförbrukning, IT-stöd och fordon. Sid 25
Utveckling 19. Beskriv hur ni utvecklar verksamheten utifrån era analyser av uppföljningar och resultat. 20. Beskriv hur ni arbetar med att identifiera och minimera risker och sårbarheter i er verksamhet. 21. Beskriv verksamhetens styrkor och svagheter samt era möjligheter och hot. Beskriv hur ni använder denna kunskap för att utveckla verksamheten. 22. Beskriv hur ni delar med er av era goda exempel. Beskriv också hur ni lär av andra och hur ni använder dessa kunskaper för att utveckla verksamheten. Sid 26
FAKTISKT ÅTAGANDE/ FÖRVÄNTAT ARBETSSÄTT RESURS- UPPFÖLJNING UTVECKLING RESULTAT 2014 MÅL FÖR RESULTAT ANVÄNDNING ANALYS VERKSAMHETS UNDER ÅRET ÅRET 2015 Presentera de faktiska resultaten från föregående år. Analysera dem utifrån det förväntade resultatet ni hade för året. Vilka åtaganden/ mål har ni valt för verksamhetsåret, utifrån era analyser från föregående år. Beskriv det resultat ni förväntar er under året. När ni bestämde era åtaganden /mål för året vad såg ni då för resultat framför er? Vilken effekt vill ni uppnå? (Vad har ni för målvärde/målbild, vilket tillstånd ska uppnås? Kan även synliggöras med en indikator eller aktivitet.) Beskriv hur ni gör, vilka arbetssätt ni använder, för att se till/säkerställa att verksamhetens förväntade resultat och åtaganden/mål för året ska uppfyllas. På vilket sätt används resurserna effektivt? Här handlar det alltså inte bara om en uppräkning av resurser utan hur ni använder dem så effektivt som möjligt Beskriv planeringen för er uppföljning och vilka metoder ni använder och hur ni dokumenterar er uppföljning. Beskriv hur ni följer upp respektive förväntat resultat/ åtagande /mål Beskriv hur ni arbetar med att utveckla verksamheten utifrån era analyser av era uppföljningar och resultat. SIDAN 27
Skrivarstuga Den 14 april kl. 13-16 och den 8 maj kl. 9-12 Hantverkargatan 3 D Öppet hus där du kan ställa frågor och diskutera innehåll och upplägg i ert bidrag. Sid 28
Tidplan 2015 Februari, informationsmöten på Hantverkargatan 3D: 10/2 kl 9-11, 12/2 kl 14-16, 17/2 kl 9-11, 19/2 kl 14-16 Mars, meddela senast den 20 mars om man har för avsikt att delta. Glöm ej ev. avanmälan om ni ändrar er. Mars-april, examinatorsutbildningar Maj, tävlingsbidrag in senast den 20 maj. Protokoll från nämnden senast sammanträdet i juni. Juni, bedömningslag formeras, tider bokas m.m. STADSLEDNINGSKONTORET SIDAN 29
Tidplan fortsättning Augusti-oktober, bedömningslagen arbetar, konsensusmöten och platsbesök Oktober, domarkommittén sammanträder Tisdag 24/11, utmärkelse- ceremonin, öppet hus December, återföringsbesök SIDAN 30
Vad har deltagandet gett er? Bättre samsyn och helhetssyn Utveckling av verksamheten med ökat brukarperspektiv Stolthet över vår verksamhet Vi har byggt upp vår verksamhet under de år vi deltagit i Kvalitetsutmärkelsen Synliggjort framgångsfaktorer, men också vad vi behöver arbeta mer med Ett verktyg för att genomlysa såväl ledarskap som strukturer och arbetssätt i verksamheten STADSLEDNINGSKONTORET SIDAN 31
Vad ger det mer Samtliga enheter erhåller ett bevis (diplom) på att de arbetar aktivt med kvalitetsutveckling. Prischeck till vinnarna och till hedersomnämnanden SIDAN 32
Vad har uppdraget som examinator gett mig? Personlig utveckling, kunskap om andra verksamheter i staden. Fördjupade kunskaper om systematiskt kvalitetsarbete Hjälp att tydligare se helheten vad gäller verksamhetsutveckling, hitta den röda tråden Kunskap och glädje Inspiration genom att träffa engagerade kollegor SIDAN 33
Vad ger det mer? Många erfarenheter från andra verksamheter som jag kan använda i min egen yrkesroll En möjlighet att få lyfta sig lite från vardagens uppgifter och höja blicken och ta del av andra verksamheter i vår fantastiska stad. Uppmärksamhet att arbeta som examinator visar att man vill utvecklas och bidra till utveckling av servicen till stockholmarna. Erhåller ett intyg på sin examinatorsinsats. SIDAN 34
Goda exempelmässan När? 5 maj Var? Globen Annexet Sid 35
Syftet med mässan Sprida goda exempel på framgångsrika metoder och arbetssätt i stadens verksamheter. Kommunala och privata verksamheter kan lära av varandra och över gränserna för olika verksamhetsområden. Nätverkstillfälle möjlighet att knyta nya kontakter, hitta nya samverkansområden och samarbetspartners som kan öka måluppfyllelsen i den egna verksamheten. Stärka medarbetarnas upplevelse av att vara en del i Stockholms stad och att få en bättre inblick i stadens hela verksamhet. Sid 36
Förnyelsepriset Belönar förbättringar, förnyelse och nytänkande Sista ansökningsdag 7 april
Enheten för kvalitetsutveckling Ingalill Elwin, enhetschef tel. 508 29 573 ingalill.elwin@stockholm.se Anneli Ågren Ekholm, verksamhetsutvecklare tel. 508 29 417 anneli.agren.ekholm@stockholm.se Anna Saldeen Jonsson, verksamhetsutvecklare, tel. 508 29 087 anna.saldeen@stockholm.se SIDAN 38
Mer information på www.stockholm.se/kvalitet SIDAN 39
Man lär inte av sina erfarenheter Man lär av de slutsatser man drar av sina erfarenheter (Argyris) SIDAN 40