Chefspolicy Ledningsfilosofi för Landstinget Blekinge finns i separat dokument from 2011-07-01 enl beslut i LF 2011-06-13, 60
Innehållsförteckning Chefspolicy för Landstinget Blekinge... 3 Chefen och etik... 3 Chefen och organisationen... 4 Chefen och ledarskapet... 5 Chefen och den sociala kompetensen... 6 Chefens rätt till stöd... 7 Chefen och privatlivet... 8 Chefen och visionen... 8 Chefskap i förändring... 8 2
Chefspolicy för Landstinget Blekinge Syftet med en policy inom landstinget är att landstinget vill klargöra sin uppfattning eller syn på en fråga som är oreglerad och där frågan består av en idé eller ett synsätt som skall omsättas i ett handlande inom landstinget som organisation. "Policy... på principer grundat handlande eller tillvägagångssätt i ett företag o d " Sv. Akademiens ordlista Med denna chefspolicy vill landstinget framhålla vissa specifika kunskaper och egenskaper som enligt landstingets uppfattning är viktiga för det ledarskap som utövas av landstingets chefer. Vidare vill landstinget klargöra sin uppfattning i vissa frågor som allmänt bedöms vara relevanta för en chef inom Landstinget Blekinge. Nyckelord i denna chefspolicy är etik, organisation, ledarskap, social kompetens, stöd, privatliv, vision och ledarskap i förändring. Landstingets fyra chefsnivåer: Landstingsdirektör Förvaltningschef Basenhetschef/Verksamhetschef Första linjens chef Chefen och etik En chef företräder landstinget som arbetsgivare. Landstinget förväntar sig därför att en chefs förhållningssätt i olika situationer är representativt för den hållning eller det synsätt som landstinget har uttalat eller kan förväntas företräda. Som allmän vägledning för ett sådant förhållningssätt gäller följande etiska normer inom landstinget Blekinge: Landstinget anser att en chef - som accepterat att bli chef inom landstinget under givna förutsättningar - skall utöva sitt chefskap på ett sådant sätt, att de uttalade värderingar, normer eller riktlinjer - talade eller skrivna - som landstinget anser skall ligga till grund för sin verksamhet beaktas. Landstinget anser att en chef - i frågor där uttalade värderingar, normer eller riktlinjer saknas inom landstinget, skall utöva sitt chefskap på ett sådan sätt, att det dels står i samklang med landstingets uppfattning om gott chefskap enligt denna chefspolicy dels är bra för landstingets verksamhet. Landstinget anser att en chef skall utöva sitt chefskap på ett sådant sätt, att det kan tjäna som föredöme för andra. Landstinget anser att en chef skall utöva sitt chefskap på ett sådan sätt, att det i förekommande fall råder samklang mellan sättet att representera landstinget och arbetsgivaransvaret. Landstinget anser att en chef inte skall utnyttja sin ställning eller resurser tillhörande landstinget för egen vinning. Landstinget anser att en chef skall vara lojal mot fattade beslut. 3
Chefen och organisationen Att vara chef i organisationen Landstinget Blekinge innebär dels ett ansvara för verksamheten inom en begränsad del av landstingets samlade verksamhet - en del som också är en organisation, dels ett ansvar för en helhetssyn beträffande landstinget mål. Chefens ansvar kan sammanfattas i följande fyra viktiga huvudområden Verksamhetsansvar Arbetsgivaransvar Resursansvar Utvecklingsansvar Gemensamt för varje organisation är att den består av en samling människor som hör ihop genom att de ständigt är i kontakt med varandra, samarbetar och bildar en grupp. Därför är det viktigt att en chef är insatt i och förstår de olika mekanismer som syftar till att hålla samman en organisation och att få organisationen att fungera. "... en organisation utgörs av en grupp individer, som medvetet bedriver samarbete för att nå gemensamma mål." Landstingets organisation är utformad med utgångspunkt från en helhetssyn på de uppgifter som skall utföras inom landstingets olika funktioner och sättet att utföra dessa på. I formell mening är landstingets organisation en linje- stabsorganisation. Ett kännetecken för den organisationsformen är att varje medarbetare endast har en chef. Varje chef måste ha kunskap om ansvar och befogenheter i dels den egna chefsrollen dels hur ansvar och befogenheter är fördelade i organisationen i övrigt. Beträffande ansvar och befogenheter är landstingets linje- stabsorganisation decentraliserad vilket innebär att ett stort ansvar och stora befogenheter för planering, styrning och uppföljning av verksamheten finns på basenhetsnivå och avdelningsnivå Uppgiften att samordna och leda förvaltningens samlade verksamheter finns på förvaltningsnivå. Landstinget styr sin verksamhet med hjälp av en planeringsmodell som bygger på principen om "målstyrning" respektive "ramstyrning". Utifrån den planeringsmodell som landstinget har fastställt, ingår det i en chefs ansvar att styra verksamheten inom sitt ansvarsområde så, att man uppnår ett fastställt mål. Viktiga delar i landstingets planeringsmodell är budgetdirektiv, budget, verksamhetsplan, prognoser, bokslutsanvisningar och årsredovisning inkl. verksamhetsberättelse. En förutsättning för att landstingets planeringsmodell skall kunna fungera, är att landstingets chefer är lojala mot av landstingsfullmäktige fastställda mål och fastställda ramar. Vidare är det nödvändigt att varje chef har goda kunskaper om innebörden av principen "målstyrning och ramstyrning" och sambandet som finns mellan de olika delarna i planeringsmodellen - t ex begrepp och uttryck som används, hur man formulerar och utvärderar mål, processen som leder fram till förslag till ram och hur man arbetar med de ekonomiska frågorna efter det att den ekonomiska ramen blivit fastställd. Kunskapen om och lojaliteten med målen, samt förmågan att på alla nivåer i organisationen kunna tolka målen och omsätta dem i rätt handling för den aktuella situationen, är den grund på vilken 4
allt ledningsarbete måste vila. Varje chef har därför ansvar för att medarbetare inom sitt ansvarsområde har kunskap om landstingets organisation och planeringsmodell. Organisationsutveckling med syfte att öka patientfokuseringen är en naturlig del i landstingets verksamhetsutveckling. Vårdprocesser, inom och mellan kliniker och förvaltningar samt mellan olika vårdgivare utvecklas med syfte att ge en optimal vård. Chefer på alla nivåer har ett ansvar för att stödja och att aktivt arbeta för utvecklingen av vårdprocesser. Litteraturhänvisning: Av respektive förvaltning utsedd lämplig litteratur i organisationslära samt kompendium om landstingets planeringsmodell och organisationsform. Chefen och ledarskapet Det är viktigt att en chef är medveten om skillnaden mellan att vara chef och att vara ledare. En chef tillsätts genom ett formellt beslut. "Ledarskap" är sättet att utöva chefskapet. Ledarskap handlar om ett ömsesidigt förhållande mellan ledare och medarbetare. Det rör sig om ett samarbete där ledaren är mer eller mindre accepterad av gruppen. Att vara ledare innebär alltså att nå resultat via andra människor. De skiftande förhållanden och olika krav som präglar arbetssituation för landstingets chefer, kräver att ledarskapet anpassas till den aktuella situationen. "Den dominerande principen i en organisation är inte längre chefsverksamhet för att kontrollera verksamheten utan ledarskap för att ta fram det bästa hos människor och reagera snabbt på förändringar." Naisbett & Aburdene Landstinget anser att medarbetarnas egenskaper, inställning till arbetet och kunskaper är exempel på faktorer som på ett avgörande sätt påverkar ledarbeteendet och hur en chef lyckas i sitt ledarskap. En annan viktig faktor som påverkar en chefs ledarbeteende är hur andra i organisationen närstående chefer beter sig. Överordnad chef bör därför vara medveten om sin egen inverkan på underordnad chefs ledarbeteende. Ledarskapets kretslopp kompetenta och engagerade medarbetare ökar förutsättningen för att en chef skall lyckas i sitt ledarskap. mindre kompetenta och/eller oengagerade medarbetare ökar risken för att en chef inte skall lyckas i sitt ledarskap. möjligheten att underordnad chef skall lyckas i sitt ledarskap ökar om överordnad chef har ett bra ledarbeteende. risken att underordnad chef skall misslyckas i sitt ledarskap ökar om en överordnad chef har ett dåligt ledarbeteende. Landstinget önskar ett ledarskap som är format utifrån uppfattningen att medarbetarna är landstingets främsta resurs och att ledarskapet är en relation - chefen litar på sina medarbetare, lyssnar uppmärksamt, berömmer initiativ och vägleder. Av de båda huvudinriktningarna för 5
ledarskapsbeteende - auktoritärt ledarskap respektive demokratiskt ledarskap - skall det demokratiska ledarskapet vara vägledande för det ledarskap som landstingets chefer skall utöva. Landstinget anser att ett bra och demokratiskt ledarskap... bygger på respekt för individen och på förtroendefulla relationer inom och utanför det egna ansvarsområdet. är att tillsammans eller genom medarbetarna lösa uppgifter och försöka nå gemensamma mål präglas av tydlighet - tydligt ställningstagande, tydligt handlande, tydliga direktiv, tydlig uppmuntran och tydlig kritik. är att vara engagerad i medarbetarnas utveckling. innebär att en chef är beredd att i kommunikation och i närhet till sina medarbetare både påverka och påverkas. innebär att en chef delegerar arbetsuppgifter till sina medarbetare - under hänsynstagande till deras förmåga att bära ansvar. innebär att en chef informerar sina medarbetare så att de fortlöpande är uppdaterade i frågor de är berörda av eller som i övrigt är aktuella inom chefens ansvarsområde. innebär att en chef stimulerar initiativ och förslag från medarbetarna. innebär att en chef motiverar sina medarbetare till goda prestationer - inte genom press och utövande av formella maktbefogenheter - utan genom att engagera och intressera medarbetarna för arbetsuppgifterna. Viktiga förutsättningar för ett bra chefskap/ledarskap är att en chef tycker om sina arbetsuppgifter, har tid för sitt chefskap/ledarskap, finner dem meningsfulla samt att det råder harmoni mellan chefen som människa, arbetsuppgifterna och omgivningen. Chefen och den sociala kompetensen Ledarskapet består till en stor del av att hantera arbetsrelationer. När en chef lyckas som ledare beror det i de flesta fall på att hon/han kan "läsa" gruppens behov, förstår vad som försiggår bland medarbetarna, tolkar budskap och avsikter, har förmåga att utnyttja de resurser som finns i gruppen och kan genomdriva beslut. Hon/han förmår även att utveckla positiva normer i gruppen och att skapa ett gott klimat. Utifrån landstingets uppfattning att medarbetarna är landstingets viktigaste resurs, är det viktigt att en chef inom landstinget har god social kompetens - intresse för andra människor och deras arbetsuppgifter, förmåga att bemöta människor av olika karaktär med olika intressen, intresse för samspelet mellan människor, förmåga att kunna leva sig in i omgivningens behov av ens insatser samt att kunna kommunicera d v s lyssna, uppfatta, meddela, förklara och informera. Social kompetens innefattar också förmågan att ta itu med konflikter och våga formulera smärtsamma sanningar. "Kommunikation kan liknas vid en bro. Fästena på bron utgörs av sändare resp. mottagare av information. Information är det som fraktas fram och tillbaka över bron." Landstinget Blekinge: Policy för arbete med information. 6
Inom området för social kompetens markeras särskilt vikten av förmågan att kommunicera. Kommunikation är den viktigaste motorn för verksamheten och all förändring. Dessutom är kommunikation viktig för att den utvecklar kunskap. Att samtala är ett oöverträffat sätt att få och ge information, att ta reda på vad t ex medarbetarna tycker och tänker om arbetet, definiera och lösa problem, förklara och motivera samt att kontrollera att ett budskap uppfattats på rätt sätt. Landstinget är av den uppfattningen, att en chef som har god förmåga att kommunicera inom det egna ansvarsområdet och med omvärlden, har bättre förutsättning att leda verksamheten mot fastställt mål. Eftersom fördelarna med en öppen och effektiv kommunikation är stora, är det viktigt att varje chef arbetar för att undanröja de hinder som eventuellt kan finnas för en väl fungerande kommunikation. En chef inom landstinget ansvarar därför bl a för att det talade och skriftliga språket inom ansvarsområdet tillämpas på ett enligt svenskt språkbruk vedertaget sätt. Varje chef ansvarar också för att "facktermer" används på ett enhetligt sätt och att dessa förstås av medarbetarna inom ansvarsområdet. Särskild uppmärksamhet skall riktas mot nya uttryck som börjar användas parallellt med uttryck som redan tillämpas för att beskriva viss situation eller funktion. Kommunikation på arbetsplatsen förutsätter också att vi förstår varandra - och inte minst - att vi vill förstå och ta till oss den information som lämnas. Det faktum att landstinget har både kvinnliga och manliga medarbetare och att kvinnor och män kommunicerar på olika sätt - " talar olika språk"-, innebär att en chef i landstinget skall ha kunskap i kvinnors respektive mäns sätt att kommunicera. En chef i landstinget skall också ha kunskap i de skillnader som föreligger mellan olika generationers sätt att kommunicera och hur olika kulturer kan påverka medarbetares sätt att kommunicera. Litteraturhänvisning : Av respektive förvaltning utsedd lämplig litteratur i kommunikation och i kvinnligt och manligt språk. Chefens rätt till stöd Landstinget är medvetet om att ett chefskap kan ge rika tillfällen till stimulans och personlig utveckling. Men det kan också periodvis i vissa situationer vara påfrestande och upplevas som ensamt, slitsamt och tungt. Enligt landstingets uppfattning är det viktigt att en chef kan känna trygghet i sitt chefskap. Utifrån egna upplevelser och behov skall en chef i landstinget därför alltid ha rätt till stöd från överordnad chef eller andra chefer inom samma organisatoriska enhet. I vissa avgränsade och särskilda situationer -beroende på organisationens utformning vad avser befogenheter och ansvar - har chef också rätt till rådgivande samtal med annan överordnad chef inom linjeorganisationen än den närmaste. Förutom de normala uppgifter som åvilar en ledningsgrupp, är det enligt landstingets uppfattning viktigt att samspelet mellan cheferna i en ledningsgrupp fungerar på ett sådant sätt, att varje chef kan uppfatta ledningsgruppen som ett forum som ger stöd och trygghet åt chefskapet. Landstinget anser att tanken och meningen med mentorskap är riktig. Om önskemål föreligger skall därför varje chef inom landstinget ha möjlighet till mentor. 7
Landstinget framhåller också det naturliga i att varje chef har rätt att få stöd av medarbetare inom ansvarsområdet. Landstinget är av den uppfattningen att det finns ett samband mellan graden av sådant stöd och hur chefen utvecklar sitt ledarskap. Normgivande stöd för sitt arbete har landstingets chefer i "Ledningsfilosofi för Landstinget Blekinge" samt i de olika policydokumenten. Chefen och privatlivet Att vara chef innebär ofta, att man har en arbetssituation som på olika sätt påverkar privatlivet - både positivt och negativt. Landstinget anser att förutsättningarna att kombinera ett gott chefskap med privatliv skall utvecklas genom samverkan mellan överordnad chef och respektive chef inom ansvarsområdet. Grunden för sådan samverkan är att varje chef är medveten om hur ledningsansvaret - ofta i förändring - kan påverka livet utanför organisationen. Medvetenhet om detta bidrar till att en chef får möjlighet att - utifrån sin egen situation - planera för en tillfredsställande balans mellan sitt eget chefskap och sitt privatliv. Grunden för samverkan är vidare att överordnad chef - utifrån sitt planeringsansvar för verksamheten - utvecklar förutsättningarna för chefskap inom sitt ansvarsområde på ett sådan sätt, att organisatoriska förutsättningar finns för att kombinera chefskap och privatliv. Dessa förutsättningar är ständigt utsatta för förändring. Chefen och visionen Överenskommelse om chefskap inom landstinget vilar på den grunden, att chefens primära uppgift är att ansvara för att verksamheten bedrivs på det sätt som anges i verksamhetsplaner och att fastställt mål nås. Vid sidan av den verksamhet som bedrivs i vår närtid, är det också viktigt för landstingets framtida verksamhet, att vi inom organisationen har tankar på den tid som ligger långt framför oss - bortom närtiden. Landstinget vill därför i denna chefspolicy föra in visionen som en naturlig inriktning på en chefs framsynthet. Idéer och tankar om framtiden - som vilar på en inte alltför orealistisk grund - är bra för landstinget därför att de bidrar till verksamheten på ett positivt sätt. Landstinget anser att deltagande i dialogen kring förändringsarbete kan bidra till visionärt tänkande. Chefskap i förändring Valet av chef påverkas av att landstinget har behov av ledarskap utifrån förutsättningar som gäller vid tidpunkten för beslutet om tillsättning. Beroende på att förutsättningarna för landstingets verksamhet ständigt är utsatta för förändring, kan också förutsättningarna ändras för det ledarskap som landstinget eftersträvar från en tid till annan. När en person väljer att tillträda en chefsfunktion, så beror det på faktorer som är kopplade till personliga behov och förväntningar. Olika faktorer styr alltså landstingets och individens ställningstagande till ett chefskap. I likhet med vad som gäller för landstinget, påverkas också en chef av de förändringar som ständigt sker - både i privatlivet och arbetslivet. Dessa förändringar 8
kan ibland upplevas på ett sådant sätt, att en chef kommer till insikt om att den ursprungliga förutsättningen att tillgodose personliga behov och att uppfylla egna eller organisationens förväntningar inte längre föreligger. Ett väl fungerande ledarskap är en grundförutsättning för att det fastställda målet för verksamheten skall kunna nås och för att verksamheten skall kunna bedrivas enligt fastställda verksamhetsplaner. Enligt landstingets uppfattning är det därför viktigt att det är samklang mellan landstingets behov av ett bra ledarskap och hur en chef upplever möjligheten att tillgodose personliga behov och förväntningar i en chefsroll. Landstingets verksamheter präglas av ständiga förbättringsprocesser. Framtidens förutsättningar kommer att vara olika dagens. För att kunna öka patientfokuseringen, höja förmågan att hantera kunskaps- och verksamhetsutveckling där medarbetarnas kompetens och idéer tas till vara fullt ut krävs ledare med kompetens att förverkliga detta. I en ständigt föränderlig värld är det därför naturligt att ett chefskap omprövas. Landstinget Blekinge har fattat beslut om att chefsuppdrag på alla nivåer skall vara tidsbegränsade samt att en chef skall ha sin anställningstrygghet reglerad genom särskild tillsvidareanställning - skild från chefsuppdraget - varom överenskommelse träffats. Landstinget beslutar från fall till fall vilken chefsnivå - och i förekommande fall vilka chefer på sådan nivå - som skall omfattas av tidsbegränsat chefsuppdrag. Vid nyanställning tillämpas chefstitulatur endast vid anställning/förordnande i linjeorganisationen. 9