www.pwc.se Revisionsrapport Rebecca Andersson Carl-Magnus Stenson Cert. kommunal revisor Utbildnings- och arbetsmarknads nämnden Halmstads kommun
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Metod... 2 3. Granskningsresultat... 4 3.1. Verksamhets- och målredovisning... 4 3.2. Driftsredovisning... 5 3.3. Investeringsredovisning... 6 3.4. Prognoser... 6 3.5. Intern kontroll... 8 3.6. Framtid... 8 Halmstads kommun
1. Sammanfattning har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens verksamhetsberättelse för 2012. Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2012 har således bl.a. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden valts ut. Nämnden, ansvarar bl.a. för verksamheterna arbetsmarknadsåtgärder, ekonomiskt bistånd, gymnasieskolan, kommunal vuxenutbildning, uppdragsutbildning och daglig verksamhet. Vi anser inte att samtliga av nämndens verksamhetsmål verkligen kan betecknas som mål i den bemärkelsen att de är mätbara, t ex Unga ska ges förutsättningar för att kunna starta eget företag. I flera fall saknas ett målvärde eller nyckeltal att relaterat utfallet till. Vi anser att detta riskerar en otydlig styrning och uppföljning. För ett antal mål har bedömningen av måluppfyllelser baserats på genomförda aktiviteter istället för konkreta resultat och nyckeltal. För flera mål saknas konkreta nyckeltal och det hänvisas ibland till kvalitativ uppföljning. Därmed finns det en risk att den egna bedömningen av måluppfyllelse för flera mål blir missvisande. Vi anser att den ekonomiska redovisningen och analysen behöver utvecklas. Vi rekommenderar att redovisningen kompletteras med nyckeltalsjämförelse och kostnadsutveckling över tid. Nämnden redovisar ett underskott på 9,7 mnkr och där ekonomiskt bistånd redovisar ett underskott på 8,6 mnkr. Gymnasieskolan redovisar ett underskott på 1,3 mnkr. Vi har noterat ett periodiserings fel som påverkat resultatet med 1,9 mnkr felaktigt för 2012. Gymnasieskolans verksamhet behöver särskilt redovisas inte minst med tanke på dess andel av budget samt med anledning av de åtgärder som genomförts. Vidare rekommenderar vi nämnden att följa upp att beslutade åtgärder får den effekt som var tänkt. Vi bedömer att den interna kontrollplan och rapportering som nu föreligger bör utvecklas. Redovisningen av antalet stickprov har inte rapporterats och tydligheten i bedömningen av om kontrollen är accepterad eller inte kan förbättras. Någon systematisk risk- och väsentlighetsanalys avseende framtagandet av intern kontrollplan 2012 har inte skett. Vi anser att nämnden behöver arbeta på ett mer systematiskt sätt avseende risk och väsentlighet som en del av nämndens styrning. Halmstads kommun 1 av 9
2. Inledning har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens verksamhetsberättelse för 2012. Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2012 har således Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens valts ut. Nämnden, ansvarar bl.a. för verksamheterna arbetsmarknadsåtgärder, ekonomiskt bistånd, gymnasieskolan, kommunal vuxenutbildning, uppdrags utbildning och daglig verksamhet. 2.1. Bakgrund I den kommunala redovisningslagen (KRL) regleras externredovisningen för kommuner och landsting. I lagen finns bestämmelser om årsredovisningen. Vidare regleras den kommunala redovisningen av uttalanden från Rådet för kommunal redovisning (RKR) och i tillämpliga delar av Redovisningsrådet och Bokföringsnämndens normering. Revisorerna har bl.a. till uppgift att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnden är tillräcklig. Revisorerna har bl. a. till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift bedöms om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning (kap 3 8). Vidare ska revisorerna enligt kommunalagen (9:9a) bedöma om resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. Kommunen kan även ha egna riktlinjer för Årsredovisningens upprättande som ska följas. Formellt är Kommunstyrelsen revisionsobjekt som enligt kommunallagen är ansvarig för årsredovisningens upprättande. Till sin grund för bedömningen har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. Nämndernas redovisning, skall enligt kommunallagen utformas på det sätt som fullmäktige bestämmer. För 2012 har således Utbildning- och arbetsmarknadsnämnden valts ut. Granskningen avseende nämnden sker avseende verksamhetens ekonomiska utfall, nämndens verksamhetsmål och intern kontroll. 2.2. Metod Vi har tagit del av det bokslutsunderlag som Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden redovisat till stadskontoret. Granskningen har företrädesvis koncentrerats på nämndens verksamhetsberättelse och ekonomisk uppföljning under året. Vi har även tagit del av redovisning av intern kontroll och Halmstads kommun 2 av 9
verksamhetsplan för 2012. Intervju har företrädesvis skett med förvaltningens ekonomichef och förvaltningschef. Rapporten är sakavstämd med berörda tjänstemän. Halmstads kommun 3 av 9
3. Granskningsresultat 3.1. Verksamhets- och målredovisning Av KL 3:15 framgår att nämnderna ska redovisa till fullmäktige hur de fullgjort sina uppdrag, samt att fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för den. I stadskontorets bokslutsanvisningar anges att det i verksamhetsredovisningen skall finnas en beskrivande del som tar upp viktiga händelser och nyckeltal för verksamheterna. Redovisningen utgår från respektive målområde. Vidare skall viktiga händelser beskrivas med utgångspunkt från relevant målområde. Nämnden ska göra en bedömning av om målet/målen uppnåtts eller inte. Vidare ska en redovisning ske varför målet uppnåtts/inte uppnåtts samt beskriv vilka resultat och övrig information som stödjer bedömningen. Nämnden ska beskriva genomförda åtgärder under året, om tidigare uppföljningar pekat på att målet inte kommer att nås. I Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens verksamhetsberättelse redovisas fullmäktiges övergripande mål för mandatperioden samt årligen konkretiserade mål inom olika målområdena enligt nedan: Barn och Utbildning Demokrati och dialog Näringsliv och arbetsmarknad Trygghet, säkerhet och folkhälsa Totalt redovisar nämnden sex verksamhetsmål, varav tre bedöms som uppfyllda och tre som delvis uppfyllda. Flertal av nämndens mål omfattas inte av något målvärde och bedömningarna grundar sig i flera fall av genomförda aktiviteter. Bedömning och iakttagelser Vi anser inte att samtliga verksamhetsmål verkligen kan betecknas som mål i den bemärkelsen att de är mätbara, t ex Unga ska ges förutsättningar för att kunna starta eget företag. I flera fall saknas ett målvärde eller nyckeltal att relaterat utfallet till. Vi anser att detta riskerar ge en otydlig styrning och uppföljning. För ett antal mål har bedömningen av måluppfyllelser baserats på genomförda aktiviteter istället för konkreta resultat och nyckeltal. För flera mål saknas konkreta nyckeltal och det hänvisas ibland till kvalitativ uppföljning. Därmed finns det en risk att den egna bedömningen av måluppfyllelse för flera mål blir missvisande. Utifrån redovisat material gör vi inte samma bedömning avseende bedömd måluppfyllelse Alla deltagare ska känna att verksamheten/insatsen utformas efter den enskildes förutsättningar. Nämnden ska kontinuerligt ompröva sin verksamhet för att alltid kunna erbjuda bästa möjliga verksamhet till lägsta möjliga kostnad målet anses som uppfyllt trots att det i redovisningen beskrivs som pågående. Halmstads kommun 4 av 9
3.2. Driftsredovisning Nämnden redovisar ett underskott motsvarande 9,7 mnkr, fördelat på fem verksamheter enligt nedan: Verksamhet Bokslut Bokslut Budget Avvikelse Mnkr 2011 2012 2012 2012 Arbetslivsförvaltningen 112,9 119,9 120,0 0,1 Ekonomiskt bistånd 64,6 66,7 58,1-8,6 Gymnasieskola 387,2 378,1 376,9-1,3 Vuxenutbildning 49,8 51,2 51,9 0,7 Uppdragsutbildning 1 0-1 -0,6 Summa: 615,5 615,9 606,3-9,7 Ekonomiskt bistånd redovisar en budgetavvikelse på -8,6 mnkr. Avvikelsen är en följd av att antalet hushåll som erhåller ekonomiskt bistånd ökar samt att hushållens kostnader ökar. Framförallt är det bidrag till unga under 25 år som ökar men även bland arbetslösa utan ersättning. Under 2012 betalades det ut ekonomiskt bistånd till 9 268 hushåll jämfört med året innan 8 986 hushåll, en ökning med ca 3 %, vilket också speglar kostnadsutvecklingen. Gymnasieskolan redovisar ett underskott på 1,3 mnkr. Under året har verksamheten genomfört åtgärder, främst inom personalsidan men även för lokaler och övriga driftskostnader. Detta för att möta det minskade elevantalet. Åtgärderna har inte fått helårseffekt under året utan först under 2013 förväntas helårseffekterna. Andelen folkbokförda elever i kommunen som valt den kommunala gymnasieskolan uppgår till ca 74 %. Nedan redovisas det ekonomiska resultatet per verksamhet: Gymnasieenhet Bokslut Avvikelse Bokslut Avvikelse Mnkr 2011 2011 2012 2012 Kattegattsgymnasiet 112-3,8 112,1 0,1 Sannarpsgymnasiet 91,9-5,4 84,9-5,5 Sturegymnasiet 95,2-8,1 83,8-2,3 Kansli 88,1 10,6 97,3 6,4 Summa: 387,2-6,7 378,1-1,3 Vuxenutbildningen redovisar ett överskott på 0,7 mnkr som förklaras av att personalkostnaderna varit lägre än budgeterat på grund av neddragningar samt att utbildningsplatser av olika utbildningsanordnare istället köpts in. Under året har ett nytt ersättningssystem införts som innebär att ersättning/betalning först sker när godkänt betyg registrerats. Verksamheten har skuldbokfört 3,8 mnkr i bokslutet för innestående prestationer som de externa utövarna har genomfört under 2012. Bedömning och iakttagelser Vi anser att den ekonomiska redovisningen och analysen behöver utvecklas. Vi rekommenderar att redovisningen kompletteras med nyckeltalsjämförelse och kostnadsutveckling över tid. Vid granskning av balansräkningen kunde det Halmstads kommun 5 av 9
konstateras att en faktura om 1,9 mnkr som avser 2013 inte hade periodiserats utan felaktigt belastat 2012 inom gymnasieskolan. Gymnasieskolans verksamhet behöver särskilt redovisas inte minst med tanke på dess andel av budget samt med anledning av de åtgärder som genomförts. Vidare rekommenderar vi nämnden att följa upp att beslutade åtgärder får den effekt som var tänkt. Med tanke på att ekonomiskt bistånd redovisar ett underskott på 8,6 mnkr behöver redovisningen och analysen utvecklas, ex genom olika typer av statistikuppgifter och jämförelse med andra kommuner. 3.3. Investeringsredovisning Nedan redovisas nettokostnaderna avseende nämndens investeringsredovisning: Verksamhet Bokslut Bokslut Budget Avvikelse Mnkr 2011 2012 2012 2012 Arbetslivsförvaltningen 0,5 0,7 1,2 0,5 Gymnasieskola 4,2 3,7 5,5 1,8 Vuxenutbildning 0,2 0,3 1,0 0,7 Summa: 4,8 4,7 7,7 3,0 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens investeringsbudget för 2012 uppgick till 7,7 mnkr. Totalt investerade verksamheten 4,7 mnkr (62 %), varav gymnasieskolorna står för merparten 3,7 mnkr. Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att investeringsredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av hur utfallet förhåller sig till fullmäktiges budget. 3.4. Prognoser När det gäller kommunens ekonomiska kontroll är budgetföljsamhet och prognossäkerhet två viktiga aspekter. Vi har tagit del av de ekonomiska prognoser som redovisats till Kommunstyrelsen. Nedan redovisas prognoserna för Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. Halmstads kommun 6 av 9
Redan inledningsvis under året konstaterades en negativ budgetavvikelse på 14,6 mnkr. Verksamheten ekonomiskt bistånd prognostiserade en negativ budgetavvikelse på 6,5 mnkr, med anledning av att antalet hushåll med försörjningsstöd ökat. Gymnasieskolans verksamhet prognostiserade ett underskott på 8 mnkr, varav 6,7 mnkr var ett resultat av 2011 års resultat balansering. Med anledning av fortsatta hög inströmning av antal hushåll som erhåller försörjningsstöd prognostiserades ekonomiskt bistånd i samband med månadsbokslutet i mars ett underskott på 8 mnkr. Gymnasieskolans resultat beräknades istället till -2,7 mnkr med anledning av vidtagna åtgärder. Under hösten skedde en prognosförbättring avseende resultatet med anledning av att verksamheten arbetsmarknadsåtgärder prognostiserade ett positivt resultat 5,1 mnkr och förklarades av högre intäkter på grund av tolktjänster och fler deltagare i olika insatser. Gymnasieskolans resultat beräknades till -4,8 mnkr då effekterna av olika åtgärder inte påverkat verksamheten i den takt som tidigare prognostiserats. Bedömning och iakttagelser Vi vill understryka vikten av budgetföljsamhet och prognossäkerhet. En tidig upptäckt av befarade budgetavvikelser gör det lättare att vidta åtgärder som får effekt på det slutliga resultatet. Som framgår ovan är prognoserna under året tämligen olika. Verksamheten för gymnasieskolan har lämnat varierande prognoser under året och en bidragande orsak till svårigheten kan vara att effekterna av åtgärder till viss del försenast under året. Vi anser att nämnden vidtagit åtgärder med anledning av sjunkande elevantal. Vi rekommenderar nämnden att särskilt följa förändringar i elevantalet för att ytterligare kunna genomföra åtgärder om det krävs. Vi anser inte att prognosarbetet avseende arbetsmarknadsåtgärder som ändamålsenligt. Verksamheten redovisade så sent som i oktober en prognos på 5,1 mnkr. Verksamhetens resultat uppgick till +0,1 mnkr, en skillnad på 5 mnkr. Halmstads kommun 7 av 9
3.5. Intern kontroll I verksamhetsberättelsen redovisas nämndens intern kontrollplan för 2012. Planen innehåller 12 olika processer med tillhörande kontrollmoment. Kontrollmomenten omfattar bl. a. utbetalning till klienter (försörjningsstöd), beslut rörande klienter (försörjningsstöd), dokumentation klienter (försörjningsstöd enligt Socialstyrelsens riktlinjer), kontroll av telefontillgängligheten på UAFs förvaltningskansli, FirstCard hantering, kontanthantering, kontroll av elevers åtgärdsprogram. I planen redovisas även kontrollansvarig, frekvens, metod och till vem rapporteringen skall ske. Enligt redovisningen har inte kontrollmomentet avseende daglig verksamhet genomförts, vilket innebär att 11 av 12 kontroller genomförts. Nämnden redovisar att avvikelser vid följande kontrollmoment: Telefontillgängligheten FirstCard hanteringen (avsaknad av kvitton, använts i annat syfte) Elevers åtgärdsprogram Vid avvikelse mot plan redovisas i de flesta fall att åtgärder har genomförts. Enligt uppgifter sker ingen systematisk risk- och väsentlighetsanalys som ett led i nämndens intern kontrollarbete. Enligt tjänsteman kommer en förbättring ske för 2013. Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att den interna kontrollplan och rapportering som nu föreligger bör utvecklas. Redovisningen av antalet stickprov har inte rapporterats och tydligheten i bedömningen av om kontrollen är accepterad eller inte kan förbättras. Någon systematisk risk- och väsentlighetsanalys avseende framtagandet av intern kontrollplan 2012 har inte skett. Vi anser att nämnden behöver arbeta på ett mer systematiskt sätt avseende risk och väsentlighet som en del av nämndens styrning. 3.6. Framtid Nämnden redovisar ett kort avsnitt Utmaningar och framtid viktiga händelser 2013-2015 och bl.a. följande redovisas: Informations- och kommunikationsteknologi (IKT) och nya kompetenser IKT-utvecklingen inom såväl omvärld som skola är kraftfull. Det är av största vikt att Halmstads gymnasieskolor är i framkant när det gäller IKT, för att kunna möta ungdomskullar med en ökad vana av olika former av IKT, med olika behov av dator- och teknikstöd för sitt lärande och inte minst för att kunna förbereda ungdomarna för studier och arbeten som i allt högre utsträckning utgår från en hög IKT-kompetens. Lagar och styrdokument Under 2011 kom en ny skollag som nu är under implementering, och som till omfånget är Sveriges andra största lag. I samband med den nya skollagen kom en ny förordning och ett antal nya läroplaner och nya ämnesplaner för samtliga ämnen. I takt med införandet av GY11 och de nya ämnesplanerna har kraven på eleverna ökat. Idag är en betydligt större andel elever Halmstads kommun 8 av 9
underkända i t.ex. matematik. Detta leder till att fler elever blir i behov av stöd för att nå kunskapsmålen. Ett stöd som eleverna, enligt lagen, har rätt till. Här sker en större förändring eftersom rätten till särskilt stöd är ett obligatoriskt krav på skolan gentemot den enskilde. Rätten till särskilt stöd kan numera överklagas vilket skapar nya utmaningar. Ökad statlig kontroll och styrning kombinerat med krav på dokumentation Staten har tagit en tydligare kontroll och styrning av skolan. Som exempel kan nämnas Skolinspektionens inrättande och nya befogenheter att stänga skolor. I de nya styrdokumenten kringgår staten i flera fall huvudmannen (exv. kommunen), och ger uppdrag direkt till rektor. Dokumentationen har blivit en viktig och omfattande del av vardagen för lärare och rektorer vid exempelvis insatser vid kränkande behandling. Om inte skolans insatser har dokumenterats i tillräcklig omfattning tar inte Skolinspektionen hänsyn till de insatser skolan gjort. Detta kan leda till att huvudmannen blir skadeståndsskyldig. Elevtalsutveckling och elevernas val De minskade elevkullarna märks nu i organisationen och en anpassning pågår. Processen kommer att fortsätta för att anpassas till elevtalen 2014 och 2015. Först efter 2028 kan vi se liknande storlek på elevkullarna som fanns fram till 2011. Halmstad Kompetens - Vuxenutbildningens förändring till mer av efterfrågestyrning och en större flexibilitet i kursstarter kommer att vara ett viktigt verktyg för att göra individer mer anställningsbara. Fler riktade insatser till specifika målgrupper kommer att komma tillstånd under det kommande året. Främst i samarbete med AME och ekonomiskt bistånd men beröringspunkter kommer även att finnas med projekt inom samordningsförbundet. Utmaningar och framtid - ur personalförsörjningsperspektiv Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen står inför stora pensionsavgångar precis som Halmstad Kommun som helhet. Inom området skol- och omsorgsarbete går 14 % i pension inom närmaste 5 åren varav gymnasielärare är en av de största grupperna. 2013-03-26 Carl-Magnus Stensson Projektledare Christel Eriksson Kundansvarig Halmstads kommun 9 av 9