2013-05-06 Gunnel Rydberg INSTRUKTIONER FÖR VERKSAMHETEN OCH FÖR HANTERINGEN AV DELEGATIONS- OCH ATTESTFRÅGOR ARBETSORDNING FÖR STYRELSEN FÖR GÖTEBORGSREGIONENS KOMMUNALFÖRBUND (GR) 2 INSTRUKTION FÖR FÖRBUNDSDIREKTÖREN I GÖTEBORGSREGIONENS KOMMUNALFÖRBUND (GR) 3 DELEGATIONSORDNING INOM GÖTEBORGSREGIONENS KOMMUNALFÖRBUND (GR) 4 ATTEST- OCH UTANORDNINGSREGLEMENTE FÖR GÖTEBORGSREGIONENS KOMMUNALFÖRBUND (GR) 7 ATTESTINSTRUKTION FÖR GÖTEBORGSREGIONENS KOMMUNALFÖRBUND (GR) 9 RIKTLINJER FÖR MEDELSFÖRVALTNINGEN INOM GÖTEBORGSREGIONENS KOMMUNALFÖRBUND (GR) 12 1 (16)
ARBETSORDNING FÖR STYRELSEN FÖR GÖTEBORGSREGIONENS KOMMUNALFÖRBUND (GR) Styrelsens uppgifter och ansvar Styrelsen svarar för förbundets organisation och förvaltningen av förbundets angelägenheter. Förbundsfullmäktige beslutar om verksamhetsinriktning och budget, årsredovisning samt i ärenden av principiell beskaffenhet eller större vikt för förbundet. Den löpande förvaltningen handhas av förbundsdirektören enligt de riktlinjer och anvisningar, som styrelsen meddelar. Styrelsen skall utse firmatecknare för förbundet. Styrelsen skall tillse att organisationen beträffande bokföringen och medelsförvaltningen även innefattar en tillfredsställande kontroll. Styrelsen skall inom ramen för sitt uppdrag ha uppsikt över de bolag i vilka GR är engagerat och utse stämmoombud. Styrelsen beslutar inom ramar som förbundsfullmäktige angivit i frågor som avser förbundets långsiktiga inriktning; verksamhetsinriktningar, yttranden över offentliga planer och utredningar samt i övriga frågor av väsentlig betydelse för förbundet. Styrelsen skall i erforderlig omfattning lämna direktiv och riktlinjer för förvaltningen av styrelsens angelägenheter. Styrelsens information Styrelsen skall hålla sig underrättad om förbundets verksamhet, dess utveckling, resultat och budget, period- och årsbokslut samt verksamhetsplanering. Instruktion För förbundsdirektören gäller fastställd instruktion. 2 (16)
INSTRUKTION FÖR FÖRBUNDSDIREKTÖREN I GÖTEBORGSREGIONENS KOMMUNALFÖRBUND (GR) 1. Förbundsdirektören skall leda och handha förbundets löpande förvaltning samt se till att verksamheten bedrivs i enlighet med Kommunallagen, förbundsordningen, verksamhetsinriktning och budget, riktlinjer och anvisningar som styrelsen meddelar samt i övrigt enligt för förbundets verksamhet gällande bestämmelser. 2. Förbundsdirektören skall sörja för att förbundets bokföring fullgöres i överensstämmelse med lag och att medelsförvaltningen sköts på ett betryggande sätt. 3. Förbundsdirektören skall hålla styrelsen fortlöpande informerad om verksamheten, dess utveckling och resultat samt om händelser av väsentlig betydelse för förbundet. Förbundsdirektören skall förelägga styrelsen förslag till verksamhetsinriktning och budget, delårs- och årsbokslut samt förslag till beslut i de övriga frågor som ankommer på styrelsen. I viktiga frågor samråder förbundsdirektören med styrelsens ordförande. 4. Förbundsdirektören skall ha de befogenheter, som följer av delegationsordning fastställd av styrelsen. 5. Yttranden över offentliga utredningar och dylikt av politiskt intresse beslutas av styrelsen och/eller andra politiska styrgrupper. 6. Förbundsdirektörens reseräkningar och representation attesteras av ordföranden eller av en av vice ordförandena. 3 (16)
DELEGATIONSORDNING INOM GÖTEBORGSREGIONENS KOMMUNALFÖRBUND (GR) GRs förbundsfullmäktige har det övergripande ansvaret för kommunalförbundets verksamhet och ekonomi. Verksamheten inom kommunalförbundet styrs av verksamhetsinriktning och budget, årligen antagen av förbundsfullmäktige. I verksamhetsinriktning och budget anges övergripande inriktning, mål, strategier, löpande verksamhet och resursramar inom vilka verksamheten skall bedrivas under förbundsdirektörens ansvar. För uppföljning av verksamheten redovisas till förbundsstyrelsen dels ekonomiska tertialsrapporter, dels kontinuerliga verksamhetsrapporter. En mer detaljerad uppföljning sker fortlöpande inom styrelsens presidium som särskilt har att följa förbundets medelsförvaltning. Ledningen av förbundets löpande verksamhet utövas av förbundsdirektören, som i viktiga frågor samråder med styrelsens ordförande. Avdelningscheferna har inom respektive avdelning ett heltäckande resultatansvar innefattande bl a produktion, kvalitet, bemanning/sysselsättning, utbildning/utveckling, ekonomi och marknadsföring/information. Alla beslut som fattas med stöd av delegation skall hålla sig inom fastställd verksamhetsinriktning och budget. Ekonomiärenden Förbundsdirektören har befogenhet att fatta beslut om investeringar och kostnader, liksom om placeringar och lån inom ramen för riktlinjerna för medelsförvaltningen. Förbundsdirektören har också befogenhet att delegera beslutsrätten till respektive avdelningschef avseende till respektive avdelnings verksamhet direkt hänförbara investeringar och kostnader som upptagits i verksamhetsinriktningen. Investeringar och kostnader som ej ligger inom ramen för verksamhetsinriktningen eller är av exceptionell eller principiell art skall dock beslutas av styrelsen. I brådskande fall får presidiet fatta beslut i dessa frågor. 4 (16)
Personalärenden Beslut om anställning av förbundsdirektör fattas av styrelsen. Beslut om anställningsvillkor för förbundsdirektör fattas av förbundsstyrelsens presidium. Beslut om anställning och anställningsvillkor för avdelningschef fattas av förbundsdirektören efter samråd med förbundsstyrelsens presidium. Förbundsdirektören har befogenhet att fatta beslut i övriga personalärenden och att på sätt som anges nedan delegera beslutsrätt till avdelningscheferna. Förbundsdirektörens vidaredelegation till avdelningschef inom GR Ekonomiärenden Investeringar och kostnader inom egen avdelning som är inom ramen för verksamhetsinriktningen. Beställare/kontrollant av en vara/tjänst ska förvissa sig om: - att utgiften är förenlig med verksamheten - att transaktionen överensstämmer med avtalade villkor och/eller ramavtal - att varan eller tjänsten levererats till GR - att transaktionen är konterad på rätt konto och på rätt projektnummer - att ev. underlag bifogas fakturan, såsom deltagarlista eller inventariespecifikation - att bokföring sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod Personalärenden Alla personalärenden som är inom egen avdelning, med undantag av skiljande från anställning utan egen begäran. Anställning skall föregås av samråd med förbundsdirektören alternativt administrativ chef. Övrigt Förbundsdirektören får vidaredelegera till avdelningschef eller till befattningshavare som avdelningschef anvisar. 5 (16)
Anmälan av beslut fattade med stöd av delegation Beslut som fattas av avdelningschef med stöd av delegation anmälas till förbundsdirektören genom sammanfattande sammanställningar, periodiska rapporter eller liknande. Beslut som förbundsdirektören fattar med stöd av delegation anmälas till styrelsen genom sammanfattande sammanställningar, periodiska rapporter eller liknande. Övrigt Prövning av fråga om utlämnande av allmän handling verkställs av förbundsdirektören eller dennes ställföreträdare. 6 (16)
ATTEST- OCH UTANORDNINGSREGLEMENTE FÖR GÖTEBORGSREGIONENS KOMMUNALFÖRBUND (GR) 1 Tillämpningsområde Varje utbetalning skall föregås av kontroll och digital signering av två i förening. Transaktioner som avser inbetalningar, förrådsuttag, interndebiteringar, kostnadsfördelningar, omföringar och korrigeringar attesteras inte utan bokförs efter kontroll direkt av ekonomienheten. 2 Uppdrag Förbundsstyrelsen skall för viss uppdragstid utse attestanter och utanordnare samt ersättare för dessa. Förbundsstyrelsen får uppdra åt förbundsdirektören att utse dessa. Därutöver må erforderliga kontrollanter utses av förbundsdirektören. Förbundsstyrelsen äger rätt att själv utanordna. 3 Attestants åliggande Attestant av utbetalning skall förvissa sig om att utgift är förenlig med verksamheten, att transaktionen överensstämmer med avtalade villkor och/eller ramavtal, att varan eller tjänsten levererats till GR, att transaktionen är rätt konterad, att bokföringen sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod samt att avdelningen (motsvarande) är betalningsskyldig. Attestanten ska utföra erforderliga kontrollåtgärder eller tillse att de utförts och förvissa sig om att hinder i övrigt för utanordning inte föreligger. Attestant av övriga ärendetyper enligt 1 skall utföra de särskilda kontrollåtgärder som behövs. 4 Utanordnares åliggande Utanordnare skall kontrollera att attest verkställs samt besluta om eventuell utbetalning. 5 Jäv m m Kontroll, attest eller utanordning får inte verkställas av den som själv skall mottaga betalningen eller som står i beroendeförhållande till betalningsmottagaren. 7 (16)
Inbetalningsattest får inte verkställas av den, som själv gör inbetalningen. Räkningar avseende resor och representation från förtroendevald, utöver av förbundsfullmäktige fastställt arvode, attesteras av förbundsdirektören. Sådana räkningar från ordföranden attesteras av förste eller andre vice ordföranden i styrelsen. Har styrelsen eller av styrelsen utsedd styrgrupp, arbetsgrupp eller dylikt beslutat om resa eller representation får förbundsdirektören attestera under förutsättning att ersättning inte begärs för andra utlägg än sådana som kan anses omfattande av beslutet. Revisorerna bör utföra särskild granskning av räkningar avseende resor och representation som företagits av förtroendevald eller förbundsdirektören. 6 Tillämpningsanvisningar m m Förbundsstyrelsen får utfärda anvisningar för tillämpningen av detta reglemente samt där särskilda skäl så föranleder medge undantag från dess bestämmelser. 8 (16)
ATTESTINSTRUKTION FÖR GÖTEBORGSREGIONENS KOMMUNALFÖRBUND (GR) Principiellt innebär en attest att den utgift eller åtagande attesten avser är berättigad för organisationen ur alla synpunkter, vilket bestyrks av styrelsen, förbundsdirektören eller av en person som av förbundsdirektören tilldelats befogenheter att attestera enligt denna instruktion. Delegationsordningen inom GR ger riktlinjerna för denna attestinstruktion. I denna bestäms att ansvaret för förbundets löpande verksamhet åvilar förbundsdirektören. I viktiga frågor samråder förbundsdirektören med styrelsens ordförande. Vidare har avdelningscheferna inom respektive avdelning ett heltäckande resultatansvar innefattande bl.a. produktion, kvalitet, bemanning/sysselsättning, utbildning/utveckling, ekonomi och marknadsföring/information. Förbundsdirektören har befogenhet att fatta beslut om investeringar och kostnader inom ramen för den av förbundsstyrelsen fastställda verksamhetsinriktningen. Förbundsdirektören fastställer attestordningen. Förbundsdirektören bör delegera attesträtt med syftet att uppnå så smidiga administrativa rutiner som möjligt. Denna delegering förutsätter dock att avdelningschef regelbundet följer upp den ekonomiska utvecklingen mot verksamhetsinriktning och budget samt att den ekonomiska rapporteringen håller en hög kvalitet. Investeringar och kostnader som ligger utanför ramen för verksamhetsinriktningen eller av exceptionell eller principiell art beslutas av styrelsen. Är attestberättigad bortrest eller frånvarande så länge att rutinflödena stannar upp skall attesträtten delegeras till en lämplig ställföreträdare. Fakturor hanteras i Fakturaportal, som regleras av attestordningen. Attestberättigad får information när faktura inkommit, påminnelse om att den snart förfaller till betalning och dagen innan den förfaller eskalerar fakturan till närmaste chef. I sista hand eskalerar fakturan till förbundsdirektör och Administrativ chef för bedömande av attest. Handskriven attest tecknas antingen med full namnteckning eller genom särpräglad signatur, attest i Fakturaportal tecknas via inloggning, attestering och signering med användarnamn och lösenord. 9 (16)
A. Förbundsdirektören attesterar 1. I de fall då beloppsgränser i attestordningen överskrids, men ligger inom ramen för verksamhetsinriktningen. 2. Kostnader avseende medarbetare som rapporterar till förbundsdirektör. 3. Förbundsdirektören har rätt att attestera även övriga utbetalningar i den mån inte hinder möter på grund av föreskrift i attest- och utanordningsreglemente, instruktion för förbundsdirektören eller denna instruktion. 4. Förbundsdirektören får uppdra åt annan befattningshavare inom kommunalförbundet att attestera. Sådant uppdrag får dock inte avse utbetalning, som upptagits under punkt 1 och 2 ovan och ej heller den attesträtt som tillkommer förbundsdirektören enligt 5 i attest- och utanordningsreglementet. B. Reseräkningar och representation Attest skall alltid göras av närmaste chef. C. Leverantörsfakturor Leverantörsfakturor attesteras alltid av avdelningschef eller person med attestdelegation. Avdelningschef ansvarar för att fakturor redovisas på rätta konton. D. Tidrapporter Attest skall alltid göras av närmaste chef. E. Utbetalningar Alla utbetalningar skall följas av vidhängande betalningsjournal där hänvisning finns till attesterad faktura eller liknande. Betalningsjournalen kontrolleras av en anställd på ekonomienheten, och därefter signeras betalningen digitalt av ytterligare två anställda på ekonomienheten, i förening. Se även separata riktlinjer för medelsförvaltningen. F. Bokföringsorder Manuella bokföringsorder utfärdas och registreras av ekonomienheten utan föregående attest. 10 (16)
G. Offerter till och avtal med kund Avdelningschef attesterar om det ligger inom verksamhetsinriktningen, såvida det ej anges att firmatecknare ska underteckna. 11 (16)
RIKTLINJER FÖR MEDELSFÖRVALTNINGEN INOM GÖTEBORGSREGIONENS KOMMUNALFÖRBUND (GR) Omfattning Riktlinjerna för medelsförvaltningen avser att reglera förvaltningen av det likvida kapital som Göteborgsregionens Kommunalförbund (GR) disponerar. Finansiella frågor som inte behandlas i föreliggande riktlinjer skall hänskjutas till styrelsen för avgörande. Syfte Syftet med dessa riktlinjer är att ange ramar för medelsförvaltningen, reglera det finansiella risktagandet samt säkerställa att uppföljning och kontroll av medelsförvaltningen kan ske på tillfredsställande sätt. Riktlinjerna bör med tanke på förändringar som sker på marknaderna ses över varje år, dock senast till styrelsens novembermöte. Målsättning Målsättningen är att med bibehållen hög säkerhet säkerställa en god avkastning på GR:s likvida kapital. Behörighet Styrelsen skall inom ramen för sitt uppdrag utse stämmoombud och ha uppsikt över de företag i vilka GR är engagerat och kan: a) uppta lån, ingå borgen och utställa kapitaltäckningsgaranti till ett sammanlagt belopp av 10 Mkr, b) lämna lån till ett sammanlagt belopp av 10 Mkr, c) besluta om kapitalförstärkning genom nyemission, ägartillskott eller på annat sätt till ett sammanlagt belopp av 10 Mkr. Förbundsdirektören är ansvarig för kommunalförbundets medelsförvaltning. GR:s administrativa chef svarar inför förbundsdirektören för genomförandet av dessa riktlinjer. Detta innebär i praktiken att ekonomienheten köper och säljer värdepapper och andra placeringar inom riktlinjernas ram efter bedömningar av GR:s behov och marknadens situation. 12 (16)
Förbundsdirektören beslutar om avtal med bank/kreditinstitut efter förslag från administrativa chefen. Finansiella risker mm Placering av likvida medel får endast ske i finansiella instrument med mycket hög säkerhet och god likviditet. Vilka motparter som accepteras samt högsta belopp per kategori och motpart framgår enligt nedan under rubrik finansiella instrument högsta belopp per kategori och utgivare. Ränterisken begränsas genom att den genomsnittliga räntebindningen (duration) på placerat kapital inte bör överstiga 18 månader. En jämn förfallostruktur skall eftersträvas. Räntebindningen på kort upplåning får inte överstiga tolv (12) månader. Vid lång upplåning skall kompletterande riktlinjer utfärdas. Kassalikviditet i form av betalningsberedskap bör normalt uppgå till 20 miljoner kronor (två månaders betalningsberedskap). För belopp därutöver skall bedömning göras om placering skall ske. På detta sätt stävjas likviditetsrisken. Kortfristigt behov av placering och upplåning skall i första hand tillgodoses genom utnyttjande av checkräkning. Avtal om checkräkning skall tecknas med bank/kreditinstitut. Avtal skall också finnas för övriga banktjänster såsom t ex koncernkonto (inkl förmånskvittning) och betalningsförmedling. Avtal om checkkredit m m får träffas med Göteborgs kommuns koncernbank. Bästa möjliga villkor avseende lån, placeringar och övriga finansiella tjänster skall uppnås genom upphandling i konkurrens. Valutarisk skall undvikas genom att all exponering vid placeringar sker i svensk valuta. Eventuella placeringar i utländsk valuta skall således omgående valutasäkras. I syfte att undvika valutarisk eller ränterisk får s k derivatinstrument användas för att justera risken i underliggande exponering (ex placering eller lån). Användning av derivatinstrument skall beslutas av förbundsdirektören i samråd med ekonomienheten. Motparter i derivatavtal skall ha hög kreditvärdighet, dock minst A- hos kreditvärderingsinstitutet Standard & Poor s alternativt A-3 hos Moody s. 13 (16)
När utgivare har fått olika rating av kreditvärderingsinstituten gäller det kriterium som är högst. För att minimera kreditrisken skall vid nedgång i kreditvärdighet (rating) hos utgivare av värdepapper som ingår i GR:s portfölj bedömning göras om GR skall sälja det aktuella innehavet. Rapportering Administrativa chefen ansvarar för att ekonomienheten skall fortlöpande rapportera till förbundsdirektören. En gång per år skall förbundsdirektören rapportera den finansiella situationen till förbundsstyrelsen. Dessa rapporter skall redovisa: likviditeten placeringsportföljens struktur och åldersfördelning det finansiella resultatet för perioden/året. 14 (16)
FINANSIELLA INSTRUMENT HÖGSTA BELOPP PER KATEGORI OCH UTGIVARE Placering av likviditet får ske i enlighet med de begränsningar avseende motparter och belopp som framgår av nedanstående tabell. Max belopp Max belopp Motpartskategori per kategori per utgivare 1. Svenska staten Obegränsat Obegränsat 2. Svenskt kreditinstitut med samma Obegränsat Obegränsat rating som svenska staten 3. Göteborgs kommuns koncernbank Obegränsat Obegränsat 4. Svensk bank/kreditinstitut/bostads- 75 Mkr 25 Mkr låneinstitut med lägst A-2 resp A-, P-2 resp A3 rating eller K1. 5. Certifikat med A-2, P-2 rating eller K1 75 Mkr 25 Mkr Strukturerade placeringar såsom Floating Rate Notes (FRN, räntebärande värdepapper där ränta och kapitalbindning har olika löptid) och indexobligationer tillåts. Utgivare (emmitent) för dessa skall ha hög kreditvärdighet, minst A- hos kreditvärderingsinstitutet Standard & Poor s alternativt A-3 hos Moody s. Fotnot: A-2 avser kort global kreditvärdighet (rating) fastställd av kreditvärderingsinstitutet Standard & Poor s. P-2 avser kort global kreditvärdighet (rating) fastställd av kreditvärderingsinstitutet Moody s. A- avser lång global kreditvärdighet (rating) fastställd av kreditvärderingsinstitutet Standard & Poors s. A3 avser lång global kreditvärdighet (rating) fastställd av kreditvärderingsinstitutet Moody s. K1 avser kort svensk kreditvärdighet (rating) fastställd av kreditvärderingsinstitutet Standard & Poor s 15 (16)
Bilaga A Definitioner Likvida kapital Likviditetsrisk Kreditrisk Ränterisk Valutarisk Med likvida kapital menas här de pengar som GR har på bankkonto och i värdepapper En tillgång kan inte omsättas till likvida medel utan att någon handelsplats och köpare finns. GR handlar enbart via stora vedertagna handelsplatser där motparten alltid förbinder sig att köpa tillbaka värdepappret. Låntagaren fullgör inte sina betalningsförpliktelser. Värdet på instrumentet sjunker p g a insolvens, konkurs eller likn. GR skall iaktta gällande limiter. Marknadsvärdet på en räntebärande tillgång sjunker när räntan stiger och omvänt. Marknadsvärdet på en räntebärande skuld stiger när räntan stiger och omvänt. Ränterisken ökar med värdepapprets återstående löptid. Ränterisken mäts med hjälp av begreppet duration. GR skall ha en duration på högst 18 månader. Den svenska kronan ändras i värde mot den enskilda valutan eller att olika utländska valutor ändras mot varandra och därmed mot kronan. GR skall försöka undvika exponering i annat än svensk valuta. 16 (16)