BILAGA TILL BEREDSKAPSPLAN OCH KRISHANTERING Pandemi plan En pandemi kommer med största sannolikhet att påverka alla länder på olika sätt, baserat på flera faktorer, så som nivån på sjukvårdssystemet, storleken på invånarantalet, omgivande miljö, strukturen av kritisk infrastruktur och distributionsflöden, mm. Även om ett land skulle bli utsatt för ett pandemivirus kan ovanstående faktor göra att hela landet eller områden inom landet påverkas olika. Det kan finnas områden som inte berörs alls. Denna beredskapsplan beskriver hur situationer av denna typ hanteras. 1. Före, ger vägledning och förberedelser innan en pandemi börjar spridas via kontakt mellan människa till människa. 2. Under, ger vägledning och åtgärder när eller under ett pandemi utbrott har bekräftats. 3. Efter ger vägledning och åtgärder för återhämtningsperioden mellan eller efter att pandemi har officiellt förklarats över. För pandemi som sprids via kontakt mellan människa till människa. 4. Generell information 1. Handlingsplan för bolagets VD VD eller dess ställföreträdare ska Inhämta information och försäkra sig om tillbudets karaktär Kontakta Teknik - och säkerhetschef Informera Affärsområdeschefer HMS ansvariga (Teknik- och säkerhetschef, HR chef, Kvalitetschef) övervakar och följer den globala pandemi situationen, underrättar företagets ledning enligt gällande beredskapsplan för pandemi. 2. Styrgrupp vid pandemi Styrgrupp vid pandemi och kontaktuppgifter. Krisgrupp: Lars Adgård, VD tel 0708-178099 Dag Henborg, Teknik- och säkerhetschef tel 0708-642094 Jörgen Stadler, Kvalitetschef tel 0708-643084 Åsa Linde-Tornée HR chef tel 0708-178004 Patrik Olsson, IT/IS chef tel 0708-178008 Patrik Johnfors, AOchef Domestic Transport tel 0708-1718075 Kaj Nilsson, AOchef Warehouse tel 0708-178005 Håkan Nilsson, AOchef International Transport tel 0708-178007 Tommy Paulsson, AOchef Supply Chain management tel 0708-178072 Eirik Borge, AOchef BringFrigoscandia AS tel +4790013417
Dr. Carsten Wihlborg, medicinsk rådgivare tel 0705 50 66 00 för intern och extern information: Anne Svedberg tel 0708-642097 3. Intern Information Det är av stor vikt att all information som förmedlas är konsekvent och tydlig. Informationen skall förmedlas med samma innehåll och sätt oavsett vem som utför detta. Det är mycket stor vikt att endast en person och inte flera förmedlar informationen. 4. Vaccin och läkemedel Efter övervägande av flera faktorer har företaget valt att inte lagra antivirus läkemedel. Företaget följer respektive lands vaccinationsprogram och söker prioritet för grupper av medarbetare för att hålla kritisk verksamhet igång. kan omvärdera dessa ställningstaganden om det behövs! För andra typer av läkemedel, kontakta din lokala doktor. 5. Handhygien Generell information Hygien instruktioner vid pandemi. Tvätta dina händer korrekt för din och andras hälsa! Att se till att våra händer är rena är ett av de viktigaste stegen som vi kan ta för att förebygga och undvika vi blir sjuka eller sprider bakterier till andra. För att uppnå det bästa resultatet bör du tvätta dina händer med tvål eller en alkohol baserad produkt, under rinnande vatten i minst 20 sekunder. En alkohol baserad produkt minskar markant antalet bakterier på huden och är snabbverkande Tvättning med tvål och vatten: Använd varmt vatten om detta finns tillgängligt. Skrubba alla ytor av din hand Skölj händerna väl under rinnande vatten i minst 20 sekunder. Torka händerna med pappershandduk eller handtork, använd en pappershandduk när du stänger av vattenkranen Desinfektion med handsprit: Handsprit skall appliceras på torra händer, vatten späder ut spriten och minskar desinfektionen När skall jag tvätta mina händer? Helt enkelt när dina händer har varit i kontakt med ytor som kan innehålla bakterier. Innan du lagar eller äter mat Efter toalettbesök Efter att bytt blöjor eller hjälpt ett barn att gå på toaletten. Efter att besökt eller skött om någon som är sjuk. Efter att snytigt näsan, hostat eller nyst Efter du har hanterat djur eller dess avföring Efter hanterat sopor Före och efter att du lägger om öppet sår eller annan skada.
Hosta Stoppa spridningen av bakterier och virus som gör dig och andra sjuka! Allvarliga sjukdomar så som influensa, virus och server acute respiratory syndrome (SARS) sprids genom: Hosta eller nysning Ej rena händer För att motverka spridningen av bakterier och virus, Täck mun och näsa med näsduk när du hostar eller nyser. Om du inte har någon näsduk hosta i ditt armveck inte i dina händer. Tvätta alltid händerna efter att ha nyst (Se ovan Tvättning ) 6. Munskydd Munskydd av typ N95 är ett effektivt sätt minska spridningen på och kommer finnas tillgängliga för personer som blir sjuka på arbetsplatsen. 7. Årlig uppföljning Beredskapsplanen för pandemi bör följas upp varje år.
Beredskapsplan: Del 1.0 finner ni vägledning och åtgärder som bör implementeras Före en pandemi bryter ut. Enligt the World Health Organization bör dessa alltid vara implementerade I Del 2.0 finner ni vägledning och åtgärder som bör implementeras Under ett pandemi utbrott ut i enlighet med the World Health Organization. I Del 3.0 finner ni vägledning och åtgärder som bör implementeras Efter en pandemi utbrott i enlighet med the World Health Organization, WHO
Del 1.0 ÅTGÄRDER SOM BÖR UTFÖRAS FÖRE EN PANDEMI BRYTER UT OCH SKA ALLTID VARA IMPLEMENTERADE (Vid första människa till människa spridning i landet) Y = Implementerat N = Ej applicerbar 1.1 HMS ansvariga övervakar och följer den globala pandemi situationen, underrättar företagets ledning enligt gällande beredskapsplan för pandemi. 1.2 chef kommunicerar med nationella myndigheter, för att förstå landets beredskapsplaner och vad som kommer implementeras vid olika milstolpar i deras beredskapsplan. Denna information ska användas för att skapa den lokala beredskapsplanen för landet- orten. 1.3 Upprätta kommunikations kanaler med utvalda officiella statliga myndigheter och hälsoorganisationer för att samla in information och underlag för att ta nödvändiga beslut i krisgruppen 1.4 Identifiera vilken chef som är ansvarig för att kommunicera med statliga myndigheter och media på företagets vägnar. 1.5 Skapa en plan för hur kommunikation mot de anställda skall ske under pandemi perioden. (e-mails, mobiltelefoni, hemsida, radio, mm) 1.6 Utbildning av personal i praktiska sätt att minimera spridningen av bakterier och virus på arbetet och i hemmet. 1.7 Säkerställa att BringFrigoscandia har tillräckligt med tvål eller alkohol baserad hand sanitet samt munskydd, av typen N95. 1.8 Säkerställ att tvål eller alkohol baserad hand sanitet finns läggs ut och finns tillgängliga på alla toaletter, lunch- och fikalokaler och gemensamma lokaler 1.9 Ta fram policy för sjukfrånvaro vid pandamiskt utbrott, som passar företagets policy för att uppmana sjuka eller smittad personal att stanna hemma i de länder eller områden som WHO har utfärdat att vara smittat. HMS ansvariga (Teknikchef, Kvalitetschef och HRchef, Norden) Media via VD HRchef i resp land och Informationsansvarig HR chefer i resp land Inköpsansvarig Platschef HRchef Norden
Del 1.0 ÅTGÄRDER SOM BÖR UTFÖRAS FÖRE EN PANDEMI BRYTER UT OCH SKALL ALLTID VARA IMPLEMENTERADE (Vid första människa till människa spridning i landet) Y = Implementerat N = Ej applicerbar 1.10 Ta fram klara instruktioner och tidsramar för policy baserade på WHO eller nationella myndigheter riktlinjer för när en anställd måste sätta sig själv i karantän. 1.11 Ta fram en plan för att meddela anställda som är ute på uppdrag, att det skall återvända hem omedelbart om pandami viruset finns I landet som uppdraget utförs i, eller i hemlandet. 1.12 Ta fram rutiner i enlighet med lokala myndigheter avseende hantering av personal som insjuknar av pandami virus eller avlider på arbetsplatsen. 1.13 Ta fram en plan för att identifiera och informera besökare på anläggningen eller resande till anläggningen, när besöks restriktioner implementeras eller är implementerade. 1.14 Om nödvändigt - skapa Hälsoscreeningsåtgärder föreskrivna av WHO, för att motverka sjuk personal att komma in på anläggningarna 1.15 Skapa en arbetsplan för att minimera socialkontakt på arbetsplatsen och samtidigt endast ha de mest kritiska funktionerna aktiva. Arbetssätt för att upprätthålla minimal socialkontakt är t ex. Inkluderar delade arbetsskift, utvald personal arbetar från hemmet, frivillig isolering och karantän, mm. 1.16 Kartlägg kunder/leveranser som är samhällskritiska och därför ska prioriteras. 1.17 Kartlägg samhällsviktiga funktioner/arbetsuppgifter och back-up personal Medicinsk rådgivare HRchef I resp land HRchef I resp land Säkerhetschef, norden HR chef resp land Krisgrupp AO chefer VD, AOchefer, platschefer, åkerivd 1.18 Upprätta en bemanningsplan AO chefer i samarbete med platschefer 1.19 Säkerställ att gällande succession delegerings plan är känd bland berörda chefer. 1.20 Identifiera de kundorder som kan senareläggas utan resultera i vite eller skada i relationen med kunden. AOchefer AO chefer
Del 1.0 ÅTGÄRDER SOM BÖR UTFÖRAS FÖRE EN PANDEMI BRYTER UT OCH SKALL ALLTID VARA IMPLEMENTERADE (Vid första människa till människa spridning i landet) Y = Implementerat N = Ej applicerbar 1.21 Identifiera kritiska supply chain leverantörer och säkerställ att deras business continuity plans är acceptabel 1.21 Ta fram en krissäkerhetsplan för att säkerställa säkerheten på anläggningen och skydda egendom av större värde, (Data backuper, lager, dokumentationer mm.) eller annan stöldbegärlig egendom (Laptop, stationära datorer, telefoner, skrivare, kassor, specialverktyg, mm) om anläggningen stängs ner under perioden för ett pandemi utbrott. 1.22 Säkerställa att IT disaster recovery plan är gällande och regelbundet testat inom givna perioder. 1.23 Fastställa hur länge kritiska servrar kan fungera i en icke övervakad miljö, samt om de kritiska systemen kan skötas från en alternativ plats. Säkerställ även tidsplan för utförandet av detta. 1.24 Ta fram en plan för fjärradmininstration av IT miljön. För att säkerställa att personal som har möjlighet att arbeta på distans har möjlighet att utföra detta, samt att infrastruktur finns för att upprätthålla det. Det är viktigt att ta hänsyn till att under perioden för Pandemi kan Internet vara överbelastad. 2.1 HMS ansvariga övervakar rådande pandemi, konsulterar med expertkällor och rekommenderar angående ytterligare åtgärder som företaget måste implementera. 2.2 Om nödvändigt - Förbjud alla besökare till BF anläggningar, som ligger i länder som deklarerats av WHO att vara infekterat. 2.3 Om nödvändigt - Implementera Hälsokontroller på anläggningar, som ligger i länder som deklarerats av WHO att vara infekterat, för att motverka att smittad personal kommer in på anläggningen. (1.14). 2.4 Förbjud BF anställda att träffa kunder, säljare, leverantörer mm. som kommer från eller nyligen besökt länder som deklarerats av WHO att vara infekterat. 2.5 Implementera en pandemi baserad företags reserestriktion till och från länder som deklarerats av WHO att vara infekterat Dessa länder kommer att vara anslagna på intranätet/personal. 2.6 Personal som uppvisar symtom skall använda munskydd under tiden de är på arbetsplatsen tills att de går hem. Inköpschef (el, vvs) AOchefer (åkerier, diesel) Platschef HMS ansvariga Platschef
Del 2.0 ÅTGÄRDER SOM BÖR UTFÖRAS UNDER ETT PANDEMI UTBROTT. (Vid första människa till människa spridning i landet) Y = Implementerat N = Ej applicerbar 2.7 Implementera policy för sjukfrånvaro vid pandamiskt utbrott, som uppmanar sjuka eller smittad personal att stanna hemma i de länder eller områden som WHO har utfärdat att vara smittat. (1.9). HR chef resp land 2.8 Implementera karantän policyn och kommunicera dess genomförande till de anställda (1.10) 2.9 Meddela anställda som är ute på uppdrag, att de skall återvända hem omedelbart från länder som är infekterade med pandami viruset (1.11). 2.10 Förbjud möten på plats med personer som kommer från eller nyligen besökt länder som deklarerats av WHO att vara infekterat. 2.11 Informera alla besökare på anläggningen eller resande till anläggningen, Att besökare inte släpps in på anläggning på grund av pandami (1.13). 2.12 Implementera planen för minimera socialkontakt när pandemi bryter ut. (1.15) 2.13 Implementera krissäkerhetsplanen om anläggningen måste stängas ner en period under pandemi (1.21). 2.14 Implementera planen för fjärradmininstration av IT miljön För att säkerställa att personal som har möjlighet att arbeta på distans har möjlighet att utföra detta. (1.22) 2.15 Vid behov meddela först kunder vars verksamhet tar stor skada om leveransförseningar uppstår, eller påverkar den egna verksamheten negativt. Säkerhetschef Affärsområdes chef i samarbete med platschef
Del 3.0 ÅTGÄRDER SOM BÖR UTFÖRAS EFTER ATT ETT PANDEMI UTBROTT HAR FÖRKLARATS ÖVER. 3.1 Återkalla alla implementerade restriktioner, när det är säkert att utföra det. 3.2 Utvärdera den nuvarande statusen av verksamheten och prioritera återhämtnings aktiviteter, om detta krävs. 3.3 Sammankalla till lessons learned möte med lednings gruppen för att identifiera vad som fungerade bra, men viktigast av allt vad som måste förändras omedelbart. Ändra beredskapsplanen enligt resultatet från mötet 3.4 Fyll på förbrukat material så snart som möjligt. Inköpschef, platchefer 3.5 Gå tillbaka till del 1.0.