Tillämpningsanvisningar till Attestreglemente Antagen av Kommunfullmäktige 27 oktober 2008 212
Innehållsförteckning Sid nr. Ordlista 3 1 Inledning 4 2 Omfattning 5 3 Målsättning 6 4 Kommunstyrelsens ansvar 7 5 Nämndernas ansvar 7 6 Förvaltningschefens ansvar 8 7 Attestantens ansvar 9 8 Systemägarens ansvar 9 9 Incidenthantering 9 10 Kontrollera/attestmoment 10-11 11 Kontrollernas utformning 12-14 2
Ordlista Attest: Attestant: Ekonomisk transaktion: Att intyga att en kontroll utförts utan anmärkning. Attesten dokumenteras på en verifikation. Dokumentationen kan göras endera med manuell eller elektronisk namnteckning/signatur. Den person som skriftligt (varaktigt med bläck), eller elektroniskt intygar att en kontroll utförts utan anmärkning. Transaktioner som bokförs i kommunens bokföringssystem en ligt lagen om bokföringssystem enligt lagen om kommunal red ovisning (1 kap 3 ) och god redovisningssed. Ekonomiska tran saktioner kan vara både externa och interna. Intern kontroll: En process genom vilken kommunens styrelse, nämnder, ledning och annan personal skaffar sig en rimlig säkerhet för att kommu nens mål uppnås på följande områden: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer m. m Verifikation: En handling som härrör från en ekonomisk transaktion och som utgör det underlag som bokföringen grundar sig på. Exempel på verifikationer är leverantörsfaktura, kundfaktura, internfaktura, in- och utbetalningsavier, kvitton, kassarapporter, löneunderlag, underlag till lagerbokföring, bokföringsorder och utanordning. 3
Dessa tillämpningsanvisningar ersätter tidigare gällande version som antogs av kommunfullmäktige den 16 december 2002 168. Tillämpningsanvisningarnas syfte är att ge en tolkning av den praktiska hanteringen av attestreglementets regler. Alla regler i attestreglementet återfinns i en ruta rubrik för rubrik, se nedan. Direkt efter beskrivs tillämpningsanvisningen i kursiverad stil. Det här upplägget ska möjliggöra för läsaren att finna både attestreglementets regler och tillämpningsanvisningarnas tolkning i ett och samma dokument. 1 Inledning 1. Inledning attestreglemente Attestreglementet är ett reglemente för kontroll av verifikationer. Attestreglementet utgör endast en del av de interna regelverk som påverkar den interna kontrollen. En god intern kontroll säkerställer att resurser används i enlighet med fattade beslut och att tillgångarna tryggas från avsiktliga eller oavsiktliga oegentligheter. God intern kontroll förutsätter en tydlig och ändamålsenlig ansvarsfördelning där fler än en person sköter ett händelseförlopp. Kravet på tydlighet innebär att den som ska utföra en uppgift också har klart för sig vad uppgiften innebär och vilket ansvar som kan komma utkrävas om uppgiften inte utförs på avsett sätt. Till angränsande regelverk hör till exempel reglemente för intern kontroll, upphandlingsregler, regler för medelsplacering och övriga finansiella transaktioner, personalregler, representationsregler och delegationsbestämmelser. Regelverken, inklusive detta attestreglemente, återfinns på Örnkom. Begreppsförklaringar finns i ordlistan längst fram i detta attestreglemente. 1 Inledning ingen tillämpningsanvisning för denna rubrik 4
2 Omfattning 2. Omfattning - attestreglemente Detta attestreglemente gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen åtagit sig att förvalta. Rutiner som rör beställning och leverans regleras i kommunens inköpshandledning. Reglementet omfattar kommunen, stiftelser och tillfälliga projekt. Kommunalt helägda bolag utfärdar egna riktlinjer rörande attestrutinerna. 2 Omfattning tillämpningsanvisningar Attestfunktionen omfattar alla slags ekonomiska transaktioner exempelvis: fakturor och andra externa betalningar (även elektronisk handel) kundfakturor, d.v.s. debitering av bland annat hyror och avgifter löner, arvoden, reseräkningar och andra personalkostnader placering av likvida medel kassatransaktioner in- och utbetalningar via bank- eller postgiro lager/förrådstransaktioner interna transaktioner bokföringsorder Transaktioner som omfattas av andra interna regelverk ska i första hand följa dessa, t.ex. finanspolicy eller policy för fakturering och kravverksamhet. Tecknande av avtal och beställning omfattas inte av reglementet utan av varje nämnds delegationsordning, kommunens inköpspolicy och lagstiftning om offentlig upphandling. 5
3 Målsättning 3. Målsättning - attestreglemente Målsättningen med reglerna för kontroll av verifikationer är att undvika oavsiktliga eller avsiktliga fel och därigenom säkerställa att transaktioner är korrekt bokförda. 3 Målsättning - tillämpningsanvisningar Attesten är en del av den interna kontrollen och innebär att den ekonomiska transaktionen är godkänd. För att säkerställa en korrekt bokföring av transaktioner ska nedanstående kriterier vara uppfyllda. Prestation Bokföringsunderlag Betalningsvillkor Bokföringstidpunkt Kontering Beslut Innebär att varan eller tjänsten har levererats till eller från kommunen, och/eller att transaktionen i övrigt stämmer med avtalade villkor Innebär att verifikationen uppfyller kraven enligt lagstift ning och god redovisningssed Innebär att in- och utbetalning sker vid rätt tidpunkt Innebär att bokföring sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod Innebär att en transaktion är rätt konterad Innebär att transaktionen beslutats av behörig beslutsfattare. Om en verifikation skulle vara felaktig/bristfällig är målsättningen att detta rapporteras till nämnd och kommunstyrelse i den ordning som regleras i internkontrollreglementet. 6
4 Kommunstyrelsens ansvar 4. Kommunstyrelsens ansvar - attestreglemente Kommunstyrelsen ansvarar för: att utfärda, för kommunen gemensamma, tillämpningsanvisningar till detta reglemente. övergripande uppföljning och utvärdering av reglementet. att vid behov ta initiativ till förändring av reglementet. 4 Kommunstyrelsens ansvar - tillämpningsanvisningar Kommunledningskontoret, ekonomi, ska vid behov initiera förändringar i attestreglemente och de kommungemensamma tillämpningsanvisningarna. 5 Nämndens ansvar 5. Nämndens ansvar - attestreglemente Kommunens nämnder ansvarar för att: det finns rutiner som säkerställer att attestreglementet och därtill hörande tilllämpningsanvisningar följs. vid behov utfärda ytterligare tillämpningsanvisningar för sitt verksamhetsområde. 5 Nämndens ansvar - tillämpningsanvisningar Attestreglementet fastställer endast minimikraven inom attestområdet. Eftersom nämnderna har det yttersta ansvaret för att attestrutinen fungerar inom verksamhetsområdet kan det vid behov vara lämpligt att nämnden utfärdar nämndsanpassade tillämpningsanvisningar. Dessa tillämpningsanvisningar kan t.ex. innehålla olika krav på attester i olika rutiner. 7
6 Förvalningschefens ansvar 6. Förvaltningschefens ansvar - attestreglemente Förvaltningschefen ansvarar för att: utse beslutsattestanter samt ersättare för dessa. Attesträtten knyts till person och ansvarsområde och eventuella begränsningar ska framgå. upprätthålla aktuella förteckningar över utsedda attestanter. berörda medarbetare är informerade om reglementets innehåll och innebörd. det finns ändamålsenliga och säkra rutiner för tilldelning/borttag av attestbehörigheter. 6 Förvaltningschefens ansvar - tillämpningsanvisningar Förvaltningschefen ansvarar för att utse beslutsattestanter och ersättare. Attesträtten ska alltid vara knuten till en person och rätten att attestera ges i normalfallet till den som är budgetansvarig. Förvaltningschefen har rätt att bemyndiga annan person att utse beslutsattestant/ersättare. Förvaltningschefen ansvarar för att en attestlista upprättas. En attestlista är en förteckning över samtliga beslutsattestberättigade, ersättare och inom vilka kodintervall och eventuella beloppsbegränsningar som attestanten har behörighet. För att i efterhand kunna verifiera attestantens signatur/namnteckning ska signatur-/namnteckningsprover sparas minst 10 år efter attesträtten har upphört. Förvaltningschefen ansvarar för det att det finns rutinbeskrivningar, där det tydligt framgår: rutin för underhåll av attestlista förutsättningar för attesträtten, t.ex. ansvarsintervall, beslut om begränsningar med hänsyn till beloppsstorlek om det finns krav på kompletterande attester rutin för hur nya attestanter ska få information om sin roll incidenthantering och hur brister ska rapporteras var attestlista, signaturprov/namnteckningsprov och nämndsspecifika tillämp ningsanvisningar ska förvaras vem som har rätt att utse attestanter 8
7 Attestantens ansvar 7. Attestantens ansvar -attestreglemente Utsedda attestanters ansvar är att tillämpa fastställda attestregler. 7 Attestantens ansvar tillämpningsanvisningar Attestanten svarar för att kontrollerna utförs i god tid. 8 Systemägarens ansvar 8. Systemägarens ansvar attestreglemente Om attest görs med hjälp av IT-stöd ansvarar systemägaren för att utforma och dokumentera rutiner för att: tilldela behörigheter införa systemförändringar dokumentera utförda kontroller (historikloggar) 8 Systemägarens ansvar tillämpningsanvisningar Ytterligare information om behörighetsadministration och systemägarens ansvar återfinns i IT-säkerhetsinstruktion: Förvaltning som finns på Örnkom under rubrikerna IT, policydokument. 9 Incidenthantering 9. Incidenthantering attestreglemente I syfte att förbättra och effektivisera rutiner ansvarar varje medarbetare i Örnsköldsviks kommun för att brister/oegentligheter rapporteras till överordnad eller till annan enligt fastställd rutin. 9 Incidenthantering Ingen tillämpningsanvisning till denna rubrik 9
10 Kontrollera/Attestmoment 10. Kontrollera/attestmoment - attestreglemente Attestmomenten enligt nedan ska utföras oavsett om det rör sig om pappersbaserade eller elektroniska verifikationer. Kontrollerna kan göras både manuellt eller genom inbyggda programmerade kontroller i datasystem. Beroende på art av verifikation kombineras kontroller, se nedan, på ett ändamålsenligt sätt. Huvudregeln är dock att minst två personer ska vara involverade i kontrollen av en verifikation oavsett om det rör rutiner för leverantörsfakturor, kundfakturor, löner eller någon annan rutin. Beslutsattestanten är ytterst ansvarig för uppgifternas riktighet och därmed över att kontrollerna utförts. Prestation och kvalitet Pris och villkor Formalia Underlag Kontering Jäv Behörighet Beslut Kontroll av att en vara eller tjänst mottagits eller levererats samt kontroll att kvalitet och kvantitet är riktig. Kontroll av att pris och betalnings- och leveransvillkor stämmer överens mot beställning, avtal, bidragsnormer, taxor eller motsvarande, samt kontroll av att summering är riktig. Kontroll av att verifikationen uppfyller de krav som ställs enligt lagstiftning och god redovisningssed. Kontroll av att underlagen är kompletta och att verifikationen stämmer mot underlaget. Kontroll av att konteringen är korrekt enligt aktuell kodplan. Kontroll av att jäv inte föreligger. Kontroll av behörighet, ansvarsområde och eventuella begränsningar vad gäller belopp eller kodsträng. Kontroll av verifikationen mot beslut, disponibla medel och att utgiften är förenlig med verksamheten. 10
10 Kontrollera/attestmoment - tillämpningsanvisningar Prestation och kvalitet Kontrollen innebär att en vara eller tjänst mottagits eller levererats och håller måttet vad gäller avtalad kvalitet och kvantitet. Pris och villkor Vid anskaffning av varor och tjänster görs en kontroll mot avtalat pris samt betalnings- och leveransvillkor. Vid kontroll av leverantörsfakturor i system för elektronisk fakturahantering ska fakturauppgifterna avstämmas mot fakturabilden. Vid utbetalning av bidrag görs en kontroll mot eventuell bidragsansökan eller motsvarande samt mot bidragsregler. För kundfakturering innebär det kontroll mot avtal, eventuellt beslutad taxa samt faktureringsunderlag. Formalia En verifikation ska innehålla uppgifter om när den har sammanställts, när den ekonomiska händelsen har inträffat, vad den avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. Skattemässiga krav finns i skattelagstiftningen. Jäv, se rubrik kontrollernas utformning Behörighet Behörighetskontrollen inkluderar kontroll av behörighet mot attestförteckning. Kontroll ska ske av signatur/namnteckning, ansvarsområden, beloppsbegränsningar, att minst två personer hanterat transaktionen i de fall detta är ett krav. I IT-baserade rutiner görs en automatisk behörighetskontroll. Beslut Kontroll av att de formella beslut som behövs är fattade till exempel fastställande av taxa, investeringsbeslut, att kostnaden är förenlig med verksamheten. Kontroll av att det finns disponibla medel enligt budget görs i samband med avtal/beställning. I ITsystem görs en automatisk behörighetskontroll. 11
11 Kontrollernas utformning 11. Kontrollernas utformning - attestreglemente Inom respektive nämnd ska kontrollrutinerna utformas med en avvägning mellan kontrollkostnad och kontrollnytta. Vidtagna kontrollåtgärder ska syfta till att påverka organisationen så att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Vid utformning av kontrollrutinerna ska följande krav beaktas. Ansvarsfördelning Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Huvudregeln är att ingen person ensam ska hantera en transaktion från början till slut. Kompetens Integritet Jäv/egna kostnader Dokumentation Kontrollordning Den som har rollen att utföra en kontrollåtgärd ska ha den kompetens som krävs för uppgiften. Den som utför kontroll av en annan person, särskilt vid beslutsattest, ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Den som utför kontrollen får inte kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. Detta innefattar också bolag och föreningar där den anställde eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. För bedömning om jäv föreligger ska försiktighetsprincipen tillämpas. Vidtagna kontrollåtgärder ska dokumenteras på ett ändamålsenligt sätt. De olika kontrollmomenten ska utföras i en logisk ordning så att effekten av en tidigare kontrollåtgärd inte förtas av en senare kontrollåtgärd. 11 Kontrollernas utformning - tillämpningsanvisningar Ansvarsfördelning Följande minimikrav gäller för fördelning av kontrollerna vid olika typer av transaktioner: Leverantörsfakturor, utbetalning av bidrag och andra externa utbetalningar Kontroll av leverantörsfakturor görs av två personer. Fördelningen av de olika kontrollmomenten mellan olika kontrollansvariga anpassas efter transaktionens art och nämndens organisation. Undantag gäller för orderlösa EDI-fakturor (abonnemangs- 12
fakturor som exempelvis, telefon, vatten och el), där beslutsattestantens kontroll är tillräcklig. Övriga kontroller är programmerade i datasystemet. Utbetalningar av bidrag och andra externa utbetalningar kräver att kontroll görs av behörig beslutsattestant. När endast en person beslutsattesterar en transaktion bör nämnden införa kompletterande kontroller. Dessa kontroller kan med fördel tas med i den interna kontrollplanen som varje år upprättas av nämnden. Fakturering av utförda tjänster Samtliga kontroller kan utföras av samma person. Respektive nämnd ansvarar för att kompletterande kontroller sker så att det säkerställs att allt som ska faktureras blir fakturerat i rätt tid samt till rätt belopp och villkor. Kreditering och makulering av kundfakturor Minst två personer ska kontrollera en transaktion. Beslutattest ska ske av attestbehörig. Inbetalning av bidrag/skatteintäkter/finansiella intäkter och andra externa inbetalningar. Samtliga kontroller kan utföras av samma person. Respektive nämnd ansvarar för att kompletterande kontroller görs för att säkerställa att alla inbetalningar erhålls i rätt tid samt till rätt belopp och villkor. Kalkylmässiga kostnadsfördelningar Avser fördelningar som sker via databearbetningar såsom PO-pålägg, avskrivningar och internränta på anläggningstillgångar. Dessa behöver inte beslutsattesteras. Kontroll mot pris, villkor, formalia och beslut utförs av handläggaren. Loggning i ekonomisystem gäller som dokumentation av kontrollerna. Övriga interna kostnadsfördelningar T.ex. via á-pris eller procentuella fördelningar. Attesteras av beslutsattestanten vid periodvisa överenskommelser och utförs därefter löpande av handläggaren. Justering av uppenbara felaktigheter samt periodiseringar Dessa justeringar kan i vissa fall utföras av handläggaren utan attest av behörig beslutsattestant. Beslutsattestanten måste underrättas om justeringen. Lön/ersättning och andra personalkostnader Avser transaktioner med ekonomiska konsekvenser som rapporteras via personalsystemet. Respektive nämnd ansvarar för att lönekontroll samt andra kontroller av personalkostnaderna utförs. Systemförvaltare utför dessutom kontroller som ingår i systemförvaltaruppdraget. Ytterligare uppgifter om ansvarsfördelning ska framgå av tilllämpningsanvisningar för användande av personalsystemet. 13
Kompetens Respektive nämnd ansvarar för att varje beslutsattestant och övriga kontrollansvariga har tillräcklig insikt och kunskap om uppgiften. Kommunledningskontoret, Ekonomi ska vid behov ge nämnder/förvaltningar stöd med detta. Integritet Den som utför kontroll ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Personal som är underordnad beslutsattestanten kan utföra förkontroller enligt punkt 10 som t.ex. kontroll av att en vara mottagits, pris och villkor, som en överordnad sedan beslutsattesterar. Det är däremot inte lämpligt att underordnad personal beslutsattesterar om en överordnad gjort förkontrollerna. Det är inte heller lämpligt att direkt underordnad personal beslutsattesterar överordnads utlägg och dylikt, se nedan. Jäv/egna kostnader Överordnad ska beslutsattestera transaktioner som rör t.ex. reseräkningar, ersättning för utlägg, egna mobiltelefonräkningar, representation avseende sig själv eller närstående eller affärstransaktioner till bolag eller liknande där intressekonflikt kan uppstå. Kommundirektörens egna utlägg beslutsattesteras av kommunstyrelsens ordförande och vice versa. Inom politikerorganisationen är kommunstyrelsens ordförande beslutsattestant åt övriga nämndsordföranden. Respektive nämndsordförande attesterar utlägg för övriga nämndsledamöter och dess ersättare. Inom tjänstemannaorganisationen är kommundirektören beslutsattestant åt förvaltningscheferna. Dokumentation Pappersbaserade rutiner Kontroller dokumenteras genom varaktig påskrift på verifikationen. IT-baserade rutiner Utförda kontroller dokumenteras genom elektronisk attest. Attest i IT-systemet ska göras av den som utfört kontrollen och attesten ska i efterhand gå att knyta till personen som utfört den. Om attest sker med hjälp av IT-stöd ansvarar systemägaren för att utforma och dokumentera rutiner för tilldelning av behörigheter, införande av systemförändringar och dokumentation av utförda kontroller (historik). Kontrollordning Kontrollerna ska göras i en logisk ordning där beslutsattesten är det sista kontrollmomentet. Även i elektronisk handel är beslutsattesten det sista steget i kontrollkedjan. Beslutattest kan dock göras redan vid beställning vid elektronisk handel där hela kedjan från beställning till betalning görs elektroniskt. I rutiner där beslutattest inte har skett vid beställning ska kontroll av prestation, kvalitet, pris, villkor, formalia och kontering utföras före beslutsattest. - - - - - 14