Kommunikationsplan Institutionen för hälsa, vård och samhälle

Kommunikationsplan Institutionen för hälsa, vård och samhälle

INNEHÅLL Övergripande om kommunikation... 3 Definitioner... 3 Information... 3 Kommunikation... 3 Relation... 3 Kommunikationens innehåll... 3 Myndighetsinformation... 3 Utbildningsinformation... 4 Forskningsinformation... 4 Regelverk... 4 Kommunikationsansvar... 4 Alla medarbetare... 4 Speciella roller och funktioner... 4 Chefer och ledare har ett utökat ansvar för... 4 Lärare samt kurs- och programansvariga har ett utökat ansvar för... 4 Forskare och doktorander har ett utökat ansvar för... 5 Stödresurser har ett utökat ansvar för... 5 Studentkårsrepresentanter... 5 Intern kommunikation... 5 Definition, målgrupper, syfte och utgångspunkter... 5 Interna kommunikationskanaler... 6 Extern kommunikation... 6 Definition, målgrupper, syfte och utgångspunkter... 6 Målgrupper för institutionens externa kommunikation... 6 Kommunikationskanaler för extern kommunikation... 6 Kriskommunikation... 7 Grafisk profil... 7 Uppföljning... 7 Relaterade dokument... 7 2 (8)

Övergripande om kommunikation I institutionens uppdrag ingår att kommunicera kärnverksamheten dvs utbildning och forskning samt samverkan och samarbete med det omgivande samhället både nationellt och internationellt. God information och kommunikation är nödvändiga redskap för att uppnå uppsatta mål och övergripande strategier. Planerat och strategiskt kommunikationsarbete bidrar till beredning, förankring och implementering av beslut, strategier och intentioner. Några värderingar som ska vägleda kommunikation och relationer inom Lunds universitet beskrivs i Kommunikationsplattform, Lunds universitet, 2005 : Respekt och tolerans, hederlighet och omtanke, skall vara grundläggande i relationer till medarbetare och omgivning. Öppenhet och lyhördhet gentemot medarbetare, enskilda medborgare och samhället skall prägla det dagliga arbetet liksom ett generöst och uppmuntrande uppträdande mot studenter och medarbetare. Tillit, samarbetsvilja och lojalitet mot universitetet liksom gemensamt ansvarstagande skall vara vägledande. Universitetet skall vara berett att ifrågasättas, förändras och utvecklas med hänsyn till omvärldens förändringar och den egna utvecklingen. Definitioner Information, kommunikation och relation är centrala begrepp i all kommunikation och kan tolkas på många olika sätt. Sveriges informationsförening (2008) tillämpar följande definitioner: Information Information är de strategiska budskapen som ska leda till ökad kunskap. Kommunikation Kommunikation är processen av budskap som bygger på interaktivitet bland dem som deltar i processen och som ska leda till någon form av attityd, eller förhållningssätt. Relation Relation är målet, det vill säga ett ömsesidigt engagemang eller gemensamma åtaganden som ska leda till handling och resultat. Kommunikationens innehåll Myndighetsinformation Som myndighet har institutionen enligt förvaltningslagen skyldighet att lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Till myndighetsinformation hör också generell information om verksamhetens resultat och återrapportering till myndigheter såsom regeringen och Högskoleverket. 3 (8)

Utbildningsinformation Utbildningsinformation är all information som handlar om att öka intresset för utbildningar som bedrivs vid institutionen. Den ska göra våra utbildningar kända för olika intressenter i samhället och rikta sig till både nuvarande, presumtiva och tidigare studenter. Forskningsinformation Forskningsinformation definieras som all information som handlar om att väcka intresse för den forskning som bedrivs inom Institutionen för hälsa, vård och samhälle. Regelverk Kommunikation med medarbetare, studenter och allmänhet regleras av olika lagar. Tryckfrihetsförordningen, sekretesslagen, yttrandefrihetsgrundlagen, förvaltningslagen, personuppgiftslagen, högskolelagen och marknadsföringslagen är de viktigaste. Kommunikationsansvar Alla medarbetare Det är varje medarbetares ansvar - att inhämta, förmedla och söka den information som krävs för att verksamheten ska fungera - att bidra till öppenhet och delaktighet genom kommunikation med kollegor, chefer, studenter och externa målgrupper - att inhämta tillräcklig kunskap om Institutionen för hälsa, vård och samhälle för att kunna svara på generella frågor om verksamheten - att vara en god ambassadör för institutionen. Speciella roller och funktioner Förutom det kommunikationsansvar som gäller samtliga medarbetare har följande medarbetare ett utökat ansvar; Chefer och ledare har ett utökat ansvar för - att den interna och externa kommunikationen fungerar i den egna verksamheten - att kommunikationen används som ett strategiskt verktyg för att nå de egna verksamhetsmålen - att ge medarbetarna information om mål, strategier, organisation och ekonomi för såväl den egna institutionen/avdelningen som hela universitetet - att ge medarbetarna möjlighet att vara delaktiga i planering, beslutsfattande och uppföljning - att hantera frågor från massmedia gällande den egna verksamheten - att ge medarbetarna information före eller samtidigt som massmedia om viktiga beslut och händelser - att förmedla en rättvisande bild av verksamheten gentemot externa målgrupper. Lärare samt kurs- och programansvariga har ett utökat ansvar för - att kommunicera information om sin verksamhet internt och till externa målgrupper 4 (8)

- att hantera frågor från studenter och andra externa målgrupper rörande den egna utbildningen - att ge information och kommunicera med studenter för att underlätta genomförandet av utbildningen. Forskare och doktorander har ett utökat ansvar för - att kommunicera information om sin verksamhet internt och till externa målgrupper - att förmedla kunskap om och väcka intresse för den forskning som bedrivs inom institutionen - att svara på frågor från massmedier rörande den egna forskningen. Stödresurser har ett utökat ansvar för Interna stödresurser (webbansvariga, publicister, bibliotekarier) - att kommunicera information om sin verksamhet internt och till externa målgrupper Externa stödresurser (Avd för strategisk kommunikation vid medicinska fakulteten, Lunds universitet samt Informationsenheten, Lunds universitet) - att skapa förutsättningar för fakultetens interna kommunikation, medie- och forskningskommunikation, samt ansvara för fakultetens webbplats - att ge råd och stöd om vad som skall kommuniceras, till vem, val av kanaler och tidpunkt och upplägg för kommunikationen. Studentkårsrepresentanter Studentrepresentanter från studentkårer förutsätts förmedla information till sina medlemmar från de organ inom institutionen där studenter är representerade. Frågor från massmedier rörande studentfrågor bör i första hand besvaras av representanter för Studentorganisationerna. Intern kommunikation Definition, målgrupper, syfte och utgångspunkter Med intern kommunikation menas både den kommunikation som sker inom Institutionen för hälsa, vård och samhälle och med andra institutioner/enheter inom Lunds universitet. Målgrupper för den interna kommunikationen är medarbetare och studenter. Utgångspunkten för en väl fungerande kommunikation är varje enskild medarbetares ansvar, enligt de grundläggande principerna för kommunikationsansvar, så att all verksamhet fungerar optimalt och är transparent. En god intern kommunikation skapar förutsättningar för delaktighet, gemensam kultur och uppmuntrar till engagemang och dialog bland medarbetarna. En väl fungerande intern kommunikation lägger grunden för en god extern kommunikation där medarbetarna fungerar som företrädare för institutionen. 5 (8)

Medicinska fakultetens mål för den interna kommunikationen beskrivs i Kommunikation för medicinska fakultetens framtid. Kommunikationsplan 2008. Institutionen ska också arbeta för att uppfylla dessa mål. Interna kommunikationskanaler Det finns olika sätt att kommunicera t ex via e-post, telefon, webbplatser eller via personliga möten. Vilka kommunikationskanaler och kommunikationsverktyg som ska användas bör övervägas när budskap ska kommuniceras. Kommunikationskanal ska alltid väljas utifrån kommunikationens innehåll och berörda personer. En generell grundregel är att information inte ska vidarebefordras slentrianmässigt utan först sållas, sorteras och målgruppsanpassas. Extern kommunikation Definition, målgrupper, syfte och utgångspunkter Med extern kommunikation menas den kommunikation som sker mellan Institutionen för hälsa, vård och samhälle mot andra enheter/mottagare utanför universitet. Syftet med den externa kommunikationen är att förmedla information om Institutionen för hälsa, vård och samhälles verksamhet för exempelvis potentiella studenter, medarbetare och finansiärer, inklusive tredje uppgiften. En viktig del i den externa kommunikationen är rekrytering av studenter, doktorander, forskare och nya medarbetare. Goda massmedierelationer ska bidra till att öka kunskapen om Institutionen för hälsa, vård och samhälle och den verksamhet som bedrivs inom forskning och utbildning. Målgrupper för institutionens externa kommunikation Exempel på målgrupper: Presumtiva studenter alla som kan bli studenter vid institutionen, nationellt och internationellt exempelvis via ERASMUS Presumtiva doktorander Alumni alla som har studerat vid institutionen Forskare Allmänheten alla som har intresse för information om universitetets verksamhet Företrädare för hälso- och sjukvård samt vård och omsorg som institutionen samverkar med inom grundutbildning och forskning Samverkanspartners/forskningsintressenter som exempelvis företag, myndigheter, och olika organisationer Anslagsgivare svenska staten, EU, regeringen/utbildningsdepartementet, forskningsråd och stiftelser m fl Massmedier framför allt i regionen, men även nationellt och internationellt. Kommunikationskanaler för extern kommunikation Det är lika viktigt att överväga vilka kommunikationskanaler och kommunikationsverktyg som ska användas när budskap ska kommuniceras för den externa kommunikationen, beroende på vilka berörda personer som involveras. 6 (8)

Några exempel på externa kommunikationskanaler är: - Webbplatsen bör anses som huvudkanal tack vare webbinformationens stora tillgänglighet. - Personlig kommunikation -e-post, telefon, öppet hus, utbildningsmässor, seminarier, föreläsningar, nätverk, referensgrupper - Digitala nyhetsbrev - Vetenskapliga publikationer, avhandlingar och läromedel - Trycksaker informations- och marknadsföringsmaterial, till exempel utbildningskatalog, broschyrer och informationsmaterial. Kriskommunikation Intern och extern kommunikation i krissituationer påverkas ofta av att informationsarbetet sker under press, tidsmässig och psykisk, med snabba prioriteringar och ställningstaganden. Informationen ska alltid vara samstämmig till alla målgrupper och ska enbart baseras på kontrollerade fakta. Kris- och katastrofplan för Lunds universitet, finns tillgänglig via hemsidan för Lunds universitet. Krisplan för medicinska fakulteten följes; www.med.lu.se/krisplan Grafisk profil Vid all kommunikation med studenter och externa målgrupper bör gemensamma riktlinjer för brevmallar, presentationsmallar, webbsidor följas. Uppföljning Det är viktigt att kontinuerligt utvärdera och följa upp kommunikationsinsatserna för att förbättra kommunikationen inom institutionen. Kommunikationsplanen bör revideras och uppdateras årligen. Relaterade dokument Lunds universitets strategiska plan. 2007-2011 http://www5.lu.se/anstaelld/internt/regler-policyer-planer Kommunikationsplattform för Lunds universitet. 2005. http://www.lu.se/upload/lupdf/om_lu/kommunikationsplattform_18okt05.pdf 7 (8)

Lunds universitets webbplats: - Anställd http://www5.lu.se/anstaelld/internt - Regler, policy och planer - Grafisk profil - Studentrekrytering - Breddad studentrekrytering - Student http://www.med.lu.se/student - Riktlinjer för relationer mellan institutioner och studenter vid Lunds universitet. - Stödfunktioner vid funktionshinder vid Lunds universitet - Handlingsplan avseende tillgänglighet 2006 - Kris- och katastrofplan vid Lunds universitet och för medicinska fakulteten http://www.med.lu.se/krisplan Kommunikation för Medicinska fakultetens framtid. Kommunikationsplan 2008. http://www.med.lu.se/medarbetare_och_kolleger/dokument_och_protokoll/regler_och_styrdokument Mittuniversitetets kommunikationspolicy http://www.miun.se/mhtemplates/mhpage 26042.aspx> Regelverk Svensk författningssamling SFS http://www.riksdagen.se/webbnav/index.aspx?nid=3910 Svenska språknämndens hemsida http://www.sprakradet.se Sveriges informationsförenings hemsida: http://www.sverigesinformationsforening.se/informatoren/definitioner.aspx Kommunikationsplanen är antagen av Institutionsstyrelsen vid Institutionen för hälsa, vård och samhälle 2008-09-24 25. 8 (8)