Öfn 123 Godkännande av dagordning Överförmyndarnämndens beslut Överförmyndarnämnden beslutade att till föredragningslistan foga punkten 15 b. Sammanträdesordning för nästkommande verksamhetsår. Under punkten övriga frågor beslutades om rapportering om rättsläget gällande ensamkommande barn.
Öfn 124 Redovisning av statistik från kansliet - Månatlig statistik över överförmyndarnämndens verksamhet; skriftlig. Överförmyndarnämndens beslut Redovisningen godkännes.
Öfn 125 Beslut om att inkomma med förteckning Akt nr 1089 Innehållet i paragrafen är sekretessbelagt enligt 32 kap. 4 offentlighets- och sekretesslagen (OSL).
Öfn 126 Beslut om att inkomma med förteckning Akt nr 1333 Innehållet i paragrafen är sekretessbelagt enligt 32 kap. 4 offentlighets- och sekretesslagen (OSL).
Öfn 127 Beslut om redovisning i förenklad form Akt nr 1410 Innehållet i paragrafen är sekretessbelagt enligt 32 kap. 4 offentlighets- och sekretesslagen (OSL).
Öfn 128 Beslut om vitesföreläggande Akt nr 1281 Innehållet i paragrafen är sekretessbelagt enligt 32 kap. 4 offentlighets- och sekretesslagen (OSL).
Öfn 129 Begäran om att utnyttja eget kapital - Överförmyndarnämndens förvaltningsberättelse 2015, ÖFN 15 - Fullmäktiges beslut 2016-04-25, Rf 59 - Tjänsteskrivelse, daterad 2016-09-30 Överförmyndarnämndens beslut Överförmyndarnämnden begär av regionstyrelsen att få utnyttja 300 000 kronor av eget kapital. Överförmyndarnämnden har tidigare, enligt gällande regelverk, beslutat att använda eget kapital till finansiering av en tillfällig personalförstärkning. Detta för att klara den ökande ärendemängd som uppkommit till följd av ett ökat flyktingmottagande av ensamkommande barn. Behovet har tidigare rapporterats i samband med månads- och delårsrapporter. Förstärkningen kommer även att behövas under 2017 men beräknas sedan avta. För 2016 uppgår behovet till 300 000 kr. Regionfullmäktige har samtidigt beslutat ( 59, 2016-04-25) om att nämnderna ska begära medgivande från regionstyrelsen för att få nyttja eget kapital under 2016 vilket nämnden härmed gör. Expedieras: Regionstyrelsen
Öfn 130 Rapport om ekonomi - Resultat och prognos; skriftlig Överförmyndarnämndens beslut Rapporten från enhetschef Annelie Thomsson läggs till handlingarna. Prognostiserat positiv avvikelse om 100 000 kr på kontoslag nämnd, härrör sig från inställt sammanträde som gjordes av nämnden som besparing samt schablontilldelning som överförts från socialnämnden för ensamkommande barn. Arvoden prognostiseras till budget i balans. Dessa är dock svåra att beräkna och en stor del av arvodena ska fortfarande beslutas. Förra året gick nämnden back 100 000 för arvoden. I år har överförmyndarnämnden också gjort en besparing om 70 000 kronor på arvoden. Ett prognostiserat negativt reslutat väntas på posten ensamkommande barn om 100 000 kronor. Ersättning från migrationsverket ges inte för alla kostnader. Överförmyndarnämnden har återsökt kostnader fram till den 30:e juni i år. Köp av tjänst prognostiseras till underkott om 300 000 kronor. Detta avser kostnad för förstärkning på kansliet. Överförmyndarnämnden begär från regionstyrelsen att få täcka underskott med eget kapital.
Öfn 131 Rapport från kansliet - Verksamhetsrapport; muntlig. Överförmyndarnämndens beslut Rapporten från kansliet läggs till handlingarna. Enhetschef Annelie Thomsson rapporterar att kansliet avser att tills full bemanning uppnås, ställa in besökstid på torsdagar. Detta då kansliet inte klarar av att säkra upp bemanning så att minst två medarbetar är på plats. Annelie Thomsson rapporterar om beslut om ny organisation för serviceförvaltningen och att överförmyndarnämndens kansli kommer att ingå i enheten för kommunikation och kansli med Per Lorén som enhetschef. Annelie Thomsson rapporterar också att kansliet har en tillfällig förstärkning under några dagar. Hans uppgift är att arkivera 2015-års handlingar. Utöver detta undersöker Annelie om ekonom kan tas in på timme fram tills årsskiftet för att delta i granskning av årsräkningar. Annelie rapporterar också att serviceförvaltningen kommer gå ut externt för att rekrytera förstärkningstjänsten. Annelie Thomsson rapporterar också att Elin Ax kommer att avtackas för sin tid vid kansliet på fredagen den 21:e oktober klockan 14. Nämndens ledamöter är välkomna att delta.
Öfn 132 Skrivelse till Karolina Samuelsson angående kansliets fysiska placering Skrivelse, daterad 2016-10-03 Överförmyndarnämndens beslut Överförmyndarnämnden överlämnar skrivelse med vidtagna korrigeringar angående kansliets fysiska placering till Karolina Samuelsson Skrivelse angående kansliets fysiska placering I samband med beslutad organisationsförändring till ny förvaltningen för styrning, stöd och service, kommer troligen även den fysiska placeringen av medarbetarna prövas. I den planeringen önskar överförmyndarnämnden att placeringen av nämndens kansli noga övervägs utifrån dels tillgänglighetsaspekter, dels arbetsmiljöaspekter. Karaktären på kansliets verksamhet Överförmyndarnämndens kansli arbetar huvudsakligen med myndighetsutövning i ärende om ställföreträdarskap, men också med rekrytering, utbildning och tillsyn av gode män och förvaltare. Då överförmyndarnämnden är en tillsynsmyndighet, förekommer inom serviceskyldigheten naturligt mycket information och rådgivning. Detta även gentemot medborgare som inte är ärende hos nämnden, då till exempel arvsfrågor kan beröra en stor krets anhöriga runt den enskilde. Utöver detta handlägger kansliet registerärenden för förvaltarfrihetsbevis. Idag har kansliet telefontid eller besökstid två timmar om dagen. Utöver detta förekommer spontanbesök vid uppskattningsvis ett tjugotal tillfällen i veckan. Kansliet tar också emot uppskattningsvis ett tiotal bokade besök per vecka. Säkerhetsaspekter Då överförmyndarnämndens verksamhet till stor del består av myndighetsutövning, ingår givetvis ett riskmoment för kansliets medarbetare. Detta särskilt då besluten överförmyndarnämnden fattar ofta innebär begränsning av människors möjlighet att nyttja sina eller anhörigas medel. Hotbilden är relativt omfattande och sjukdomsbilden naturligt tung hos många besökare, då ställföreträdarskap förutsätter
sjukdom, psykisk störning eller liknande. Kansliets medarbetare försöker att schemalägga verksamheten så att aldrig en handläggare är ensam på plats, men placering nära reception skulle kunna underlätta planeringen. Att besökare anmäler sig i receptionen ökar möjlighet till kontroll och kan möjligtvis även ha lugnande verkan på upprörda besökare. Förutom närhet till receptionen önskas av säkerhetsskäl larm på rummen samt tillräckligt stora rum för att kunna möblera så att handläggare har möjlighet att ta sig ut från rummen vid ett eventuellt övergrepp. Tillgänglighetsaspekter Överförmyndarnämnden anser kansliets tillgänglighet vara en avgörande del av den kvalitet kansliet tillhandahåller medborgare och brukare. Den fysiska placeringen är en avgörande faktor för god tillgänglighet. Idag är kansliets placering ur handikappsaspekt inte välplacerad. Det tar lång tid för besökare att ta sig från receptionen. Hiss finns, men ingen skyltning eller ringklocka vid dörren vilket medför att det är svårt att hitta och att besökare måste knacka mycket hårt på dörren för att bli insläppta. Det är heller inget genomförbart alternativ för handläggare att hämta sina besökare i receptionen, då detta tar mycket av handläggarnas arbetstid och arbetssituationen på kansliet är ansträngd. Då stark sekretess råder i ärende hos överförmyndarnämnden är det viktigt att kansliets handläggare har egna rum. Ur sekretessynpunkt vore det önskvärt att handläggare dessutom har tillgång till besöksrum, så att besökare inte får möjlighet att gå igenom sekretessbelagt material då handläggare lämnar rummet för att hämta utskrifter eller material i arkivet. Av sekretesskäl är det också viktigt med ett välorganiserat arkiv som uppfyller brandsäkerhetskrav. De ställföreträdare kansliet har tillsyn över, har ofta en heltidssysselsättning vid sidan av och därmed svårt att passa telefon- och besökstider. Av det skälet anser överförmyndarnämnden att det är viktigt att spontanbesök medges, även utanför telefon- och besökstider. Överförmyndarnämnden tror att strikta telefon- och besökstider skulle kunna verka hämmande på rekrytering av nya ställföreträdare. Inte heller önskar överförmyndarnämnden en situation där kansliets medarbetare nekar besökare vid dörren. Överförmyndarnämnden ser omorganisationen till förvaltning för styrning, stöd och service som en möjlighet för överförmyndarnämndens kansli att bättre kunna
utnyttja receptionen och därmed öka professionalismen i mottagandet av medborgare och brukare. Arbetsmiljöaspekter Även ur arbetsmiljöaspekt är arkivets utformning och placering viktigt för kansliets medarbetare. Lagstiftning, tillsynsmyndighet och datorsystem stödjer inte uteslutande elektronisk ärendehantering och handläggare måste vid besök ha tillgång till arkivet. Då kan det inte vara långt placerat ifrån handläggares rum. Även övriga medarbetares arbetsmiljö, skulle förbättras med en mer ändamålsenlig placering av nämndens kansli. Under åren har kansliets medarbetare vid ett flertal tillfällen mottagit klagomål från övriga medarbetare på de många besöken. De har upplevt det som spring i korridorerna när överförmyndarnämndens besökare väntat på sin tur och besökt toaletterna. Situationen där besökare måste banka på dörren, är givetvis heller inte tillfredsställande för någon. Expedieras: Karolina Samuelsson
Öfn 133 Förslag till nytt reglemente för överförmyndarnämnden - Förslag till nytt reglemente, daterad 2016-09-02, - Reglemente för överförmyndarnämnden, antaget 2006-12-18, - Regionstyrelsens reglemente, antaget av regionfullmäktige 2015-11-23, - Överförmyndarnämndens skrivelse till regionfullmäktige, daterad 2016-09-09, - Tjänsteskrivelse, daterad 2016-10-03. Överförmyndarnämndens beslut Överförmyndarnämnden beslutar föreslå regionfullmäktige att enligt förslag anta reglemente för överförmyndarnämnden. Nämndernas uppgifter enligt Kommunallagen (KL) 3:13 och 14 är att bereda ärenden som ska avgöras av fullmäktige, att själva fatta beslut i förvaltningsfrågor och genomförandefrågor (verkställighet) och i frågor som fullmäktige delegerat till dem. Nämnderna har en viss självständig beslutanderätt inom den förvaltande verksamheten. Utöver detta har ofta nämnderna till uppgift att besluta i frågor enligt speciallagstiftning, vilket ofta innefattar inslag av myndighetsutövning. Sådan beslutsbefogenhet är exklusiv för nämnden och i RF 12:2 anges att det är förbjudet för kommunfullmäktige att besluta hur en nämnd ska besluta i ärende som rör myndighetsutövning mot enskild. I kommunfullmäktiges uppgifter ingår enligt KL 3:9 punkten 3 nämndernas organisation och verksamhetsformer. Kommunen måste enligt KL 3:3 besluta om de nämnder som utöver styrelsen behövs för att fullgöra kommunens uppgifter enligt särskilda författningar. Föreskrifter om nämndernas verksamhet och arbetsformer ska enligt KL 6:32 framgå av reglemente som kommunfullmäktige utfärdat. I reglemente ska nämndens uppgiftsområden uttryckas. Detta innebär att i det fall nämnden får nya uppgifter eller fråntas uppgifter, ska nytt reglemente antas av kommunfullmäktige. Överförmyndarnämndens nuvarande reglemente antogs 2006 och uppdaterades senast 2010, då överförmyndarnämnden fick till uppgift att ansvara för administration och ersättning till särskilt förordnade vårdnadshavare för ensamkommet flyktingbarn som tidigare inte varit familjehem. Regionfullmäktige antog 2015-11-23 ( 284) nytt reglemente för regionstyrelsen. Detta sedan SKL kommit med nytt förslag på reglemente 2014 (Cirkulär 14:58). Detta förslag var enligt föredragande behövligt då SKL:s förslag till reglemente inte uppdaterats sedan 1992 i samband med att nuvarande kommunallag antogs. Sedan 1992 har det skett
många förändringar i kommunallagen som tidigare förslag till reglemente inte tog hänsyn till. Av tjänsteskrivelse till nytt reglemente för regionstyrelsen framgår att avsikten är att övriga nämnder ska basera sina reglementen på strukturen i regionstyrelsens reglemente. Denna består av en styrelse/nämndsspecifik del och en allmän del, vilket är helt enligt SKL:s förslag på nytt reglemente. Inga nämnder inom Region Gotland har ännu antagit nytt reglemente i enlighet med strukturen i regionstyrelsens reglemente. Överförmyndarnämnden föreslår regionfullmäktige att anta nytt reglemente för överförmyndarnämnden. Expedieras: Regionfullmäktige
Öfn 134 Beslut om personuppgiftsombud - Tjänsteskrivelse, daterad 2016-09-30 Överförmyndarnämndens beslut Överförmyndarnämnden beslutar att utse Daniel Granlöf till personuppgiftsombud för Överförmyndarnämnden. Överförmyndarnämnden beslutar samtidigt att befria Elin Ax från uppdraget som personuppgiftsombud för Överförmyndarnämnden. Enligt gällande lagstiftning är varje förvaltningsmyndighet personuppgiftsansvarig. Detta innebär att överförmyndarnämnden bestämmer ändamål med och medel för behandling av personuppgifter. Behandling av personuppgifter är tex insamling, registrering, organisering, lagring, bearbetning eller ändring, återvinnande, inhämtande, användning, utlämnande genom översändande, spridning eller annat tillhandhållande av uppgifter, sammanställning eller samkörning, blockering, utplåning eller förstörning. Lagen gäller behandling som är helt eller delvis automatiserad eller ingår i en strukturerad samling av personuppgifter vilka är tillgängliga för sökning eller sammanställning. Personuppgiftsombud är den fysiska person som efter förordnande av den personuppgiftsansvariges självständigt ska se till att personuppgifter behandlas på ett korrekt och lagligt sätt. Den som behandlar uppgifterna kallas för personuppgiftsbiträde. Personuppgiftsombudet har till uppgift att självständigt se till att den personuppgiftsansvarige behandlar personuppgifter på ett lagligt och korrekt sätt och i enlighet med god sed samt påpeka eventuella brister för honom eller henne. Har personuppgiftsombudet anledning att misstänka att den personuppgiftsansvarige bryter mot de bestämmelser som gäller för behandlingen av personuppgifter och vidtas inte rättelse så snart det kan ske efter påpekande, skall personuppgiftsombudet anmäla förhållandet till tillsynsmyndigheten. Personuppgiftsombudet ska även i övrigt samråda med tillsynsmyndigheten vid tveksamhet om hu de bestämmelser om gäller för behandling av personuppgifter skall tillämpas. Personuppgiftsombudet skall föra en förteckning över de behandlingar som den personuppgiftsansvarige genomför och som kan omfattas av anmälningsskyldighet om ombudet inte hade funnits. Förteckningen skall omfatta åtminstone de uppgifter
som en anmälan enligt 36 skulle ha innehållit. Personuppgiftsombudet skall hjälpa registrerade att få rättelse när det finns anledning att misstänka att behandlande personuppgifter är felaktiga eller ofullständiga.
Öfn 135 Sammanträdesordning för överförmyndarnämnden år 2017 - Tjänsteskrivelse, daterad 2016-10-11 Överförmyndarnämndens beslut Överförmyndarnämnden antar förslag till sammanträdesordning för år 2017. Överförmyndarnämnden beslutar att som besparing låta sammanträdet den 16:e maj utgå. Överförmyndarnämnden beslutar att uppdra åt förvaltningen att till nästa sammanträde återkomma med ett årshjul över nämndens verksamhet 2017. Sammanträdesdag kl. 13.00 Ordförandeberedning kl. 09.30. Tisdagen den 17 januari Fredagen den 6 januari Tisdagen den 14 februari Fredagen den 3 februari Tisdagen den 14 mars Fredagen den 3 mars Tisdagen den 18 april Fredagen den 7 april Tisdagen den 13 juni Fredagen den 2 juni Tisdagen den 15 augusti Fredagen den 4 augusti Tisdagen den 19 september Fredagen den 8 september Tisdagen den 10 oktober Fredagen den 29 september Tisdagen den 14 november Fredagen den 3 november Tisdagen den 12 december Fredagen den 1 december
Öfn 136 Anmäla ärenden Vid sammanträdes anmäldes följande ärenden: SKL:s Cirkulär 16:50 Budgetproposition för år 2017 och höständringsbudgeten för år 2016 Material om konsumenträtt för nyanlända Internremiss; Internationell strategi för Region Gotland 2017-2020 Justering av budgetramar, RS 206
Öfn 137 Eventuella övriga frågor Jurist Elin Ax rapporterade om Ds 2016:37 angående åldersbedömning tidigare i asylprocessen samt den överenskommelse SKL och Migrationsverket gjort om att kommuner ska begära omprövning av barns ålder, då kommunen finner att barnet uppenbart är äldre än den ålder det uppgivit. I Ds 2016:37 föreslås att beslut om uppskrivning i ålder ska kunna överklagas särskilt, men att beslut ska gälla med en gång. I utredningen föreslås också att migrationsverkets utredningsskyldighet ska uppfyllas genom att erbjuda barnet åldersbedömning. Fortsatt kommer bevisbördan att ligga på barnet.
Öfn 138 Nästa sammanträde Nästa sammanträde är enligt antagen sammanträdesordning den 8 november 2016. Vid nästa sammanträde ordnar Boel Jormer fika.
Öfn 139 Avslut Ordföranden förklarade sammanträdet för avslutat och tackade för deltagandet. Innan sammanträdet avslutas, tackar ordförande Lennart Petersson Elin Ax med blommor och trevlig bok för åren hon varit anställd vid kansliet.