HELSINGFORS STAD UNGDOMSNÄMNDEN Understödsreglemente för ungdomsföreningar från och med den 1.1.2010
UNDERSTÖDSREGLEMENTE FÖR UNGDOMSFÖRENINGAR Understödsreglementet är godkänt på ungdomsnämndens möte den 1.12.1993. Reglementet är uppdaterat den 30.3.1995, 2.11.1995, 14.5.1998, 9.11.2000, 16.1.2002, 23.1.2003, 20.11.2008. 1 ALLMÄNT... 1 1.1 Allmänna villkor för beviljande av understöd... 1 2 UNDERSTÖDSFORMER... 1 3 ALLMÄNT UNDERSTÖD... 2 3.1 Vem kan få allmänt understöd?... 2 3.2 Hur allmänt understöd får användas... 2 3.3 Grunderna för beviljande av allmänt understöd... 3 3.4 Hur man ansöker om allmänt understöd... 4 3.4.1 Ansökan om hyresunderstöd i samband med allmänt understöd... 4 3.5 Förskott på allmänt understöd... 4 3.6 Redovisning över användningen av allmänt understöd... 5 4 VERKSAMHETSUNDERSTÖD... 5 4.1 Vem kan få verksamhetsunderstöd?... 5 4.2 Användningen av verksamhetsunderstöd... 6 4.3 Grunderna för beviljande av verksamhetsunderstöd... 6 4.4 Hur man ansöker om verksamhetsunderstöd... 7 4.4.1 Ansökan om hyresunderstöd i samband med verksamhetsunderstöd... 8 4.5 Förskott på verksamhetsunderstöd... 8 4.6 Redovisning över användningen av verksamhetsunderstöd... 8 5 LÖNEUNDERSTÖD... 9 5.1 Vem kan få löneunderstöd?... 9 5.2 Användningen av löneunderstöd... 9 5.3 Hur man ansöker om löneunderstöd... 9 5.4 Bedömning av distriktorganisationernas verksamhet... 10 5.5 Grunderna för beviljande av löneunderstöd... 10 5.6 Förskott på löneunderstöd... 10 5.7 Redovisning över användningen av löneunderstöd... 11 6 LÄGERUNDERSTÖD... 11 6.1 Vem kan få lägerunderstöd?... 11 6.2 Hur lägerunderstödet får användas... 12 6.3 Grunderna för beviljande av lägerunderstöd... 12 6.4 Ansökan om lägerunderstöd... 12 6.5 Förskott på lägerunderstöd... 12 7 EGNA UTRYMMEN... 13 7.1 Huvudprinciper... 13 8 PROJEKTUNDERSTÖD... 14 8.1 Vem kan få projektunderstöd?... 14 8.1.1 Startunderstöd...14 8.1.2 Transportunderstöd...14 8.1.3 Understöd till gårds- och kvartersklubbar...14 8.2 Användningen av projektunderstöd... 14 8.3 Hur man ansöker om projektunderstöd... 15 8.4 Hur projektunderstöden utbetalas... 15 8.5 Redovisning över användningen av projektunderstöd... 16 9 FÖRENINGARNAS BOKFÖRING... 16 10 HUR UNDERSTÖD OCH FÖRSKOTT UTBETALAS OCH ANVÄNDNINGEN ÖVERVAKAS... 16 11 ÄNDRINGSSÖKANDE I UNDERSTÖDSFRÅGOR... 17 12 MEDDELANDE OM UNDERSTÖDSBESLUT... 17
1 ALLMÄNT I Helsingfors svarar ungdomsnämnden för understöden och servicen till föreningar som idkar ungdomsverksamhet. Idrotts- och sportföreningar stöds av idrottsnämnden, kulturföreningar av kulturnämnden och organisationer som sysslar med rusvård och liknande verksamhet stöds av socialnämnden. Ungdomsnämnden beviljar inte understöd för ungdomsverksamheten i samfund som har beskattningsrätt, till fackföreningars ungdomsverksamhet, till föreningar för studerande eller för verksamheten i lagstadgade elevkårer. Ungdomsnämndens utgångspunkt är, att man beviljar understöd för att stöda verksamheten, inte för att upprätthålla den, och således bör varje förening också ha egen medelsanskaffning för sin verksamhet. En förutsättning för beviljande av understöd är, att verksamheten som får understöd stöder ungdomscentralens verksamhetsidé. 1.1 Allmänna villkor för beviljande av understöd 1) Verksamheten som man anhåller om stöd för bör rikta sig till barn och ungdomar som bor i Helsingfors. 2) Understödet får användas endast till ändamål som nämns i understödsbeslutet. Ifall ändamålet inte är närmare preciserat i understödsbeslutet, bör understödet användas till det ändamål som nämns i ansökan. 3) Understöd beviljas inte för att utdelas vidare till andra samfund eller enskilda personer. 4) Understöd beviljas inte till centralförbund eller nationella organisationer. 5) Staden har rätt att ur beviljade understöd inkräva egna fordringar, som har uppstått gentemot det understödda samfundet. 6) Understöd beviljas på villkor, att understödsmedlen på anmodan bör återbetalas, ifall de används till annat ändamål än det man sökt för eller om villkoren för användningen inte följs eller ifall mottagaren av understödet har givit falska eller ofullständiga uppgifter till ungdomscentralen i frågor som gäller understödet. 7) Understöd för samma ändamål beviljas inte ur två eller flera anslag inom staden. 8) Understöd för samma ändamål beviljas inte ur två eller flera av ungdomsnämndens slag av understöd. 9) Understödet bör användas under det kalenderår, då understödet beviljats. 2 UNDERSTÖDSFORMER Årliga understöd är det allmänna understödet eller verksamhetsunderstödet, som är avsett till den egentliga verksamheten samt lägerunderstödet och löneunderstödet. 1
En förening kan antingen få allmänt understöd eller verksamhetsunderstöd för sin årliga verksamhet på basen av medlemmarnas åldersfördelning. Med projektunderstöd avses understöd av engångsnatur och det beviljas för att förverkliga någon ungdomsaktivitet såsom ett projekt, en aktion, ett evenemang eller en tillställning eller för att ta del i en sådan verksamhet. 3 ALLMÄNT UNDERSTÖD 3.1 Vem kan få allmänt understöd? Allmänt understöd beviljas för att stöda den allmänna verksamheten i sådana Helsingforsföreningar med verksamhet för barn och yngre ungdomar, som inlett sin verksamhet senast under föregående kalenderår. Understöd beviljas åt: Föreningar med verksamhet för barn och yngre ungdomar, som har personmedlemmar, av vilka minst 2/3 är under 16 år. Av en icke-registrerad förening för barn och yngre ungdomar förutsätts, att den har stadgar och att dess förvaltning, verksamhet och ekonomi är ordnade som i en registrerad förening och att namntecknarna är myndiga. Som icke-registrerade föreningar betraktas även avdelningar och -sektioner för barn och yngre tonåringar inom vuxenorganisationer, vilka i bokföringen kan särskiljas från huvudföreningen. 3.2 Hur allmänt understöd får användas Godtagbara utgifter som man kan använda allmänt understöd till är: Utbildningskostnader Resekostnader, undervisningsarvoden, hyror och materialkostnader för kurser, utbildningstillfällen och överläggningar som föreningen arrangerat. Resekostnader och deltagaravgifter, då föreningens medlemmar deltar i kurser, utbildnings- och diskussionstillfällen och möten på distrikts-, läns- eller riksnivå. Ej dagtraktamenten. Utgifter för läger- och utfärdsverksamhet Kostnader för transporter, material, livsmedel, information, försäkringar och hyror vid organisationens egna läger och utfärder. Deltagar- och resekostnader då en eller flera medlemmar från föreningen deltar i distrikts- eller centralorganisations läger. Utgifter för hobby- och rekreationsverksamhet. Av verksamheten orsakade materialkostnader och mindre inventarieanskaffningar. Transportkostnader. 2
Utgifter för internationell verksamhet. Materialkostnader, sakkunnigarvoden och utgifter orsakade av arrangemang och gästfrihet i samband med vänorts- eller liknande besök. Resekostnader och deltagaravgifter, då föreningen besöker evenemang, seminarier, konferenser eller läger som arrangeras av föreningens internationella takorganisation eller broder- eller systerorganisation. Rese- och deltagarkostnader för deltagande i något annat omfattande internationellt ungdomsevenemang, som främjar internationalism och fredsfostran bland unga. Löneutgifter Utgifter för ledare eller timanställd person, sakkunnigarvoden. Informations- och administrationskostnader Hyra och liknande kontorskostnader. Kostnader för informations- och publikationsverksamhet. Följande utgifter är inte godtagbara: Förmedlaravgifter, utgifter förorsakade av medelsanskaffning eller affärsverksamhet, utgifter för annonsanskaffning, amortering av lån, mötesarvoden, medlemsavgifter och avskrivningar. Med understödsmedel finansieras inte heller anskaffning av anläggningstillgångar. 3.3 Grunderna för beviljande av allmänt understöd Vid beviljandet av allmänt understöd tas hänsyn till föreningens understödsbehov och för att definiera behovet beaktas: A B C D Omfattningen, ändamålet och kvaliteten på sökandens verksamhet antalet medlemmar under 16 år som bor i Helsingfors antalet olika verksamhetsformer regional täckning av föreningens verksamhet Sökandens ekonomiska ställning sökandens förmögenhet en oproportionellt liten självfinansiering verkar sänkande på understödet om förvaltningskostnaderna utgör en oproportionellt stor del av verksamhetsperiodens helhetsutgifter, minskar understödet. Understöd och stödlån som sökanden har fått av stat, kommun eller församling samt deras användning. Det allmänna understödet kan uppgå till högst 80 % av föregående års utgifter. Föreningens ungdomspolitiska och ungdomsfostrande betydelse. Ytterligare fästs uppmärksamhet vid att föreningar som bygger på olika samhällsuppfattningar och verkar bland olika befolkningsgrupper får ett understöd som motsvarar deras proportionella andel. 3
3.4 Hur man ansöker om allmänt understöd Understödsreglemente för ungdomsföreningar från och med den 1.1.2010. Ansökan om allmänt understöd bör inlämnas senast den 28 februari kl. 16.00. Ifall den sista ansökningsdagen infaller på en lördag, helgdag eller en annan dag då ämbetsverket är stängt, bör understödsansökningen inlämnas närmast föregående arbetsdag före kl. 16.00. Om ansökan har sänts per telekopia eller e-post bör den kompletteras med en blankett som är vederbörligen undertecknad. Annonser om understöden publiceras i Helsingfors stads officiella kungörelsetidningar och i informationsbladet Ungdomscentralen informerar samt på ungdomscentralens webbsidor. Ansökan om allmänt understöd görs på ungdomscentralens blankett Ansökan om understöd jämte bilagor. Understöd beviljas endast på ansökan. Blanketter fås från ungdomscentralen och ungdomscentralens webbsidor. I ansökan nämnda bilagor bör inlämnas till ungdomscentralen före utgången av mars månad. Nya sökanden ska till ansökan bifoga föreningens stadgar och ett intyg från banken som styrker kontoinnehavare eller en kopia av kontoutdrag. Sökande som tidigare har erhållit understöd ska inlämna ovan nämnda handlingar till ungdomscentralen, om det sker förändringar i dessa uppgifter. Vid undertecknandet av ansökan förbinder sig föreningen att till Helsingfors stad återbetala det allmänna understödet, ifall beslutet om beviljande av understöd upphävs eller om föreningen bryter mot understödsvillkoren. Ungdomsnämnden fattar besluten om beviljande av allmänna understöd. 3.4.1 Ansökan om hyresunderstöd i samband med allmänt understöd Hyresunderstöd beviljas till föreningar som är berättigade att söka allmänt understöd och som hyr ett eget utrymme. Hyresunderstöd kan beviljas om föreningens verksamhet pågår i utrymmet minst fyra dagar i veckan. Ungdomsnämnden beslutar årligen om riktlinjerna för utdelningen av hyresunderstöd. Hyresunderstöd söks i samband med ansökan om allmänt understöd och summan som söks ska inkluderas i ansökan om allmänt understöd. Till ansökan om allmänt understöd bör då bifogas som blanketten Hyresredovisning. Blanketter fås från ungdomscentralen och ungdomscentralens webbsidor. Sökanden som ansöker om hyresunderstöd för första gången bör bifoga en kopia av gällande hyresavtal. Ifall hyresavtalet ändras, bör en kopia av det nya hyresavtalet inlämnas till ungdomscentralen. 3.5 Förskott på allmänt understöd Berättigade till förskott är föreningar som föregående år fått allmänt understöd av ungdomsnämnden. Förskottet kan utgöra högst 50 % av den understödssumma föreningen fick föregående år. Besluten om förskott fattas av byråchefen på ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland unga. 4
Förskott söks senast den 15 december kl. 16.00 med blanketten Understödsförskott. Ifall den sista ansökningsdagen infaller på en lördag, helgdag eller en annan dag då ämbetsverket är stängt, bör förskottssansökan inlämnas närmast föregående arbetsdag före kl. 16.00. Om ansökan har sänts per telekopia eller e-post bör den kompletteras med en blankett som är vederbörligen undertecknad. Förskott beviljas endast på ansökan. Blanketter fås från ungdomscentralen och ungdomscentralens webbsidor. Vid undertecknandet av ansökan förbinder sig föreningen att till Helsingfors stad återbetala förskottet, såvida beslutet om beviljande upphävs eller om föreningen bryter mot understödsvillkoren. Beslutet att kräva tillbaka förskott fattas av byråchefen vid ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland unga. 3.6 Redovisning över användningen av allmänt understöd I samband med att man gör en ny ansökan om allmänt understöd, bör man redovisa för hur man använt understödet för föregående år. För redovisningen krävs föreningens verksamhetsberättelse, resultaträkning, balansräkning och revisorernas utlåtande för ifråga varande år. Man ska redovisa för hur man använt ett understöd man fått, även om man inte ansöker om nytt understöd. Ifall föreningen inte inom utsatt tid ger godtagbar redovisning över hur man använt ett understöd, återkrävs understödet. Besluten att kräva tillbaka unerstöd fattas av byråchefen vid ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland unga. 4 VERKSAMHETSUNDERSTÖD 4.1 Vem kan få verksamhetsunderstöd? Verksamhetsunderstöd beviljas för att stöda den allmänna verksamheten i sådana Helsingforsföreningar med verksamhet för barn och yngre ungdomar, som inlett sin verksamhet senast under föregående kalenderår. Understöd beviljas åt: Verksamhetsunderstöd beviljas till i Helsingfors fungerande ungdomsförening som har personmedlemmar, av vilka minst 2/3 är 16 25 år. Av en icke-registrerad ungdomsförening förutsätts, att den har stadgar och att dess förvaltning, verksamhet och ekonomi är ordnade som i en registrerad förening och att namntecknarna är myndiga. Som icke-registrerade föreningar betraktas även organisationers avdelningar och -sektioner för ungdomar, vilka i bokföringen kan särskiljas från huvudföreningen. 5
4.2 Användningen av verksamhetsunderstöd Understödsreglemente för ungdomsföreningar från och med den 1.1.2010. Godtagbara utgifter, som man får använda verksamhetsunderstödet till är: Utbildningskostnader Resekostnader, undervisningsarvoden, hyror och materialkostnader för kurser, utbildningstillfällen och överläggningar som föreningen arrangerat. Resekostnader och deltagaravgifter, då föreningens medlemmar deltar i kurser, utbildnings- och diskussionstillfällen och möten på distrikts-, läns- eller riksnivå. Ej dagtraktamenten. Utgifter för läger- och utfärdsverksamhet. Kostnader för transporter, material, livsmedel, information, försäkringar och hyror vid organisationens egna läger och utfärder. Deltagar- och resekostnader då en eller flera medlemmar från föreningen deltar i distrikts- eller centralorganisations läger. Utgifter för hobby- och rekreationsverksamhet Av verksamheten orsakade materialkostnader och mindre inventarieanskaffningar. Transportkostnader. Utgifter för internationell verksamhet Materialkostnader, sakkunnigarvoden och utgifter orsakade av arrangemang och gästfrihet i samband med vänorts- eller liknande besök. Resekostnader och deltagaravgifter, då föreningen besöker evenemang, seminarier, konferenser eller läger som arrangeras av föreningens internationella takorganisation eller broder- eller systerorganisation. Rese- och deltagarkostnader för deltagande i något annat omfattande internationellt ungdomsevenemang, som främjar internationalism och fredsfostran bland unga. Löneutgifter Utgifter för ledare eller timanställd person, sakkunnigarvoden. Informations- och administrationskostnader Hyra och liknande kontorskostnader. Kostnader för informations- och publikationsverksamhet. Följande utgifter är inte godtagbara: förmedlaravgifter, utgifter förorsakade av medelsanskaffning eller affärsverksamhet, utgifter för annonsanskaffning, amortering av lån, mötesarvoden, medlemsavgifter och avskrivningar. Med understödsmedel finansieras inte heller anskaffning av anläggningstillgångar. 4.3 Grunderna för beviljande av verksamhetsunderstöd Vid beviljandet av verksamhetsunderstöd tas hänsyn till föreningens understödsbehov och för att definiera behovet beaktas: A Omfattningen, ändamålet och kvaliteten på sökandens verksamhet antalet medlemmar mellan 16 25 år som bor i Helsingfors antalet olika verksamhetsformer 6
regional täckning av föreningens verksamhet B C D Sökandens ekonomiska ställning sökandens förmögenhet en oproportionellt liten självfinansiering verkar sänkande på understödet om förvaltningskostnaderna utgör en oproportionellt stor del av verksamhetsperiodens helhetsutgifter, minskar understödet. Understöd och stödlån som sökanden har fått av stat, kommun eller församling samt deras användning. Verksamhetsunderstödet kan uppgå till högst 80 % av föregående års utgifter. Föreningens ungdomspolitiska och ungdomsfostrande betydelse. Dessutom fästs vikt vid att föreningar som bygger på olika samhällsuppfattningar och verkar bland olika befolkningsgrupper får ett understöd som motsvarar deras proportionella andel. 4.4 Hur man ansöker om verksamhetsunderstöd Ansökan om verksamhetsunderstöd bör inlämnas senast den 28 februari kl. 16.00. Ifall den sista ansökningsdagen infaller på en lördag, helgdag eller en annan dag då ämbetsverket är stängt, ska understödsansökningen inlämnas närmast föregående arbetsdag före kl. 16.00. Om ansökan har sänts per telekopia eller e-post bör den kompletteras med en blankett som är vederbörligen undertecknad. Annonser om understöden publiceras i Helsingfors stads officiella kungörelsetidningar och i informationsbladet Ungdomscentralen informerar samt på ungdomscentralens webbsidor. Ansökan om verksamhetsunderstöd görs på ungdomscentralens blankett Ansökan om understöd jämte bilagor. Understöd beviljas endast på ansökan. Blanketter fås från ungdomscentralen och ungdomscentralens webbsidor. I ansökan nämnda bilagor bör inlämnas till ungdomscentralen före utgången av mars månad. Nya sökanden ska till ansökan bifoga föreningens stadgar och ett intyg från banken som styrker kontoinnehavare eller en kopia av kontoutdrag. Sökanden som tidigare har erhållit understöd ska inlämna ovannämnda handlingar till ungdomscentralen, om det sker förändringar i dessa uppgifter. Vid undertecknandet av ansökan förbinder sig föreningen att till Helsingfors stad återbetala det allmänna understödet, såvida beslutet om beviljande av understöd upphävs eller om föreningen bryter mot understödsvillkoren. Ungdomsnämnden fattar beslut on beviljande av verksamhetsunderstöd. 7
4.4.1 Ansökan om hyresunderstöd i samband med verksamhetsunderstöd Hyresunderstöd beviljas till föreningar som är berättigade att söka verksamhetsunderstöd och som hyr ett eget utrymme. Hyresunderstöd kan beviljas om föreningens verksamhet pågår i utrymmet minst fyra dagar i veckan. Ungdomsnämnden beslutar årligen om riktlinjerna för utdelningen av hyresunderstöd. Hyresunderstöd söks i samband med ansökan om verksamhetsunderstöd och summan man ansöker om bör inkluderas i ansökan om verksamhetsunderstöd. Till ansökan om verksamhetsunderstöd bör då bifogas blanketten Hyresutredning. Blanketter fås från ungdomscentralen och ungdomscentralens webbsidor. Sökanden som ansöker om hyresunderstöd för första gången bör bifoga en kopia av gällande hyresavtal. Ifall hyresavtalet ändras, bör en kopia av det nya hyresavtalet inlämnas till ungdomscentralen. 4.5 Förskott på verksamhetsunderstöd Berättigade till förskott är föreningar som föregående år fått verksamhetsunderstöd av ungdomsnämnden. Förskottet kan utgöra högst 50 % av den understödssumma föreningen fick föregående år. Besluten om förskott fattas av byråchefen på ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland unga. Förskott söks senast den 15 december kl. 16.00 med blanketten Understödsförskott. Ifall den sista ansökningsdagen infaller på en lördag, helgdag eller en annan dag då ämbetsverket är stängt, bör förskottssansökningen inlämnas närmast föregående arbetsdag före kl. 16.00. Om ansökan har sänts per telekopia eller e-post bör den kompletteras med en blankett som är vederbörligen undertecknad. Förskott beviljas endast på ansökan. Blanketter fås från ungdomscentralen och ungdomscentralens webbsidor. Vid undertecknandet av ansökan förbinder sig föreningen att till Helsingfors stad återbetala förskottet, såvida beslutet om beviljande upphävs eller om föreningen bryter mot understödsvillkoren eller om föreningen inte ansöker om eller får det egentliga verksamhetsunderstödet för ifråga varande år. Beslutet att kräva tillbaka förskott fattas av byråchefen vid ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland unga. 4.6 Redovisning över användningen av verksamhetsunderstöd I samband med att man gör en ny ansökan om verksamhetsunderstöd, bör man redovisa för hur man använt understödet för föregående år. För redovisningen krävs föreningens verksamhetsberättelse, resultaträkning, balansräkning och revisorernas utlåtande för ifråga varande år. Man ska redovisa för hur man använt ett understöd man fått, även om man inte ansöker om nytt understöd. Ifall föreningen inte inom utsatt tid ger godtagbar redovisning över hur man använt ett understöd, återkrävs understödet. Besluten om återkrav av understöd fattas av byråchefen på ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland unga. 8
5 LÖNEUNDERSTÖD 5.1 Vem kan få löneunderstöd? Löneunderstöd beviljas till i Helsingfors verksamma ungdoms- eller motsvarande föreningar, som under sig har lokala, i Helsingfors fungerande ungdomsföreningar, sektioner, avdelningar eller verksamhetsgrupper eller om föreningens verksamhet annars är av sådan natur att organiseringsarbete förutsätts. 5.2 Användningen av löneunderstöd Godtagbara utgifter, som man får använda löneunderstödet till är: Lagstadgade och frivilliga socialavgifter samt lagstadgade försäkringar som härrör sig till anställningsförhållandet. Löneutgifter för arbetstagare. Resekostnader inom hemlandet som orsakas av arbetstagarens arbete. 5.3 Hur man ansöker om löneunderstöd Ansökan om löneunderstöd bör inlämnas senast den 28 februari kl. 16.00. Ifall den sista ansökningsdagen infaller på en lördag, helgdag eller en annan dag då ämbetsverket är stängt, ska understödsansökningen inlämnas närmast föregående arbetsdag före kl. 16.00. Om ansökan har sänts per telekopia eller e-post bör den kompletteras med en blankett som är vederbörligen undertecknad. Annonser om understöden publiceras i Helsingfors stads officiella kungörelsetidningar och i informationsbladet Ungdomscentralen informerar samt på ungdomscentralens webbsidor. Ansökan om löneunderstöd görs på ungdomscentralens blankett Ansökan om understöd jämte bilagor. Understöd beviljas endast på ansökan. Blanketter fås från ungdomscentralen och ungdomscentralens webbsidor. I ansökan nämnda bilagor bör inlämnas till ungdomscentralen före utgången av mars månad. Nya sökanden bör till ansökan bifoga föreningens stadgar och ett intyg från banken som styrker kontoinnehavare eller en kopia av kontoutdrag. Sökanden som tidigare har erhållit understöd ska inlämna ovannämnda handlingar till ungdomscentralen, om det sker förändringar i dessa uppgifter. Till ansökan bör bifogas namnet på och medlemsantalet för distriktorganisationen eller därmed jämförbar organisations underorganisationer/grupper. Vid undertecknandet av ansökan förbinder sig föreningen att till Helsingfors stad återbetala det allmänna understödet, såvida beslutet om beviljande av understöd upphävs eller om föreningen bryter mot understödsvillkoren. Ungdomsnämnden fattar beslut on beviljande av löneunderstöd. 9
5.4 Bedömning av distriktorganisationernas verksamhet En bedömning av verksamheten görs vart tredje år av föreningar som ansöker om löneunderstöd. För bedömningen svarar ungdomscentralens byrå, som överlåter en rapport om bedömningen till ungdomsnämnden som bilaga till löneunderstödsförslaget. För nya sökanden som uppfyller kriterierna för löneunderstöd görs vid behov en separat bedömning av verksamheten under den treåriga bedömningsperioden. Bedömningen av verksamheten kan vid behov uppdateras under bedömningsperioden. 5.5 Grunderna för beviljande av löneunderstöd Vid fördelningsbeslutet tas hänsyn till föreningens understödsbehov och för att definiera behovet beaktas: A B C D Omfattningen, ändamålet och kvaliteten på sökandens verksamhet antalet medlemmar under 29 år som bor i Helsingfors antalet olika verksamhetsformer regional täckning av föreningens verksamhet Sökandens ekonomiska ställning sökandens förmögenhet en oproportionellt liten självfinansiering verkar sänkande på understödet om förvaltningskostnaderna utgör en oproportionellt stor del av verksamhetsperiodens helhetsutgifter, minskar understödet. Understöd och stödlån som sökanden har fått av stat, kommun eller församling samt deras användning. Föreningens ungdomspolitiska och ungdomsfostrande betydelse ungdomens intressebevakningsuppgifter samhällelig aktivering av de unga om föreningen är ensam i sitt slag Ytterligare fästs uppmärksamhet vid den betydelse sökandens verksamhet har från ungdomspolitisk och ungdomsfostrande synpunkt och vid att föreningar som bygger på olika samhällsuppfattningar och verkar bland olika befolkningsgrupper, får ett understöd som motsvarar deras proportionella andel. 5.6 Förskott på löneunderstöd Berättigade till förskott är föreningar som föregående år fått allmänt understöd av ungdomsnämnden. Förskottet kan utgöra högst 50 % av den understödssumma föreningen fick föregående år. Besluten om förskott fattas av byråchefen på ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland unga. Förskott söks senast den 15 december kl. 16.00 med blanketten Understödsförskott. Ifall den sista ansökningsdagen infaller på en lördag, helgdag eller en annan dag då ämbetsverket är stängt, bör förskottssansökningen inlämnas närmast föregående 10
arbetsdag före kl. 16.00. Om ansökan har sänts per telekopia eller e-post bör den kompletteras med en blankett som är vederbörligen undertecknad. Förskott beviljas endast på ansökan. Blanketter fås från ungdomscentralen och ungdomscentralens webbsidor. Vid undertecknandet av ansökan förbinder sig föreningen att till Helsingfors stad återbetala förskottet, såvida beslutet om beviljande upphävs eller om föreningen bryter mot understödsvillkoren. Beslutet att kräva tillbaka förskott fattas av byråchefen vid ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland unga. 5.7 Redovisning över användningen av löneunderstöd I samband med att man gör en ny löneunderstödsansökan om årsunderstöd, bör man redovisa för hur man använt understödet för föregående år. För redovisningen krävs föreningens verksamhetsberättelse, resultaträkning, balansräkning och revisorernas utlåtande för ifråga varande år. Man bör redovisa för hur man använt ett erhållet understöd, även om man inte ansöker om nytt understöd. Ifall föreningen inte inom utsatt tid ger godtagbar redovisning över hur man använt understöd man tagit emot, återkrävs understödet. Besluten om återkrav av understöd fattas av byråchefen på ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland unga. 6 LÄGERUNDERSTÖD 6.1 Vem kan få lägerunderstöd? Lägerunderstöd beviljas i första hand till barn- och ungdomsföreningar samt distriktsorganisationer verksamma i Helsingfors. Ungdomsnämnden kan av särskilda skäl enligt prövning bevilja lägerunderstöd även åt andra föreningar, som har ungdomsverksamhet. Ungdomsnämnden beviljar för helsingforsföreningars lägers del lägerunderstödet till lägerarrangören och för övriga lägers del för att Helsingforsföreningen deltagit i andra inhemska läger eller i en internationell takorganisations eller syster- eller broderorganisations läger. Lägerunderstöd beviljas ej för dagläger. Då sökanden själv står som arrangör, bör lägrets längd vara minst fem (5) dygn ankomst- och avresedagarna medräknade. Minst fem (5) helsingforsare under 25 år bör delta. När ansökan gäller deltagande i annan arrangörs läger, bör lägret vara minst fem (5) dygn långt. 11
6.2 Hur lägerunderstödet får användas Understödsreglemente för ungdomsföreningar från och med den 1.1.2010. Godtagbara utgifter, som man får använda lägerunderstödet till är: Transport-, material-, livsmedels-, informations-, försäkrings- och hyreskostnader för läger som föreningen själv arrangerar. Rese- och deltagaravgifter, då en eller flera medlemmar från föreningen deltar i läger som arrangeras av föreningens riksomfattande eller internationella takorganisation eller en broder- eller systerförening. 6.3 Grunderna för beviljande av lägerunderstöd Understöden för lägerverksamhet beviljas på basen av antalet lägerdygn. På samma grund beviljas understöd för deltagande i läger. Lägerdygnen räknas så, att antalet under 25-åriga deltagare från Helsingfors multipliceras med lägrets längd. 6.4 Ansökan om lägerunderstöd Ansökan om lägerunderstöd bör inlämnas senast den 30 september kl. 16.00. Ifall den sista ansökningsdagen infaller på en lördag, helgdag eller en annan dag då ämbetsverket är stängt, bör understödsansökan vara tilhanda föregående arbetsdag före kl. 16.00. Om ansökan har sänts per telekopia eller e-post bör den kompletteras med en blankett som är vederbörligen undertecknad. Annonser om understöden publiceras i Helsingfors stads officiella kungörelsetidningar och i informationsbladet Ungdomscentralen informerar samt på ungdomscentralens webbsidor. För ansökan används blanketten Lägerunderstödsansökan. Understöd beviljas endast på ansökan. Blanketter fås från ungdomscentralen och ungdomscentralens webbsidor. Nya sökanden bör till ansökan bifoga föreningens stadgar och ett intyg från banken som styrker kontoinnehavare eller en kopia av kontoutdrag. Sökande som tidigare har erhållit understöd ska inlämna ovannämnda handlingar till ungdomscentralen, om det sker förändringar i dessa uppgifter. Om lägret hålls under tiden 1.10 31.12, behandlas ansökan följande år. Vid undertecknandet av ansökan förbinder sig föreningen att till Helsingfors stad återbetala lägerunderstödet, ifall beslutet om beviljande upphävs eller om föreningen bryter mot understödsvillkoren. Ungdomsnämnden beslutar om beviljandet av lägerunderstöd. 6.5 Förskott på lägerunderstöd 12
Berättigade att erhålla förskott är föreningar som föregående år erhållit lägerunderstöd av ungdomsnämnden. Understödet kan utgöra högst 50 % av föregående års understöd. Dessutom kan ungdomsnämnden bevilja förskott på lägerunderstödet till föreningar som är berättigade till löneunderstöd. Förskottet kan utgöra högst 50 % av det uppskattade lägerunderstödet. Förskott på lägerunderstöden beviljas av byråchefen vid ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland unga, som skilt beslutar hur små lägerförskott man betalar ut. Förskott beviljas inte för läger som arrangeras under tiden 1.10 31.12. Förskott söks senast den 28 februari kl. 16.00. Ifall den sista ansökningsdagen infaller på en lördag, helgdag eller annan dag då ämbetsverket är stängt, bör förskottsansökan inlämnas senast närmast föregående vardag kl.16.00. Om ansökan har sänts per telekopia eller e-post bör den kompletteras med en blankett som är vederbörligen undertecknad. För ansökan används blanketten Lägerunderstödsförskott. Förskott beviljas endast på ansökan. Blanketter fås från ungdomscentralen och ungdomscentralens webbsidor. Vid undertecknandet av lägerstödsansökan förbinder sig föreningen att till Helsingfors stad återbetala förskottet, såvida beslutet om beviljande upphävs eller om föreningen bryter mot understödsvillkoren. Beslutet att kräva tillbaka förskottet fattas av byråchefen vid ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland unga. 7 EGNA UTRYMMEN 7.1 Huvudprinciper Ungdomscentralen har ungdomslokaler, som beviljas till egna utrymmen. Med eget utrymme avses ett rum eller en lokal som beviljas för ett år i sänder för tiden 1.9 31.8. Den förening som ansöker om eget utrymme bör kunna visa att föreningen fyller vissa aktivitetskriterier, såsom exempelvis en egen anställd, verksamhetens omfattning och regelbundenhet. Eget utrymme beviljas åt ungdomsföreningar mot en skyldighet att rapportera. Byråchefen vid ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland unga gör besluten om egna utrymmen och man bör lämna in ansökan om dem senast den 30.4 till nämnda byrå. Eftersom det finns ett begränsat antal egna utrymmen och man inte kan anvisa sådana till alla föreningar som behöver egna utrymmen, kan ungdomsnämnden på särskilda grunder bevilja hyresunderstöd i samband med ansökan om allmänt understöd och verksamhetsunderstöd (se punkter 3.4.1 och 4.4.1). 13
8 PROJEKTUNDERSTÖD 8.1 Vem kan få projektunderstöd? Med projektunderstöd avses understöd av engångsnatur och det beviljas till föreningar eller grupper, verksamma i Helsingfors, för att förverkliga någon ungdomsaktivitet såsom ett projekt, en aktion, ett evenemang eller en tillställning eller för att ta del i en sådan verksamhet. Understöd beviljas till ungdomsföreningar eller ungdomars verksamhetsgrupper, i vilka minst 2/3 av medlemmarna är helsingforsbor under 25 år. Ungdomsnämnden kan av särskilda skäl enligt prövning bevilja lägerunderstöd även åt andra föreningar, som har ungdomsverksamhet. Understöd beviljas icke till sökandens administrativa eller därmed jämförbara utgifter. Ur projektunderstödsmedlen beviljas inte personliga resebidrag eller stipendier. Med understödet finansierar man inte heller anskaffning av anläggningstillgångar. Ur projektunderstödsmedlen beviljas även start- och transportunderstöd samt understöd för gårds- och kvartersklubbar: 8.1.1 Startunderstöd Ungdomsförening som startar verksamhet kan efter att ansökningstiden för allmänt understöd och verksamhetsunderstöd utgått ansöka om startunderstöd för utgifter som härrör sig från att man inleder ny verksamhet. En förening kan inte samma år få både start- och allmänt understöd eller verksamhetsunderstöd. Om understödet beslutar ungdomsnämnden. 8.1.2 Transportunderstöd Ungdomsföreningsdistrikt eller motsvarande som verkar i Helsingfors beviljas transportunderstöd, som kan fås till utgifter för att hyra bil eller buss för varu- och persontransporter eller till kostnader för gruppbiljett med kollektivtrafik. Transportunderstöd beviljas dock inte om ansökan härrör sig till ett evenemang, som har beviljats understöd ur andra understödsformer. Ansökan om transportunderstöd bör inlämnas till ungdomscentralen före evenemanget ifråga. Besluten om förskott fattas av byråchefen på ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland unga. 8.1.3 Understöd till gårds- och kvartersklubbar Understöd beviljas till gårds- och kvartersklubbar för att ordna ungdomsverksamhet. Beslutet om förskott fattas av byråchefen på ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland unga. 8.2 Användningen av projektunderstöd Den som beviljar understödet bestämmer till vilka utgifter understödet kan användas. 14
8.3 Hur man ansöker om projektunderstöd Understödsreglemente för ungdomsföreningar från och med den 1.1.2010. Projektunderstöd söks på blanketten Projektunderstödsansökan jämte bilagor Startunderstöd söks på blanketten Understödsansökan för ungdomsförening i tillämpliga delar. Transportunderstöd söks på blanketten Transportunderstödsansökan Gårds- och kvartersklubbsunderstöd söks på blanketten Gårdsklubbsunderstödsansökan Understöd beviljas endast på ansökan. Blanketter fås från ungdomscentralen och ungdomscentralens webbsidor. Nya sökanden ska till ansökan bifoga föreningens stadgar och ett intyg från banken som styrker kontoinnehavare eller en kopia av kontoutdrag. Sökande som tidigare har erhållit understöd ska inlämna ovannämnda handlingar till ungdomscentralen, om det sker förändringar i dessa uppgifter. Vid undertecknandet av ansökan förbinder sig föreningen att till Helsingfors stad återbetala understödet, såvida beslutet om beviljande upphävs eller om föreningen bryter mot understödsvillkoren. Projektunderstöd på över 1000 euro sökes enligt följande: före den 15 december kl. 16, före den 30 april kl. 16 och före den 30 september kl. 16. Ifall den sista ansökningsdagen infaller på en lördag, helgdag eller en annan dag då ämbetsverket är stängt, bör understödsansökan vara tilhanda föregående arbetsdag före kl. 16.00. Om ansökan har sänts per telekopia eller e-post bör den kompletteras med en blankett som är vederbörligen undertecknad. Ansökan bör vara ungdomscentralen till handa före ifråga varande evenemang eller projekt. Projektunderstöd på högst 1000 euro kan sökas under hela året, men ansökan bör inlämnas till ungdomscentralen före projektet eller evenemanget. Beslutet om projektunderstöd fattas av ungdomsnämden, men om summan som söks är högst 1 000 euro, fattas beslutet av byråchefen vid ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland unga. Annonser om understöden publiceras i Helsingfors stads officiella kungörelsetidningar och i informationsbladet Ungdomscentralen informerar samt på ungdomscentralens webbsidor. 8.4 Hur projektunderstöden utbetalas Projektunderstöden utbetalas mot godtagbara kvitton eller räkningar eller direkt till föreningens konto. Ifall understödet utbetalas direkt till föreningens konto, ska föreningen redovisa för understödets användning före i beslutet nämnd tidpunkt. Startunderstödet betalas till det bankkonto som föreningen uppgivit. För användningen av startunderstödet redovisas, när föreningen ansöker om allmänt understöd eller verksamhetsstöd följande år. Redovisning över användningen av understödet bör inlämnas även om föreningen inte söker understöd följande år. För redovisningen 15
krävs föreningens verksamhetsberättelse, resultaträkning, balansräkning och revisorernas utlåtande för ifråga varande år. 8.5 Redovisning över användningen av projektunderstöd En redovisning över hur man använt projektunderstödet bör inlämnas till ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland ungdomar inom den tid som anges i beslutet. Redovisningen görs på blanketten Projektunderstödsansökan. Ifall den som mottagit understöd inte presterar en godtagbar redovisning över användningen av understödet inom utsatt tid, återkrävs understödet. Beslutet att kräva tillbaka förskottet fattas av byråchefen vid ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland unga. 9 FÖRENINGARNAS BOKFÖRING Föreningar som får understöd, bör ha en bokföring som följer bokföringslagens och - förordningens regler och stadganden. Bokföringen bör skötas så, att man kan följa med understödets användning ur bokföringen. Ifall den understödda föreningens bokföring ingår i något annat samfunds bokföring, bör det ur bokföringen framgå, vilka medel som använts för ungdomsverksamheten/barnverksamheten och vilka understöd man fått. Ur bokslutet bör alltid som egna punkter framgå understöd man fått från staten, kommunen, församlingen och andra motsvarande offentligrättsliga samfund. 10 HUR UNDERSTÖD OCH FÖRSKOTT UTBETALAS OCH ANVÄNDNINGEN ÖVERVAKAS Beviljade understöd och understödsförskott utbetalas i enlighet med Helsingfors stads allmänna direktiv. Understöden betalas till en penninginrättning på ett konto som föreningen eller aktivitetsgruppen uppgivit eller mot godtagbara räkningar eller kvitton. Den som beslutar om understödet beslutar även om utbetalningssättet. Byråchefen vid byrån för samhällsaktivitet för unga godkänner utbetalningarna av understöd utgående från ungdomsnämndens beslut eller delegering av beslutsrätt. Ungdomsnämnden har rätt att ur beviljat understöd innehålla egna fordringar. Ungdomscentralen övervakar att direktiven för hur man får använda understöden följs. Ifall en förening som fått understöd bryter mot understödsvillkoren, kan understödet återkrävas. En förening som får understöd förbinder sig att hålla sin bokföring och förvaltning öppna för revision. Ungdomscentralen har rätt att årligen genom stickprov granska understödslyftande föreningars dokument som hänför sig till bokföringen och förvaltningen. Ungdomscentralen gör en revisionsrapport över de utförda revisionerna till ungdomsnämnden. 16
11 ÄNDRINGSSÖKANDE I UNDERSTÖDSFRÅGOR Understödsreglemente för ungdomsföreningar från och med den 1.1.2010. Enligt kommunallagen kan den som är missnöjd med ett beslut, som fattas av ungdomsnämnden och av nämnden underställd myndighet, göra ett skriftligt rättelseyrkande, som riktas till ungdomsnämnden. Ett rättelsesyrkande kan göras både av en kommuninvånare och av en sakägare dvs. den person som beslutet gäller eller den vars rättighet, skyldighet eller förmån beslutet direkt påverkar. Yrkandet bör göras skriftligen inom 14 dagar räknat från det beslutet delgivits. Rättelseyrkandet är ett obligatoriskt förstadium till kommunalbesvär. Ett beslut som gjorts med anledning av ett rättelseyrkande, kan överklagas genom kommunalbesvär till länsrätten. Endast den som framställt rättelseyrkandet, kan söka ändring på ett beslut, som gjorts på basen av ett rättelseyrkande. Om beslutet ändrats på grund av rättelseyrkandet, får ändring i detta beslut sökas medels kommunalbesvär av andra sakägare eller av kommuninvånare. Kommunalbesvär bör göras inom 30 dagar räknat från delgivningen av beslutet. Kommuninvånarna anses ha fått del av beslutet, när protokollet är till påseende på kommunens anslagstavla. 12 MEDDELANDE OM UNDERSTÖDSBESLUT Föreningar som beviljats understöd får skriftligt meddelande om ungdomsnämndens eller tjänstemans beslut. Förening vars understödsansökan förkastats, får sig tillsänt ett meddelande om beslutet med motivering till förkastandet. Alla föreningar som ansökt om understöd får tillsammans med beslutet anvisningar om hur man gör ett rättelseyrkande. 17