Granskningsrapport 2018 Genomförd på uppdrag av revisorerna januari 2019 Sundsvalls kommun Granskning av beslutsuppföljning
Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund...3 2.2. Syfte och revisionsfrågor...3 2.3. Avgränsning...3 2.4. Revisionskriterier...4 2.5. Genomförande...6 3. Ärendehanterings- och beslutsprocess... 7 3.1. Övergripande iakttagelser för de granskade nämnderna...7 4. Iakttagelser per granskad nämnd... 8 4.1. Barn- och utbildningsnämnden (BUN)...8 4.2. Socialnämnden...9 4.3. Överförmyndarnämnden (ÖFN)...11 4.4. Sammanfattning av ärendehanteringsprocessen...13 4.5. Bedömning...13 5. Avvikelser från nämndernas beslut... 15 5.1. Barn- och utbildningsnämnden...15 5.2. Socialnämnden...15 5.3. Överförmyndarnämnden...15 5.4. Bedömning av avvikelsehantering...15 6. Granskning av utvalda beslut 2017-2018... 16 6.1. Iakttagelser...16 6.2. Bedömning utifrån ärendegenomgång...18 7. Sammanfattande bedömning och svar på revisionsfrågor... 19 Bilaga 1 Källförteckning Bilaga 2 Förteckning över granskade beslut 1
1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Sundsvalls kommun genomfört en granskning i syfte att bedöma om barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden och överförmyndarnämnden säkerställer att fattade beslut effektueras och om nämnderna har ändamålsenliga bevaknings- och återrapporteringsrutiner. Vår bedömning är att granskade nämnder i stort säkerställer att fattade beslut effektueras och att nämnderna i huvudsak har ändamålsenliga bevaknings- och återrapporteringsrutiner. Bedömningen baseras på dessa huvudsakliga iakttagelser: Vår bedömning är att det finns en tydlig och formaliserad roll- och ansvarsfördelning samt en välfungerande kommunikation mellan nämnderna och dess förvaltning i bevakningen och genomförandet av nämndernas beslut. Vidare bedömer vi att nämnderna har ändamålsenliga rutiner för ärendehantering och expediering av beslut. Nämndernas rutiner är dock inte är helt samlade och formella avseende beslutsuppföljning. Med stöd av rutinerna bedömer vi att granskade nämnder i flera avseenden har en tillfredställande hantering och kontroll över att deras beslut genomförs och återrapporteras. Inom barn- och utbildningsnämnden och överförmyndarnämnden är det inte alltid formerna för uppföljning av verkställigheten anges i protokoll, varför vi bedömer att dessa nämnders kontroll över verkställigheten bör förbättras. Bevakningslistor som nämndsekreterare använder delges inte samtliga nämndsledamöter för kännedom och redigeras löpande vilket innebär att historiken inte bevaras. Eftersom historiken inte bevaras saknas en tydlig spårbarhet i denna del av ärendehanteringen, vilket vi bedömer som en brist. Vad som utgör en avvikelse vid verkställighet av nämndernas beslut samt rutiner för hur avvikelser ska värderas, hanteras och återrapporteras kan enligt vår bedömning förtydligas. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi granskade nämnder att: Säkerställa en samlad och tillgänglig dokumentation av väsentliga rutiner för respektive nämnds beslutsuppföljning. Detta för att skapa en ökad tydlighet i arbetsgången och minska sårbarheten vid nyckelfunktioners frånvaro. Utveckla formerna för ärendebevakning så att transparens och kontroll över verkställigheten av utställda uppdrag uppnås. Detta kan exempelvis ske genom att samla respektive nämnds pågående ärenden, som nämnden avser att följa upp, i en beslutslogg. Loggen tillställs löpande nämnden för kännedom och vari status för verkställighet av beslut systematiskt uppdateras. Tydliggör förutsättningar för att bedöma vad som utgör en avvikelse vid verkställande av nämndernas beslut samt tag fram rutiner för avvikelsehantering. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi överförmyndarnämnden, i tillämpliga fall, samt barn- och utbildningsnämnden att: Befästa rutiner för att i protokoll regelmässigt ange tidsangivelser för verkställighet och återrapportering i anslutning till beslut. Detta i syfte att underlätta nämndernas bedömning av om utfärdade uppdrag verkställs inom rimlig tid, synliggöra avvikelser samt visa på ärendens prioritering. 2
2. Inledning 2.1. Bakgrund Ett beslut i en politisk församling innebär ofta att någon form av åtgärd ska utföras. För att åtgärden ska kunna utföras måste beslutet vara klart formulerat i protokollet. Beslutet bör, om möjligt, innehålla uppgift om när åtgärden senast ska utföras och/eller träda i kraft. Ett viktigt led i beslutsprocessen är att besluten expedieras snarast möjligt samt att uppföljning av att besluten verkställts och eventuella avvikelser från beslutet, rapporteras till beslutsfattarna. Kommunallagen reglerar inte hur beslutsexpediering ska ske utan respektive kommun måste finna sina egna former för detta. I beslut som utgör myndighetsutövning finns däremot i förvaltningslagen vissa grundläggande regler om hur beslut ska kommuniceras (och expedieras) till berörd part. Varje kommun behöver ha en tydlig process för verkställighet och uppföljning av ärenden. Mot bakgrund av genomförd risk- och väsentlighetsanalys har revisorerna beslutat att genomföra denna granskning. 2.2. Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att bedöma om granskade nämnder säkerställer att fattade beslut effektueras och om nämnderna har ändamålsenliga bevaknings- och återrapporteringsrutiner. Granskningen besvarar följande revisionsfrågor: På vilket sätt säkerställs att nämndens beslut verkställs? Återrapporteras verkställandet av nämndens beslut till nämnd på ett tillfredsställande sätt? Vem ansvarar för att så sker? Hur återrapporteras avvikelser från beslut till nämnden? Vilka olika typer av åtgärder vidtas vid identifierad avvikelse från nämndbeslut? Finns en tydlig och formaliserad roll- och ansvarsfördelning mellan nämnderna och dess förvaltning i bevakningen och genomförandet av nämndens beslut? Sker uppföljning av nämndens beslut inom rimlig tid efter beslut? 2.3. Avgränsning Granskningen avser socialnämnden, överförmyndarnämnden (ÖFN) och barn- och utbildningsnämnden (BUN). Granskningen har inte omfattat beslut i samband med fastställande av övergripande mål (strategisk plan) och budget. Urval av ärenden har gjorts utifrån kriteriet att beslutet ska innehålla ett uppdrag eller på annat sätt föranleda en handling. Det innebär att vi i granskningen har valt bort följande beslutskategorier: Administrativa beslut, exempelvis fastställande av sammanträdestider. Beslut som innebär att inget arbete ska utföras eller att arbete ska avslutas, exempelvis avslag av motioner och svar på motioner som inte inbegriper nya åtgärder. Beslut vars verkställande kan förutsättas, exempelvis beslut om befattningar. Beslut om godkännande av redovisningar, rapporter, remissyttranden och revideringar. 3
Vidare har granskningen avgränsats till beslut som rör de verksamheter som sorterar under socialnämnden, överförmyndarnämnden samt barn- och utbildningsnämnden. Granskningen har inte omfattat beslut inom ramen för myndighetsutövning mot enskild. 2.4. Revisionskriterier Revisionskriterierna utgörs av kommunallagens bestämmelser om verkställighet och uppföljning och nämndernas reglementen och nämndernas delegationsordningar. 2.4.1. Kommunallagen (2017:725), (KL) Nämnderna beslutar i frågor som rör förvaltningen och i frågor som de enligt lag eller annan författning ska ha hand om. Nämnderna beslutar också i frågor som fullmäktige har delegerat till dem. 1 Nämnderna bereder fullmäktiges ärenden och ansvarar för att fullmäktiges beslut verkställs. Nämnderna ska var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de bestämmelser i lag eller annan författning som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. 2 En nämnd är beslutsför och får handlägga ärenden endast om fler än hälften av ledamöterna är närvarande. Vid ett sammanträde ska protokoll föras. 3 I kapitel 13 KL framgår att beslut av en nämnd får överklagas, om beslutet inte är av rent förberedande eller rent verkställande art. Ett beslut som kan överklagas enligt kapitel 13 KL får verkställas innan det fått laga kraft om inte särskilda skäl talar mot det. Vid bedömningen ska särskild hänsyn tas till om verkställigheten av beslutet kommer att kunna rättas. Om ett beslut har upphävts genom ett avgörande som fått laga kraft och om beslutet redan har verkställts, ska det organ som har fattat beslutet se till att verkställigheten av det rättas i den utsträckning som det är möjligt. Ett beslut om rättelse ska meddelas utan oskäligt dröjsmål. 4 En nämnd får tillsätta de nämndberedningar som behövs 5. En nämnd får uppdra åt presidiet, ett utskott, en ledamot eller ersättare att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden 6. En nämnd får uppdra åt en anställd hos kommunen att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden 7. Nämndens beslutanderätt får inte delegeras när det gäller 8 1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, 2. framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats, 1 KL 6 kap 3 2 KL 6 kap 4, 6 3 KL 6 kap 27, 35 4 KL 13 kap 2, 14, 15. 5 KL 3 kap 5 6 KL 6 kap 37 7 KL 7 kap 5 8 KL 6 kap 38 4
3. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, 4. ärenden som väckts genom medborgarförslag och som lämnats över till nämnden, eller 5. ärenden som enligt lag eller annan författning inte får delegeras. En nämnd får uppdra åt ordföranden, eller en annan ledamot som nämnden har utsett, att besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut ska anmälas vid nämndens nästa sammanträde. 9 Nämnden ska besluta i vilken utsträckning delegationsbeslut ska anmälas till den. Beslut som inte anmäls ska protokollföras särskilt, om beslutet får överklagas enligt bestämmelserna om laglighetsprövning i KLs 13 kapitel. 10 Kommunallagen stadgar att varje kommun ska ha en anslagstavla på sin webbplats. Anslagstavlan ska vara lättillgänglig och kunna särskiljas från övrigt innehåll på webbplatsen. Kommuner och landsting ska i sina lokaler eller på annan plats ge allmänheten möjlighet att ta del av innehållet på anslagstavlan. I 8 kap 10 KL framgår bland annat att anslagstavlan 11 ska innehålla tillkännagivanden av delegationsbeslut som inte ska anmälas till en nämnd. Gällande kommunala föreskrifter ska finnas tillgängliga för allmänheten på kommunens eller landstingets webbplats. De ska där vara samlade i kommunens författningssamling eller på något annat sätt. Innehållet i samlingen ska framgå av ett register eller någon annan förteckning på webbplatsen. 2.4.2. Reglementen för granskade nämnder I reglementen, som hålls tillgängliga på kommunens webbplats, anges bland annat nämndernas uppgifter, verksamheter, ansvar och rapporteringsskyldighet samt arbetsformer. 12 I reglementena framgår bland annat att ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena och att kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan skall bifogas kallelsen. Reglementena anger att protokoll justeras av ordföranden och en ledamot. Enligt reglementena får Socialnämnden och Barn- och utbildningsnämnden själva bestämma att utskott skall finnas. Nämnderna väljer för den tid nämnderna bestämmer bland respektive utskotts ledamöter en ordförande och en vice ordförande. Ett utskott sammanträder på dag och tid som varje utskott bestämmer. 9 KL 6 kap 39 10 KL 6 kap 40, 7 kap 8. 11 Från och med den 1 januari 2018 måste alla kommuner erbjuda en digital anslagstavla på sin webbplats. Detta enligt kommunallagen 2017:725. 12 Reglemente för barn- och utbildningsnämnden Reviderad av kommunfullmäktige 2013-04- 29 120. Reglemente för socialnämnden, Fastställt av kommunfullmäktige 2013-12-16 263. Reglemente för Sundsvall, Ånge, Nordanstig och Timrå kommuners gemensamma överförmyndarnämnd, fastställt av kommunfullmäktige i Sundsvalls kommun 2009-12-14. Reviderat reglemente har fastställts av fullmäktige i Sundsvall 2012-12-17. 5
2.4.3. Nämndernas delegationsordningar Delegation innebär ett uppdrag från en nämnd att i ett visst ärende eller grupp av ärenden besluta på nämndens vägnar. Delegaten träder helt i nämndens ställe. Ett beslut fattat med stöd av delegation kan inte ändras eller upphävas av nämnden. Nämnden kan återkalla ett givet delegationsuppdrag. I nämndernas beslutade delegationsordningar framgår bland annat bestämmelser om nämndernas delegering av beslutanderätt inom verksamheten, tillämpliga lagrum för olika typer av ärenden och hantering av anmälan av beslut som fattas med stöd av delegation. 2.5. Genomförande Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och intervjuer. Se Bilaga 1 källförteckning. Ett urval av beslut har granskats avseende genomförande och återrapportering till nämnderna av de beslut som nämnderna har fattat under perioden januari 2017-september 2018. Detta har genomförts genom studier av handlingar till och protokoll från nämndssammanträden samt genom frågor till nämndernas förvaltning. En sammanställning av granskade beslut återfinns i bilaga 2. Utöver vår interna kvalitetssäkring har samtliga intervjuade beretts möjlighet att sakgranska rapportutkastet. Detta för att säkerställa att granskningsrapporten bygger på korrekta fakta och uttalanden. Stickprovsgenomgången har stämts av med respektive förvaltning för synpunkter och justeringar. 6
3. Ärendehanterings- och beslutsprocess 3.1. Övergripande iakttagelser för de granskade nämnderna 3.1.1. Roll- och ansvarsfördelning Nämndernas reglementen föreskriver nämndernas uppgifter och ansvarsområden. Uppgiftsfördelningen mellan nämnd och förvaltning framgår i nämndernas beslutade delegationsordningar. En översyn av överförmyndarnämndens delegationsordning pågår. Vid intervjuerna lyftes att nämnderna utifrån kommunallagens ramar har beslutat om huruvida delegationsbeslut ska anmälas till nämnd. Enligt intervjuade upplevs rollfördelningen mellan nämnderna och deras förvaltningar i bevakningen och genomförandet av nämndernas beslut tillräckligt tydlig. Vidare upplevs kommunikationen mellan nämnder och förvaltningar överlag som välfungerande. Vid intervjuerna framkom vidare att det råder en samsyn kring förvaltningens ansvar att bereda underlag för politisk behandling och att verkställa fattade beslut. Förvaltningscheferna är ytterst ansvariga för att nämndernas beslut verkställs och förvaltningscheferna utgör tillsammans med beredningar den huvudsakliga länken mellan nämnderna och deras förvaltningar. 3.1.2. Ärendehanteringssystemet Vad beträffar ärendehanteringssystemet framkommer följande i granskningen: En kommungemensam rutin innebär att alla politiska beslut och delegationsbeslut i ärendegången diarieförs i ärendehanteringssystemet Public 360. I ärendehanteringssystemet finns enligt uppgift möjlighet att lägga in ärenden för bevakning. I dagsläget tillämpas bevakningsfunktionen i liten utsträckning inom de granskade nämnderna. Istället bevakas att aktuella ärenden följs upp av nämnderna genom att de nedtecknas i word/exceldokument som respektive nämndsekreterare använder. Vid utformning av kallelser, protokoll och tjänsteskrivelser tillämpar nämnderna mallar i Public 360. Intervjuade beskriver att utformningen av nämndernas beslut i protokoll upplevs som tydlig vad gäller mottagare av uppdraget samt vad uppdrag består i. 7
4. Iakttagelser per granskad nämnd 4.1. Barn- och utbildningsnämnden (BUN) Roll- och ansvarsfördelning Vid intervjuer framkom att barn- och utbildningsförvaltningen nyligen har omorganiserats, i syfte att tydliggöra ansvarsområden och förbättra förutsättningar för nämndens styrning. Bland annat har verksamhetschefer, som har en stödjande och bevakande funktion för de olika verksamhetsområdena gymnasium, grundskola och förskola, tillsatts. Barn- och utbildningsförvaltningen har fått stöd av Skolverket bland annat avseende förvaltningens organisering och arbetssätt inom projektet Samverkan för bästa skola. Inför BUNs nämndssammanträden och arbetsutskott sker beredningsmöten. I arbetsutskottet deltar ordföranden, vice ordförande, nämndsekreterare, ekonomichef och skoldirektör. Vid beredningen behandlas vilka ärenden som ska tas upp vid nämndens sammanträde. Det är ordföranden som beslutar om dagordningen. Innehållet i dagordningen består av vissa stående punkter, aktuella områden utifrån politiskt intresse samt återkommande ärenden utifrån nämndens årshjul. BUN har ett dokument på intranätet som heter Ansvarsfördelning nämndsärenden. Däri framgår ansvar för medarbetare, chefer, skoldirektör och nämndsekreterare. Bevakning av ärenden Nämndadministrationen använder ett worddokument benämnt Kommande ärende. Detta dokument används bland annat vid nämndens beredningar och fungerar som ett stöd för nämndsekreteraren vid ärendebevakningen. Kommande ärende innehåller en översikt av vilka ärenden som ska behandlas på nästkommande nämndssammanträden. Vidare används listan för att bevaka exempelvis svarsdatum för remisser och nämndens årliga uppföljningar av vissa ärenden, såsom MRP, vikariehanteringsmodell och elevpeng. Kommande ärende uppdateras manuellt ungefär en gång per vecka. Alla berörda handläggare inom förvaltningen har tillgång till dokumentet genom en gemensam dataserver. När en punkt på listan närmar sig för behandling i nämnd skickar nämndsekreteraren ut påminnelser via e-post till ansvariga handläggare. Varannan vecka behandlas listan i förvaltningens ledningsgrupp. Efterhand sammanträden har genomförts och åtgärder utifrån dokumentet har skett raderas de från listan. Vid behov skjuts ärenden fram eller tidigareläggs. Tidigare versioner av dokumentet sparas inte. Rutiner för verkställighet För att ett ärende ska kunna tillföras ett nämndsammanträdes dagordning krävs att en ansvarig handläggare finns utsedd och anges som användare i ärendehanteringssystemet. Vid frågor som väcks under sammanträden tar i regel skoldirektören på sig rollen som ansvarig handläggare, detta registreras emellertid inte i ärendehanteringssystemet. När nämndens sammanträdesprotokoll är skrivet och justerat sker expediering av beslut. Beslutet expedieras alltid per automatik till ansvarig handläggare genom ärendehanteringssystemet. Ibland förekommer medhandläggare i ärenden, vilka också får del av expedierat beslut. Inom BUN finns ett 15-tal återkommande handläggare för ärenden. Dessa är exempelvis verksamhetschefer, utredare och lokalstrateg. Efter beslut har expedierats sker i regel ingen statusuppdatering i ärendena i ärendehanteringssystemet. Bevakningen av ärendena sker istället i Kommande ärende. 8
Vad gäller verkställande av beslut är det ytterst förvaltningschefen som ska säkerställa att verkställande av nämndens beslut sker. Utifrån vad som har beskrivits vid intervjuer med nämndadministrationen, är det ansvarig handläggare som bevakar att beslutet sprids till berörda funktioner. Beslut vinner laga kraft efter tre veckor, när överklagandetiden har passerat. Under överklagandetiden inleds inga verkställande åtgärder som inte kan återställas. Bedömning görs av ansvarig handläggare utifrån förutsättningarna i varje enskilt fall huruvida ett verkställande kan inledas. Det är sällsynt att nämndens beslut överklagas. Vid beslutets lagakraftvinnande inträder utifrån vad som beskrivits vid intervjuerna förväntan om att verkställande av beslutet inleds. Återrapportering av verkställighet Vid intervjuerna framkom att BUNs beslut ibland anger en tid för när verkställande eller återrapportering ska ske. Vanligtvis tillämpas dock inte tidsangivelser vid beslut. Nämnden har i samband med beslut en möjlighet att tillföra tidsangivelser för verkställande eller återrapportering av beslut. Om nämndens beslut anger en tidsangivelse för verkställande eller återrapportering, noteras det av nämndadministrationen i dokumentet Kommande ärende. För strategidokument som beslutas av BUN, finns en rutin om att ange tidpunkt och ansvarig för revidering av dokumenten. Återrapportering av verkställighet sker ofta till nämnden samband med en stående informationspunkt på sammanträden. Frågor från nämndsledamöter besvaras direkt eller vid efterföljande sammanträde. Vid intervju framkom att BUN har begärt och fått återrapportering från verksamheten angående bland annat rektorers synpunkter på strukturbidraget (resursfördelning till skolor utifrån socioekonomiska faktorer) och förslag på hur verksamheten ska uppnå en ekonomi i balans. Det finns två förtecknade rutinbeskrivningar som BUNs sekreterare använder som stöd vid ärendehandläggningen 13. Dock saknas en samlad och dokumenterad rutin för hela beslutsuppföljningsprocessen. 4.2. Socialnämnden Roll- och ansvarsfördelning Socialnämnden har ett IFU-utskott (individ- och familjeomsorgsutskottet) som hanterar myndighetsutövning och ett arbetsutskott som ansvarar för att bereda ärenden till socialnämnden. Arbetsutskottets protokoll ligger med som beslutsunderlag i möteshandlingarna till Socialnämnden när ett ärende har beretts i arbetsutskottet. Socialnämnden har beslutat om vilka delegationsbeslut som ska delges den, vilket i princip enbart är HR:s anställningsbeslut. Brådskande beslut som fattats av ordförande eller vice ordförande enligt 6 kap. 39 kommunallagen anmäls till Socialnämndens nästa sammanträde. IFU:s beslut återrapporteras inte till Socialnämnden. Inför varje nämndssammanträde görs en beredning i arbetsutskottet. Arbetsutskottet består av fem politiker från socialnämnden. Innan varje arbetsutskott och socialnämnd är det ett beredningsmöte där det bestäms vilka ärenden som ska tas upp på sammanträdet. På beredningsmötet deltar ordförande, vice ordförande, enhetschef för kvalitet och tjänsteutveckling, kanslichef, nämndsekreterare och ibland socialdirektör. 13 Ansvarsfördelning nämndsärenden, Dokumentation kallelser och protokoll till BUN 9
Vid beredningen tillförs punkter på nämndsammanträdes dagordning utifrån en lista (worddokument) som används av nämndsekreterare för bevakning av nämndens ärenden. En betydande del av socialförvaltningens beredande ärendehandläggning i form av tjänsteskrivelser sker inom enheten för kvalitet och utveckling. I socialförvaltningens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete finns visst innehåll med koppling till rollfördelningen mellan nämnd och förvaltning. Bevakning av ärenden Inom socialtjänstens nämndadministration används ett worddokument kallat Uppföljning socialnämnden för att bevaka vilka ärenden som är aktuella under nämndens kommande sammanträden. Enligt Socialnämndens ordförande utgör dokumentet ett stöd i samband med arbetsutskottets beredning. Nämndsekreterare redigerar dokumentet regelbundet, exempelvis när handläggare återkopplar status kring ett aktuellt ärende eller i de fall Socialnämnden beslutar om en viss uppföljning av ett ärende. Tidigare versioner av dokumentet sparas inte. Rutiner för verkställighet Efter Socialnämnden har fattat beslut justeras protokoll inom ett par dagar och expedieras därefter till berörda mottagare. Ärendet överlämnas, beroende på dess dignitet och inriktning, till förvaltningen. Fördelning av ärendet sker till en ansvarig handläggare direkt eller efter samråd i ledningsgrupp. Ledningsgruppen för en uppdragslista som visar vilka handläggare som har tilldelats olika uppdrag. Under överklagandetiden inleds inga verkställande åtgärder som inte kan återställas. Ansvarig handläggare gör en bedömning utifrån förutsättningarna i varje enskilt fall huruvida ett verkställande kan inledas. I de fall ärenden har en ansvarig handläggare i ärendehanteringssystemet får handläggaren en notis via systemet när beslut expedieras. Därefter är det upp till berörd handläggare att i förekommande fall sprida kännedom om beslutet och fördela eventuella uppdrag till förvaltningens medarbetare. I regel är ansvarig handläggare för ett ärende samma person som skrev tjänsteskrivelsen inför nämndens beslut. Många tjänsteskrivelser utformas av enheten för kvalitet och utveckling på uppdrag av verksamhetsområden. Dock är enhetens medarbetare sällan ansvariga för att verkställa nämndens beslut. Det är socialdirektören som är länken mellan nämnden och förvaltningen och det är socialdirektören som via sin ledningsgrupp utser vem som ska ansvara för uppdraget. I december varje år görs en årlig uppföljning av socialnämndens arbete utifrån en fastställd enkät. Enkäten sammanställs av förvaltningens kansli. Det är en möjlighet för nämnden att ge feedback till förvaltningen. Återrapportering av verkställighet I mallen för tjänsteskrivelsen finns en rubrik som heter Förslag till uppföljning och där har förvaltningen möjlighet att ge förslag på när ärendet ska följas upp. Om nämnden ger ett uppdrag till förvaltningen brukar de vanligtvis ange när de vill ha en återrapportering och det skrivs in i protokollet. I socialnämndens protokoll framgår rubriken Uppföljning av beslut inom vilken beredningen har angett förslag på hur beslutet ska följas upp. Enligt enhetschefen för kvalitet och utveckling varierar med uppdragets karaktär vilken genomförandetid som är rimlig. Vissa ärenden följs upp årligen, enligt nämndens rutin. 10
Utifrån intervjuerna sker återrapportering till nämnden av verkställandet av beslut utifrån de förutsättningar som anges i beslutsprotokollet. Återrapportering av ärenden kan ske på två sätt. Antingen som ett eget ärende eller så kan det ske vid den stående punkten Information från förvaltningen. Återrapportering sker till stor del i samband med den stående informationspunkten. Vid intervjuerna framkom att socialdirektören ger socialnämnden en utförlig information, bland annat om status för verkställighet av beslut. Nämnden har i samband med informationspunkten möjlighet att själva ställa frågor till förvaltningen och kan därmed påverka vad som tas upp. Det framgår av rubriker i protokollen vilken information nämnden har berört, vilket innebär att återrapporteringen är spårbar. Vid intervjuerna framkom att socialnämnden väljer att särskilt följa upp vissa beslut. Det kan handla om löpande statusavrapportering av projekt i syfte att nämnden ska kunna ta ställning till en fortsatt drift av projektet. Förekommande delegationsbeslut anmäls löpande till nämnden. Socialförvaltningens rutiner kopplat till ärendehanteringsprocessen finns förtecknade på kommunens intranät 14. Rutinerna omfattar exempelvis beredning av ärenden, dock framgår inte rutiner för expediering av beslut eller efterföljande process. 4.3. Överförmyndarnämnden (ÖFN) Roll- och ansvarsfördelning Inför ÖFNs sammanträden sker en ärendeberedning där ordföranden, vice ordföranden, nämndsekreterare och förvaltningschef deltar. Nämndens beslut bereds av utsedda ansvariga handläggare för respektive ärende. ÖFNs ärenden har enligt protokoll företrädesvis koppling till föräldrabalken. Förvaltningen har fått delegation från nämnden om att fatta beslut i dessa ärenden. Följande ärenden behandlas dock alltid av nämnden: Nekande beslut som förvaltningen har tagit. Exempelvis nekande om uttag av pengar från huvudmans spärrade konto. Ansökningar om vite till Tingsrätten. Exempelvis i fall när ställföreträdare inte inkommer till överförmyndarkontoret med årsräkning inom föreskriven tid. Ansökningar till Tingsrätten om entledigande av ställföreträdare. Avsteg från arvodesprinciper. Beslut, där tveksamhet föreligger inom förvaltningen, hänskjuts till ÖFN. Remissvar, såsom yttranden till kommunfullmäktige. Bevakning av ärenden Inom ÖFNs förvaltning används ett exceldokument kallat Anmälan ärenden till nämnden för att bevaka vilka ärenden som är aktuella under nämndens kommande sammanträden. En genomgång av dokumentet sker bland annat i samband med beredningen inför varje nämndssammanträde. Rutiner för verkställighet Delegationsbeslut fattade inom förvaltningen expedieras direkt till berörda parter. Beslut tagna av ÖFN expedieras när sammanträdesprotokollet har justerats. Mottagare av expedierade beslut är ofta ställföreträdare och huvudmän. När anhörig till huvudman ansöker om byte av ställföreträdare, expedieras beslutet till den anhörige. 14 Rutiner för ärenden till socialnämnd och utskott 11
Vad gäller verkställande av beslut innebär bestämmelserna i föräldrabalken att beslut gäller direkt vid expediering. För övriga beslut som ÖFN tar, beaktas den sedvanliga överklagandetiden om tre veckor innan besluten vinner laga kraft och verkställande insatser inleds. Enligt förvaltningsdirektören finns utsedda handläggare inom överförmyndarkontoret som ansvarar för olika ärenden. Exempelvis expedieras nämndens beslut om vite till berörd ställföreträdare, varpå en utsedd handläggare följer upp om en årsräkning inkommer under överklagandetiden. Ärendet hänskjuts då till nämnden på nytt för beslut om att dra in vitet. Annars skickas nämndens beslut med post till Tingsrätten efter att tre veckor har passerat. Vid intervjuerna framkom att det är sällsynt att tingsrätt eller hovrätt tar beslut som går emot kommunen. Nekande beslut från nämnden, exempelvis beträffande ansökan om uttag från spärrat konto, avslutas och följs inte upp vidare. Det förekommer att beslut överklagas (inom treveckorsgränsen). Överklaganden avser främst beslutade arvoden för ställföreträdare. Beslut om arvoden till ställföreträdare tas på förvaltningsnivå utifrån principer fastställda av ÖFN. Vid överklaganden går ansvarig handläggare igenom ärendets handlingar och gör en förnyad bedömning som förankras med förvaltningsdirektören som har delegation på att besluta om omprövning av arvoden. Återrapportering av verkställighet Tidsangivelser för återrapportering av beslut anges sällan eftersom verkställighet för de flesta av ÖFNs beslut inträder direkt utifrån lagstiftningen. För en del beslut anges ett datum för uppföljning. Vid intervjuerna framkom att exempelvis nämndens kommunikationsplan från 2017 har följts upp kontinuerligt på nämndssammanträden i samband med framtagandet. Återrapportering av beslut sker till nämnden framförallt genom en stående informationspunkt på dagordningen vid vilken förvaltningsdirektör föredrar aktuella frågor. Viss återrapportering sker genom egna ärenden. Det sker ingen återrapportering till nämnden om förvaltningens delegationsbeslut, vilket är i enlighet med bestämmelserna i föräldrabalken 15. ÖFNs rutiner kopplat till ärendehanteringsprocessen är informella. 15 Föräldrabalken 19 kap 14 12
4.4. Sammanfattning av ärendehanteringsprocessen Beredning inför nämnd Dagordning sätts Tjänsteskrivelser och andra underlag sammanställs för ärenden på dagordning Olika digitala dokument för ärendebevakning, "bevakningslistor", tillämpas som stöd av nämndernas sekreterare Nämndsammanträde Beslut fattas Tid för uppföljning av beslut anges framförallt av SocialN Protokoll justeras Expediering av beslut till berörda Beslut diarieförs inom respektive nämnd Ansvarig handläggare inom förvaltning utses Överklaga ndetid beaktas innan verkställande inleds Verkställande sker I förekommande fall uppdatera s status för verkställighet på sekreterares "bevakningslistor" Verkställighet Återrapportering till nämnd Utifrån förutsättningar som angavs vid beslutet, framförallt för SocialN Förvaltningens informationspunkt Eget ärende Revidering av styrdokument - eget ärende BUN och SocialN: Anmälan om delegation sbeslut till nämnd 4.5. Bedömning Roll och ansvarsfördelning Vår bedömning är att det finns en tydlig och formaliserad roll- och ansvarsfördelning mellan nämnderna och dess förvaltningar i bevakningen och genomförandet av nämndernas beslut. Uppgiftsfördelningen framgår i nämndreglementen och i delegationsordningar. Utöver detta råder en samsyn om att kommunikationen mellan nämnder och förvaltningar är välfungerande och främst sker genom förvaltningschefer och vid beredningar. Bevakning av ärenden Vår uppfattning är att det är positivt att respektive nämndadministration regelbundet sammanställer dokument, bevakningslistor för att underlätta bevakning av ärenden inför kommande nämndsammanträden och som även, till viss del, anger status för beslutade ärenden. Dessa bevakningslistor delges dock inte samtliga nämndsledamöter för kännedom och redigeras löpande vilket innebär att historiken inte bevaras. Följaktligen är vår bedömning att formerna för ärendebevakning kan utvecklas i syfte att göra status för verkställighet av beslut mer transparent för nämnderna och stärka nämndernas formella kontroll över utställda uppdrag. Utifrån möjligheter till spårbarhet är det vidare av vikt att bevarandet av nämndernas bevakningslistor säkerställs. 13
Möjligheten till att integrera tillämpade bevakningslistor för nämndbeslut i kommunens ärendehanteringssystem bör enligt vår uppfattning analyseras, i syfte att öka effektivitet, säkerhet, tillgänglighet och kontroll vid uppföljning av nämndernas beslut. Rutiner för verkställighet Vi bedömer att nämndernas tillämpade rutiner för ärendehantering och expediering av beslut är ändamålsenliga. Utifrån att rutinbeskrivningar kopplade till ärendehanteringsprocessen delvis inte är samlade och formella inom granskade nämnder, bör en samlad och tillgänglig dokumentation av väsentliga rutiner för nämndernas beslutsuppföljning säkerställas. Detta i syfte att skapa en ökad tydlighet i arbetsgången och minska sårbarheten vid nyckelfunktioners frånvaro. Återrapportering av verkställighet Vad gäller återrapportering av beslut är det ändamålsenligt att protokoll inom Socialnämnden i regel specificerar förutsättningar för uppföljning av beslut. Inom BUN och ÖFN är det enligt beskrivna rutiner inte alltid formerna för uppföljning av verkställigheten anges i protokoll, varför vi bedömer att dessa nämnders kontroll över verkställigheten kan utvecklas. Genom tillämpade rutiner bedömer vi att granskade nämnder i flera avseenden har en tillfredställande hantering och kontroll över att deras beslut genomförs och återrapporteras till nämnden. 14
5. Avvikelser från nämndernas beslut Avvikelser från beslut kan bero på att beslut inte har varit möjligt att verkställa, till delar eller i sin helhet. Avvikelser kan vidare innebära att verkställande inte har skett inom specificerad tid eller att verkställandet på annat sätt inte har skett i enlighet med beslutet. 5.1. Barn- och utbildningsnämnden Vid intervjuerna framkom att det, utöver ekonomiska avvikelser kopplat till MRP, inte har förekommit några kända avvikelser från nämndens fattade beslut. Däremot kan verkställigheten av vissa beslut ske under en längre tid, beroende på förutsättningarna i ärendet. Det finns inte en rutin för återrapportering av avvikelser. I vissa ärenden har nämnden ett stort intresse och väljer att följa dessa löpande. Det har förekommit tillfällen då det har inträffat att nämndens remissvar inte har avgivits. I dessa fall har den instans som begärt remissen hört av sig och efterfrågat svaret varpå nämnden har fattat beslut i frågan. 5.2. Socialnämnden Vad intervjuade medarbetare erfar har inga kända avvikelser förekommit vid verkställandet av nämndens beslut. Vid händelser av avvikelser skulle dessa, enligt vad som har beskrivits vid intervjuerna, redogöras för under förvaltningens informationspunkt på nämndsammanträden. Ibland förekommer tidsförskjutningar i verkställandet, dock uteblir inte verkställandet. I förekommande fall behandlar nämnden information om förskjutningen åtminstone muntligt och ibland via skriftlig avrapportering från utföraren. Det kan bli aktuellt med återremittering. Nämnden avstår då från att fatta ett beslut och skickar tillbaka ärendet till förvaltningen för ytterligare behandling, exempelvis om mer information behövs och beslutsunderlaget behöver kompletteras för att nämnden ska kunna fatta ett beslut. 5.3. Överförmyndarnämnden Vid intervjuerna har beskrivits att det är sällsynt med avvikelser från nämndbeslut. När det inträffar sker rättning genom att nämnden gör ett rättade beslut. En avvikelse har förekommit som var kopplad till ett beslut som ÖFN hade tagit och som delvis var felaktigt. En nämndsledamot upptäckte avvikelsen innan beslutet hade hunnit expedierats. Det felaktiga beslutet rättades genom att nämnden antog ett nytt, rättande beslut. 5.4. Bedömning av avvikelsehantering Vad gäller avvikelser från nämndernas beslut är de utifrån vad som har framkommit sällsynta. Vi bedömer att det kan förtydligas vad som utgör en avvikelse vid verkställighet av nämndernas beslut samt rutiner för hur avvikelser ska värderas, hanteras och återrapporteras. I granskningen har vi noterat att tidsangivelser för verkställighet och återrapportering av beslut till BUN och ÖFN förekommer i viss utsträckning. Detta försvårar nämndernas bedömning av om utfärdade uppdrag verkställs inom rimlig tid och visar inte på ärendets prioritering. 15
6. Granskning av utvalda beslut 2017-2018 6.1. Iakttagelser I detta avsnitt redogör vi för iakttagelser avseende de 20 nämndbeslut som vi har kontrollerat i granskningen (förteckning se bilaga 2). Av denna förteckning framgår nämndernas beslut, vilken funktion (förvaltning, ekonomichef) som beslutet är riktat till och om det har verkställts och återrapporterats. I samband med urvalet har vi, enligt den avgränsning som framgår av avsnitt 2.3, noterat att den/de beslutstyper som faller inom ramen för granskningens avgränsning inte är särskilt förekommande. Iakttagelsen gäller för samtliga granskade nämnder, i synnerhet inom ÖFN. De 20 granskade besluten fördelar sig enligt följande: BUN (6 st) Socialnämnden (9 st) ÖFN (5 st) Nedan sammanfattas ett antal iakttagelser utifrån de beslut som granskats. Iakttagelse Antal ärenden Beslut som saknar tydlig mottagare av 20 % 16 uppdraget. Beslut som inte anger hur uppföljning ska ske. 15 % 17 Berörda ärenden hänför sig till barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden. Beslut som helt eller delvis har verkställts. 65 % 18 Beslut som ej verkställts. 35 % 19 Enligt förvaltningarna är tre av dessa pågående. Ett beslut uppges vara inaktuellt med anledning av den pågående översynen/omorganisationen av nämndernas ansvarsområden. Huruvida verkställighet av beslut har skett har vi kontrollerat genom: Uppgifter om verkställighet i protokoll, samt Inhämtade svar/förtydliganden om status för verkställande från berörd förvaltning. Detta i de fall status för verkställighet av uppdrag inte framgår i protokoll. I ca 35 % 20 av de förtydliganden som förvaltningarna lämnat har vi dragit slutsatsen att ett verkställande helt eller delvis har skett. Vi kan i dessa fall inte uttala oss om fullständigheten i verkställandet eller om nämndernas bedömning av verkställandet. 16 Ärende nr 7, 11, 16 och 19 (ärende nr 11 Socialnämnden är dock ett motionssvar som trots granskningens avgränsning har ingått i urvalet eftersom det omfattar ett uppdrag) 17 Ärende nr 6, 11 och 14 (ärende 11 se ovan) 18 Ärende nr 1, 2, 3, 7, 8, 9, 10, 13, 16, 17, 18, 19 och 20 19 Ärende nr 4, 5, 6, 11, 12, 14 och 15 (ärende 11 se ovan) 20 Ärende nr 7, 8, 9, 13, 14, 15 och 18 16
Verkställandetid Verkställandetid (avslutade ärenden) Ej verkställda (pågående ärenden i nov-2018) BUN Socialnämnden ÖFN 4-7 månader. 3-7 månader. 1-7 månader. 7 och 9 månader 5 och 13 månader Samtliga granskade beslut är verkställda i november 2018 Återrapportering Granskningen visar att 70 % 21 av de granskade ärendena har återrapporterats till nämnderna till och med november 2018. Fördelning enligt följande: Genomförd återrapportering ÖFN 5 5 SOC 6 9 BUN 3 6 0 2 4 6 8 10 Antal granskade beslut varav återrapportering är genomförd Inom ÖFN har samtliga fem granskade beslut har återrapporterats till nämnd. För Socialnämnden framgår att sex av nio granskade beslut har återrapporterats. Av dessa var två beslut delvis verkställda. Beträffande BUN har tre av sex granskade beslut återrapporteras. Av dessa var ett delvis verkställt. Av återrapporterade ärenden skedde uppföljningen som eget ärende i samtliga fall utom fyra. Dessa fyra är hänförliga till BUN och SN. Ärendena har inom BUN lämnats till nämnden under en informationspunkt, samt för i samband med månadsrapportering respektive delårsrapportering. I 50 % 22 av de granskade besluten framgår återrapportering tydligt i nämndernas sammanträdesprotokoll. Detta framgår vanligtvis genom rubriksättningen i protokollet. I 60 % av ärendena har nämnderna angivit tidpunkt för när uppdraget ska återredovisas. Av de beslut som har en angiven tidpunkt för återredovisning har återrapportering skett inom angiven tid för 65 % av ärendena. För övriga 35 % har återredovisning skett 1-2 månader senare än angiven tid, varav dessa är ett ärende ej verkställt. Utifrån granskade ärenden kan noteras att det i nämndernas beslut i regel framgår huruvida uppföljning ska ske till nämnden. 21 Ärende nr 1, 2 3, 7, 8, 9, 10, 12, 15, 16, 17, 18, 19 och 20 22 Ärende nr 3, 7, 8, 9, 10, 16, 17, 18, 19 och 20 17
6.2. Bedömning utifrån ärendegenomgång Utifrån att det i flera fall inte är möjligt att utläsa i BUNs och Socialnämndens protokoll att uppdrag har verkställts bedömer vi att förutsättningar för när verkställande av beslut ska anses ha ägt rum och vilken återrapportering som förutsätts till ansvarig nämnd kan förtydligas. Av de granskade besluten är 35 % ännu ej verkställda. De flesta av dessa beslut hänför sig till innevarande och närmast föregående år, varför vår bedömning är att få ärenden har en verkställandetid som drar ut på tiden. Ett av de granskade ärendena (nr 11) är, enligt förvaltningen, ett remissyttrande till styrelsen. Detta motionssvar har trots granskningens avgränsning ingått i urvalet eftersom det omfattar ett uppdrag. Utifrån nämndens beslutsformulering uppfattar vi att det är otydligt huruvida uppdraget är hänförligt ett remissvar eller utgör ett fristående uppdrag, vars mottagare inte är tydligt specificerad. När det gäller beslutens utformning förekommer ibland oklarheter. Vår bedömning är följaktligen att det finns behov av att säkerställa tydlighet i vilken instans som är mottagare av ett uppdrag. Vidare bör nämnderna förtydliga hur samordningen av uppdrag som involverar flera funktioner ska hanteras vid verkställande och återrapportering av beslut. 18
7. Sammanfattande bedömning och svar på revisionsfrågor Vår bedömning är att granskade nämnder i stort säkerställer att fattade beslut effektueras och att nämnderna i huvudsak har ändamålsenliga bevaknings- och återrapporteringsrutiner. Vår bedömning grundar sig på de iakttagelser som återfinns under respektive rubrik nedan. Roll och ansvarsfördelning Det finns en tydlig och formaliserad roll- och ansvarsfördelning mellan nämnderna och dess förvaltning i bevakningen och genomförandet av nämndernas beslut. Uppgiftsfördelningen framgår i nämndreglementen och i delegationsordningar och det råder samsyn om att kommunikationen mellan nämnder och förvaltningar är välfungerande. Rutiner för verkställighet Nämndernas tillämpade rutiner för ärendehantering och expediering av beslut bedöms vara ändamålsenliga. Utifrån att rutinbeskrivningar kopplat till ärendehanterings- och beslutsprocessen delvis inte är samlade och formella inom granskade nämnder, är vår bedömning att en samlad och tillgänglig dokumentation av väsentliga rutiner för nämndernas beslutsuppföljning bör säkerställas. Detta för att skapa en ökad tydlighet i arbetsgången och minska sårbarheten vid nyckelfunktioners frånvaro. Bevakning av ärenden Det är positivt att respektive nämndadministration regelbundet sammanställer dokument, bevakningslistor för att underlätta bevakning av ärenden inför kommande nämndsammanträden och som även, till viss del, anger status för beslutade ärenden. Dessa bevakningslistor delges dock inte samtliga nämndsledamöter för kännedom och redigeras löpande vilket innebär att historiken inte bevaras. Följaktligen är vår bedömning att formerna för ärendebevakning kan utvecklas. Möjligheten att integrera tillämpade bevakningslistor för nämndbeslut i kommunens ärendehanteringssystem bör analyseras, i syfte att öka effektivitet, säkerhet, tillgänglighet och kontroll vid uppföljning av nämndernas beslut. Återrapportering av verkställighet Vad gäller bevakning av beslut är det ändamålsenligt att Socialnämnden protokoll i regel specificerar förutsättningar för uppföljning av beslut. Inom BUN och ÖFN är det inte alltid formerna för uppföljning av verkställigheten anges i protokoll, varför vi bedömer att dessa nämnders kontroll över verkställigheten bör förbättras. Genom tillämpade rutiner bedömer vi att granskade nämnder i flera avseenden har en tillfredställande hantering och kontroll över att deras beslut genomförs och återrapporteras till nämnden. Avvikelsehantering Vad gäller avvikelser från nämndernas beslut är de utifrån vad som framkommit sällsynta. Vad som utgör en avvikelse vid verkställighet av nämndernas beslut samt rutiner för hur avvikelser ska värderas, hanteras och återrapporteras kan enligt vår bedömning förtydligas. I granskningen har noterats att tidsangivelser för verkställighet och återrapportering av beslut till BUN och ÖFN bara förekommer i viss utsträckning. Detta försvårar nämndernas bedömning av om utfärdade uppdrag verkställs inom rimlig tid och visar inte på ärendets prioritering. 19
Revisionsfråga På vilket sätt säkerställs att nämndens beslut verkställs? Svar I besluten anges i regel mottagare av uppdraget, vad uppdraget består i och (främst för Socialnämnden) förekommande förutsättningar för utförandet såsom tidsangivelse för uppföljning. När beslut vinner laga kraft förutsätts att verkställande inleds. Ytterst är det förvaltningschefernas ansvar att säkerställa verkställigheten av nämndernas beslut. Inom varje förvaltning finns rutiner för att fördela ut verkställigheten av uppdrag till ansvariga handläggare. I de fall nämnderna följer verkställigheten på sammanträden sker detta enligt uppgift till stor del under förvaltningens informationspunkt. Återrapporteras verkställandet av nämndens beslut till nämnd på ett tillfredsställande sätt? Vem ansvarar för att så sker? Hur återrapporteras avvikelser från beslut till nämnden? Vilka olika typer av åtgärder vidtas vid identifierad avvikelse från nämndbeslut? Beredningarna inför nämnderna har en nyckelfunktion beträffande att tillse att dagordningen omfattar uppföljning av verkställighetens status i aktuella ärenden. Bevakningslistor inom nämndadministrationen utgör ett stöd vid beredningen av nämndens ärenden för säkerställa att verkställighet följs upp. Ja, avseende Socialnämnden. Delvis för BUN och ÖFN. Återrapportering till nämnderna sker från utföraren eller förvaltningschef genom formell eller muntlig redovisning på sammanträden. Ansvarig handläggare för ärendet bevakar att nämnderna får uppföljning enligt beslutet. En kontroll finns vidare genom nämndadministrationens bevakning av ärenden. Socialnämndens beslut om ett uppdrag till förvaltningen anger i regel när de vill ha en återrapportering och det skrivs in i protokollet. Rutinen att ange tidpunkt för återrapportering tillämpas inte i samma utsträckning inom BUN och ÖFN. Få avvikelser har enligt uppgift förekommit vid verkställighet av nämndernas beslut. Nämnderna delges information om förekommande tidsförskjutningar i verkställandet. Genom förvaltningens informationspunkt på sammanträden uppmärksammas i övrigt nämnderna på status inklusive avvikelser i verkställighet av beslut. Det har inte framgått att nämnderna har tydliga rutiner för identifiering och hantering av avvikelser från nämndbeslut. 20
Revisionsfråga Finns en tydlig och formaliserad rolloch ansvarsfördelning mellan nämnderna och dess förvaltning i bevakningen och genomförandet av nämndens beslut? Sker uppföljning av nämndens beslut inom rimlig tid efter beslut? Svar Ja. Roll- och ansvarsfördelningen är tydlig utifrån styrdokument och vad som framkom vid intervjuer. Samsyn råder kring politikens och förvaltningens olika roller. Vad som är rimlig verkställandetid för beslut varierar utifrån förutsättningarna i varje enskilt fall. Det förekommer ibland tidsförskjutningar i verkställigheten som nämnderna i förekommande fall får upplysning om. Socialnämndens rutin om att i protokoll ange vilken uppföljning som ska ske av beslut tydliggör när och i vilken form nämnden förväntar sig återkoppling om status. Vår bedömning är att få av nämndernas ärenden som har ingått i vår stickprovsgenomgång, har en verkställandetid som drar ut på tiden. Sundsvall den 21 januari 2019 Anna Nordlöf Certifierad kommunal revisor Petra Nylander Verksamhetsrevisor 21
Bilaga 1 Källförteckning Intervjuade funktioner: Nämndsekreterare Barn- och utbildningsnämnden Ordförande Barn- och utbildningsnämnden Kanslichef Socialförvaltningen Nämndsekreterare Socialnämnden Nämndesekreterare IFU- Socialnämndens utskott Socialnämndens ordförande Enhetschef socialförvaltningen Enheten för kvalitet och utveckling Förvaltningsdirektör Överförmyndarförvaltningen Ordförande Överförmyndarnämnden Dokument: Reglemente för barn- och utbildningsnämnden Reviderad av kommunfullmäktige 2013-04-29 120. Reglemente för socialnämnden, fastställt av kommunfullmäktige 2013-12-16 263 Reglemente för Sundsvall, Ånge, Nordanstig och Timrå kommuners gemensamma överförmyndarnämnd. Det ursprungliga reglementet och avtalet om samverkan i gemensam nämnd har fastställts av kommunfullmäktige i varje samverkande kommun; av Sundsvalls kommun 2009-12-14. Reviderat reglemente har fastställts av fullmäktige i varje samverkande kommun; av Sundsvall 2012-12-17. Delegationsordning för barn- och utbildningsnämnden, beslutad 2018-05-23 87 Delegationsbestämmelser för socialnämndens verksamhetsområde Socialtjänsten, uppdaterad 2018-08-24 Delegationsordning Överförmyndarnämnden Mitt, december 2017 Underlag till stickproven i form av protokollsutdrag och tillhörande ärendehandlingar.