www.pwc.se Revisionsrapport Jenny Engelmark Cert. kommunal revisor Moa Wuotila Revisionskonsult Styrning och ledning av äldreomsorgen Pajala kommun
Styrning och ledning av äldreomsorgen Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 3 2. Inledning... 5 2.1. Bakgrund... 5 2.2. Revisionskriterier... 5 2.3. Syfte och kontrollmål... 5 2.4. Metod och avgränsning... 6 3. Granskningsiakttagelser... 1 3.1. Kommunstyrelsens styrning av äldreomsorgen... 1 3.1.1. Iakttagelser... 1 3.1.2. Bedömning... 2 3.2. Kvalitetsmått för äldreomsorgen... 2 3.2.1. Iakttagelser... 2 3.2.2. Bedömning... 3 3.3. Egenkontroller... 3 3.3.1. Iakttagelser... 4 3.3.2. Bedömning... 4 3.4. Ekonomiskt utfall... 4 3.4.1. Iakttagelser... 4 3.4.2. Bedömning... 6 3.5. Uppföljning... 6 3.5.1. Iakttagelser... 6 3.5.2. Bedömning... 7 3.6. Åtgärder... 7 3.6.1. Iakttagelser... 7 3.6.2. Bedömning... 8 4. Revisionell bedömning... 9 5. Bilaga 1... 11 Pajala kommun
Styrning och ledning av äldreomsorgen 1. Sammanfattning På uppdrag av revisorerna i Pajala kommun har genomfört en granskning avseende om kommunstyrelsen har säkerställt att styrning och ledning av äldreomsorgen sker ändamålsenligt och att verksamheten bedrivs från ekonomisk synpunkt tillfredställande samt med tillräcklig intern kontroll. Revisorernas bedömning av väsentlighet och risk har legat till grund för valet av granskningsinriktning. Utifrån granskningen är vår bedömning att kommunstyrelsen till övervägande del har säkerställt att styrning och ledning av äldreomsorgen sker på ett ändamålsenligt sätt samt att verksamheten delvis bedrivs från ekonomisk synvinkel tillfredställande. Vidare bedömer vi att kommunstyrelsens i begränsad utsträckning har säkerställt att verksamheten bedrivs med tillräcklig intern kontroll. Från granskningen vill vi särskilt lyfta fram följande iakttagelser: Kommunstyrelsen har till övervägande del styrt äldreomsorgen i tillräcklig omfattning Kvalitetsmått, nyckeltal och indikatorer har delvis identifierats för äldreomsorgens verksamheter. Egenkontroller avseende kvalitet har i begränsad utsträckning genomförts och analyserats. Rapportering av egenkontroller till kommunstyrelsen sker inte på ett systematiskt och strukturerat sätt. Resultat av egenkontroller används inte i tillräcklig omfattning för att säkra och utveckla kvaliteten inom äldreomsorgen. Analys av äldreomsorgens ekonomiska utfall mot budget sker. Rapportering av det ekonomiska utfallet sker till kommunstyrelsen. Åtgärder vidtas till övervägande del utifrån uppföljning av äldreomsorgens ekonomi och verksamhet Resultat av analyser används delvis i planering och fördelning av resurser mellan verksamheterna. I syfte att utveckla verksamheten lämnas följande rekommendationer till kommunstyrelsen: Att kommunstyrelsen säkerställer att kvalitetsmått, nyckeltal och indikatorer identifieras och fastställs för äldreomsorgens verksamheter. Att kommunstyrelsen säkerställer att arbetet med att utveckla egenkontroller för socialförvaltningens verksamheter fortgår. Att kommunstyrelsen tydliggör vad kopplat till egenkontroller som ska följas upp, när uppföljning ska ske och av vilket politiskt organ. Pajala kommun
Styrning och ledning av äldreomsorgen Att kommunstyrelsen ser över behovet avseende om kvalitetsaspekter och resultat av kvalitetsuppföljningar bör vägas in i fördelning av resurser mellan enheter inom t.ex. äldreomsorgen. Pajala kommun
Styrning och ledning av äldreomsorgen 2. Inledning 2.1. Bakgrund Äldreomsorg avser åtgärder som syftar till att bistå äldre människor med stöd, hjälp och vård för att de ska kunna klara sin vardag. Äldreomsorg är framförallt kommunernas ansvar och regleras bland annat i socialtjänstlagen (SoL). Insatser till äldre som beviljats genom Socialtjänstlagen ges främst inom verksamheterna hemtjänst och särskilt boende för äldre. I SoL finns även krav på att insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet. I SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete finns ytterligare krav och rekommendationer avseende arbetet med att säkra och utveckla kvaliteten inom socialtjänstens verksamheter. Bland annat framgår i föreskriften att den som bedriver socialtjänst ska utöva egenkontroll. Dessa egenkontroller kan exempelvis bestå av jämförelser med nationella register, öppna jämförelser, målgruppsundersökningar och granskning av journaler, akter, dokumentation m.m. I Sverige ökar befolkningens livslängd och enligt Socialstyrelsens lägesrapport 2018 växer både antal och andelen personer som är 65 år och äldre i befolkningen. Vidare beräknas att antalet äldre, som är 75 år eller äldre, år 2050 kommer att fördubblas jämfört med år 2015. Äldre har ett större behov av omsorg och hälso- och sjukvård än övriga befolkningen vilket medför att behovet av dessa insatser ökar och fortsatt kommer att öka. Även i Pajala kommun ökar antalet och andelen äldre, vilket medför utmaningar för äldreomsorgen i kommunen. År 2017 var 34 % av kommunens invånare 65 år eller äldre jämfört med genomsnittet för riket som det året var 19,8 %. För år 2017 visade hemtjänsten i Pajala kommun ett underskott jämfört med budget på 0,9 mnkr. Enligt årsredovisningen härleds underskottet till ökande insatser samt behov av förstärkning under året. Även verksamheten äldreboende visade för år 2017 på ett underskott mot budget motsvarande 144 tkr. Vidare fanns en budgetavvikelse för kostnader för medicinskt färdigbehandlade patienter på -653 tkr. Revisorerna i Pajala kommun har utifrån risk bedömt det som väsentligt att granska styrning och ledning inom äldreomsorgen i kommunen. 2.2. Revisionskriterier Kommunallagen 2017:725 Socialtjänstlagen (2001:453) SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 2.3. Syfte och kontrollmål Revisorernas uppdrag regleras i Kommunallagen kapitel 12. Syftet med granskningen är att granska och pröva om styrning och ledning av äldreomsorgen Pajala kommun
Styrning och ledning av äldreomsorgen sker ändamålsenligt och om verksamheten bedrivs från ekonomisk synvinkel tillfredställande samt med tillräcklig intern kontroll. Revisionsfråga: Har kommunstyrelsen säkerställt att styrning och ledning av äldreomsorgen sker ändamålsenligt och att verksamheten bedrivs från ekonomisk synpunkt tillfredställande samt med tillräcklig intern kontroll? Följande kontrollmål har varit styrande för granskningen: Kommunstyrelsen har under året i tillräcklig omfattning styrt äldreomsorgen vilket framgår av protokoll och styrdokument Kvalitetsmått, nyckeltal och indikatorer har identifierats för äldreomsorgens verksamheter Egenkontroller avseende kvalitet genomförs och analyseras Rapportering av resultat av egenkontroller sker till kommunstyrelsen Resultat av egenkontroller används för att säkra och utveckla kvaliteten inom äldreomsorgen Äldreomsorgens ekonomiska utfall mot budget analyseras Rapportering av äldreomsorgens ekonomiska utfall sker till kommunstyrelsen Åtgärder vidtas vid behov utifrån uppföljning av äldreomsorgens ekonomi och verksamhet Resultat av analyser används i planering och fördelning av resurser mellan verksamheterna 2.4. Metod och avgränsning Granskningen har genomförts genom: Insamling och analys av relevant dokumentation Insamling och analys av utvald statistik avseende kvalitet och kostnader inom äldreomsorgen Upprättande av intervjuguide Intervjuer med: o Socialchef och kommunstyrelsens ordförande/socialutskottets ordförande o Kvalitetsledare o Verksamhetschef o Tre enhetschefer från särskilt boende för äldre samt hemtjänst o Ekonom kopplad till socialförvaltningen Sammanställning, analys och rapportskrivning De som intervjuats för granskningen har haft möjlighet att faktakontrollera innehållet i denna rapport innan den blev offentlig. Granskningen har avgränsats till att omfatta äldreomsorgen i Pajala kommun och framförallt år 2018. Revisionsobjekt är kommunstyrelsen. Pajala kommun
3. Granskningsiakttagelser 3.1. Kommunstyrelsens styrning av äldreomsorgen 3.1.1. Iakttagelser Kommunfullmäktige beslutade 2017-05-29 att omorganisera den politiska organisationen genom att inrätta utskott under kommunstyrelsen, och därmed frångå tidigare nämndstruktur. Detta medförde att socialnämnden avvecklades och att ansvaret för de sociala frågorna flyttades till kommunstyrelsen och dess omsorgsutskott. Syftet till förändringen var att effektivisera och möjliggöra för ett omfattande förändringsarbete i kommunen. Den nya organisationen trädde i kraft 2017-09-01. Kommunstyrelsen beslutade 2015-05-25 att anta mål för 2015-2019 som inkluderar perspektiven samhälle, kund och brukare, kommunal service, medarbetare och ekonomi samt olika aktiviteter kopplat till dessa. Av granskningen framgår det att kommunstyrelsen, utskottet och verksamheterna inte arbetar mot dessa mål, med hänvisning till att målen inte anses vara relevanta eller mäter det som de avser att mäta. Socialnämnden beslutade 2016-02-17 om nya övergripande målformuleringar för 2016-2019, som innefattar bland annat områden för äldreomsorg, personalförsörjning och kvalitetsarbete. Det framgår även att målen ska brytas ned på verksamhetsnivå inom respektive verksamhet och enhet. Dock uppges det finnas oklarheter i vilken omfattning detta har gjorts. I kvalitetsberättelsen 2017 framgår det att socialnämnden tillsammans med socialförvaltningen ur de övergripande målformuleringarna för 2016-2019 har arbetat fram ett målområde som avser just kvalitetsarbete. Socialtjänsten har därmed fått i uppdrag att prioritera ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt Socialstyrelsens föreskrifter 2011:9 och implementera det i verksamheterna. Det framgår även att socialtjänsten i sin verksamhetsplan har brutit ned målen till riktade aktiviteter. Aktiviteterna innefattar: att införskaffa ITstöd under 2016, att samtliga verksamheter ska ha genomfört utbildning att arbeta i andras hem under 2017-2018 samt att samtliga huvudprocesser i det systematiska kvalitetsarbetet ska vara genomgångna under 2018. Genom intervjuer och dokumentation framgår att socialförvaltningen under 2016 påbörjade inköp av IT-stöd till kvalitetsledningssystemet vilket omfattar lednings-, kärn- och stödprocesser samt kartläggning av rutiner och riktlinjer. Kvalitetsledningssystemet lanserades 2017-12-01, och i dagsläget pågår ett arbete med implementering samt introduktion i verksamheterna. REA-delen av systemet, det vill säga riskanalys, egenkontroll och avvikelsehanteringen ska, enligt intervjuade, utvecklas och lanseras under 2018. Av granskningen framkommer det att ansvarsfördelningen upplevs som relativt tydlig mellan kommunstyrelse och omsorgsutskott. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret med fokus på att styra verksamheten medan omsorgs- Pajala kommun 1 av 14
utskottet uppges hantera mer verksamhetsnära ärenden samt mer detaljerade frågor som berör exempelvis äldreomsorgen. Efter införandet av den nya politiska organisationen har frågor som berör äldreomsorgen varit en återkommande punkt vid kommunstyrelsens sammanträden. Dialogen mellan kommunstyrelsen och socialförvaltningen beskrivs främst ske via socialchefen, men även i vissa ärenden via någon av verksamhetscheferna eller kvalitetsledaren. Under 2018 har både kommunstyrelsen och omsorgsutskottet fattat beslut i syfte att effektivisera och utveckla äldreomsorgen. Exempelvis har beslut fattats avseende kvalitetsledningssystemet, olika former av utbildningsinsatser, införande av välfärdsteknik samt olika strategiska beslut för att möta framtida utmaningar. Som en följd av detta har en ny strategisk plan avseende framtidens äldreomsorg 2023 tagits fram, vilken beskriver hur hemtjänst, särskilda boenden för äldre samt övergripande verksamhet ska fungera år 2023. I planen framgår en målbild som ska leda vägen för verksamheterna mot den framtida äldreomsorgen. Utifrån detta har omsorgsutskottet under 2018 gett förvaltningen i uppgift att ta fram underlag för vision, mål samt verksamhetsplan för 2018 och kommande år. Detta uppges vara ett pågående arbete. 3.1.2. Bedömning Vår bedömning är att kommunstyrelsen till övervägande del har styrt äldreomsorgen i tillräcklig omfattning. Bedömningen baseras på att vi genom granskningen kunnat verifiera att kommunstyrelsen under 2017 och 2018 har fattat beslut och styrt äldreomsorgen, vilket framgår av protokoll och styrdokument. Dock får vi en bild av att styrningen via uppföljningsbara mål fortsatt behöver utvecklas. Vi noterar även att styrning finns avseende framtagande, och i viss utsträckning, för implementering av kvalitetsledningssystemet för socialförvaltningen. Dock noterar vi att det fortsatt finns utvecklingspotential vad gäller utveckling och vidare implementering av systemet i verksamheterna. 3.2. Kvalitetsmått för äldreomsorgen I granskningen har det ingått att granska hur arbete sker för att identifiera, mäta och förbättra äldreomsorgens kvalitet utifrån olika kvalitetsmått, nyckeltal och indikatorer. Enligt Socialstyrelsen definieras kvalitet i SOSFS 2011:9 kap 2 1 som att en verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och andra föreskrifter avseende hälso- och sjukvård, socialtjänst och stöd och service till funktionshindrade, samt beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter. 3.2.1. Iakttagelser Socialförvaltningens verksamheter ingår i nationella statistikinsamlingar samt öppna jämförelser och rapporterar således med jämna mellanrum nyckeltal till dessa. Ur sammanställningar och rapporter utifrån dessa statistiska insamlingar kan både kvalitativa och finansiella jämförelser och indikatorer tas fram för att mäta och jämföra bland annat kostnader och kvalitet för äldreomsorgen. Enligt uppgift pågår sedan några år tillbaka ett utvecklingsarbete inom socialförvaltningen avseende kvalitetsarbetet. Bland annat beslutade dåvarande Pajala kommun 2 av 14
socialnämnd att tillsätta en kvalitetsledare under 2016, som ansvarar för kvalitetsfrågor, avvikelsehantering, egenkontroll samt Lex-Sarah-utredningar inom hela socialtjänsten. Till utvecklingsprocessen hör också framtagandet av det tidigare nämnda kvalitetsledningssystemet samt implementeringen av detta i verksamheterna. Systemet förväntas, enligt de intervjuade, medföra mer systematik och struktur avseende vilka kvalitetsmått och nyckeltal som ska mätas, följas upp samt vilka resultat som ska rapporteras vidare till utskottet och kommunstyrelsen. Trots att kvalitetsledningssystemets REA-del i dagsläget är under utveckling och ännu inte används i avsedd omfattning, visar granskningen på att förvaltningen i viss utsträckning följer upp nyckeltal kopplat till äldreomsorgen. Det framgår också att nyckeltalen till viss del diskuteras och analyseras i ledningsgruppen. Av granskningen framgår att socialförvaltningen de senaste åren främst använt sig av de nyckeltal som presenteras i rapporterna Kostnad per brukare samt Vad tycker äldre om äldreomsorgen. Undersökningen Vad tycker äldre om äldreomsorgen redovisar, på kommunnivå och på årsbasis, hur äldre och anhöriga skattar hur nöjda de är med den äldreomsorg de erhåller fördelat på hemtjänst och särskilt boende. Ett urval av resultatet har sammanställts i Bilaga 1 som återfinns i slutet av denna rapport. I underlaget kan bland annat utläsas att 94 % av de svarande år 2017 angav att de var mycket eller ganska nöjda med hemtjänsten medan 89 % var nöjda med hemtjänsten år 2018. När det gäller särskilt boende för äldre var 81 % av de boende mycket eller ganska nöjda med hemtjänsten år 2017, för 2018 var 84 % ganska eller mycket nöjda. Arbetet med dessa nyckeltal har, som tidigare nämnts, framförallt skett på förvaltningsnivå och beskrivs, genom intervjuer, kunna ske mer strukturerat och systematiskt. För 2019 uppges det finnas en ambition om att utveckla rapporteringen av delar av statistiken till utskott och styrelse. Vidare anges att det förhoppningsvis blir tydligare vad som ska rapporteras vidare när kvalitetsledningssystemets REA-del är färdigställd och implementerad. 3.2.2. Bedömning Vår bedömning är att det delvis har identifierats kvalitetsmått, nyckeltal och indikatorer för äldreomsorgens verksamheter. Även om arbete med kvalitetsmått, nyckeltal och indikatorer delvis sker på förvaltningsnivå får vi en bild av att arbetet behöver bli mer systematiskt och strukturerat. Vi noterar även att en tydlig styrning och struktur för vilka kvalitetsmått, nyckeltal och indikatorer som förvaltningen ska mätas på, saknas från politisk nivå. 3.3. Egenkontroller Enligt SOSFS 2011:9 5 kap. 2 ska vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS utöva egenkontroll i den frekvens och omfattning som krävs för att kunna säkerställa verksamhetens kvalitet. Egenkontroll kan exempelvis omfatta jämförelser av verksamhetens resultat med de uppgifter som framgår av nationella kvalitetsregister, öppna jämförelser, verksamhetens tidigare resultat samt resultatet i andra verksamheter. Andra exempel på egenkontroller kan vara målgruppsundersökningar samt granskning av journaler, akter eller annan relevant dokumentation. Pajala kommun 3 av 14
3.3.1. Iakttagelser I intervjuer beskrivs att det under arbetet med kvalitetsledningssystemet påbörjats ett utvecklingsarbete för hur verksamheterna ska arbeta med egenkontroll, riskanalys samt utvärdering av resultatet. Skriftliga riktlinjer och rutiner för egenkontroller saknas dock ännu och arbetet med egenkontroller uppges inte vara systematiserat. Av granskningen framgår att egenkontroller i viss mån genomförs inom socialförvaltningens verksamheter, men att det inte sker strukturerat och systematiskt. I kvalitetsberättelsen från 2017 beskrivs det pågående arbetet med kvalitetsledningssystemet, som ska inkludera stöd för egenkontroller, som ett prioriterat mål. När systemet implementerats i verksamheten till fullo uppges att uppföljning samt egenkontroller ska kunna genomföras via systemet. De egenkontroller som utförs i dagsläget är främst kopplat till avvikelser som personal rapporterar i avvikelsemodulen i verksamhetssystemet Procapita. Egenkontroller utöver detta uppges till störst del ske på eget initiativ inom en del verksamheter och det framgår av granskningen att uppföljning av detta inte efterfrågas av kommunstyrelsen. Det framgår också att det råder en viss osäkerhet på förvaltningsnivå om vad som ska och bör rapporteras till utskott och styrelse kopplat till kvalitetsarbetet och egenkontroller. Av granskningen framgår det att riskanalyser har genomförts när det handlar om större förändringar i verksamheterna. Ett exempel på detta är konsekvens- och riskbedömningarna som utfördes under år 2017-2018 inför omvandlingen av särskilda boendeplatser till trygghetsplatser på det särskilda boendet Tallgården. Det har även gjorts riskanalyser inom äldreomsorgens verksamheter kopplat till behovet av utbildad personal och kostnadsnivåer. Detta har resulterat i beslut om att samtliga verksamheter ska ha genomfört utbildningen Att arbeta i annans hem under år 2017-2018. Utbildningen riktades till äldreomsorgens baspersonal och utfördes av kvalitetsledaren. Utbildningen har fokuserat på samtalsklimat, arbetsmiljö och olika roller kring brukaren. Detta i syfte att säkerställa arbetsmiljön för personalen men även leveransen av kvalitativ omsorg för brukarna. 3.3.2. Bedömning Vår bedömning är att egenkontroller avseende kvalitet i begränsad utsträckning genomförts och analyserats. Bedömningen grundas på att det i viss mån görs egenkontroller kopplat till avvikelser, men att det i stort saknas av rutiner, riktlinjer, strukturer och systematik för genomförande och analys av egenkontroller. Dessutom framgår det av granskningen att det saknas en tydlig styrning från kommunstyrelsen avseende vad för egenkontroller som ska genomföras och hur resultat ska återrapporteras. 3.4. Ekonomiskt utfall 3.4.1. Iakttagelser I och med den politiska organisationsförändringen under 2017, är årsredovisningen för 2017 upprättad per socialnämnd och för 2018 per omsorgsutskott. I dessa års- Pajala kommun 4 av 14
och delårsrapporter visar utfallen på en trend av negativa budgetavvikelser. Även prognosen för helåret 2018 visar på ett underskott mot budget. Socialnämnden redovisar per 2017 ett budgetunderskott på 2,6 mnkr. Nämnden redovisar ett resultat per 2017 på 186,2 mnkr, vilket är en ökning på 7 mnkr jämfört med år 2016, som då redovisade ett utfall på 179,2 mnkr. Inom 2017 års resultat visar hemtjänsten ett budgetunderskott med 0,9 mnkr. Främst härleds underskottet till ökade insatser samt personalförstärkningar under året. Äldreboende visar också på ett budgetunderskott på 0,14 mnkr där den största avvikelsen består av ökade kostnader för medicinskt färdigbehandlade patienter. I delårsrapporten per juni 2018 prognostiseras ett underskott om -4,1 mnkr för omsorgsutskottet. Underskottet härleds i delårsrapporten till nedskärning i budgeten inför 2018 på grund av den planerade förändringen avseende boendestrukturen, där boendeplatser ska omvandlas till trygghetsboende. Dock har omstruktureringen skjutits upp, vilket skapat underskott i budgeten. Andra kostnadsdrivare har varit behovet av extra personalförstärkningar samt ett behov att utöka antalet platser på korttidsboendet. Via kommun- och landstingsdatabasen Kolada, sammanställs en stor mängd nationell statistisk data. I tabellen nedan är några nyckeltal sammanställda som hämtats därifrån. Statistiken visar att äldreomsorg inom glesbygdskommuner idag är betydligt mer kostsamt jämfört med inom Sveriges kommuner generellt. Äldreomsorg som erhålls inom svenska kommuner 2017, kostar i snitt cirka 15 000 kr per invånare. I jämförelse mot detta är kostnaden markant högre inom Pajala kommun, där kostnaden uppgår till närmare 28 000 kr per invånare. Vi noterar att kostnaden i Pajala för 2017 är marginellt högre än i jämförbara kommuner. Äldreomsorg Pajala kommun 2017 Strukturellt liknande kommuner 2017 Alla kommuner 2017 Kostnad äldreomsorg, kr/inv 27 694 27 029 14 690 Kostnad särskilt boende äldreomsorg, kr/brukare 1 484 975 838 106 892 546 Kostnad hemtjänst äldreomsorg, kr/hemtjänsttagare 289 205 214 300 263 712 Av nyckeltalen indikeras också en markant högre kostnad per brukare för särskilt boende inom Pajala kommun. Både jämfört med strukturellt liknande landsbygdskommuner och med riket är kostnaden för boendeplatser betydligt högre i Pajala. I intervjuer beskrivs att kommunen relativt sett har många äldreboendeplatser i förhållande till antalet invånare och att totalkostnaderna därför är höga jämfört med strukturellt liknande kommuner. Även avsaknaden av alternativ till särskilda Pajala kommun 5 av 14
boendeplatser samt kommunens geografi med glesbygd anges som förklaringar till kostnadsbilden. Även när det gäller kostnad per brukare inom hemtjänsten ligger Pajala år 2017 relativt högt jämfört med strukturellt liknande kommuner och riket. När det gäller kostnaden för hemtjänst beskrivs de långa avstånden inom kommunen som en möjlig förklaring till de dyra kostnaderna per hemtjänstmottagare. Av granskningen framgår det att regelbundna uppföljningar genomförs avseende äldreomsorgens kostnader och budgetavvikelser. Det framgår även att uppföljning av socialförvaltningens ekonomiska läge är något som efterfrågas från politisk nivå. Det beskrivs i intervjuer, samt framgår av dokumentation och protokoll, att analyser genomförs och då särskilt för när avvikande kostnader uppstår i verksamheterna. Utifrån genomförda analyser har exempelvis den nya strategiska planen om framtidens äldreomsorg 2023 tagits fram. Kommunfullmäktige antog planen i december 2017 och under 2018 har delar av den strategiska planen börjat verkställas. Målet att minska kostnaden för särskilda boenden samt skapa ny boendeformer för äldre. Detta innebär att trygghetsboenden byggs inom befintliga äldreboenden och därmed minskas antalet äldreboendeplatser. 3.4.2. Bedömning Vår bedömning är att det sker analyser av äldreomsorgens ekonomiska utfall mot budget. Bedömningen grundar sig i vad som framgått av intervjuer, protokoll, årsrapporter och övriga styrande dokument. Via granskningen kan vi verifiera att analys av budgetavvikelser och ökade kostnader sker regelbundet och på ett systematiserat sätt. 3.5. Uppföljning 3.5.1. Iakttagelser Enligt SOSFS 2011:9 7 kap. om dokumentationsskyldighet framgår det att arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet ska dokumenteras. Vidare i allmänna råd framgår det att vårdgivare som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS bör årligen upprätta en sammanhållen kvalitetsberättelse för socialförvaltningens verksamheter. Inom socialförvaltningen i Pajala kommun är det kvalitetsledaren som ansvarar för att sammanställa kvalitetsberättelsen, vilken avser att redovisa det gångna årets kvalitetsarbete samt utveckling inom verksamheterna. Kvalitetsberättelsen för 2017 omfattar utredningar enligt Lex-Sarah, avvikelser, fel och brister, uppföljning av mål samt hur arbetet med att systematisera och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet har bedrivits under året. I kvalitetsberättelsen saknas beskrivning avseende vilka egenkontroller som genomförts i verksamheterna under året samt vad de visat på och vilka åtgärder som vidtagits. En verksamhetsberättelse upprättas årligen för socialförvaltningen och det är socialchefen som ansvarar för detta. I verksamhetsberättelsen beskrivs övergripande händelser inom verksamheterna, så som inom hemtjänst, särskilda Pajala kommun 6 av 14
boenden för äldre, individomsorg samt måluppföljning. Rapporten ska sedan redovisas för utskottet och kommunstyrelsen. Detta är något som har genomförts för 2017 och enligt vad som framgår av intervjuer också kommer genomföras för 2018. Granskningen visar på att socialförvaltningens och äldreomsorgens ekonomiska utfall mot budget kontinuerligt har analyserats och rapporterats till omsorgsutskottet och kommunstyrelsen. Vid kommunstyrelsens sammanträden finns numera även en stående punkt för ekonomisk uppföljning och rapportering avseende socialförvaltningens ekonomi. Denna föredragning ansvarar socialchefen för. Även på verksamhetsnivå genomförs uppföljningar och analys av utfall och budgetavvikelser. Socialförvaltningens ekonom träffar äldreomsorgens enhetschefer vid cirka fyra tillfällen per år för genomgång av respektive enhets ekonomi. Detta beskrivs som ett relativt nytt arbetssätt med syfte att både analysera vad eventuella budgetavvikelser består av samt att rikta fokus framåt för att möjliggöra att arbeta mer offensivt med budgeten i verksamheterna. Enhetschefer inom äldreomsorgen har utöver detta månatliga träffar med verksamhetschefen där uppföljning av ekonomin sker. 3.5.2. Bedömning Vår bedömning är att det inte sker rapportering av egenkontroller till kommunstyrelsen på ett systematiskt och strukturerat sätt. Vi kan genom granskningen inte verifiera att kommunstyrelsen efterfrågat eller erhåller systematisk och strukturerad rapportering avseende egenkontroller som genomförts inom socialförvaltningen. Vår bedömning är att det sker rapportering av äldreomsorgens ekonomiska utfall till kommunstyrelsen. Bedömningen grundar sig i vad som framgått av granskning av protokoll, dokumentation samt intervjuer. 3.6. Åtgärder 3.6.1. Iakttagelser Av granskningen framgår, som tidigare nämnt, att det saknas rutiner för egenkontroller inom socialförvaltningen. Trots avsaknaden av rutiner genomförs egenkontroller i viss mån i verksamheterna. Dock, sker inte detta på ett strukturerat och systematiskt sätt och det således svårt att verifiera att egenkontroller i någon större utsträckning används för att säkra och utveckla verksamhetens kvalitet. Däremot har vi sett att andra former av uppföljningar av verksamheten har genomförts i syfte att skapa kostnadseffektiviseringar samt utveckling av kvaliteten. Av granskningen framgår att åtgärder vidtagits utifrån ekonomisk uppföljning. Ett exempel på åtgärd som beslutats och nu genomförs är omvandlingen av särskilda boendeplatser till trygghetsboende som på sikt väntas medföra sänkta kostnader för äldreomsorgen. Analys av vårdtyngden på samtliga boenden har utförts och visade på att exempelvis Tallgården har flertalet boende som har ett relativt litet behov av vård. Det framgick också att otrygghet är en realitet för många äldre vilket också föranlett beslutet om att inrätta trygghetsplatser. Pajala kommun 7 av 14
Kommunstyrelsen har 2018-05-28 tagit beslut om att införa Strategin gällande införande av välfärdsteknik inom socialtjänsten. Beslutet grundas i den samverkan som sker mellan Norrbottens kommuner som gemensamt fattat beslut för en handlingsplan för ökad digitalisering inom Norrbottens län. Dock har granskningen inte kunnat identifiera vidare dokumentation om hur detta ska genomföras i Pajala kommuns äldreomsorg. Av intervjuer framgår det att förslag finns om att bilda ett kvalitetsråd som ska bestå av en person från varje verksamhet. Tanken uppges vara att rådet ska agera som en länk mellan kvalitetsledare och verksamhet. Granskningen visar att det främst är uppföljning kopplat till verksamheters kostnader och behov av personella resurser som varit aktuell i planering och fördelning av resurser mellan verksamheterna. Vilken kvalitet verksamheterna har uppges hittills inte ha legat till grund för fördelning av medel. Vidare beskrivs att det numera används en fördelningsnyckel för timvikarier som utgörs av ett belopp som räknas fram ur en viss procentandel av budget. Detta för att samtliga verksamheter ska ha samma utgångsläge vad gäller budget för timvikarier. 3.6.2. Bedömning Vår bedömning är att resultat av egenkontroller inte används i tillräcklig omfattning för att säkra och utveckla kvaliteten inom äldreomsorgen. Bedömningen grundas på att egenkontroller genomförs i begränsad utsträckning och att vi för granskningen inte kunnat verifiera att resultat av dessa används för att säkra och utveckla kvaliteten. Vår bedömning är att åtgärder till övervägande del vidtas utifrån uppföljning av äldreomsorgens ekonomi och verksamhet. Bedömningen baseras på att vi genom granskningen kunnat verifiera utifrån dokumentation, protokoll och andra styrande dokument att det vidtas åtgärder utifrån uppföljning av budgetavvikelser, ökade kostnader samt genom andra uppföljningar av verksamhet och ekonomi. Vår bedömning är att resultat av analyser delvis används i planering och fördelning av resurser mellan verksamheterna. Bedömningen grundas på att resultat av analyser kopplat till kostnader för personal samt budgetavvikelser för verksamheterna används vid resursfördelning. Vi kan genom granskningen inte se att resultat av kvalitetsuppföljningar används vid fördelning av resurser mellan verksamheter och enheter. Pajala kommun 8 av 14
4. Revisionell bedömning 4.1. Bedömning av kontrollmål Kontrollmål Bedömning Kontrollmål 1 Kommunstyrelsen har under året i tillräcklig omfattning styrt äldreomsorgen vilket framgår av protokoll och styrdokument Vår bedömning är att kommunstyrelsen till övervägande del har styrt äldreomsorgen i tillräcklig omfattning. Kontrollmål 2 Kvalitetsmått, nyckeltal och indikatorer har identifierats för äldreomsorgens verksamheter Vår bedömning är att det delvis har identifierats kvalitetsmått, nyckeltal och indikatorer för äldreomsorgens verksamheter. Kontrollmål 3 Egenkontroller avseende kvalitet genomförs och analyseras Vår bedömning är att egenkontroller avseende kvalitet i begränsad utsträckning genomförts och analyseras. Kontrollmål 4 Rapportering av resultat av egenkontroller sker till kommunstyrelsen Vår bedömning är att det inte sker rapportering av egenkontroller till kommunstyrelsen på ett systematiskt och strukturerat sätt. Kontrollmål 5 Resultat av egenkontroller används för att säkra och utveckla kvaliteten inom äldreomsorgen Vår bedömning är att resultat av egenkontroller inte används i tillräcklig omfattning för att säkra och utveckla kvaliteten inom äldreomsorgen. Kontrollmål 6 Äldreomsorgens ekonomiska utfall mot budget analyseras Vår bedömning är att det sker analyser av äldreomsorgens ekonomiska utfall mot budget. Kontrollmål 7 Rapportering av äldreomsorgens ekonomiska utfall sker till kommunstyrelsen Vår bedömning är att det sker rapportering av äldreomsorgens ekonomiska utfall till kommunstyrelsen. Kontrollmål 8 Åtgärder vidtas vid behov utifrån uppföljning av äldreomsorgens ekonomi och verksamhet Vår bedömning är att åtgärder till övervägande del vidtas utifrån uppföljning av äldreomsorgens ekonomi och verksamhet. Pajala kommun 9 av 14
Kontrollmål 9 Resultat av analyser används i planering och fördelning av resurser mellan verksamheterna Vår bedömning är att resultat av analyser delvis används i planering och fördelning av resurser mellan verksamheterna. 4.2. Bedömning av revisionsfråga Syftet med granskningen har varit att bedöma om kommunstyrelsen har säkerställt att styrning och ledning av äldreomsorgen sker ändamålsenligt och att verksamheten bedrivs från ekonomisk synpunkt tillfredställande samt med tillräcklig intern kontroll. Utifrån granskningen är vår bedömning att kommunstyrelsen till övervägande del har säkerställt att styrning och ledning av äldreomsorgen sker på ett ändamålsenligt sätt samt att verksamheten delvis bedrivs från ekonomisk synvinkel tillfredställande. Vidare bedömer vi att kommunstyrelsens i begränsad utsträckning har säkerställt att verksamheten bedrivs med tillräcklig intern kontroll. 4.3. Rekommendationer Mot bakgrund av granskningsresultatet rekommenderar vi kommunstyrelsen följande: Att kommunstyrelsen säkerställer att kvalitetsmått, nyckeltal och indikatorer identifieras och fastställs för äldreomsorgens verksamheter. Att kommunstyrelsen säkerställer att arbetet med att utveckla egenkontroller för socialförvaltningens verksamheter fortgår. Att kommunstyrelsen tydliggör vad kopplat till egenkontroller som ska följas upp, när uppföljning ska ske och av vilket politiskt organ. Att kommunstyrelsen ser över behovet avseende om kvalitetsaspekter och resultat av kvalitetsuppföljningar bör vägas in i fördelning av resurser mellan enheter inom t.ex. äldreomsorgen. Jenny Engelmark Projektledare och uppdragsledare Pajala kommun 10 av 14
5. Bilaga Nedan har vi sammanställt ett urval av kvalitetsindikatorer för Pajala kommuns äldreomsorg. Statistiken är hämtad från Socialstyrelsens nationella jämförelser Vad tycker äldre om äldreomsorgen. Mer information om undersökningen finner ni här: www.socialstyrelsen.se Tabellen visar svarsfrekvens i procent för åren 2017 samt 2018. Hemtjänst i Pajala Kommun Frågor och svarsalternativ Hälsa Har du besvär av ängslan, oro eller ångest? 2017 % 2018 Nej 53 57 Ja, lätta besvär 42 37 Ja, svåra besvär 4 6 Kontakter med kommunen Är handläggarens beslut anpassat efter dina behov? Ja 74 75 Delvis 24 18 Nej 2 7 Vet du vart du ska vända dig om du vill framföra synpunkter eller klagomål på hemtjänsten? Inflytande Ja 69 68 Delvis (i vissa frågor men inte i andra) 19 11 Nej 12 22 Brukar personalen ta hänsyn till dina åsikter och önskemål om hur hjälpen skall utföras? Ja, alltid/oftast 89 86 Ibland 7 7 Sällan/Nej, aldrig 4 8 Brukar du kunna påverka vid vilka tider personalen kommer? Ja, alltid/oftast 56 49 Ibland 16 18 Sällan/Nej, aldrig 28 33 Hjälpens utförande Hur tycker du personalen utför sina arbetsuppgifter? Mycket bra/ganska bra 90 92 Varken bra eller dåligt 10 6 % Pajala kommun 11 av 14
Ganska dåligt/mycket dåligt 0 2 Brukar personalen komma på avtalad tid? Ja, alltid/oftast 93 87 Ibland 4 9 Sällan/Nej, aldrig 2 3 Brukar personalen ha tillräckligt med tid för att kunna utföra sitt arbete hos dig? Bemötande Ja, alltid/oftast 84 85 Ibland 10 9 Sällan/Nej, aldrig 6 6 Brukar personalen bemöta dig på ett bra sätt? Trygghet Ja, alltid/oftast 97 98 Ibland 1 2 Sällan/Nej, aldrig 2 0 Hur tryggt eller otryggt känns det att bo hemma med stöd från hemtjänsten? Mycket tryggt/ganska tryggt 94 90 Varken tryggt eller otryggt 6 6 Ganska otryggt/mycket otryggt 0 4 Känner du förtroende för personalen som kommer hem till dig? Tillgänglighet Ja, för alla i personalen/ja, för flertalet i personalen 95 93 Ja, för några i personalen 3 6 Nej, inte för någon i personalen 1 1 Hur lätt eller svårt är det att få kontakt med hemtjänstpersonalen vid behov? Mycket lätt/ganska lätt 85 88 Varken lätt eller svårt 13 9 Ganska svårt/mycket svårt 3 2 Hemtjänsten i sin helhet Hur nöjd eller missnöjd är du sammantaget med den hemtjänst du har? Mycket nöjd/ganska nöjd 94 89 Varken nöjd eller missnöjd 5 9 Ganska missnöjd/mycket missnöjd 1 2 Pajala kommun 12 av 14
Särskilt boende i Pajala kommun Frågor och svarsalternativ Hälsa Har du besvär av ängslan, oro eller ångest? Boendemiljö 2017 % 2018 Nej 26 40 Ja, lätta besvär 60 52 Ja, svåra besvär 14 9 Fick du plats på det äldreboende du ville bo på? Ja 91 90 Nej 9 10 Trivs du med ditt rum eller lägenhet? Ja 76 64 Delvis 20 30 Nej 4 5 Är det trivsamt i de gemensamma utrymmena? Ja 61 63 Delvis 35 30 Nej 4 7 Mat och måltidsmiljö Hur brukar maten smaka? Mycket bra/ganska bra 87 86 Varken bra eller dåligt 9 14 Ganska dåligt/mycket dåligt 4 0 Hjälpens utförande Brukar personalen ha tillräckligt med tid för att kunna utföra sitt arbete hos dig? Ja, alltid/oftast 77 79 Ibland 13 11 Sällan/Nej, aldrig 10 11 Brukar du kunna påverka vid vilka tider du får hjälp? T.ex. tid för att duscha/bada, gå och lägga dig etc. Bemötande Ja, alltid/oftast 49 55 Ibland 23 18 Sällan/Nej, aldrig 28 27 Brukar personalen bemöta dig på ett bra sätt? Ja, alltid/oftast 93 96 Ibland 4 2 Sällan/Nej, aldrig 4 2 % Pajala kommun 13 av 14
Brukar personalen ta hänsyn till dina åsikter och önskemål om hur hjälpen skall utföras? Trygghet Ja, alltid/oftast 85 87 Ibland 11 9 Sällan/Nej, aldrig 4 4 Hur tryggt eller otryggt känns det att bo på ditt äldreboende? Mycket tryggt/ganska tryggt 89 86 Varken tryggt eller otryggt 4 13 Ganska otryggt/mycket otryggt 7 2 Känner du förtroende för personalen på ditt äldreboende? Ja, för alla i personalen/ja, för flertalet i personalen 80 84 Ja, för några i personalen 20 16 Nej, inte för någon i personalen 0 0 Sociala aktiviteter Hur nöjd eller missnöjd är du med de aktiviteter som erbjuds på ditt äldreboende? Mycket nöjd/ganska nöjd 44 59 Varken nöjd eller missnöjd 35 24 Ganska missnöjd/mycket missnöjd 21 17 Är möjligheterna att komma utomhus bra eller dåliga? Tillgänglighet Mycket bra/ganska bra 42 44 Varken bra eller dåliga 15 9 Ganska dåliga/mycket dåliga 43 47 Hur lätt eller svårt är det att få träffa sjuksköterska vid behov? Mycket lätt/ganska lätt 77 69 Varken lätt eller svårt 15 24 Hjälpen i sin helhet Hur nöjd eller missnöjd är du sammantaget med ditt äldreboende? Mycket nöjd/ganska nöjd 81 84 Varken nöjd eller missnöjd 17 12 Ganska missnöjd/mycket missnöjd 2 4 Pajala kommun 14 av 14