Revisionsrapport Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Smedjebackens kommun Hans Gåsste Cert. kommunal revisor Februari 2013
Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 2 Bakgrund och revisionsfråga 2.1 Revisionsfråga 2.2 Avgränsning 2.3 Metod 3 Granskningsresultat 3.1 I vilken omfattning och på vilket sätt sker kommunstyrelsens uppsikt? 3.2 I vilken utsträckning begär kommunstyrelsen upplysningar från nämnderna och de kommunala bolagen? 3.3 I vilken omfattning sker rapportering till fullmäktige? 3.4 Resultat av enkäten 1
1 Sammanfattande bedömning Som svar på revisionsfrågan Är kommunstyrelsens uppsikt över nämndernas och företagens verksamhet ändamålsenlig och tillräcklig är mitt svar att så är den inte. Min uppfattning baseras på följande: - Det saknas fastställda rutiner och arbetssätt för en effektiv och ändamålsenlig uppsikt. - De uppföljningar och analyser som görs idag(basdagar och fullmäktigeredovisningar) hanteras inte formellt av kommunstyrelsen förutom budgetavstämning 30/4, delårsbokslut och årsbokslut. - Det saknas dokumentation från basdagarna och fullmäktigeredovisningarna. Därmed kan detta inte hanteras av kommunstyrelsen på ett ändamålsenligt sätt. - De ledamöter som inte hör till majoriteten eller inte sitter i presidiet har därmed inte lika möjlighet att ta del av den löpande verksamheten då det saknas ändamålsenliga rutiner för rapportering. - De uppfattningar som redovisats i enkäten tyder på att flera ledamöter anser att uppsikten inte hanteras på ett korrekt sätt i kommunstyrelsen. Min uppfattning är att kommunstyrelsen med utgångspunkt från denna granskning skall diskutera och fastställa formerna för en effektiv och ändamålsenlig uppsikt över kommunens nämnder och bolag som inbegriper samtliga kommunstyrelsen ledamöter. En fungerande uppsikt är grunden för ledamöternas ansvar. 2
2 Bakgrund och revisionsfråga Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Enligt kommunallagen skall kommunstyrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över nämndernas och de kommunala bolagens verksamheter. Kommunstyrelsen skall också uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Uppsikten är alltså kommunstyrelsens redskap för att uppfylla den roll och det ansvar som ligger hos kommunstyrelsen. Viktigt att notera är också att ansvaret för att uppsikten sker på ett ändamålsenligt och korrekt sätt gäller lika för kommunstyrelsens samtliga ledamöter. Som verktyg för att kunna uppfylla uppsiktsplikten får kommunstyrelsen från övriga nämnder, beredningar och anställda begära in de upplysningar som kan anses nödvändiga för att fullgöra sina uppgifter. När det gäller upplysningar och uppföljningar från de kommunala bolagen har fullmäktige möjlighet att reglera detta i s.k. ägardirektiv eller liknande. Syftet med kommunstyrelsens uppsikt är att denna, på ett systematiskt sätt skall kunna följa utvecklingen inom hela kommunen inkl. de kommunala bolagen. Kommunstyrelsen skall ha nödvändig information om verksamheten så att den kan reagera och agera då det uppstår avvikelser i verksamheterna. Det skall också tydligt poängteras att uppsiktsplikten inte innebär att kommunstyrelsen har rätt att fatta beslut i annan nämnds ställe. I de fall avvikelser uppstår kan kommunstyrelsen ge råd och anvisningar för att lösa uppkomna problem och om detta inte är tillräckligt skall kommunstyrelsen vända sig till fullmäktige för att få vidare vägledning. Kommunstyrelsens uppsiktsplikt gäller kommunens samtliga nämnder, de kommunala bolagen, den gemensamma nämnden med Ludvika (Kulturskolan) kommunalförbunden VBU och Region Dalarna. Kommunstyrelsens uppsiktsplikt är reglerad i kommunallagen 6 kap 1. Vidare har fullmäktige i reglementet för kommunstyrelsen angivit riktlinjer för kommunstyrelsens ledning och styrning av kommunen inkl. de kommunala bolagen. 2.1Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: 3
Är kommunstyrelsens uppsikt över nämndernas och de kommunala bolagens verksamhet ändamålsenlig och tillräcklig? Kontrollmål/granskningsmål I vilken omfattning och på vilket sätt sker kommunstyrelsens uppsikt? I vilken utsträckning begär kommunstyrelsen upplysningar från nämnderna och de kommunala bolagen? I vilken omfattning sker rapportering till fullmäktige? 2.2 Avgränsning Granskningen berör kommunstyrelsen. 2.3 Metod Granskningen har genomförts genom dokumentationsgranskning, enkät till kommunstyrelsens ledamöter, intervjuer med förvaltningen samt ordförande i nämnder och styrelsen. 3 Granskningsresultat 3.1 I vilken omfattning och på vilket sätt sker kommunstyrelsens uppsikt? Vid genomgång av kommunstyrelsens protokoll 2012 kan jag konstatera att det vid endast två tillfällen har rapporterats om kommunens samlade ekonomi och verksamhet. Det var i junisammanträdet som rapporterade uppföljning av budget per den 30 april samt i oktobersammanträdet då man behandlade delårsbokslutet. Teknik och fritidsutskottets beslut fattade enlig delegationsordningen redovisas regelmässigt i kommunstyrelsen. I Ks- protokollen kan jag inte finna någon redovisning från de kommunala bolagen förutom per den 30/4 samt delårsbokslutet i okt. Den s.k. basgruppen sammanträder 4 gånger per år. Den består av samtliga nämnders presidier samt förvaltningschefer, bolags vd samt centrala tjänstemän i kommunförvaltningen. Oppositionen ingår inte i basgruppen. I basgruppen diskuteras den löpande verksamheten med utgångspunkt från den av fullmäktige fastställda budgeten. I basgruppen förs inga anteckningar. Det finns således ingen dokumenterad information till övriga i kommunstyrelsen. Jag betraktar basgruppen som en väl organiserad kommunledningsfunktion. Basgruppens arbete möter dock inte kommunallagens krav på kommunstyrelsens uppsiktsplikt på grund av att informationen och de uppföljningar som görs där inte dokumenteras och lämnas till övriga i kommunstyrelsen. 4
De ordförandeträffar som hålls efter varje kommunstyrelse består av respektive nämnds ordförande och Ks ordförande och vice ordförande. Dessa träffar dokumenteras inte och rapporteras inte till kommunstyrelsen i dess helhet. Det är därför inte ett instrument för kommunstyrelsens uppsiktsplikt. 3.2 I vilken utsträckning begär kommunstyrelsen upplysningar från nämnderna och de kommunala bolagen? Granskningen visar att det saknas övergripande dokumenterade rutiner för hur uppsikten skall hanteras i Smedjebackens kommun. Den dokumentation som finns är den årliga planeringen för hur och när nämnderna skall redovisa ekonomi och verksamheter per den 30 april samt delårsbokslutet. I övrigt finns inga fastställda rutiner för hur man begär in upplysningar. När det gäller de kommunala bolagen framgår av ägardirektiven att Kommunstyrelsen ska ges den information och tillställas de handlingar som den begär. Karaktären och omfattningen av den fortlöpande informationen ska fastställas efter samråd med bolagets styrelse Jag kan konstatera att det inte finns fastställt hur och i vilken omfattning bolagen skall rapportera till kommunstyrelsen. Däremot sker en regelmässig rapportering till fullmäktige från nämnderna och de kommunala bolagen, se nästa stycke. 3.3 I vilken omfattning sker rapportering till fullmäktige I kommunallagens 3 Kap 15 framgår att nämnderna skall redovisa till fullmäktige hur de har fullgjort sådana uppdrag de fått av fullmäktige. Det framgår också att fullmäktige skall besluta om formerna och omfattningen av denna redovisning. I Smedjebackens kommun har fullmäktige en rutin som innebär att samtliga nämnder och kommunala bolag vid varje sammanträde med fullmäktige skall redovisa ekonomi och verksamhet. Dessa redovisningar dokumenteras inte. I protokollet anges enbart att budgetuppföljning har skett. Dessutom har kommunstyrelsen inte berett denna ekonomi -och verksamhetsredovisning. Det är således endast en rak information från nämnderna och bolagen utan att kommunstyrelsen har tagit del av informationen. Fullmäktige kan därför inte agera utifrån eventuella redovisade avvikelser Jag anser att denna information är väsentlig för fullmäktige. Däremot är det inget instrument för kommunstyrelsens uppsiktsplikt. 3.4 Resultat av enkäten I granskningen har en enkät skickats ut till samtliga ledamöter i kommunstyrelsen. 8 ledamöter av 13 har besvarat enkäten. En sammanställning av svaren och lämnade kommentarer bifogas rapporten. En enkät är ingen sanning men den ger en indikation om hur ledamöterna upplever, i detta fall, sin lagstadgade uppsikt. Av enkätsvaren att döma så finns det olika uppfattningar, men det indikerar på ett tyd- 5
ligt sätt att man upplever brister i hanteringen av kommunstyrelsens uppsikt. Delegering enligt kommunallagen 6