Sida 1 (15) Fakulteten för hälso- och livsvetenskap Checklista vid mottagande av utländsk personal Här finns en checklista med information för personal vid Fakulteten för hälso- och livsvetenskap som arbetar med internationella gästforskare, gästföreläsare, PhD och övrig inresande internationell personal. Listan är uppdelad i tre avdelningar; inför ankomst, vid ankomst och installerande i Kalmar/Växjö samt före avresa. Du finner webbversionen av Checklistan vid mottagande av utländsk personal på fakultetens hemsida under rubriken Personaladministration, Nyanställning. Checklista version: 2013-01-01 Fakulteten för hälso- och livsvetenskap 391 82 Kalmar Kontaktperson: Ulrika Petersson Telefon: 0480-44 73 18 E-post: ulrika.petersson@lnu.se
Sida 2 (15) CHECKLISTA inför ankomst av utländska gästforskare, gästföreläsare, PhD och övrig utländsk personal Gäst/namn Titel Ankomst/ Avresa Födelsedatum Land/ hemuniversitetet E-post Institution Värd Gästens hemland: Norden EU/EES Icke EUland Giltigt pass eller nationellt ID-kort Visum Inbjudan från Linnéuniversitetet Uppehållstillstånd Mottagningsavtal (gästforskare) Arbetstillstånd (lärare, adm personal etc) Sjukförsäkring Hemförsäkring Planera introduktion Checklistan genomgången av: Datum:
Sida 3 (15) EU/EES-medborgaren Giltigt pass eller nationellt ID-kort Trots att passkontroll endast sker i undantagsfall inom Schengenområdet, måste man kunna legitimera sig under vistelsen. Pass eller nationellt id-kort är de enda dokument som styrker identitet och medborgarskap. Vistelse i Sverige högst tre månader Om Linnéuniversitetet anställer t ex en gästforskare, gästlärare eller gästföreläsare från ett EU/EES-land, som inte redan är bosatt i Sverige, kan han eller hon börja arbeta direkt. Vistelse i Sverige längre än tre månader EU-medborgare vars vistelse i Sverige ska vara längre än tre månader ska registrera sin uppehållsrätt hos Migrationsverket senast tre månader efter inresan. Blankett Registration of right of residence (MIGR. 141011). Registreringsbeviset gäller tills vidare och behöver inte förnyas. För registreringen behöver EU/EES-medborgaren ett anställningsintyg från Linnéuniversitetet. Blankett från Migrationsverket kan användas, Anställningsintyg (MIGR. 227021). Finns på www.migrationsverket.se. Nordiska medborgare kan vistas och bo i Sverige utan några krav på registrering eller uppehållstillstånd. Icke EU-medborgare Giltigt pass eller nationellt ID-kort Kommer man från länder utanför EU/EES är pass den enda giltiga legitimationen. Vistelse i Sverige högst tre månader Visum Medborgare i ett flertal länder utanför EU behöver visum för inresa till Sverige. Vissa länder är dock undantagna bl.a. Australien, Japan, Kanada, Kroatien, Nya Zeeland och USA. Ett visum är tidsbegränsat och gäller under högst tre månader per halvår. Den som vill stanna längre tid i Sverige kan söka uppehållstillstånd för besök. Läs mer om visum på; http://www.migrationsverket.se/info/142.html och information om viseringar (visum) på; http://www.regeringen.se/sb/d/11660 En inbjudan från Linnéuniversitetet måste bifogas ansökan om visum.
Sida 4 (15) Inbjudan från Linnéuniversitetet Vi de tillfällen då gästforskaren måste ansöka om visum, ska en inbjudan från Linnéuniversitetet bifogas ansökan. Inbjudan från Linnéuniversitetet kan innehålla följande uppgifter: den sökandes namn och födelsedatum varför den sökande ska besöka Sverige inbjudan gäller fr.o.m. - t o m försörjning information om försäkring kontaktperson vid institutionen Uppehållstillstånd Den som på förhand vet att han eller hon vill vara i Sverige längre tid än tre månader ska söka uppehållstillstånd. Uppehållstillstånd kan man ansöka om vid ambassad eller utlandsmyndighet i hemlandet. Ansökan behandlas av Migrationsverket och beslut skickas till ambassad/utlandsmyndighet. Det finns även en elektronisk ansökan att fylla i på Migrationsverkets hemsida för vissa målgrupper t ex gästforskare och doktorander. Ansökan går elektroniskt direkt till Migrationsverket och man behöver bara gå till ambassaden för att hämta ut beslutet. Tillståndet ska vara klart innan avresa från hemlandet. Från och med fredag 20 maj 2011 får den som beviljas uppehållstillstånd ett uppehållstillståndskort (UT-kort) som bevis för sitt tillstånd. UT-kortet innehåller foto och fingeravtryck som lagras digitalt. Den som inte redan har lämnat fingeravtryck eller fotograferats kommer att få tillfälle att göra det innan kortet tillverkas. Läs mer i Migrationsverkets faktablad om UT-kortet. För att få tillståndet krävs för gästforskare att Linnéuniversitetet har upprättat ett mottagningsavtal för gästforskare och för doktorander ett intyg om försörjning i Sverige. Läs mer på migrationsverkets hemsida; Om uppehållstillstånd för gästforskare; http://www.migrationsverket.se/info/175.html Blankett Ansökan om uppehållstillstånd för gästforskare (MIGR. 126011) på engelska Application for a residence permit for a visiting researcher (MIGR. 127011) Om uppehållstillstånd för studerande och doktorander; http://www.migrationsverket.se/info/151.html#h-ansokaomuppehallstillstand
Sida 5 (15) Blankett Ansökan om uppehållstillstånd för studerande och doktorander (MIGR. 104031) engelska Application for residence permit for students and doctoral students (MIGR. 105031). Övriga kategorier ansöker om Uppehållstillstånd för besök eller bosättning. (MIGR. På svenska 114021 eller engelska 115 021). Angående medföljande till gästforskare eller annan arbetstagare Make, maka eller sambo och minderåriga barn under 18 år kan få uppehållstillstånd för samma tid som gästforskaren. Make, maka eller sambo kan också få arbetstillstånd om gästforskaren fått tillstånd för minst sex månader. Angående medföljande till doktorand Eftersom doktorander med utbildningsbidrag räknas som studerande, så gäller andra regler än för anhöriga till gästforskare. Familjemedlem till en student med uppehållstillstånd för studier kan också få uppehållstillstånd för samma tid, om han/hon uppfyller villkoren för detta. Han/hon får dock inte arbeta under tillståndstiden. Mottagningsavtal Ett särskilt mottagningsavtal ska användas då forskare från länder utanför EU eller EES bjudits in av Linnéuniversitetet för att bedriva forskning i Sverige längre tid än tre månader. Mottagningsavtalet är en förutsättning för att universitetet ska få ta emot gästforskaren och för att forskaren ska kunna få uppehållstillstånd. Avtalet är en del av gästforskarens ansökan om uppehållstillstånd. Avtalet måste skrivas under av både universitetet och gästforskaren. Blankett finns på www.migrationsverket.se. Mottagningsavtal för gästforskare i Sverige (MIGR. 230011) eller engelska Form Hosting Agreement (MIGR. 231011). Avtalet ska bl. a innehålla uppgifter om: syfte, längd och finansiering av forskningsprojektet gästforskarens kvalifikationer för att genomföra uppdraget gästforskarens arbetsvillkor en heltäckande sjukförsäkring om gästforskaren ska vistas kortare tid i Sverige än ett år tillräckliga medel för uppehälle för gästforskaren under vistelsen i Sverige och för återresan (gällande från 1 april 2010, 2
Sida 6 (15) Högskoleverkets föreskrifter: En gästforskare ska minst ha tillgång till 8 700 kr för sitt uppehälle under varje månad av sin vistelse i Sverige) Arbetstillstånd Nordiska medborgare Nordiska medborgare kan arbeta och bo i Sverige utan några krav på arbetstillstånd, registrering eller uppehållstillstånd. EU/EES-medborgare Som EU/EES-medborgare har du rätt att arbeta i Sverige utan arbets- och uppehållstillstånd. Vill du stanna längre än tre månader måste du registrera dig hos Migrationsverket. Vid inresan till Sverige behöver du ett giltigt pass eller ett identitetskort där medborgarskapet framgår. Icke EU-medborgare Medborgare från ett land utanför EU, som ska arbeta i Sverige, måste ha ett arbetstillstånd. Gäller arbetet mer än tre månader behövs även ett uppehållstillstånd. För arbete som varar kortare tid än tre månader måste medborgare i vissa länder ha visum. Undantag från kravet på arbetstillstånd gäller bl. a gästforskare och studenter vid universitet och högskola. Gästforskare behöver ett mottagningsavtal, se ovan. Läs mera om arbetstillstånd och vad som krävs på www.migrationsverket.se/info/160.html Annat engagemang än gästforskare Anställer universitetet t ex en gästlärare eller administrativ personal från ett tredje land, krävs en ifylld blankett; Anställningserbjudande/Offer of Employment används (MIGR232011) som finns på www.migrationsverket.se. Blanketten ska användas vid första ansökan och vid förlängning. Mer information finns på blanketten. Sjukförsäkring Det är viktigt att gästforskaren och ev. medföljande har en sjukförsäkring under vistelsen i Sverige. Om man omfattas av den svenska sjukförsäkringen eller ej beror på många olika faktorer; dels om det gäller doktorander med utbildningsbidrag eller forskare efter doktorsexamen, dels hur forskningen finansieras, forskarens medborgarskap, vilket land forskaren kommer ifrån, tiden för vistelsen i Sverige, tiden för eventuellt uppehållstillstånd samt grunden för tillståndet. Gästforskaren bör innan avresa kontakta sin försäkringskassa i hemlandet för att tala om att de ska bo/arbeta i Sverige. De kan då få svar på vad som gäller och var de ska vara försäkrade. Ny EUlagstiftning gäller från 1 maj 2010 som jämställer doktorander och studerande med förvärvsarbetare. Sverige har också konventioner med vissa länder utanför EU. Kontakta alltid Försäkringskassa i Sverige om något är oklart inför ankomst av utländska gästforskare.
Sida 7 (15) Hemförsäkring För att skydda personliga tillhörigheter, rekommenderas gästen att ta en hemförsäkring i hemlandet innan avresa. Möjlighet finns också att kontakta ett svenskt försäkringsbolag om gästen stannar en längre tid. Familj Kommer familjen med? Tänk då på att de också kan behöva visum, uppehållstillstånd mm, beroende på medborgarskap och längd för vistelsen. De behöver också se till att det finns en heltäckande sjukförsäkring. Bostad Linnéuniversitetet har inte några egna lägenheter att tillgå och har inte någon skyldighet att ordna med boende till gäster men den som tar hit en gäst bör hjälpa till och informera vart gästen kan vända sig för att söka efter ett boende. Planera introduktion Planera vilken introduktion som ska ges på institutionen och undersök vad som sker på universitetet den aktuella perioden. Förbered arbetsplats, dator, nycklar och passerkort. Ska en fadder utses? Vilka på universitetet ska gästforskaren träffa under introduktionen? Anordnas någon mottagning? Anmälan till svenskakurs?
Sida 8 (15) CHECKLISTA vid ankomst och installerande av utländska gästforskare, gästföreläsare, PhD och övrig utländsk personal. Gäst/namn Titel Ankomst/ Avresa Födelsedatum Land/ hemuniversitetet E-post Institution Värd Gästens hemland: Norden EU/EES Icke EUland Praktisk introduktion Registrera uppehållsrätt hos Migrationsverket vid vistelse längre än 3 månader. Skatteverket. Folkbokföring eller samordningsnummer. Skatt Sjukvård och Sjukförsäkring Bankkonto ID-kort Checklistan genomgången av: Datum:
Sida 9 (15) Praktisk introduktion Det är viktigt att den nyanlända forskaren blir väl introducerad vid Linnéuniversitetet och institutionen. Framför allt är det viktigt att känna till rättigheter och skyldigheter man har som exempelvis doktorand. Olika regler kan gälla för anställda respektive för dem som har stipendium. Foldern Guide för anställda kan överlämnas till den nyanställde, vilken innehåller information kring anställningen, så som löneutbetalning, arbetstider, personalaktiviteter mm. Se även personalavdelningens Checklista för introduktion vid Linnéuniversitetet. Registrera uppehållsrätt EU-medborgare vars vistelse i Sverige ska vara längre än tre månader ska registrera sin uppehållsrätt hos Migrationsverket senast tre månader efter inresan. Blankett Registration of right of residence (MIGR. 141011) finns på www.migrationsverket.se. Registreringsbeviset gäller tills vidare och behöver inte förnyas. Gäller det en anställning så ska EU/EES-medborgaren bifoga ett anställningsintyg från Linnéuniversitetet. Läs mer på www.migrationsverket.se/info/147.html. Blankett från Migrationsverket kan användas, Anställningsintyg (MIGR. 227021). Gäller det en doktorand med annan finansiering än lön, så räknas man som student. Mer information om t ex vilka dokument som ska bifogas finns på www.migrationsverket.se/info/149.html OBS! Nordiska medborgare kan vistas och bo i Sverige utan några krav på registrering eller uppehållstillstånd. Skatteverket Folkbokföring. Gästforskaren ska omedelbart folkbokföra sig hos Skatteverket, om vistelsen i Sverige planeras bli ett år eller längre, för att få svenskt personnummer. Personligt besök underlättar handläggningen. Om vistelsen är kortare tid än ett år, kan personen få ett samordningsnummer av Skatteverket. Detta nummer används bl. a vid betalning av SINK-skatt, vid kontakt med olika myndigheter och vid ansökan om att öppna bankkonto. Läs mer om samordningsnummer på http://www.skatteverket.se/rattsinformation/meddelanden/2010/meddelanden 2010/skvm201003.5.233f91f71260075abe8800024297.html Blankett Rekvisition av samordningsnummer (782417.pdf). Finns på www.skatteverket.se Skatt SINK-skatt, preliminärskatt eller forskarskatt? Vilket som är fördelaktigast för gästforskaren kan bero på många olika faktorer. Kontakta alltid en handläggare om du är osäker.
Sida 10 (15) Obegränsat eller begränsat skattskyldig Obegränsat skattskyldig gäller bosatt, person med stadigvarande vistelse eller väsentlig anknytning till Sverige. Begränsat skattskyldiga är övriga. Som regel gäller följande när man anlitar utländsk personal: Kortare tid än 6 mån Begränsad skattskyldighet SINK-lagens regler Inkomstskattelagen möjlighet att välja Längre tid än 6 månader Obegränsat skattskyldig i Sverige Inkomstskattelagens regler Skatteavtal Skatteavtal finns med nästan 90 länder. Kontrollera om Sverige har skatteavtal med aktuellt land. Skatteavtalet är till för att undvika beskattning i två länder. Det kan bara begränsa ett lands rätt att beskatta, inte utöka. De flesta skatteavtalen finns på Skatteverkets hemsida www.skatteverket.se, se A-Ö och klicka på Skatteavtal. Stipendier och bidrag är oftast skattefria. I vissa avtal har Sverige avstått sin rätt att beskatta inkomster för professorer/lärare eller forskare. Mera information och en handledning för beskattning finns på Skatteverkets hemsida, se A-Ö och klicka på Obegränsat eller begränsat skattskyldig. SINK-skatt (Särskild inkomstskatt för utomlands bosatta) om personen anställs för max 6 månader. Läs mer om SINK-skatt på www.skatteverket.se. Tillfälligt anställda i Sverige, Snabbfakta (31511_02.pdf). Preliminärskatt om personen anställs för 6 månader eller mer. Detta görs på blanketten SKV 4402, som man beställer direkt från www.skatteverket.se. Ansökan om skattelättnad (forskarskatt) till Forskarskattenämnden senast tre månader efter påbörjat arbete. http://forskarskattenamnden.se/forskarskattenamnden/summaryinenglish/taxr eliefforforeignkeypersonnel.4.383cc9f31134f01c98a800018147.html Sjukvård och Sjukförsäkring Forskare som stannar i Sverige kortare tid än ett år Forskare från Norden, EU/EES och Schweiz
Sida 11 (15) Forskare från dessa länder som är anställda vid Linnéuniversitetet för kortare tid än ett år erhåller vård på samma villkor som personer bosatta i Sverige, dvs. de betalar endast patientavgift. För vårdgivaren ska denna grupp kunna visa upp sitt pass eller nationella ID-kortet samt Anställningsintyg (MIGR. 227021) som visar att han/hon är anställd vid Linnéuniversitetet. Blanketten finns på www.migrationsverket.se. Om personen inte har en anställning ska han/hon istället ha med sig sitt europeiska sjukförsäkringskort (EHIC) från hemlandet. Observera att personer som inte har en anställning endast har tillgång till nödvändig vård, medan anställda har tillgång till både nödvändig och planerad vård. Forskare från länder utanför Norden, EU och EES För forskare som är medborgare i länder utanför Norden, EU/EES och som har en anställning vid Linnéuniversitetet för kortare tid än ett år/vistas i Sverige kortare tid än ett år, kan Linnéuniversitetet teckna en GIF-försäkring med Kammarkollegiet. GIF-försäkringen ersätter bl. a nödvändiga och skäliga kostnader för akut sjuk- eller tandvård när den försäkrade under försäkringstiden drabbas av sjukdom eller olycksfall. Inskrivning och registrering hos Försäkringskassan En person som bosätter sig i Sverige utan att bli folkbokförd, måste anmäla sig till Försäkringskassan. En person som kommer till Sverige för att arbeta kan anmäla detta till Försäkringskassan. Försäkringen aktualiseras annars vid ansökan om förmån. Se faktablad Försäkrad när du bor eller arbetar i Sverige (FK4068_Fa). Vad krävs för att registrera sig? Se blanketten Uppgifter för registrering (Blankett 5456) (eng. Registration Information (Blankett 5456) där det också står vilka bilagor som ska bifogas. Blanketten finns på www.forsakringskassan.se, sök Privatpersoner, Faktablad, Arbetsgivare. Medföljande personer (familj) Olika villkor gäller för medföljande beroende på vilken typ av arbets- /uppehållstillstånd som gäller samt finansieringen av uppehället. Observera att medföljande personer inte omfattas av forskarens GIFförsäkring. I fall då de medföljande inte blir folkbokförda, blir kostnaderna för läkarbesök de faktiska, vilka är avsevärt högre än den patientavgift man som folkbokförd betalar för läkarbesök. En försäkring tecknad innan avresan från hemlandet är därför nödvändig. Om en försäkring för den medföljande inte finns, ber vi dem kontakta Linnéuniversitetet och meddela detta. En GIFförsäkring kan då tecknas även för den medföljande men som denne får bekosta själv. För nordiska medborgare, se även följande webbsidor; http://www.nordsoc.org/ http://www.nordsoc.org/global/pdf/broschyr_svenska.pdf
Sida 12 (15) Forskare som stannar mer än ett år Forskare som har en anställning för mer än ett år eller vistas i Sverige i mer än ett år ska registrera sig som bosatta i Sverige (folkbokföras hos Skatteverket) och får då vård på samma villkor som övriga personer bosatta i landstinget. När du är folkbokförd i Sverige behöver du inte anmäla dig till Försäkringskassan förrän du begär en förmån. Fyll i blanketten Uppgifter för registrering(5456) och skicka till Försäkringskassan. Den finns på www.forsakringskassan.se, under fliken Blanketter, Ladda ner blanketter, Register och registrering. Medföljande personer (familj) På vilket sätt medföljande omfattas av Socialförsäkringslagen beror på om de har anställning, studerar eller enbart bor i Sverige. När det gäller rätten till sjukvård regleras denna rätt inte i reglerna om socialförsäkring, utan av hälso- och sjukvårdslagen och är kopplad till folkbokföringen. Däremot omfattas rätten till sjukvård av EU-lagstiftningen. Därför har det betydelse i vilken situation personen befinner sig. OBS! Kontakta alltid Försäkringskassan om något är oklart. Det finns en särskild kontaktsida för Myndigheter och samarbetspartners. Vi behöver alltså inte ringa till Kundcenter för privatpersoner. Gå till www.forsakringskassan.se och fliken Myndighet och samarbetspartner. Där finns kontaktuppgifter för telefon till Försäkringskassans Kundcenter för partner. Bankkonto Internationella gäster och internationella studenter vid Linnéuniversitetet hänvisas till Nordea. Gäst som vill öppna bankkonto ska ha med sig: ett intyg att de är gästforskare/stipendiat på Linnéuniversitetet. passet Det finns olika typer av konton som gästen kan få, men som regel bör man stanna i Sverige minst 6 månader för att få öppna ett lönekonto. Om man stannar kortare tid, så finns det andra typer av konton som man kan öppna, men då är det inte kopplat betalkort eller betaltjänster till kontot. Vill institutionen överföra lön till gästen, så finns blankett för transferering av lön till utländsk bank.
Sida 13 (15) ID-kort Man ansöker om ett ID-kort hos Skatteverket. Sökanden måste besöka Skattemyndigheten personligen för att bli fotograferad, styrka sin identitet*, bevisa att han/hon har ett svenskt personnummer eller samordningsnummer samt uppvisa kvitto på att avgiften på SEK 400 är inbetald till Skatteverkets konto. *Styrka sin identitet, innebär att om gästen är EU-medborgare och har ett giltigt s.k. EU-pass (eller ett pass från Island, Liechtenstein, Norge eller Schweiz från 2006-09-01 eller senare, så räcker det med att passet visas upp). För alla andra utländska gäster krävs det att en intygsgivare följer med. Detta kan vara t ex en institutionsföreståndare eller internationell handledare vid universitetet. Se Skatteverkets sida om ID-kort för mer information. http://www.skatteverket.se/privat/idkort.4.6f9866931215a607a4f80002591.ht ml
Sida 14 (15) CHECKLISTA före avresa För utländska gästforskare, gästföreläsare, PhD och övrig utländsk personal. Gäst/namn Titel Ankomst/ Avresa Födelsedatum Land/ hemuniversitetet E-post Institution Värd Gästens hemland: Norden EU/EES Icke EUland Bostad Bank Pensionsmyndigheten Folkbokföring och adress Returnera lånematerial Forskningsmaterial Checklistan genomgången av: Datum:
Sida 15 (15) Bostad Säg upp hyresavtal i god tid innan avresa. Se till att gästen lämnar nyckel/nycklar och tar med personliga tillhörigheter. Bank Gästen bör avsluta eventuella bankkonton. Pension Som anställd vid Linnéuniversitet omfattas man av tjänstepensionsavtalet PA03. När gästen slutar sin anställning vid Linnéuniversitetet, kan han/hon behöva kontakta Pensionsmyndigheten. Den som har arbetat och betalat skatt i Sverige har tjänat in till svensk pension. Den har man alltid rätt till även om man bor i ett annat land. Pensionsmyndigheten kan sätta in pensionen på ett utländskt bankkonto. Läs mera på Pensionsmyndighetens hemsida under Bosatt utomlands. www.pensionsmyndigheten.se/bosattutomlands.html Folkbokföring och adress När gästen flyttar från Sverige ska han/hon senast en vecka före utresan anmäla detta till skattekontoret. Gästen avregistreras då från folkbokföringen. Observera att man inte nödvändigtvis upphör att vara skattskyldig i Sverige när man avregistreras från folkbokföringen. De uppgifter som lämnas i utflyttningsanmälan kan komma att användas vid bedömningen av eventuell skattskyldighet. Se Skatteverkets blankett Anmälan flyttning till utlandet (SKV 7665) eller den engelska blanketten Notification, Moving Abroad (SKV 7665b). OBS! Se till att gästen lämnar uppgift om den nya adressen, även om han/hon bara flyttar inom Sverige. Lånematerial Meddela gästen att allt lånat material ska återlämnas. Nycklar och passerkort mm lämnas tillbaka och eventuella kvittenser skrivs på. Forskningsmaterial Se till att forskningsmaterialet är arkiverat på institutionen. Be gästen städa tjänsterummet från personliga saker.