Det framgångsrika styrelsearbetet i ideella organisationer - Vilka är de grundläggande förutsättningarna för styrelsearbete i en ideell föreningen? 2015-09-23
Föreläsare Ove Liljedahl Styrelseinstitutet Satish Sen Kaleidoscope Stefan Norell Grant Thornton Svante Nylén Grant Thornton 2
Bilderna hämtas på nätet www.grantthornton.se/styrelsekurs 3
Varför just ideella föreningar? Det finns fler än 200 000 ideella föreningar i Sverige Ideellt ändamål krävs I regel räknas varje syfte som inte är att främja medlemmarnas ekonomiska intressen Många olika typer av verksamheter drivs som ideella föreningar; Den lilla föreningen styrelsen gör allt Den medelstora anställda Den större kansli och verksamhetschef Både ideell förening och näringsdrivande verksamhet 4
Ideellt arbete ökar i Sverige men ändrar karaktär Varannan vuxen svensk arbetar årligen ideellt i en förening Fler näringsdrivande; Nya krav mera pengar nya och högra risker = nya dimensioner! Idag finns många föreningar som har omfattande verksamhet och drivs med "affärsmässiga" risker De flesta kanske fortfarande är "ideella" till syftet, men omfattning och inriktning gör dem affärsdrivande Utökade legala krav på bokföring och Årsredovisning Leder till ökade krav på styrelse och verksamhetschef 5
Några typiska särdrag för ideella organisationer Bygger på en idé Strävar inte efter vinst Styrelseledamöter tillsatta utifrån andra kriterier än strikt kompetens Svårare att ställa professionella krav Många särintressen Otydligt och komplicerat beslutsfattande Svårt att genomföra beslut Otydliga framgångsmått Brister i styrelsearbetet är vanligt förekommande 6
Seminarieserie med en röd tråd.. Vilken är de grundläggande förutsättningarna för styrelsearbete i en ideell föreningen? Hur bedrivs ett framgångsrikt styrelsearbete i ideella organisationer? (30 september) Vilket ansvar har styrelsen? (10 november) Gå samtliga och få ett intyg! 7
Disposition Vad är styrelsens roll? Vad kan styrelsearbetet tillföra organisationen? Vilka krav ställs på styrelsen och på ledamöterna? Hur utses en styrelse, och vilka ska arbeta där? 8
Lagar reglerar styrelsens roll och uppgift Aktiebolagslagen Lag om ekonomiska föreningar Stiftelselagen Bostadsrättslagen Samfällighetslagen Ideella föreningar saknar särskild lagstiftning Bokföringslagen viktig att följa Dessutom regleras ansvarsfrågor i en mängd andra lagar som vi återkommer till den 10 november 9
Vad gäller då i praktiken? Stadgar krävs och är viktig vägledning för styrelsens arbete och ansvar Vägledning utifrån lagar för andra företagsformer samt god sed Bokföringsskyldighet enligt Bokföringslagen 10
De fyra bolagsorganen i aktiebolagslagen - översatt till ideella föreningar Högsta beslutande organ där medlemmarna beslutar om föreningens angelägenheter Föreningsstämma Valberedning Tillsätter Tillsätter Ansvarar för föreningens förvaltning enligt stadgar och medlemmarnas beslut. Styrelse Granskar Revisor Ansvarar för föreningens löpande förvaltning enligt styrelsens anvisningar Tillsätter Verksamhetschef Granskar Granskar föreningens årsredovisning och bokföring, samt styrelsens och verksamhetschefens förvaltning. 11
Föreningsstämman är högsta beslutande organ Medlemmarnas rätt att besluta i föreningens angelägenheter utövas vid föreningsstämman Utser styrelse, (ordförande) och revisor (ev. valberedning) Beslutar om stadgar och beslutsordning Fastställer årsredovisning, disposition av resultat Beslutar om ansvarsfrihet för styrelse (verksamhetschef) Formulerar riktlinjer till styrelsen avseende förvaltningen av verksamheten utöver stadgarna 12
Styrelsens huvuduppgifter i en ideell förening är ganska tydliga i verkligheten Organiserar, förvaltar, följer upp och kontrollerar Har ett kollektivt ansvar för sina beslut Säkerställer instruktioner och attestrutiner Fortlöpande följer upp den ekonomiska situationen Delegerar med omsorg och följer upp resultatet ansvaret kan inte delegeras Kallar till styrelsemöten och stämmor Tillsätta och avsätta verksamhetschef Ansvara för att bokföring sköts och att Årsredovisning upprättas Ansvarar för att lagar och regler följs samt att skatter och avgifter inbetalas Följa riktlinjer enligt stadgarna och från föreningsstämman om de inte strider mot lagar och regler 13
Styrelsens uppgift i praktiken Tolkar medlemmarnas vilja och förväntningar beslutar om mål och strategier Följer upp att verksamheten drivs enligt medlemmarnas vilja och förväntningar Fattar framtidsinriktade beslut Ansvar gentemot föreningens medlemmar och gentemot tredje man Kallar till extra föreningsstämma vid behov Mer om detta i seminarium 2 och 3 14
Vad är god sed? God sed är vägledande praxis, men ej lagstiftade krav FRII har infört kvalitetskod med krav på arbetsordning för styrelsens arbete Riktlinjer Svensk Insamlingskontroll Finna vägledning från näringslivet, tex. StyrelseAkademien Vägledning till god styrelsesed eller Svensk kod för bolagsstyrning 15
Vad kan då anses vara god sed för styrelsearbete i en ideell förening? Medlemmarnas bästa beaktas genom att uppfylla syfte och ändamål enligt stadgarna Oberoende och jävsfrågor styrelsen ska kunna agera oberoende från medlemmar och föreningens ledning Tydlig ansvarsfördelning mellan medlemmar, styrelse och verksamhetschef Kunskapskrav på styrelsens ledamöter vid behov utbildning Processer för ersättningsfrågor och utvärdering av styrelsens arbete Systematisk uppföljning av verksamhetens utveckling samt av fattade styrelsebeslut 16
Disposition Vad är styrelsens roll? Vad kan styrelsearbetet tillföra organisationen? Vilka krav ställs på styrelsen och på ledamöterna? Hur utses en styrelse, och vilka ska arbeta där? 17
Styrelsearbetet kan lyfta verksamheten Skapar förutsättningar för förbättrad samverkan mellan medlemmar, styrelse och verksamhetschef Säkerställer att rätt roll utövas i rätt forum Leder till ökad fokus på verksamhetens utveckling Ökad medlemsnytta och ofta samhällsnytta Tillför kompetens och erfarenhet utifrån de utmaningar verksamheten står inför Ökar möjligheten till positiv utveckling/överlevnad 18
Den konkreta nyttan Formulerar mål efter medlemmarnas vilja Strategisk resurs för ekonomisk stabilitet Identifierar frågor som utvecklar föreningens verksamhet, utformar och tar beslut samt följer upp genomförande Ser till att formalia enligt stadgar och lagar efterlevs Fungerar som bollplank åt verksamhetschef Utökar föreningens kontaktnät 19
Viktig nytta för större organisationer Höjer kvalitén på beslutsunderlagen Ser till att verksamhetsplan utarbetas och implementeras Aktiv hjälp vid investerings-, personal- och marknadsfrågor och andra utmaningar Identifierar och hanterar de kritiska risker som en förening kan utsättas för 20
Styrelsearbetet måste anpassas till verksamhetens behov om styrelsen ska tillföra nytta Möten hålls när verksamheten behöver det! Agera omedelbart vid en krissituation! Sök de kompetenser styrelsen saknar vid viktiga beslut Snabb utveckling eller stora satsningar kräver mer tid av styrelsen Sätt tydliga mål som förankras hos medlemmarna 21
Disposition Vad är styrelsens roll? Vad kan styrelsearbetet tillföra organisationen? Vilka krav ställs på styrelsen och på ledamöterna? Hur utses en styrelse, och vilka ska arbeta där? 22
Vem företräder jag som styrelseledamot? Strikt lojalitetskrav mot verksamheten föreligger! Företräder helheten och kollektivet Styrelseuppdrag är ett förtroendeuppdrag viktigt att verka för att uppfylla stadgarnas och stämmans målsättningar Sekretessfrågor viktiga för att inte skada föreningen Lojalitet, respekt och integritet är viktiga grundläggande förutsättningar i styrelsearbetet Fokus på verksamheten och föreningens bästa när medlemsviljorna är splittrade 23
Lojalitetskravets efterlevnad sätts ofta på prov Politiskt tillsatta styrelser Särintressen hos styrelseledamöter vanligt inom förbundsstrukturer och branschorganisationer Ledamot verkar på mandat av en falang Problem när verksamheten drivs inom flera olika juridiska personer aktiebolag, stiftelse och ideell förening Oberoende och jävsfrågor viktiga att hantera enligt god sed! 24
Ansvarsfördelningen viktig att hantera En medlem kan ha många roller medlem, styrelse, verksamhetschef och funktionär Viktigt att renodla rollerna för att styrelsearbetet ska kunna fungera Bra vattendelare Handlar om medlemmarnas bästa föreningsstämma Handlar om vad/vad inte föreningen ska göra styrelsemöte Handlar om hur föreningen ska göra det verksamhetschef/kansli 25
Disposition Vad är styrelsens roll? Vad kan styrelsearbetet tillföra organisationen? Vilka krav ställs på styrelsen och på ledamöterna? Hur utses en styrelse, och vilka ska arbeta där? 26
Vanligt med valberedning i ideella föreningar Arbetar på uppdrag av föreningsstämman Utses normalt av medlemmarna framgår av stadgarna Ofta tre personer, varav en sammankallande Olämpligt att aktiva styrelseledamöter ingår Föreslår personer som är lämpliga styrelseledamöter och föreslår deras arvoden Kan också ge förslag på andra funktionärer Valberedningens förslag bifogas kallelsen till stämman Andra förslag till ledamöter kan förekomma på stämman 27
Viktigt om valberedningens arbete Ta del av instruktionen från stämman Konkretisera medlemmarnas förväntningar på styrelsen Måste veta vart verksamheten är på väg Måste ha kunskap om kvaliteten på det nuvarande styrelsearbetet aktiv i styrelseutvärderingen Offentliggöra sitt förslag i god tid före stämman 28
Några kunskapskrav finns inte Vem som helst kan arbeta i en styrelse I vissa fall strikt formella begränsningar myndig, inte i konkurs, inte näringsförbud Stadgarna kan kräva viss kompetens (medlemskap) Krav på deltagande i styrelsearbetet tillräckligt med tid för aktivt deltagande Förväntas kunna ta del av och bedöma ärenden självständigt utbildning vid behov När styrelsens samlade kompetens inte täcker behovet adjungera specialist inför beslut 29
Innan en styrelse utses. Vart vill vi? Var befinner sig verksamheten idag? Vilka är de viktigaste utmaningarna på tre till fem års sikt? Vad behöver vi tillföra styrelsen för olika kompetenser för att möta dessa? 30
Vilka ska väljas att arbeta i föreningens styrelse? Enbart medlemmar? Bevisad erfarenhet, kunskap och kompetens Matcha mot behov - inte på tillgänglighet Säkerställ motiv hos den som ska väljas in i styrelsen Genuint intresserad av föreningens verksamhet och utmaningar? Verkar för helhetens bästa Kan skilja på att leda från styrelserummet vs att leda från operativt 31
Vilka egenskaper har en bra ordföranden? En ordföranden bör ha en god dokumenterad förmåga att: - Leda styrelsemöten - Formulera styrelsens beslut - Vara länken mellan medlemmar, verksamhetschef och styrelsen - Fungera som stöd och bollplank åt verksamhetschef och övriga funktionärer Har mött och tacklat föreningsrelaterade utmaningar ett antal gånger tidigare generalisterfarenhet Helikopter inte cykelställsperspektiv Duktig och villig att dokumentera Förståelse för den ideella föreningens situation Har tid för att utföra sitt uppdrag 32
Hur bedrivs ett framgångsrikt styrelsearbete i ideella organisationer? Disposition 30 september Vilka är de viktigaste förutsättningarna för styrelsearbete i ideella föreningar? Hur organiseras styrelsearbetet? Vilka frågeställningar har styrelsen på sitt bord? Hur fördelas ansvaret mellan medlemmar, styrelse och verksamhetschef? Hur hanteras medlemsfrågorna? Hur arbetar styrelsen med den långsiktiga strategiska utvecklingen av verksamheten? 33
Styrelseuppdrag i ideella föreningar är inte en andra värnplikt! Många ideella föreningar förväxlar idealitet med att alla ska sitta sin tid i styrelsen oavsett föreningens behov och medlemmens kompetens! 34
Sanning och konsekvens I föreningar med många falanger obstruerar många styrelsens arbete för sitt särintresse. Visa alla medlemmar på konsekvenserna av detta. Vid behov kalla på extra föreningsstämma.
Man får det man betalar för! Många ideella föreningar förväntar sig att även specialister ska ställa upp gratis utan att resten av föreningen agerar professionellt. 36
Tillfälligt behov av kompetens behöver inte sitta i styrelsen Adjungera, advisory board, anlita en expert. 37