TJÄNSTESKRIVELSE. Redovisning av obesvarade motioner och medborgarförslag år 2018 KS/2019:38 TJÄNSTESKRIVELSE. Kommunstyrelsen

TJÄNSTESKRIVELSE 2019-01-28 Kommunstyrelsen Erika Nysäter Kvalificerad utredare Telefon 08 555 010 97 erika.nysater@nykvarn.se Redovisning av obesvarade motioner och medborgarförslag år 2018 KS/2019:38 Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna redovisingen av obesvarade motioner och medborgarförslag. Sammanfattning av ärendet Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning 23 ska fullmäktiges presidium årligen under hösten redovisa de motioner och medborgarförslag som inte är färdigberedda. TJÄNSTESKRIVELSE Enligt kommunallagen 5 kap. 35: En motion eller ett medborgarförslag ska om möjligt beredas på sådant sätt att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att motionen eller medborgarförslaget väcktes. Om beredningen inte kan avslutas inom denna tid, ska detta och vad som har kommit fram vid beredningen anmälas till fullmäktige inom samma tid. Fullmäktige får då avskriva motionen eller medborgarförslaget från vidare handläggning. En nämnd som handlägger medborgarförslag ska minst en gång om året informera fullmäktige om de beslut som fattats i ärendena. Nämnden ska även informera om de ärenden som inte har avgjorts inom ett år. När det gäller ärenden som inte har avgjorts ska fullmäktige upplysas om vilka ärendena är och bör även informeras om anledningen till att ärendena inte avgjorts och när beslut kan beräknas fattas. Det finns 13 inkomna motioner, varav 5 är obesvarade inom den stipulerade tiden av ett år. Det var tidigare otydligt vilken rutin som gällde avseende hantering av motioner varför kommunen har antagit en tydlig anvisning för hantering av motioner för att Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 1(6)

förtydliga och effektivisera hanteringen. Syftet är att inga obehandlade motioner ska bli liggande utan att beredning sker effektivt så att motioner besvaras i tid. Det finns 17 inkomna medborgarförslag, varav 5 är obesvarade inom den stipulerande tiden av ett år. Kommunen har antagit en anvisning för medborgarförslag för att effektivisera och påskynda hanteringen så att alla medborgare ska få svar i tid. Ärendena har högsta prioritet. Fullmäktige kan vid behov avskriva äldre ärenden som har blivit inaktuella. Ärendet Medborgarförslag som ej är färdigberedda inom den stipulerade tiden av ett år Medborgarförslag Att placera kommunens symbol med vattenhjul och sländan vid rondellen väg 509 och Centrumvägen. Medborgarförslaget anmäldes på TJÄNSTESKRIVELSE kommunfullmäktige den 23 maj 2017 och ska vara färdigberett till kommunfullmäktige senast den 19 april 2018. KSAU beslutade 2018-03-12 att ärendet ska kompletteras innan behandling i KS. Medborgarförslag Utred om det finns möjlighet till egen kommunal vattentäkt inom kommunen. Medborgarförslaget anmäldes på kommunfullmäktige den 23 maj 2017 och ska vara färdigberett till kommunfullmäktige senast den 19 april 2018. KSAU beslutade 2018-03-12 att ärendet ska kompletteras innan behandling i KS. Medborgarförslag Flytta fotbollsmålet vid Björkestahallen till parken nedanför Tjäderspelsvägen. Medborgarförslag som KF 2017-09-13 har lämnat till KS för beredning och till KF för beslut. Utredning pågår. Medborgarförslag Upprätta information och policies för att möjliggöra delning av kommunens offentliga konst. Medborgarförslag som KF 2017-09-13 har lämnat till KS Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 2(6)

för beredning och till KF för beslut. Beräknas gå upp till kommunstyrelsen i mars och beslutas av fullmäktige den 11 april 2019. Medborgarförslag Namnförslag till nya torget i Nykvarns centrum. KF 2017-10-26 har lämnat ärendet till BMN för beredning och beslut. Beräknas gå upp i BMN i februari för att gå upp till styrelsen i mars och beslutas av fullmäktige den 11 april 2019. Övriga medborgarförslag som är under utredning och inom den stipulerade tiden ett år Medborgarförslag - Restaurera Älgbostad, försiktigt med start nu Medborgarförslag - Nykvarns kommun bör stärka sitt engagemang i klimatomställningen Medborgarförslag - Anlägg en MTB bana i Mörbyområdet Medborgarförslag - Inför elektroniska medborgarförslag som ett komplement till blanketter Medborgarförslag - Sätt upp bommar vid infarten till Hökmossbadet Medborgarförslag - förebygga barns exponering av för mycket sol i förskola/skola. Hudcancer ökar i Sverige Medborgarförslag - Att Nykvarns kommun inför "lovfritids" Medborgarförslag - Bygg ett kulturhus vid gamla IP Medborgarförslag - Gång- och cykelväg till Sundsvik Medborgarförslag - Att Nykvarns kommun inför resebidrag som kompenserar hela kostnaden för Movingo till samtliga gymnasielever som väljer att studera på gymnasium i Stockholm på likvärdigt sätt som görs för de elever som reser till Strängnäs Medborgarförslag - Flera offentliga toaletter i centrum Medborgarförslag - Pulkabacke i Engelska parken TJÄNSTESKRIVELSE Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 3(6)

Motioner som ej är färdigberedda inom den stipulerade tiden av ett år Motion, Bättre verksamhet genom kommunala jämförelser (Inlämnad av Liberalerna 2016-12-16). Motionen anmäldes i kommunfullmäktige den 9 mars 2017. Motionen skulle vara färdigberedd senast den 8 mars 2018. Motion, Huskurage (räddar liv och förebygger våld) införs som norm i kommunens bostadsbolag samt verkar för att privata fastighetsägare gör detsamma (Inlämnad av Centerpartiet 2017-04-03). Motionen anmäldes på kommunfullmäktige den 20 april 2017. Motionen skulle vara färdigberedd senast den 8 mars 2018. Motion Laddstolpar i Nykvarns kommun (Inlämnat av Centerpartiet 2017-04-20). Motionen anmäldes till kommunfullmäktige den 23 maj 2018. Motionen skulle vara färdigberedd senast på kommunfullmäktige den 19 april 2018. TJÄNSTESKRIVELSE Motion, Anställ en barnombudsman på halvtid för att påbörja arbetet med handlingsplan för barns rättigheter och barnkonventionen 2018-2020 (Inlämnat av Socialdemokraterna 2017-11-28). Motionen anmäldes på kommunfullmäktige den 14 december 2017. Motionen skulle vara färdigberedd senast på kommunfullmäktige den 19 december 2019. Motion senarelägga arbetet med detaljplanen för Hökmossen 1b, Älgbostad. Liberalerna. Inkom den 7 januari 2018 och anmäldes på fullmäktige den 6 september 2018. Övriga motioner som är under utredning och inom den stipulerade tiden ett år Motion (C)- Gör det möjligt att rösta om markanvisningar (exploateringsprojekt) på kommunens hemsida Motion (C)- Effektivare beredning av motioner Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 4(6)

Motion (L)- Konstgräs ett miljöproblem Motion (SD)- Byggande av ishall i Nykvarn Motion (SD)- Byggnation av ett äldrecentrum på gamla IP Motion (SD)- Exploatering av området Älgbostad/Hökmossen Motion (SD)- Utbyggnad av Hökmossbadet i syfte att skydda och bevara sjön Yngern Motion (SD)- Trygghets- och säkerhetsåtgärder i Nykvarn centrum Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2019-01-28 Medborgarförslag 17 st. Motioner 13 st. Anvisning för motionssvar 2018-10-01 Anvisning för medborgarförslag 2016-06-22 TJÄNSTESKRIVELSE Ekonomiska konsekvenser Ärendet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen, utan är av formell karaktär. Barnkonventionskonsekvenser Ärendet medför inte några konsekvenser för barn och unga med hänsyn till barnkonventionen. Birgitta Elvås T.f. kommundirektör Sisilya Rhawi Kanslichef Beslutet expedieras till Kommunfullmäktige Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 5(6)

Samhällsbyggnadschef Akten TJÄNSTESKRIVELSE Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 6(6)

Anvisning för medborgarförslag i Nykvarns kommun ANVISNING/RUTIN

ANVISNING/RUTIN Innehållsförteckning Antagen av kommunfullmäktige den 22 juni 2016 57 Anvisning för förvaltningens hantering av medborgarförslag i Nykvarns kommun...2 Interna rutiner för medborgarförslag:...2 Att ta emot medborgarförslag och bereda till Kommunfullmäktige...2 Rutin för hur medborgarförslag avslås eller avskrivs...3 Handläggarens ansvar...3 Så handläggs medborgarförslag i kommunen...4 Information till kommunfullmäktige...5 Utdrag ur Sveriges kommuner och landsting (SKL) Cirkulär 07:42 Förenklad hantering av medborgarförslag:...6 Beslutanderätten får överlåtas till styrelse eller nämnd...6 Närvarorätt i nämnd...6 Information från nämnd till fullmäktige...7 SKL cirkulär 2002:128 om att avskriva medborgarförslag:...7 Mall för avslagsbrev till förslagsställaren:...8 NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 1

Mall för bekräftelsebrev till förslagsställaren:...9 Mall för underrättelsebrev innan beslut:...10 Mall för underrättelsebrev efter beslut:...11 ANVISNING/RUTIN NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 2

Anvisning för förvaltningens hantering av medborgarförslag i Nykvarns kommun Många av de medborgarförslag som lämnas är av sådant slag att de normalt inte avgörs av fullmäktige. Därför ges fullmäktige sedan en ändring i kommunallagen den 1 juli 2007 en möjlighet att besluta att överlåta till styrelsen eller annan nämnd att besluta i ärenden som väckts genom medborgarförslag. Interna rutiner för medborgarförslag: Den första delen Interna rutiner för medborgarförslag är framför allt riktad till de tjänstemän och politiker som har en mer central roll i förslagsverksamheten. Det finns även Information om medborgarförslag som ANVISNING/RUTIN innehåller externa rutiner till hemsidan som är viktiga för medborgare i kommunen som vill lämna medborgarförslag. Dessa rutiner gäller för tjänstemän och politiker i Nykvarns kommun och är avsedda att skapa förutsättningar för medborgarna att väcka förslag på ett meningsfullt sätt. Med tanke på de regler och lagar som gäller för medborgarförslag är det av stor vikt att berörda tjänstemän och politiker är väl förtrogna med processen och att de behandlas inom 1 år. Rutinerna syftar till att göra det tydligt och enkelt för medborgare som vill lämna medborgarförslag. Att ta emot medborgarförslag och bereda till Kommunfullmäktige När det inkommer ett medborgarförslag diarieförs det och medborgaren får ett bekräftelsebrev. Kansliavdelningen ska så snart som möjligt granskas huruvida kommunen har befogenheter att fatta beslut i ärendet. Om så inte är fallet fattas ett avslagsbeslut och förslagsställaren meddelas detta skriftligen, se bilagd mall. NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 3

Om Kansliavdelningen bedömer att förslaget ryms inom kommunens ansvarsområde föreslås fullmäktige besluta om hur det ska beredas och beslutas. Ett medborgarförslag kan bara behandlas i sak i fullmäktige om det ligger inom fullmäktiges befogenhetsområde. Fullmäktige behöver inte alltid fatta beslut om förslaget. Vissa frågor är fullmäktige skyldig enligt kommunallagen att besluta om (t.ex. budget, frågor av principiell karaktär eller av särskilt stor vikt) och beslut i dessa kan inte överlåtas. I det fall medborgarförslaget klart ryms inom en enskild nämnds eller kommunstyrelsens ansvarsområde, bör den nämnden överlåtas ärendet för beredning och beslut. Möjligheten att överlåta beslut till nämnd ska hanteras med varsamhet och undvikas vid tveksamma fall. ANVISNING/RUTIN I det fall förslaget ryms under fullmäktiges ansvarsområde och det inte kan avgränsas till enskild nämnd eller om det av andra skäl är av principiellt eller kommungemensamt intresse så ska ärendet beslutas som ordinarie fullmäktigeärenden, dvs. beslutas efter beredning. Det innebär att fullmäktige beslutar att skicka förslaget till en viss nämnd som ansvarar för att utreda, för att därefter beslutas av en viss nämnd eller beredas av kommunstyrelsen och sedan beslutas av fullmäktige. Förslagsställaren får bekräftelsebrev från registrator när ärendet inkommer, vid inbjudan till att närvara på sammanträdena både när ärendet ska fördelas till styrelse eller nämnd samt när ärendet har beretts och ska beslutas. Förslagsställaren får även ett brev med fullmäktiges beslut, se bilagd mall. Ordförande kan välja att informera förslagsställaren vid större ärenden. NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 4

Rutin för hur medborgarförslag avslås eller avskrivs Kansliavdelningen skriver fram ett förslag till beslut till fullmäktiges presidium. Ett medborgarförslag ska avslås om: 1. det handlar om myndighetsutövning mot enskild eller personärende i övrigt 2. det är rasistiskt, odemokratiskt eller på annat sätt strider mot lag eller författning 3. frågan har behandlats i kommunfullmäktige de senaste fyra åren 4. frågan inte ryms inom den kommunala befogenheten eller behandlar flera olika ämnen i samma förslag ANVISNING/RUTIN Ett medborgarförslag kan avskrivas om: 1. Om beredningen inte kan avslutas inom ett år, skall detta och vad som har kommit fram vid beredningen anmälas till fullmäktige inom samma tid. Fullmäktige får då avskriva medborgarförslaget från vidare handläggning. 2. Frågan rör enkel felanmälan eller ren verkställighet av beslut. 3. Vid anonyma medborgarförslag går det inte att bedöma om medborgaren är folkbokförd i kommunen och har rätt att lämna förslag, varför ärendet avskrivs. Det går heller inte att svara förslagsställaren. Kansliavdelningen kan ge råd och svara på frågor om medborgarförslag och om sådant som inte ryms inom kommunens befogenheter, samt om möjligt hänvisa till annan lämplig instans, såsom statlig myndighet. Det är dock viktigt att inte vara avfärdande eller att avråda från att lämna förslag, utan om att upplysa om att man både kan lämna synpunkter eller ett medborgarförslag. NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 5

Handläggarens ansvar Handläggaren ska kontakta förslagsställaren inom 1 månad efter att ärendet har anmälts till kommunfullmäktige. Som handläggare av ett medborgarförslag ska du utreda och bereda ärendet, samla in synpunkter från berörda och skriva en tjänsteskrivelse med tydligt förslag till beslut i form av bifall eller avslag till förslaget. Om ärendet redan pågår kan förslaget bifallas med tillägg att det anses besvarat med en tydlig motivering. Vid oklarheter om förslaget kontakta medborgaren och fråga hur personen menar. Kontakta ekonomiavdelningen om ärendet får ekonomiska konsekvenser. Du ansvarar för att ärendet utreds och bereds och går upp till beslut inom 1 år från att det väcktes i fullmäktige. Vid återremiss ansvarar du för att komplettera utredningen med beaktande av synpunkterna från återremissen. ANVISNING/RUTIN Så handläggs medborgarförslag i kommunen Så här ser ärendets gång ut vid beredning av medborgarförslag och motioner. 1. En medborgare som är folkbokförd i kommunen väcker ett medborgarförslag i kommunfullmäktige och får bekräftelsebrev. 2. Kommunfullmäktige beslutar vem som ska besvara förslaget slutligt. Ibland är det kommunfullmäktige som besvarar förslaget slutligt, ibland är det en nämnd. 3. Om kommunfullmäktige ska besvara förslaget slutligt kan en nämnd, precis som vid beredningen av motioner och andra ärenden, få förslaget för yttrande. 4. Kommunstyrelsen besvarar enligt praxis aldrig medborgarförslag slutligt. 5. Var uppmärksam på om nämnden har fått medborgarförslaget för besvarande eller för yttrande. 6. Nämndsekreteraren ansvarar för att beslutet expedieras till kommunstyrelsen. NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 6

7. Kansliavdelningen bereder ärendet inför kommunstyrelsens behandling. 8. Kommunstyrelsen behandlar ärendet och kommunfullmäktige är vanligen sista beslutande instans. Beslutet expedieras till förslagsställaren. Medborgarförslag för slutligt besvarande av nämnd Om kommunfullmäktige har beslutat att nämnden ska besvara medborgarförslaget ska nämnden utöver sedvanlig ärendeberedning: 1. utse en kontaktperson (förtroendevald eller tjänsteman) som kontaktar förslagsställaren inom en månad från det att förslaget väcktes i kommunfullmäktige 2. bjuda in förslagsställaren till det sammanträde då nämnden behandlar ANVISNING/RUTIN ärendet slutligt besluta i sakfrågan 3. expediera beslutet och skriva ett kort och informativt brev till förslagsställaren 4. anmäla beslutet till kommunfullmäktige 5. verkställa beslutet om nämnden bifallit förslaget. Medborgarförslag för yttrande av nämnd Om kommunfullmäktige har beslutat att nämnden ska yttra sig över medborgarförslaget ska nämnden utöver sedvanlig ärendeberedning: 1. utse en kontaktperson (förtroendevald eller tjänsteman) som kontaktar förslagsställaren inom en månad från det att förslaget väcktes i kommunfullmäktige 2. yttra sig över förslaget 3. expediera beslutet, tjänsteskrivelsen samt bilagor till kansliavdelningen. Så skriver du yttranden över medborgarförslag Yttranden över medborgarförslag och motioner ska i princip utformas som andra tjänsteskrivelser med beslutsförslag till nämnd. Det ska framgå av NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 7

tjänsteskrivelsen om förvaltningen tillstyrker eller avstyrker medborgarförslaget, det vill säga om förvaltningen vill att fullmäktige bifaller eller avslår förslaget. Använd mallen för tjänsteskrivelse i LEX och fyll i beslutet att förvaltningen eller nämnden föreslår att kommunfullmäktige tillstyrker eller avstyrker medborgarförslaget. Utforma tjänsteskrivelsens förslag till beslut så här: Nämnden föreslår att kommunfullmäktige tillstyrker eller avstyrker medborgarförslaget. ANVISNING/RUTIN Undvik att skriva så här: Nämnden lämnar förvaltningens yttrande som sitt eget eller anser det besvarat. Endast om förslaget redan är genomfört eller under utredning bör beslutet vara att medborgarförslaget förklaras besvarad med hänvisning till redan pågående eller planerat arbete på förvaltningen som ligger i linje med förslaget. Svara först utred sedan Enligt kommunallagen bör medborgarförslag och motioner behandlas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att den väcktes. Om medborgaren föreslår en utredning av något slag ska du inte genomföra utredningen i det här skedet. Föreslå bara tillstyrkande eller avstyrkande på förslaget. Utred alltså inte i sak något innan kommunfullmäktige har bifallit förslaget om en utredning och lämnat ett utredningsuppdrag till nämnden. Tillstyrk eller avstyrk förslaget Undvik att slentrianmässigt anse medborgarförslag besvarade. Anses besvarad bör i huvudsak användas om förslag som redan är genomförda, är NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 8

under utredning eller om nämnden instämmer i förslagets intention men förslaget inte kan bifallas och verkställas i sin helhet. Om medborgarförslaget innehåller förslag i flera delar kan vissa förslag bifallas och vissa förslag avslås. I sådant fall kan också den nämnd som yttrar sig delvis tillstyrka och delvis avstyrka. Då är det viktigt att nämnden är tydlig med vilken del av förslaget nämnden tillstyrker. Information till kommunfullmäktige Styrelse/nämnder ska fortlöpande informera fullmäktige om de beslut som fattats i anledning av medborgarförslag. Fullmäktiges presidium ska två gånger per år redovisa de medborgarförslag som inte är färdigberedda. Fullmäktige ska informeras om anledningen till att ärendena inte avgjorts och när beslut kan beräknas fattas. Redovisningen ska göras på fullmäktiges ordinarie sammanträde under hösten. ANVISNING/RUTIN Beslut bör fattas inom 1 år. Om beredningen inte kan avslutas inom 1 år, skall detta och vad som har framkommit under utredningen anmälas till fullmäktige inom samma tid. Fullmäktige har då möjlighet att avskriva medborgarförslaget från vidare handläggning. Utdrag ur Sveriges kommuner och landsting (SKL) Cirkulär 07:42 Förenklad hantering av medborgarförslag: Beslutanderätten får överlåtas till styrelse eller nämnd Av 5 kap. 25 kommunallagen i dess nya lydelse framgår att fullmäktige kan överlåta till styrelsen eller annan nämnd att besluta i ärende som väckts genom medborgarförslag utom i fall som anges i 3 kap. 9, dvs. ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. De nya reglerna gör att fullmäktige inledningsvis måste bestämma om ett ärende som väckts genom medborgarförslag ska avgöras av fullmäktige själv, eller om fullmäktige ska NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 9

överlåta till styrelsen eller en annan berörd nämnd att besluta i ärendet. Enligt förarbetena (prop. 2006/07:24 s. 10) är det inte möjligt att närmare precisera vilka ärenden som bör avgöras var i kommunen eller landstinget. Det kan finnas tillfällen då det är befogat att fullmäktige avgör ärenden som är vardagsnära. Det kan finnas frågor som inte är principiella eller av större vikt men som ändå är av stor politisk betydelse. Därför rekommenderas i propositionen att möjligheten att överlåta beslutanderätten på nämnd används med stor försiktighet. Det anförs också att det är viktigt att kommunicera med förslagsställaren om hur förslaget kommer att beredas i organisationen. Det bör observeras att fullmäktige får överlåta till en nämnd att besluta i ett ärende som väckts genom ett medborgarförslag endast efter beslut i varje enskilt ärende. Fullmäktige kan alltså inte generellt bemyndiga kommunstyrelsen eller annan nämnd att avgöra vissa ärenden som väckts genom medborgarförslag. Vidare ska den nämnd som fått ett medborgarförslag överlämnat till sig fatta ett självständigt beslut i ärendet. Beslutet bereds på samma sätt som nämnden bereder andra nämndärenden. Fullmäktige ska informeras om beslutet. ANVISNING/RUTIN Närvarorätt i nämnd Enligt 6 kap. 19 a kommunallagen i dess nya lydelse får nämnden eller styrelsen besluta att den eller de som har väckt ett medborgarförslag får närvara när nämnden behandlar ärendet och delta i överläggningarna men inte i besluten, förutsatt att fullmäktige har medgett det. Om närvarorätt medges kan förslagsställaren närmare presentera sitt förslag och lämna andra upplysningar som är av intresse för nämnden. Enligt förarbetena kan möjligheten att möta de förtroendevalda bidra till att minska avståndet mellan medborgare och förtroendevalda (prop. s. 14). Förslagsställaren ska kunna tillåtas att närvara även under beslutsfattandet men har naturligtvis NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 10

inte rätt att delta i själva beslutet genom att t.ex. framställa yrkanden eller få sin mening antecknad i protokollet (prop. s. 19). Beslutet att ge förslagsställaren närvarorätt kan utformas på olika sätt. Styrelsen eller nämnden kan antingen från fall till fall besluta om denna möjlighet eller låta den generellt stå öppen för alla som väckt medborgarförslag. Det bör dock observeras att en nämnds sammanträden måste vara slutna i ärenden som avser myndighetsutövning eller i vilka förekommer sekretessbelagda uppgifter, se 6 kap. 19 a tredje stycket kommunallagen. Information från nämnd till fullmäktige ANVISNING/RUTIN Enligt förarbetena är det angeläget att fullmäktige ges en möjlighet till insyn i hur medborgarförslag hanteras i nämnderna (prop. s. 16). I 6 kap. 27 a har därför tagits in en bestämmelse om att fullmäktige ska informeras om vilka beslut som har fattats med anledning av förslagen. Fullmäktige ska även informeras om de ärenden som inte avgjorts inom ettårsfristen. SKL cirkulär 2002:128 om att avskriva medborgarförslag: Liksom för motioner har fullmäktige en skyldighet att besluta i väckta ärenden. Detta gäller även om medborgarförslaget avser myndighetsutövning mot enskild eller frågan inte ryms inom den kommunala befogenheten. I sistnämnda fall kan det bli fråga om avslagsbeslut efter beredning. Fullmäktige kan dock under vissa förutsättningar i enlighet med 5 kap. 33 KL på samma grunder som gäller för motioner, avskriva medborgarförslaget från vidare handläggning. Liksom för motioner ska medborgarförslag beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att medborgarförslaget väcktes enligt kommunallagen. 33 En motion eller ett medborgarförslag bör beredas så, att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att motionen eller medborgarförslaget väcktes. NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 11

Om beredningen inte kan avslutas inom denna tid, skall detta och vad som har kommit fram vid beredningen anmälas till fullmäktige inom samma tid. Fullmäktige får då avskriva motionen eller medborgarförslaget från vidare handläggning. Lag (2002:249). ANVISNING/RUTIN NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 12

Mall för avslagsbrev till förslagsställaren: Merja Röntynen Registrator Telefon 08-555 010 04 kommun@nykvarn.se Avslag av medborgarförslag Medborgarförslag X Dnr: KS/2016:X NN NN-gatan XX Nykvarn Vi har mottagit Ditt medborgarförslag och det är registrerat enligt ovan. Ditt medborgarförslag enligt ovan har avskrivits eller avslagits den XX enligt punkt X nedan i Arbetsordning för kommunfullmäktige och fullmäktigeberedningar. ANVISNING/RUTIN Ett medborgarförslag ska avslås om: 1. det handlar om myndighetsutövning mot enskild eller personärende i övrigt 2. det är rasistiskt, odemokratiskt eller på annat sätt strider mot lag eller författning 3. frågan har behandlats i kommunfullmäktige de senaste fyra åren 4. frågan inte ryms inom den kommunala befogenheten eller behandlar flera olika ämnen i samma förslag Ett medborgarförslag kan avskrivas om: 5. Om beredningen inte kan avslutas inom ett år, skall detta och vad som har kommit fram vid beredningen anmälas till fullmäktige inom samma tid. Fullmäktige får då avskriva medborgarförslaget från vidare handläggning. NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 13

6. Frågan rör enkel felanmälan eller ren verkställighet av beslut. 7. Vid anonyma medborgarförslag går det inte att bedöma om medborgaren är folkbokförd i kommunen och har rätt att lämna förslag, varför ärendet avskrivs. Har du några frågor kan du vända dig till Nykvarns kommun. Med vänlig hälsning Kommunfullmäktiges ordförande enligt uppdrag genom registrator Merja Röntynen Nykvarns kommun 155 80 Nykvarn Tfn 08-555 010 04 E-post kommun@nykvarn.se ANVISNING/RUTIN Mall för bekräftelsebrev till förslagsställaren: Merja Röntynen Registrator Telefon 08-555 010 04 kommun@nykvarn.se Bekräftelse medborgarförslag NN NN-gatan XX Nykvarn Medborgarförslag X Dnr: KS/2016:X Vi har mottagit Ditt medborgarförslag och det är registrerat enligt ovan. Förslaget kommer att anmälas vid kommunfullmäktiges sammanträde den XX där man också kommer att besluta om förslaget ska beslutas av fullmäktige eller av någon nämnd. NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 14

Därefter överlämnas det till nämnd för utredning och beredning, för att slutligen besvaras vid ett senare kommunfullmäktigesammanträde eller nämndsammanträde. Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning bör medborgarförslag besvaras inom ett år. Du har också möjlighet att presentera ditt medborgarförslag muntligt 5-7 minuter vid kommunfullmäktiges sammanträde innan kommunfullmäktige beslutar om vilken nämnd som ska behandla förslaget. Du får presentera ditt förslag, men inte delta i fullmäktiges efterföljande överläggning. Vi är tacksamma om du meddelar att du vill komma och yttra dig vid sammanträdet, men du får även komma oanmäld. ANVISNING/RUTIN Du kommer att få besked om när besvarandet kommer att ske och en inbjudan. Har du några frågor kan du vända dig till Nykvarns kommun. Med vänlig hälsning Kommunfullmäktiges ordförande enligt uppdrag genom registrator Merja Röntynen Nykvarns kommun 155 80 Nykvarn NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 15

Tfn 08-555 010 04 E-post kommun@nykvarn.se ANVISNING/RUTIN NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 16

Mall för underrättelsebrev innan beslut: Merja Röntynen Registrator Telefon 08-555 010 04 kommun@nykvarn.se NN NN-gatan XX Nykvarn Underrättelse om medborgarförslag Medborgarförslag X Dnr: KS/2016:X Ditt medborgarförslag enligt ovan kommer att besvaras vid kommunfullmäktiges eller nämndens sammanträde den XX. ANVISNING/RUTIN Du har också möjlighet att yttra dig över beslutet från kommunstyrelsen/nämnden innan kommunfullmäktige eller nämnden debatterar förslaget. Detta kan du göra skriftligt minst 10 dagar innan sammanträdet eller muntligt 5-7 minuter vid fullmäktiges sammanträde. Du får presentera ditt förslag, men inte delta i fullmäktiges eller nämndens efterföljande överläggning. Vi är tacksamma om du meddelar att du vill komma och yttra dig vid sammanträdet, men du får även komma oanmäld. Du kommer att få ett protokollsutdrag på kommunfullmäktiges eller nämndens beslut när protokollet är justerat. Bifogat finns tjänsteskrivelsen till ärendet samt utdrag från kommunstyrelsens/nämndens protokoll XX. Har du några frågor kan du vända dig till Nykvarns kommun. NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 17

Med vänlig hälsning Effe Östman Kommunfullmäktiges ordförande enligt uppdrag genom registrator Merja Röntynen Nykvarns kommun 155 80 Nykvarn Tfn 08-555 010 04 E-post kommun@nykvarn.se ANVISNING/RUTIN NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 18

Mall för underrättelsebrev efter beslut: Merja Röntynen Registrator Telefon 08-555 010 04 kommun@nykvarn.se NN NN-gatan XX Nykvarn Underrättelse beslut om medborgarförslag Medborgarförslag X Dnr: KS/2016:X ANVISNING/RUTIN Ditt medborgarförslag enligt ovan har besvarats vid kommunfullmäktiges eller nämndens sammanträde den XX. Här kommer expediering av kommunfullmäktiges eller nämndens beslut i ärendet och protokollsutdrag av fullmäktiges beslut. Bifogat finns tjänsteskrivelsen till ärendet samt utdrag från kommunfullmäktiges eller nämndens protokoll XX. Har du några frågor kan du vända dig till Nykvarns kommun. Med vänlig hälsning Effe Östman Kommunfullmäktiges ordförande enligt uppdrag NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 19

genom kommunsekreterare Mikael Kjelleros-Endrell Nykvarns kommun 155 80 Nykvarn Tfn 08-555 010 04 E-post kommun@nykvarn.se ANVISNING/RUTIN NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 20

Anvisning för motionssvar i Nykvarns kommun ANVISNING/RUTIN

ANVISNING/RUTIN Innehållsförteckning Antagen av kommunfullmäktige den XX 2018 XX Anvisning för hantering av motioner i Nykvarns kommun...2 Så handläggs motioner i kommunen...2 Den svarande ordförande och tjänstemannastöd...2 Information till kommunfullmäktige...3 NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 1

Anvisning för hantering av motioner i Nykvarns kommun Enligt kommunallagen har varje ledamot i kommunfullmäktige initiativrätt genom att kunna väcka motioner samt ställa interpellationer och frågor (KL 4 kap. 19 ) Även tjänstgörande ersättare har samma rättighet. Denna rutin gäller för ordföranden och berörda tjänstemän. Det är viktigt att berörda ordföranden och tjänstemän är väl förtrogen med processen och att svar på motion behandlas inom ett år. Så handläggs motioner i kommunen Så här ser ärendets gång ut vid beredning av motioner: 1. Ledamot väcker en motion i kommunfullmäktige 2. När det inkommer en motion till kommunen diarieförs den 3. Motionen anmäls på nästkommande ordinarie sammanträde i kommunfullmäktige. 4. Motionen överlämnas för beredning av den ordförande motionen är ställd till för besvarande. ANVISNING/RUTIN 5. Om ordförande behöver hjälp med att ta fram faktaunderlag vänder sig ordföranden till berörd kontorschef i förvaltningen för att få hjälp med faktaunderlaget. 6. Motionssvaret färdigställs av ordförande och lämnas till kommunregistratorn för vidare beredning och förslag till beslut i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Den svarande ordförande och tjänstemannastöd Den ordförande i kommunstyrelse/nämnd som är berörd av motionen ska vara den som svarar. Eftersom motioner är ett politiskt verktyg för framförallt oppositionen att väcka förslag ska den också besvaras av majoritetens företrädare, d v s ordföranden. NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 2

Även om motionen ska besvaras av en ordförande så kan det ofta finnas behov av stöd från tjänstemannaorganisationen för att kunna svara. Då ska tjänstemanna-organisationen stödja ordförande med faktaunderlag om den verksamhet som motionen handlar om. Det underlaget ska tas fram så fort som möjligt, men kräver att ordförande kan vara tydlig och konkret vilka uppgifter som behövs. Det är respektive kontorschef som ansvarar för att utse vilken tjänsteman som ska ta fram underlaget. Om förslaget i motionen kan innebära ekonomiska konsekvenser ska alltid ekonomichefen även involveras i arbetet med faktaunderlag. ANVISNING/RUTIN Så skriver du svar på motioner Svar på motioner ska i princip utformas som en tjänsteskrivelse med beslutsförslag till kommunfullmäktige. Det ska framgå av svaret om ordförande tillstyrker eller avstyrker motionen, det vill säga om ordförande vill att fullmäktige bifaller eller avslår förslaget. Svara först utred sedan Enligt kommunallagen bör motioner behandlas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att den väcktes. (KL 5 kap 35 ). Om motionären föreslår en utredning av något slag ska du inte genomföra utredningen i det här skedet. Föreslå bara tillstyrkande eller avstyrkande på förslaget. Utred alltså inte i sak något innan kommunfullmäktige har bifallit förslaget om en utredning och lämnat ett utredningsuppdrag till nämnden/förvaltningen. NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 3

Det innebär även att det faktaunderlag som krävs av tjänstemannaorganisationen inte ska föranleda ett utredningsuppdrag, utan vara kända fakta. Tillstyrk eller avstyrk förslaget Undvik att slentrianmässigt anse motionen besvarade. Anses besvarad bör i huvudsak användas om förslag som redan är genomförda, är under utredning eller om ordförande instämmer i förslagets intention men förslaget inte kan bifallas och verkställas i sin helhet. Om motionen innehåller förslag i flera delar kan vissa förslag bifallas och vissa förslag avslås. I sådant fall kan också ordföranden som svarar delvis ANVISNING/RUTIN tillstyrka och delvis avstyrka. Då är det viktigt att ordföranden är tydlig med vilken del av förslaget som ordföranden tillstyrker respektive avstyrker. Information till kommunfullmäktige Fullmäktiges presidium ska två gånger per år redovisa de motioner som inte är färdigberedda. Fullmäktige ska informeras om anledningen till att ärendena inte avgjorts och när beslut kan beräknas fattas. Redovisningen ska göras på fullmäktiges ordinarie sammanträde under våren respektive hösten. Beslut bör fattas inom 1 år. Om beredningen inte kan avslutas inom 1 år, ska detta och vad som har framkommit under beredningen anmälas till fullmäktige inom samma tid. Fullmäktige har då möjlighet att avskriva motionen från vidare handläggning. Det kan t ex finnas anledning att avskriva en motion om det inte längre är aktuellt. NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 4