Beslutad av: Kommunstyrelsen Dokumentansvarig: Tillväxtavdelningen Dokumenttyp: Strategi/Policy/Plan Giltighetstid: Tillsvidare Gäller från: 2017-10-26 Diarienr: Åre kommuns evenemangsstrategi Bakgrund Åre kommuns politiker och tjänstemän, företagare, ideella aktörer och medborgare har länge efterfrågat tydlighet kring vilka evenemang som är strategiska och prioriterade för Åre kommun (motion KF 120320 12; beslut om kriterier för bidrag till evenemang KS 2016.200 63; medborgarförslag KF 2017 139/149 28). Aktörerna efterfrågar tydlighet både i varför och hur projektmedel fördelas och vilka aktörer som gör vad när det gäller genomförande och utveckling av evenemang. Därför har Tillväxtavdelningen tagit fram en evenemangsstrategi. Strategin innehåller målbild, syfte och övergripande mål för utvecklingen av evenemang i Åre kommun. Strategin vidareutvecklar också de kriterier för bidrag till evenemang i Åre kommun som antogs av KS 2016 (2016.200 64) samt tydliggör organisation och roller. Ändringsförteckning Datum Ändring Innehållsförteckning Åre kommuns evenemangsstrategi... 2 Målbild... 2 Syfte... 2 Hur definierar vi evenemang?... 2 Varför är evenemang viktiga för Åre kommun?... 3 Övergripande mål... 3 Målgrupper för evenemangsstrategin... 4 Åre kommuns evenemangsfond och kriterier för bidrag till evenemang i Åre kommun... 4 Organisation och roller... 6 1 (7)
Åre kommuns evenemangsstrategi Målbild Åre kommun, med Åre i spetsen, ska bibehålla positionen som ett av norra Europas mest attraktiva områden för evenemang. Tillsammans utvecklar vi hållbara evenemang och verkar för en mångfald av evenemang, året runt, i en storslagen fjällmiljö. Målbilden bidrar till att förverkliga Åre kommuns vision tillsammans skapar vi en hållbar framtid för alla i en storslagen fjällmiljö och vision 2035 för Åre Europas mest attraktiva och hållbara alpina åretruntdestination. Åre kommun är en viktig samhällsbyggare när det gäller evenemangens utveckling. Vi samverkar internt och externt med invånare, näringsliv, destinationsbolag, byalag, föreningar, investerare och andra som vill utveckla socialt, miljömässigt och ekonomiskt hållbara evenemang som en del av det goda, hälsosamma och attraktiva livet i Åre kommun. Syfte Syftet med att ta fram evenemangsstrategin är att förenkla arbetsprocessen i att värva, utveckla, lotsa, stödja, arrangera och utvärdera evenemang, oavsett om det gäller kommunens egen verksamhet eller tillsammans med en extern aktör. Nyttan med strategin är att vi skapar en gemensam drivkraft för att stödja både befintliga och attrahera nya evenemang. Med strategin eftersträvar vi en ökad systematik för att utveckla socialt, miljömässigt och ekonomiskt hållbara evenemang som skapas både från lokalt och externt engagemang, helst av återkommande karaktär för att skapa långsiktighet i planering och samarbeten. Vi vill skapa bättre förutsättningar för samverkan mellan privat, offentlig och ideell sektor. Vi ska skapa ett gemensamt vi som tillsammans arbetar med att främja utvecklingen av hållbara evenemang. Hur definierar vi evenemang? Strategin omfattar alla typer av evenemang, förutom privata, slutna, evenemang eller evenemang inom mötesindustrin. Exempel på de evenemang som strategin avser är utbildnings- och forskningsevenemang, idrotts- och rekreationsevenemang, kulturella evenemang och evenemang kopplat till politik, kungligheter, religion, konst, hantverk, nöjen eller handel (Getz, 2008:404). Åre kommun utgår från följande övergripande definition av evenemang. Evenemang är avgränsade i tid och rum, ligger utöver det vardagliga programmet och inkluderar ett uttalat innehåll, arrangörer, deltagare och/eller besökare (egen efter Andersson, Larson & Mossberg, 2009:16) Till skillnad mot en aktivitet ska ett evenemang vara avgränsat i tid och rum, det vill säga det ska framgå var och när evenemanget ska genomföras. Exempelvis ska det framgå om evenemanget genomförs på en eller flera dagar, genomförs under olika säsonger, är bundet till en plats eller byter plats och om det genomförs inomhus eller utomhus. Evenemangen ska innehålla ett program med ett framtaget innehåll som utgår från åskådarnas eller deltagarnas intressen. Arrangörer för evenemang i Åre kommun kan vara ideella organisationer, myndigheter eller vinstdrivande företag. Det kan också vara en arrangör som inte äger evenemanget, men som genomför det i Åre kommun. Arrangören kan vara skriven i Åre kommun eller vara en extern aktör. 2 (7)
De evenemang som avses i denna strategi är publika, det vill säga öppna. Besökarna kan vara aktiva deltagare eller åskådare. Deltagandet i evenemangen kan ske på plats eller via media. Evenemang kan användas synonymt med arrangemang, festivaler och event. Event är evenemang på engelska. Varför är evenemang viktiga för Åre kommun? Ökad förståelse mellan människor och starkare känsla för platsen Evenemang med en bredd i innehåll, geografi och kostnader för att delta bidrar till att skapa förståelse och broar mellan människor från olika platser och kulturer samtidigt som de också bidrar till att skapa attraktiva livsmiljöer. Vi menar att evenemang bidrar till att skapa identitet och stolthet i Åre kommun. Evenemangen ger ökad integration, gemenskap och en känsla av att här vill jag bo. Evenemangen ger långsiktiga, positiva effekter för hela regionen och landet, både i form av infrastruktursatsningar och människor som vill återbesöka platserna och på sikt bo, leva och verka här. Evenemangen är också viktiga för den evenemangsutbildning som finns i Åre kommun sedan 2002. Utbildningen har utvecklats för att motsvara den kompetens som efterfrågas inom den växande evenemangsbranschen och leder till arbete inom sport, musik, festivaler och företagsevenemang. Positiva samhällseffekter och lokala, sociala plattformar Med fler, väl genomförda evenemang, ökar vi volymen besökare och därigenom också de turismoch samhällsekonomiska effekterna. Ett attraktivt evenemang ökar kännedomen om platserna där de genomförs, vilket ökar det mediala värdet. Evenemang är bra tillfällen att kommunicera budskap och är lokala, sociala plattformar för invånare och besökare att samlas kring gemensamma intressen. Ett stort genomslag i olika medier skapar förutsättningar för att fler vill uppleva Åre kommun även i andra sammanhang vid andra tidpunkter. Vi är medvetna om att resandet till evenemangen i Åre kommun kan bidra till en negativ klimatpåverkan, men genom att stimulera evenemang med tydliga hållbarhetsstrategier- och planer som styr besökarna mot kollektiva transportmedel, kan Åre kommun bidra till att påverka evenemangsbesökarna genom ökad medvenhet och kunskap om våra miljömässiga utmaningar. Övergripande mål Skapa en mångfald av evenemang under hela året för alla Åre kommun ska verka för att bredda evenemangens mångfald samt för att fler evenemang skapas under perioder av lågsäsong. Åre kommuns, och framför allt Åres, styrka ligger idag i väl genomförda och attraktiva idrotts- och rekreationsevenemang. Dessa kommer fortsatt att spela en mycket viktig roll i Åre kommuns utveckling. Att välkomna och stimulera en bredare mångfald av evenemang är mycket viktigt för att en plats ska upplevas som attraktiv, öppen och respekterande. Därför är det viktigt att Åre kommun arbetar aktivt uppsökande och med stor lokal delaktighet för att skapa andra typer av evenemang, såsom utbildnings- och forskningsevenemang, kulturella evenemang och evenemang kopplat till politik, kungligheter, religion, konst, hantverk, nöjen eller handel. Evenemang som välkomnar alla oavsett funktionsförmåga, kulturell eller religiös bakgrund, sexuell läggning eller könsidentitet och som präglas av jämställdhet och genusmedvetenhet. Förenkla för arrangörer Ett bra evenemangsklimat påverkas av många faktorer. En viktig aspekt är att de medarbetare inom Åre kommun som arrangörerna möter är tillgängliga, ger god service samt agerar konsekvent och rättssäkert. Därför ska medarbetare inom Åre kommun med god kompetens om evenemang möta alla evenemangsaktörer lika oavsett var i kommunen evenemangen genomförs. Mötet med arrangörerna ska präglas av ett gott värdskap och en hög servicenivå där alla 3 (7)
medarbetare sätter kunden i fokus. E-tjänsterna på are.se ska utvecklas så att arrangörerna enklare kan söka de olika tillstånd som krävs för att arrangera evenemang. Åre kommun ska stäva efter en väg in och tillsammans med arrangörer och andra relevanta aktörer vidareutveckla evenemangslotsen. Utveckla arenor Åre kommun ansvarar för utveckling och underhåll av allmänna platser där evenemang kan genomföras. Vi ansvarar även för upplåtelse och taxor på allmänna platser inom hela kommunen. Samverka internt och externt Åre kommun ska vara en tydlig och kompetent samarbetspartner som bidrar till god samverkan internt och med det lokala föreningslivet samt lokala, regionala och nationella evenemangsproducenter. Vi ska bidra med att tänka nytt och kreativt, öppna upp för nya idéer, lokal kännedom, nätverkade med lokala föreningar och organisationer för att öka evenemangens möjligheter till lokal förankring. Stimulera och vidareutveckla socialt, miljömässigt och ekonomiskt hållbara evenemang I linje med Åre kommuns hållbarhetsstrategi, ska Åre kommun utveckla kunskap avseende långsiktigt, hållbara evenemang. Vi samarbetar med världsledande forskning och ledande aktörer inom evenemangsproduktion och evenemangsutbildning. Vi ska också ta fram och sprida kunskap och statistik om evenemang, t.ex. genom utvärderingar av evenemang, gästundersökningar och summera forskningsstudier. Åre kommun samlar tillsammans med Åre destination resurser i en gemensam evenemangsfond med syfte att stimulera utveckling av nya och befintliga evenemang. Exempel på resurser kan vara stöd i form av pengar och arbetstimmar, lokaler, nätverk och kontakter med tänkbara samarbetspartners. Målgrupper för evenemangsstrategin Interna målgrupper Primära, interna målgrupper inom organisationen är alla politiker och kontor som direkt eller indirekt arbetar med evenemangsutveckling. Sekundära målgrupper inom Åre kommun är övriga politiker och tjänstemän som berörs av evenemang antingen som medborgare eller som medarbetare inom Åre kommun. Externa målgrupper Primära, externa målgrupper är evenemangsarrangörer och produktionsbolag, destinationsbolag, by- och utvecklingsgrupper, organisationer och föreningar i kommunen, näringsliv, media, investerare och andra aktörer som brinner för utvecklingen av hållbara evenemang. Sekundära, externa målgrupper är aktörer på regional, nationell och internationell nivå som arbetar med att få fler, hållbara evenemang i Åre kommun. Åre kommuns evenemangsfond och kriterier för bidrag till evenemang i Åre kommun Evenemangsfond Åre kommuns evenemangsfond har bildats på initiativ av Åre kommun och Åre Destination. Fonden består av resurser i form av både pengar och eget arbete. Åre kommuns kriterier för bidrag till evenemang 2016 beslutade kommunstyrelsen i Åre kommun (KS 2016.200 63) följande kriterier för bidrag till evenemang i Åre kommun. Varje kriterium ska graderas från 1 till 10 på en tiogradig skala och det finns ingen inbördes rangordning mellan kriterierna. Värdet 10 innebär att evenemanget till fullo lever upp till det angivna kriteriet som förklaras nedan. Orten eller bygden i namnet I evenemangets namn ingår namnet på den plats där evenemanget genomförs. 4 (7)
Stärker ortens eller bygdens varumärkesprofil Evemanget bidrar till att stärka de värden om associeras med den plats där evenemanget genomförs. Evenemangsarrangören visar att de har analyserat platsens värde och förpackar och kommunicerar det attraktivt inom ramen för evenemanget. Antal deltagare Evenemanget lockar max antal deltagare i förhållande till den kapacitet som evenemanget och platsen har. I denna uträkning har arrangören tagit hänsyn till social, miljömässig och ekonomisk hållbarhet. Antal gästnätter Evenemanget bidrar med max antal gästnätter i förhållande till den kapacitet som evenemanget och platsen har. Arrangören har tagit hänsyn till social, miljömässig och ekonomisk hållbarhet. Antal åskådare Evenemanget har max antal åskådare i förhållande till den kapacitet som evenemanget och platsen har. Arrangören har tagit hänsyn till social, miljömässig och ekonomisk hållbarhet. Befrämjar jämställdhet, hållbarhet och integration Evenemanget är inkluderande och möter sociala utmaningar, motverkar ojämlikheter och utanförskap. Arrangören möter också miljömässiga utmaningar genom att utveckla smarta lösningar som förbättrar både miljön och affären samt effektiviserar användandet av energi och andra resurser. Marknadsföringseffekt, räckvidd nationellt, internationellt Arrangören har satt upp specifika, mätbara, användbara, realistiska och tidsatta mål för den nationella och internationella marknadsföringseffekt som evenemanget avser att uppnå. Stärker svagare perioder Evemanget bidrar till att stärka de perioder på året där besöksnäringens omsättning och lönsamhet är låg. Arrangören visar att de har tagit hänsyn till platsens förutsättningar ur ett åretrunt-perspektiv. Arrangörens genomförandeförmåga Arrangören har den operativa, administrativa och ekonomiska förmågan att genomföra evenemanget. Arrangören har god erfarenhet och tidigare resultat från liknande evenemang eller kan visa på att evenemanget ska genomföras i samarbete med en erfaren relevant aktör eller kan på annat sätt visa att tillräckligt engagemang, drivkraft och målfokus finns för att genomföra evenemanget med ett långsiktigt perspektiv. Minst tre års ambition Arrangören har långsiktiga ambitioner och avser att genomföra (eller har redan genomfört) evenemanget i minst tre år. Arrangören har en tydlig plan för hur evenemanget ska stå på egna ben utan ekonomiska bidrag. Insats för att bygga fast sig lokalt Arrangören genomför insatser för att utveckla och genomföra evenemanget i samarbete med lokala föreningar och organisationer och är lyhörd för att skapa bästa möjliga förutsättningar för bygdernas långsiktiga utveckling. Evenemangets nyhetsvärde 5 (7)
Evenemanget tillför något nytt och har upplevelser som möter ett tydligt identifierat behov. Arrangören för utvecklingen framåt genom att tillvarata och testa nya idéer och lösningar i framkant. Lokalt förankrad arrangör Evenemanget genomförs av en arrangör som tydligt kan visa hur och var evenemanget har stöd lokalt i bygderna. Organisation och roller Åre kommuns styrgrupp för evenemang Styrgruppen består av två politiker, två evenemangsarrangörer, en representant för den lokala eventutbildningen samt en representant från den internationella forskningsfronten om evenemang (Mittuniversitetet/ETOUR). Styrgruppen träffas ett par gånger per år och ansvarar för strategisk samordning, internationell omvärldsbevakning och idéutbyte för fortsatt utveckling. Styrgruppen föreslår, efter samråd med den operativa evenemangsgruppen, eventuella revideringar av evenemangsstrategin och Åre kommuns kriterier för bidrag till evenemang. Operativ evenemangsgrupp fysisk och digital evenemangslots Den operativa gruppen består av representanter från Åre kommuns tillväxtavdelning samt Åre Destination. Vid behov kan gruppen utökas med personer från övriga bygder samt avdelningar på Åre kommun (ex. kultur och fritid, turistbyrå, bibliotek, arbetsmarknadsavdelningen, tekniska och inflyttarservice). Den operativa gruppen arbetar löpande utifrån inkommande behovsförfrågningar från nya och befintliga evenemang. Evenemang som genomförs i Åredalen hanteras primärt av Åre Destination, medan Åre kommuns tillväxtavdelning hanterar evenemang i övriga delar av Åre kommun. Tillväxtavdelningen ansvarar för ge tillstånd till samt ta ut taxa för att arrangera evenemang på allmän plats i enlighet med de lokala ordningsföreskrifterna. Evenemangsgruppen har mandat att fatta beslut om att ge evenemang resurser ur Åre kommuns evenemangsfond i linje med Åre kommuns kriterier för bidrag till evenemang. Kommunstyrelsen tar beslut gällande evenemang som efterfrågar större resurser än vad evenemangsgruppen har mandat att tilldela. Evenemangsgruppen ansvarar för att uppdatera evenemangslotsen samt upprätthålla en aktuell evenemangskalender. Åre kommun Utöver delaktighet i styrgruppen och den operativa evenemangsgruppen, ansvarar Åre kommun för vissa av de tillstånd som evenemangsarrangören måste ansöka om för att kunna genomföra evenemangen. Vi ansvarar också för upplåtande och taxering av allmänna ytor där evenemang kan genomföras. Kommunen har en bred kontaktyta med föreningslivet, som är en mycket viktig kugge i evenemangsutvecklingen, inte minst när det gäller fokus på barn, ungdomar och kultur. Åre kommun kan ge bidrag till föreningar som genom engagemang och aktivering skapar naturliga mötesplatser som är grogrund för utvecklingen av både nya och befintliga evenemang. Eventutbildningen har också möjlighet att stötta evenemang med arbetsinsatser som en del av utbildningen. Åre Destination AB, by- och utvecklingsgrupper och övriga samordningsaktörer Åre Destination AB, by- och utvecklingsgrupper och övriga samordningsaktörer arbetar aktivt med att ge eventarrangörerna i Åre kommun rätt förutsättningar för ett bra genomförande av evenemangen. Målet är att hjälpa arrangörer med exempelvis synlighet, lokalkännedom och säkerhet. 6 (7)
Evenemangsarrangörer Ansvarar för att utveckla, planera, genomföra och utvärdera socialt, ekonomiskt och miljömässigt hållbara evenemang. 7 (7)