Landstingsdirektörens stab Kanslienheten TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2015-03-18 Landstingsstyrelsen Sida 1(1) Referens Diarienummer 150187 Samarbetsavtal för Sydsveriges Europakontor Blekinge - Småland Förslag till beslut Landstingsstyrelsen godkänner Samarbetsavtal för Sydsveriges Europakontor Blekinge Småland. Bakgrund Följande organisationer har beslutat att etablera samarbete kring ett gemensamt representationskontor i Bryssel: Regionförbundet i Kalmar län, Region Blekinge, Region Jönköpings län, Region Kronoberg, Blekinge Tekniska Högskola, Högskolan i Jönköping, Linnéuniversitetet, Landstinget i Blekinge samt Landstinget i Kalmar län. Verksamheten omfattar i huvudsak samverkan, informations- och kunskapsspridning, intressebevakning och påverkan samt marknadsföring av regionen Småland-Blekinge inklusive lärosätena. Representationskontoret är lokaliserat i Bryssel och det administrativa ansvaret för kontoret är Regionförbundet i Kalmar län. Landstingets i Kalmar län representant i styrgruppen är Anders Henriksson (S). Samarbetsavtalet gäller för perioden 1 januari 2015 till och med 31 december 2018. Marie Nilsson Sekreterare Bilagor Bilaga 1 Protokollsutdrag från Regionförbundet daterad den 16 januari 2015. Bilaga 2 Samarbetsavtal daterat den 11 december 2014. Landstinget i Kalmar län Webbplats Ltkalmar.se E-post landstinget@ltkalmar.se Organisationsnr 232100-0073 Postadress Landstinget i Kalmar län Box 601 391 26 Kalmar Besöksadress Strömgatan 13 391 26 Kalmar Telefon 0480-810 00 vx Bankgiro 833-3007
REGION FÖRBUNDET 1 KALMAR LÄN Protokollsutdrag 2015-01-16 Styrelsen 18 D 2009/764-309 Sydsveriges Europakontor Blekinge-Småland Samarbetsavtal för Sydsveriges Europakontor Blekinge-Småland För styrelsens behandling föreligger Samarbetsavtal för Sydsveriges Europakontor Blekinge-Småland. Följande organisationer har beslutat att etablera samarbete kring ett gemensamt representationskontor i Bryssel Regionförbundet i Kalmar län, Region Blekinge, Region Jönköpings län, Region Kronoberg, Blekinge Tekniska Högskola, Högskolan i Jönköping, Linn&iniversitetet, Landstinget i Blekinge län samt Landstinget i Kalmar län. Samarbetet skall betecknas Sydsveriges Europakontor Blekinge-Småland. Verksamheten skall i huvudsak omfatta samverkan, informations- och kunskapsspridning, intressebevakning och påverkan samt marknadsföring av regionen Småland-Blekinge inklusive lärosätena. Representationskontoret skall vara lokaliserat i Bryssel. Det administrativa ansvaret för Europakontoret har Regionförbundet i Kalmar län. Vidare är personalen vid kontoret anställd av Regionförbundet i Kalmar län. Organisationen i Sverige skall ha följande struktur Styrgrupp Varje län är representerat med tre ledamöter varav två representerar regional utveckling och en hälso- och sjukvårdsfrågor. Styrgruppen fastställer budget. Chefsgrupp Utgörs av en företrädare för respektive lärosäte, en som företräder regional utveckling och en som företräder hälso- och sjukvårdsfrågor. Kontaktpersongrupp Kontaktperson utses av respektive part i chefsgruppen och ansvarar för löpande kontakt med Brysselkontoret samt mellan Brysselkontoret och hemmaorganisationen och för förankring i respektive hemmaorganisation. Årsavgiften för 2016 och åren därefter beräknas enligt en modell med en fast respektive en rörlig del av avgiften. För 2015 beräknas årsavgiften enligt särskild modell. Samarbetsavtalet avser tiden 1 januari 2015 t o m 31 december 2018. Om huvudman önskar bryta samarbetet skall skriftlig uppsägning av samarbetsavtalet ske senast sex månader innan avtalet skall upphöra. I samband härmed önskar Henrik Yngvesson (M) få framfört till styrgruppen för Europakontoret att även Öland bör inkluderas i namnet på kontoret eftersom varumärket bygger på landskapsnamnen. Protokoll från styrgruppsmöte
REGION FÖRBUNDET 1 KALMAR LAN Protokollsutdrag 2015-01-16 Styrelsen Anmäls protokoll från styrgruppsmöte den 17 december 2014. Beslut Styrelsen beslutar att godkänna Samarbetsavtal för Sydsveriges Europakontor Blekinge-Småland. Styrelsen beslutar vidare att framföra till styrgruppen för Sydsveriges Europakontor Blekinge-Småland att även Öland bör nämnas i kontorets namn. Styrelsen tar slutligen anmälan om protokoll från styrgruppsmöte den 17 december 2014 till protokollet. Ulf Nilsson ordförande Bestyrkes «C(' t1(\
Bilaga 1 Förslag 2014-12-11 Samarbetsavtal Följande organisationer har beslutat att etablera ett samarbete kring ett gemensamt representationskontor i Bryssel. Samarbetet ska betecknas Sydsveriges Europakontor Blekinge-Småland. De organisationer som är parter i samarbetet är följande. Regionförbundet i Kalmar län Region Blekinge Region Jönköpings Län Region Kronoberg Blekinge Tekniska Högskola Högskolan i Jönköping Linnéuniversitetet Landstinget Blekinge Län Landstinget Kalmar Län 1. Allmänna utgångspunkter för verksamheten EU är en viktig del av Småland-Blekinge och Småland-Blekinge är en aktiv part i Bryssel. Genom att vara på plats i Bryssel och olika sammanhang lyfta fram Småland-Blekinges ståndpunkter och möjligheter kan beslutsfattare få en ökad förståelse för regionen och därmed ökar möjligheten till påverkan och att politiska beslut och finansieringsmöjligheter utformas på ett sådant sätt att detta gynnar regionens utveckling. Syftet med Småland- Blekinges samarbete är att verka för en hållbar utveckling och tillväxt i regionen Småland-Blekinge. Med en tydlig och stark närvaro i Bryssel vill vi öka vår konkurrenskraft på en internationell arena. Samarbetets övergripande mål är att främja medlemmarnas verksamhet och ekonomiska intresse i Europeiska unionen liksom Samverkan mellan parterna. Verksamhetens skall i huvudsak omfatta 1. Samverkan 2. Informations- och kunskapsspridning 3. Intressebevakning och påverkan 4. Marknadsföring av regionen Småland-Blekinge inklusive lärosätena 2. Kontoret Representationskontoret ska vara lokaliserat till Bryssel (benämns nedan som Brysselkontoret).
Bilaga 1 3. Organisationen i Bryssel Kontoret föreslås bemannas i enlighet med verksamhetsplan och budget, där en är kontorschef. I dennes uppdrag ingår ansvar för såväl löpande verksamhet och kvalité som det administrativa arbetet i Bryssel. Utöver den fast anställda personalen ska kontoret kunna ta emot en eller ett par praktikanter. Lärosätena ansvarar för sin egen bemanning efter behov, verksamhetsplanering och budget. Det är angeläget att lärosätena är närvarande vid kontoret i god utsträckning. Det är viktigt att medarbetarna på kontoret i Bryssel har god kännedom och goda kunskaper om aktuella frågor på hemmaplan. Personalen på kontoret ska regelbundet besöka parterna och hemmaregionen. 4. Organisationen i Sverige Verksamheten i Bryssel är beroende av en väl fungerande beställar- och mottagarorganisation på hemmaplan. Alla parter inklusive samtliga lärosäten ska vara delaktiga i arbetet. Hemmaorganisation ska ha följande struktur Styrgrupp. Varje län är representerade med tre ledamöter i styrgruppen varav två representerar regional utveckling och en som rör hälso- och sjukvårdsfrågor. Lärosätena företräds av rektorerna. Chefsgrupp som utgörs av en företrädare för respektive lärosäte, en som företräder regional utveckling och en som företräder hälso- och sjukvårdsfrågor. Gruppen har ett gemensamt ansvar för den övergripande verksamheten och kontakter med Europakontoret. Kontaktpersongrupp. Kontaktperson utses av respektive part i chefsgruppen och ansvarar för löpande kontakt med Brysselkontoret samt mellan Brysselkontoret och hemmaorganisationen och för förankring i respektive hemmaorganisation. 5. Parternas ansvar Regionförbundet i Kalmar län har det administrativa ansvaret för Europakontoret och ersätts för det administrativa arbetet enligt självkostnadsprincipen. 6. Personal Personalen i Bryssel ska vara anställd av Regionförbundet i Kalmar län. Rekrytering/lönesättning beslutas av Regionförbundet i Kalmar län efter avstämning i chefsgruppen. Lärosätena ansvar för sin gemensamma bemanning av kontoret i enlighet med p.3 ovan.
Bilaga 1 7. Budget Styrgruppen ska inför varje kalenderår fastställa en budget för verksamheten. Förslag till budget ska tas fram av chefsgruppen. Budget ska fastställas senast under november/december året före verksamhetsåret. 8. Finansiering Årsavgiften för regionkommun/regionförbund ska för budgetåret 2015 beräknas enligt en modell baserad på ett procenttal multiplicerat med det justerade prisbasbeloppet och invånarantalet hos respektive part. För 2016 och åren därefter ska årsavgiften för regionkommuner/landsting och regionförbund beräknas enligt en modell med en fast respektive en rörlig del av avgiften. Lärosätenas avgift regleras i ett särskilt avtal. 9. Verksamhetsinriktning Verksamhetsinriktning omfattar 4 år. Styrgruppen ska inför varje kalenderår se över verksamhetsinriktning tillsammans med budget, som ska vara förankrad hos parterna. 10. Avtalstid Detta samarbetsavtal träder i kraft 2015-01-01 och ska gälla till och med 2018-12-31 11. Uppsägning Önskar en huvudman avbryta samarbetet ska skriftlig uppsägning av samarbetsavtalet ske senast 6 månader innan avtalet ska upphöra. 12. Avveckling Om parterna beslutat att samarbetet ska upphöra ska eventuella tillgångar fördelas enligt principen angiven under pkt 7. Eventuell egendom ska förvandlas till pengar genom offentlig försäljning. Verksamheten får tillfälligt fortsätta om det behövs för en ändamålsenlig avveckling. När styrgruppen fullgjort sitt uppdrag ska den avge slutredovisning.