Revisionsrapport Granskning av rutiner för debitering av barn- samt äldreomsorgsavgifter Motala kommun oktober 2009 Matti Leskelä
Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning och rekommendation...3 2 Bakgrund och syfte...3 3 Metod...4 4 Granskningsresultat...5 4.1 Processbeskrivning...5 4.2 Äldreomsorgsavgifter...5 4.3 Barnomsorgsavgifter...7 4.4 Betalningsrutiner samt kravhantering...8 2
1 Sammanfattande bedömning och rekommendation Svar på revisionsfrågan: Är debiteringsrutinerna för barn- respektive äldreomsorgen tillförlitliga och säkra? Debiteringsrutinen för äldreomsorgen bedöms till största del som tillförlitlig och säker. Taxan räknas ut rätt i debiteringssystemet utifrån inmatade uppgifter. Genomförda kontroller står i relation till risken i rutinen. Inrapporteringsrutinerna gällande antal utförda timmar kan dock förbättras. Debiteringsrutinen för barnomsorgen bedöms som välfungerande såtillvida att använt IT-system utifrån inmatade och lämnade uppgifter räknar ut taxan på ett korrekt vis. Kontroller av inkomstuppgifter utförs i dagsläget. Det är viktigt att detta görs kontinuerligt för att en rättvisande taxa ska kunna säkerställas. Kommunens fakturerings-, betalningsbevaknings- och kravrutin bedöms som tillförlitliga. Rutinerna sköts i enlighet med kommunens beslutade riktlinjer. Till följd av genomförd granskning lämnas följande rekommendation: Kontroller av inkomstuppgifter för barnomsorgstagare ska göras årligen gentemot inkomstuppgifter från Skatteverket. Nya inkomstuppgifter bör begäras in årligen för de föräldrar som inte betalar maxtaxa. Rutinen för inrapportering av utförda timmar inom äldreomsorgen bör ses över så att antalet felaktiga och i efterhand rättade fakturor minskar. 2 Bakgrund och syfte Då kommunen fakturerar stora volymer tjänster är det väsentligt att rutinerna är välfungerande och säkra samt att det finns en inbyggd intern kontroll i hanteringen. Det är viktigt att kommunen säkerställer att den taxa som tas ut är korrekt. Rutinerna före fakturautskick måste säkerställa att fakturabeloppet är rättvisande. 3
Syftet med granskningen är att kontrollera att: samtliga tjänster debiteras underlaget för fakturering baseras på överenskomna villkor och antagna taxor fakturering baseras på aktuella inkomstuppgifter rutiner finns för att kontrollera att fakturabetalning sker vid rätt tidpunkt ränte- och kravdebiteringar sker i enlighet med policy/antagna villkor. Ovanstående kontrollområden syftar till att besvara revisionsfrågan: Är debiteringsrutinerna för barn- respektive äldreomsorgen tillförlitliga och säkra? Med debiteringsrutin avses processen i form av det arbete och de kontroller som görs för att säkerställa att samtliga tjänster debiteras. Den största risken sett till det eventuella intäktsbortfall som kan bli följden av bristande kontroll är sannolikt att felaktiga inkomstuppgifter ligger till grund för taxan. I granskad rutin ingår således de kontroller som görs av att uppgifterna som ligger till grund för taxan är tillräckliga. Faktureringsrutinen omfattar utskick av faktura, förfallodagsbevakning samt kravrutin. 3 Metod Granskningen har skett genom stickprovsberäkningar av taxa för äldreomsorg samt barnomsorg. Debiterings- och faktureringsunderlag har uttagits för en månad under 2009. Detta underlag har kontrollerats mot angivna inkomstuppgifter i respektive debiteringssystem. Tillförlitligheten i lämnade inkomstuppgifter har bedömts utifrån hur frekvent inkomstuppgifterna uppdateras samt förekomsten av kontroll mot externa uppgifter gällande redovisade inkomster. Stickprovskontroll har skett av kommunens inkomstuppgifter mot skatteverkets inkomstdata för år 2007. Detta bedöms kunna ge en indikation på korrektheten i de inkomstuppgifter som ligger till grund för taxan. Intervjuer har skett med ansvariga handläggare för barnomsorgens resp. äldreomsorgens debiteringsrutin. Vidare har ansvarig fakturerings- och kravhandläggare på kommunens ekonomienhet intervjuats. Policy- och taxedokument har studerats. 4
4 Granskningsresultat 4.1 Processbeskrivning Skissen nedan visar en schematisk bild av granskade processer med uppgiftsflöden samt de enheter som svarar för att utföra arbetsmomenten. Barnomsorg Inhämtning av uppgifter Registering av uppgifter Kontroll av uppgifter Debitering Ekonomienheten Fakturering Äldreomsorg Betalningsbevakning Inhämtning av uppgifter Registering av uppgifter Debitering Kravhantering Kontroll av uppgifter 4.2 Äldreomsorgsavgifter Ett högkostnadsskydd infördes i socialtjänstlagen (2001:453) i form av en högsta avgift för insatser inom ramen för hemvård i ordinärt och särskilt boende, dagverksamhet och kommunal hälso- och sjukvård. Lagens lydelse är enligt nedan: Den enskildes avgifter får: -för hemtjänst och dagverksamhet, tillsammans med avgifter som avses i 26 tredje stycket hälsooch sjukvårdslagen, per månad uppgå till högst en tolftedel av 0,48 gånger prisbasbeloppet, -för bostad i särskilt boende per månad uppgå till högst en tolftedel av 0,50 gånger prisbasbeloppet Ovanstående innebär att den totala hemtjänstavgiften får uppgå till maximalt 1.712 kr per månad. För plats i boende är den högsta avgiften 1.783 kr per månad. Det maximala beloppet i tillämpningsanvisningarna överensstämmer med de lagstadgade beloppen. För att täcka den enskildes levnadsomkostnader fastställs ett förbehållsbelopp som utgörs av ett minimibelopp och faktisk bostadskostnad. Inkomsterna reducerat med förbehållsbeloppen utgör den maximalt tillåtna avgiften som kan faktureras brukaren. Minimibeloppet är fastställt i socialtjänstlagen och uppgår till 4.832 kr per månad för ensamstående samt 4.083 kr per månad för sammanboende eller make/maka. 5
Nedan följer exempel på uttagen taxa för ensamstående: Nettoinkomst 10 000 Minimibelopp för levnadsomkostnader -4 832 Bostadskostnad -4 800 Avgiftsutrymme 368 Avgiftsutrymmet är 368 kr per månad i ovanstående exempel. Hemtjänst kostar 230 kr per timme men högst 1.712 kr i månaden i enlighet med maxtaxan. Eventuell kostnad för beställd mat tillkommer. Inkomstuppgifter hämtas in antingen genom att kommunen skickar ut blankett till brukaren angående inkomstuppgifter gällande tjänst samt kapital. I det fall inkomstuppgift inte insänds till förvaltningen så debiteras maxtaxa. Kunden har sedan möjlighet att rätta uppgiften i efterhand men får betala maxtaxa tills ny uppgift inlämnas. Kommunen inhämtar enligt uppgift månadsvis uppgifter från försäkringskassan gällande aktuell pension. I debiteringsprogrammet finns en mall för uträkning av inkomster och taxor. Kontrollberäkning av taxan har genomförts för ett mindre stickprov. Dessa kontroller visar att taxan räknas ut rätt i debiteringssystemet. Problem kan ibland uppstå då hemtjänstenheterna inrapporterar felaktiga uppgifter avseende antal utförda timmar till debiteringshandläggarna inom Socialförvaltningen. Enligt uppgift är korrigering av hemtjänsttimmar i efterhand något som görs varje månad. Rutinerna för äldreomsorgsdebitering bedöms som välfungerande såtillvida att det finns kontroller av att samtliga tjänster debiteras. Vidare sker kontroller av inkomstuppgifter hos försäkringskassan som säkerställer att framräknad taxa bygger på i allt väsentligt rättvisande inkomstuppgifter. Att förvaltningen ser över rutinerna och IT-verktygen gällande inrapportering av antal utförda timmar är dock behövligt. En korrekt månadsvis inrapportering av antalet hemtjänsttimmar skulle minska antalet feldebiteringar och antalet krediteringar i efterhand. Utöver de problem som förvaltningen påtalat med inrapportering och inläsning av rätt antal timmar bedöms de kontroller som görs i äldreomsorgsdebiteringen stå i relation till den risk som totalt sett finns i rutinen. 6
4.3 Barnomsorgsavgifter Barnomsorgstaxan bygger precis som äldreomsorgstaxan på hushållets inkomster. Till skillnad mot äldreomsorgstaxan ingår dock inte inkomst av kapital i underlaget för taxan. Maxtaxan innebär att det hushåll som barnet tillhör betalar en viss procentandel av inkomster upp till 42.000 kr för barnomsorgen. För det yngsta barnet betalas 3 % av inkomsten för en förskoleplats vilket innebär högst 1.260 kr i enlighet med maxtaxan. För det näst yngsta barnet i förskolan är priset 2 % av inkomsten och för ett eventuellt tredje barn betalas 1 %. Sammanboende/gifta föräldrar betalar vid inkomst om 20.000 kr vardera per månad totalt 40.000*3%=1200 kr för sitt yngsta barn i förskolan. Stickprov har genomförts på ett antal hushålls barnomsorgstaxa. Följande moment har kontrollerats och gett resultat enligt nedan. 1) Kontroll av om försystemet räknar ut rätt taxa utifrån de inkomstuppgifter som finns inlagda i försystemet. Granskningen visar att försystemet räknar ut rätt belopp utifrån de inlagda inkomstuppgifterna. 2) Kontroll av att fakturabeloppet stämmer överens med det belopp som använt försystem framräknat. Granskningen visar att fakturerat belopp överensstämmer med av försystemet uträknat belopp. 3) Kontroll av överensstämmelsen mellan inkomstuppgifter som ligger till grund för en månads debitering under 2009 och av skatteverket redovisade tjänsteinkomster för år 2007 (taxering 2008). Kommunens rutin är sådan att uppgift om inkomster begärs in i samband med att plats erhålls inom barnomsorgen. Lämnas inte skriftlig inkomstuppgift så debiteras maxtaxa tills inkomstuppgift inkommit enligt den inkomstblankett som kommunen skickas ut till föräldrarna. Granskningen visar att detta tillämpas i praktiken då det finns ett 50-tal hushåll som är har inkomstuppgift 42.000 kr eller mer. Risken i rutinen torde således inte ligga i att inkomstuppgift ej inlämnas förutsatt att maxtaxa debiteras för samtliga som ej inkommer med uppgift. 7
Risken ligger istället i att föräldrarna anger för låga inkomster vid erhållande av plats eller att ny uppgift ej begärs eller inte lämnas då föräldrarnas inkomster ökar. Ett lämpligt vis att minska denna risk är att kommunen med IT-stöd kontrollerar egna inkomstuppgifter mot taxerade inkomster. Enligt uppgift på kommunens hemsida så kommer kommunen att kontrollera inkomstuppgiften med berörda myndigheter minst en gång per år. Kommunen har genomfört kontroller mot 2006 års inkomstuppgifter från skatteverket. Granskningen visar att det finns vissa differenser mellan nuvarande anmälda inkomster till kommunen och faktisk inkomst av tjänst för år 2007. Ett eventuellt intäktsbortfall kommer dock att inflyta i efterhand förutsatt att den kommande kontrollen 2007 års inkomster utförs och hanteras på planerat vis. Under slutet av år 2009 kommer kommunen att få uppgifter om inkomster för år 2007 (2008 års taxering) från skatteverket. Inkomstuppgifterna kommer att jämföras mot den anmälda inkomst som för 2007 låg till grund för barnomsorgstaxan. Eventuella differenser mellan anmäld och slutlig inkomst kommer att faktureras. I det fall slutlig inkomst är lägre än till kommunen anmäld kommer kreditering att göras. Rekommendationen till kommunen är att, även fortsättningsvis, genomföra årliga kontroller av inkomster. Om detta görs kommer inlämnandet av felaktiga inkomstuppgifter att minska i omfattning. Av vikt att säkerställa är också att hushållets sammanlagda inkomster ligger till grund för taxan. I det fall som ena föräldern har vårdnadsansvaret samt betalningsansvaret så är det ändå hushållets gemensamma inkomst som ligger till grund för taxan även om sammanboende eller maka/make ej är vårdnadshavare till barnet. 4.4 Betalningsrutiner samt kravhantering De debiterade beloppen i underlagen från förvaltningarna faktureras och betalningsbevakas sedan av ekonomienheten i enlighet med riktlinjerna. Synpunkter och frågor gällande fakturor hanteras av respektive förvaltning. I kommunens riktlinjer för fakturering och kravhantering (KF 1990-10-22, 135) fastställs bl.a. följande: Dröjsmålsränta beräknas normalt från den på fakturan utsatta förfallodagen. Inkassokrav, som ersätter tidigare utsänd påminnelse, skrivs ut senast 14 dagar efter det att fakturafordran förfallit till betalning 8
I kommunens riktlinjer har således fastställts att påminnelse ej ska skickas ut. Rutinerna för fakturerings- och betalningsbevakning fungerar i allt väsentligt i enlighet med riktlinjerna. 9