Revisorernas redogörelse för år 2009

Smedjebackens kommun Revisorerna Revisorernas redogörelse för år 2009 1 Inledning Som kommunens revisorer har vi kommunfullmäktiges uppdrag att granska kommunstyrelsens och nämnders verksamhet samt att pröva om den sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Revisorerna skall också granska om kommunens räkenskaper är rättvisande och om den interna kontrollen som sker inom förvaltningen är tillräcklig. I denna bilaga vill vi kortfattat redovisa vår sammanfattande bedömning av kommunens ekonomiska situation och några mer allmänna bedömningar utifrån revisionsarbetet år 2009. Vi redovisar också sammanfattningsvis de granskningar som genomförts av vårt biträde från Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers under revisionsåret 2009 och de viktigaste resultaten och slutsatserna från dessa. Granskningsrapporter avlämnade i vår roll som lekmannarevisorer i de kommunala bolagen, bifogas också. Vi samverkar med kommunrevisorerna i länets kommuner och revisorerna i Landstinget Dalarna på olika sätt. För samtliga kommuner i Dalarna och Landstingets revisorer finns samarbetsorganet Dalrev. Dalrev har träffar en gång per år med inslag av seminarier och utbildning. Tillsammans med revisorerna i Avesta, Hedemora och Säter har vi ett återkommande samarbete. Även här träffas vi en gång per år för utbyte av erfarenheter och viss utbildning. Vi har även samarbete med revisorerna i Ludvika, där vi har ett formellt gemensamt revisionsansvar för den gemensamma nämnden för Västerbergslagens kulturskola. 2 Kommunens ekonomi Kommunen redovisar för 2009 ett överskott med 0,9 Mkr (för 2008 underskott om 3,9 Mkr). Efter justeringar enligt det sk balanskravet uppgår årets överskottet till 0,4 Mkr. Detta medför att underskottet från 2008 inte har kunnat återställas under 2009. Enligt beslut i fullmäktige ska detta göras under 2010. Det egna kapitalet är enligt årsredovisningen negativt med -48 Mkr (-48 Mkr). Om hänsyn tas till de pensioner som tjänats in t.o.m. 1997 (hanteras i kommunen utanför balansräkningen enligt den sk blandmodellen), blir det negativa egna kapitalet -329 Mkr (-321 Mkr). Det innebär att kommunen har en fordran på varje invånarna i kommunen med ca 30 600 kr (29 900 kr) för att komma till ett läge där det egna kapitalet är noll (skulderna = tillgångarna). 1

Investeringarna har under 2009 minskat i omfattning jämfört med de senaste åren. Kommunen har under året även minskat sina långfristiga skulder med 31 Mkr till 233 Mkr (264 Mkr). Årets investeringar har kunnat genomföras utan någon ytterligare upplåning. Det är positivt att antalet invånare i Smedjebacken har ökat även under 2009. Vid årets slut uppgår antalet invånare till 10 758 personer. Förutsättningarna för 2009 ändrades snabbt under året, vilket medförde en mycket svår situation för kommunerna. Vi ser därför positivt på att resultatet för 2009 åter är positivt, efter 2008-års underskott. Vi ser framförallt positivt på att verksamheterna, trots ett tufft år, har lyckats vända de större underskotten under 2008 till överskott eller mindre underskott. Osäkerheten inför framtiden är dock stor, både avseende de ekonomiska förutsättningarna inför 2011 och hur världsekonomin kommer att utvecklas. Det är därför av största vikt att ha en god beredskap och framförhållning. Det krävs att det enträgna arbetet fortsätter med att se över kostnadsläget och finna effektiva lösningar, för att kunna möta framtidens kostnader i form av till exempel kraftigt ökande pensionskostnader. 3 Allmänna synpunkter från granskningsarbetet 3.1 Allmänna reflektioner Vi noterar med glädje att den allmänt positiva attityd som vi noterat hos både anställda och förtroendevalda i kommunen de senaste åren håller i sig även under 2009. Det är fortfarande vår bestämda uppfattning att en fortsatt positiv anda med ett stort inslag av samarbetsvilja, är en av nyckelfaktorerna till en positiv utveckling av Smedjebackens kommun. 3.2 Träffar med politiker och anställda Vi har under året haft ett flertal träffar med olika personer inom kommun- och förvaltningsledningen samt med vissa nyckelpersoner. Respektive person har fått beskriva sin verksamhet och de möjligheter/ hot som finns för verksamheten. Utifrån denna beskrivning har vi sedan fört olika typer av diskussioner om verksamheten. Dessa träffar har blivit en viktig del av vårt revisionsarbete och de har genomgående skett i en mycket positiv anda. 3.3 Sjukfrånvaro Det är positivt att kunna konstatera att sjukfrånvaron fortsatt att sjunka under året, för att under 2009 uppgå till 5,7 %. 3.4 Personalförsörjning Frågan om framtida personalförsörjning är fortsatt en central fråga. Arbetet måste fortsätta, samtidigt som fokus finns på att vara en attraktiv arbetsgivare och att satsningar görs på utbildning för att upprätthålla kompetensen. 2

3.5 Styrning av bolagen Det är positivt att nya ägardirektiv har tagits fram för koncernen Smedjebackens Energi AB. Detta är ett viktigt steg i att kommunen ska kunna bedriva en aktiv styrning av bolagen. Även under 2010 måste arbetet fortsätta och nya ägardirektiv bör färdigställas för Bärkehus AB. Det är även viktigt att en god kommunikation mellan bolagsstyrelserna och ägaren upprätthålls. 3.6 Vikten av att lämna svar/uppgifter till revisorerna Enligt kommunallagen 9:12 framgår att Nämnderna och de enskilda ledamöterna och ersättarna i dessa samt de anställda är skyldiga att lämna revisorerna de upplysningar som behövs för revisionsarbetet. Vi vill framhålla vikten av att de personer som tillfrågas av revisionen även bidrar med att besvara frågor och enkäter. Det är angeläget att vi erhåller en hög svarsfrekvens på utsända enkäter för att erhålla ett rättvisande resultat. Detta kan då utgöra ett bra underlag för att dra rättvisande slutsatser. 3.7 Genomförande av förslag I de rapporter som vi presenterar framförs ett antal förbättringsförslag. Vi ser med tillförsikt fram emot att kommunen aktivt arbetar med dessa och redovisar en plan för hur åtgärderna ska genomföras. 4 Särskilt genomförda granskningsarbeten På vårt uppdrag har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers särskilt granskat vissa verksamheter. Syftet med dessa granskningar har varit att översiktligt bedöma styrelsens/ nämndens system för styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Uppdraget har redovisats i ett antal rapporter, som här nedan redovisas i sammanfattning. De flesta rapporter har delgivits fullmäktige separat löpande under året. Dessa bifogas därför inte som bilagor till denna redogörelse. Granskningsrapporten för årsredovisningen samt granskning av löpande system och rutiner är nya och bifogas som bilagor. 4.1 Seminarium och möten vid avrapportering av granskningar Avrapporteringen av resultaten från granskningarna avseende förskolan och grundskolan samt beredningsprocessen, har genomförts i form av seminarium. Inbjudna var kommunledning, förvaltningschefer, förtroendevalda och övriga som arbetar inom respektive område. Utöver att resultatet av granskningarna presenterades genomfördes även diskussion kring de aktuella frågorna. Vi tycker att det är positivt att deltagandet och intresset för de genomförda seminarierna har varit stort. 3

4.2 Granskning av skolans effektivitet, kvalitet och kostnader 4.2.1 Bakgrund och syfte Syftet med granskningen har varit att identifiera styrkor och svagheter i hur väl skolverksamheten svarar upp mot målen i läroplanen samt att se om det förekommer skillnader i produktionskostnad och effektivitet mellan kommunens skolor. För att definiera kostnader och kvalitet i grundskolan har metoden KRUT - Kvalitets- och ResursUTveckling använts. 4.2.2 Sammanfattande bedömning Elevernas resultat vid kvalitetsmätningen visar att samtliga skolenheter har ett kvalitetsvärde över 3,00, vilket är riktvärdet för ett godkänt resultat. Genomsnittet för samtliga elever är 3,34. Detta är ett mycket högt kvalitetsvärde och likaledes det högsta som uppmätts vid liknande granskningar i andra kommuner. Föräldrarnas 3,27 och lärarnas 3,43 är också de högsta kvalitetsvärden som noteras för respektive svarandegrupp. Analysen av måluppfyllelsen ger att andelen godkända nationella prov i år 5 och år 9 är 83 procent, vilket är genomsnittlig andel jämfört med tidigare granskade kommuner. Vid jämförelse av skolornas kostnader ges att kommunen har en dubbelt så hög kostnadsandel för elev- och skolhälsovård än tidigare granskade kommuner. Detta får till följd att andelen lärande är lägre än genomsnittet. Sammantaget utgör primärkostnaderna (lärande, mat och elev- och skolhälsovård) en hög andel av kostnaderna. Produktionskostnaden är i genomsnitt 95 kr per elevtimme. Detta är den högsta produktionskostnaden som uppmätts. Bland de kommuner som granskats sedan 2007 är genomsnittet 82 kr per elevtimme. Det mest utmärkande för kommunens resultat är de höga produktionskostnaderna. Vi har i denna rapport försökt förklara detta resultat. Vi rekommenderar nämnden att diskutera den höga produktionskostnaden för att utröna om det finns andra bakomliggande faktorer till resultatet. 4.3 Granskning av styrning av förskoleverksamheten 4.3.1 Bakgrund och syfte Syftet med granskningen har varit att besvara frågan om barn- och utbildningsnämndens styrning av förskolans verksamhet är ändamålsenlig. För att göra detta har följande frågeställningar legat till grund för granskningen: Finns ett ändamålsenligt system för styrning och uppföljning av verksamheten inom förskolan? Finns system för att säkra en ändamålsenlig styrning av resurser till förskolor? 4

4.3.2 Sammanfattande bedömning Granskningen visar att målbenämningarna varierar mellan skolplanen och verksamhetsbeskrivning 2009. I verksamhetsbeskrivning 2009 finns politiska mål vad gäller personalbemanning och att barn ska erbjudas plats inom fyra månader från ansökan. Målet om personalbemanning är dock otydligt och i organisationen uppges att det finns ett mål om barngruppernas storlek som vi dock inte har kunnat se tydligt dokumenterat. Det saknas dessutom en tydlig inbördes politisk prioritering av målen. Detta bedömer vi är en brist som försvårar förvaltningens arbete med att uppfylla målen. Vi bedömer att förskolorna genomgående bedriver ett gott kvalitetsarbete utifrån de förutsättningar de ges. Barngruppernas storlek bedöms i huvudsak styras av regeln om maximalt 16 respektive 20 barn i grupperna istället för att styras av barngruppernas sammansättning, lokalernas beskaffenhet, barnens närvarotider och personalens kompetens. Det är viktigt att resursfördelningssystemet ger incitament för ett beteende i organisationen som är politiskt önskvärt. Vår samlade bedömning är att barn- och utbildningsnämnden styrning av verksamheten inte är ändamålsenlig då de politiska målen för verksamheten är otydliga, inbördes oprioriterade samt består av olika målbegrepp som inte kopplas till varandra samtidigt som den ekonomiska styrningen inte är ändamålsenlig. 4.4 Granskning av styrning av den särskilda kollektivtrafiken 4.4.1 Bakgrund och syfte Syftet med granskningen har varit att bedöma om Dalatrafik AB genomför sitt uppdrag avseende den särskilda kollektivtrafiken på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Granskningen har genomförts i samarbete med revisorerna i Landstinget Dalarna och genomförts av deras biträde. 4.4.2 Sammanfattande bedömning Av granskningen framgår att den särskilda kollektivtrafiken, efter stora problem i samband med uppstarten, nu förefaller fungera tillfredställande. Samtidigt visar granskningen på brister dels i ägarnas styrning och ledning av verksamheten, dels genom avsaknaden av en tydlig strategi som underlag till de genomförda upphandlingarna. Bedömning är att det övergripande systemet för styrning av Dalatrafik AB f n inte stödjer en effektiv ägar- och uppdragsstyrning. Såväl kommunerna som landstinget blir härigenom otydliga både som ägare och uppdragsgivare vilket bl a tar sig uttryck i avsaknad av tydliga och uppföljningsbara mål och att de mål som ändå fastlagts inte operationaliserats i ägardirektiv eller i Dalatrafik AB:s uppbyggnad av den särskilda kollektivtrafiken. 5

Avsaknaden av en tydlig och genomtänkt strategi inför upphandlingen i kombination med de bristande underlagen från kommunerna har sannolikt också bidragit till de konsekvenser som idag är synliga genom bl a landstingets kraftigt ökade kostnader för sjukresor, en för stor upphandlad fordonsvolym samt att miljökrav enbart tagits i begränsad omfattning. Vi ser också anledning att påtala dels det allvarliga i att taxiförsörjningen för allmänheten inte kunnat upprätthållas i alla kommuner ett förhållande som måsta åtgärdas i kommande upphandling, dels behovet av ytterligare integration mellan den allmänna och särskilda kollektivtrafiken för att därigenom reducera behoven av särskild kollektivtrafik. Härutöver har också förändringar i regelverket medfört att tillräcklig hänsyn till resenärernas individuella förutsättningar och behov inte tagits i alla sammanhang. 4.5 Uppföljning av tidigare granskning om Västerbergslagens kulturskolenämnd 4.5.1 Bakgrund och syfte Syftet med granskningen har varit att granska och bedöma om Västerbergslagens Dans- och Musikskolenämnds beslut om åtgärder i lämnade yttrande, med anledning av synpunkter och rekommendationer i tidigare revisionsrapport, var tillräckliga och har verkställts på förväntat sätt. Granskningen har genomförts i samarbete med revisorerna i Ludvika och genomförts av deras biträde. 4.5.2 Sammanfattande bedömning En redovisning av nämndens ekonomi och verksamhet återfinns i Smedjebackens kommuns årsredovisning för 2007 och 2008, men motsvarande saknas i Ludvika kommun. Nämnden bör skapa rutiner som säkerställer att verksamhetsredovisning kommer med i respektive kommuns årsredovisning. Rutinerna för utskick av handlingar till sammanträden uppges nu fungera bra och inkomna upprättade handlingar redovisas för hela nämnden. Ett dokument, dans- och musikskolans plattform har utarbetats och godkänts av nämnden samt behandlats i respektive kommuns kommunstyrelse. Dokumentet beskriver skolans uppdrag och innehåll på ett enkelt och tydligt sätt. Ett nytt avtal mellan Ludvika och Smedjebackens kommuner samt ett nytt reglemente har antagits. Även en fyraårig utvecklingsplan har arbetets fram och fastställts av nämnden. Det konstateras i granskningen att det är betydelsefullt att upprättade dokument följs upp, utvärderas och vid behov revideras. 6

4.6 Granskning av beredningsprocessen 4.6.1 Bakgrund och syfte Syftet med granskningen har varit att granska om nämndernas och styrelsens berednings och beslutsprocess är ändamålsenlig i förhållande till nämndens/styrelsens uppdrag. För att göra detta har följande frågeställningar legat till grund för granskningen: Finns det fastställda rutiner och arbetssätt för nämndens/styrelsens beredningsarbete? Vilka funktioner deltar i beredningsarbetet? Är det tydligt vem som leder beredningsarbetet inom nämnden? Upplever ledamöterna att ärendena är tillräckligt utredda? Är kvaliteten på beredningsunderlagen/ kallelsen tillräcklig? Hur upplever ledamöterna omfattningen på beredningsunderlagen? Upplever ledamöterna att sammanträdena håller den kvalitet som krävs föra att man som enskild ledamot känner sig trygg i sitt beslutsfattande? 4.6.2 Sammanfattande bedömning I Smedjebackens kommun har man till största delen den ordningen att det politiska beredningsarbetet sker i arbetsutskottet. När det gäller beredning av ärenden innan arbetsutskottet finns olika modeller. Bedömningen är att nämnderna och styrelsen berednings och beslutsprocess till största delen är ändamålsenliga i förhållande till respektive nämnds/styrelsens uppdrag. Dock finns det områden som måste förbättras/utvecklas. Omfattningen och utförandet av beredningsarbetet är en fråga för respektive nämnd att bestämma. I granskningen visar enkäten att det finns områden i några nämnder som behöver diskuteras och utvecklas. Målsättningen måste vara att samtliga nämndsledamöter upplever att beredningsprocessen i den egna nämnden är ändamålsenlig och att den håller hög kvalitet. Det är viktigt att påminna om att varje ledamot har både ett ansvar och en skyldighet att reagera och påtala om man upplever att det finns problem inom beredningsarbetet i nämnden/styrelsen. 4.7 Granskning av löpande system och rutiner Bilaga 2 4.7.1 Bakgrund och syfte Varje år granskas olika delar av kommunens redovisningsrutiner och interna kontroll. Syftet har varit att kontrollera om det finns ändamålsenliga rutiner och metoder samt om dessa används inom olika delar av redovisningen. Under 2009 har fokus varit på hanteringen av leverantörsfakturorna i kommunen. 4.5.2 Sammanfattande bedömning Sammanfattningsvis visar granskningen att rutinen för hanteringen av leverantörsfakturor till delar fungerar väl, men att den interna kontrollen kan stärkas inom flera områden. Bland de rekommendationer som lämnas i rapporten kan nämnas att dokumenterade rutiner bör tas 7

fram och riskbedömning göras av rutinernas olika moment. Vidare bör en översyn göras av ansvars- och arbetsfördelningen så att ingen person ensam ska kunna hantera en transaktion i alla led. För att stärka den interna kontrollen bör kraven höjas på attesterna, så att samtliga beslutsattester sker med namnteckning istället för signatur. Dessutom bör det säkerställas att det centrala attestreglementet följs. Det bör även säkerställas att attestreglementet med tillämpningsanvisningar är väl känt och att samtliga nämnder har beslutat om nämndspecifika tillämpningsanvisningar. Till sist kan nämnas att ytterligare information kring hantering av fakturor (exempelvis syfte och deltagare), attestregler och kontering bör förmedlas till berörda. 4.8 Granskning av delårsrapport per 2009-08-31 4.8.1 Bakgrund och syfte Kommunen ska enligt den kommunala redovisningslagen upprätta minst en delårsrapport. Vi har granskat delårsrapporten per 2009-08-31. Syftet med granskningen har varit att översiktligt bedöma om den är utformad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed och om den ger en rättvisande bild av kommunens resultat. Delårsrapporten ska även innehålla en avstämning av fullmäktiges mål ur perspektivet god ekonomisk hushållning. Revisorerna ska bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de mål för god ekonomisk hushållning som fullmäktige beslutat om i budgeten. 4.8.2 Sammanfattande bedömning Vår samlade uppfattning är att delårsrapporten till delar uppfyller syftet att ge fullmäktige möjlighet att använda den som ett underlag för styrning, ledning och kontroll av den samlade kommunala verksamheten. För att ytterligare förbättra möjligheten till analys bör delårsrapporten utvecklas till kommande år. Delårsrapporten innehåller en avstämning av ett antal verksamhetsmål avseende god ekonomisk hushållning. Sammanfattningsvis är bedömningen att kommunen, enligt det prognostiserade resultatet, beräknar att nå ett överskott för 2009, men inte i nivå med resultatmålet för 2009. 4.9 Granskning av årsredovisning för 2009 Bilaga 3 4.9.1 Bakgrund och syfte Syftet med granskningen av årsredovisningen är att bedöma om den är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning (kap 3 8). Granskningen sker utifrån ett väsentlighetsoch riskperspektiv och skall besvara följande revisionsfrågor: Lämnar årsredovisningen upplysning om verksamhetens utfall, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen? Är räkenskaperna i allt väsentligt rättvisande? Är resultatet förenligt med de mål för god ekonomisk hushållning som fullmäktige beslutat om i budgeten? 8

4.9.2 Sammanfattande bedömning Kommunen har en upprättad årsredovisning som i all väsentlighet redogör för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Vi bedömer vidare att årsredovisningen i allt väsentligt uppfyller kraven på rättvisande räkenskaper och är i huvudsak upprättad enligt god redovisningssed. Vi bedömer att kommunen för 2009 lever upp till kommunallagens krav på en ekonomi i balans (KL 8:5 a-b), men att resultatet inte är förenligt med det finansiella mål om god ekonomisk hushållning som fullmäktige beslutat om. Vad gäller de övergripande verksamhetsmålen uppfylls dessa enligt redovisningen i årsredovisningen i stor utsträckning för 2009. Årets resultat visar på ett överskott om 0,9 Mkr och enligt balanskravet om 0,4 Mkr. 5 Lekmannarevisorernas granskningsrapporter Lekmannarevisorerna i kommunens bolag har avlämnat sina granskningsrapporter inkl granskningsredogörelse avseende verksamheten 2009. 5.1 Bärkehus AB Bilaga 4 5.2 Smedjebacken Energi AB Bilaga 5A 5.3 Smedjebacken Energi Nät AB Bilaga 5B Smedjebacken den 15 april 2010 Ulf Hällqvist Evert Fredriksson Sören Hansson Ulla Andersson Krister Torssell 9