Revisorernas redogörelse för år 2011

Transkript

1 Smedjebackens kommun Revisorerna Revisorernas redogörelse för år Inledning Som kommunens revisorer har vi kommunfullmäktiges uppdrag att granska kommunstyrelsens och nämnders verksamhet samt att pröva om den sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Revisorerna skall också granska om kommunens räkenskaper är rättvisande och om den interna kontrollen som sker inom förvaltningen är tillräcklig. I denna bilaga vill vi kortfattat redovisa vår sammanfattande bedömning av kommunens ekonomiska situation och några mer allmänna bedömningar utifrån revisionsarbetet år Vi redovisar också sammanfattningsvis de granskningar som genomförts av vårt biträde från PwC under revisionsåret 2011 och de viktigaste resultaten och slutsatserna från dessa. Granskningsrapporter avlämnade i vår roll som lekmannarevisorer i de kommunala bolagen, bifogas också. Vi samverkar med kommunrevisorerna i länets kommuner och revisorerna i Landstinget Dalarna på olika sätt. För samtliga kommuner i Dalarna och Landstingets revisorer finns samarbetsorganet Dalrev. Dalrev har träffar en gång per år med inslag av seminarier och utbildning. Tillsammans med revisorerna i Avesta, Hedemora, Fagersta och Säter har vi ett återkommande samarbete. Även här träffas vi en gång per år för utbyte av erfarenheter och viss utbildning. Vi har även samarbete med revisorerna i Ludvika, där vi har ett formellt gemensamt revisionsansvar för den gemensamma nämnden för Västerbergslagens kulturskola. 2 Kommunens ekonomi Kommunen redovisar för 2011 ett överskott med 11,7 mnkr (för 2010 ett överskott om 5,2 mnkr). Efter justeringar enligt det sk balanskravet och återställande av resterande underskott från 2008, uppgår överskott till 10,4 mnkr. Det egna kapitalet är enligt årsredovisningen negativt med -31 mnkr (-42 mnkr). Om hänsyn tas till de pensioner som tjänats in t.o.m (hanteras i kommunen utanför balansräkningen enligt den s.k. blandmodellen), blir det negativa egna kapitalet -331 mnkr (-311 mnkr). Det innebär att kommunen har en fordran på varje invånarna i kommunen med ca 31 tkr (29 tkr) för att komma till ett läge där det egna kapitalet är noll (skulderna = tillgångarna). Investeringarna har under 2011 ökat i omfattning jämfört med de senaste åren och uppgår för 2011 till 21 mnkr. De långfristiga skulderna har ökat med 7,3 mnkr i jämförelse med föregående år och uppgår till 240 mnkr. Antalet invånare i Smedjebacken har minskat under året och uppgår vid årets slut till personer. En minskning med 53 personer. 1

2 Kommunen redovisar för 2011 ett positivt resultat, vilket är positivt. Det är dock oroande att nämnderna tillsammans redovisar ett underskott mot budget om -5,3 mnkr, där kommunstyrelsen samt familje- och utbildningsnämnden står för övervägande delen. Med tanke på den svaga ekonomiska ställning som Smedjebackens kommun har i utgångsläget, är det därför av största vikt att ha en god beredskap och framförhållning. Det är väsentligt att verksamheterna får en ekonomi i balans. För detta krävs att det enträgna arbetet med att se över kostnadsläget och finna effektiva lösningar fortsätter. 3 Allmänna synpunkter från granskningsarbetet 3.1 Träffar med politiker och anställda Vi har under året haft ett flertal träffar med olika personer inom kommun- och förvaltningsledningen samt med vissa nyckelpersoner. Respektive person har fått beskriva sin verksamhet och de möjligheter/ hot som finns för verksamheten. Utifrån denna beskrivning har vi sedan fört olika typer av diskussioner om verksamheten. Dessa träffar har blivit en viktig del av vårt revisionsarbete och de har genomgående skett i en mycket positiv anda. 3.2 Ny organisation Från den 1 januari 2011 startade formellt den nya organisationen inom familje- och utbildningsnämnden. Det praktiska arbetet startades upp redan under hösten 2010 och har fortsatt under Under 2011 har även två nya förvaltningschefer tillsatts, så att man idag har ett delat ledarskap. Vi vill med anledning av genomförda organisationsförändringar framhålla vikten av att kunna utvärdera dessa. En omorganisation genomförs för att uppnå vissa mål/effekter. För att kunna utvärdera om dessa har uppnåtts behövs ett nuläge fastställas före omorganisationen. Man behöver även definiera tydliga mål som kan utvärderas. 3.3 Personalförsörjning Vi har tidigare år lyft fram frågan om framtida personalförsörjning. Under några år fanns en personalstrateg anställd, som skulle arbeta aktivt med frågan. Personalstrategen slutade sin tjänst under 2010 och har inte ersatts. Arbetet med de strategiska frågorna bör intensifieras och vi ser en väsentlig risk i att kommunen tappar fart i detta arbete. Under 2010 lämnade flera ledande befattningar sina tjänster. Under 2011 har merparten av tjänsterna tillsatts. Att processen kring tillsättningarna fungerat på ett bra sätt har varit särskilt viktigt under ett år då omorganisationer ställt högre krav på ett aktivt ledarskap. Arbetet med personalförsörjning måste fortsätta, samtidigt som fokus läggs på att vara en attraktiv arbetsgivare och att satsningar görs på utbildning för att upprätthålla kompetensen. 3.4 Styrning av bolagen Även 2011 har varit ett år av större förändringar inom bolagen. Under 2010 lämnad båda bolagens VD sina tjänster samtidigt som den nya organisationen planerades. Under 2010 beslutade kommunfullmäktige att bolagen skulle ha en gemensam VD samt att bolagens administration skulle samlokaliseras. Under året har en ny VD anställts och bolagen har samlokaliserats i energibolagets lokaler. Vi har under året följt arbetet med omorganisationen och kan konstatera att detta arbete bör utvärderas för att se vilka synergieffekter som man uppnått. 2

3 Vi har tidigare år poängterat att det är väsentligt att en god kommunikation mellan bolagsstyrelserna och ägaren upprätthålls. Denna kommunikation bör utvecklas och klargöras ytterligare under kommande år. 3.5 Mål för god ekonomisk hushållning Vi har under flertalet år påtalat att målen avseende god ekonomisk hushållning har varit i behov av en översyn och uppdatering. Vi ser därför positivt på att verksamhetsmålen i budget för 2012 nu har reviderats. 3.6 Genomförande av förslag I de rapporter som vi presenterar framförs ett antal förbättringsförslag. Vi ser med tillförsikt fram emot att kommunen aktivt arbetar med dessa och redovisar en plan för hur åtgärderna ska genomföras. 4 Särskilt genomförda granskningsarbeten På vårt uppdrag har PwC särskilt granskat vissa verksamheter. Syftet med dessa granskningar har varit att översiktligt bedöma styrelsens/nämndens system för styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Uppdraget har redovisats i ett antal rapporter, som här nedan redovisas i sammanfattning. De flesta rapporter har delgivits fullmäktige separat löpande under året. Dessa bifogas därför inte som bilagor till denna redogörelse. Granskningsrapporten för årsredovisningen är ny och bifogas som bilaga. 4.1 Seminarium och möten vid avrapportering av granskningar Vi har även under 2011 fortsatt att avrapportera resultaten från flera av granskningarna i form av seminarium. Inbjudna har varit kommunledning, förvaltningschefer, förtroendevalda och övriga som arbetar inom respektive område. Utöver att resultatet av granskningarna presenterades genomfördes även diskussion kring de aktuella frågorna. Vi ser positivt på att deltagandet och intresset för de genomförda seminarierna även under det här året har varit stort. 4.2 Granskning av individ- och familjeomsorgen Bakgrund och syfte Individ- och familjeomsorgen är från och med 2011 underställd familje- och utbildningsnämnden. Det övergripande syftet med förändringen har varit att samordna kommunens förebyggande arbete bland barn och ungdomar och erbjuda tidiga stödinsatser för barn och unga för att uppnå god livskvalitet på hemmaplan. Syftet har också varit att samordningen av kommunens resurser ska leda till en ökning av verksamheternas potential att stödja målgruppen. Granskningens syfte är att besvara revisionsfrågan om verksamheten inom individ- och familjeomsorgen bedrivs i enlighet med gällande lagstiftning och i övrigt på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. 3

4 4.2.2 Sammanfattande bedömning Familj- och utbildningsnämnden har inte formulerat egna mål för individ- och familjeomsorgens verksamheter. Verksamheten arbetar, i avvaktan på att nämnden reviderar målen, i enlighet socialnämndens mål från år Vi bedömer att det finns risk för att nämnden inte till fullo uppnår de förbättringar som åsyftades med organisationsförändringen om inte nämnden tydligare anger de effekter familj- och utbildningsnämnden önskar uppnå med den samordnade verksamhet riktad till barn och ungdom. Individ- och familjeomsorgen har ändamålsenliga riktlinjer och rutiner för sin verksamhet. Familj- och utbildningsnämnden har ännu inte omprövat och fastställt de dokument som styr individ- och familjeomsorgen. Personalen inom individ- och familjeomsorgen upplever att de inte varit tillräckligt delaktiga i förändringsprocessen. De upplever även att distansen mellan nämnd/ledning och verksamhet blivit större. Vid intervjutillfället uttryckte flera av de intervjuade att organisationsförändringen hittills endast marginellt har ändrat arbetssätt och förutsättningar för individ- och familjeomsorgen. Familj- och utbildningsnämnden följer upp verksamheten med kvantitativa nyckeltal. Nyckeltal saknas för att beskriva effektivitetsgrad och insatsernas kvalitet. Individ- och familjeomsorgen bedrivs enligt vår bedömning rättssäkert, ändamålsenligt och kostnadseffektivt. Flera åtgärder behöver vidtas för att säkerställa att verksamheten bedrivs kostnadseffektivt och rättsäkert i framtiden. Familj- och utbildningsnämnden behöver för att säkerställa en ändamålsenlig framtida verksamhet samt säkra de effektivitets- och servicevinster organisationsförändringen förväntas att uppnå: Utforma mätbara mål för effektivitet och kvalitet inom individ- och familjeomsorgens verksamheter. Analysera behovet av ytterligare insatser för att stärka ungdomar och unga vuxnas förmåga att försörja sig med egen inkomst. Tydliggöra mål, ambition och prioriteringar med den del av verksamheten som riktar sig till andra grupper än barn och ungdom. Fatta beslut om att införa ett kvalitetssystem inom individ- och familjeomsorgen, samt anta de riktlinjer och rutiner som verksamheten framarbetat. Tillsammans med verksamheten upprätta en strategi för hur de verksamheter som ryms inom nämndens ansvarsområde ska integreras för att uppnå de service- och effektivitetsvinster sammanslagningen förväntats uppnå. 4.3 Elevers rätt till särskilt stöd Bakgrund och syfte Särskilt stöd och åtgärdsprogram är bland de vanligaste kritikområdena inom Skolinspektionens regelbundna tillsyn. Det är också inom dessa områden som inspektionen många gånger riktar kritik i anmälningsärenden. Ofta kritiseras standardlösningar som inte utgår från den enskilde elevens behov. Huvudmannen för utbildningen ansvarar för att kommunens alla elever erbjuds likvärdiga förutsättningar. Nya skollagen anger att en strävan för huvudmannen ska vara att uppväga skillnader i barns och elevers förutsättningar att tillgodogöra sig utbildningen. 4

5 Granskningens syfte är att bedöma om familje- och utbildningsnämnden genom styrning och uppföljning säkerställer så att skolorna arbetar i enlighet med gällande styrdokument avseende elever i behov av särskilt stöd Sammanfattande bedömning Efter genomförd granskning är vår revisionella bedömning att familje- och utbildningsnämndens styrning och uppföljning delvis är tillfredsställande men behöver förbättras för att säkerställa att skolorna arbetar i enlighet med gällande styrdokument avseende elever i behov av särskilt stöd. Utifrån genomförd granskning föreslår vi, ett antal åtgärder och överväganden för att förbättra styrning och uppföljning avseende elever i behov av särskilt stöd: skapa samsyn avseende begreppet en samlad Elevhälsa samt avseende elevhälsans nationella uppdrag, d v s vara förebyggande och hälsofrämjande samt stödja elevernas utveckling mot målen en övergripande plan (Elevhälsoplan eller liknande) bör tas fram med strategier för elevhälsoarbetet som stöd till uppfyllelse av det nationella uppdraget samt nämndens målsättningar familje- och utbildningsnämnden bör analysera behovet av psykolog- och kuratorsresurser och hur behovet tillgodoses utifrån rektors utredningsansvar en dokumenterad ärendegång bör tas fram där även Elevhälsans insatser vävs in för att få en samlad övergripande ärendegång för Elevhälsoarbetet dokumenterade riktlinjer för samverkan mellan skolformer och skolenheter vid övergångar bör tas fram vi rekommenderar att familje- och utbildningsnämnden efter en tid följer upp hur den nya resursfördelningsmodellen påverkar arbetet med elever i behov av särskilt stöd och då särskilt om det gett skolorna likvärdiga förutsättningar vi rekommenderar att en tydlig struktur med gemensamma mål och riktlinjer för samverkan kring elever i behov av särskilt stöd tas fram. Det är även viktigt att tydliggöra gränser och förväntningar för vad som skolan respektive NPU och BUP ansvarar för familje- och utbildningsnämnden behöver utveckla sin uppföljning avseende elever i behov av särskilt stöd så att det säkerställs att skolorna arbetar i enlighet med gällande styrdokument. 4.4 Uppföljning KRUT (skolans effektivitet, kvalitet och kostnader) Bakgrund och syfte Under 2009 genomförde Smedjebackens revisorer en granskning av skolans effektivitet, kvalitet och kostnader. I granskningen konstaterades att skolorna hade höga produktionskostnader och höga kvalitetsvärden jämfört med andra kommuner. Därtill uppvisade vissa av kommunens grundskolor mycket höga produktionskostnader. Till revisionsrapporten bifogades en KRUT-pärm med resultat och åtgärdsprogram per svarandekategori (elever, föräldrar, lärare) för respektive skola. Uppföljningens syfte var att bedöma hur familje- och utbildningsnämnden arbetat med resultatet från KRUT-granskningen. 5

6 4.4.2 Sammanfattande bedömning Vår sammanfattande revisionella bedömning är att nämnden inte arbetat med resultatet från revisionsrapporten på ett systematiskt sätt. Detta baserar vi på att varken nämnd eller förvaltning formulerat något uppdrag till skolorna att arbeta vidare med materialet. Vid intervjuerna har det framkommit flera anledningar till detta. Dels var det väntade resultat när det gäller höga kostnader och dels kom granskningen i en tid då besparingar skulle genomföras. Därtill anställdes en ny förvaltningschef i samband med att rapporten blev offentlig och denne hade ej varit med vid genomförandet av granskningen. Den tillförordnade förvaltningschef som deltagit i granskningen fortsatte som rektor och den utvecklingsledare som fanns inom förvaltningen gick i pension. Nämnden har dock arbetat mycket med besparingar sedan granskningen genomfördes. Bland annat minskade personalen inom förvaltningen med nära 30 årsarbetare mellan 2009 och Vid genomförandet av denna uppföljning pågick även en organisationsöversyn i syfte att ge skolorna mer likvärda förutsättningar när det gäller personal inom förskolor, grundskolor, fritidshem och elevhälsa. Bland annat ska nyckeltal om antal barn per personal användas som resursfördelningsmodell. Detta torde innebära att skolornas produktionskostnader blir mer likvärdiga, vilket är i linje med de slutsatser och rekommendationer som framkom i KRUT-rapporten. 4.5 Granskning av kommunens hantering av styrdokument Bakgrund och syfte Revisorerna har under åren genomfört granskningar som har berört samtliga kommunens nämnder och kommunstyrelsen. Granskningarna har berört följande områden: Hantering av offentlighetsprincipen 2007 Verkställighet av beslut 2008 Beredningsprocessen i nämnderna och styrelsen 2009 Hanteringen av kommunens styrdokument 2010 Syftet med dessa granskningar har varit att få en bild av hur kommunens nämnder och styrelsen hanterar frågeställningarna inom dessa områden dels utifrån lagstiftningen dels utifrån om verksamheterna bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. De tidigare granskningarna har visat att det inom dessa områden finns utrymme för utveckling och förbättring. I samband med att dessa granskningar har genomförts har resultatet även presenterats för de berörda förvaltningarna/nämnderna. Syftet med uppföljningen var att kontrollera om kommunens nämnder och förvaltningar genomfört de förslag till utveckling/ förbättringar som föreslagits i granskningsrapporterna Sammanfattande bedömning Granskningen visar att nämnderna överlag har utvecklat sig i positiv riktning i förhållande till de förslag till utveckling/förbättringar som har föreslagits i de tidigare granskningarna. Vi kan också konstatera att de tidigare granskningarna har påverkat nämnderna och förvaltningarna i sitt arbete med att utveckla de områden som berörts av granskningarna. Dock kan vi konstatera, vilket också framgår av denna rapport, att det finns områden som återstår att utveckla. I intervjuer med nämndsordförandena kan vi konstatera att man i samtliga fall upplever att beredningsprocessen och nämndsarbetet har utvecklats och fungerar på ett bra sätt. 6

7 4.6 Granskning av delårsrapport per Bakgrund och syfte Kommunen ska enligt den kommunala redovisningslagen upprätta minst en delårsrapport. Vi har granskat delårsrapporten per Syftet med granskningen har varit att översiktligt bedöma om den är utformad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed och om den ger en rättvisande bild av kommunens resultat. Delårsrapporten ska även innehålla en avstämning av fullmäktiges mål ur perspektivet god ekonomisk hushållning. Revisorerna ska bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de mål för god ekonomisk hushållning som fullmäktige beslutat om i budgeten Sammanfattande bedömning Delårsrapport är i stort upprättad i enlighet med lagens krav. Sammanfattningsvis är bedömningen att kommunen, enligt det prognostiserade resultatet, beräknar att nå ett överskott för 2011, som medför att det finansiella målet kommer att kunna uppnås för När det gäller det gemensamma verksamhetsmålet, kring sjukfrånvaron, kan konstateras att det uppfylls för perioden. För målen inom socialtjänst och skola uppfylls tre av fyra mål för perioden. Någon bedömning för helåret görs dock inte i delårsrapporten. Till kommande år bör uppföljningen kompletteras med en bedömning för helåret samt en beskrivning kring vad man gör för att målen ska uppnås. 4.7 Granskning av årsredovisning för 2011 Bilaga Bakgrund och syfte Revisorerna har bl. a. till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift bedöms om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning (kap 3 8). Vidare ska revisorerna enligt kommunallagen (9:9a) avge en skriftlig bedömning av om resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. Bedömningen ska biläggas årsbokslutet. Detta sker inom ramen för upprättandet av revisionsberättelsen Sammanfattande bedömning Vi bedömer att årsredovisningen i all väsentlighet redogör för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Vi bedömer vidare att årsredovisningen i allt väsentligt uppfyller kraven på rättvisande räkenskaper och är i huvudsak upprättad enligt god redovisningssed. Vi bedömer att kommunen för 2011 lever upp till kommunallagens krav på en ekonomi i balans (KL 8:5 a-b) och att resultatet är förenligt med det finansiella mål om god ekonomisk hushållning som följs upp i årsredovisningen. Vad gäller de övergripande verksamhetsmålen uppfylls dessa enligt redovisningen i årsredovisningen i relativt stor utsträckning för

8 5 Lekmannarevisorernas granskningsrapporter Lekmannarevisorerna i kommunens bolag har avlämnat sina granskningsrapporter inkl granskningsredogörelse avseende verksamheten Bärkehus AB Bilaga Smedjebacken Energi AB Bilaga 4A 5.3 Smedjebacken Energi Nät AB Bilaga 4B Smedjebacken den 10 april 2012 Ulf Hällqvist Ulla Andersson Sören Hansson Krister Torssell Sten Blomkvist 8