FÖRVALTNING
INNEHÅLL 3 Förvaltning 4 Bolagsstyrningsrapport 4 Bolagsstämman 4 Förvaltningsrådet 5 Valutskottet 6 Ledamöter i förvaltningsrådet 7 Styrelsens uppgifter och sammansättning 8 Styrelseledamöter 12 Styrelsens utskott 12 Verkställande direktör 13 Ledningsgruppen 15 Läkarfunktionen och sakkunnigläkare 16 Intern kontroll och riskhantering 18 Utredning över löner och arvoden 18 Beslutsordning och belöningsprinciper 20 Förvaltningsrådsledamöternas arvoden 21 Styrelseledamöternas arvoden 22 Verkställande direktörens och ledningsgruppsdirektörernas belöningssystem VARMAS FÖRVALTNING 2018 2
FÖRVALTNING Varmas centrala förvaltningsorgan är bolagsstämman, förvaltningsrådet, styrelsen och verkställande direktören. Grunden för Varmas förvaltning utgörs av lagen om arbetspensionsförsäkringsbolag. Varma iakttar koden för bolagsstyrning till den del den är tillämplig på arbetspensionsbolagens verksamhet. Varmas förvaltningsprinciper utgår från bolagets kärnfunktion, att trygga pensionerna. Det lagstadgade arbetspensionssystemet uppkom på sin tid genom en överenskommelse mellan statsmakten och arbetsmarknadsorganisationerna. Trepartsmodellen har alltjämt en viktig roll vid utvecklandet av systemet. Arbetsmarknadsorganisationerna deltar också i arbetspensionsbolagens förvaltning. Det centrala målet är att effektivt säkerställa verksamhetens och förvaltningens transparens, vilket i sin tur främjar även det allmänna förtroendet för arbetspensionssystemet. Mer information om Varmas förvaltning och ledning och om bolaget finns på vår webbplats. Förvaltnings- och styrningssystemet Bolagsstämman Förvaltningsrådet Styrelsen Verkställande direktören Ledningsgruppen Valutskottet Ersättnings- och nomineringsutskottet Revisionsutskottet Interna revisionen Revisorerna VARMAS FÖRVALTNING 2018 3
BOLAGSSTYRNINGSRAPPORT Denna rapport grundar sig på den finska koden för bolagsstyrning 2015, som Varma iakttar till den del den är tillämplig på arbetspensionsförsäkringsbolagens verksamhet; undantagen anges nedan under punkten Redogörelse över avvikelser från koden för bolagsstyrning. Koden finns på Värdepappersmarknadsföreningen rf:s webbplats (www.cgfinland.fi). Rapporten beskriver situationen den 31 december 2018. Redogörelse över avvikelser från koden för bolagsstyrning Nedan följer ett sammandrag av några avvikelser från koden för bolagsstyrning som tillämpas i Varma. Rekommendation 5 särskild ordning för tillsättande av styrelseledamöter: Varma avviker från denna rekommendation, eftersom lagen om arbetspensionsförsäkringsbolag förutsätter att förvaltningsrådet väljer samtliga ledamöter i arbetspensionsbolagets styrelse. Rekommendation 6 styrelseledamotens mandatperiod: Mandatperioden för Varmas styrelseledamöter avviker från rekommendationen, som är ett år. Mandatperioden för varje styrelseledamot är tre år så att fyra ledamöter står i tur att avgå varje år. Rekommendation 10, 16, 17 och 18a antal oberoende ledamöter i styrelsen och dess utskott: Bedömningen av styrelsens och utskottens sammansättning i Varma grundar sig på lagen om arbetspensionsförsäkringsbolag. Varma är ett ömsesidigt arbetspensionsförsäkringsbolag och kan ha styrelseledamöter eller medlemmar i styrelsens utskott som hör till ledningen eller förvaltningen i Varmas kundföretag. Rekommendation 22 beslutsfattandet i fråga om belöning: enligt lagen om arbetspensionsförsäkringsbolag fattar förvaltningsrådet beslut om belöning av styrelsen. Bolagsstämman I Varma utövas den högsta beslutanderätten av delägarna på bolagsstämman. Dessa består av: försäkringstagare med ett gällande försäkringsavtal i Varma som tecknats i enlighet med lagstiftningen om pension för arbetstagare, företagare med ett gällande försäkringsavtal i Varma som tecknats i enlighet med lagstiftningen om pension för företagare, de försäkrade, försäkringsspecifikt gemensamt, vilka omfattas av en gällande basförsäkring i Varma som tecknats i enlighet med lagstiftningen om pension för arbetstagare, och garantiandelsägarna. I bolagsordningen beskrivs närmare hur en enskild delägares röstetal vid bolagsstämman fastställs. Ordinarie bolagsstämma hålls årligen före utgången av maj månad. Extra bolagsstämma hålls när styrelsen eller förvaltningsrådet anser detta vara motiverat eller när sådan enligt försäkringsbolagslagen ska hållas. Enligt bolagsordningen ska bolagsstämman fastställa bokslut och koncernbokslut samt besluta om behandlingen av räkenskapsperiodens resultat, beviljande av ansvarsfrihet för de ansvariga och om de arvoden som ska betalas till ledamöterna i förvaltningsrådet och revisorerna. Bolagsstämman väljer förvaltningsrådsledamöterna samt revisorerna och revisorssuppleanterna. Förvaltningsrådet Varma har i enlighet med lagen om arbetspensionsförsäkringsbolag ett förvaltningsråd, som övervakar den förvaltning som sköts av styrelsen och verkställande direktören. Därutöver ska förvaltningsrådet: välja styrelsens ledamöter och ersättare, fastställa styrelsens arvoden, utnämna valutskottet bland sina ledamöter eller bland styrelsens ledamöter, ge den ordinarie bolagsstämman sitt utlåtande om bokslutet, koncernbokslutet och verksamhetsberättelsen samt revisionsberättelsen. Förvaltningsrådet består av 28 ledamöter som väljs av den ordinarie bolagsstämman. Styrelsen väljs enligt bolagsordningen på följande sätt: sju ledamöter väljs bland personer som föreslagits av de ledamöter i Varmas valutskott som representerar de centrala arbetsgivarcentralorganisationerna, sju ledamöter väljs bland personer som föreslagits av de ledamöter i valutskottet som representerar de centrala löntagarcentralorganisationerna, fjorton ledamöter väljs på basis av valutskottets gemensamma förslag. Ledamöternas mandatperiod är tre år, så att högst tio ledamöter står i tur att avgå varje år. Förvaltningsrådet väljer varje år inom sig ordförande och vice ordförande. Lagen om arbetspensionsförsäkringsbolag förutsätter att en av dessa väljs på förslag av de ledamöter som representerar de försäkrade. För skötseln av sin övervakningsuppgift har förvaltningsrådet tillsatt en övervakningsfunktion där förvaltningsrådets presidium, två övriga ledamöter och styrelsens presidium diskuterar aktuella frågor i bolaget och arbetspensionssystemet. Ledamöterna i förvaltningsrådet och företagen i vilka ledamöterna har bestämmanderätt har antecknats i Varmas interna insiderregister. Om bolaget säljer eller på annat sätt överlåter tillgångar till någon som är antecknad i registret, eller om bolaget förvärvar tillgångar av dessa förutsätts att styrelsen separat fattat beslut om detta. Några åtgärder som avses i den nämnda bestämmelsen förekom inte under kalenderåret 2018. VARMAS FÖRVALTNING 2018 4
Valutskottet Förvaltningsrådet utnämner valutskottet inom sig eller bland styrelsens ledamöter. Lagen om arbetspensionsförsäkringsbolag förutsätter att antingen ordföranden eller vice ordföranden väljs på förslag av de ledamöter i förvaltningsrådet som representerar de försäkrade. Förutom ordföranden och vice ordföranden har valutskottet fyra andra ledamöter, av vilka två väljs på förslag av de ledamöter i förvaltningsrådet som representerar försäkringstagarna två väljs på förslag av de ledamöter i förvaltningsrådet som representerar de försäkrade. Ordförande för valutskottet är förvaltningsrådets ordförande Kari Jordan och vice ordförande är Eija Hietanen (ersättare i styrelsen). Av medlemmarna representerar Antti Palola (vice styrelseordförande), Pekka Piispanen (styrelseledamot) och Eija Hietanen de försäkrade och ordförande Kari Jordan, Jari Paasikivi (styrelseordförande) och Kai Telanne (vice styrelseordförande) försäkringstagarna under år 2018. Valutskottet bereder för bolagsstämman förslag till utnämnande av ledamöterna i förvaltningsrådet och deras arvoden. För förvaltningsrådet bereder valutskottet förslag till utnämnande av styrelseledamöterna och deras arvoden. Valutskottet har inga andra uppgifter. VARMAS FÖRVALTNING 2018 5
LEDAMÖTERNA I FÖRVALTNINGSRÅDET DEN 31 DECEMBER 2018 Ordförande Kari Jordan f. 1956 Bergsråd Vice ordförande Saana Siekkinen f. 1972 Projektchef, Finlands Fackförbunds Centralorganisation FFC rf Varapuheenjohtaja Satu Wrede f. 1954 Styrelseordförande, Metroauto Group Oy Juri Aaltonen f. 1969 Ordförande, Tjänstemannaförbundet ERTO rf Eero Broman f. 1963 Styrelseordförande, Broman Group Oy Mandatperioden utgår 2020 Petri Castrén f. 1962 Finansdirektör, Kemira Abp Jukka Erlund f. 1974 Ekonomi- och finansdirektör, Kesko Abp Erkki Etola f. 1945 Styrelseordförande, Etola Oy och Etra Oy Verkställande direktör, Tiiviste-Group Oy Mandatperioden utgår 2020 Stig Gustavson f. 1945 Bergsråd Olavi Huhtala f. 1962 Verkställande direktör, SSAB Europe Oy Juha Häkkinen f. 1966 Verksamhetsledare, Försäljaroch marknadsförarproffsen Mandatperioden utgår 2020 Jukka Jäämaa f. 1965 Verkställande direktör, ISS Palvelut Oy Mandatperioden utgår 2020 Kari Kauniskangas f. 1974 Verkställande direktör, YIT Abp Niina Koivuniemi f. 1972 Ville Kopra f. 1977 Verkställande direktör, Versowood Oy Tapio Korpeinen f. 1963 Ekonomi- och finansieringsdirektör, UPM-Kymmene Abp Direktör, UPM Energy Mandatperioden utgår 2020 Timo Koskinen f. 1968 Personaldirektör, VR-Group Ab Pekka Kuusniemi f. 1968 Verkställande direktör, Raisio Abp Päivi Leiwo f. 1964 Styrelseordförande, Oilon Group Oy Olli Luukkainen f. 1957 Ordförande, Undervisningssektorns Fackorganisation OAJ Jari Suominen f. 1969 Divisionschef, Stora Enso Abp Mandatperioden utgår 2020 Leena Vainiomäki f. 1961 Landschef, Danske Bank A/S, filial i Finland Petri Vanhala f. 1963 Ordförande, Pappersförbundet rf Jorma Vehviläinen f. 1967 Direktör, Centrallaget för Handelslagen i Finland SOK Christoph Vitzthum f. 1969 Koncernchef, Fazer-koncernen Anssi Vuorio f. 1965 Direktör för industrisektorn, Fackförbundet Pro Mandatperioden utgår 2020 Göran Åberg avgick från förvaltningsrådet den 30 november 2018, Jari Latvanen den 11 december 2018 och Niina Koivuniemi den 18 januari 2019. Ilkka Nokelainens och Päivi Kärkkäinens ledamotsuppdrag upphörde vid den ordinarie bolagsstämman den 15 mars 2018. En aktuell lista över ledamöterna i förvaltningsrådet finns på Varmas webbplats. VARMAS FÖRVALTNING 2018 6
Styrelsens uppgifter och sammansättning Styrelsen ska sörja för förvaltningen av bolaget och se till att verksamheten är ändamålsenligt organiserad. Lagen om arbetspensionsförsäkringsbolag förutsätter att styrelsen leder bolaget med yrkesskicklighet, enligt sunda och försiktiga affärsprinciper samt enligt principerna för en tillförlitlig förvaltning och att styrelsen gör upp en placeringsplan för placeringen av bolagets tillgångar och tillsammans med den operativa ledningen gör upp en risk- och solvensbedömning som en del av det strategiska beslutsfattandet och riskhanteringen. På det sätt som lagen om arbetspensionsförsäkringsbolag förutsätter och i enlighet med sin arbetsordning fastställer styrelsen beskrivningen av Varmas företagsstyrningssystem och kontinuitetsplan samt riktlinjerna för intern kontroll, riskhanteringssystemet, intern revision, identifiering och förebyggande av intressekonflikter, belöning, utläggande av funktioner på entreprenad och ägarstyrning. Företagsstyrningssystemet, de skriftliga riktlinjerna och kontinuitetsplanen utvärderas årligen av styrelsen. Styrelsen utnämner och avsätter verkställande direktören. Styrelsens uppgift är enligt arbetsordningen också att: årligen utse medlemmar till revisionsutskottet och till nominerings- och ersättningsutskottet utse en försäkringsmatematiker och överläkare samt de direktörer som rapporterar direkt till verkställande direktören besluta om anställningsvillkoren och belöningssystemen för verkställande direktören och de direktörer som rapporterar direkt till honom eller henne vid behov utse en ställföreträdare för verkställande direktören utvärdera verkställande direktören och dennes ställföreträdare och de direktörer som rapporterar direkt till verkställande direktören samt ledarskapsresurserna och deras tillräcklighet fatta beslut om belöningssystem för de anställda fastställa bolagets värderingar fatta beslut om strategiska mål samt den övergripande strategin fastställa verksamhetsplanen och omkostnadsbudgeten utöva den högsta beslutanderätten i frågor som rör placeringsverksamheten och fastställa beslutsbefogenheterna för densamma besluta om firmateckningsrätter godkänna bokslutet och underteckna bokslutshandlingarna sammankalla bolagsstämman bereda ärenden som ska behandlas vid bolagsstämman och på förvaltningsrådets sammanträden fatta beslut om complianceverksamheten definiera innehållet i och riktlinjerna för den interna kontrollen, organisera den interna kontrollen och årligen utvärdera om den interna kontrollen är ändamålsenligt ordnad samt vid behov vidta korrigerande åtgärder besluta om återbäringspolicyn och ansökningar som gäller beräkningsgrunder samt besluta om överföringar av försäkringsbeståndet. Dessutom fattar styrelsen alltid beslut om affärer och andra affärstransaktioner när motparten är en privatperson eller en sådan sammanslutning med bestämmande inflytande där över hälften av rösträtten innehas av en medlem i förvaltningsrådet, verkställande direktören, en ledningsgruppsdirektör, den huvudansvariga revisorn eller revisorssuppleanten, och affärstransaktionen är betydande i det avseendet att dess värde är minst 1 000 euro. Som betydande betraktas dock inte bostadsuthyrning på marknadsvillkor av höghusobjekt som ägs av Varma, inte heller köp av konsumtionsvaror eller tjänster som erbjuds Varma på marknadsvillkor i den normala affärsverksamheten, eller ArPL-återlåning. Förvaltningsrådet väljer styrelsen med stöd av lagen om arbetspensionsförsäkringsbolag. Styrelsen består av 12 ordinarie ledamöter och tre ersättare. Styrelsen väljs på följande sätt: Tre ledamöter och en ersättare väljs bland personer som föreslagits av de centrala arbetsgivarcentralorganisationerna. Tre ledamöter och en ersättare väljs bland personer som föreslagits av de centrala löntagarcentralorganisationerna. Därtill väljs sex ledamöter och en ersättare. Varje år står fyra ordinarie styrelseledamöter i tur att avgå. Styrelsen väljer inom sig en ordförande och två vice ordförande. Ingen i styrelsen hör till bolagets operativa ledning. Ingen av styrelseledamöterna har stått i arbets- eller tjänsteförhållande till Varma år 2018 eller de två föregående åren, och ingen av dem får ersättning av Varma för konsulttjänster eller andra tjänster vid sidan om styrelsearbetet eller annan rådgivning. Styrelseledamöterna och företagen i vilka ledamöterna har bestämmanderätt har antecknats i Varmas interna insiderregister. Om bolaget säljer eller på annat sätt överlåter tillgångar till någon som är antecknad i registret, eller om bolaget förvärvar tillgångar av dessa förutsätts att styrelsen separat fattat beslut om detta. År 2018 genomfördes inga sådana överlåtelser. JMedlemmarna och de företag i vilka de har bestämmanderätt har inga aktieinnehav eller aktiebaserade rättigheter i Varmas koncernbolag. Varma redogör för de arvoden som betalats till styrelsen i en separat utredning över löner och arvoden. VARMAS FÖRVALTNING 2018 7
STYRELSELEDAMÖTER DEN 31 DECEMBER 2018 Ordinarie ledamöter Ordförande Jari Paasikivi* f. 1954 Bergsråd, ekonomie magister Styrelseordförande, Oras Invest Oy Ledamot sedan 2014 Styrelseordförande för Kemira Abp, Oras Ab och Tikkurila Abp. Vice ordförande Antti Palola f. 1959 Sjökapten Ordförande, Tjänstemannacentralorganisationen STTK rf Ledamot sedan 2014 Ledamot i Ekonomirådet, styrelseledamot i Nordens fackliga samorganisation NFS och Europeiska fackliga samorganisationen EFS, Soprano Oyj och Arbetslöshetsförsäkringsfonden samt ledamot i Pensionsskyddscentralens representantskap och ledamot i förvaltningsråden för Ömsesidiga Försäkringsbolaget Kaleva och Utbildningsfonden. Vice ordförande Kai Telanne* f. 1964 Ekonomie magister Verkställande direktör, Alma Media Abp Ledamot sedan 2009 Mandatperioden utgår 2020 Vice styrelseordförande för Altia Abp, styrelseledamot i Teleste Oyj och Tammerfors handelskammare. Riku Aalto f. 1965 Magister i administrativa vetenskaper Ordförande, Industrifacket rf Ledamot sedan 2012 Mandatperioden utgår 2020 Styrelseordförande i Kojamo Abp, styrelseledamot i Finlands Fackförbunds Centralorganisation FFC rf och ledamot i Arbetslöshetsförsäkringsfondens förvaltningsråd. VARMAS FÖRVALTNING 2018 8
Ordinarie ledamöter Eila Annala* f. 1962 Ekonomie magister Verkställande direktör, PlusHälsa Ab Ledamot sedan 2018, ersättare 2017 2018 Styrelseledamot i Läkarföretagen rf. Johanna Ikäheimo* f. 1968 Magister i administrativa vetenskaper Styrelseordförande, Lappset Group Oy Ledamot sedan 2009 Styrelseordförande i FEPI-Federation of European Play Industry och styrelseledamot i Forststyrelsen och Familjeföretagens förbund. Rolf Jansson* f. 1969 Diplomingenjör, ekonomie magister Verkställande direktör, VR Group Ledamot sedan 2017 Styrelseordförande i ContainerTrans Scandinavia Ltd och styrelseledamot i Sarlin-koncernen, East Office of Finnish Industries, Arbetsgivarna för servicebranscherna PALTA rf och Freight One Scandinavia Oy. Ari Kaperi* f. 1960 Ekonomie magister Direktör med ansvar för koncernens kreditrisker och landsdirektör för Finland, Nordea Bank Abp Ledamot sedan 2010 Styrelseordförande för Finans Finland (FA), styrelseledamot i Finlands Näringsliv EK och European Banking Federation, delegationsmedlem i Näringslivets delegation EVA och Näringslivets forskningsinstitut ETLA samt i Liikesivistysrahaston Kannatusyhdistys ry. VARMAS FÖRVALTNING 2018 9
Ordinarie ledamöter Jyri Luomakoski* f. 1967 MBA Verkställande direktör, Uponor Oyj Ledamot sedan 2015 Mandatperioden utgår 2020 Vice styrelseordförande i Fiskars Oyj Abp, styrelseledamot i The European Plastic Pipes and Fittings Association. Petri Niemisvirta* f. 1970 Juris kandidat Verkställande direktör, Mandatum Livförsäkringsaktiebolag Ledamot sedan 2014 Mandatperioden utgår 2020 Styrelseordförande i Ömsesidiga Försäkringsbolaget Kaleva och i Alma Media Abp, styrelseledamot i Centralhandelskammaren, Topdanmark A/S och BenCo Insurance Holding B.V. (Holland), medlem i förvaltningsrådet för WWF Finland, medlem i ekonomi- och skatteutskottet vid Finlands näringsliv EK samt medlem i direktionen för livförsäkring vid Finans Finland (FA). Ilkka Oksala f. 1965 Juris kandidat Direktör, Finlands Näringsliv EK rf Ledamot sedan 2015 Ledamot i Pensionsskyddscentralens styrelse. Pekka Piispanen f. 1960 Filosofie magister Direktör, Akava rf Ledamot sedan 2017 Vice ordförande i förvaltningsrådet för Ömsesidiga Försäkringsbolaget Kaleva. VARMAS FÖRVALTNING 2018 10
Ersättare Eija Hietanen f. 1961 Politices magister Förvaltningsdirektör, Finlands Fackförbunds Centralorganisation FFC rf Ersättare sedan 2015 Styrelseledamot i Folkets Kulturfond och Fackets solidaritetscentral SASK ry, ledamot i Finnfunds förvaltningsråd. Liisa Leino* f. 1960 Industriråd, pedagogie magister Styrelseordförande och verkställande direktör, Leino Group Oy Ersättare sedan 2011 Styrelseledamot i Metsä Board Oyj, Elomatic Ab och Cadmatic Oy. Risto Penttinen* f. 1968 Ekonomie magister Direktör, Strategy, People and Performance, Fortum Abp Ersättare sedan 2018 Casimir Lindholm avgick från styrelsen den 2 mars 2018. Symbolen * i förteckningen ovan innebär att styrelseledamoten i fråga hör till den operativa ledningen i Varmas betydande kundföretag; de övriga ledamöterna är oberoende enligt koden för bolagsstyrning (rekommendation nr 10). En aktuell lista över styrelseledamöterna finns på Varmas webbplats. VARMAS FÖRVALTNING 2018 11
Styrelsens utskott Verkställande direktör Revisionsutskottet Till revisionsutskottets centrala uppgifter hör att övervaka den interna kontrollen, riskhanteringen, den ekonomiska rapporteringen och den övriga rapporteringen inom Varma samt att följa upp revisorernas och den interna revisionens arbete och iakttagelser. Revisionsutskottet har inte självständig beslutanderätt. Utskottet rapporterar om sina åtgärder och iakttagelser till styrelsen. År 2018 består revisionsutskottet av Ari Kaperi (ordförande) samt Jyri Luomakoski, Antti Palola och Kai Telanne. Utskottet sammanträdde sju gånger år 2018 och deltagandegraden bland ledamöterna var 100 procent. Av utskottsledamöterna hör Ari Kaperi, Jyri Luomakoski och Kai Telanne till den operativa ledningen i ett av Varmas kundföretag på det sätt som avses i koden om bolagsstyrning (rekommendation nr 10). Ersättnings- och nomineringsutskottet Ersättnings- och nomineringsutskottet bereder Varmas belönings- och incitamentsystem samt villkoren för ledningens uppdrags- och arbetsavtal. Utskottets förslag läggs fram för beslut i styrelsen. I utskottet satt år 2018 styrelsens ordförande Jari Paasikivi samt vice ordförandena Antti Palola och Kai Telanne. Utskottet sammanträdde åtta gånger år 2018 och deltagandegraden bland ledamöterna var cirka 96 procent. Verkställande direktören sköter Varmas förvaltning enligt styrelsens föreskrifter och anvisningar. Vidare ansvarar verkställande direktören för att bolagets bokföring är lagenlig och att dess kapitalförvaltning har organiserats på ett tillförlitligt sätt. Verkställande direktören har i uppgift att främja bolagets intresse. Verkställande direktören leder bolaget med yrkesskicklighet, enligt sunda och försiktiga affärsprinciper samt enligt principerna för en tillförlitlig förvaltning. Verkställande direktören representerar Varma i sådana ärenden som enligt lag hör till hans eller hennes uppgifter. Varmas verkställande direktör är Risto Murto. Verkställande direktören stöds av ledningsgruppen, som utöver verkställande direktören består av sex representanter för ledningen och en personalrepresentant. Ledningsgruppens uppgift är att styra och utveckla Varmas verksamhet så att bolaget uppnår de strategiska målen som styrelsen godkänt. Styrelsen fattar beslut om lönerna och löneförmånerna för verkställande direktören och de övriga direktörerna som hör till ledningsgruppen. Varma redogör för dessa i en separat utredning över löner och arvoden. Verkställande direktören och direktörerna som hör till ledningsgruppen, personerna som står under deras förmyndarskap och företagen i vilka direktörerna har bestämmanderätt har antecknats i Varmas interna insiderregister. Om bolaget säljer eller på annat sätt överlåter tillgångar till någon som är antecknad i registret, eller om bolaget förvärvar tillgångar av dessa förutsätts att styrelsen separat fattat beslut om detta. År 2018 genomfördes inga sådana överlåtelser. Varmas styrelseordförande fattar beslut om verkställande direktörens nya representantskap i styrelser eller förvaltningsråd. När det gäller andra till ledningsgruppen hörande direktörers nya förvaltningsråds- eller styrelserepresentantskap i sammanslutningar som inte är dotterbolag till Varma fattas beslutet av styrelseordföranden på framställning av verkställande direktören. Beslut om representantskap i ett dotterbolags styrelse eller förvaltningsråd och om Varmas representantskap i samarbetsorganisationer inom arbetspensionssektorn fattas av verkställande direktören. Vid beslut om representantskap ska beslutsfattaren ta ställning till: huruvida representantskapet på grund av eventuella intressekonflikter kan försvaga förtroendet för att de i lagstiftningen betonade kraven på arbetspensionsbolagets självständighet och oavhängighet uppfylls huruvida representantskapet har en negativ inverkan på beslutsfattandet inom Varmas placeringsverksamhet huruvida representantskapet i övrigt har en negativ inverkan på skötseln av arbetsuppgifterna i Varma. Placeringskommittén behandlar centrala placeringsärenden i vilka beslut fattas av verkställande direktören. Kommittén består av verkställande direktören och de direktörer som ansvarar för placeringsverksamheten. Placeringskommittén bereder placeringsförslag för styrelsen samt fattar beslut i sådana ärenden i vilka den enligt den av styrelsen årligen fastställda placeringsplanen har beslutanderätt, såvida uppgifterna inte delegerats till en lägre nivå inom organisationen. Därtill följer kommittén upp placeringsriskerna. VARMAS FÖRVALTNING 2018 12
LEDNINGSGRUPPEN DEN 1 JANUARI 2019 Risto Murto Verkställande direktör f. 1963 Ekonomie doktor Verkställande direktör sedan 2014 Ledamot i ledningsgruppen sedan 2006 Anställd hos Varma sedan 2016 Central arbetserfarenhet: Vice verkställande direktör, Placeringar, Varma 2010 2013 Direktör, Placeringar, Varma 2006 2010 Verkställande direktör Opstock Oy 2000 2005 Direktör Opstock Oy 1997 2000 Centrala förtroendeuppdrag: Ordförande för Arbetspensionsförsäkrarna TELA rf Styrelseordförande för Uleåborgs universitet Styrelseledamot i Sampo Abp Styrelseledamot i Wärtsilä Abp Styrelseledamot i Finans Finland Medlem i den finansiella kommittén vid kulturfonden Suomen Kulttuurirahasto Ledamot i förvaltningsrådet för Finlands nationalopera och -balett sr Suvi Hintsanen Direktör, kundrelationer f. 1967 Ekonomie magister Ledamot i ledningsgruppen sedan 2019 Anställd hos Varma sedan 2019 Central arbetserfarenhet: OP Gruppen 2001 2018: Direktör, Betalning och dagliga penningaffärer, Bankrörelse Direktör, Betalningsrörelse och Trade Finance, OP Företagsbanken Abp Utvecklingsdirektör, Pohjola Bank Abp och OP-Tjänster Ab Kundrelations- och marknadsföringsdirektör, Pohjola Bank Abp och Pohjolakoncernen Direktör för affärsverksamhetsområdet, utvecklingsdirektör och konsult 1998 2001, TNS Sifo, Sverige Tiina Kurki Direktör, pensionstjänster och dataadministration f. 1961 Master of Business Administration Ledamot i ledningsgruppen sedan 2012 Anställd hos Varma sedan 2012 Central arbetserfarenhet: BCIO International Banking, Nordea Bank Finland Abp 2011 2012 Ledningsuppdrag inom Group IT-dataadministrationen, Nordea Bank Finland Abp, 2008 2011 Vice President, TietoEnator Abp 2002 2008 Avdelningschefs- och expertuppgifter, TietoEnator Abp 1986 2002 Centrala förtroendeuppdrag: Styrelseordförande i Tieto Esy Ab Ersättare i Arek Oy:s styrelse Pasi Mustonen Direktör, aktuarie- och försäkringstjänster f. 1964 Filosofie magister, SGF Ledamot i ledningsgruppen sedan 2004 Anställd hos Varma sedan 1989 Central arbetserfarenhet: Aktuarie, Varma 1998 2001 Aktuarie, Pensions-Sampo 1996 1998 Centrala förtroendeuppdrag: Ledamot i Pensionsskyddscentralens styrelse Medlem i Mannerheims Barnskyddsförbunds ekonomi- och administrationsnämnd VARMAS FÖRVALTNING 2018 13
Pekka Pajamo Direktör, ekonomi och interna tjänster f. 1962 Ekonomie magister Ledamot i ledningsgruppen sedan 2012 Anställd hos Varma sedan 2012 Central arbetserfarenhet: KPMG Oy Ab 1988 2012: CGR-revisor 1993 2012 Partner 1998 2012 Centrala förtroendeuppdrag: Styrelseledamot i Ahlström Capital Oy Styrelseledamot i Arek Oy Styrelseledamot i Ömsesidiga Försäkringsbolaget Kaleva Styrelseledamot i Leino Group Oy Styrelseledamot i LeinoCast Oy Ordförande i revisionsnämnden Styrelseordförande i Suomen Kansallisteatterin Osakeyhtiö Styrelseledamot i Finlands nationalopera och -balett sr Styrelseledamot i Varmas fastighetsbolag Reima Rytsölä Vice verkställande direktör, placeringar f. 1969 Politices magister, CEFA, AMP Ledamot i ledningsgruppen sedan 2014 Anställd hos Varma sedan 2014 Central arbetserfarenhet: Direktör för bankrörelsen, ansvar för stora företagsoch institutionskunder på koncernnivå, Pohjola Bank Abp 2008 2013 Arbete inom placeringsverksamheten och som chef vid Pohjola Bank Abp och dess dotterbolag 1998 2007 Centrala förtroendeuppdrag: Styrelseledamot i HYY-Yhtiöt Ab Styrelseledamot i Kojamo Abp Styrelseledamot i Nordea Funds Ab Styrelseledamot i Stiftelsen för Finlands Cancerinstitut sr Katri Viippola Direktör, HR, kommunikation och samhällsansvar f. 1976 Executive MBA, Master of Arts Ledamot i ledningsgruppen sedan 2016 Anställd hos Varma sedan 2016 Central arbetserfarenhet: Keva 2013 2015, HR- och förvaltningsdirektör, Personaldirektör Yle 2008 2013, Personalutvecklingschef, HR-chef, HR-konsult Journalist och nyhetsankare, Yle uutiset och Aamu-tv 2002 2008 Journalist, Yle, Kuningaskuluttaja 2002 Programledare och journalist, Radio YsiYsi 1996 1999 Journalist, Etelä-Suomen Sanomat 1995 Keskeiset luottamustehtävät: Yleisradion hallituksen varapuheenjohtaja Terveystalo Oyj:n hallituksen jäsen Taloudellinen tiedotustoimisto TAT:n hallituksen jäsen Eeva Hautala Personalrepresentant sedan 2016 f. 1963 Socionom (YH) Anställd hos Varma sedan 2016 Central arbetserfarenhet: Pensionsexpert (avgöranden), Varma 2006 Ledningsgruppens sekreterare är direktören för juridiska ärenden Tuula Kallio. Varmas chefsmatematiker är Pasi Mustonen. Företagets överläkare är Jukka Kivekäs. VARMAS FÖRVALTNING 2018 14
Läkarfunktionen och sakkunnigläkare Läkarfunktionen: Jukka Kivekäs Överläkare f. 1954, docent i försäkringsmedicin, LKV, överläkare fram till den 31 mars 2019 Jan Schugk f. 1966, ML, börjar som överläkare den 1 april 2019 Sakkunnigläkare: Minna Sadeniemi Kirsi Karvala Tuula Kieseppä Jukka Kivekäs Liisamari Krüger Otto Lindberg Heikki Nikkilä Mikael Ojala Ritva-Liisa Peltomäki Sami Riekki VARMAS FÖRVALTNING 2018 15
Intern kontroll och riskhantering Varmas styrelse beslutar om den interna kontrollens innehåll och organisering samt genomförandet av dess olika delområden och principer. Därtill fastställer styrelsen gemensamma riktlinjer för den interna kontrollen och en plan för riskhanteringen och beslutar om complianceverksamheten. Den interna kontrollen är en del av ledningen, den goda förvaltningen och den dagliga verksamheten i bolaget. Styrelsen utvärderar varje år om den interna kontrollen är ändamålsenligt organiserad. Med riskhantering, som utgör en del av den interna kontrollen, avses att identifiera, mäta, följa upp, övervaka och rapportera risker som orsakas av och har ett väsentligt samband med affärsverksamheten. Genom den interna kontrollen strävar bolagets ledning efter att säkerställa en effektiv, ekonomiskt lönsam och tillförlitlig verksamhet. Complianceverksamheten hör till den interna kontrollen. Den ska säkerställa att lagar, myndighetsföreskrifter, förvaltningsorganens beslut och interna anvisningar iakttas. Riskbundenhet är utgångspunkten för verksamheten, där man satsar på informationsgång, rådgivning, anvisningar och utbildning. Direktören för juridiska ärenden är compliance officer. Verkställande direktören sköter bolagets löpande förvaltning i enlighet med styrelsens anvisningar och föreskrifter. Verkställande direktören ansvarar för att bolagets bokföring är lagenlig och att dess kapitalförvaltning har organiserats på ett tillförlitligt sätt samt övervakar riskerna i enlighet med de principer som fastställts i riskhanterings-, placerings- och övriga planer. Linjedirektörerna och de övriga cheferna svarar inom sitt respektive ansvarsområde för organiseringen av den interna kontrollen, riskhanteringen, complianceverksamheten samt god förvaltning, varvid det är fråga om normal organisering av verksamhet. Ekonomidirektören svarar för en oavhängig uppföljning av placeringspositioner och placeringsrisker samt övervakningen av operativa risker. Ekonomiförvaltningen samordnar identifieringen och hanteringen av funktionernas operativa risker samt gör en sammanfattning av de riskkartläggningar som utarbetas vid funktionerna. Ekonomiförvaltningen följer upp att placeringarnas riskgränser, användningen av befogenheterna och allokeringen iakttas och att placeringsorganisationens och verkställande direktörens beslut hålls inom ramarna för placeringsplanen. I aktuariefunktionen har den oavhängiga placeringsriskhanteringen bland annat till uppgift att identifiera risker i anslutning till placeringarna, mäta risknivån och sammanställa rapporter om dessa. Bolagets försäkringsmatematiker ska ge styrelsen en utredning över de krav som ansvarsskuldens karaktär ställer på Varmas placeringsverksamhet och riskhantering. Försäkringsmatematikern ska också lämna ett skriftligt utlåtande om huruvida placeringsplanen uppfyller de ovannämnda kraven. Insiderförvaltning Varma iakttar de insiderregler som styrelsen godkänt och som syftar till att främja placeringsverksamhetens offentliga tillförlitlighet och säkerställa de anställdas kunskap om insiderreglerna så att även oavsiktliga brott mot dem förhindras. Varma har ett offentligt insiderregister för arbetspensionsförsäkringsbolag enligt lagen om arbetspensionsförsäkringsbolag. Dessutom upprätthåller Varma ett icke-offentligt insiderregister med målet att effektivisera hanteringen av insiderinformation och övervakningen av handeln bland de anställda. Compliance officern administrerar insiderregistren och ansvarar för utbildningen och rådgivningen om insiderärenden samt övervakningen av insiderpersonernas handel. Uppgifterna i det offentliga insiderregistret kan ses i Euroclear Finlands tjänst NetSire. Den interna revisionen Varmas interna revision verkar enligt de principer som finns fastställda i yrkesstandarderna för intern revision. Intern revision innebär oberoende och objektiv utvärdering, kontroll och konsultering som utförs för att stödja uppnåendet av organisationens mål genom produktion av utvärderingar och utvecklingsförslag som gäller riskhanteringen och den övriga interna kontrollen. Den interna revisionens ställning i organisationen, uppgiftsområden, ansvar och behörighet finns fastställda i instruktionen, som har godkänts av styrelsen. Revisionsobjekten bestäms i den årliga revisionsplanen, som efter behandling i ledningsgruppen och revisionsutskottet godkänns av styrelsen. Iakttagelser vid revisionen rapporteras till bolagets ledning, revisionsutskottet och styrelsen. Den interna revisionen är administrativt placerad direkt under verkställande direktören. Beskrivning av huvuddragen i systemen för intern kontroll och riskhantering i anslutning till den ekonomiska rapporteringsprocessen Varmas ekonomiska rapportering regleras i lagen om arbetspensionsförsäkringsbolag, försäkringsbolagslagen, aktiebolagslagen, lagen om beräkning av solvensgränsen för pensionsanstalter och om diversifiering av placeringar, bokföringslagen, social- och hälsovårdsministeriets förordning om försäkringsföretags bokslut och koncernbokslut, bokföringsförordningen, de av social- och hälsovårdsministeriet fastställda beräkningsgrunderna och Finansinspektionens föreskrifter. De operativa riskerna i anslutning till Varmas ekonomiska rapportering kartläggs regelbundet. Betydelsen av de identifierade riskernas verkningar och sannolikheten för utfall bedöms separat för varje risk. Innehållet i den ekonomiska rapporteringen till styrelsen regleras i styrelsens arbetsordning. De ekonomiska rapporterna till styrelsen, ledningen och myndigheterna sammanställs av Varmas ekonomiförvaltning oberoende av den funktion som är föremål för rapporteringen. Bolagets resultat- och solvensställning uträknas dagligen. Styrelsen får regelbundet rapporter om bland annat totalresultatet, balans- och resultaträkningen till gängse värde, försäljningsresultatet, solvensställningen, placeringarna och VARMAS FÖRVALTNING 2018 16
deras avkastning indelade i kategorier enligt risk, derivat- och valutapositionerna samt riskkoncentrationerna. Ekonomiförvaltningen rapporterar dessutom om uppföljningen av de riskgränser som fastställts i placeringsplanen och användningen av beslutsbefogenheter samt kontrollerar värdet av placeringarna. Vidare ger placeringsfunktionen separata rapporter om sin verksamhet till styrelsen. Iakttagandet av beslutsbefogenheterna och allokeringen samt placeringsuppdragen uppföljs dagligen. Aktuariefunktionen ser till att försäkringsavgifterna och ansvarsskulden beräknas utifrån lagstiftningen, beräkningsgrunderna och social- och hälsovårdsministeriets och Finansinspektionens föreskrifter. Ansvarsskulden uträknas vid tidpunkten för bokslutet och under räkenskapsåret enligt de bästa försäkringstekniska bedömningarna. En exakt årsavräkning utförs i slutet av våren. Ansvarsfördelningen mellan arbetspensionsanstalterna fastställs via Pensionsskyddscentralen varje år. Utöver den information som förutsätts i ovan nämnda bestämmelser ger Varma också ut delårsrapporter kvartalsvis. I syfte att öka transparensen publicerar Varma bland annat sin balans- och resultaträkning till gängse värde samt information om placeringarna och deras avkastning grupperade enligt risk. De viktigaste elementen med tanke på Varmas ekonomiska rapportering är värderingen av placeringarna och placeringsverksamhetens resultat till gängse värde, den ränta som ska gottskrivas ansvarsskulden samt bolagets solvenskapital i förhållande till solvensgränsen, som i sin tur uträknas på basis av placeringarnas riskbenägenhet (solvensklassificering). Risktoleransen i placeringsverksamheten bestäms enligt solvensnyckeltalen. Placeringsriskhanteringen, som är oavhängig av den risktagande funktionen i aktuariefunktionen, har bland annat till uppgift att identifiera risker i anslutning till placeringarna, mäta risknivån och sammanställa rapporter. Styrelsen beslutar om grunderna för användningen av derivatavtal och grunderna för placeringarnas solvensklassificering. Placeringsfunktionen ger förslag och verkställande direktören fattar beslut om riskklassificeringen av placeringarna med iakttagande av styrelsens klassificeringsgrunder, och den oavhängiga riskhanteringsfunktionen ger ett utlåtande om förslagen. Solvensklassificeringen av placeringarna granskas regelbundet. För styrelsen sammanställs en oavhängig uppföljningsrapport om användningen av derivatavtal och deras inverkan på solvensgränsen. Detaljerade verksamhetsbeskrivningar och arbetsinstruktioner om den ekonomiska rapporteringen har utarbetats inom bolaget. Den ekonomiska rapporteringens tillförlitlighet stöds av principen att uppgifterna i bolagets affärsbokföring alltid är periodiserade och à jour till verkligt värde och att de överensstämmer med olika system för placeringsslagsreskontra som används som reskontra och det informationslager som används i rapporteringen. Den exakta ansvarsskulden uträknas årligen. Vid beräkningen av ansvarsskulden används under årets lopp utöver registeruppgifterna för pensionsförsäkringsverksamheten även försäkringstekniska analyser. Försäkringsriskerna analyseras bland annat med en riskbaserad metod (mortalitet, invaliditetsintensitet), boksluts- och rörelseresultatanalyser (försäkringsteknik, ansvarsfördelning) samt bland annat statistikföring av avgiftsförlusten och invalidpensionsutgiften. När bokslutet upprättas är lönesumman för de försäkrade ett uppskattat belopp. Detta återverkar på bolagets premieinkomst och på ansvarsskuldens storlek, men bolagets resultat påverkas knappast alls. Revision Enligt Varmas bolagsordning väljer bolagsstämman två revisorer och två revisorssuppleanter för bolaget. Till revisor och revisorssuppleant kan även väljas ett revisionssamfund. TRevisorernas mandatperiod sträcker sig fram till följande ordinarie bolagsstämma. Enligt gällande lagstiftning har revisorerna till uppgift att granska Varmas bokföring, bokslut och koncernbokslut samt förvaltning. Revisionen ska utföras enligt god revisionssed. Revisorerna rapporterar om sitt arbete och sina iakttagelser och slutledningar i en revisionsberättelse till bolagsstämman. Utöver detta tillställer revisorerna också styrelsens revisionsutskott, styrelsen, förvaltningsrådet, den operativa ledningen och övervakningsmyndigheten rapporter om den interna kontrollen, den ekonomiska rapporteringen och iakttagelser som revisorerna gjort i samband med andra granskningsåtgärder. Revisorerna ger årligen bolagets styrelse en skriftlig bekräftelse på sitt oberoende i enlighet med gällande lagstiftning. Bolagets styrelse bedömer revisorernas oberoende varje år. Enligt bolagsstämmans beslut den 15 mars 2018 är Varmas ordinarie revisorer räkenskapsperioden 2018 CGR Antti Suominen och CGR Jenni Smedberg. Revisorssuppleanter är CGR Robert Söderlund och Ernst & Young Ab med CGR Tuija Korpelainen som huvudansvarig revisor. Revisorernas arvode för den lagstadgade revisionen för år 2018 var 232 500 euro. Ernst & Young Oy Ab:s arvode för experttjänster inom andra områden än revision var sammanlagt 37 368 euro år 2018. VARMAS FÖRVALTNING 2018 17
UTREDNING ÖVER LÖNER Utredningen bygger på den finska koden för bolagsstyrning, som Varma iakttar till den del den är tillämplig på arbetspensionsförsäkringsbolagens verksamhet. Utredningen finns att läsa på Varmas webbplats. Utredningen beskriver systemen år 2018. Beslutsordning och belöningsprinciper 1. Beslutsordning Varmas styrelse beslutar årligen om principerna för resultatbaserad belöning, maximibeloppen för denna och de persongrupper som omfattas av resultatbelöningssystemen. Styrelsen beslutar också om belöningen av verkställande direktören och, i enlighet med farfarsprincipen, på förslag av verkställande direktören om belöningen av de anställda som arbetar direkt under verkställande direktören. 2. Ersättnings- och nomineringsutskottets sammansättning och befogenheter De belöningsärenden som ankommer på styrelsen bereds av ersättnings- och nomineringsutskottet, som tillsätts av styrelsen. I utskottet sitter år 2018 styrelsens ordförande Jari Paasikivi samt vice ordförandena Antti Palola och Kai Telanne. Alla beslut om belöning fattas av styrelsen. 3. Innehållet i de resultatbaserade belöningssystemen Varma tillämpar tre resultatbaserade belöningssystem: ett incitamentsystem för nyckelpersoner (punkt 3.1), ett separat system för placeringsfunktionen (punkt 3.2) och ett incitamentsystem för personalen (punkt 3.3). Vid resultatbaserad belöning tillämpas följande centrala principer: Syftet med Varmas verksamhet som utövare av lagstadgad pensionsförsäkringsrörelse inom ramen för den sociala tryggheten har beaktats i belöningssystemen. Belöningsmätarnas centrala komponenter är lika i systemen för personalen och för nyckelpersonerna. Mätarna avspeglar i synnerhet det effektiva verkställandet av pensionssystemet, solvensen och verksamhetens samhällsansvar som en del av verkställandet av den sociala tryggheten. Systemen stöder Varmas målsättningar på lång sikt, vilka inkluderar bl.a. solvens, placeringsavkastning och kostnadseffektivitet. Belöningen ska vara planerad på ett sätt som förhindrar osund risktagning; följaktligen har systemet bland annat färdigt fastställda maximibelopp för resultatpremierna och ett force majeure-villkor, som ger styrelsen rätt att avbryta systemen mitt i perioden om bolagets ekonomiska ställning är äventyrad (se närmare punkt 5). Beslut om utbetalningen av de systembaserade resultatpremierna fattas av styrelsen årligen efter incitamentperiodens slut. Resultatpremiernas förhållande till den totala belöningen ska bedömas utifrån den anställdas roll och prestation. Resultat- belöningens andel ökar när rollens kravnivå ökar och prestationen förbättras. Vid beslut om belöning beaktas också om den anställda i fråga har iakttagit verksamhetsnormerna. Resultatpremie utbetalas inte och återkrävs som ogrundad förmån, om det framgår att personen i fråga har förfarit i strid mot Varmas interna anvisningar eller etiska principer, lagstiftningen eller föreskrifter eller anvisningar som utfärdats av myndigheter. Beslut om premier ska alltid fattas i enlighet med den s.k. farfarsprincipen. 3.1 Incitamentsystem för nyckelpersoner Syftet med incitamentsystemet är att binda nyckelpersonerna vid Varma och bolagets mål. Därför fastställs resultatpremierna utifrån gemensamma intjäningskriterier på bolagsnivå. Uppnåendet av de mål som ställts för intjäningskriterierna bestämmer lineärt hur stor del av incitamentets maximibelopp som utdelas. Incitamentsystemet bygger på tre kalenderår långa incitamentperioder. Styrelsen fastställer i början av varje incitamentperiod vilka personer som omfattas av systemet och deras maximipremier samt belöningskriterierna och mätarna på dessa. De personer som omfattas av systemet för nyckelpersoner ingår inte i det incitamentsystem för personalen som avses i punkt 3.3; deras premier fastställs enbart på basis av systemet för nyckelpersoner. I systemet för nyckelpersoner motsvarar maximipremien följande belopp: för verkställande direktören lönen för 12 månader, för direktörerna i ledningsgruppen lönen för 6,5 månader och för andra utnämnda nyckelpersoner lönen för 3,5 eller 4,5 månader. Systemet omfattar högst 40 anställda vid Varma. Av premien för verkställande direktören och de övriga direktörerna i ledningsgruppen utbetalas en andel som motsvarar högst 6 månaders månadslön en månad efter det att premien beviljats. Den överstigande delen utbetalas i tre jämna rater under de tre följande åren (1/3 under år 1, 1/3 under år 2 och 1/3 under år 3). Vice verkställande direktören med ansvar för placeringsfunktionen och de övriga anställda inom placeringsfunktionen ingår inte i systemet för nyckelpersoner. 3.2 Separat system för placeringsfunktionen Med det separata systemet för placeringsfunktionen, som fastställs av styrelsen, eftersträvas mervärde som uppkommer om avkastningen på Varmas placeringar och bolagets solvens på lång sikt utvecklas bättre än i en referensgrupp bestående av konkurrenter. I det separata systemet ingår förutom placeringsdirektören högst 50 nyckelpersoner inom placeringsfunktionen. De personliga maximipremierna bygger på lönen för den sista månaden av föregående kalenderår och motsvarar högst 6 eller 12 månaders lön. Av premien utbetalas en andel som motsvarar högst 6 månaders månadslön en månad efter det att premien beviljats. Den överstigande delen utbetalas i tre jämna rater under de tre följande åren (1/3 under år 1, 1/3 under år 2 och 1/3 under år 3). VARMAS FÖRVALTNING 2018 18
3.3 Incitamentsystem för personalen Alla anställda vid Varma omfattas av incitamentsystemet för personalen med undantag av dem som ingår i systemet för nyckelpersoner (punkt 3.1 ovan) och det separata systemet för placeringsfunktionen (punkt 3.2 ovan). Premie utbetalas bara ur ett system. Det belopp som utbetalas som årsarvode fastställs för år 2018 utifrån hur väl de personliga eller enhetsspecifika mål som slagits fast i samband med de årliga samtalen har uppnåtts samt på basis av bolagets resultat; bolagsresultatets andel är större ju mer betydande möjligheter den anställda har att påverka det. Grunden för maximipremien enligt incitamentsystemet för personalen bestäms enligt den berörda personens ställning och månadslön. Grunderna för maximipremien enligt incitamentsystemet för personalen motsvarar 1 4 månaders lön. 5 Grunder för resultatmätning och riskvägning I alla Varmas incitamentsystem grundar sig resultatmätningen på objektiva intjäningskriterier vilkas utfall kan konstateras på ett oavhängigt sätt. Den risk som ansluter sig till belöningssystemen kontrolleras förutom med hjälp av på förhand fastställda maximipremier så, att styrelsen har förbehållit sig rätten att avbryta systemen mitt under perioden. Ett avbrott kan grunda sig på styrelsens bedömning att Varmas ekonomiska ställning är allvarligt hotad på grund av en bolagsintern eller en extern orsak. Överdriven risktagning förebyggs också med hjälp av den av styrelsen fastställda maximirisknivån för placeringar. 4 Belöningens samband med resultatet Den resultatbaserade belöningen fastställs i alla system utifrån utfallet av intjäningskriterier som baserar sig på resultatmätare. Uppnåendet av de mål som ställts för intjäningskriterierna bestämmer lineärt hur stor del av maximibeloppet som betalas ut. VARMAS FÖRVALTNING 2018 19
Förvaltningsrådsledamöternas arvoden År 2018 sammanträdde förvaltningsrådet tre gånger. Deltagandegraden var i genomsnitt 80 procent. Bolagsstämman fattar beslut om arvodena för förvaltningsrådets ledamöter. Årsarvodet för förvaltningsrådets ordförande är 8 000 euro, för vice ordförandena 6 000 euro och för övriga ledamöter 4 000 euro. Dessutom betalas till förvaltningsrådets ledamöter ett mötesarvode på 600 euro. Ledamöterna i förvaltningsrådet är försäkrade enligt 8 i lagen om pension för arbetstagare, enligt vilken ArPL-avgift betalas på arvodet. Varmas förvaltningsråd år 2018 deltagande och arvoden Namn Förvaltningsrådets sammanträden, deltagande Valutskottet Årsarvode, Mötes- och utskottsarvoden, Sammanlagt, Ordförande Kari Jordan 3/3 3/3 8 000 3 600 11 600 Vice ordförande Saana Siekkinen 3/3 6 000 1 800 7 800 Vice ordförande Satu Wrede 2/3 6 000 1 200 7 200 Ledamöter Juri Aaltonen 3/3 4 000 1 800 5 800 Eero Broman 1/2 3 000 600 3 600 Petri Castrén 3/3 4 000 1 800 5 800 Jukka Erlund 1/2 3 000 600 3 600 Erkki Etola 3/3 4 000 1 800 5 800 Stig Gustavson 3/3 4 000 1 800 5 800 Olavi Huhtala 2/3 4 000 1 200 5 200 Juha Häkkinen 3/3 4 000 1 800 5 800 Jukka Jäämaa 3/3 4 000 1 800 5 800 Kari Kauniskangas 2/2 3 000 1 200 4 200 Niina Koivuniemi 2/3 4 000 1 200 5 200 Ville Kopra 1/3 4 000 600 4 600 Tapio Korpeinen 3/3 4 000 1 800 5 800 Timo Koskinen 3/3 4 000 1 800 5 800 Pekka Kuusniemi 2/2 3 000 1 200 4 200 Päivi Kärkkäinen 1/1 1 000 600 1 600 Jari Latvanen 2/3 4 000 1 200 5 200 Päivi Leiwo 3/3 4 000 1 800 5 800 Olli Luukkainen 2/3 4 000 1 200 5 200 Ilkka Nokelainen 1/1 1 000 600 1 600 Lauri Peltola (jäsen 8.3.2018 asti) 1/1 1 000 600 1 600 Risto Penttinen (jäsen 7.3.2018 asti) 1/1 1 000 600 1 600 Jari Suominen 0/3 0 0 0 Leena Vainiomäki 2/3 4 000 1 200 5 200 Petri Vanhala 2/2 3 000 1 200 4 200 Jorma Vehviläinen 2/3 4 000 1 200 5 200 Christoph Vitzthum 2/3 4 000 1 200 5 200 Anssi Vuorio 2/3 4 000 1 200 5 200 Göran Åberg (jäsen 30.11.2018 asti) 3/3 3 667 1 800 5 467 VARMAS FÖRVALTNING 2018 20
Styrelseledamöternas arvoden År 2018 sammanträdde styrelsen 10 gånger. I genomsnitt deltog 91 procent av ledamöterna ersättarna medräknade. Varmas förvaltningsråd fattar beslut om bolagsstyrelsens arvoden. År 2018 var årsarvodena 47 250 euro för ordföranden, 33 600 euro för vice ordförandena, 33 600 euro för revisionsutskottets ordförande, 18 900 euro för ledamöterna och 13 650 euro för ersättarna. Dessutom betalades 600 euro per möte i mötesarvode. Ovan nämnda mötesarvode betalas även för styrelseutskottens och presidiets separata sammanträden samt för deltagande i förvaltningsrådets sammanträden. Styrelseledamöterna är försäkrade enligt 8 i lagen om pension för arbetstagare, enligt vilken ArPL-avgift ska betalas på arvodet. Varmas styrelse år 2018 deltagande och arvoden Namn Styrelsens sammanträden, deltagande Ersättnings- och nomineringsutskottet Revisionsutskottet Valutskottet Förvaltningsrådet Årsarvode, Mötes- och utskottsarvoden, Sammanlagt, Ordförande Jari Paasikivi 10/10 8/8 3/3 2/3 47 250 13 800 61 050 Vice ordförande Antti Palola 10/10 8/8 7/7 3/3 2/3 33 600 18 000 51 600 Vice ordförande Kai Telanne 9/10 7/8 7/7 3/3 0/3 33 600 15 600 49 200 Ledamöter Riku Aalto 8/10 3/3 18 900 6 600 25 500 Eila Annala 10/10 3/3 18 900 7 800 26 700 Johanna Ikäheimo 10/10 3/3 18 900 7 800 26 700 Rolf Jansson 10/10 0/3 18 900 6 000 24 900 Ari Kaperi 8/10 7/7 1/3 33 600 9 600 43 200 Casimir Lindholm (jäsen 2.3.2018 asti) 3/3 3 150 1 800 4 950 Jyri Luomakoski 10/10 7/7 0/3 18 900 10 200 29 100 Petri Niemisvirta 10/10 2/3 18 900 7 200 26 100 Ilkka Oksala 9/10 0/3 18 900 5 400 24 300 Pekka Piispanen 10/10 3/3 2/3 18 900 9 000 27 900 Ersättare Eija Hietanen 7/10 3/3 0/3 13 650 6 000 19 650 Liisa Leino 8/10 13 650 4 800 18 450 Risto Penttinen (varajäsen 8.3.2018 alkaen) 5/7 11 375 3 000 14 375 VARMAS FÖRVALTNING 2018 21