2019-03-18 1 (5) Bilaga 1 FÖRENINGSSTYRNINGSRAPPORT AVSEENDE 2018 HSB NORDVÄSTRA GÖTALAND HSB Kod för föreningsstyrning Denna föreningsstyrningsrapport är upprättad enligt de reviderade riktlinjerna för föreningsstyrning som antagits av HSBs förbundsstämma 2015 och gäller från den 1 januari 2016. HSBs kod för föreningsstyrning ( Koden ) är utformad särskilt för HSB och utgår från Svensk kod för bolagsstyrning, de kooperativa principerna och HSBs kärnvärderingar. HSBföreningar, HSBs nationella bolag samt HSB Riksförbund har enligt beslut på HSB-stämma förbundit sig att arbeta enligt Koden. I detta styrdokument omfattar ordet förening också dessa bolag. Föreningarnas dotterbolag och liknande verksamheter ska arbeta i enlighet med styrdokumentets intentioner. Koden ska tillämpas enligt principen Följ eller förklara. Det innebär att om en förening avviker från del av koden ska skälen för avvikelsen redovisas i föreningsstyrningsrapporten. Koden innebär att årsredovisningen kompletteras med denna föreningsstyrningsrapport som översiktligt beskriver hur föreningen tillämpat HSBs kod för föreningsstyrning under räkenskapsår 2018. Föreningsstyrningsrapporten har granskats av föreningens revisor. Syfte Syftet med Koden är att den ska utgöra ett internt verktyg för att säkerställa en öppen och genomlyst organisation där varje medlem som så önskar ska ha insyn i verksamheten och möjlighet att påverka. Koden ska också bidra till att HSB för medlemmarna drivs hållbart och ansvarsfullt samt styrs på ett för medlemmarna så effektivt sätt som möjligt. Koden kompletterar lagstiftning och andra regler genom att ange en norm för god föreningsstyrning med hög ambitionsnivå. HSBs medlemmar ska kunna känna en trygghet i att organisationen styrs demokratiskt och att verksamheten är stabil, hållbar och trygg. Föreningsstämma Föreningsstämman är föreningens högst beslutande organ. Föreningsstämmans befogenhet utövas helt av fullmäktige. Föreningens fullmäktige uppgick år 2018 till 246 stycken. Föreningen informerade den 10 december 2018 att ordinarie föreningsstämma hålls den 23 maj 2019. Information om fullmäktiges rätt att få ett ärende behandlat på stämman och vid vilken tidpunkt en sådan begäran måste ha nått föreningen, för att med säkerhet kunna tas in i kallelsen, har lämnats på HSB Nordvästra Götalands hemsida den 17 december 2018. Dessutom har information skett via HSB Aktuellt och HSB Portalen. Föreningsstämma 2018 Föreningsstämman hölls den 24 maj 2018 i Vara. Vid föreningsstämman deltog 66 fullmäktige. Vid föreningsstämman var 10 av styrelsens ledamöter och en av föreningens revisorer närvarande. Efter förslag från valberedningen valdes Elof Jonsson till stämmoordförande. Till justeringsmän utsågs Sven-Göran Persson, Vara och Gösta Magnusson, Mullsjö. Inte någon av
2 (5) dem är styrelseledamot eller anställd i föreningen. Fullmäktige gavs möjlighet att ställa frågor, kommentera och lämna förslag till beslut. Valberedning Föreningens valberedning väljs på föreningsstämma. Beslut innefattar förfarande för att vid behov ersätta ledamot som lämnar valberedningen innan dess arbete är slutfört. Valberedningen har haft följande sammansättning: Namn Mandattid t.o.m. Kerstin Ahlin (ordförande) 2019 Arne Wilhelmsson 2019 Torsten Gunnarsson 2019 Birgitta Sjöö 2020 Lars-Erik Hansson 2020 Valberedningen ska arbeta enligt den instruktion som fastställdes på föreningsstämman 2018: Lämna förslag på ledamöter i styrelsen och förslag på styrelseordföranden. Lämna förslag på styrelsearvode uppdelat mellan ordförande, vice ordförande och övriga ledamöter. Lämna förslag till val och arvodering av revisor och revisorssuppleant. Lämna förslag på arvode för HSB-ledamot. Rekommendation på arvode till byggande styrelse uppdelat på ordförande och ledamöter. Lämna förslag till stämmo-ordförande för ordinarie föreningsstämma. Medlemmar har möjlighet att vända sig till valberedningen och lämna förslag på nomineringar. Förslaget kan skickas med e-post till info@nvg.hsb.se samt kerstin.ahlin@gmail.com. Information om detta meddelades på hemsidan. Valberedningens förslag kommer att publiceras i kallelsen till 2019 års föreningsstämma och på föreningens hemsida. En redogörelse för hur valberedningen bedrivit sitt arbete kommer samtidigt att publiceras. Styrelse Styrelsen består av 10 ledamöter, varav två ordinarie ledamöter är personalrepresentanter. VD ingår inte i styrelsen. Majoriteten av styrelsen är oberoende i förhållande till föreningen och ledningen, enligt kriterierna i HSB Kod. Styrelsen fastställer varje år en arbetsordning, där riktlinjerna för styrelsens arbete anges. Arbetsordningen reglerar bland annat antalet ordinarie styrelsemöten, vilka ärenden som ska behandlas, arbetsfördelning inom styrelsen inklusive styrelseordförandens uppgifter samt VD:s instruktioner. Styrelsen beslutar också om lön och andra ersättningar till VD.
3 (5) Styrelsen har under år 2018 hållit åtta ordinarie styrelsemöten och genomfört en styrelsekonferens. Ordinarie styrelseledamöter Namn Född Invald Befattning Utbildning/ arbetslivserfarenhet Mötesnärvaro Per Johansson 1969 2014 Ledamot Personalchef Hjo kommun, jur.kand. 100% Sören Pettersson 1955 2009 Ledamot Intendent Mariestads kommun 100% Roger Edvinsson 1949 2015 Ledamot Pensionär, ordf brf Dalsslänten 88% Ramona Zakrisson 1972 2018 Ledamot Verkstadschef, ordf brf Blåklinten 63% Tommy Lind 1947 2018 Ledamot Pensionär, tidigare ordf i brf Glasmästaren, 88% fastighetsmäklare Lena Johansson 1964 2012 Ledamot Handläggare Trollhättans kommun 100% Annika Ebenholm 1963 2016 Ledamot Vicevärd, HSB Brf Myggan 1, Trollhättan, 88% frilansskribent, illustratör. Stellan Gedell 1959 2015 Ledamot Gatuingenjör i Vara kommun, Teknologie 100% doktor Roy Berggren 1958 Personalrep. HSB Fastighetsservice, Fastighetsskötare 88% Fastighets Annica Tigerberg 1968 Personalrep. Unionen HSB Administrativförvaltning, Ekonom 63% Styrelsen arvode för styrelsearbetet har under året varit ett fast arvode, enligt stämmans beslut. Utvärdering av styrelsens arbete Styrelsens arbete utvärderas årligen under ordförandens ansvar och initiativ. Utvärderingen ska ske efter en formell, effektiv och systematisk metod. I utvärderingen identifieras utbildningsbehov hos såväl enskilda styrelsemedlemmar som styrelsen som helhet. En noggrann utvärdering görs av styrelsens och de enskilda styrelsemedlemmarnas arbete. Utvärdering av enskilda styrelsemedlemmar identifierar till vilken grad utbildningsbehov har uppfyllts och hur effektivt styrelsemedlemmen bidragit till styrelsens arbete. Styrelsens utvärdering vilken görs enbart av styrelseledamöterna genomfördes den 29 november 2018. Styrelsen har därtill hållit enskilt möte där revisorer och valberedning medverkar. Utbildning Styrelseordföranden har ett utvecklat introduktionsprogram för nyvalda styrelseledamöter. En utbildningsdag genomförts för nyvalda ledamöter. VD VD leder verksamheten i enlighet med de instruktioner som fastställs för VD:s arbete, av styrelsen. VD skall svara för den löpande förvaltningen av koncernen. VD ansvarar också för att styrelsen erhåller ett så sakligt, utförligt och relevant beslutsunderlag som erfordras för att styrelsen skall kunna fatta väl underbyggda beslut. Principer för ersättning och andra förmåner VD övriga chefer i företagsledningen har en fast månadslön. Det förekommer inga bonusprogram, incitamentsprogram eller någon annan rörlig lön bland företagsledningen. Inga speciella pensionsförmåner utgår. Däremot är det upp till var och en att löneväxla (lön mot pension), om man så vill, såvida det är kostnadsneutralt för föreningen. Förmån av fri bil erbjuds VD, affärsområdeschefer samt ekonomichef.
4 (5) VD omfattas inte av lagen om anställningsskydd. Vid uppsägning från företagets sida lämnas avgångsvederlag om en årslön, utöver uppsägningslön. Kompetensutvecklingsplan för VD, företagsledning och övrig personal Den löpande kompetensutvecklingen för föreningens anställda tryggas genom årliga utvecklingssamtal med närmaste chef. Aktuell kompetensutvecklingsplan fastställs genom att kartlägga behov hos berörd person som också skall ligga i linje med verksamhetens mål. För VD sker detta i samråd med styrelseordförande. Utvecklingssamtalen sker utifrån en fastställd mall och dokumenteras. Intern kontroll En god intern kontroll är en av grunderna för ett effektivt styrelsearbete. Styrelsens arbetsordning samt VD-instruktionen syftar till att säkerställa en tydlig roll- och ansvarsfördelning till gagn för en effektiv hantering av verksamhetens risker. Arbetsordning och VD-instruktion omprövas årligen av styrelsen. Styrelsen har vidare fastställt ett antal grundläggande riktlinjer av betydelse för arbetet med den interna kontrollen. Rapportinstruktioner, i enlighet med arbetsordning, samt attest- och placeringsreglemente finns, och beskriver vilket ansvar och befogenheter som styrelsen delegerat till VD. VD ansvarar för att nödvändiga interna kontroller genomförs som krävs för att hantera väsentliga risker i den löpande verksamheten. Styrelsen har även antagit en allmän riskbedömning samt riskklassificering. Internrevision Internrevisioner sker kontinuerligt av egen personal som genomgått särskild utbildning för internrevisorer, enligt upprättat revisionsprogram. Detta innebär bland annat att hela företaget revideras under en tvåårsperiod. Dessa internrevisorer har som uppgift att kontrollera att varje enhet uppfyller kraven i föreningens verksamhetssystem. Finansiell rapportering Styrelsen erhåller inför styrelsemöten tertialrapporter med ekonomiskt utfall samt prognoser för innevarande verksamhetsår. Föreningens revisor medverkar på minst ett styrelsemöte under året och informerar om sina iakttagelser avseende bolagets interna rutiner och kontrollsystem. Likviditet och aktuella placeringar redovisas också tertialvis. Placeringar styrs av en av styrelsen fastställd finanspolicy. Under 2018 har det regelbundet lämnats rapporter till styrelsen kring hur betaltjänstverksamheten utförs. Betaltjänstverksamheten har under året gått över till HSB Finansstöd AB, där HSB Nordvästra Götaland numera är ombud. Information och kommunikation För företagets kommunikation finns en kommunikationspolicy. Den interna kommunikationen sker företrädesvis genom företagets intranät, e-post och månatliga arbetsplatsträffar och regelbundna möten med HSB-ledamöterna. Samtliga policys, riktlinjer och övriga instruktioner finns tillgängliga via företagets intranät. Den externa kommunikationen sker främst via företagets hemsida, HSB Portalen, tryckt material samt personliga möten.
5 (5) Föreningens revisorer Vid föreningsstämman valdes Sune Eliasson till revisor i föreningen. HSB Riksförbund har utsett Åsa Axell, BoRevision. Namn Född Invald Utbildning/arbetslivserfarenhet Oberoende Sune Eliasson 1956 2001 Gymnasieekonom, Ekonomiska specialkurser, högskolestudier, Revisorsexamen 2002, Ansvarig för revisionsbyrån KPMG i Skövde. Auktoriserad revisor. Åsa Axell 1970 2015 Civilekonomexamen 1993, Högre revisorsexamen 2002. Auktoriserad revisor 2002-2015, Kontorsansvarig för revisionsbyrån BoRevision i Örebro. Ja Ja Regelefterlevnad En god regelefterlevnad är en självklarhet i HSB och hela organisationen arbetar aktivt med att ständigt förbättra den. HSB samverkar för att ha en god regelefterlevnad. HSB-föreningens styrelse tillser att det finns interna regler som säkerställer att föreningens verksamhet följer för tiden gällande externa regelverk. Polices ses årligen över och antas av föreningens styrelse. Föreningens avvikelser Enligt HSB Kod ska principen Följ eller förklara tillämpas. Det innebär att om en förening avviker från del av koden ska skälen för avvikelsen redovisas i föreningsstyrningsrapporten.