Nyheter i SwedSecs regelverk från den 1 januari 2012

Nyheter i SwedSecs regelverk från den 1 januari 2012 Inledning Under året har det bedrivits en genomgripande översyn av SwedSecs regelverk med det primära syftet att förbättra och förtydliga strukturen. Arbetet har letts av regelgruppens ordförande, Johan Lycke, som biträtts av en särskilt utsedd arbetsgrupp bestående av representanter för några av de anslutna företagen. SwedSecs styrelse har beslutat om ändringar i SwedSecs regelverk. Ändringarna i bifogat regelverk är i huvudsak av redaktionell art. Det innehåller dock även en del i sak förändrade och nya regler. Redaktionella ändringar De redaktionella ändringarna består i: Ny struktur Regler som direkt träffar licenshavare och företag har lagts i första delen och regler som handlar om SwedSecs organisation, ärendehantering m.m. i andra delen Ny kapitelindelning mer inkapslade områden, som Krav för att få licens, Personer som ska ha licens, Företag som omfattas osv. Nedkortade regler Förenklat språk Regler i kommentarer har gjorts om till faktiska regler Nedbantade kommentarer (allt som inte är rena kommentarer som hjälper läsaren att tolka regeln har tagits bort) För att det ska gå att korsläsa det gamla och nya regelverket finns det hänvisningar till den gamla regeln i kommentarsfälten i ett ändringsdokument. 1

Förändringar i sak Eftersom det nya regelverket har en annan kapitelindelning har vi nedan grupperat regeländringarna enligt den nya indelningen. 1 kap. Inledande bestämmelser Den nuvarande portalparagrafen 1 kap. 1 har tagits bort. Detta är saker som passar bättre i SwedSecs verksamhetsplan, ägardirektiv och liknande. 1 kap. 2 Man kan av dagens regler få intrycket av att de i vissa delar riktar sig mot alla anställda inte bara licenshavare. Regeln har förtydligats för att klargöra detta. 2 kap. Företag som omfattas m.m. 2 kap. 2 De högt ställda kraven för att ansluta andra företag än de som räknas upp i 2 kap. 1 framgår direkt av reglerna. Idag syns de bara i kommentaren (till 1 kap. 2 ). Likaså har kraven på att dessa företag ska åta sig att licensiera vissa anställda och förbinda sig att följa vissa regler lyfts upp från kommentaren till själva regelverket. 2 kap. 3 och 4 Regleringen av anknutna ombud finns idag i definitionen i 1 kap. 2 2 och i kommentaren till den bestämmelsen. Utgångspunkten har varit att det anknutna ombudet agerar på huvudmannens (det företag som ombudet är anknutet till) ansvar i förhållandet till t.ex. Finansinspektionen och att samma förhållande bör gälla gentemot SwedSec. Dvs. anknutna ombud och anställda hos anknutna ombud betraktas som anställda hos huvudmannen. Anmälningar av regelöverträdelser m.m. ska göras av huvudmannen. Det förutsätter att huvudmannen har en tillräcklig insyn hos det anknutna ombudet. Alternativt kan det anknutna ombudet vara ett företag som bedriver en sådan verksamhet som gör att företaget kan vara direktanslutet till SwedSec (t.ex. ett värdepappersbolag). Om ombudet i sådana fall väljer att vara direktanslutet åvilar skyldigheterna att se till att rätt personer har licens, att regelöverträdelser anmäls osv. ombudet självt. Detta alternativ förutsätter att det finns t.ex. en fungerande compliancefunktion hos det anknutna ombudet. De nya bestämmelserna innebär dock ingen ändring i sak, utan de anknutna ombudens 2

förhållande till anslutna företag och regelverket framgår direkt av reglerna istället för av en definition. 2 kap. 6 och 9 (och 6 kap. 5 ) Idag finns inga uttryckliga regler för vad som gäller om företaget väljer att avsluta sin anslutning till reglerna. Det innebär att allmänna avtalsrättsliga principer gäller, dvs. skälig uppsägningstid osv. Bolagets skyldigheter att lämna uppgifter i ett ev. disciplinförfarande hänger i luften och detsamma vad som händer med de anställda licenshavarna. En ny bestämmelse har införts som anger tydliga uppsägningstider för olika skyldigheter och en bestämmelse har införts om att de anställdas licenser förklaras vilande på ansökan av det anslutna företaget. 3 kap. Personer som ska ha licens 3 kap. 1 5 Som reglerna är skrivna idag omfattas inte compliance officers hos försäkringsförmedlare uttryckligen av kravet på licens, detta har istället framgått av avtalet om anslutning till SwedSec. I bestämmelsen har detta krav uttryckligen införts in som en egen punkt d i den nya 3 kap. 1 5. 3 kap. 1 9 Fondförvaltare omfattas idag inte heller uttryckligen av kravet på licens, även om dessa ändå ansetts ha omfattas av begreppet portföljförvaltning. Detta har tydliggjorts i en ny regel, som uttryckligen anger att fondförvaltare ska ha licens. För de företag som redan är anslutna till SwedSec och som hittills inte krävt att fondförvaltarna ska ha licens har en övergångsbestämmelse införts som innebär att fondförvaltare senast den 1 januari 2013 ska ha licens. 3 kap. 1 11 Regeln om licenskrav för den som har behörighet att handla direkt i en marknadsplats handelssystem har lyfts upp från kommentaren (till nuvarande 2 kap. 3 ) till regelverket. 3

3 kap. 1 13 Anställda som konstruerar investeringsprodukter, t.ex. strukturerade produkter, som sedan säljs till icke-professionella kunder har många gånger licens. Någon klar regel som kräver licens för denna typ av arbetsuppgifter finns dock inte i regelverket idag. En ny bestämmelse har införts som anger att sådana arbetsuppgifter kräver licens. 3 kap. 1 15 (för f.d. SOX-handlare). Regeln för denna personalkategori är i bestämmelsens nuvarande lydelse (3 kap. 5 andra meningen) uttryckt som ett undantag från undantaget för räntehandlare. Regeln anges nu istället som ett direkt krav på licens för den aktuella personalkategorin. Som en konsekvens av detta har undantaget för räntehandlare m.fl. i 3 kap. 2 formulerats om. 4 kap. Krav för att få licens 4 kap. 1 Genom att nu ta bort specialregeln om att de s.k. erfarenhetslicenserna förfaller vid byte av arbetsgivare finns det inte längre någon skillnad mellan olika typer av licenser. Licenshavare med erfarenhetslicens uppfyller dock inte kravet i den offentliga regleringen på att ha avlagt ett faktiskt test (16 kap. 6 FFFS 2007:16 för rådgivare i värdepappersinstitut och 2 kap. 5 FFFS 2004:4 för övriga rådgivare. Dessa krav gäller dock inte anställda i svenska filialer till utländska företag). Dvs. licensen i sig ger inte licenshavaren rätt att lämna råd till konsumenter. Detta framgår av den nya kommentaren till 4 kap. 1. 4 kap. 4 Av kommentaren i den nuvarande 6 kap. 5 framgår att den vars licens har återkallats måste göra ett nytt licensieringstest om den anställde ska få en ny licens. Detta har införts i en regel. 4

6 kap. Vilande licens 6 kap. 7 Som den nuvarande regeln är skriven, 3 kap. 5, verkar den träffa enbart situationen att ett företag nyanställer någon med vilande licens. Regeln har justerats så att den även omfattar att företaget aktiverar en redan anställds licens. 6 kap. 9 Kommentaren till den nuvarande 3 kap. 5 om att intyga lämpligheten när en licens aktiveras har lyfts upp till en regel. 8 kap. Anslutna företags skyldigheter 8 kap. 1 Enligt den tidigare regeln (3 kap. 1 ) skulle det anslutna företaget se till att vissa personer ska ha licens. I praktiken innebär dock detta att företaget ska se till att inte ha andra än licensierade på vissa positioner (det går inte att kommendera fram en licens, men det går att omplacera personal). Regeln har skrivits om så att den bättre återspeglar verkligheten. 8 kap. 7 Det har funnits en viss osäkerhet om när anslutna företag är skyldiga att anmäla regelöverträdelser m.m. Osäkerheten har haft sin grund i hänvisningarna till 8 kap. 1 och 2 i 8 kap. 7. Dvs. bestämmelsen kan tolkas som att endast regelbrott m.m. som kan leda till återkallelse (8 kap. 1 och 2 ) ska anmälas. Den vanligast förekommande tolkningen har dock varit att alla regelbrott ska anmälas om det kan antas att de kan leda till någon disciplinpåföljd (återkallelse, varning eller erinran). Regeln har ändrats för att återspegla detta senare synsätt. För att tydliggöra att anmälan ska ske även om överträdelsen sannolikt enbart leder till en erinran har ordet allvarligt tagits bort i första stycket punkten 2. 8 kap. 8 Idag står det i kommentaren till 3 kap. 7 att ett anslutet företag i vissa fall har en skyldighet att aktivt korrigera en anmälan. Detta har lyfts upp till en regel. 5

10 kap. Disciplinpåföljder och vite 10 kap. 9 Idag framgår av kommentarerna (3 kap. 9 ) att vite bara kan utgå vid underlåtenhet att lämna uppgifter om detta görs uppsåtligen eller av grov oaktsamhet. Denna kvalifikation av när vite kan utgå framgår numera av själva regeln. Grov oaktsamhet är dock ett väl högt ställt krav och stämmer inte överens med skrivningarna i samma kommentar om normal aktsamhet. Ordet grov har därmed tagits bort. 10 kap. 10 Faktorerna för att bestämma vitets storlek framgår idag delvis av kommentaren. Detta har införts i en regel. 12. kap. Disciplinärenden 12 kap. 2-4 Idag framgår det inte av reglerna, bara av kommentaren, hur ett disciplinärende initieras. Detta har i nya regelverket införts som en bestämmelse i ärendekapitlet samt att några ytterligare bestämmelser om handläggningen har förts in. 15 kap. Sekretess och register 15 kap. 2 Regeln om att SwedSec ska ha interna instruktioner för att hantera sekretessbelagda uppgifter har hittills funnits i kommentaren till 1 kap. 9 och riktar sig enbart mot SwedSec och skulle därför kunna utgå. Det handlar dock om SwedSecs hantering av information som omfattas av banksekretess och det kan vara bra för de anslutna företagen (när de bedömer i vilken mån de ostraffat kan lämna uppgifter till SwedSec) att denna hantering är en uttrycklig skyldighet enligt företagets avtal med SwedSec. På grund därav har detta införts som en uttrycklig regel. 15 kap 5-8 De anslutna företagens möjlighet att få veta om en person företaget avser att anställa har meddelats en disciplinpåföljd eller om ett disciplinärende pågår är idag begränsad. Företaget har endast rätt att få del av underrättelsen från den tidigare arbetsgivaren om den 6

avslutade anställningen har haft samband med ett regelbrott eller inte. För att råda bot på detta har reglerna kompletterats med att uppgifter om disciplinpåföljder, disciplinärenden och uppgift om licenshavarens anställning har haft eller inte har haft samband med anmäld överträdelse ska finnas i registret, se 5 och 6. Vidare införs det en ordning där licenshavaren själv begär ett utdrag från registret att visa upp för den nye arbetsgivaren. Förfarandet med registerutdraget ersätter alltså den tidigare rutinen med att det anslutna företaget skulle lämna avanmälan till licenshavaren och att licenshavaren skulle visa upp denna för sin nye arbetsgivare. Dvs. det anställande företaget får mer information än tidigare (om disciplinärenden och påföljder). Uppgifter om disciplinpåföljder och pågående ärenden i sig är inte sådana känsliga uppgifter eller uppgifter om brott och brottspåföljder vars behandling är särskilt reglerad i personuppgiftslagen, jfr. 13 och 21 personuppgiftslagen (1998:204). Däremot kan uppgifter i vissa beslut från disciplinnämnden vara det. Uppgifterna som ska finnas i registret är enbart uppgifter om vilken disciplinpåföljd som har beslutats, inte skälet till påföljden. Liksom med andra personuppgifter måste det finnas ett syfte med registreringen, i detta fall dels att de anslutna företagen ska få kännedom om påföljder och pågående ärenden om personer de avser att anställa, dels att SwedSec ska beakta tidigare disciplinpåföljder vid bedömningen av nya ärenden. Uppgifterna ska inte sparas längre än det är motiverat med hänsyn till syftet och fem år får anses vara en rimlig tid. 16 kap. Ändring av reglerna 16 kap. 2 Bestämmelsen om att regeländringar ska remitteras till de anslutna företagen har tidigare funnits i kommentaren (1 kap. 3 ) och riktar sig mot SwedSec. Detta framgår numera direkt av reglerna. Ikraftträdande och övergångsbestämmelse Reglerna träder i kraft den 1 januari 2012. Krav på licens, enligt 3 kap. 1 9, för anställd som arbetar med förvaltning av investeringsfonder gäller från och med den 1 januari 2013 för de företag som den 1 januari 2012 är anslutna till SwedSec. 7