Servicenämnden 2019-03-21 1 Plats och tid Folkets Hus, kl. 13.30-15:45 Beslutande Ersättare inte tjänstgörande Tobias Carlsson (L) Lennart Johansson (S) Göran Dahl (M) Chenay Mutlu (M) Björn Dahlén (C) Katarina Sundvall (C) Julia Nord Axelsson (S) Gösta Johansson (S) Olle Hällnäs (SD) Samuel Lithner (L) Christina Svalander (KD) Leif Rehbinder (S) Övriga deltagare Utses att justera John Nilsson, förvaltningschef Katarina Lindh, avd. chef fastighet 19-23 Håkan Axelsson, avd. chef IT-avdelningen 28 Carlos Paredes, Kommunal 19-27 Chenay Mutlu (M) Justeringens plats och tid Sekreterare Jenny Lindborg Paragraf 19-30 Ordförande Tobias Carlsson (L) Justerande Chenay Mutlu (M) Justerandes sign Utdragsbestyrkande Datum
Servicenämnden 2019-03-21 2 Svn 19 Dnr Ändring av dagordning Beslut Servicenämnden beslutar 1. godkänna ändringarna i dagordningen Beskrivning av ärendet Servicenämnden beslutar att godkänna följande ändringar i dagordningen: Ärende 4, Information Budget 2020 och långtidsplan 2021-2024 utgår. Nytt ärende Rapport från kurser och konferenser tas upp som ärende nr 13. Ärende 13, meddelanden blir ärende nr 14.
Servicenämnden 2019-03-21 3 Svn 20 Dnr Information Budget 2020 och långtidsplan 2021-2024 Ärendet utgår och kommer tas upp på en senare nämnd.
Servicenämnden 2019-03-21 4 Svn 21 Dnr SVN 2018/0087 Svar på motion - hållbarhetsmålen 2017-2025, Olle Hällnäs (SD) och Fredrik Gustafsson (SD) Beslut Servicenämnden beslutar 1. avslå motionen om hållbarhetsmålen 2017-2025 2. anta förvaltningens yttrande avseende motion om hållbarhetsmålen 2017-2025 3. ställa sig bakom Varberg Energis yttrande gällande motionen om hållbarhetsmålen 2017-2025 Förslag till beslut på sammanträdet Olle Hällnäs (SD) föreslår att servicenämnden yrkar bifall på motionen om hållbarhetsmålen 2017-2025. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden avstyrker motionen om hållbarhetsmålen 2017-2025 enligt arbetsutskottets förslag. Beslutsordning Ordförande ställer förslagen mot varandra och konstaterar att servicenämnden beslutar enligt arbetsutskottets förslag. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen har gett serviceförvaltningen i uppdrag att yttra sig om motionen som inkommit från Olle Hällnäs (SD) och Fredrik Gustafsson (SD) i frågan om hållbarhetsmålen 2017-2025 KS 2018/0520. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 11 mars 2019 23 Varberg Energi remissvar daterat 2019-02-04 Motion om hållbarhetsmålen 2017-2025 från Olle Hällnäs (SD) och Fredrik Gustafsson (SD) Övervägande Serviceförvaltningen har tagit del av Varberg Energis remissvar på motionen angående hållbarhetsmålen 2017-2025 om solenergi. Serviceförvaltningen ställer sig bakom Varberg Energis svar på motionen, då det är en väl genomarbetad analys som ligger till grund för yttrandet.
Servicenämnden 2019-03-21 5 Protokollsutdrag: Varbergs Energi
Servicenämnden 2019-03-21 6 Svn 22 Dnr SVN 2019/0022 Investering ytterligare lokaler Väröbacka skola Beslut Servicenämnden beslutar 1. hemställa hos kommunfullmäktige om investeringsutrymme om 14,5 mnkr för ytterligare lokaler Väröbacka skola Beskrivning av ärendet Förskole- och grundskoleförvaltningen har gett Samhällsutvecklingskontoret i uppdrag att genomföra ett åtgärdsval för att ta fram lösningsförslag att täcka framtida behov av skola i upptagningsområdet Väröbacka/Bua samt förskola i Väröbacka, vid byggnation av nya bostäder. Pågående åtgärdsval kommer att resultera i ett för detta ärende relevant beslutsunderlag för en förstudie av utbyggnation av sex klassrum samt kapacitetshöjande åtgärder på Väröbacka grundskola. De övriga nu identifierade kapacitetshöjande åtgärderna är utökad kapacitet i mottagningskök, administrativa ytor för pedagoger i åk fyra till sex samt ökad kapacitet på matsal genom att nu angränsande flexsal och skolbibliotek flyttar till nya lokaler. Då permanent tillbyggnation ej är möjlig att färdigställa till höstterminen 2019 är ett alternativ att investera i modulbyggnader för att klara undervisningen fram tills dess att fastighetsinvesteringsprocessen har tillskapat en långsiktig permanent lösning. Alternativen är följande: 1. Utöka skollokaler med sex klassrum genom inhyrda modulbyggnader. Hyresökning för förskole- och grundskoleförvaltningen blir då 2,4 mnkr/år inklusive anpassningar på ca 2,5 mnkr i befintlig skola. 2. Utöka skollokaler med sex klassrum genom köpta modulbyggnader. Hyresökning för förskole- och grundskoleförvaltningen blir då 1,2 mnkr/år inklusive anpassningar på ca 1 mnkr i befintlig skola. Beslutsunderlag KS 2017-0746-2 Bilaga - Behovsanalys avseende Väröbacka förskola och skola 423806_1_1
Servicenämnden 2019-03-21 7 KS 2017-0746-2 Protokollsutdrag 423805_1_1 Övervägande Serviceförvaltningen anser att det bästa alternativet är att lösa behovet med köpta modulbyggnader och åtgärda befintliga skollokaler. I valet mellan hyra eller köpa modulbyggnader bedöms ett köp vara det mest fördelaktiga då hyrestiden är längre än fem år och modulerna därefter har ett restvärde, alternativt kan användas på annan plats i kommunen. Alternativen innebär att förbereda markarbeten och ställa upp modulerna med ambition att ta dessa i bruk till starten av höstterminen 2019. Förskole- och grundskoleförvaltningen har analyserat befolkningsprognosen. Analysen utgår ifrån befolkningsprognos och utbyggnadsplan och förändringar i utfall av dessa påverkar behovet tidsmässigt. Utifrån det ökande behovet, bedömer Samhällsutvecklingskontoret att köp av modulbyggnader bör ske då de kan finnas behov av lokaler även efter att permanenta lösningar för Väröbacka skola har tillskapats. När beslut tas i servicenämnden kommer upphandling påbörjas innan beslut i Kommunfullmäktige är fattat för att inte tappa fart. I upphandlingen kommer det tydligt framgå att upphandling inte gäller om beslut om investering avslås i kommunfullmäktige. Protokollsutdrag: KS
Servicenämnden 2019-03-21 8 Svn 23 Dnr SVN 2019/0018 Lokalanpassning Gamlebyskolan Beslut Servicenämnden beslutar 1. anvisa 500 tkr från investeringskonto från 32190 myndighetskrav fastighet avseende lokalanpassningar Gamlebyskolan Beskrivning av ärendet I fastigheten Gamleby bedriver Samhällsbyggnadskontoret sin verksamhet i väntan på nya lokaler. Det är en äldre fastighet som inte har den brandsäkerhet som kraven ställer idag för de antal anställda som arbetar i Gamleby. Fastigheten har inte heller den tillgänglighet som kraven ställer. För att klara brandsäkerhetskraven behöver de utvändiga brandstegarna bytas till brandtrappor. Rampen vid entrén behöver justeras för att möta dagens krav på storlek. Anpassning behöver genomföras för att samhällsbyggnadskontoret fortsättningsvis ska kunna bedriva sin verksamhet och nyttja hela byggnaden som kontor, möteslokaler, lunchrum och reception. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 11 mars 2019 22 Beslutsförslag den 8 mars 2019 Övervägande Serviceförvaltningen bedömer att kostnaden för åtgärderna om 500 tkr för begärd anpassning ryms inom regelverket för investeringskonto 32190 myndighetskrav fastighet. Kapitalisering av begärd anpassning regleras genom höjd hyra mot samhällsbyggnadskontoret. Investeringen redovisas som komponent nio med en avskrivningstid tio år. Protokollsutdrag: Samhällsbyggnadskontoret
Servicenämnden 2019-03-21 9 Svn 24 Dnr SVN 2018/0018 Intern kontroll - återrapportering 2018 Beslut Servicenämnden beslutar 1. anta återrapporteringen av internkontroll 2018 Beskrivning av ärendet I enlighet med beslut i servicenämnden har följande kontrollområden granskats: RVA (16p är Kontrollområde max) Kronofogden - antal ärenden till kronofogden på serviceförvaltningen Livsmedelssäkerhet 9 9 Trafiksäkerhet 9 Korttidssjukfrånvaro 12 Kränkande särbehandling, trakasserier eller mobbing 12 Skyddsronder 12 Fastighet projektekonomi 9 IT säkerhet nano learning 12 Uppföljning och återrapportering sker till servicenämnden årsvis. Återrapportering redovisas sammanställt med riskområden, kontrollområden, åtgärder. Återrapporteringen finns sammanställd i bilagan Internkontroll återrapportering 2018 Summering av 2018 års internkontroll. Följande internkontrollpunkter bedöms helt uppfyllda och värde uppnåtts och kommer inte följas upp i internkontrollen 2019: Kronofogden - antal ärenden till kronofogden på serviceförvaltningen Trafiksäkerhet - däckskifte Kränkande särbehandling, trakasserier eller mobbing Skyddsronder IT säkerhet nano learning
Servicenämnden 2019-03-21 10 De punkter som inte är helt uppfyllda 2018 följs upp i internkontrollen 2019. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 11 mars 2019 24 Internkontroll - återrapportering_2018 Övervägande Inga överväganden har inkommit. Protokollsutdrag: Controller serviceförvaltningen
Servicenämnden 2019-03-21 11 Svn 25 Dnr SVN 2019/0017 Intern kontroll 2019 Beslut Servicenämnden beslutar 1. följande kontrollområden skall undersökas under år 2019: Korttidssjukfrånvaro (Prioritering 12 av 16) Fastighet verksamhetsanpassningar (Prioritering 9 av 16) Fastighet projekt och ekonomi. (Prioritering 9 av 16) IT säkerhet (Prioritering 12 av 16) Livsmedelssäkerhet (Prioritering 9 av 16) Driftsäkerhet telefoni (Prioritering 12 av 16) Skyddsronder (Prioritering 12 av 16) Kränkande särbehandling, trakasserier eller mobbing (Prioritering 12 av 16) Beskrivning av ärendet Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive förvaltning. Inom förvaltningens verksamhetsområde ansvarar förvaltningschefen, eller av honom/henne utsedd, för att konkreta regler och anvisningar är utformade så att en god intern kontroll kan upprätthållas. Inom detta ansvar ligger att vederbörande skall leda arbetet med att åstadkomma och upprätta en god internkontroll. Kommunfullmäktige har beslutat om övergripande riktlinjer för internkontroll. Serviceförvaltningen har följt riktlinjerna och processen kring att ta fram plan för internkontroll. Planen för internkontroll består av identifiering av kontrollområden, riskoch väsentlighetsanalys, kontrollansansvarig för respektive kontrollområde samt uppföljning/återrapportering. Risk- och väsentlighetsanalysen (RVA) består dels av en risk inventering dels av en prioritering (bedömning av väsentlighetsgrad och sannolikhet på en skala 1 4). De olika delkomponenterna multipliceras med varandra och ger då en slutsiffra mellan 1 16. Intervallet 9 16 tas med i nämndens internkontrollplan. För processer som får 12 poäng och högre bör direkta förbättringsåtgärder sättas in för att minimera risken.
Servicenämnden 2019-03-21 12 Ett riskområde är en process med en väsentlig risk någonstans i flödet. Processen kan omfatta flera verksamheter. Ett kontrollområde identifierar vad inom riskområdet som är kritisk och behöver undersökas. Uppföljning och återrapportering sker till servicenämnden årsvis. Återrapportering redovisas sammanställt med riskområden, kontrollområden, åtgärder, process- och kontrollansvarig. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 11 mars 2019 25 Intern kontroll 2019. Övervägande Inga synpunkter har inkommit från andra förvaltningar. Protokollsutdrag: Controller serviceförvaltningen
Servicenämnden 2019-03-21 13 Svn 26 Dnr SVN 2019/0021 Upphävning av tidigare beslut om uthyrning av elbilar i bilpoolen till allmänheten Beslut Servicenämnden beslutar 1. upphäva tidigare beslut från 7 december 2017, 82 diarienummer SVN 2011/0061 om att hyra ut alla elbilar i bilpoolen till allmänheten Beskrivning av ärendet Idag hyr kommunen ut alla elbilar i bilpoolen till allmänheten under kvällar och helger. Då det nu finns möjlighet att hyra elbilar på den privata marknaden rekommenderas att kommunen inte fortsätter med externuthyrning då det konkurrerar med den privata marknaden. Beslutsunderlag PM från kommunjuristen Torbjörn Alfredsson den 4 mars 2019. Servicenämnden den 7 december 2017, 82 diarienummer SVN 2011/0061 Övervägande Bedömning görs att det inte är förenligt med den kommunala kompetensen att erbjuda uthyrning av elbilar på den allmänna marknaden och att kommunen därmed saknar befogenhet att fortsättningsvis erbjuda detta. Det är därför sannolikt att denna verksamhet skulle förbjudas om den prövades i domstol mot konkurrenslagens regler om konkurrensbegränsande offentlig säljverksamhet. På samma sätt skulle eventuella beslut om elbilsuthyrningen sannolikt upphävas vid en prövning mot kommunallagen enligt reglerna om så kallas laglighetsprövning. Protokollsutdrag: Click here to enter text.
Servicenämnden 2019-03-21 14 Svn 27 Dnr SVN 2019/0003 Månadsrapport februari 2019 Beslut Servicenämnden beslutar 1. godkänna månadsrapporten för februari 2019 2. lämna uppdrag till förvaltningen att återkomma på nämnden den 25 april 2019 med förslag på hur underskottet på 1,6 mnkr för kapitalkostnader på IT-avdelningen ska balanseras Beskrivning av ärendet Servicenämnden redovisar ett resultat för februari på 1,7 mnkr positivt mot periodiserad budget vilket främst beror på vakanta tjänster hos IT- och fastighetsavdelningen. Verksamhetskostnaderna avviker negativt på grund av höga mediakostnader årets första två månader. Då avstämning görs vid årets slut mot köpande förvaltningar kommer denna avvikelse inte vara resultatpåverkande för servicenämnden. Avskrivningar och ränta är högre än budgeterat då IT-avdelningens investeringsavslut för 2018 ej är medräknade i budget. Totalt kommer detta innebära en negativ avvikelse om 1,6 mnkr för 2019. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 11 mars 2019 26 Månadsrapport februari 2019.
Servicenämnden 2019-03-21 15 Svn 28 Dnr SVN 2019/0002 Förvaltningen informerar Håkan Axelsson avd. chef IT-avdelningen informerade om att Varbergs digitala policy och den Digitala Agendan kommer ersättas av en Digital Strategi för Varberg som tas av kommunstyrelsen. John Nilsson förvaltningschef informerade om att det befintligt attest- och delegationsreglemente kommer behöva justeras och att ett ärende om de aktuella justeringarna ta upp i nämnden i april. John Nilsson förvaltningschef informerade om den nya organisationen för serviceförvaltningen som börjar gälla 1 april 2019. Organisationsschema finns i nämndens samarbetsrum på vinden.
Servicenämnden 2019-03-21 16 Svn 29 Dnr Rapport från kurser och konferenser Olle Hällnäs (SD) rapporterar från sitt förvaltningsbesök på fastighetsavdelningen.
Servicenämnden 2019-03-21 17 Svn 30 Dnr Meddelanden Policy för reklam i det offentliga rummet, prot utdr kf 273 - SVN 2018/0025-5 Antagande av avfallsplan och avfallsföreskrifter för, prot utdr kf 270 SVN 2018/0008-5 Antagande av ortsutvecklingsstrategi, Framtidens Hunnestad, prot utdr kf 269 SVN 2018/0004-7 Styrmodell för, prot utdr kf 266 SVN 2018/0093-1 Månadsrapport januari-oktober 2018 för, prot utdr ks 222 SVN 2018/0003-20 Ks 19 Hörselteknisk utrustning i sammanträdeslokaler, SVN 2018/0039-5 Sn au 20 Ombyggnation på dagverksamheten Limagården, SVN 2019/0012-1 Ks 24 Förstudieuppdrag gällande lokalanpassning Kyrkskolan, Tvååker, SVN 2019/0013