Malmö stad Serviceförvaltningen 1 (3) Datum 2015-08-12 Vår referens Josefin Haugthon Planeringssekreterare Josefin.Haugthon@malmo.se Tjänsteskrivelse Ändring av delegationsordningen SN-2015-948 Sammanfattning Ändringar i delegationsordningen angående beslut om investeringar samt att teckna och förlänga hyresavtal, vitesföreläggning och ändring av chefsbeteckning. Förslag till beslut Servicenämnden föreslås besluta att godkänna delegationsordningen samt, att omedelbart justera paragrafen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Servicenämnden 2015-08-25 Ändring av delegationsordning Delegationsordning Servicenämnden 2015-08-25 Beslutsplanering Servicenämndens arbetsutskott 2015-08-20 Servicenämnden 2015-08-25 Ärendet Delegering innebär överföring av beslutanderätt från nämnd till utskott eller tjänsteman som är underställd nämnden. Nämndens delegering regleras i kommunallagen 6 kap 33-38. Syftet med delegation är att avlasta nämnden från att behöva fatta alla beslut. Servicenämnden fastställde delegationsordningen på sammanträdet den 27 maj 2014 88 och den senaste revideringen skedde på sammanträdet den 8 januari 2015 8. SIGNERAD
2 (3) Serviceförvaltningen föreslår att följande förtydliganden görs i punkterna 5.3 och 5.7 på sidan 11. Ärende Lagrum Delegat Kommentar 5.3 Tidigare skrivning I de fall nämndens Beslut om investeringar över 15 Mkr beslut inte kan inväntas upp till 50 Mkr 5.3 Ny skrivning Beslut att ansöka om objektsgodkännande hos kommunstyrelsen för investeringar över 15 Mkr upp till 50 Mkr I de fall nämndens beslut inte kan inväntas Ärende Lagrum Delegat Kommentar 5.7 Tidigare skrivning Beslut om att teckna och förlänga hyresavtal där servicenämnden är hyresgäst 5.7 Ny skrivning Beslut om att teckna och förlänga hyresavtal där servicenämnden är hyresgäst, med hyreskostnad upp till 15 Mkr under kontraktstiden Serviceförvaltningen föreslår även ett tillägg i delegationsordningen på sidan 12. Serviceresor har i dag möjlighet att utkräva vite från de leverantörer som inte lever upp till de krav som ställs i avtalen. Denna möjlighet bedöms vara tillgänglig även för övriga verksamheter. Förslaget innebär att de sanktioner som kan betraktas som mindre ingripande delegeras medan övriga ligger kvar på nämnden. Ärende Lagrum Delegat Kommentar 5.15 Beslut om sanktion Enhetschef gentemot entreprenör vid överträdelser av de bestämmelser som regleras i avtal Utöver detta har delegationsordningen uppdaterats med nya beteckningar då affärsområdeschef från och med 1 september 2015 heter avdelningschef. Samtliga ändringar och tillägg är noterade med röd text.
Ansvariga Lena Lundin, kanslichef Carina Tempel, servicedirektör 3 (3)
Malmö stad Servicenämnden STYRDOKUMENT Dokumentets rubrik (samma som textrubrik) Delegationsordning för servicenämnden Organisation (övergrip. / avdelning / enhet) Serviceförvaltningen Typ av styrdokument (rutin, riktlinjer, m.m.) Delegationsordning Dokumentägare, beslutad av (roll) Servicenämnden Framtagen av Marie Viremo Följs upp (datum) Revideras (datum) Reviderad av Servicenämnden Datum för utskrift 2015-08-12 Datum för beslut 2014-05-27 Versionsnummer 3 Senaste revidering 2015-08-25 Delegationsordning för servicenämnden
Innehållsförteckning 1 Om delegation... 3 1.1 VILKA BESLUT KAN DELEGERAS?... 3 1.2 VILKA BESLUT KAN INTE DELEGERAS?... 3 1.3 VIDAREDELEGATION... 4 1.4 BESLUTSFATTANDE... 4 1.5 ÄRENDEN SOM INTE FINNS I DELEGATIONSORDNINGEN... 4 1.6 ANMÄLAN AV DELEGATIONSBESLUT... 5 1.7 ÖVERKLAGANDEN... 5 1.8 ÖVERPRÖVNING ENLIGT LAGEN OM OFFENTLIG UPPHANDLING... 6 2 Förkortningar... 7 3 Delegationsärenden allmänt... 8 4 Delegationsärenden offentlighet och sekretess... 10 5 Delegationsärenden ekonomi... 11 6 Delegationsärenden personal... 13 7 Delegationsärenden färdtjänst... 14 Delegationsordning servicenämnden 2
1 Om delegation En nämnd har till uppgift att fatta ett stort antal beslut. Det är emellertid praktiskt omöjligt att nämnden fattar beslut i samtliga ärenden som faller inom nämndens ansvarsområde. Syftet med delegation är att avlasta nämnden från att behöva fatta beslut. Delegering innebär överföring av beslutanderätt från en nämnd till ett utskott, en ledamot eller ersättare eller en anställd som är underställda nämnden. En nämnds rätt att besluta om delegation regleras dels i kommunallagen (1991:900), KL, dels i speciallagstiftning. Servicenämnden är en kommunal nämnd enligt KL. 1.1 VILKA BESLUT KAN DELEGERAS? Beslut av rent förberedande eller rent verkställande karaktär kräver ingen delegation utan sådana beslut kan tjänstemännen fatta på egen hand. Detta gäller alltså ett beslutsfattande där beslutet är givet på förhand utan att det föreligger ett verkligt bedömningsutrymme, t.ex. beslut om debitering enligt en taxa. Nämndens rätt att delegera är inriktad på ett beslutsfattande där det finns ett utrymme för överväganden och bedömningar, dock utan att detta utrymme är forum för politiska värderingsfrågor, t.ex. myndighetsutövning som inte är av principiell natur och verkställighet av kommunfullmäktiges beslut. Genom delegation effektiviseras den kommunala förvaltningen, och medborgarna ges en bättre service. Bestämmelser om delegering av ärenden inom en kommunal nämnd finns i 6 kap. 33 38 KL. Enligt 6 kap. 33 KL får en nämnd uppdra åt: ett utskott en ledamot eller ersättare en anställd hos kommunen att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller grupp av ärenden. 1.2 VILKA BESLUT KAN INTE DELEGERAS? I följande slag av ärenden får beslutanderätten med stöd av 6 kap. 34 KL inte delegeras: ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till nämnden vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. Delegationsordning servicenämnden 3
Det är dock tillåtet att delegera ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda av principiell beskaffenhet som enligt specialförfattning får delegeras till utskott. 1.3 VIDAREDELEGATION Nämnden kan genom beslut ge servicedirektören rätt att vidaredelegera sin beslutanderätt till annan anställd enligt 6 kap. 37 kommunallagen. Nämnden ska hela tiden ha kännedom om vem som har rätt att fatta beslut. 1.4 BESLUTSFATTANDE Delegationen innebär att beslutanderätten i de i delegationsordningen angivna ärendena överlämnats till delegaten som träder i nämndens ställe. Beslut fattas sålunda på nämndens vägnar och har samma rättsverkan som beslut fattade av nämnden i plenum. Beslutsrätten enligt delegationsordningen gäller tills vidare och kan återkallas eller ändras av nämnden. Delegerad beslutanderätt ska utövas i överensstämmelse med gällande författningar samt kommunfullmäktiges, kommunstyrelsens och nämndens styrdokument samt rymmas inom ramen för anslagna medel. Ärenden delegerade till nämndens ordförande beslutas vid förhinder av denna av vice ordföranden. Vid förfall för delegater i övrigt övertas beslutanderätten av den som förordnats som vikarie på delegatens tjänst om vikarie inte har förordnats, av den som enligt uppdragsbeskrivning är närmaste chef för delegaten. Som allmän princip bör dock gälla att ersättare inte bör besluta i viktigare ärenden om beslut utan större nackdel kan anstå tills delegaten återkommer. Den som är jävig i ett visst ärende får inte besluta i det eller ens delta i handläggningen. Bestämmelser om jäv finns i 6 kap. 24 27 KL. Om en delegat är jävig överlämnas ärendet för avgörande till närmaste chef eller nämnden. Till ett enligt förvaltningsbesvär överklagbart beslut ska fogas en korrekt överklagandehänvisning. 1.5 ÄRENDEN SOM INTE FINNS I DELEGATIONSORDNINGEN Ärenden av ren verkställighetskaraktär upptas inte i en delegationsordningen. Ärenden som är av principiell natur eller som enligt författning inte får delegeras finns självfallet inte heller upptagna i delegationsordningen. Delegationsordning servicenämnden 4
1.6 ANMÄLAN AV DELEGATIONSBESLUT Enligt 6 kap. 35 KL ska beslut som fattats med stöd av delegation anmälas till nämnden. Alla beslut som har fattats med stöd av delegation från nämnden ska anmälas till nämnden vid närmast påföljande nämndssammanträde. Alla beslut som har fattats med stöd av vidaredelegation från förvaltningschefen ska först anmälas till förvaltningschefen och sedan till nämnden vid närmast påföljande nämndssammanträde. 1.7 ÖVERKLAGANDEN Delegationsbesluten kan överklagas på samma sätt som nämndens beslut dvs. antingen med stöd av 10 kap. KL genom laglighetsprövning eller med stöd i specialförfattning genom förvaltningsbesvär. Ett beslut överklagas skriftligt. 1.7.1 Laglighetsprövning Överklaganden enligt laglighetsprövningsinstitutet ska ske inom tre veckor från den dag då justering tillkännagivits på kommunens officiella anslagstavla av protokollet från det sammanträde, då delegationsbeslutet anmäldes. Beslutsfattaren har ingen skyldighet att bifoga anvisning om hur man begär laglighetsprövning. Överklagandet ska inges av klaganden direkt till Förvaltningsrätten i Malmö, Box 4522, 203 20 Malmö. Förvaltningsrätten kan endast pröva lagligheten men inte lämpligheten i ett beslut. Rätten kan upphäva det överklagade beslutet men inte sätta något annat beslut i dess ställe. 1.7.2 Förvaltningsbesvär Bestämmelserna om laglighetsprövning gäller inte om det i en specialförfattning anges hur beslut enligt denna författning ska överklagas. Det blir då fråga om förvaltningsbesvär. Besluten överklagas till allmän förvaltningsdomstol. Förvaltningsrätten i Malmö är den domstol i första instans som är behörig att pröva överklaganden av Malmö kommuns beslut. Beslut om att inte lämna ut en allmän handling eller uppgifter i en allmän handling kan överklagas direkt till Kammarrätten i Göteborg. Överklagande genom förvaltningsbesvär ska ske inom tre veckor från den dag då klaganden fått del av beslutet. Överklagandet ska ges in till den myndighet som har meddelat beslutet, vilken i sin tur med eget yttrande överlämnar ärendet till anvisad överinstans senast inom en vecka. Har överklagandet kommit in för sent ska nämndens delegat fatta ett avvisningsbeslut, som i sin tur är överklagbart. Vid förvaltningsbesvär prövas både lagligheten och lämpligheten av det överklagade beslutet. Prövningsinstansen kan sätta ett nytt beslut i det tidigare beslutets ställe. Vilka ärenden som går att överklaga genom förvaltningsbesvär och till vilken instans framgår av denna delegationsordning i kolumnen Kommentarer. Delegationsordning servicenämnden 5
1.8 ÖVERPRÖVNING ENLIGT LAGEN OM OFFENTLIG UPPHANDLING Ett beslut som lagen om offentlig upphandling (LOU) är tillämplig på får inte överklagas genom laglighetsprövning. En leverantör kan istället begära överprövning vid förvaltningsrätt av en pågående upphandling. När kommunen har meddelat tilldelningsbeslut i en upphandling inträder en avtalsspärr om minst 10 dagar om underrättelsen om tilldelningsbeslut skickats elektroniskt och om minst 15 dagar om underrättelsen om tilldelningsbeslut skickats på annat sätt. Avtalsspärren innebär både ett förbud mot att ingå avtal och en bortre tidsgräns för när en leverantör senast kan ansöka om överprövning av upphandlingen. Delegationsordning servicenämnden 6
2 Förkortningar AB Allmänna bestämmelser AML Arbetsmiljölagen (1977:1160) KL Kommunallagen (1991:900) FL Förvaltningslagen (1986:223) FPL Förvaltningsprocesslagen (1971:291) FärdtjL Lagen (1997:736) om färdtjänst RiksfärdtjL Lagen (1997:735) om riksfärdtjänst LAS Lagen (1982:80) om anställningsskydd LOU Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling MB Miljöbalk (1998:808) Förordning (1998:901) om verksamhetsutövares egenkontroll OSL Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) SAM Arbetsmiljöverkets föreskrift (2000:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete SBA Systematiskt Brandskyddsarbete Lag (2003:778) om skydd mot olyckor Förordning (2003:789) om skydd mot olyckor TF Tryckfrihetsförordningen (1949:105) Delegationsordning servicenämnden 7
3 Delegationsärenden allmänt Ärende Lagrum Delegat Kommentar 3.1. Beslut i ärenden som är så brådskande att nämndens beslut inte kan avvaktas. 3.2. Beslut om jäv a) Medarbetare b) Ledamot i utskott c) Ledamot i nämnd 3.3. Föra servicenämndens talan i allmän domstol och förvaltningsdomstol 3.4. Överklaganden av förvaltningsdomstols dom och fortsatt kommunicering i målet, om ursprungsbeslutet fattats av delegat samt avgivande av yttranden till förvaltningsdomstol där ursprungsbeslutet fattas av delegat 3.5. Besvarande av remisser, framställningar, skrivelser med mera i ärenden och frågor som ej är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt 3.6. Beslut om förtroendevaldas deltagande i kurser och konferenser samt ersättning för förlorad arbetsförtjänst 6 kap 36 KL Ordföranden i nämnden, vice ordförande, andre vice ordförande 6 kap. 24 KL a) Medarbetarens närmsta chef b) Utskott (utan den aktuella ledamoten) c) Nämnd (utan den aktuella ledamoten) med rätt att vidaredelegera samt stadsjurist Delegaten i ursprungsbeslutet Beslut behöver endast fattas när den avseende vilken jävsfrågan uppkom vägrar att träda åt sidan. Beslutet kan överklagas endast i samband med det primära beslutet. Då juridiskt ombud används för att föra nämndens talan i allmän domstol och förvaltningsdomstol ska nämnden utfärda en separat fullmakt till namngiven person Avser inte myndighetsutövning mot enskilda i ärende av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt 3.7. Systematiskt brandskyddsarbete, SBA Lag (2003:778) om skydd mot olyckor Förordning (2003:789) om skydd mot olyckor Kan vidarefördelas. Den som mottar fördelningen ska ha kompetens att utföra uppgiften, befogenhet att vidta erforderliga åtgärder när problem uppstår samt möjlighet att returnera fördelad uppgift. Delegationsordning servicenämnden 8
3.8. Miljöansvar tillstånds- eller anmälningspliktig verksamhet Miljöbalken 9 och 14 kap Förordning (1998:901) om verksamhetsutövares egenkontroll Kan vidarefördelas. Den som mottar fördelningen ska ha kompetens att utföra uppgiften, befogenhet att vidta erforderliga åtgärder när problem uppstår samt möjlighet att returnera fördelad uppgift. Delegationsordning servicenämnden 9
4 Delegationsärenden offentlighet och sekretess 4. Ärende Lagrum Delegat Kommentar 4.1. Beslut att lämna ut allmän handling, uppgifter i allmän handling 2 kap. 12 TF, OSL Den som har vården om en handling Information till delegatens närmaste chef ersätter återrapportering till nämnd 4.2. Beslut att lämna ut allmän handling/uppgift i allmän handling till enskild med uppställande av förbehåll 10 kap. 14 OSL Stadsjuristen kan sätta upp beslutsförslag 4.3. Beslut att inte lämna ut allmän handling/uppgifter i allmän handling med stöd i TF och OSL Stadsjuristen kan sätta upp beslutsförslag 4.4. Yttrande vid överklagande Stadsjuristen kan sätta upp yttrandeförslag Delegationsordning servicenämnden 10
5 Delegationsärenden ekonomi 5. Ärende Lagrum Delegat Kommentar 5.1. Beslut om investeringar upp till 2 Mkr 5.2. Beslut om investeringar upp till 15 Mkr exklusive tillägg till objektsgodkännande 5.3. Beslut att ansöka om objektsgodkännande hos kommunstyrelsen för investeringar över 15 Mkr upp till 50 Mkr Avdelningschef I de fall nämndens beslut inte kan inväntas 5.4. Beslut om förvärv och avyttring av fast egendom till uppskattat värde av högst 1 Mkr 5.5. Beslut om förvärv respektive avyttring av bostadsrätter 5.6. Beslut om skadestånds- och återbetalningskrav upp till 1 Mkr 5.7. Beslut om att teckna och förlänga hyresavtal där servicenämnden är hyresgäst, med hyreskostnad upp till 15 Mkr under kontraktstiden 5.8. Beslut om avskrivning av förluster på fordringar (inte lön) Upp till två basbelopp Upp till 1 Mkr Över 1 Mkr 5.9. Ersättning för skada som personal åsamkat tredje man och som utretts föreligga, upp till två basbelopp 5.10. Ersättning för skada som personal åsamkat tredje man och som utretts föreligga, överstigande två basbelopp 5.11. Beslut om tecknande av leasingavtal, t ex ViSAB Upp till 200 tkr per år och avtal Upp till 500 tkr per år och avtal Över 1 Mkr per år och avtal Ekonomichef Avdelningschef Delegationsordning servicenämnden 11
5. Ärende Lagrum Delegat Kommentar 5.12. Generellt bemyndigande att fatta beslut om upphandling av entreprenader och tjänster inom ramen för av nämnden fastställda objektsgodkännanden 5.13. Beslut om upphandling och tilldelningsbeslut avseende ramavtal inklusive serviceavtal på entreprenader och tjänster 5.14. Beslut om övriga upphandlingsärenden och tilldelningsbeslut 5.15. Beslut om sanktion gentemot entreprenör vid överträdelser av de bestämmelser som regleras i avtal Avdelningschef stadsfastigheter Budgetansvarig Enhetschef Anmälan sker genom regelbunden information om investeringsobjekt Avser endast upphandling av specifik entreprenadjuridisk karaktär enligt bestämmelser i Malmö stads riktlinjer för offentlig upphandling Belopp under 500 tkr utgör ren verkställighet Delegationsordning servicenämnden 12
6 Delegationsärenden personal 6. Ärende Lagrum Delegat Kommentar 6.1. Grundbefattningar Tillsvidareanställning Tidsbegränsad anställning > 6 månader Provanställning - grundbefattning 4 LAS 5 LAS AB 4 mom. 2 Närmaste chef Närmaste chef Närmaste chef I samråd med HRavdelning I samråd med HRavdelning I samråd med HRavdelning Tidsbegränsad anställning av arbetstagare över 67 år < 90 dagar 5 LAS Närmaste chef I samråd med HRavdelning Tidsbegränsad anställning av arbetstagare över 67 år > 90 dagar 5 LAS AGU HR-chef gör framställan till HRstrategiska avdelningen 6.2. Avdelningschef Tillsvidareanställning Tidsbegränsad anställning > 6 månader 4 LAS 5 LAS Lön och anställningsvillkor fastställs i samråd med HRstrategiska avdelningen 6.3. Övriga chefsbefattningar Tillsvidareanställning Tidsbegränsad anställning > 6 månader 4 LAS AB 4 mom. 2 Närmaste chef Närmaste chef I samråd med HRavdelning I samråd med HRavdelning 6.4. Beslut om tjänstledighet för direktören Ordföranden i nämnden Beviljande av semester betraktas som verkställighet 6.5. Arbetsmiljöuppgifter 3 kap. AML 6 SAM Kan vidare-fördelas. Den som mottar fördelningen ska ha kompetens att utföra uppgiften, befogenhet att vidta erforderliga åtgärder när problem uppstår samt möjlighet att returnera fördelad uppgift. Not: ett speciellt delegationsdokument från ordföranden till direktören finns och är daterat 140203. Delegationsordning servicenämnden 13
7 Delegationsärenden färdtjänst 7. Ärende Lagrum Delegat Kommentar 7.1. Beslut om tillstånd till färdtjänst med regelkompletteringar 7.2. Beslut om att återkalla tillstånd till färdtjänst: - Om förutsättningar för tillstånd inte längre finns - Om tillståndshavaren gjort sig skyldig till allvarliga och upprepade överträdelser av de föreskrifter och villkor som gäller 6 9 lagen om färdtjänst 12 lagen om färdtjänst 12 lagen om färdtjänst Färdtjänstutredare Färdtjänstutredare Färdtjänstutredare 7.3. Beslut om eventuellt överklagande till högre instans 23 FL Färdtjänstutredare 7.4. Beslut om tillstånd till riksfärdtjänst 7.5. Beslut om att återkalla tillstånd till riksfärdtjänst: - Om förutsättningar för tillstånd inte längre finns - Om tillståndshavaren gjort sig skyldig till allvarliga och upprepade överträdelser av de föreskrifter och villkor som gäller 4 7 lagen om riksfärdtjänst 9 lagen om riksfärdtjänst 9 lagen om riksfärdtjänst Färdtjänstutredare Färdtjänstutredare Färdtjänstutredare 7.6. Rätt att företräda myndigheten i rätten i ärenden gällande färdtjänst och riksfärdtjänst 7 a FPL Färdtjänstutredare 7.7. Beslut om tillstånd till färdtjänst mellan kommun och annan kommun (fjärresor) 7.8. Beslut om sanktion gentemot entreprenör vid överträdelser av de bestämmelser som regleras i avtal mellan Serviceresor Malmö stad och extern entreprenör. 3 lagen om färdtjänst Färdtjänstutredare Sektionschef serviceresor Delegationsordning servicenämnden 14