REGEL DOKUMENTHANTERINGS- PLAN FÖR UTBILDNING PÅ FORSKARNIVÅ Typ av dokument: Datum: 2019-06-04 Beslutad av: Giltighetstid: Tills vidare Område: Arkiv och diarium Ansvarig förvaltningsenhet: Universitetsledningens kansli Ersätter dokument: Inget
Sid 2 (21) Innehåll dokumenthanterings-plan för utbildning på forskarnivå... 1 1. Beskrivning... 3 2. Bakgrund... 3 3. Dokumenthanteringsplan för utbildning på forskarnivå vid... 4 Umeå universitet... 4 4.1 Hantera utbildningsutbudet på forskarnivå... 4 4.1.1 Fastställa utbildningsutbud och obligatoriska aktiviteter på forskarnivå... 4 4.1.2 Inrätta forskarskola gäller doktorander & postdocs (med anställning vid svenska universitet)... 5 4.1.3 Inrätta ämnen på forskarnivå... 6 4.1.4 Beslut om kurser på forskarnivå... 7 4.1.5 Upprätta lokala examensbeskrivningar på forskarnivå... 8 4.2 Hantera forskarutbildning på individnivå... 8 4.3 Hantera disputation & licentiatseminarium... 12 4.4 Planera och genomföra utbildning på forskarnivå... 13 4.4.1 Planera undervisning på kurser om dessa handlingar existerar ska de hanteras enligt följande beskrivning:... 13 4.4.2 Hantera utbildningsmoment - om dessa handlingar existerar ska de hanteras enligt följande beskrivning:... 14 4.5 Hantera studentärenden på forskarnivå... 16 4.5.1 Hantera avbrott i forskarutbildning... 16 4.5.2 Hantera tillgodoräknande... 16 4.5.3 Hantera ansökan om förlängning... 16 4.5.4 Hantera indragning av handledning och övriga resurser... 17 4.6 Hantera internationellt utbyte på forskarnivå... 18 4.6.2 Hantera internationellt samarbete (Ersamusavtalet)... 18 4.7 Utfärda examen på forskarnivå... 20
Sid 3 (21) 1. Beskrivning Enligt rådande förskrifter ska alla myndigheter ha en fungerande informationshantering. I den här regeln beskrivs på ett konkret sätt hur myndigheten ska hantera de allmänna handlingar som uppkommit inom verksamhetsområdet utbildning på forskarnivå. 2. Bakgrund Enligt Riksarkivet ska varje statlig myndighet dokumentera de tillämpningar som görs av rådande föreskrifter i form av en dokumenthanteringsplan. En dokumenthanteringsplan beskriver myndighetens hantering av allmänna handlingar. Syftet med dokumenthaneringsplanen är att styra och leda myndighetens arkivbildning. Följande dokumenthanteringsplan gäller för handlingar som uppkommit inom verksamhetsområdet utbildning på forskarnivå. n är alltså avsedd för alla som hanterar allmänna handlingar i verksamhetsområde 4, enligt universitetets klassificeringsstruktur. n ersätter ingen tidigare dokumenthanteringsplan eftersom det inte funnits någon. På grund av regelns natur och innehåll så har inget av följande perspektiv särskilt beaktats: studenters-, samverkans-, jämställdhets-, hållbarhets-, internationella-, tillgänglighets- och arbetsmiljöperspektiv.
Sid 4 (21) 3. Dokumenthanteringsplan för utbildning på forskarnivå vid Umeå universitet Upprättad av: Registratur och Arkiv Fastställd: 2019-06-04 Reviderad: Styrande föreskrifter är: RA-FS 1991:6, 1997:6, 2012:2, RA-MS 2017:39, RA-FS 2018:10, RA-FS 2009:1, 2009:2 Grant Agreement, artikel II.27 Följande dokumenthanteringsplan kan även användas retroaktivt. Vid digitalt lagrande se Riksarkivets föreskrift, RA-FS 2009:2, för val av format. Förklaringar: = Information som inte diarieförs hålls istället systematiskt i t.ex. en forskarakt. Akten kan innehålla ansökan, beslut, individuell studieplan m.m. = Här beskrivs vilket format informationen ska ha. Det brukspapper myndigheten använder följer ISO-standard 9706 och är åldringsbeständigt. = Här står var (organisatorisk nivå) informationen hanteras och bevaras. Kan vara på flera ställen. Diarieförs= Under rubriken system/ står ibland diarieförs, vilket innebär att handlingen diarieförs i ett digitalt verksamhetsstöd eller i ett skrivelsediarium, eller i båda. 4.1 Hantera utbildningsutbudet på forskarnivå 4.1.1 Fastställa utbildningsutbud och obligatoriska aktiviteter på forskarnivå 4.1.1 Protokollsbeslut om utbildningsutbud 4.1.1 Protokollsbeslut om obligatoriska aktiviteter 4.1.1 Allmän studieplan W3D3 / institution Från forskningskommittén/ forskarutbildningskommitté & fakultetsnämnd. Enligt rådande arbetsordning. Från Rådet för utbildning på forskarnivå (RUF). Beslutas på fakultetsnämnden. Reglerar innehåll och upplägg av utbildningen.
Sid 5 (21) 4.1.1 Revidering av allmän studieplan 4.1.1 Verksamhetsberättelse Utbildning på forskarnivå W3D3 W3D3/ systematiskt 4.1.2 Inrätta forskarskola gäller doktorander & postdocs (med anställning vid svenska universitet) 4.1.2 Ansökan om medel W3D3/ systematiskt 4.1.2 Beslut om medel W3D3/ systematiskt 4.1.2 Beslut om medel från fakultetsnämnd 4.1.2 Protokoll från olika styrgrupper, ledningsgrupper koordineringsgrupper m.m. 4.1.2 Ansökan/anmälan om att få gå forskarskola 2 år efter beslut om antagning W3D3/ systematiskt Diarieförs/ systematiskt /institution För att gallring ska kunna äga rum ska ansökan/anmälan ha registrerats i ett antagnings- eller studieregister. Ej antagna vid inaktualitet. RA-MS 2017:39
Sid 6 (21) 4.1.2 Beslut/godkännande om att få bli medlem i forskarskola 4.1.2 Kursintyg 4.1.2 Kursplan 4.1.2 Ansökan och beslut om rese- och logistöd Gallras 10 år efter beslut fattats i ärende/ 2 år efter beslut Diarieförs/ systematiskt 4.1.2 Schema/program Diarieförs/ Ladok/ systematiskt /institution /institution /institution /institution /institution Dokumentation över vilka som har sökt och beviljats bidrag ska bevaras. Handlingar i ärenden som inte har beviljats får 2 år efter beslut. RA-MS 2017:39 4.1.3 Inrätta ämnen på forskarnivå 4.1.3 Förslag om inrättande av nytt ämne 4.1.3 Förslag om inriktning av nytt ämne 4.1.3 Tillstyrkan om inrättande av nytt ämne W3D3 W3D3 W3D3 Från institution. Från institution. Från forskarutbildningsutskottet/forskningskommittén & fakultetsnämnd. Utgörs av protokollsutdrag och bilaga.
Sid 7 (21) 4.1.3 Beslut av rektor om att inrätta nytt ämne W3D3 4.1.4 Beslut om kurser på forskarnivå 4.1.4 Protokollsbeslut om medelstilldelning för kurser 4.1.4 Förslag om kurs & beslut från institution 4.1.4 Förslag om kurs & beslut från fakultet 4.1.4 Beslut om kurs från prefekt 4.1.4 Kursplan, allmän med obligatoriska kurser W3D3 W3D3 W3D3/ systematiskt /institution Förslag om kurs som beslutas på institution bevaras på institution. Prefekt tar beslut och forskarutbildningsutskottet är förslagsställande och beredande organ. Forskningskommittén är förslagsställande och beredande organ. Dekan tar beslut. För Medfak är det RUF som fattar beslut i denna fråga. Beslutas av forskarutbildningskommittén. Ligger som bilaga till protokollet till RUF för Medfak. För Humfak tas beslut av forskarutbildningsrådet och kursplan ligger som bilaga till protokollet.
Sid 8 (21) 4.1.5 Upprätta lokala examensbeskrivningar på forskarnivå 4.1.5 Förslag till inrättande av lokala examensbeskrivningar 4.1.5 Förslag till beslut av inrättande av lokala examensbeskrivningar 4.1.5 Mall för examensbeskrivningar 4.1.5 Yttrande om inrättande av lokala examensbeskrivningar 4.1.5 sbeslut om upprättande av lokala examensbeskrivningar Diarieförs W3D3 W3D3 W3D3 W3D3 / institution Från institution. Från utbildningskommitté och fakultetsnämnd. Från examina och utbildningsstrategiska rådet. 4.2 Hantera forskarutbildning på individnivå 4.2 Ansökan om antagning till forskarutbildning (doktorsexamen) 4.2 Beslut om antagning till forskarutbildning (doktorsexamen) / Web-isp/ Ladok / / / Vid Medfak & Samfak skickas originalansökan till kansliet för beslut. Handlingen skickas sedan tillbaka till resp. institution för arkivering. Ansökan & beslut är ofta på samma blankett. Kan ingå i forskarakt. För Samfak & Humfak är det prefekt som beslutar om vem som antas till doktorand. Ansökan & beslut är ofta
Sid 9 (21) 4.2 Ansökan om antagning till forskarutbildning (licentiatexamen) 4.2 Beslut om antagning till forskarutbildning (licentiatexamen) / Web-isp/ Ladok 4.2 Individuell studieplan / Web-isp/ Ladok 4.2 Beslut om handledare & examinator 4.2 Begäran och beslut om byte av handledare/examinator / Web-isp/ Ladok / Web-isp Web-isp/ Ladok / Web-isp/ Ladok / / på samma blankett. Kan ingå i forskarakt. Vid Medfak & Samfak skickas originalansökan till kansliet för beslut. Handlingen skickas sedan tillbaka till resp. institution för arkivering. Ansökan & beslut är ofta på samma blankett. Kan ingå i forskarakt. För Samfak är det prefekt på institutionen som beslutar om vem som antas till licentiatstuderande. Ansökan & beslut är ofta på samma blankett. Kan ingå i forskarakt. Vid Medfak finns den här informationen med i ansökan som studierektor/dekan beslutar. Kan ingå i forskarakt. Vid Medfak finns den här informationen i ansökan som studierektor/dekan beslutar. Vid Samfak & Humfak tas detta beslut av prefekt. Kan ingå i forskarakt På Humfak beslutas byte av handledare av prefekt efter föredragning av studierektor för forskarutbildning. Om prefekt är handledare beslutar dekan om byte på
Sid 10 (21) 4.2 Matris för måluppfyllelse / Web-isp 4.2 Finansieringsplan / Web-isp 4.2 Blankett - Underlag anhållan om undantag från krav på grundläggande behörighet 4.2 Överenskommelse om distansarbete 4.2 Blankett - Underlag för aktivitet och registrering för doktorand/licentiat Gallras efter disputation & uttag av examen / Web-isp / Web-isp / beslutsmöte. Vid Medfak beslutar studierektor. Kan ingå i forskarakt. Vid Medfak finns den här informationen i ansökan som studierektor/dekan beslutar. Kan ingå i forskarakt. Vid Medfak finns den här informationen med i ansökan som studierektor/dekan beslutar. Vid Humfak & Medfak registreras planen i Web-isp. För Samfak tar dekan beslut. Kan ingå i forskarakt. För Medfak är det studierektor som tar beslut. Kan ingå i forskarakt. Kan ingå i forskarakt. Ladok Kan bestå av mail/annat underlag där forskarstuderande berättar hur mycket hen varit aktiv. RA-FS 1991:6 (ändrad 1997:6, 2012:2)
Sid 11 (21) 4.2 Blankett - Underlag för doktorands/licentiats försörjningsuppgifter Gallras efter disputation & uttag av examen Ladok Berörd fakultet granskar inkomna försörjningsuppgifter och dekan tar beslut. Underlaget skickas sedan tillbaka till institutionen där det hanteras. 4.2 Reviderad individuell studieplan/protokoll om årlig uppföljning 4.2 Blankett - Underlag för alla kurser klara för doktorand/licentiat 4.2 Anmälan om mittseminarium Gallras efter disputation & uttag av examen / Web-isp Det finns institutioner som inte skickar underlaget till fakultet och då sker all hantering på institutionen. RA-FS 1991:6 (ändrad 1997:6, 2012:2) Kan ingå i forskarakt. Kan ingå i forskarakt. Ladok Kan även ingå i process 4.7. Vid Medfak hanteras detta i samband med anhållan om disputation, se process 4.3. Kan ingå i forskarakt. RA-FS 1991:6 (ändrad 1997:6, 2012:2) / Web-isp 4.2 Intyg om mittseminarium /Ladok 4.2 Kontrakt om delad doktorand / Kan ingå i forskarakt. Kan ingå i forskarakt. Kan ingå i forskarakt.
Sid 12 (21) 4.2 Avtal om handledning m.m. utanför institution 4.2 Årlig sammanställning av uppföljning av doktorander/licentiatstuderande 4.2 Kursintyg Gallras vid inaktualitet Web-isp / Web-isp / / institution På Humfak tas detta på prefektsmöte. Kan ingå i forskarakt. Ladok Vid Medfak registreras kurs på forskarnivå som är tagen vid Umu som forskarutbildningskurs. Övriga kurser registreras som tillgodoräknande. Kan ingå i forskarakt. RA-FS 1991:6 (ändrad 1997:6, 2012:2) 4.2 Kom ihåg! Se dokumenthanteringsplan Bedriva forskning FS 1.1-962-18 för specifik hantering av forskningshandlingar t.ex. forskningsansökan, primärmaterial, publikationer m.m. Alla dokumenthanteringsplaner finns under regelverk/arkiv och diarium. 4.3 Hantera disputation & licentiatseminarium 4.3 Blankett - Underlag för alla kurser klara för doktorander/licentiater Gallras efter disputation & uttag av 4.3 Anhållan om disputation eller licentiatseminarium examen Diarieförs / institution Kan ingå i forskarakt. Kan även ingå i process 4.2 & 4.7. RA-FS 1991:6 (ändrad 1997:6, 2012:2) För licentiatseminarium sker detta på den institution där forskarstuderande är verksam. Prefektsbeslut.
Sid 13 (21) 4.3 Beslut om tid och plats Diarieförs 4.3 Beslut om opponent, W3D3 betygsnämnd, ordförande 4.3 Intyg om anslagen W3D3 avhandling 4.3 Betyg och protokoll från Diarieförs betygsnämnd 4.3 Avhandling DiVA/ systematiskt / institution / /UB Prefekt- och dekanbeslut. Kallas även spikning. Vid Medfak skickas digital kopia till RUF. För Humfak arkiveras en kopia på institution. Gäller både doktor- & licentiat. Se FS 1.1-911-17 för Open Access-policy för vetenskaplig publicering vid Umeå universitet. Avhandlingar utgivna på kommersiella förlag och sammanläggningsavhandlingar där delarbeten publiceras på kommersiella förlag sparas inte digitalt i DiVA. 4.4 Planera och genomföra utbildning på forskarnivå 4.4.1 Planera undervisning på kurser om dessa handlingar existerar ska de hanteras enligt följande beskrivning: 4.4.1 Bemanningsplanering för undervisning BPS XML BPS är ett centralt bemannings- & planeringssystem för hela myndigheten. Informationen lagras 4.4.1 Beslut om examinator Diarieförs/ Web-isp /institution tillsvidare digitalt i BPS.
Sid 14 (21) 4.4.1 Schema TimeEdit/ systematiskt 4.4.1 Litteraturlistor Selma/ systematiskt 4.4.1 Studiehandledning 4.4.1 Inbjudan till Fokusvecka för forskarstuderande eller liknande 4.4.1 Deltagarförteckning Gäller för bl.a. undervisning & fokusvecka (Medfak). Informationen lagras tillsvidare digitalt i TimeEdit. Informationen lagras tillsvidare digitalt i Selma. Kan även ingå i studiehandledning. Informationen lagras tillsvidare digitalt i lärplattform eller skrivs ut på papper. Fokusveckan kan bestå av seminarium, kurser & föreläsningar. Från seminarium och liknande. 4.4.2 Hantera utbildningsmoment - om dessa handlingar existerar ska de hanteras enligt följande beskrivning: 4.4.2 Läromedel T.ex. kompendier, power-point etc. Informationen lagras tillsvidare digitalt i lärplattform eller skrivs ut på papper. 4.4.2 Provmall/formulär Informationen lagras tillsvidare digitalt 4.4.2 Skriftliga prov Gallras 2 år efter att betyget registrerats i Ladok i lärplattform eller skrivs ut på papper. Återlämnas till student efter betygsättning och betyget registrerats i studieregister. Provsvar som inte återlämnats får 2 år efter betygsättning.
Sid 15 (21) 4.4.2 Bedömningskriterier 4.4.2 Omdömen 4.4.2 Kursbevis alt. Gallras Om student begär omprövning av betyget bör provsvaret sparas i 2 år efter att prövningen har slutbehandlats. RA-MS 2017:39 Kan även finnas i kursplan. Informationen lagras tillsvidare digitalt i lärplattform eller skrivs ut på papper. Informationen lagras tillsvidare digitalt i lärplattform eller skrivs ut på papper. De kursbevis som på begäran skrivs ut ur Ladok bevaras inte i pappersform. 4.4.2 Utvärderingar Gallras 2 år efter att sammanställning upprättats 4.4.2 Utvärderingsmall /W3D3 4.4.2 Sammanställning av utvärderingarna /institution /institution /institution Anmäls på forskningskommitténs möte (de kurser som fakulteten administrerar). Informationen lagras tillsvidare digitalt i lärplattform eller skrivs ut på papper. De forskarkurser som ges av institution, utvärderas och sammanställs där. De kurser som tillhandahålls av fakultet sammanställs där och läggs in som bilaga i forskningskommitténs protokoll.
Sid 16 (21) 4.5 Hantera studentärenden på forskarnivå 4.5.1 Hantera avbrott i forskarutbildning 4.5.1 Blankett - Underlag för avregistrering från utbildning på forskarnivå (inkl. beslut) / Ladok / institution Forskarstuderande undertecknar den. Vid Medfak skickas underlaget till kansliet för beslut. Beslutet skickas sedan åter till institution för vidare hantering. Vid andra fakulteter sker hanteringen på förvaltningen. 4.5.2 Hantera tillgodoräknande 4.5.2 Blankett/underlag - Ansökan om tillgodoräknande av utbildning på forskarnivå ibland även med beslut 4.5.2 Underlag Andra poänggivande moment / diarieförs /Ladok Kan ingå i forskarakt. Ansökan och beslut är ibland på samma blankett. Kan ingå i flera processer. 4.5.2 Beslut om tillgodoräknande av andra året från masterexamen / diarieförs Kan ingå i forskarakt. 4.5.3 Hantera ansökan om förlängning 4.5.3 Ansökan om förlängning med bilagor Diarieförs Papper Bilaga kan innehålla sekretess beroende på vilka skäl som åberopas
Sid 17 (21) 4.5.3 Beslut om förlängning Diarieförs /systematiskt /institution Gäller vid t.ex. sjukdom, tjänstgöring inom totalförsvaret & föräldraledighet. Beslut tas av prefekt. För förtroendeuppdrag inom fackliga organisationer tas beslut av dekan. 4.5.4 Hantera indragning av handledning och övriga resurser 4.5.4 Anhållan om indragning av resurser W3D3 4.5.4 Information till doktorand W3D3 4.5.4 Beslut om utredning W3D3 4.5.4 Utredning inkl. bilagor W3D3 och förslag till beslut 4.5.4 Yttranden W3D3 4.5.4 Beslut om ärendet ska hänskjutas till rektor W3D3 4.5.4 sbeslut W3D3 4.5.4 Ansökan om att återfå W3D3 resurser ens prefekt anhåller hos dekan. Dekan informerar forskarstuderande om inkommen anhållan. Dekan fattar beslut om att inleda utredning. Utredningen genomförs av handläggare vid fakulteten. Ev. sekretess. Forskarstuderande samt forskarstuderandes handledare har möjlighet att yttra sig över utredningen. Dekan beslutar om ärendet ska hänskjutas till rektor för beslut, eller vilka andra åtgärder som ska vidtas. Forskarstuderande har möjlighet att ansöka hos rektor om att återfå resurser.
Sid 18 (21) 4.5.4 Utredning inkl. bilagor och förslag till beslut. W3D3 4.5.4 sbeslut W3D3 4.5.4 Överklagan W3D3 4.5.4 Yttrande till ÖNH W3D3 4.5.4 Beslut från ÖNH W3D3 Dekan handlägger ansökan om att återfå resurser. Ev. sekretess. Forskarstuderande har möjlighet att överklaga både rektors beslut om att dra in rätten till resurser samt rektors beslut om att avslå ansökan om att återfå resurser. Yttrande till ÖNH beslutas av rektor. 4.6 Hantera internationellt utbyte på forskarnivå 4.6.1 Hantera internationellt utbyte Det finns ingen generell process för internationellt utbyte utan om det sker ett utbyte hanterar forskarstuderande och/eller handledare det med tilltänkt lärosäte. De ev. handlingar som blir hanteras och arkiveras på institutionen. 4.6.2 Hantera internationellt samarbete (Ersamusavtalet) 4.6.2 Ansökan om European Charter for Higher Education W3D3 4.6.2 Beslut Erasmus Charter W3D3 for Higher Education 4.6.2 Ansökan, om W3D3 projektmedel 4.6.2 Komplettering av ansökan W3D3 Beslut som gör att vi får delta i programmet skriver under. Ansökan ska länkas till avtalet, ECHE. Ev. tillägg till ansökan.
Sid 19 (21) 4.6.2 Beslut om medel W3D3 4.6.2 Grant Agreement mellan W3D3 UHR och UmU 4.6.2 Beslut om besked om W3D3 andra utbetalning 4.6.2 Slutrapport W3D3 4.6.2 Avslutningsbesked med W3D3 eventuellt återkrav 4.6.2 Sammanställning över W3D3 sökande 4.6.2 Ansökan, sökande. Gallras Benämns Grant efter 5 år agreement 4.6.2 Antagningsbesked Gallras vid inaktualitet 4.6.2 Mobilitetsavtal Gallras efter 5 år Avtal mellan UHR och Umeå universitet. Innehåller bl.a. sammanfattning, medel myndigheten förbrukat m.m. Deltagarnas ansökan (i papper)om stipendium. Gallringsfristen följer de EU-regler som gäller för Erasmus+. RA MS 2017:39 Ett besked som visar att sökande är antagen vid universitet/högskola. Gäller enbart studentutbyte. RA MS 2017:39 Registreras av den sökande (elektroniskt). Gallringsfristen följer de EU-regler som gäller för Erasmus+.
Sid 20 (21) 4.6.2 Attendence Certificate Gallras efter 5 år Learning Agreement of Studies. Learning Agreement for Traineeship. Mobilty Agreement for teaching or Training. RA MS 2017:39 En elektronisk bekräftelse som visar att personen varit vid värduniversitetet/högskolan. 4.6.2 Intyg om Mobilitet Gallras efter 5 år Gallringsfristen följer de EU-regler som gäller för Erasmus+. RA MS 2017:39 Gallringsfristen följer de EU-regler som gäller för Erasmus+. 4.6.2 Utbetalning av medel Gallras efter 17 år Learning Agreement after Mobility. Transcripte of Records. RA MS 2017:39 Primula Utbetalning av medel sker i snitt 2 gånger per sökande. RA MS 2017:39 4.7 Utfärda examen på forskarnivå 4.7 Ansökan om examen Gallras 2 år efter beslut 4.7 Betyg och protokoll från betygsnämnd (kopia) Gallras vid inaktualitet Ladok RA MS 2017:39 Studentcentrum säkerställer att informationen stämmer. en, som utgörs av kopia,
Sid 21 (21) 4.7 Tjänsteanteckning W3D3 4.7 Beslut om avslag av W3D3 examen 4.7 Återtagande av examen W3D3 4.7 Mall för examensbevis 4.7 Examensbevis 4.7 Bilaga till examensbevis (Diploma Supplement) sedan. RA FS 1991:6 (ändrad 1997:6, 2012:2) Återtagande av examen sker om examinator upptäcker fusk. Då återkallas betygsbeslut och examensbevis. De äldre examensbevisen arkiveras på papper hos Registratur och arkiv. Examensbevis från 2019 bevaras digitalt. De äldre bilagorna arkiveras på papper hos Registratur och arkiv. Bilagor från 2019 bevaras digitalt.