Revisionsrapport Granskning av årsredovisning Socialnämnden Halmstads kommun 2009-04-07 Inger Andersson Carl-Magnus Stensson
Innehållsförteckning 1 Sammanfattande synpunkter...1 2 Inledning...2 3 Verksamhetsmål...2 4 Verksamhetsmått/nyckeltal...3 5 Årets resultat...3 6 Budgetuppföljning/prognoser...4 7 Investeringar...7 8 Balansposter...7 9 Internkontrollplan...8
1 Sammanfattande synpunkter Vi bedömer att årsredovisningen i all väsentlighet redogör för utfallet av verksamheten och den ekonomiska ställningen. Årsredovisningen uppfyller i allt väsentligt kraven på rättvisande räkenskaper och är upprättad enligt god redovisningssed. Vi har tidigare varit kritiska mot Socialnämnden. I 2007 års granskning kunde vi konstatera en betydande förbättring verksamheten hölls inom den av fullmäktiges tilldelade ram, kontrollen över såväl intäkter som kostnader samt balansräkningen hade förbättrats betydligt. Vi kan notera att förbättringen från föregående år fortsatt 2008. Socialnämndens resultat för 2008 uppgår till plus 10,5 mkr. I likhet med tidigare år har bl.a. försenade driftstarter avseende gruppbostäder påverkat resultatet positivt (6,6 mkr). Försening av nystartat boendestöd samt personalpool ger ytterligare överskott om närmare 1,4 mkr. Det reella resultatet uppgår med hänsyn till ovanstående till 2,5 mkr. Nämndens årsredovisning är mycket informativ och ger en god inblick i verksamheten. För samtliga verksamhetsmål finns någon form av redovisning. Vi rekommenderar dock i likhet med föregående år att det sker en tydligare koppling mellan resursåtgång och resultat. Vi uppfattar att arbete med detta har påbörjats och kommer att utvecklas alltmer under 2009. Vi ser att prognosarbetet har brustit i vissa fall, särskilt i verksamheter med nya befattningshavare. Vår bedömning är att prognosarbetet är ytterst viktigt och särskilt angeläget när verksamhet byter inriktning och vid personalförändringar av nya befattningshavare. Arbetet med intern kontroll har förbättrats. Socialnämndens internkontrollplan har minskat i antal aktiviteter, men i gengärd har alla punkter kontrollerats. Av samtliga 30 moment har mindre anmärkningar skett i tre fall. Resultatet av kontrollen har endast redovisats kortfattat i Socialnämndens årsredovisning. Vi rekommenderar att redovisning av intern kontroll sker som en separat punkt till nämnden. 1
2 Inledning Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av Halmstads kommuns revisorer granskat Socialnämndens årsredovisning för 2008. Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har Halmstads kommuns revisorer beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämndsredovisningar. För 2008 har bl a Socialnämnden valts ut. Socialnämndens ansvarsområden utgörs av social omsorg och personlig assistans. Revisorerna har bl.a. till uppgift att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnden är tillräcklig. Rapporten är sakgranskad av berörda personer. 3 Verksamhetsmål Fr.o.m. 1 december 2004 har kommunallagen kompletterats med föreskrifter som förtydligar synen på god ekonomisk hushållning i kommunal verksamhet. Förändringen innebär bl.a. att kommunen skall ta fram särskilda mål och riktlinjer för god ekonomisk hushållning. För att skapa förutsättningar för att få en god ekonomisk hushållning krävs ett klart samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. Detta säkerställer en kostnadseffektiv och ändamålsenlig verksamhet. För att åstadkomma detta krävs bl.a. en utvecklad planering med framförhållning och beredskap, tydliga och mätbara mål samt en rättvisande och tillförlitlig redovisning som ger information om avvikelser gentemot uppställda mål. Vidare behövs resultatanalyser och kontroller som utvisar hur verksamhetens prestationer och kvalitet motsvarar uppställda mål samt en effektiv organisation som säkerställer måluppfyllelsen. Kommunfullmäktige i Halmstads kommun har för 2009 beslutat om verksamhetsmål för god ekonomisk hushållning. För 2008 års verksamhet finns inte detta klart uttalat. I budget 2008 finns dock ett antal verksamhetsmål angivna. Målen ingår i Socialnämndens verksamhetsplan. I anslutning till Socialnämndens årsredovisning finns även ett dokument benämnt Uppföljning av Verksamhetsplan 2008. I verksamhetsplanen har Socialnämnden angett vilka målsättningar som gäller för förvaltningen och vilka åtgärder som skall vidtas för att uppfylla målen, hur dessa skall utvärderas och vem som är ansvarig. Samtliga verksamhetsmål redovisas och kommenteras. Av redovisningen framgår att det gjorts flera kvalitets- och brukarundersökningar. 2
Vi uppfattar Socialnämndens redovisning som informativ och noterar att samtliga verksamhetsmål finns redovisade och kommenterade. För att förtydliga redovisningen rekommenderar vi att det inledningsvis ges en bedömning huruvida respektive mål är uppfyllt helt, delvis eller inte alls. Detta för att underlätta läsningen. För att få mer överensstämmelse med lagstiftarens intentioner rekommenderar vi en tydligare koppling mellan resurs och resultat. Vidare ser vi det som lämpligt att jämförelser även görs med andra kommuner. Vi uppfattar att ett arbete med detta har påbörjats och kommer att intensifieras under 2009. 4 Verksamhetsmått/nyckeltal I bilaga till årsredovisningen redovisas en betydande mängd verksamhetsmått. Verksamhetsmåtten är uppdelade på: Handikappomsorg Personlig assistans Barn- och ungdomsavdelningen Avdelning för personer med Beroende eller psykiskt funktionshindrade. För majoriteten av måtten finns angivet utfall 2008. I några fall även budget 2008 och vid ett fåtal tillfällen också differens. Tidigare år har i princip endast antal redovisats. Vi kan notera att det 2008 påbörjats ett arbete med att ibland även införliva uppgift om kostnad/timma, /plats etc. Vi ser det som angeläget att denna del med verksamhetsmått i form av resursåtgång per insats etc utvecklas än mer. Vidare rekommenderas att då redovisningen byggts ut mer kommentarer kring verksamhetsmåtten anges. 5 Årets resultat Socialnämndens resultat för 2008 uppgår till plus 10,5 mkr. I likhet med tidigare år har bl a försenade driftstarter avseende gruppbostäder påverkat resultatet positivt (6,6 mkr). Försening av nystartat boendestöd samt personalpool ger ytterligare överskott om närmare 1,4 mkr. Det reella resultatet uppgår med hänsyn till ovanstående till 2,5 mkr. 3
Socialnämndens budget är uppdelad på två verksamhetsprogram: verksamhet 750: Social omsorg och 753: Personlig assistans. I budget 2008 erhöll Socialnämnden för Social omsorg ett ramtillskott om 21,6 mkr (utöver den generella uppräkningen och lönepolitiska satsningar). Motsvarande belopp för Personlig assistans var 2,4 mkr. Verksamhet Bokslut Bokslut Budget Utfall AvvikelseResultat- 2006 2007 2008 2008 2008 balans. Social omsorg 368,6 383,4 424,9 412,5 12,4 0,2 Personlig assistens 45,0 54,9 61,1 63-1,9 0 Summa: 413,6 438,3 486 475,5 10,5 0,2 Belopp i mkr. I granskningsrapport 2007 angav vi att der är.. första gången sedan 1992 som Socialnämnden redovisar ett positivt resultat. Vi hyser stark förhoppning om att nämnden även fortsättningsvis skall ha en ekonomi i balans. Vi kan konstatera att Socialnämnden även 2008 uppnår en ekonomi i balans. Vi ser det som positivt att årets resultat bortsett från försenade driftstarter avseende gruppbostäder och nystartade boendestöd samt personalpooler uppgår till +2,5 mkr. 6 Budgetuppföljning/prognoser Budgetföljsamhet och prognossäkerhet är två viktiga aspekter när det gäller ekonomisk kontroll. Vi har tagit del av nämndens ekonomiska prognoser som redovisats till Kommunstyrelsen. Nedan redovisas prognoserna för Socialnämnden. Som en jämförelse finns även redovisade prognoser för motsvarande tidpunkt 2005, 2006 och 2007. Nedan framgår att prognoserna under året totalt sett uppvisat en konstant nivå under året. Intervallet har varit mellan 0 och 14,2 mkr. I det följande görs uppdelning och förklaring mellan de olika verksamheterna. 4
Socialnämnden 20 10 0-10 -20-30 m ars april m aj juni aug s ept ok t nov dec bok s l m k r 08 0 0,5 6 6,8 8,5 10,6 13,1 14,2 13,5 10,5 m k r 07-2,8-1,6-0,6 1,7 5,4 8,2 8,8 9,4 9,7 7,6 m k r 06-9,3-8,9-8 -8,7-9,3-6,2-7 -7,4-6,4-11,2 m k r 05-26,5-20,9-22,8-21,9-22,7-22,2-19,7-22,2-21,8-22,7 Social omsorg Även här gör vi en jämförelse med 2005, 2006 och 2007 års prognostiserade och slutlig budgetavvikelse. 20 10 0-10 -20 m ars april m aj juni aug s ept ok t nov dec bok s l m k r 08 0 0,5 6 6,8 8,5 10,4 12,9 14 14,3 12,4 m k r 07-4,8-4,1-1,4 0,6 1,8 5,2 6,6 7,7 7,2 6,3 m k r 06-1,8-1,4-0,5-2,2-2,3-2,2-5 -7,4-7,7-11,4 m k r 05-17,9-12,3-14,2-13,3-13,7-12 -9,6-10,3-10 -10,3 Främsta orsaken till förbättringar av prognosen under året är att flera nya boendens driftstart försenats. Denna del utgör 6,6 mkr. Vidare har placeringskostnaderna för barn och ungdomar varit lägre än beräknat, antal vårddygn har minskat med 19 % sedan 2007. Kostnadsförändringar inom detta område kan ske snabbt då förändringar i samhället kan ske snabbt. 5
Personlig assistens 5 0-5 -10-15 m ars april m aj juni aug s ept ok t nov dec bok s l m k r 08 0 0 0 0 0 0,2 0,2 0,2-0,8-1,9 m k r 07 2 2,5 0,8 1,2 3,6 3 2,2 1,7 2,5 1,3 m k r 06-7,5-7,5-7,5-7,5-7 -4-2 0 1 0,2 m k r 05-8,6-8,6-8,6-8,6-9 -10,1-10,1-11,9-11,9-12,6 Under året har verksamheten redovisat ett prognostiserat resultat intervallet 0,2 och - 0,8 mkr. Anledningen till försämring av prognosen under slutet av året har att göra med att verksamheten har missbedömt förmågan att kunna klara kostnaderna för hälso- och sjukvårdslagen inom given ram och att Försäkringskassan stramat åt sitt regelverk. Vidare kan prognosen avvika huruvida brukarna använder sig av privat eller kommunal utförare. Vid årsskiftet var fördelningen 109 som valt privat utförare och 69 som valt kommunal utförare. Under året har nämnden redovisat prognoser i intervallet 0 till 14,2 mkr. Så sent som i november redovisades 14,2 mkr två månader senare redovisar bokslut om 10,5 mkr. Vi ser att prognosarbetet har brustit i vissa fall, särskilt i verksamheter med nya befattningshavare. Vår bedömning är att prognosarbetet är ytterst viktigt och särskilt angeläget när verksamhet byter inriktning och vid personalförändringar av nya befattningshavare. Vi ser det som positivt att Barn- och ungdomsavdelningen under en längre tid arbetat framåtblickande med externa placeringar, vilket har resulterat i minskade kostnader. Antalet vårddygn är 2454 färre under 2008 jämfört med 2007. Beräknad kostnad per vårddygn är 3777 kr vilket resulterar i en kostnadsminskning på drygt 9,2 mkr för 2008. 6
7 Investeringar Socialnämndens investeringsbudget för 2008 uppgick till 4,1 mkr. Av dess medel har 2,9 mkr förbrukats. Orsak till att resterande 1,2 mkr inte använts är främst att handikappomsorg har ett överskott på 0,4 mkr med anledning av försenade driftstarter. Personlig assistans motsvarade 0,3 mkr till följd av att IT-stödet inte är genomfört fullt ut. Avdelning beroende och psykiskt funktionshindrade ger ett överskot om 0,5 mkr, relaterat till försenade driftstarter. Socialnämnden begär att 1,0 mkr ombudgeteras till 2009 för att täcka kostnader för att utrusta enheter som blivit försenade samt att täcka implementeringen av IT-stöd för personligt stöd. Investeringskostnaderna ger vid slutet av året ett överskott om 1,2 mkr, vilket beror på försenade driftstarter. Vi ser det som angeläget att investeringarna som rör implementeringen av IT-stöd för personligt stöd görs under 2009. Detta som nämnden under 2007 begärde ombudgetering till 2008 för denna del då den inte fullt ut var genomförd och som inte heller under 2008 genomfördes. 8 Balansposter Alla poster i balansräkningen har stämts av mot specifikationer samt de underlag som fanns till specifikationerna. Vi bedömer att balansräkningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild av tillgångar, avsättning och skulder. Bilagor/specifikationer finns i tillräcklig omfattning. Vi anser att det är ytterst viktigt att nämnden fortsättningsvis bibehåller en tillräcklig hög kontroll över balansräkningens poster. Vi har stickprovs granskat förvaltningens inventarieförteckningar, utifrån dessa saknas en kolumn avseende varans/godsets inköpspris. För att upprätthålla en god kontroll på inventarier bör en årlig genomgång ske. 7
9 Internkontrollplan 18 juni 2008 beslutade Socialnämnden om en internkontrollplan för 2008. Planen har minskat i omfång gentemot tidigare år och innehåller nu 30 olika rutiner (2007 var det 41 stycken). Huvudrubrikerna är: Verksamhet Ekonomi Arbetsmiljö Administration Data Lokaler och säkerhet Under året har samtliga kontroller genomförts och rapporterats in centralt till socialförvaltningens verksamhetsutvecklare. Av årsredovisningen framgår att det fanns anmärkningar inom tre rutiner, vilka framgår nedan: Saknas journalanteckningar från det att ansvaret helt har gått över till verkställande enhetschef i vissa fall inom Handikappomsorgen. Hot och våldplaner inom BeP (Beroende eller Psykiskt funktionshinder) ej diariförda Socialnämndens riktlinjer för BoU (Barn- och Ungdomsavdelningen) följs, men samtliga är inte omprövade av nämnden enligt plan Socialnämndens internkontrollplan har minskat i antal aktiviteter, men i gengärd har alla punkter kontrollerats. Av samtliga 30 moment har mindre anmärkningar skett i tre fall. Resultatet av kontrollen har endast redovisats kortfattat i Socialnämndens årsredovisning. Vi har tagit del av samtliga redovisningar och kan konstatera att arbetet med intern kontroll har förbättrats. För att utvecklas ytterligare rekommenderar vi att gjorda kontroller dokumenteras såsom vilka stickprov har tagits och i de fall det anges att kontrollen skall vara komplett det ändå anges vilket tidsintervall som granskats. Vi rekommenderar att redovisning av intern kontroll sker som en separat punkt till nämnden. 8