Oxelösund Revisorerna /4s A /'z- Till Kommunfullmäktige Oxelösunds kommun w, Revisionsberättelse för 2016 Revisionens granskning Vi, av fullmäktige utsedda revisorer, har granskat att den verksamhet som under 2016 bedrivits i styrelse och nämnder skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, att räkenskaperna är rättvisande samt att den interna kontrollen är tillräcklig. Vi har även granskat Nyköpings-Oxelösunds gemensamma nämnd för intern service och Nyköping-Oxelösunds överförmyndarnämnd samt också den verksamhet som bedrivits av de med landstinget och länets kommuner gemensamma namnderna; nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård samt patientnämnden. Vi ar också utsedda till lekmannarevisorer och har granskat de helägda kommunala bolagen. Vi har utfört vår granskning enligt kommunallagen, god revisionssed i kommunal verksamhet och fastställt revisionsreglemente. Granskningen har genomförts med den inriktning och i den omfattning som behövs för att ge rimlig grund för bedömning av ansvarsprövning. Vi har biträtts av sakkunniga från EY. Rapporter över genomförda granskningar har löpande under året överlämnats till kommunfullmäktige och berörda nämnder. Hela kommunen Arets resultat är 28.1 mkr. Det hade varit 13 mkr högre om det redovisats enligt god revisionssed. Det redovisade resultatet hade utan extra statsbidrag, mm varit - 4.7 mkr. Balanskravet är uppnått. Av kommunens Tyra finansiella mått uppnäs alla. De kommunövergripande verksamhetsmålen och graden av måluppfyllelse redovisas på ett åskådligt sätt och uppnås i varierande grad. När måluppfyllelsen är svag borde nämnderna tydligare visa vad de gjort för att uppfylla KFs mål. Det är positivt att internkontrollplaner finns för samtliga nämnder och att de tas tillvara för att utveckla styrelsens och nämndernas följsamhet till fullmäktiges styrning och följsamhet till lag. Vi sammanfattar nedan årets granskning avseende awikelser och iakttagelser per styretse och nämnd.
Sida 2 av 5 w Kommunstyrelsen '- > V\rf> Vi är kritiska till att kommunstyrelsen inte agerat mer kraftfullt för att ta tillvara kommunens intressen i fastighetsfrågor. Vi har iakttagit att muntliga avtal förekommer, vilket åsamkat kommunen ekonomisk skada. Vi har tidigare observerat att kommunstyrelsen som ägare/beställare behöver förstärka sin fastighets- och avtalskompetens för att såkerställa att kommunens intressen tillgodoses. Detta förstärks av KS egen granskning av avtal, vilken visade flagranta brister. Ansvarsfördelningen mellan kommunen och Kustbostäder behöver tydliggöras. Vi konstaterar att kommunstyrelsen inte ägnat större uppmärksamhet et att förstärka det strategiska kort- och långsiktiga arbetet med personal- och arbetsmiljöfrägorna. Personålen är kommunens största tillgång och kostnad. Personalkostnaderna ökar (drygt 80 mkr på 2 år), antalet anställda ökar, sjukfrånvaron ökar, omsättningen bland chefer och andra nyckelpersoner är hög, det är stora svårigheter att rekrytera vissa yrkesgrupper, mm. Kommunstyrelsens vilja att snabbt få en ny restauratör till gästhamnen borde ha balanserats mot en analys av kostnaderna för 2016 och en plan framåt baserad pä restaurangbyggnadens skick, ("rivas eller undergå större reparation"). För att lösa ut tidigare hyresgäst med kontrakt till februari 2018, överta hans gamla inventarier och ansvara för hans leverantörskontrakt betalades 0.5 mkr. Kommunen och nye hyresgästen tecknade ett hyreskontrakt med bilagor till 2018-09-30 utan besittningsskydd. Bilaga 1 och hyreskontraktet är delvis motstridiga och efterlevdes inte. Kommunen sökte och bekostade i hyresgästens ställe bygglov för ommålning av fasäd samt bygglov för att ändra användningen av receptionsbyggnaden till restaurang. Båda byggloven söktes för sent. Den utlovade ersättningen för material max. 200 000 till hyresgästen utgavs med 206 000 kronor. Därtill betalade kommunen i strid mot kontraktet glaspartier, mm för 182 000 kronor inkl. moms. För det i kontraktsbilagan utlovade hyresavtalet för receptionsbyggnaden fanns enbart en muntlig överenskommelse mellan parterna. Vi bedömer att hanteringen strider mot kommunallagens likabehandlingsprincip och konstaterar att individuellt stöd bara får lämnas till näringsidkare om det finns synnerliga skäl. Revisorerna ser skäl att rikta anmärkning mot kommunstyrelsen dä agerandet bedöms som olämpligt, vilket kan påverka allmänhetens förtroende för kommunen. Revisionen har i årsberättelserna 2013, 2014, 2015 kritiserat att rapporteringen av kommunstyrelsens delegationsbeslut för personalärenden är ofullständig och långsam. Det är positivt att KS i intern- kontrollplanen 2016 och 2017 följer upp delegationsanmälningar för anställningsärenden. Uppföljningar i april och september 2016 var dock alarmerande; 3 av 26 resp. 12 av 69 anställningsärenden anmäldes. Den åtgärdsplan som redovisades vid höstens uppföljning, som var inriktad pé information och utbildning har prövats tidigare utan bestående effekter. Denna brist har medfört att medborgarna inte fått insyn och därmed har också rättssäkerheten satts ur spel. Revisorerna ser skäl att rikta anmärkning mot kommunstyrelsen förbristände styrning, ledning, uppföljning och kontroll av delegerade beslut.
Sida 3 av 5 J / y N? Kultur och fritidsnämnden Vi noterar att internkontrolten skärpts och att övrig ledning och styrning inom nämnden synes fungera väl. Vi vill dock peka på att dokumentationen av verksamheten börförbättras via kallelser och protokoll som tydligare anger vad olika mötespunkter avhandlar. Också vad gäller administrationen av nämndens möten [extraärenden, rubriker, justering av protokoll mm] finns förbättringsmöjligheter. Miljö och samhällsbyggnadsnämnden Nämndens måluppfyllelse är låg, vilket påverkats av vakanta tjänster. Revisionen noterar brister i hur nämnden säkerställer ett ändamålsenligt tillsynsarbete vilket till del har sin grund i att nämnden saknar en samlad analys och strategi för såväl det kortsiktiga som långsiktiga behovet av kompetens. Utbildningsnämnden Utbildningsnämnden har under åren visat svårigheter att nå fullmäktiges mål gäljande kunskapsresultat. Grundskolan har under senare år haft lägre kostnader än jämförbara kommuner. Nämnden har inte vidtagit åtgärder eller meddelat svårigheter att fullfölja sitt uppdrag till fullmäktige. En fördjupad granskning vidimerar bristerna. Det saknas analyser och dokumentation både på nämnd- och skolnivå. Nämnden saknar därmed underlag för att kunna besluta om adekvata åtgärder för att höja kunskapsresultaten. Revisionen har redan er 2013 påtalat behov hos nämnden att säkerställa att det sker en systematisk uppföljning och analys av kunskapsresultaten som grund för verksamhetsplaneringen samt dokumentation av systematiskt kvalitetsarbete. Ett arbetssätt som nämnden redovisade i en revisionsuppföljning 2014 används ännu inte fullt ut. Revisionen ser skäl att rikta anmärkning mot utbildningsnämnden för bristände styrning, ledning, uppföljning och kontroll av kunskapsutvecklingen inom grundskolan. Vård- och omsorgsnämnden Revisionen har noterat att nämnden arbetar ambitiöst och långsiktigt för att komma tillrätta med prognostiserat underskott men att årets besparingar stannat pä en obetydlig nivå. Det saknas tydliga strategier för att få en budget i balans på kort sikt. Nämnden arbetar målmedvetet med att höja kvalitén inom äldreomsorgen, något som hittills lett till blygsamma resultat samtidigt som kostnaderna ökat. Revisionen är kritisk till att nämnden under flera år har överskridit sin budget, haft stora svårigheter att göra riktiga årsprognoser, inte följt budgetreglerna och varit saktfardiga med att verkställa åtgärdsprogram för att fe budgeten i balans Arets resultat är 14,4 Mkr, men utan intäkterna frén-migrationsverket skulle det 2016 ha blivit ett negativt resultat på - 7.5 mkr främst p.g.a. äldreomsorgen, där brukartiden inom hemtjänsten ligger på en oförklarligt låg nivå. Nyköping-Oxelösunds gemensamma nämnd för intern service Nämndens reglemente reviderades i december främst för att samarbetsavtalet för mätkart - och GIS verksamheten upphört. Nämnden har ingen beslutsrätt eller budget. Besluts-och budgetfrågor hanteras av respektive kommunstyrelse. Vi kan inte bedöma om nämnden varit tillräckligt aktiv i sitt övervakningsuppdrag beträffande HR-och lönesystemet, l övrigt anser vi att nämnden agerat enligt sitt uppdrag.
Sida 4 av 5 T.', jl& Nyköping-Oxelösunds gemensamma överförmyndarnämnd Handläggningstiderna för att ordna godmanskap för ensamkommande barn har i flera fall överstigit fyra veckor, vilket inte kan anses vara skyndsamt. Nämndens mål att alla i tid inkomna årsräkningar ska vara granskade 1 juli uppnåddes inte. Vi anser att det är acceptabelt, eftersom det under hösten 2015 och våren 2016 kom en oväntat stor ökning av ensamkommande barn. Nämnden bedöms ha ändamålsenlig styrning och uppföljning av verksamheten och har agerat enligt sitt uppdrag. Gemensamma nämnden för samverkan inom socialtjänst och vård samt patientnämnden Vi bedömer att dessa nämnder i allt väsentligt agerat enligt sina uppdrag. Verksamheten har med vissa mindre undantag bedrivits utifrån sina uppdragsgivares mål och beslut. Sammanfattande bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsen och nämnderna med undantag för de anmärkningar vi riktat mot styrelsen och utbildningsnämnden i allt väsentligt bedrivit verksamhet på ett ändamålsenligt och från ekonomiskt synpunkt tillfredställande sätt. Vi bedömer att räkenskaperna inte fullt ut är upprättade i enlighet med god redovisningssed. Ett bidrag från Migrationsverket har fördelats på tre istället för på två är, vilket gör att resultatet är 1 3 mkr för lågt. Vi bedömer att kommunens årsredovisning i allt väsentligt redogör för utfallet av verksamheten, dess finansiering och den ekonomiska ställningen. Vi bedömer att den interna kontrollen år tillräcklig. Vi riktar anmärkning mot kommunstyrelsen för 1) bristande styrning, ledning, uppföljning och kontroll av delegationsanmälningar. 2) förtroendeskada/ekonomisk skada vid hantering av Läget. Vi riktar anmärkning mot utbildningsnämnden för bristande ledning, styrning uppföljning och kontroll av kunskapsutvecklingen i grundskolan. Ansvarsfrågan Vi tillstyrker att fullmäktige beviljar ansvarsfrihet för styrelsen och nämnderna samt enskilda förtroendevalda i dessa organ. Vi tillstyrker att kommunens årsredovisning för 2016 godkänns. <elösund 2016-03-28. iucl!- wy Agneta Rönn /)/7 - Thomas Tjäderhane u.. Gunnar Söderber
Sida 5 av 5 CY--- z 'T-/ h- Bilagor: Revisorernas redogörelse De sakkunnigas granskningsrapporter Granskningsrapporter från lekmannarevisorerna i Oxelösunds kommuns förvaltnings AB (Förab), Kustbostäder AB och Oxelö Energi AB