Video- och distansmöten. Region Gotland Webbenkät till användare December 2012

Video- och distansmöten Region Gotland Webbenkät till användare December 2012 1

Om undersökningen 2

Om undersökningen Syftet med undersökningen är att mäta åsikter om videomöten hos användare av video inom landstingen. Undersökningen bygger på en webbenkät bestående av 17 frågor. Frågorna har tagits fram i nära samarbete med Förvaltningsgruppen Video- och distansmöten på Inera. Inera har även bistått med urvalet dvs. mailadresser till den aktuella målgruppen. En länk till webbenkäten har skickats ut via till totalt 1425 användare av videomöten i 17 landsting/regioner. Totalt har 719 personer svarat på enkäten vilket ger en svarsfrekvens på 50 %. Enkäten skickades ut 10 december 2012. Två påminnelser har gått ut till de som inte har svarat, 14 och 17 december. 8 januari stängdes undersökningen. 3

Vem har svarat på webbenkäten? Hela landet Kön Av de 719 användarna som har svarat är 57 % kvinnor och 43 % män. Ålder 25 % är under 45 år, 36 % 46-55 år och 39 % är över 56 år. Yrkeskategori Merparten är administrativ personal (37 %) och Teknisk/IT-personal (25 %). 15 % av de svarande är läkare, 6 % sjuksköterskor och 18 % annan personal. Landsting/Region Vi har fått in 12-60 svar per landsting/region. Svar saknas helt från Region Halland, Landstingen i Kalmar, Kronoberg och Värmland. Från landstingen i Västmanland (11st), Blekinge (20st) och Jämtland (21st) samt från Region Gotland (14st) har vi ett mycket lågt antal svar vilket man bör beakta i alla analyser. Erfarenhet från videomöten 97 % har deltagit i videomöten under de senaste två åren. 70 % har vid något eller flera tillfällen varit arrangörer/ansvariga för videomöten. 30 % deltar i videomöten någon gång per vecka eller mer ofta. 40 % deltar i videomöten en eller ett par gånger per månad, övriga mer sällan.

Vem har svarat på webbenkäten? Region Gotland Yrkeskategori Administrativ personal (33 %) och Teknisk/IT-personal (13 %). 40 % av de svarande är läkare, 0 % sjuksköterskor och 13 % annan personal.

Sammanfattning 6

Sammanfattning Hela landet 78 % anger att de skulle vilja använda video mer framöver än de gör idag. Största nyttan med videomöten: Sparar tid Minskar resandet Bra för både arbetsmiljö och miljön Spara pengar Flera kan delta i de möten som hålls. Ger möjlighet till kortare och fler möten. Orsaker som kan hämma användandet av videomöten: Alla som ska vara med på mötet har inte tillgång till tekniken Föredrar personliga möten Känner inte till att möjligheten finns Svårt att hitta ledig lokal Mer information om möjligheten och utbildning för de som behöver kring tekniken. Det är viktigt att det finns tydliga policys, riktlinjer och rutiner samt att ledningen föregår med gott exempel. 91 % tror att användandet av videomöten kommer att öka i deras verksamhet.

Sammanfattning Region Gotland 91 % anger att de skulle vilja använda video mer framöver än de gör idag. Största nyttan med videomöten: Spara tid - 64% Spara pengar - 64% Minska resandet - 64% Ökar kvalitén på möten då rätt personer kan delta vid ett och samma tillfälle Orsaker som kan hämma användandet av videomöten: Alla som ska vara med på mötet har inte tillgång till video Tekniken känns inte tillräckligt trygg Svårt att få support om det uppstår problem Känner inte till att det finns möjlighet till videomöten 86 % tror att användandet av videomöten kommer att öka i deras verksamhet.

Resultat 9

10 Videomöten - Region Gotland

Vad använder du videomöten till? 57 % använder videomöten till administrativa möten. 43 % anger att de använder videomöten till kliniska tillämpningar som t.ex. konsultation, rond och/eller behandling. Av de som svarat att de använder videomöten till annat uppger de bland annat: Öppna svar från hela landet Processmöten, yrkesmöten, ledningsgrupp, patientsäkerhet, APT, istället för bil vid dåligt väder, beslutsmöten, konsultation, utbildning, handledning, utbildning, projektmöten, upphandlingsärenden, projektmöten, seminarium, arbetsmöten, arbetsplatsträff, diskussionsmöten, rapporteringar, beslut, för att ge underlag, fackliga möten, fortbildning, informationsöverföring, workshops, snabba avstämningar i pågående arbete, referens- och beslutsgruppsmöten, lärarmöten, forskningsträffar, framtagande av vårdriktlinjer, multidisciplinära teamkonferenser, undervisning, nätverksmöten, gruppkonferenser, regional samverkan, lokal samverkan, nationell FoU-samverkan, forskarmöten, vårdplanering

Videomöten - Region Gotland Vad är den största nyttan med video som du ser? (Topp 10) Region Gotland Hela landet Spara tid - 64% 86% Spara pengar - 64% 65% Minska resandet - 64% 84% Ökar kvalitén på möten då rätt personer kan delta vid ett och samma tillfälle - 50% 35% Bra för miljön - 43% 71% Nyttjar våra resurser bättre - 43% 64% Ett bra alternativ till telefonmöte - 21% 47% Skapar högre tillgänglighet till vården för patienter - 21% 22% Använda det i våra kliniska tillämpningar - 21% 17% Videomöten är ofta effektivare än vanliga möten - % 25%

Videomöten - Region Gotland Vad tror du kan hämma användandet av video inom ditt landsting/region? (Topp 10) Region Gotland Hela landet Alla som ska vara med på mötet har inte tillgång till video - 47% 51% Tekniken känns inte tillräckligt trygg - 33% 27% Svårt att få support om det uppstår problem - 33% 26% Känner inte till att det finns möjlighet till videomöten - 27% 34% Föredrar personliga möten - 20% 39% Svårt att hitta ledig lokal - 20% 30% Otydliga anvisningar (manualer) - 20% 17% Svårt att använda - 13% 18% Administrationen kring videoanvändningen är för krävande och omfattande - 13% 8% Svårt att boka lokal - 7% 13%

Skulle du vilja använda video mer än du gör idag? 91 % anger att de skulle vilja använda video mer framöver än de gör idag. Av de som anger att de inte vill använda sig av mer videomöten är anledningarna bland annat följande (Öppna svar från hela landet): Video kan inte helt ersätta fysiska möten men är ett bra komplement. Videokonferens ersätts av system som är mer lättillgängligt. Finns i egen dator. Om lokal finns tillgänglig. Använder redan video i alla sammanhang där det är praktiskt möjligt. Vissa möten där praktiska inslag finns med måste/vill man vara närvarande fysiskt. Det är inte bara positivt. Stjäl tid, minskar kontakt med patienter och kollegor. Telefonkonferens är oftast helt ok, man behöver inte se varandra. Tycker att det är svårt att känna riktig delaktighet i mötet via video.

Bilaga Öppna svar från hela landet 21

Skulle du vilja använda video mer än du gör idag? Öppna svar från hela landet. Bra sätt att kunna mötas utan att behöva resa. Det ger snabb och tydlig information med känslan av personliga kontakter. Bättre alternativ än telefonmöten. Minska långa resvägar både för miljö och enskild individ. Effektivare, nyttjar resurserna bättre. Sparar pengar och tid. Fler kan delta. Möjliggör flera snabba avstämningar vilket gör det effektivt. De regionala och nationella samverkansytorna ökar. Det handlar för min del mest om att ha det med i bakhuvudet vid mötesplanering så att man inte på rutin alltid bokar fysiska möten trots att det innebär resor. Det är ett "nytt" arbetssätt som måste sätta sig innan det används optimalt. 22

Skulle du vilja använda video mer än du gör idag? Öppna svar från hela landet. Det spar min tid, gör att jag kan vara effektivare och möjliggör kontakt ansikte mot ansikte som annars inte skulle bli av. Ett effektivt och rationellt sätt att nyttja teknik samtidigt sparar det på våra resurser. Det finns flera av mina uppgifter som kan lösa på smart sätt med hjälp av denna teknik när tillgängligheten och trygghet att använda tekniken finns hos flera av mötesdeltagarna. För att frigöra resurser som kan användas till andra nyttor som kan gynna vårdtagaren. För att kunna öka kvalité och effektivisera mitt arbete genom att kunna avsätta kortare tider vid fler tillfällen för möten. För att slippa resor och bokning av konferenslokaler. Vore bra att kunna starta upp onlinemöte direkt via min dator istället. Gärna mer med SKL. Upplever ett motstånd där. Kan inte ersätta personlig möten utan bör kombineras. 23

Ser du andra användningsområden av video som ditt landsting/region skulle kunna använda video i? Öppna svar från hela landet. Alla möten med restid som inte kräver kroppslig närvaro. De flesta möten går att använda sig utav denna teknik. När man använt denna teknik ett tag vänjer man sig! Potentialen är ju stor bara tillgängligheten ökar och kanske kostnaden minskar. De flesta typer av möten som annars kräver resor. Sparar både tid och pengar. Dock kan mänskliga möten inte ersättas helt. Andra/fler möten än vad vi gör idag. Men man måste ha träffats i verkliga livet först. Deltagande i stora nationella eller internationella konferenser. Använda videokonferenser i utbildningssyfte så att fler kan delta utan att resa. Dagliga avstämningsmöten med verksamheter som finns på olika orter. 24

Vad är den största nyttan med video? Öppna svar från hela landet. Att slippa resor är bra både för miljö och arbetsmiljö. Fler kan delta plus att det ger möjlighet till fler möten. Helt fantastiskt att kunna "träffa" folk hela tiden utan att träffas i verkliga livet... Inte bara ett bra alternativ till telefonmöte utan överlägset bättre då kommunikationen förbättras avsevärt när kroppsspråk kan förtydliga. Möten som aldrig skulle kunna genomföras i praktiken kan bli av genom videokontakt. Spara pengar vet vi inte ännu, däremot sparar det pengar ur ett samhällsperspektiv. Framförallt för patienter som har långt till vård 10-15 mil som slipper resa och ta ledig en hel dag från arbetet för att besöka vården. 25

Vad tror du kan hämma användandet av video inom ditt landsting/region? Öppna svar från hela landet. Att användarna tror att det är svårt att använda (det är inte svårt). Att användarna tror att tekniken inte är trygg måste vara patientsäkert. (Tekniken fungerar hos oss). Att alla inte har tillgång till rätt teknik. Bristande ekonomiska resurser för uppgraderingar av befintliga system. Dagens kostnader för leasing av utrustningen. Brist på lämpliga lokaler och bristfälliga rutiner för bokning av dessa. I hemmet inkräktar på patientens privata sfär. Brister i bild och ljud. 26

Vad tror du kan hämma användandet av video inom ditt landsting/region? Öppna svar från hela landet. Kulturen måste bli mer "videopositiv Rutiner och tydlig mötesdisciplin så att mötet blir utan skrap/oljud och prat i mun på varandra. Det är ibland väldigt störande med ljud omkring, prasslande med papper, telefoner som ringer och skrapande med stolen. Används fel i viss utsträckning - många personer framför samma kamera där deltagarna hamnar så långt bort att enskilt ansikte inte kan urskiljas. Då finns ingen vinst jämfört med telefonkonferens. Lågt intresse för att skaffa sig kunskap i handhavande hos vissa yrkeskategorier, de räknar med att allt ska fixas åt dem. Det saknas landstingsövergripande strategi för hur videomöten ska gå till och vem som äger utrustningen, vilket gör det onödigt krångligt 27

Vad tror du kan hämma användandet av video inom ditt landsting/region? Öppna svar från hela landet. Det finns en gammalmodig inställning hos vissa användare att deltagarna vid ett fysiskt möte skulle vara mer uppmärksamma till mötet, vilket jag tycker är en myt. Det är upp till den mötesansvariga att hålla disciplinen och låta alla deltagare vara aktiva. Det finns en ovilja att använda alternativa mötesformer hos landstingsledningen och på "stora sjukhuset". Man vill att vi som finns ute i länet ska åka till dem! Det finns för många omkopplingsmöjligheter med knappar och sladdar. Ett "superenkelt system" som inte kan fallera är en förutsättning för att mina kollegor skall tycka detta är bra. Kan inte helt ersätta personliga möten; lite svårt att kommunicera, plus att mycket viktigt sägs i pauserna och på den eventuella lunchen. 28

Vad tror du skulle öka användandet av video inom ditt landsting/region? Öppna svar från hela landet. Förstå nyttan. Lyfta fram fördelarna, få igång användningen, visa på bra exempel. Ändrat förhållningssätt. Högsta ledningens attityd. Ledning och politiker måste föregå med gott exempel. Hitta belönings- och ersättningssystem som uppmuntrar användandet. Beslut Krav (inför regler) - Tydligare riktlinjer - Bygga bort valfriheten. Insikt om begränsningarna. Bättre mötesdisciplin. Fler lokaler, bättre lämpade lokaler. Bättre bokningsrutiner. Lägre kostnader för teknik. Bättre teknik (ljud och bild). Enkel funktionalitet. Information, utbildning, hjälp med bokning och administration. 29

Vad tror du skulle öka användandet av video inom ditt landsting/region? Öppna svar från hela landet. Att chefer på hög nivå föregår med gott exempel och vill undvika onödiga transporter och vill jobba för det "goda mötet" på avstånd. Att några börjar prova och sprider goda exempel. Jag tror inte på att utbilda och visa vad som finns längre. Det handlar mer om en mogenhetsgrad i organisationen och att ledningen föregår med gott exempel. Att man i bilpoolen frågar om inte videomöte är att föredra; och att de kan hjälpa till att ordna videolokal istället. Uppdrag till SKL och Socialstyrelsen att från den sidan arrangera möten som videomöten. Bra manualer + mera användning som innebär träning för många av mötesdeltagarna. Bättre teknik och sekretess för att kunna ha patientkonsultationer. Ett stort kommande användningsområde. Det ska vara tillgängligt för alla i verksamheten och lättillgängligt att nå via mina dagliga arbetsverktyg, exempelvis integrerat i e-post, chatt, intranät och ärendehanteringssystemet. 30

Bilaga - Antal svarande per landsting/region 31

Antal svar från respektive landsting region: 20 Landstinget i Blekinge 53 Landstinget i Dalarna 14 Region Gotland 52 Landstinget i Gävleborg (0 Region Halland) 21 Jämtlands läns landsting 43 Landstinget i Jönköpings län (0 Landstinget i Kalmar län) (0 Landstinget i Kronoberg) 57 Norrbottens läns landsting 39 Region Skåne 36 Stockholms läns landsting 58 Landstinget i Sörmland 47 Landstinget i Uppsala län (0 Landstinget i Värmland) 54 Västerbottens läns landsting 59 Landstinget i Västernorrland 11 Landstinget i Västmanland 45 Västra Götalandsregionen 48 Örebro läns landsting 45 Landstinget i Östergötland 32