Nämnden Svenska rum 20.11.2014 Sida 1 / 1 4590/07.01.01/2014 100 Registeransvariga och ansvarspersoner för register inom undervisning och dagvård Beredning och upplysningar: Maria Rauman, tel. 09 816 83861 Anna Krokfors, tel. 043 826 5190 Jaana Suihkonen, tel. 09 816 52353 fornamn.efternamn@esbo.fi Beslutsförslag Bildningsdirektör Sampo Suihko Nämnden Svenska rum konstaterar, att nämnden Svenska rum är registeransvarig för följande register enligt personuppgiftslagen och utser ansvarspersoner för registren enligt följande: - studeranderegister och övriga register/delregister gällande anordnande av undervisning, ansvarsperson på resultatenhetsnivå är förvaltningschef, skolans/gymnasiets rektor/skolföreståndare fungerar som ansvarsperson för sin skola/sitt gymnasium - lärarregister och personalregister, ansvarsperson på resultatenhetsnivå är förvaltningschef, grundskolans/gymnasiets rektor/skolföreståndare fungerar som ansvarsperson för sin skola/sitt gymnasium - enkätregister, ansvarspersonen bestäms från fall till fall enligt vem det är som genomför enkätundersökningen - eftermiddagsverksamhetens register, ansvarsperson är förvaltningschef - dagvårdens register, ansvarsperson på resultatenhetsnivå är förvaltningschef, på dagvårdsområdena fungerar daghemsföreståndaren som är övriga daghemsföreståndares förmän som ansvarsperson för sitt områdes del - förskoleundervisningens register, ansvarsperson på resultatenhetsnivå är förvaltningschef, på dagvårdsområdena fungerar daghemsföreståndaren som är övriga daghemsföreståndares förmän som ansvarsperson för sitt områdes del - register som gäller kameraövervakning, grundskolans/gymnasiets rektor/skolföreståndare fungerar som ansvarsperson för den skola/det gymnasium hon/han leder, för daghemmens del är ansvarspersonen ifrågavarande dagvårdsenhetens daghemsföreståndare Behandling Beslut Ekonomi- och förvaltningsdirektör Pirjo Mutanen var föredragande då bildningsdirektören var förhindrad att delta. Nämnden Svenska rum Förslaget godkändes enhälligt.
Nämnden Svenska rum 20.11.2014 Sida 2 / 2 Redogörelse Lagstiftning och instruktioner I personuppgiftslagen (523/1999) bestäms om det förfarande som ska iakttas vid behandling av personuppgifter. Personuppgifter får inte behandlas på andra grunder än de som bestäms i lagen. Personuppgifter får behandlas bland annat då behandlingen stadgas i lag eller om behandlingen föranleds av en uppgift eller förpliktelse som förordnats den registeransvarige i lag eller med stöd av lag. Personuppgifter är alla slags anteckningar som beskriver en fysisk person, såsom namn, bild, adress, e-postadress, bedömning, stödåtgärder, frånvaro, straff osv. Ett personregister består av personuppgifter som samlats in för samma ändamål. I kommunal verksamhet är den registeransvarige det organ som svarar för verksamheten i fråga. Enligt 6 i instruktionen för nämnderna och direktionerna i bildningssektorn ska nämnden Svenska rum för sin språkgrupps del bland annat svara för ärenden som gäller småbarnspedagogik inklusive förskoleundervisning, ärenden som gäller grundläggande undervisning samt morgon- och eftermiddagsverksamhet för skolelever och ärenden som gäller gymnasieutbildning. Beslutsförslaget och redogörelsen för registren nedan baserar sig huvudsakligen på nuvarande praxis. Gällande registren för elevhälsa har nämnden Svenska rum fattat ett beslut 28.8.2014. Registrens ansvarspersoner och deras uppgift Ansvarspersonen på resultatenhetsnivå har i uppgift bland annat att uppdatera dataskyddsbeskrivningen, bereda anvisningar och riktlinjer, vägleda och anvisa dem som använder registret till exempel i frågor som gäller utlämnande av uppgifter. Enligt 3 3.3/3 punkten i verksamhetsföreskriften för resultatenheten svenska bildningstjänster ska serviceområdet för förvaltning ansvara för barn-, elev- och studerandeförvaltningen. Utifrån sina arbetsuppgifter är förvaltningschefen ansvarsperson på resultatenhetsnivå för register inom dagvård och utbildning. Rektorerna/skolledarna ansvarar för registren i anslutning till anordnande av undervisning i de skolor/gymnasier de leder. Rektorns/skolledarnas uppgift är att för sin skola/sitt gymnasium bestämma vilka ansvar och förpliktelser registerföringen medför, samt besluta hur rätten att granska registeruppgifter ska verkställas och hur registeruppgifter ska korrigeras och utlämnas. På motsvarande sätt ansvarar daghemsföreståndaren som är förman för dagvårdsområdets övriga daghemsföreståndare för ovannämnda uppgifter för daghem på området. Vid behov ska begäran att lämna ut handlingar överföras till utbildningsdirektören för avgörande i enlighet med 19 i stadens förvaltningsstadga.
Nämnden Svenska rum 20.11.2014 Sida 3 / 3 Register som gäller anordnande av utbildning Studeranderegister och dess delregister Bildningssektorn använder skoladministrationssystemet Primus. Systemet har ett studeranderegister som innehåller uppgifter om anordnande av undervisning. Förutom elevens/den studerandes och vårdnadshavarnas basuppgifter innehåller det uppgifter/delregister bland annat om kursval, utvärdering, stödåtgärder, frånvaro och disciplinära åtgärder samt beslut hur undervisningen ska ordnas för eleven (t.ex. skoltransporter, särskilt stöd, skolplats). Registret över de pedagogiska handlingarna innehåller handlingar i anslutning till trestegsmodellen för stödåtgärder i enlighet med lagen om grundläggande utbildning, såsom plan för elevens lärande, individuell plan för anordnande av undervisning, pedagogisk utredning, pedagogiskt utlåtande och stödåtgärder för eleven. Lärar- och personalregister I skoladministrationssystemet Primus ingår också ett lärar- och personalregister, som innehåller lärarens namn- och kontaktuppgifter, personbeteckning samt Wilmalösenord för lärare och AD-lösenord för invånarnätet. Wilma I samarbetet mellan skolan och hemmet används Wilma, som är en anslutning för fjärråtkomst till Primus. Wilma utgör inte ett separat register utan det används för att hantera uppgifterna i studeranderegistret och dess delregister. Wilma används för kommunikation mellan skolan och hemmet. Wilma används också bland annat för att följa upp frånvaro och för att delge beslut om kursval, anmälan till årskurs 1 och skolplats. Enkätregister Vid utvärdering av undervisningen kan eleverna och de studerande tillsändas olika enkäter för att utreda deras uppfattning om undervisningen. Målet för utvärderingen kan till exempel vara den pedagogiska kvaliteten och personalens yrkesskicklighet. Vid planeringen av enkäter ska man ta reda på om personuppgifter behandlas eller om de ger upphov till personuppgifter. Enkätsvaren är personuppgifter om de kan kopplas ihop med en viss lärare. Innan en enkät som innehåller personuppgifter genomförs ska man bestämma vem som samlar in informationen, vilken information som samlas in och för vilket ändamål, hur länge materialet ska förvaras osv. Material som samlas in för ett visst ändamål utgör ett självständigt personregister för vilket en registerbeskrivning ska utarbetas. Ansvarspersonen för enskilda enkätundersökningar bestäms från fall till
Nämnden Svenska rum 20.11.2014 Sida 4 / 4 fall, enligt vilken enhet det är som genomför undersökningen. Rektorn/skolchefen är ansvarspersoner för enkäter som skolan genomför. Eftermiddagsverksamhetens register Eftermiddagsverksamhetens register ingår i skoladministrationssystemet Primus som ett eget register, som innehåller information om deltagandet i eftermiddagsverksamheten. Förvaltningschefen ansvarar för koordineringen av eftermiddagsverksamheten och dylika uppgifter, och är utifrån sina arbetsuppgifter ansvarsperson för registret. Register för dagvården och förskoleundervisningen I dagvården och förskoleundervisningen som svenska bildningstjänster anordnar används kunddatasystemet Effica. På resultatenhetsnivå är ansvarspersonen förvaltningschefen. Daghemsföreståndaren som är förman för dagvårdsområdets övriga daghemsföreståndare ansvarar på sitt området för uppgifter som gäller Effica. Register som gäller kameraövervakning Skolorna, gymnasierna och daghemmen har kameraövervakning med inspelning, vars syfte är att garantera och öka barnens, elevernas, studerandenas och personalens säkerhet. Dessutom är syftet med övervakningen att skydda egendom, förebygga ofog, skadegörelse och brott samt att underlätta utredning av ofog, skadegörelse och brott som redan skett. Information om kameraövervakningen med inspelning ska ges öppet och över den ska en registerbeskrivning utarbetas. Rektorn/skolföreståndaren är ansvarsperson för registret för kameraövervakning i sin skola. Det finns inte kameraövervakning med inspelning på alla daghem. I de daghem där det finns kameraövervakning, är daghemsföreståndaren ansvarsperson för registret. För kännedom - Skolor och gymnasier - Utnämnda ansvarspersoner
Nämnden Svenska rum 20.11.2014 Sida 5 / 5