Finanspolicy med föreskrifter om kommunens medelsförvaltning Antaget av kommunfullmäktige 2002-09-26 Diarienummer 496/02
Finanspolicy med föreskrifter om kommunens medelsförvaltning; antagna av kommunfullmäktige den 26 september 2002, 90. 1. ALLMÄNT 1.1 Övergripande mål för finansverksamheten Kommunens finansverksamhet skall bedrivas så att den medverkar till att säkerställa kommunens betalningsförmåga på såväl kort som lång sikt. Verksamheten skall genomföras på ett säkert och effektivt sätt utan spekulativa inslag och så att en betryggande säkerhet alltid upprätthålls. Medelsförvaltningen skall medverka till att kapitalanskaffning och kapitalanvändning i kommunen blir effektiv och att kommunens räntenetto i ett långsiktigt perspektiv och med beaktande av säkerhetsaspekten blir så bra som möjligt. 1.2 Finanspolicyns syfte och omfattning Finanspolicyn syftar till att i ett sammanhang lägga fast mål och riktlinjer för kommunen inom följande områden: likviditetsförvaltning placering av medel och utlåning upplåning och leasing försäkringsinstrument ansvar, intern kontroll och rapportering Förvaltningen av pensionsmedel behandlas inte i denna finanspolicy. Hanteringen av sådana medel regleras specifikt i "Placeringsföreskrifter för förvaltning av medel avsatta för pensionsförpliktelser". Vidare har särskilda riktlinjer för kommunens borgensåtaganden antagits av kommunfullmäktige. 1.3 Allmänna riktlinjer Kunskap och information om betydelsen av en effektiv penninghantering skall spridas inom hela organisationen. I den fortlöpande utvecklingen av ekonomistyrningen i kommunen bör alltid möjligheter att förbättra penninghanteringen beaktas. 2(9)
Samordning av kommunens och de helägda kommunala bolagens finansiella behov skall eftersträvas. 1.4 Uppdatering av föreskrifterna Dessa föreskrifter skall löpande hållas uppdaterade med hänsyn till aktuella förhållanden inom kommunen samt med beaktande av utvecklingen på de finansiella marknaderna. 2. LIKVIDITETSFÖRVALTNING 2.1 Likviditetens storlek Likviditetens storlek får inte hållas lägre än att betalningsförpliktelserna kan säkerställas. I samband med årsbudget och tilläggsbudget tar kommunfullmäktige ställning till likviditetsreservens storleksnivå. De likvida medel i kommunen som inte behövs i den löpande verksamheten för in- och utbetalningar, utöver likviditetsreserven, bör i första hand användas för inlösen av upptagna lån. 2.2 Likviditetsplanering Likviditetsplaneringen består dels av en översiktlig likviditetsbedömning dels av en likviditetsplan. Syftet med likviditetsplaneringen är att den skall ligga till grund för bedömning av betalningsberedskapen på kort och lång sikt samtidigt som den skall vara ett underlag för beslut om placering av likvida medel och upplåning. Likviditetsbedömningen framgår i finansieringsbudgeten vilken utgör en integrerad del av årsbudgeten. Under verksamhetsåret skall finansieringsbudgeten följas upp där konsekvenserna av tillkommande beslut och utfallsprognoser framgår. För att tillgodose behovet av kortsiktig planering bör en likviditetsplan upprättas för de närmaste tolv månaderna. 2.3 Betalningsströmmar Rutinerna skall vara så utformade att kommunen får in utestående fordringar så snabbt som möjligt och att utbetalningarna görs på sista möjliga betalningsdag. Fakturering skall ske i så nära anslutning som möjligt till tjänstens utförande. Ansökan om statsbidrag skall ske så att bidraget betalas ut så tidigt som möjligt. 3(9)
Kommunen skall eftersträva enkla avgifts- och taxekonstruktioner för att begränsa administrationskostnaderna och för att möjliggöra snabba debiteringsrutiner. Kommunen skall i sin upphandling granska de av leverantörerna erbjudna betalningsvillkoren i syfte att dessa skall bli så gynnsamma som möjligt. Betalningsvillkoren skall tillsammans med andra faktorer vägas in vid valet av leverantör. Nedan ges exempel på rutiner som ständigt måste studeras och utvecklas för att uppnå önskad effekt tecknande av avtal för leverans och köp av varor och tjänster rekvisition av statsbidrag och redovisning av moms behandling av leverantörsfakturor utbetalningar av bidrag faktureringsrutiner såsom bestämmande av debiteringstillfällen och betalningsvillkor kravverksamhet Kommunstyrelsen beslutar om särskilda riktlinjer för debiterings- och kravverksamheten. 2.4 Saldohantering Rutinerna skall vara så utformade att inflytande medel så snabbt som möjligt blir räntebärande. Alla inflytande medel skall samma dag användas för utbetalningar eller sättas in på räntebärande bankkonto. In- respektive utbetalningar bör om möjligt planeras så att antalet räntelösa dagar minimeras. För att minska bortfallet av ränteintäkter bör såväl kontantkassornas antal som dess storlek begränsas. Kommunstyrelsen beslutar om särskilda riktlinjer för kontanthanteringen. 3. PLACERING AV MEDEL OCH UTLÅNING 3.1 Allmänt Kravet på god säkerhet i kommunens medelsplacering innebär att bl.a. kredit-, ränte- och likviditetsrisker skall undvikas eller minimeras. Vid placering av kommunens medel ska därför sådana former väljas att kraven på lågt risktagande tillgodoses och att - med beaktande av detta - bästa möjliga förräntning eftersträvas. 4(9)
3.2 Tillåtna placeringar Med undantag för bankinlåning i svensk bank, medges endast placering i räntebärande värdepapper. Med värdepapper avses företrädesvis löpande skuldebrev såsom certifikat och statsskuldväxlar samt obligationer. Köp och försäljning av värdepapper får endast ske via bank eller av svensk fondkommissionär. Kommunen skall inte ta några valutarisker vid placering av likviditeten. Endast placering i svensk valuta får förekomma. I syfte att begränsa kreditrisken medges endast placering i värdepapper utgivna av kredittagare med angivna limiter enligt nedanstående förteckning. För bankinlåning (svensk bank) finns inga restriktioner. Vid placering i räntebärande värdepapper noterade i svenska kronor gäller följande limiter. Procenttalen i tabellen avser andelar av den totala placeringsportföljen. Emmitent/värdepapper Max andel per emittentkategori % A. Svenska staten eller av svenska staten garanterat värdepapper 100 100 B. Kommuninvest, svenska kommuner och landsting 75 20 C. Svenska banker och bostads-finansieringsinstitut 75 20 D. Värdepapper med rating om lägst AA (1) eller Aa1 resp lägst K-1 eller P-1 20 10 Max andel per emmitent % (1) Rating enligt Standard & Poor s eller Moody s. Om låntagaren har rating från både Standard & Poor s och Moody s, krävs att minst ett av dem ligger på angiven nivå. För kategorierna C och D gäller att placeringens löptid får ej överstiga ett år. I övrigt skall en spridning mellan placeringsalternativen och löptider eftersträvas. Dessutom bör löptiden för placeringar anpassas till kommunens likviditetsplan, kortfristiga lånemöjligheter samt möjligheten att snabbt avveckla placeringarna på marknaden. I syfte att begränsa ränterisker får följande instrument användas: Räntetermin Ränteoption Ränteswap 5(9)
Instrumenten får endast användas som försäkringsinstrument. Sälj- och köpoptioner får ej utställas. Instrumenten får endast användas för att skydda en reell underliggande placering av motsvarande belopp. Affärer med dessa instrument får endast göras via svensk bank. 3.3 Utlåning Vid utlåning skall räntan baseras på marknadsmässiga villkor med tillägg för administrativa kostnader. Som alternativ till egen utlåning kan kommunen förmedla bankkontakter eller i vissa fall erbjuda kommunal borgen. 4 FINANSIERING OCH SKULDFÖRVALTNING 4.1 Allmänt Vid upplåning och skuldförvaltning skall sådana finansieringsformer väljas att krav på mycket låg risk tillgodoses och att, med beaktande av kravet på låg risk, lägsta möjliga finansieringskostnader uppnås. Upplåningsåtgärd, som uteslutande syftar till att skaffa medel för placering med ränteförtjänst (arbitrageaffär), får ej ske. Det sagda innebär dock inte något hinder mot genomförandet s k förefinansieringsåtgärd. D v s att vid en marknadsmässigt lämplig tidpunkt tidigarelägga upptagande av lån som inte omgående behövs för att finansiera en beslutad investering. 4.2 Kortfristig upplåning Med kortfristig upplåning avses en löptid av högst ett år. Denna typ av lån får tas upp för att utjämna tillfälliga likviditetssvackor eller i avvaktan på lämplig tidpunkt för placering av långfristiga lån. Kommunfullmäktige anger i samband med beslut om årsbudgeten ramen för tillfällig upplåning för att täcka tillfälliga likviditetsbrister. Med tillfällig upplåning avses tex kredit i checkräkning. Kommunen skall eftersträva att andelen kortfristig upplåning inte blir för stor. 4.3 Långfristig upplåning Med långfristig upplåning avses en löptid överstigande ett år. Denna typ av lån tas upp i huvudsak för att möjliggöra långfristig finansiering av investeringar. Långfristig upplåning består av reverslån eller motsvarande hos motparter enligt nedan. 6(9)
I samband med beslut om årsbudget fattar kommunfullmäktige beslut om storleken av den långfristiga upplåningen och tillkommande nyupplåning som skall gälla för budgetåret med hänsyn till planerade investeringar och möjligheter till egenfinansiering. 4.4 Ränte- och valutarisker Med ränterisk avses risken för att en förändring av det allmänna ränteläget påverkar kommunens räntekostnader i negativ riktning. För att begränsa ränterisken skall låneportföljen utformas i enlighet med följande: den genomsnittliga räntebindningstiden får inte underskrida 1 år, en väl avvägd ändringsstruktur när räntebindningsperioderna förfaller skall eftersträvas, kommunen skall sträva efter att lånen binds till fast ränta, dock högst 10 år. Valutarisk kan uppstå vid utlandslån. Kommunen skall undvika att låna i utländsk valuta. Utlandslån får enbart förekomma om valutarisken på ett betryggande sätt försäkrats bort. 4.5 Försäkringsinstrument För att sprida och minska ränte- och valutarisker får följande instrument användas: Swappar, för att byta långa räntebindningar till korta eller tvärtom samt utländsk valuta mot svensk valuta. Terminskontrakt, för att binda räntan på ett befintligt eller nytt lån i förväg, samt köp och försäljning av utländsk valuta, Räntetak, för att skaffa en försäkring mot en högre räntenivå vid upplåning med kort ränta, Räntegolv, för att i samband med köp av räntetak ställa ut ett räntegolv på motsvarande belopp och löptid, Räntegaranti, för att vid framtida upplåning eller förlängning av en kredit kunna köpa en försäkring på en högsta räntenivå för denna finansiering. 4.6 Motparter Upplåning får ske genom Lån från företag ingående i kommunkoncernen. Staten, kommuner och landsting Kommuninvest i Sverige AB(publ) 7(9)
Svenska banker och låneinstitut som verkar på marknaden under Finansinspektionens tillsyn. Svenska försäkringsbolag Europeiska Investerings Banken (EIB), Nordiska Investerings Banken (NIB), Utländsk bank om upplåning sker med tillämpning av svensk lag och svensk lånedokumentation. 4.7 Leasing Leasing och avbetalningsfinansiering skall jämställas med upplåning och omfattas därför av reglerna i denna policy. Beslut om leasing får därför endast fattas av de organ som har befogenhet att uppta lån. Detta innebär att denna typ av beslut skall föregås av en prövning gentemot andra former för finansiering. Leasing skall behandlas restriktivt och väljs först om räntevinster eller andra fördelar kan konstateras i jämförelse med egenfinansiering eller andra finansieringsformer. Kommunstyrelsen utfärdar särskilda anvisningar om leasing. 5 ANSVAR, INTERN KONTROLL OCH RAPPORTERING 5.1 Ansvar Inom kommunen skall följande ansvars- och befogenhetsfördelning gälla inom den finansiella verksamheten: Kommunfullmäktige: Beslutar om övergripande riktlinjer för kommunens finansiella verksamhet. Beslutar i samband med budgeten om ramar för nyupplåningen. Kommunstyrelsen: Ansvarar för att de av kommunfullmäktige fastställda föreskrifterna för medelsförvaltningen följs. Beslutar om upptagande av lån. Beslutar om utlåning till de helägda kommunala bolagen under förutsättning att lånets löptid är högst två år. Beslut om övrig utlåning fattas av kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen kan delegera beslutanderätten vidare vad gäller placering av medel, utlåning, kortfristig upplåning, genomförande av kommunstyrelsens beslut om upplåning samt uppsägning av lån när så bedöms förmånligt för kommunen. 8(9)
5.2 Intern kontroll Med intern kontroll avses i detta fall administration av löpande finansierings- respektive placeringsavslut, inklusive handhavande av aktuell dokumentation, varvid kontrollfunktionen är viktig. Andra uppgifter är att upprätta och fortlöpande revidera förfallolistor och bokföra aktuella affärer. För att åstadkomma god säkerhet och effektiva rutiner i finansverksamheten och medelsförvaltningen krävs att handläggare- respektive internkontrollfunktioner hålls åtskilda. Det innebär att med motparten skall det finnas en uppdelning mellan den som gör affären (affärsfunktionen) och den som kontrollerar/bokför transaktionen (administrativa funktionen). Alla affärsavslut/beslut skall omedelbart dokumenteras och överlämnas till den administrativa funktionen. Avräkningsnotan, den skriftliga bekräftelsen på att affären genomförts, skall med automatik gå från motparten till administrativa funktionen för bokföring och kontroll. Banker och andra finansinstitut skall underrättas om att inga undantag från denna regel får förekomma. 5.3 Rapportering Rapportering angående kommunens finanser skall varje kvartal ske till kommunstyrelsen. Rapporten skall innehålla information om kommunens övergripande finansiella läge, uppgifter om placeringsvolym och löptider, låneportföljens sammansättning avseende volym, ränta och löptid. Avsikten med rapporteringen är att resultatet och handläggningen av finansförvaltningen kontinuerligt skall kunna följas. Utöver ovanstående rapportering skall dessutom kommunstyrelsens presidium kontinuerligt hållas informerad. 9(9)