Rutin websesam Hörsel Landstinget Sörmland 2017-05
Innehållsförteckning FUNKTIONSFÖRSKRIVNING HÖRSEL... 3 Förskriva en funktionsartikel... 3 ARBETSORDER... 7 Registrera en arbetsorder... 7 Hur ser man att aktiviteten är klar?... 8 Vill du göra ändringar på en pågående arbetsorder... 10 UTTAG AV HJÄLPMEDEL UR KUNDLAGER... 10 Uttag av hjälpmedel ur kundlager... 10 Hur kan jag söka upp kundordern igen?... 15 RETUR... 17 Retur/återlämning av hjälpmedel från brukare... 17 Retur av hjälpmedel... 17 AVVIKELSE... 18 Gör en Avvikelse... 18 Hur kan jag söka upp avvikelsen igen?... 22
3(23) Funktionsförskrivning Hörsel Logga in i websesam: http://websesam2.dll.se/login.aspx?returnurl=%2f Förskriva en funktionsartikel När du loggat in i websesam klickar du på Hjälpmedel. Skriv in brukarens/patientens personnummer och klicka på Sök. Nu ser du brukarens/patientens hjälpmedelsbild. Klicka på Beställ för att lägga en order.
4(23) Du kan behöva ändra Kund/leveransadress till 4025 ÖHN-mottagningen MSE, 4114 ÖHN-mottagningen KSK, 4125 ÖHN-mottagningen NLN, 4188 Hörsel- och dövmottagningen, 70601 Hörselvårdsmottagningen MSE, 70602 Hörselvårdsmottagningen KSK, 54734 Hörselvårdsmottagningen NLN beroende på var du arbetar. Markera Uttag ur eget förråd, se till att ditt förråd är valt. Klicka sedan på Fortsätt. Du ska välja 4025 ÖHN-mottagningen MSE, 4114 ÖHN-mottagningen KSK, 4125 ÖHN-mottagningen NLN, 4188 Hörsel- och dövmottagningen, 70601 Hörselvårdsmottagningen MSE, 70602 Hörselvårdsmottagningen KSK, 54734 Hörselvårdsmottagningen NLN beroende på var du arbetar.
5(23) Skriv in den artikel du vill förskriva. Vid förskrivning av funktioner ska artikel 36792 (Funktionsartikel hörsel) användas. Klicka sedan på Spara ändringarna. 36792 Din valda artikel visas. Klicka på Fortsätt. 36792
6(23) Du får nu upp en bild med vald artikel, leveransadresser etc. Välj om Förskrivare skall kontaktas eller ej (speciella skäl) Klicka på Verkställ. Din order är nu registrerad. (ditt kvitto). Klicka därefter på Kundordernumret Brukarens/patientens hjälpmedelsbild kommer fram.
7(23) Arbetsorder Registrera en arbetsorder Klicka på Funktionsartikeln som du nyss förskrev. I listrutan som kommer fram väljer du Arbetsorder. I bilden som kommer fram skriver du in önskad åtgärd från tekniker. Välj om Förskrivare skall kontaktas eller ej (speciella skäl). Klicka sedan på Verkställ. (Här kan du också skriva in viktig information som t ex ändrad portkod) Du har nu förskrivit en funktionsartikel samt beställt önskad åtgärd av tekniker. Din arbetsorder/aktivitet är registrerad (ditt kvitto) Tekniker återrapporter sedan vilka hjälpmedel som använts i systemet. I brukarens/patientens hjälpmedelsbild kan du se vilka hjälpmedel som blivit installerade.
8(23) Du ska använda samma metod för nybeställning, felanmälan och nedmontering dvs registrera en funktionsartikel (om den saknas) och sedan registrera en arbetsorder på funktionsartikeln. Hur ser man att aktiviteten är klar? Logga in i websesam: http://websesam2.dll.se/login.aspx?returnurl=%2f Klicka på Dina uppgifter. Klicka på Öppna arbetsorder för att se vilka arbetsordrar som fortfarande inte är avslutade.
9(23) Du kan även söka samtliga dina arbetsordrar genom att klicka på Sök arbetsorder. Ange Ao.nr som är uppbyggt på år, vecka och en nummerserie. Du kan t ex ange 14 för att se samtliga arbetsorder gjorda under 2014 eller 1417 för att se samtliga arbetsorder år 2014, vecka 17. Klicka sedan på Sök. Nu får du en lista som visar pågående och avslutade arbetsorder. Klicka på en arbetsorder för att se mer information om ordern.
10(23) 3679 2 Vill du göra ändringar på en pågående arbetsorder Skicka E-post till s Kundtjänst kundtjanst.hmc@dll.se Ange vilken arbetsorder det gäller och vilken information du behöver lägga till. Uttag av hjälpmedel ur kundlager Uttag av hjälpmedel ur kundlager Du gör på samma sätt som när du förskriver en funktionsartikel, se följande. När du loggat in i websesam klickar du på Hjälpmedel.
11(23) Skriv in brukarens/patientens personnummer och klicka på Sök. Nu ser du brukarens/patientens hjälpmedelsbild. Klicka på Beställ för att lägga en order. Du kan behöva ändra Kund/leveransadress till 4025 ÖHN-mottagningen MSE, 4114 ÖHN-mottagningen KSK, 4125 ÖHN-mottagningen NLN, 4188 Hörsel- och dövmottagningen, 70601 Hörselvårdsmottagningen MSE, 70602 Hörselvårdsmottagningen KSK, 54734 Hörselvårdsmottagningen NLN beroende på var du arbetar.
12(23) Markera Uttag ur eget förråd, se till att ditt förråd är valt. Du ska välja 4025 ÖHN-mottagningen MSE, 4114 ÖHN-mottagningen KSK, 4125 ÖHN-mottagningen NLN, 4188 Hörsel- och dövmottagningen, 70601 Hörselvårdsmottagningen MSE, 70602 Hörselvårdsmottagningen KSK, 54734 Hörselvårdsmottagningen NLN beroende på var du arbetar. Klicka sedan på Fortsätt Skriv in den artikel du vill förskriva.
13(23) Du måste komma ihåg att ange individnummer Klicka sedan på Spara ändringarna. 10001 Din valda artikel visas. Klicka på Fortsätt.
14(23) Du får nu upp en bild med vald artikel, leveransadresser etc. Klicka på Verkställ. Din order är nu registrerad. (ditt kvitto). Klicka därefter på Kundordernumret Brukarens/patientens hjälpmedelsbild kommer fram.
15(23) Hur kan jag söka upp kundordern igen? Logga in i websesam: http://websesam2.dll.se/login.aspx?returnurl=%2f (om du inte redan är inloggad). Klicka på Sök kundorder. Fyll i Kundordernummer och Klicka på Sök
16(23) Klicka på kundorderläken och brukarens/patientens hjälpmedelsbild kommer fram.
17(23) Retur Retur/återlämning av hjälpmedel från brukare Försäljning Försäljningshjälpmedel som återlämnas från brukare kan skickas till HMC. Kundlagret ansvarar att hjälpmedlet avregistreras från brukaren i websesam. Om försäljningshjälpmedel återanvänds är det viktigt att tänka på: Att inte blanda begagnade försäljningshjälpmedel med nya hjälpmedel som levererats från HMC. Vid utlämning av begagnade försäljningshjälpmedel ska ingen registrering göras i websesam. De begagnade försäljningshjälpmedlen ägs ju redan av kundlagret. Försäljning med retur Återlämnade försäljningshjälpmedel med retur ska skickas åter till HMC. Kundlagret ansvarar för att hjälpmedlet avregistreras från brukaren i websesam. Hyreshjälpmedel Återlämnade hyreshjälpmedel ska skickas åter till HMC. Hjälpmedlet kan inte avregistreras i websesam. HMC ansvarar för avregistreringen. Om individnummeretiketten är oläslig märk tydligt upp hjälpmedlet med information om vilken brukare det kommer ifrån för att HMC ska kunna identifiera hjälpmedlet. Retur av hjälpmedel Hyreshjälpmedel = Individmärkta hjälpmedel Återlämnade hyreshjälpmedel/individmärkta hjälpmedel ska skickas åter till HMC. Hjälpmedlet kan inte avregistreras i websesam. HMC ansvarar för avregistreringen. Om individnummeretiketten är oläslig märk tydligt upp hjälpmedlet med information om vilken brukare det kommer ifrån för att HMC ska kunna identifiera hjälpmedlet.
18(23) Avvikelse När ett hjälpmedel som levererats är trasigt, inte uppfyller kvalitets/funktionskrav eller att fel artikel levererats ska en avvikelse skrivas i websesam inom 5 arbetsdagar. Skriv ut avvikelsen och fäst den på hjälpmedlet som du skickar tillbaka. Om avvikelsen innehåller personuppgifter läggs denna i ett förseglat kuvert. Därefter ska det returneras till HMC och vara tydligt uppmärkt Avvikelse Eskilstuna. HMC förser kundlagret enligt överenskommelse utifrån förskrivarens bedömning med nytt hjälpmedel utan extra debitering. Synpunkter på sortimentet Avvikelserapporten ska inte användas för synpunkter som rör sortimentet. Kontakt tas med sortimentsansvarig hjälpmedelskonsulent. Avvikelser kan du skicka från flera olika bilder i websesam t ex hjälpmedelsbilden, dina uppgifter men även via aktiviteter m fl. När du skickat en avvikelse till oss så kommer också du få ett svar via websesam. Här nedan beskriver vi hur man gör via Dina uppgifter men du hittar samtliga avvikelsetyper i utbildningsmaterialet Avvikelsehantering i websesam finns under Instruktion på HMCs hemsida Gör en Avvikelse Gå till menyn på höger sida och
19(23) Klicka på Registrera avvikelse/reklamation Ange patientens personnummer eller vårdenhetens kundnummer. Markera om händelsen är en Negativ händelse, Tillbud eller Reklamation
20(23) Välj lämplig Kategori. Det visas olika kategorier i listan beroende på vald händelse. Ange Datum för när händelsen inträffade. Ange Tid för när händelsen inträffade. Ange Var inträffade händelsen - t ex i hemmet, på boendet, på promenad
21(23) Ange Vad inträffade/beskriv händelsen - Beskriv så detaljerat som möjligt. Vad hände, hur gick det till, patientens vikt och längd, skadade sig patienten, gick något sönder, o s v. Ange Önskad åtgärd - Ange om tekniker ska reparera hjälpmedlet på plats, om hjälpmedlet skickas till HMC för åtgärd och ska tillbaka till mottagaren, om du förskrivit ett ersättningshjälpmedel till patienten. Vid reklamation av felleverans vill vi att du anger följesedelsnummer eller ordernummer. Ange dina kontaktuppgifter, namn och telefon Klicka på Spara ändringarna och Verkställ För hjälpmedel som ska returneras ska avvikelsen skrivas ut och bifogas hjälpmedlet. Klicka på avvikelsenumret och skriv ut avvikelsen. Den utskrivna blanketten ska bifogas väl fastsatt på hjälpmedlet. Om det finns patientuppgifter på blanketten ska den läggas i ett förseglat kuvert som märks: Avvikelse Eskilstuna
22(23) Hur kan jag söka upp avvikelsen igen? Logga in i websesam: http://websesam2.dll.se/login.aspx?returnurl=%2f (om du inte redan är inloggad). Klicka på Sök avvikelse/reklamation Du får upp dina avvikelser. Du kan också ange början på avvikelsenummret 16 för att visa alla avvikelser från 2016 Klicka på avvikelsenummret för att se aktuell statur på avvikelsen.
23(23)