1 (14) Plats och tid Kommunkontoret, Silen, 27 mars kl.15.00 16.45 Beslutande Övriga närvarande Lennart Nilsson, Ordförande (KD) Kristina Kristiansson, V Ordförande (S) Robin Olsson (M) Mårten Karlsson (S) Erik Ulriksson (C) Anette Eriksson (C) Urban Johansson (L), ersättare Inge Digrell (S), ej tjänstgörande ersättare Birgitta Schmidt, Nämndsekreterare Owe Lindström, Verksamhetschef medborgarservice Justeringens plats och tid 2018-04-05 kl. 16.00 Paragrafer 14-25 Sekreterare Birgitta Schmidt Ordförande Lennart Nilsson Justerare Anette Eriksson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp 2018-04-06 Datum då anslaget tas ned 2018-04-27 Förvaringsplats för protokollet Administrativa avdelningen Underskrift Birgitta Schmidt
2 (14) Ärendelista 14 Dnr KOF 2018/27.80 Ärenden för kännedom... 3 15 Dnr KOF 2017/42.80 Årsredovisning 2017, kultur och fritidsnämnden... 4 16 Dnr KOF 2018/37.80 Ombudgetering till 2018... 5 17 Dnr KOF 2018/21.80 Tidsplan för budget, kultur och fritidsnämnden 2019... 6 18 Dnr KOF 2018/22.80 Mål 2019... 7 19 Dnr KOF 2018/32.81 Ansökan föreningsstöd, sång och musikföreningen Urbandet... 8 20 Dnr KOF 2018/34.81 Ansökan prioriterad samlingslokal, Östervallskogs sockenråd/böns skola... 9 21 Dnr KOF 2018/35.81 Ansökan om att få lokal godkänd som allmän samlingslokal, Håns Byalag... 10 22 Dnr KOF 2013/70.80 Stödformer för särskilt riktade insatser... 11 23 Dnr KOF 2018/16.81 Regler för föreningsstöd till barn- och ungdomsföreningar samt övriga föreningar... 12 24 Dnr KOF 2018/38.80 Dataskyddsombud i kultur och fritidsnämnden... 13 25 Dnr KOF 2018/26.80 Information / Övriga ärenden... 14
3 (14) 14 Dnr KOF 2018/27.80 Ärenden för kännedom tar del av följande ärenden för kännedom: - Meddelande från Arvsfonden, om stöd till föreningslivet för äldre med funktionsnedsättning - Årjängs Publikförening upplöses enligt beslut på föreningens årsmöte 2018
4 (14) 15 Dnr KOF 2017/42.80 Årsredovisning 2017, kultur och fritidsnämnden Årsredovisningen visar att nämndens ekonomiska resultat blev ett underskott på -88 tkr, vilket motsvarar 0,4 % i budgetavvikelse. I stora drag har nämnden följt budget och genomfört den planerade verksamheten. Nämnden har haft två mål under året. Målet om att stärka föreningarnas ungdomsverksamhet har uppfyllts medan det andra målet om att öka besöksfrekvensen på biblioteket inte uppfyllts. Arbetsutskottet 2018-03-08 12 Verksamhetschefens tjänsteskrivelse 2018-02-21 Årsredovisning för 2017 godkänner årsredovisning för 2017. Chef medborgarservice, ekonomichef, förvaltningsekonom
5 (14) 16 Dnr KOF 2018/37.80 Ombudgetering till 2018 redovisar ett överskott i investeringsbudgeten på 2 899 tkr. Orsaken är att ett flertal projekt inte slutförts under 2017. Av överskottet föreslås 1 605 392 kronor ombudgeteras till 2018. Projekt Budget Förbrukat budgeteras 2017 till 2018 17003 Upprustning 475 000 317 771 157 229 Folkets Park/Marknadsplats 17004 Tillgänglighets- 194 869 126 706 68 163 anpassning badplats 17020 Traktor Tingevi 650 000 0 650 000 17021 Traktor Hagavallen 650 000 0 650 000 17023 Bevattningsanl. 200 000 77 210 80 000 Tingevi Summa 1 605 392 Arbetsutskottet 2018-03-08 13 Verksamhetschefens tjänsteskrivelse 2018-02-21 beslutar begära ombudgetering och omdisponering hos kommunfullmäktige, enligt ovanstående förslag. KS, chef medborgarservice
6 (14) 17 Dnr KOF 2018/21.80 Tidsplan för budget, kultur och fritidsnämnden 2019 föreslås besluta om följande tidplan för budget 2019 samt flerårsplan 2019-2021: 17/4 KOF AU, behandling av budget och mål. 24/4 Extra KOF AU, behandling av driftsbudget och förslag till mål samt förslag på investeringsbudget. 8/5 KOF, behandling av driftbudget och beslut om mål samt beslut om förslag till investeringsbudget. 17/5 KOF AU, budgetberedningen, angående konsekvenser av tilldelad ram. 21/5 KOF AU, behandling av driftsbudget. 12/6 KOF, behandling av driftsbudget. 20/8 KOF AU, förslag till driftsbudget. 11/9 KOF, beslut om driftsbudget. 18/9 KOF, eventuellt extra nämnd. Arbetsutskottet 2018-03-08 14 Verksamhetschefens tjänsteskrivelse 2018-03-05 beslutar om tidsplan enligt framlagt förslag. Chef medborgarservice, förvaltningsekonom
7 (14) 18 Dnr KOF 2018/22.80 Mål 2019 ska besluta vilka mål som ska gälla för verksamheten under 2019. Arbetsutskottet diskuterar fram ett antal förslag som verksamhetschefen ska sammanställa och som nämnden får ta ställning till. Arbetsutskottet 2018-03-08 15 Kultur och fritidsnämnden 2018-02-13 6 Arbetsutskottet 2018-01-23 3 Kultur och fritidsnämnden ska enligt tidsplan ta beslut om mål för 2019 den 8 maj. Chef medborgarservice, förvaltningsekonom
8 (14) 19 Dnr KOF 2018/32.81 Ansökan föreningsstöd, sång och musikföreningen Urbandet Sång- och musikföreningen Urbandet ansöker om ett ekonomiskt stöd på 10 000 kronor att användas till resekostnader och notinköp. Arbetsutskottet 2018-03-08 16 Verksamhetschefens tjänsteskrivelse 2018-02-28 Sång- och musikföreningen Urbandets ansökan 2018-01-26 beviljar sång- och musikföreningen Urbandet ett ekonomiskt stöd på 7 000 kronor. Samordnaren
9 (14) 20 Dnr KOF 2018/34.81 Ansökan prioriterad samlingslokal, Östervallskogs sockenråd/böns skola Östervallskogs Sockenråd ansöker om att deras samlingslokal som inkluderar sporthall, matsal och kök i Böns skola i Östervallskog, ska klassas som prioriterad samlingslokal. Att klassas som prioriterad samlingslokal innebär att man kan få ett stöd på för närvarande 160 kronor/m2. Den uthyrningsbara ytan är 400 m2. Arbetsutskottet 2018-03-08 17 Verksamhetschefens tjänsteskrivelse 2018-02-20 Östervallskogs Sockenråds ansökan 2018-02-09 beviljar Östervallskogs Sockenråds ansökan om att få sin lokal godkänd som prioriterad allmän samlingslokal. Samordnaren, chef mbs
10 (14) 21 Dnr KOF 2018/35.81 Ansökan om att få lokal godkänd som allmän samlingslokal, Håns Byalag Håns Byalag ansöker om att få sin lokal i Byahuset i Hån godkänd som allmän samlingslokal. Lokalen kan hyras av dem som vill. I budget finns inte utrymme för att godkänna fler lokaler som prioriterade, allmänna samlingslokaler. Föreningen kan dock söka stöd för sin verksamhet utan att ha en prioriterad samlingslokal. För detta krävs att föreningen uppfyller de krav som gäller för så kallad Övrig förening och som har av nämnden godkända stadgar samt årsberättelse, årsredovisning, revisionsberättelse samt årsmötesprotokoll. Arbetsutskottet har föreslagit att Håns Byalags ansökan avslås och att föreningen uppmanas söka stöd enligt de normer som gäller för Övrig förening. Arbetsutskottet 2018-03-08 18 Verksamhetschefens tjänsteskrivelse 2018-02-28 Ansökan 2018-02-14 Yrkanden Erik Ulriksson (C) yrkar, med bifall av Robin Olsson, att Håns Byahus klassas som prioriterad allmän samlingslokal med hänvisning till att Töcksfors inte har någon allmän samlingslokal. Kristina Kristiansson yrkar på att ärendet återremitteras för ytterligare beredning. Ärendet återremitteras för ytterligare beredning. Chef mbs
11 (14) 22 Dnr KOF 2013/70.80 Stödformer för särskilt riktade insatser kan ge stöd till kortare eller längre aktiviteter / projekt inom olika områden. Aktiviteten ska inte tillhöra den ordinarie verksamheten utan vara nyskapande och utvecklande. Då fler aktörer kan vara intresserade av detta finns det anledning att förändra reglerna. Verksamhetschefen föreslår att reglerna ändras så att föreningar och kommunala verksamheter kan ansöka om stöd från stödformen Särskilt riktade insatser. Arbetsutskottet 2018-03-08 19 Verksamhetschefens tjänsteskrivelse 2018-03-01 2018-02-13 10 beslutar att föreningar och kommunala verksamheter kan söka stöd från stödformen Särskilt riktade insatser. Chef medborgarservice, samordnare
12 (14) 23 Dnr KOF 2018/16.81 Regler för föreningsstöd till barn- och ungdomsföreningar samt övriga föreningar I de nuvarande reglerna för stödet till föreningarna finns inte någon skrivning som kan förhindra utbetalning av ekonomiskt stöd till odemokratiska föreningar. Det finns heller inte någon skrivning som förhindrar att föreningarna får driftsstöd även om de hyr ut lokaler till odemokratiska föreningar. Genom tillägg i reglerna kan detta förhindras så långt som möjligt. Ärendet har återremitterats till verksamhetschefen för nytt förslag. Kulturoch fritidsnämndens arbetsutskott har diskuterat olika tillägg i reglerna. Arbetsutskottet 2018-03-08 20 2018-02-13 9 Regler för föreningsstöd samt Regler för stöd till föreningar och organisationer med verksamhet i Årjängs kommun som inte omfattas av stödet till kommunens barn- och ungdomsföreningar beslutar om följande tillägg i reglerna för stödet till föreningarna: Tillägg till Regler för föreningsstöd under punkten under punkt 2 Driftsstöd : Förening med egen lokal får inte hyra ut denna till sådan sammankomst som kan befaras leda till störning av ordning eller förekomst av olaglig verksamhet. Skäl som ska förhindra uthyrning kan till exempel vara att föreningen befarar brottslig verksamhet såsom hets mot folkgrupp eller annat. Om föreningen bryter mot detta kan driftsbidraget dras in. Tillägg till Regler för stöd till föreningar och organisationer med verksamhet i Årjängs kommun som inte omfattas av stödet till kommunens barn- och ungdomsföreningar, under punkten Stöd : Förening med egen lokal får inte hyra ut denna till sådan sammankomst som kan befaras leda till störning av ordning eller förekomst av olaglig verksamhet. Skäl som ska förhindra uthyrning kan till exempel vara att föreningen befarar brottslig verksamhet såsom hets mot folkgrupp eller annat. Om föreningen bryter mot detta kan lokalstödet dras in. Chef medborgarservice, samordnare
13 (14) 24 Dnr KOF 2018/38.80 Dataskyddsombud i kultur och fritidsnämnden Den svenska personuppgiftslagen (PUL) har till syfte att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks när personuppgifter behandlas. Den kommer att ersättas av en ny EU-förordning den 25 maj 2018. Dataskyddsförordningen innehåller en del förändringar gentemot nuvarande PUL och vissa helt nya bestämmelser. Kommunchefens ledningsgrupp har beslutat att utse ansvariga kontaktpersoner i respektive verksamhet/bolag som ansvarar för att kartlägga och registrera personuppgiftsbehandlingar. Respektive verksamhet/bolag (personuppgiftsansvarig) är även ansvarig för att upprätta rutiner för att säkerställa att förordningen följs. Den nya förordningen föreskriver också att alla myndigheter (personuppgiftsansvariga) måste utse ett dataskyddsombud som ansvarar för att kontrollera att myndigheten följer förordningen. Förvaltningens förslag är att kommunjurist/utredare utses till dataskyddsombud för samtliga personuppgiftsansvariga i kommunkoncernen. Arbetsutskottet 2018-03-08 21 Kommunjurist/utredarens och kommunchefens tjänsteskrivelse 2017-10-19 1. entledigar personuppgiftsombudet Lina Johannesson. 2. Kommunjurist/utredare Lina Johannesson utses till dataskyddsombud för kultur- och fritidsnämnden. Kommunjurist/utredare, chef medborgarservice
14 (14) 25 Dnr KOF 2018/26.80 Information / Övriga ärenden Påminnelse om ledamöternas deltagande i utbildning om dataskyddsförordningen, GDPR som börjar gälla 25 maj 2018. Utbildningen hålls den 16 april på kommunkontoret. Föreningsträffen den 20 mars var mycket uppskattad med ett 50 tal besökare från 24 föreningar. Kultur och fritidsnämnden har fått inbjudan att hålla sammanträde på fritidsgården Tingshuset. Erik Ulriksson och Robin Olsson föreslår också att möten kan förläggas till föreningslokaler, Hämnäs Bygdegård samt Byahuset i Hån. Chef medborgarservice får i uppdrag att anordna det. Kultur och fritidsnämnden tar del av informationen. Chef mbs