Riktlinjer för universitetsdirektörens beslutsmöten

Relevanta dokument
Riktlinjer för rektors beslutsmöten (Reb)

Riktlinjer för beredning av ärenden som ska behandlas av universitetsstyrelsen

Riktlinjer för rektors beslutsmöten, Reb

Anvisningar för. Anvisningar med exempel för anmälan av förvaltningschefsbeslut.

Anvisning för regeringsuppdrag

Anvisningar för. Anvisningar med exempel för anmälan av förvaltningschefsbeslut.

Anvisningar för. Anvisningar med exempel för anmälan av förvaltningschefsbeslut.

Arbetsrutiner för SLU:s styrelse

Anvisningar för. Anvisningar med exempel för anmälan av förvaltningschefsbeslut.

Anvisningar för. Anvisningar med exempel för anmälan av förvaltningschefsbeslut.

Sakområde: Kommunikation och media samt Visioner och strategier av övergripande karaktär

Anvisningar för förvaltningschefsbeslut

Riktlinjer för styrdokument Dnr 1-306/2019. Gäller fr.o.m

Policy för SLU:s hantering av verksamhetsinformation

Att använda SLU:s dokumentmallar

Rutiner och ärendehantering för beslut som fattas av rektor vid rektorssammanträde

Anvisningar för SLU:s varumärkesarkitektur

Riktlinjer för högskolegemensamma styrdokument

E-signatur (beslut) i Platina för administratörer eller handläggare

Rutiner och ärendehantering för beslut som fattas av rektor vid rektorssammanträde

Språkliga riktlinjer för SLU

Sakområde: Kommunikation och media samt Visioner och strategier av övergripande karaktär

Anvisningar för märkning av SLU:s arbetskläder

Inrättande av specifika titlar och en särskild kompetensnivå för medarbetare som i huvudsak arbetar med fortlöpande miljöanalys

Riktlinjer för hanteringen av styrande dokument

Riktlinje för ersättning i samband med uppdrag på ledningsnivå

Nämndspolicy för barn- och grundskolenämnden

E-signatur (beslut) i Platina för administratörer eller handläggare

Ombyggnad och anpassning av lokaler för institutionen för molekylära vetenskaper

Administrativa chefer vid NJ-fakulteten

Beredning av ärenden till styrelse och rektor

att de av regeringen anslagna medlen kr för 2018 och kr för 2019 för detta uppdrag ska disponeras av S-fakulteten,

Riktlinjer vid misstanke om trakasserier av student

Instruktion för sökande om utnämning till senior miljöanalysspecialist vid SLU

Riktlinjer för intern styrning och kontroll vid SLU

Policy för upprättande av samarbetsavtal med utländska lärosäten och institut

Skånes universitetssjukvård Förvaltningsledning BESLUT

Riktlinjer för sociala medier

Interna anvisningar för handläggning av tillgodoräknande på grund- och avancerad nivå

Anvisningar för avtalsskrivning vid Karolinska Institutet. Juridiska avdelningen,

Tillämpningsanvisningar för styrdokument

Anvisningar för antagning till senare del av program

Digital handläggning i. Älvsbyns kommun LATHUND FÖR HANDLÄGGARE

STYRANDE DOKUMENT SLU ID: SLU.ua

Handläggningsordning för mobilitets- och samarbetsprojekt inom Erasmus+

Instruktion för sökande om utnämning till senior miljöanalysspecialist vid SLU

Nämndsadministration. Vägledning. Dokumenttyp: Diarienummer: Gäller fr.o.m: Tillsvidare. Giltighetstid: Samtliga förvaltningar

Riktlinje för ersättning i samband med uppdrag på institutionsnivå

REGEL FÖR UNIVERSITETSGEMENSAMMA STYRDOKUMENT

Riktlinjer vid kränkande särbehandling vid SLU

186/18 Anställning av professor i naturvårdsbiologi

Kommungemensam Mötesadministration. Nytt sätt att arbeta inom Sundsvalls kommun

Så här skriver vi. för medborgare och politiker. Kommunstyrelseförvaltningen

Riktlinje för Styrdokument bilaga till styrmodell

Landstingets ärende- och beslutsprocess

Rutiner för ansökan och handläggning av tillgodoräknande. Bilaga till regler för tillgodoräknande vid Södertörns högskola, dnr 1331/1.1.

Lathund och manual fo r registrering och hantering av informationsfo rteckning och informationsbeskrivning

1. Hitta/aktivera sidopanelen Lägga in e-post och skapa nytt ärende 3

190/18 Grimsö, ny vilthanteringsanläggning, lokaler för provtagning, hantering av viltkött samt boende

Bedömning inom ramen för SLU:s kvalitetssäkringsarbete/forskarutbildning 2018

MALL AVSEENDE PROCESSKARTLÄGGNING AV KARLSKRONA KOMMUNS SAMLADE VERKSAMHET.

Scanning. Lathund. Myndighet

Riktlinjer för bisysslor

Tillämpningsanvisningar

Riktlinjer för korttjänster vid SLU

Lägg in och publicera en publikation

Manual Ledningssystemet Edda

PLATINA 1(24) Platina, för nya nämndsekreterare

Förberedelse för kvalitetsdialoger

Informationsguide. CD-skivan Programvara och dokumentation. Hjälpsidor. Lexmarks webbplats. Konfigurationsark. Andra språk

Det fria sökandet efter ny kunskap utgör kärnan i ett universitets verksamhet. Inom SLU värnar vi om vetenskaplig integritet och god forskningssed.

Skapa remissvar, skicka för godkännande, godkänn, diarieför och skicka remissvar

LANDSTINGETS REVISORER Norrbottens läns landsting. Arbetsordning. Fastställd

Riktlinjer för strategier samt uppdrag att utarbeta fakultetsstrategier och inriktningsdokument

Anvisningar för produktkategoriteam

142/18 Ändrad fakultetstillhörighet för viss personal från den 1 januari 2019

Lathund - version Så här lämnar du in en koncessionsansökan

Anvisningar för den administrativa processen vid investeringsbeslut

Dagligen fattas beslut i Linköpings kommun som berör människor. företag som verkar i kommunen eller kommunens anställda.

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post

Överföring av SLU Lokaler

Strategi ( ) för Grogrund SLU:s centrum för förädling av livsmedelsgrödor

Informationsblad: Elektroniska ansökningar parallellimport

LADDA UPP OCH PUBLICERA FILER I JOOMLA MAGDALENA BUSK. Pdf, PowerPoint, Word, Flash. Det är väldigt enkelt att ladda upp olika typer av filer till

Avgifter för kopior av allmänna handlingar

Instruktion för informationssäkerhetsklassning

85/18 Två ledamöter till beredningsgruppen för utseende av elektorer och ersättare till forskningsrådens elektorsförsamling 2018

Strategi för SLU:s fastighetsförvaltning

LANDSTINGETS REVISORER Norrbottens läns landsting. Arbetsordning. Fastställd

KA Webb Arbetsmarknadsutbildningar och förberedande utbildningar

Riktlinjer om e-post Dnr 1-202/2019. Gäller fr.o.m

1. Enkel sökning Globalsökning Avancerad sökning Historik Söka via klassificeringsstruktur 14

Regler och riktlinjer huvudanställning vid

Handbok för handläggning av ärenden i handläggarportalen Uniport

Dokumentnamn Dokumenttyp Datum Arbetsordning med styrelsens delegationer för Tillväxtverket

160/19 Genomförandebeslut om tillbyggnation av VHC

HANDLÄGGNINGSORDNING FÖR HANTERING AV SJÄLVSTÄNDIGA ARBETEN

ÄRENDEHANTERINGSPROJEKTET

Anvisning för handläggning av ärenden om tillgodoräknande av hel kurs på grund- och avancerad nivå

Författningssamling. Beslutsinstans Kommunfullmäktige. 30 Dokumentansvarig Kommundirektör. Regler för styrdokument i Nässjö kommun

Transkript:

STYRANDE DOKUMENT SLU ID: SLU.ua.2017.1.1.1-2513 Sakområde: Organisation och beslutsstruktur Dokumenttyp: Riktlinjer Beslutsfattare: Universitetsdirektören Avdelning/kansli: Planeringsavdelningen Handläggare: Yvonne Andersson Beslutsdatum: 2017-06-20 Träder i kraft: 2017-09-01 Giltighetstid: tills vidare Bör uppdateras före: 2022-08-31 Dokument som upphävs: -- Bilaga 1 till: Universitetsdirektörens beslut den 20 juni 2017 om riktlinjer för universitetsdirektörens beslutsmöten. Universitetsdirektören fattar beslut efter en kortfattad muntlig föredragning av den som förberett ärendet. Det är alltid universitetsdirektör eller biträdande universitetsdirektör som är beslutsfattare. Både föredraganden och beslutsfattaren undertecknar beslutet. För att beslutsmötena ska löpa smidigt och de beslut som fattas ska vara av god kvalitet är det viktigt att dessa riktlinjer följs. Dag och tid för beslutsmöten Ingen återkommande fast tid är reserverad för universitetsdirektörens beslutsmöten. Normalt avtalas lämplig tid för beslutsmöte rörande ett eller flera ärenden direkt med universitetsdirektören. Deltagare vid universitetsdirektörens beslutsmöten Beslutsfattare: universitetsdirektör eller biträdande universitetsdirektör. Föredraganden: normalt den som förberett ärendet. Undantagsvis kan någon annan än handläggaren föredra ärendet. I den här riktlinjen avser föredragande både den ansvariga handläggaren och den som föredrar ärendet vid mötet om det inte är samma person som den ansvariga handläggaren. Filformat och filnamn för beslutsdokument När det sägs i riktlinjerna att dokument ska sparas, distribueras eller publiceras

som pdf-filer innebär det att dokumenten ska sparas som pdf så att de blir sökbara på medarbetarwebben. De får alltså inte skannas. Det enda undantaget är när ett inkommet dokument bara finns i pappersformat. Beslutsförslagen ska namnges enligt formatet forslag_ärende_udir_ååmmdd där ärende anges så att det blir tydligt vad beslutet handlar om. I enlighet med Riksarkivets bestämmelser använder vi understreck mellan ord (inte bindestreck eller blanksteg), genomgående små bokstäver och inga å, ä eller ö eller utökade tecken (det kan orsaka problem i äldre programvaror). Exempel på korrekta filnamn: forslag_uppdrag_adm_servicekontoret_udir_160406 forslag_infrastrukturrad_umea_udir_160601 forslag_strategi_vp_uadm_udir_170109 Observera att innan ett dokument, till exempel ett internt styrande dokument, publiceras på medarbetarwebben måste filnamnet justeras för att överensstämma med Post- och telestyrelsens riktlinjer för tillgängliga filnamn på webben, se avsnittet Publicera beslutet på medarbetarwebben. Ansvarsfördelning Föredraganden förbereder ärendet och ansvarar bland annat för att det är korrekt upprättat, att alla nödvändiga underlag finns och att ärendet registreras och expedieras. Föredraganden avtalar också tid och plats för beslutsmötet. Chefen för den avdelning som utarbetar beslutsförslaget är ytterst ansvarig för kvaliteten på förslaget. Universitetsdirektörens sekreterare ansvarar för att universitetsdirektörens beslut dokumenteras i en beslutslista samt publicerar besluten på medarbetarwebben. 2/5

Arbetsgång Före beslutsmötet 1. Förbereda ärendet Föredraganden ansvarar för att beslutsförslaget är upprättat med en av universitetsadministrationens gemensamma mallar. För beslut används beslutsmallen, och för eventuella bilagor en mall som motsvarar typen av dokument, t.ex. PM eller yttrande. språket i beslutsförslaget är vårdat, enkelt och begripligt samt följer SLU:s språkliga riktlinjer ärendet är korrekt beskrivet och allsidigt belyst det vid behov finns ekonomiska beräkningar, ritningar, kartor och andra beslutsunderlag sakkunniga (jurist, personalchef eller annan expert) har yttrat sig om så krävs MBL-förhandlingar har genomförts om så krävs ärendet är registrerat beslutsfattaren får beslutsförslaget och övriga underlag. 2. Lämna underlag inför beslutsmötet Föredraganden lämnar beslutsförslag och övriga underlag till universitetsdirektör, biträdande universitetsdirektör och universitetsdirektörens sekreterare senast två dagar före beslutsmötet om inte annat överenskommits. Underlaget ska lämnas som en samlad pdf-fil med beslutsförslaget och samtliga bilagor. 3. Förbereda beslutsdokumentet Föredraganden tar bort rutan och texten Version 20ÅÅ-MM-DD, och kontrollerar att dokumenthuvudet enbart innehåller ordet Beslut och inte Förslag till beslut. Texten i övrigt ska vara formulerad som ett beslut, inte som ett förslag. Föredraganden gör sedan en ensidig utskrift av dokumentet, undertecknar det och tar med det till mötet. Föredraganden ska också spara om beslutsdokumentet med nytt filnamn. I namnet forslag_ärende_udir_ååmmdd tas det första ledet bort. Filen forslag_uppdrag_adm_servicekontoret_udir_160406 sparas till exempel om som uppdrag_adm_servicekontoret_udir_160406. 3/5

4. Vid beslutsmötet Vid mötet ger föredraganden en kort presentation av ärendet. Om universitetsdirektören fattar beslut undertecknas beslutsdokumentet i samband med mötet. Om universitetsdirektören vill göra ändringar i dokumentet före beslut noterar föredraganden vilka ändringar som ska göras och återkommer så snart som möjligt med ett nytt, underskrivet beslutsdokument. Efter Beslutsmötet 1. Expediera beslutet Föredraganden sparar beslutet med eventuella bilagor som en samlad fil i Wordformat och i pdf-format, alltså ett beslutsdokument som innehåller samtliga beslut med bilagor. Dessa skickas till universitetsdirektörens sekreterare, som sparar Word-filen på ledningskansliets server. Föredraganden expedierar sedan beslutet genom att skicka pdf-versionen till dem som finns uppförda på sändlistan eller som ska ha en kopia för kännedom. Interna styrande dokument kan expedieras genom att föredraganden skickar en länk till den sida på medarbetarwebben där dokumentet publicerats. Beslutet ska expedieras så snart som möjligt efter beslutsmötet. Den som eventuellt behöver en kopia av det undertecknade beslutsdokumentet får vända sig till registrator. 2. Upprätta beslutslista Universitetsdirektörens sekreterare upprättar årligen en beslutslista där ärendena listas och numreras löpande för varje kalenderår ( 1/ÅÅ, 2/ÅÅ, 3/ÅÅ etc.). För varje ärende anges beslutsdatum rubrik beslutsmening ID-nummer föredragandens namn. Mötessekreteraren undertecknar beslutslistan skickar den till registrator för arkivering. 4/5

3. Publicera beslutet på medarbetarwebben Universitetsdirektörens sekreterare publicerar beslutsdokumenten som en samlad pdf på medarbetarwebben så snart som möjligt efter varje beslutsmöte. Om beslutet gäller ett internt styrande dokument ska föredraganden även se till att det styrande dokumentet publiceras på medarbetarwebbens sidor för interna styrande dokument. Detta gör föredraganden genom att skicka pdf-versionen av dokumentet till den som är sidansvarig för det område dokumentet gäller. Den sidansvariga ska radera beslutsdelen i pdf-filen, ge filen namn i enlighet med instruktionen för interna styrande dokument på medarbetarwebben samt publicera den. 4. Arkivera beslutet Föredraganden skickar original av beslut, bilagor och eventuella andra beslutsunderlag till registrator för arkivering. På beslutsdokumentet anges datum då beslutet expedierats. Om originalhandlingen skickats till en mottagare utanför SLU ska istället en kopia av det undertecknade originalet sändas till registrator. Detta gäller till exempel remissyttranden. 5/5