SIR Styrelseprotokoll 2015-05-08 Kalmar. Närvarande: Christina Agvald-Öhman CAÖ, Susanne Wickberg SuW, Johnny Hillgren JH, Ritva Kiiski Berggren RKB, Peter Nordlund PN, Anna Eriksson AE, Pär Lindgren PL, Johan Pettersson JP. Göran Karlström GK, Carl-Johan Wickerts CJW (VD). Frånvarande: Per Hederström 1. Formalia a. Mötet öppnades av Christina Agvald-Öhman b. Christina Agvald Öhman valdes till mötesordförande c. Susanne Wickberg valdes till protokollförare d. Göran Karlström valdes till protokolljusterare e. Johnny Hillgren valdes till time-keeper. f. Peter Nordlund valdes till facilitator. g. Dagordningen fastställdes h. Ordföranden hälsade Anna Eriksson välkommen till styrelsen. 2. Genomgång av föregående protokoll. Förslag framkom att förbättra strukturen på styrelseprotokollen. SuW sekreterare ger förslag på ny struktur på styrelseprotokollen där det tydligare framgår i strukturen mötets punkter, diskussion, beslut, vem gör vad och när, tidplan. 3. Rapporter a. Ekonomisk rapport, CJW. Se punkt 9:i b. VD-rapport. I kallelser till möten ska det framgå vilken typ av möte som avses t.ex. videomöte. LA skickar en uppdatering av årets resterande möten till alla styrelsemedlemmar. Vissa styrelsemedlemmar saknar kallelse som skickats via mail. CJW c. SKL/QRC projektet, automatisk datafångst från journalsystem. Projektet har ändrat inriktning. Landstinget i Värmland/Cambio och SIR inleder ett samarbete för att implementera en integration av MIG-data baserade på nationella tjänstekontrakt. Ett möte är inplanerat den 11:e maj i Karlstad. SuW och PH kommer att närvara. d. Pågående och planerade aktiviteter från verksamhetsplanen är överförda till aktivitetslistan. Ytterligare förbättringar av aktivitetslistan kan göras, ändra prio-ordning från 1-5 till 1-3. Färglägga status grönt, gult och rött. CJW ansvarar för detta. e. Riktlinjeförändringar 2016. CJW. Frågeställningar från PH och TI gällande Q8 diskuterades. Q8 -formuleringar i riktlinjetexten behöver kompletteras. JP, PL och JH tar fram ett förslag på text och lämnar till CJW. De korrekturläser även riktlinjen så att den överensstämmer med SFAI-riktlinjen f. SIR på SFAI-mötet, CJW är moderator. Se punkt 9c. 1 (5)
4. Personalfrågor av strategisk karaktär a. Patientrepresentant CAÖ har pratat med Anne-May Thorsson och diskuterat eventuellt engagemang som SIR:s patientrepresentant. GK föreslog att ett dokument upprättas där det tydligt framgår vad som ingår i uppdraget, hur länge det gäller etc. CAÖ bjuder in Anne-May till anställdas möte v35 torsdagen 27/8 och eventuellt också till styrelsemöte vecka 42. CAÖ ansvarar för att ett dokument skapas gällande förväntningar och åtagande för en patientrepresentantens arbete i SIR. QRC har gett ut en skrift som heter Partnerskap mellan patient och vårdprofession- exempel, bästa praxis och rekommendationer. Den kan ge råd och ligga som grund till förslaget. b. FoU tjänsteman och FoU-ärende. En person är tillfrågad om uppdraget som FoU tjänsteman. Styrelsen ger CJW i uppdrag att ta fram ett förslag till hur resurser ska läggas på extra-satsningar inom områdena IT, Omvärlden och FoU. Se följande konkreta förslag på aktiviteter för att utveckla FoU-engagemang. 1. Skapa ett FoU-nätverk. Att engagera och identifiera fler personer som forskar och använder SIR-registerdata. Anordna och bjuda in dessa till en nätverksträff. Tydliggöra syftet inför träffen. Lämpligt att anordna den vid SIS mötet 10/11 em -11/11 fm. CJW preliminärbokar lokal. En arbetsgrupp som består av JH, RK, JP och Sten Walther ansvarar för mötet. 2. Befolkningsperspektiv fokusrapport. GK återkommer till nästa styrelsemöte med kostnad och tidsuppskattning. 3. Patientenkäten som utvecklats på KS. JP diskuterar med ansvariga sjuksköterskor om SIR kan stötta utvecklingen av den. JP och AE ansvarar för detta. 4. Noninvasiv ventilation. Populärvetenskaplig sammanfattning av redan publicerade artiklar som baserar sig på forskning på SIR data. Göra ett upprop via KVAST. JP tar kontakt med ansvariga. (tillägg från föregående protokoll) 5. Automatisk datafångst. Eventuellt fortsatt satsning på sikt. Avvakta pågående projekt. Se punkt 3c. 6. SIR/SIS anordnar en workshop. Ämne: hur arbetar vi med kvalitet och värdebaserad vård. JP tar kontakt med David Konrad och diskuterar genomförandet och upplägget. c. FoU-ansvarig. Ritva Kiiski Berggren är utsedd till SIR:s FoU-ansvarige. 5. FoU-frågor av strategisk karaktär a. Se under punkt 4b. 6. IS/IT-strategiska frågor a. Ny upphandling av IT-leverantör enligt landstingsformalia måste göras när nuvarande avtal går ut. SIR har förlängt nuvarande avtal i enlighet med de optioner som finns och avtalet går ut utan möjlighet till förlängning 2017-12- 31. CJW får i uppdrag att påbörja en upphandling och rapportera fortlöpande till styrelsen. Det ska vara klart före 2018. 2 (5)
b. Ny dokumenthantering. CJW demonstrerade Sharepoint. LA skriver en instruktion hur det ska användas. Det fungerar som ett dokumenthanteringssystem med versionshantering. Det är till för styrelse, anställda och hangarounds. En licens för admin används för tillfälliga användare. Det går att köpa till licenser för nya användare som behöver ha tillgång till dokumenthantering. c. Utrustning för videokonferenser är inköpt och klar att använda. Den innehåller webkamera och puck. Alla i styrelsen ska ta kontakt med CJW den under vecka 22 eller 23 och testa funktionen från den dator som ska användas under videokonferensen. Testa med headset och i den miljön som videokonferensen sker från. 7. Juridiska frågor a. Avtal med Landstinget i Värmland, lägesrapport. Ärendet är lämnat till bitr. landstingsdirektören. Jurister, ekonomistab och SKL häller på med granskning av det. De har lämnat vissa invändningar hur SIR har hanterat formuleringen medlemsavgifter och håller på med vissa andra delar, men det bedöms vara utan större betydelse för helheten. SIR/GK har förklarat hur SIR skiljer medlemsavgifter och dataavgifter. Ambitionen är att avtalet ska vara klart före sommaren. GK håller CJW underrättad löpande. 8. Ärende från medlemmar motioner a. inga inkomna 9. Diskussionsärende: a. Balanserade styrkort för verksamhetsplan hur går vi vidare? JH, RB och PN. JH presenterade ett förslag att utgå ifrån och att vi startar internt med att testa det för styrelsen och anställdas arbete. Förslaget behöver definieras med vilka dokument som ska ingå, vem som ansvarar för att de olika dokumenten, vem som uppdaterar dem och när. Att arbeta med balanserade styrkort bör förankras i samverkan med SIS. Förslaget som gruppen tar fram redovisas för SIRstyrelsen vid nästa styrelsemöte i Stockholm i höst. CJW förankrar det med anställda-gruppen v 42. På styrelsemötet i december arbetar styrelse och anställda tillsammans utifrån detta. b. Verksamhetschefsmöte i samband med SFAI-veckan 45 min. CAÖ utformar ett programförslag och skickar på remiss till styrelsen. 1. Exposé -vad är SIR? Tillbakablick. Sten Walther. 2. Konkreta åtgärder och förslag hur verksamhetschefer kan använda sig av SIR. 3. Släppa in några VC som är vana användare av SIR och låta dem berätta om sina erfarenheter. 4. Utrymme för diskussion. 5. Förklara utdataportalen och hur den kan användas. Ta fram konkreta förslag att visa. 6. Samarbete med SIS. 3 (5)
c. Framtida diagnossättning, rekommenderade SIR-diagnoser som idag eller låta användaren sätta vilken diagnos som helst och sedan grupperar SIR diagnoserna, d.v.s. grupperar diagnoser i för beskrivning av intensivvård lämpliga grupper. Vissa grupperingar kommer ibland bara innehålla en diagnos, som t ex hjärtstopp, septisk chock, ARDS osv medan andra kan komma att innehålla ett stort antal diagnoser som t ex vätskebalansrubbning, lunginflammation osv. Mycket talar till fördel för det senare alternativet. För vidare handläggning se punkt 10c, nedan. d. Programkommitté och upplägg till Vår Gård 2016. Förslag att vi skapar en referensgrupp som består av personer/medlemmar som arbetat mycket genom åren med SIR-registrering. Gruppen ska vara ett komplement till programkommitté. e. Analyserande årsrapporten 2015. Arbetet fortgår. CAÖ, CJW. f. Huvudansvaret för årsrapporten ligger hos FoU-ansvarige. Hur kan vi förbättra genomförandet? Ett förslag var att dela upp arbetet med Vår Gård och årsrapporten mellan styrelsemedlemmarna, eftersom båda aktiviteterna tar mycket tid i anspråk. Årligt gemensamt idémöte förslagsvis i februari. g. Aktuella FoU-ärenden. 1. Transfusion patterns in Swedish intensive care and the effect of longer term stored blood in ICU patient mortality. G. Edberg, J. Holmström. Variabellista saknas. RKB efterfrågar variabellistan. Ad capsulam beslut efter att styrelsen fått tillgång till variabellista. h. Ökade ekonomiska satsningar utöver nuvarande budget 2015. GK ombesörjer att en tertialrapport lämnas från Landstinget i Värmland. Rapporten ska ligga till grund för en prognos som CJW ska ta fram för ökade ekonomiska satsningar 2015. i. Q-indikatorer till öppna jämförelser 2016. Se beslut 10j. 10. Beslut i diskussionsärenden ovan: a. Styrelsen beslutar att ge JH, RB och PN i uppdrag att ta fram ett förslag till grunden av Balanserat styrkort och arbetsformerna för detta. Se 9b. b. Styrelsen beslutar att programförslaget inför VC-träffen som CJW och CAÖ tar fram ska skickas till styrelsen på remiss och förankras. c. Styrelsen ger PL uppdrag att göra en förstudie för framtida diagnossättning. Den ska presenteras på decembermötet. d. Styrelsen beslutar att Programkommitté för Vår gård 2016 blir: Christina Agvald Öhman (huvudansvarig), Pär Lindgren och Anna Eriksson. LA och CM delar på det administrativa ansvaret. En referensgrupp bestående av aktiva medlemmar ska utses. e. Inget beslut. f. Styrelsen beslutar att FoU- ansvarig blir huvudansvarig för den analyserande årsrapporten 2015 i samverkan med ordföranden och VD. g. FoU 1. Styrelsen godkänner inte datauttag pga. variabellista saknas inför beslutet. Se diskussion 9i. Nytt beslut när variabellistan bifogats ansökan. 4 (5)
h. Styrelsen ger CJW i uppdrag att ta fram ett beslutsunderförslag för ökade ekonomiska satsningar som styrelsen kan ta beslut på ad capsulam. Styrelsen ger CJW mandat att boka lokal inför SIS mötet FoU nätverk. i. Styrelsen beslutar att fyra kvalitetsindikatorer ska ingå i Öppna Jämförelser 2015. 1. Riskjusterad mortalitet. 2. Återinläggning inom 72 timmar 3. Överföring till annan IVA pga. resursbrist 4. Behandlingsstrategi 11. Kommande styrelsemöten: torsdagen 2015-08-27, (videokonferens) kl. 13-16 12. Reflektion 1 min/per person (10 min) 13. Mötet avslutades. Kalmar 2015-05-08 Ordförande Christina Agvald Öhman VD Carl-Johan Wickerts Protokollförare Susanne Wickberg Protokolljusterare Göran Karlström 5 (5)