Extemporeläkemedel. Rapport från Läkemedelsverket 2014-12-04

Extemporeläkemedel Rapport från Läkemedelsverket 2014-12-04 Postadress/Postal address: P.O. Box 26, SE-751 03 Uppsala, SWEDEN Besöksadress/Visiting address: Dag Hammarskjölds väg 42, Uppsala Telefon/Phone: +46 (0)18 17 46 00 Fax: +46 (0)18 54 85 66 Internet: www.lakemedelsverket.se E-mail: registrator@mpa.se

Innehållsförteckning 1. Sammanfattande rekommendationer... 3 2. Uppdraget... 4 3. Samråd... 4 4. Bakgrund... 5 4.1. Extemporeläkemedel... 5 4.2. Överföring av produktinformation för extemporeläkemedel till NPL och VARA idag... 5 4.3. Beroende till regeringsuppdragen att förbereda och genomföra överföring samt inordnande av vissa uppgifter... 6 4.4. Syften med ett anmälningsförfarande... 6 4.5. Avgränsningar... 7 4.5.1. Produktinformation i NPL som inte hanteras av LV... 7 5. Redovisning av uppdraget... 8 5.1. Förutsättningar för anmälan, registrering samt export av produktinformation för extemporeläkemedel till VARA... 8 5.1.1. Anmälningsförfarandet... 8 5.1.2. Produkter som ska omfattas av krav på anmälan... 8 5.1.3. Innehållet i anmälan... 9 5.1.4. Hantering av befintliga produkter i NPL... 9 5.1.5. Finansiering av anmälningsförfarandet... 10 5.2. Systemstöd (IT) för anmälan, registrering samt export av produktinformation för lagerberedningar till VARA... 10 5.2.1. Intressentanalys... 10 5.2.2. Identifierade krav... 11 5.2.3. Lösningsförslag... 11 5.3. Implementering av anmälningsförfarande för lagerberedningar samt utveckling av systemstöd... 12 5.3.1. Kostnads- och resursuppskattning... 12 5.3.2. Konsekvenser av att utvecklingsprojektet inte genomförs eller fördröjs... 13 6. Förkortningar och definitioner... 14 7. Referenser... 15 8. Bilagor... 15 Bilaga 1 Systemstöd (IT) för anmälan, registrering och export av produktinformation till VARA (teknisk bilaga)... 16 Dokumentets syfte... 16 Berörda IT-system på Läkemedelsverket... 16 Beskrivning av informationsflödet... 16 Beskrivning av systemstöd samt utvecklingsbehov... 17 Bilaga 2 Resurs- och kostnadsuppskattning utvecklingsprojekt... 19 Resursbehov utvecklingsprojekt... 19 Kostnadsuppskattning utvecklingsprojekt... 19 Mallversion 2009-05-12 2(19)

1. Sammanfattande rekommendationer Läkemedelsverket lämnar följande förslag gällande anmälningsförfarande för extemporeläkemedel, inklusive förslag på systemstöd (IT): Förutsättningar för ett anmälningsförfarande Anmälan av extemporeläkemedel till Läkemedelsverket (LV) ska vara ett administrativt förfarande med utgångspunkt att ingen bedömning i sak ska göras av de anmälda produkterna. Anmälningsförfarandet innebär att produktrelaterade uppgifter anmäls till och registreras hos LV. Kvalitetssäkrad produktinformation överförs till Nationellt Produktregister för Läkemedel (NPL) och vidare till ehälsomyndighetens (ehm:s) nationella produkt- och artikelregister VARA. Endast lagerberedningar bör omfattas av krav på anmälan. Vad avser lagerberedningar finns inget hinder mot att LV meddelar föreskrifter om att anmälan ska ske samt vad en sådan anmälan ska innehålla. Anmälan bör innehålla basuppgifter om lagerberedningen, t.ex. läkemedelsnamn, beredningsform, styrka, ATC-kod, receptstatus och narkotikaklassning. Dessutom bör uppgift om sammansättning, årlig tillverkningsvolym och rikslicens-status framgå av anmälan. Även lagerberedningar som redan finns registrerade i NPL via Apotek Produktion & Laboratorier AB:s (APL:s) registrering (befintliga produkter) ska omfattas av kravet på anmälan. Hanteringen av dessa anmälningar bör ske inom ramen för ett utvecklingsprojekt. Anmälningsförfarandet bör finansieras av anmälningsavgifter, vilket kräver tillägg i 25 läkemedelslagen samt införande av nya avgiftstyper i Förordning (2010:1167) om avgifter för den statliga kontrollen av läkemedel. Systemstöd (IT) för anmälan, registrering samt export av produktinformation för lagerberedningar till VARA LV föreslår att anmälan av lagerberedning ska inkomma till LV på ett säkert sätt via ett webbformulär, eller via en XML-fil som bifogas webbformuläret. Inkommen anmälan registreras i ett ärende- och dokumenthanteringssystem på LV. Dessutom registreras produktinformationen i LV:s informationssystem (LVIS). Produktinformationen kvalitetssäkras och överförs från LVIS till NPL och vidare till VARA på samma sätt som idag för t.ex. godkända läkemedel och licensläkemedel. Implementering av anmälningsförfarande för lagerberedningar och utveckling av systemstöd samt beräknad kostnad LV rekommenderar att anmälningsförfarandet för lagerberedningar och utveckling av systemstöd för ärendetypen ska implementeras inom ramen för ett utvecklingsprojekt. Kostnaden för utvecklingsprojektet beräknas uppgå till ca 2,5 miljoner kronor, inklusive kostnad för overhead, och omfattar ca 3300 timmars arbete. Utvecklingsprojektet har ett starkt beroende till regeringsuppdragen att förbereda och genomföra överföring respektive inordnande av läkemedelsleverantörers artikelinformation från LV till ehm (NPL4-projektet respektive VARA-försystem) och det är viktigt att anmälningsförfarandet för lagerberedningar implementeras först. Mallversion 2009-05-12 3(19)

2. Uppdraget Regeringen har den 20 mars 2014 (S2014/2678/FS) uppdragit åt LV att utreda hanteringen av lagerberedningar och extemporeläkemedel. LV ska lämna förslag på hur anmälan av lagerberedningar och extemporeläkemedel ska inkomma till myndigheten, hur registrering av dessa ska hanteras samt hur produktinformationen ska exporteras till ehm:s nationella produkt- och artikelregister, VARA. LV ska vidare föreslå systemstöd (IT) för ärendetypen (anmälan, registrering, export till VARA) samt beräkna kostnad för att utveckla dessa. Uppdraget ska redovisas till Regeringen senast den 31 december 2014. 3. Samråd Regeringsuppdraget har inte ställt krav på samråd. Kontakter har dock tagits med Tandvårdsoch läkemedelsförmånsverket (TLV), ehm, Läkemedelsindustriföreningen (LIF), Inera/Svensk informationsdatabas för läkemedel (SIL) samt Sveriges Apoteksförening för att få synpunkter på vissa IT-relaterade frågor gällande hantering av befintliga extemporeläkemedel i NPL. Vidare har möte hållits med APL, Unimedic AB samt Apoteksgruppen i Borrby Nr 1 AB (AGB). APL har även varit behjälpliga med att svara på frågor kring dagens hantering av extemporeläkemedel. Mallversion 2009-05-12 4(19)

4. Bakgrund 4.1. Extemporeläkemedel Enligt läkemedelslagen (1992:859) (ref. 1) får ett läkemedel säljas först sedan det godkänts för försäljning. Extemporeläkemedel, d.v.s. läkemedel som tillverkas av apotek för viss patient, visst djur eller viss djurbesättning, får dock säljas utan godkännande, registrering eller erkännande av ett godkännande eller registrering. Denna typ av läkemedel tillverkas av apotek när ansvarig förskrivare identifierat ett medicinskt behov av läkemedel som inte kan tillgodoses med godkända läkemedel eller licensläkemedel. I denna rapport används begreppet extemporeläkemedel som ett samlingsbegrepp för tre kategorier läkemedel som kan tillverkas på apotek: individuell extempore (icke standardiserat läkemedel), lagerberedning och rikslicens. Av praktiska skäl kan tillverkningen av individuell extempore standardiseras när tillverkningen uppnår en viss volym. Ett sådant standardiserat läkemedel som inte är godkänt för försäljning och som tillverkas av apotek kallas lagerberedning. När en lagerberedning tillverkas i volymer som överstiger 1000 förpackningar per år ska tillverkande apotek ansöka om försäljningstillstånd för lagerberedningen till LV, s.k. rikslicens (ref. 2). I dagsläget tillhandahålls extemporeläkemedel av APL, Unimedic AB samt AGB. Begreppet Apoteken används fortsättningsvis som ett samlingsbegrepp för dessa aktörer. Eftersom extemporeläkemedel får säljas utan godkännande genomgår inte dessa läkemedel samma granskning av ändamålsenlighet, effekt/säkerhet och kvalitet som godkända läkemedel. På produktnivå granskas extemporeläkemedel av LV först när tillverkande apotek ansöker om rikslicens för en lagerberedning som tillverkas i över 1000 förpackningar per år. Dokumentationskraven för en ansökan om rikslicens är dock avsevärt lägre jämfört med en ansökan om läkemedelsgodkännande. Dessutom är granskning och utredning inför ett godkännande betydligt djupare än vid rikslicens. LV har även möjlighet att begära att tillverkande apotek ska ansöka om rikslicens för lagerberedningar som tillverkas i mindre volymer än 1000 förpackningar per år (ref. 2), vilket dock sker relativt sällan. En orsak till detta är att LV saknar kännedom om vilka extemporeläkemedel som tillverkas. Trots att LV ansvarar för kontroll och tillsyn av läkemedel saknas således en övergripande kontroll av extemporeläkemedel på produktnivå. 4.2. Överföring av produktinformation för extemporeläkemedel till NPL och VARA idag NPL är ett nationellt läkemedelsregister som förvaltas av LV och som erbjuder bl.a. hälsooch sjukvården aktuell och kvalitetssäkrad information om läkemedel i Sverige. NPL innehåller produktinformation såsom läkemedelsnamn, priser och de aktiva substanser som ett läkemedel innehåller. Produktinformationen överförs från NPL till ehm:s nationella produktoch artikelregister VARA. Via VARA blir produktinformationen tillgänglig för apotek och vården. Förutom godkända och registrerade läkemedel inkluderas även begränsad produktinformation för licensläkemedel och extemporeläkemedel (d.v.s. icke godkända läkemedel) i NPL. LV ansvarar för att tillgängligöra produktinformationen för godkända och registrerade läkemedel samt licensläkemedel i NPL. Produktinformationen i NPL kompletteras även med prisuppgifter av TLV och vissa uppgifter kompletteras av företagen själva direkt i NPL. När Mallversion 2009-05-12 5(19)

det gäller extemporeläkemedel är det dock inte LV, utan APL, som ansvarar för att produktinformationen överförs till NPL. APL har fått i uppdrag av Socialdepartementet att ansvara för administrering av varunummer för lagerberedningar, registrering av dessa lagerberedningar i ett varuregister, samt överföring av registrerad produktinformation till NPL (ref. 3). Detta ansvar gäller även lagerberedningar som tillhandahålls av Unimedic AB och AGB. Enligt uppgifter från APL hanteras uppskattningsvis 60-80 ärenden i NPL per år, baserat på antalet registreringar av nya produkter, avregisteringar och övriga ändringar av produkter i NPL under perioden 2013-08-26 t.o.m. 2014-08-25. Hanteringen som APL ansvarar för är en interimslösning som erbjuds alla extemporeaktörer tills en ny, permanent lösning har tagits fram. Unimedic AB och AGB betalar avgifter till APL för att produktinformationen för lagerberedningar de tillhandahåller ska tillgängliggöras i NPL. Denna hantering är således inte konkurrensneutral, men inte heller långsiktig. Läs mer om detta i kapitel 4.3 Beroende till regeringsuppdragen att förbereda och genomföra överföring samt inordnande av vissa uppgifter. Andra konsekvenser av dagens registrering av extemporeläkemedel i NPL är att produktinformationen är begränsad jämfört med godkända och registrerade läkemedel, då det t.ex. inte framgår uppgift om vilken aktiv substans läkemedlet innehåller. Dessutom är inte produktinformationen kvalitetssäkrad av LV som för godkända läkemedel och licensläkemedel. 4.3. Beroende till regeringsuppdragen att förbereda och genomföra överföring samt inordnande av vissa uppgifter Det finns ett starkt beroende mellan implementering av ett anmälningsförfarande för extemporeläkemedel och regeringsuppdraget att förbereda och genomföra överföring av läkemedelsleverantörers artikelinformation för läkemedel från LV till ehm (ref. 4), även kallat NPL4-projektet. ehm har i sin tur fått i uppdrag att förbereda och genomföra inordnandet av dessa uppgifter (ref. 5), även kallat VARA-försystem. Detta innebär att överföring av produktinformation för läkemedel från NPL till VARA som beskrivs under 4.2 kommer att förändras. Mer information och bakgrund kring förändringarna finns i respektive uppdragsbeskrivning (ref. 4 och 5). LV bedömer att det är viktigt att ett anmälningsförfarande för extemporeläkemedel implementeras först. Läs mer om detta beroende under 5.3.2 Konsekvenser av att utvecklingsprojektet inte genomförs eller fördröjs. 4.4. Syften med ett anmälningsförfarande Tillgodose behov av en långsiktig, konkurrensneutral lösning för överföring av produktinformation för extemporeläkemedel till NPL och VARA. Möjliggöra överföring av produktinformation för extemporeläkemedel till VARA via NPL4. Skapa förutsättningar för förbättrad tillsyn och kontroll av extemporeläkemedel på produktnivå genom att LV bl.a. får kännedom om vilka extemporeläkemedel som tillverkas och i vilken omfattning de tillverkas. Höja kvaliteteten på produktinformationen för extemporeläkemedel i NPL och VARA: Mallversion 2009-05-12 6(19)

o Produktinformationen för extemporeläkemedel kvalitetssäkras av LV i likhet med godkända läkemedel och licensläkemedel o Produktinformationen för extemporeläkemedel kan detaljeras genom att inkludera uppgift om t.ex. aktiv substans 4.5. Avgränsningar 4.5.1. Produktinformation i NPL som inte hanteras av LV För godkända läkemedel finns det exempel på uppgifter i nuvarande NPL som inte administreras av LV, utan av företagen via inloggning till NPL. Exempel på sådana uppgifter är varunummer, EAN-kod och uppgift om innehåll av t.ex. laktos. Dessa uppgifter bör hanteras på samma sätt för extemporeläkemedel som för godkända läkemedel, och faller således utanför ramen för ett anmälningsförfarande. Mallversion 2009-05-12 7(19)

5. Redovisning av uppdraget 5.1. Förutsättningar för anmälan, registrering samt export av produktinformation för extemporeläkemedel till VARA 5.1.1. Anmälningsförfarandet Anmälan av extemporeläkemedel till LV ska vara ett administrativt förfarande med utgångspunkt att ingen bedömning i sak ska göras av de anmälda produkterna. Förfarandet innebär att vissa specificerade produktrelaterade uppgifter för extemporeläkemedel anmäls till och registreras hos LV. Kvalitetssäkrad produktinformation överförs från LV till NPL och sedan vidare till ehm:s register VARA. Konsekvensen av att en produkt inte anmäls till LV blir således att produkten inte registreras i NPL och därmed inte blir tillgänglig i efterföljande system som hämtar uppgifter från NPL. LV kan inte utfärda försäljningsförbud enbart på grund av att en produkt inte anmälts. 5.1.2. Produkter som ska omfattas av krav på anmälan De extemporeläkemedel som APL i dagsläget registrerar i NPL utgörs endast av lagerberedningar. APL tillverkar även individuell extempore men majoriteten av dessa beredningar finns inte registrerade i NPL. Det fåtal individuella extemporeberedningar som av historiska skäl fortfarande finns registrerade i NPL, har sedan omregleringen av apoteksmarknaden successivt fasats ut ur registret. LV föreslår att det även fortsättningsvis är lagerberedningar som ska registreras i NPL och att lagerberedningar därmed ska omfattas av krav på anmälan till LV. Lagerberedningar omfattas av 5 tredje stycket läkemedelslagen, enligt vilken tillstånd till försäljning av läkemedel får lämnas även i andra fall (än de som anges i första och andra stycket), om det finns särskilda skäl (ref 1). Ett sådant tillstånd utgörs av rikslicens. Enligt 3 kap 1 i LV:s föreskrifter (LVFS 2008:1, ändrad och omtryckt genom 2012:21) om tillstånd till försäljning av icke godkänt läkemedel (licensföreskrifter) (ref. 2), krävs ansökan om rikslicens när tillverkningen av en lagerberedning uppgår till 1000 förpackningar eller fler per år. LV kan dock begära att ansökan om rikslicens lämnas in även vid lägre tillverkningsvolymer. Vad avser lagerberedningar finns således inget hinder mot att på föreskriftsnivå införa ett krav på anmälan. Bemyndigande för LV att meddela föreskifter om att anmälan av lagerberedningar ska ske samt vad en sådan anmälan ska innehålla finns i 10 kap 5 läkemedelsförordningen (ref. 6). LV bedömer även att det är möjligt att föreskriva om på vilket sätt anmälan ska lämnas, t.ex. att detta ska ske elektroniskt på det sätt som LV anvisar. Sådana föreskrifter finns redan avseende ansökan om licens (ref. 2). LV har däremot inte bemyndigande att föreskriva att individuell extempore ska anmälas. Krav på anmälan ska således endast omfatta lagerberedningar och inte individuell extempore. En nationell förteckning över lagerberedningar är i överenstämmelse med rekommendationer i Europarådsresolutionen om kvalitetskrav för apoteksberedda läkemedel (Resolution CM/ResAP(2011)1 on quality and safety assurande requirements for medicinal products prepared in pharmacies for the special needs of patients) (ref. 7). Syftet med denna resolution är att undvika stora skillnader gällande kvalitet och säkerhet för apotekstillverkade läkemedel och de som tillverkas i industriskala och den rekommenderar att länderna anpassar sina Mallversion 2009-05-12 8(19)

regelverk efter principerna i resolutionen. En av rekommendationerna i resolutionen är att det ska finnas en nationell förteckning över lagerberedningar där bl.a. uppgift om tillverkare och sammansättning framgår. Genom att införa anmälningsplikt för lagerberedningar kan Sverige följa denna rekommendation. 5.1.3. Innehållet i anmälan LV föreslår att anmälan framförallt bör innehålla basuppgifter om lagerberedningen, t.ex. läkemedelsnamn, beredningsform, styrka, ATC-kod, receptstatus och narkotikaklassning. Dessa uppgifter framgår redan för lagerberedningar i NPL idag och LV avser inte att försämra denna informationsmängd. I jämförelse med godkända och registrerade läkemedel är dock informationsmängden för extemporeläkemedel i NPL begränsad, t.ex. framgår inte uppgift om vilken aktiv substans som ingår i läkemedlet. LV föreslår att denna information bör framgå även för lagerberedningar och därför bör anmälan innehålla uppgift om sammansättning, d.v.s. vilka substanser (aktiva substanser samt hjälpämnen) som ingår i beredningen samt i vilka mängder. Önskemål om att produktinformationen för extemporeläkemedel i NPL ska kompletteras med uppgift om aktiv substans har även framförts av Inera/SIL, då detta skulle möjliggöra amnings-, graviditets- samt interaktionsvarningar vid förskrivning av dessa läkemedel. Även uppgift om tillverkningsvolym bör ingå i anmälan, men denna uppgift ska inte exponeras i NPL utan ska kunna användas som ett verktyg för uppföljande tillsyn och kontroll hos LV. Det bör även framgå av anmälan huruvida den aktuella produkten har beviljats rikslicens eller inte. Anmälan kan komma att innehålla personuppgifter, t.ex. kontaktperson för anmälan. LV bedömer att behandlingen är tillåten enligt 10 punkten d i personuppgiftslagen (1998:204) (ref. 8) d.v.s. att behandlingen är nödvändig för att en arbetsuppgift av allmänt intresse ska kunna utföras. Anmälningarna kommer inte att medföra någon behandling av känsliga personuppgifter. I den mån en anmälan innehåller uppgifter om enskildas affärs och driftsförhållanden bedöms sekretessbestämmelserna i 30 kap 23 OSL (offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)) (ref. 9) vara tillämpliga. Som framgår av kapitel 5.1.2 finns inget hinder mot att LV meddelar föreskrifter om vad en anmälan av lagerberedning ska innehålla samt att bemyndigande för sådana föreskrifter finns i 10 kap 5 läkemedelsförordningen (ref. 6). 5.1.4. Hantering av befintliga produkter i NPL Om LV tar över ansvaret för registrering av lagerberedningar i NPL genom att dessa anmäls till myndigheten, ska även extemporeläkemedel som redan finns registrerade i NPL hanteras (befintliga produkter). LV bedömer att även befintliga produkter ska anmälas till LV, vilket i första hand bör ske genom att en komplett anmälan lämnas. Då ges de bästa förutsättningarna för att korrekta och uppdaterade uppgifter registreras. Detta bedöms dock medföra en orimlig arbetsinsats för Apoteken och LV och därför ser LV att befintliga uppgifter i NPL bör användas. Förutsättning för en sådan hantering är att tillräcklig kvalitet kan uppnås. Dessutom ska Apoteken godkänna förfarandet och intyga att uppgifterna som används från NPL är korrekta och aktuella. Mallversion 2009-05-12 9(19)

I praktiken skulle detta förfarande innebära att produktinformationen för befintliga produkter i NPL importeras till LV. De produkter som fortfarande är aktuella för anmälan ska sedan anmälas till LV av Apoteken. Anmälan behöver i detta skede sannolikt inte vara komplett, utan endast de uppgifter som inte redan finns registrerade i NPL kan ingå i anmälan, t.ex. sammansättning. LV kompletterar sedan den befintliga informationen med anmälda uppgifter och uppdaterad produktinformation överförs till NPL. Detta innebär att produkterna behåller befintliga NPLid och NPLpackid, som är unika identiteter för produkterna. Det som förändras är att produktinformationen för respektive produkt i NPL kompletteras med vissa nya uppgifter, t.ex. uppgift om aktiv substans. LV har i denna fråga samrått med ehm, TLV, Inera/SIL, LIF samt Sveriges Apoteksförening, som påverkas av förändringar i NPL. Alla tillfrågade poängterar att det är viktigt att de befintliga produkternas NPLid/NPLpackid behålls, vilket även har framförts av Apoteken. Alternativet innebär att befintliga produkter anmäls till LV som registrerar dessa som nya produkter i NPL. På så sätt skapas nya NPLid/NPLpackid för redan befintliga produkter. De produkter som redan finns idag i NPL genom APL:s registrering skulle därefter behöva avregistreras för att det inte ska skapas dubbletter i NPL. Alla parter är dock överens om att det kan skapa problem och förvirring bland apotek och förskrivare om nya NPLid/NPLpackid skapas för redan befintliga produkter, varför detta alternativ inte bedöms lämpligt. 5.1.5. Finansiering av anmälningsförfarandet Hanteringen av ett anmälningsförfarande för lagerberedningar på LV samt förvaltningskostnader för ett systemstöd bör finansieras av avgifter som betalas av Apoteken som skickar in anmälan. Även om LV kan kräva att lagerberedningar ska anmälas, innebär inte anmälan ett försäljningstillstånd som är jämförbar med rikslicens. Därför kan LV inte med stöd av dagens reglering om avgift för rikslicens ta ut en anmälningsavgift, eftersom det i 25 läkemedelslagen tydligt anges att avgift ska betalas för en ansökan om försäljningstillstånd. För att kunna ta ut en anmälningsavgift och en eventuell årsavgift för anmälan bedömer LV att det ska göras ett tillägg i 25 läkemedelslagen (ref. 1). Dessutom måste nya avgiftstyper införas i Förordning (2010:1167) om avgifter för den statliga kontrollen av läkemedel (ref. 10). 5.2. Systemstöd (IT) för anmälan, registrering samt export av produktinformation för lagerberedningar till VARA 5.2.1. Intressentanalys Apoteken som tillhandahåller lagerberedningar, i dagsläget APL och Unimedic AB samt AGB, berörs av en eventuell anmälningsplikt. LV har under uppdraget träffat Apoteken för att få en komplett bild av hur hanteringen av produktinformation för extemporeläkemedel går till idag och vilka tekniska förutsättningar som finns för att kunna skicka in anmälan till LV. Detta har utgjort en del av det underlag som LV baserat beslut om föreslagen lösning på och stor vikt har lagts på att föreslaget anmälningssätt ska tillgodose Apotekens behov och förutsättningar. Mallversion 2009-05-12 10(19)

Dessutom berörs TLV, ehm, LIF, Inera/SIL samt Sveriges Apoteksförening av förändringar i NPL. Under uppdraget har LV samrått med dessa aktörer gällande hantering av befintliga produkter i NPL. 5.2.2. Identifierade krav Ett systemstöd för anmälan av lagerberedningar ska kunna hantera ny anmälan, ändringsanmälan samt avregistreringsanmälan. Systemstödet ska medge hantering av anmälningarna som ärenden enligt en process som omfattar flera steg där olika funktioner på LV är inblandade. Processen ska resultera i att den anmälda produktinformationen exporteras till NPL och vidare till ehm:s register VARA. Detta är ett absolut krav för systemstödet. Dessutom ska de extemporeläkemedel som redan idag finns registrerade i NPL via APL:s registrering (befintliga produkter), kunna hanteras. Anmälan ska kunna ske elektroniskt. Eftersom anmälan kan komma att innehålla känsliga uppgifter finns även krav på säker elektronisk överföring mellan LV och Apoteken. För att inte skapa merarbete/öka arbetsbördan för Apoteken och LV ska systemstödet i övrigt medge ett så automatiserat arbetssätt som möjligt. 5.2.3. Lösningsförslag LV lämnar följande förslag på systemstöd (IT) för anmälan, registrering och export av produktinformation för lagerberedningar till ehm:s nationella produkt- och artikelregister VARA: Anmälan via webbformulär i kombination med XML: Apoteken skickar anmälan till LV på ett säkert sätt via ett webbformulär. Webbformuläret ger anmälaren möjlighet att välja mellan att fylla i uppgifterna i webbformuläret eller att bifoga en XML-fil som innehåller motsvarande uppgifter som annars registreras i webbformuläret. Webbformuläret nås på ett enkelt sätt via LV:s hemsida. Mottagning och registrering av anmälan på LV: Anmälan i pdf- och XML-format placeras på en filarea genom att en uppladdningstjänst laddar upp filerna på ett säkert sätt på filarean. När anmälan inkommit finns två olika alternativ för hur ärende- och dokumenthanteringen på LV kan ske. Oavsett vilket alternativ som används, ska produktinformationen för anmäld lagerberedning registreras i LV:s produkt- och ärendesystem LVIS. När produktinformationen för den anmälda lagerberedningen har registrerats i LVIS, kvalitetssäkras informationen av LV innan den exporteras vidare. Export av produktinformation till VARA: När den registrerade produktinformationen har kvalitetsäkrats och är korrekt, överförs informationen från LVIS till NPL och vidare till ehm:s nationella produkt- och artikelregister VARA. Detta sker på samma sätt som idag för t.ex. godkända läkemedel och licensläkemedel. Genom att möjliggöra att skicka anmälan till LV via ett webbformulär där en XML-fil kan bifogas, vill LV tillgodose Apotekens behov och tekniska förutsättningar för ett anmälningsförfarande. Unimedic AB samt AGB är vana att jobba med webbformulär i dagens Mallversion 2009-05-12 11(19)

hantering som APL ansvarar för och har framfört att detta fungerar tillfredställande. APL har framfört att de gärna vill fortsätta använda det system som utvecklats i syfte att överföra produktinformation för extemporeläkemedel till NPL och önskar en elektronisk överföringskanal mellan detta system och den nya anmälningslösningen. Eftersom dagens överföring från APL till NPL sker via XML-format, möjliggör anmälan via webbformulär där en XML-fil kan bifogas, att APL även fortsättningsvis bör kunna använda sitt system och behöver inte manuellt fylla i alla uppgifter i webbformuläret. Detta är dessutom av värde eftersom APL tillhandahåller flest produkter av alla aktörer. APL kan dock vara tvungna att göra vissa anpassningar av systemet innan överföring av anmälan via XML kan ske i det format som krävs för att LV ska kunna ta emot informationen. Anmälan via webbformulär innebär även vissa fördelar för LV. Genom att informationen i anmälan fylls i ett webbformulär medges kontroll av informationen som skickas in, d.v.s. det går att kontrollera att obligatoriska fält är ifyllda och till viss del att informationen är rätt ifylld. Detta medför en hög kvalitet på den information som inkommer, vilket innebär förutsättningar för att administration kring fel och inkompletta anmälningar kan undvikas. 5.3. Implementering av anmälningsförfarande för lagerberedningar samt utveckling av systemstöd LV föreslår att implementering av ett anmälningsförfarande för lagerberedningar och utvecklande av systemstöd för att kunna hantera denna ärendetyp ska ske inom ramen för ett utvecklingsprojekt som drivs LV. Ett eventuellt utvecklingsprojekt omfattar följande aktiviteter: Utveckling av förslaget systemstöd (IT). Vilka delar som ingår i systemstödet och vilken utveckling som krävs beskrivs i Bilaga 1 (teknisk bilaga). Föreskriftsarbete och eventuella lagändringar som införande av anmälningsplikt för lagerberedningar samt finansiering av dessa anmälningar kräver. Arbete med processbeskrivning och instruktioner för ärendetypen. Hantering av befintliga produkter i NPL. Samverkan med ehm, TLV, LIF, Inera/SIL, Sveriges Apoteksförening samt Apoteken. Aktiviteterna har specificerats närmare i Bilaga 2, där även uppskattat resursbehov per aktivitet framgår. 5.3.1. Kostnads- och resursuppskattning Genomförande av utvecklingsprojektet beräknas kosta 2,5 miljoner kronor, inklusive kostnad för overhead. Uppskattningsvis innefattar detta ca 3300 timmar arbete. Ungefärlig tidplan för projektet är 1 år. Projektkostnaden och uppskattat resursbehov har specificerats i Bilaga 2. Utvecklingsprojektet kommer att innebära ökade kostnader för LV som inte täcks inom befintlig finansiering. Det bedöms inte rimligt att kostnaden för utvecklingsprojektet ska finansieras via eventuella anmälningsavgifter som Apoteken ska betala. Mallversion 2009-05-12 12(19)

5.3.2. Konsekvenser av att utvecklingsprojektet inte genomförs eller fördröjs Enligt LV:s bedömning är det viktigt att utvecklingsprojektet enligt förslag ovan påbörjas under 2015. Om utvecklingsprojektet inte genomförs eller fördröjs kan det medföra flertalet konsekvenser. Dessa konsekvenser redogörs för nedan. 5.3.2.1. Konsekvenser för NPL4-projektet alternativt VARA-försystem Som framgår i kapitel 4.3 finns ett beroende mellan ett utvecklingsprojekt för lagerberedningar och NPL4-projektet/VARA-försystem. Om anmälningsförfarandet för lagerberedningar inte implementeras först kan följande konsekvenser drabba NPL4-projektet eller VARA-försystem: Så länge dagens interimslösning används (som innebär överföring av produktinformation för lagerberedningar från APL till nuvarande NPL) kan inte nuvarande NPL avvecklas. För att produktinformationen för lagerberedningar ska kunna överföras till VARAförsystem kan det krävas att NPL4-projektet måste utveckla en lösning för att kunna hämta produktinformationen för lagerberedningar från nuvarande NPL för att sedan överföra denna information till VARA-försystem via NPL4 som för övriga läkemedel. Alternativet är att VARA-försystem hämtar produktinformationen för lagerberedningar från nuvarande NPL, medan produktinformation för övriga läkemedel överförs via NPL4. Oavsett alternativ måste nuvarande NPL och NPL4 användas parallellt, vilket påverkar komplexiteten och kostnaderna för NPL4-projektet eller VARA-försystem. 5.3.2.2. Övriga konsekvenser Socialdepartementet kan inte avsluta APL:s temporära uppdrag att överföra produktinformation för lagerberedningar till NPL. Detta innebär fortsatt användning av en lösning som inte är konkurrensneutral. De förbättringar som kan uppnås genom anmälningsförfarandet uteblir. Exempel på sådana förbättringar är: o Ökad kvalitet på produktinformationen för lagerberedningar i NPL, t.ex. genom att inkludera uppgift om aktiv substans och att produktinformationen kvalitetssäkras av LV. o Möjligheter till ökad tillsyn och kontroll av lagerberedningar genom att LV får kännedom om vilka lagerberedningar som tillverkas och i vilken omfattning de tillverkas. Mallversion 2009-05-12 13(19)

6. Förkortningar och definitioner AGB APL ehm LIF LV LVIS NPL SIL TLV Apoteksgruppen i Borrby Nr 1 AB Apotek Produktion & Laboratorier AB ehälsomyndigheten Läkemedelsindustriföreningen Läkemedelsverket Läkemedelsverkets Informationssystem Nationellt Produktregister för Läkemedel Svensk Informationsdatabas för Läkemedel Tandvårds- och läkemedelsförmånsverket Apoteken avser i denna rapport de apotek som för närvarande tillhandahåller extemporeläkemedel, d.v.s. Apoteksgruppen i Borrby Nr 1 AB, Apotek Produktion & Laboratorier AB samt Unimedic AB Extemporeläkemedel ett läkemedel som tillverkas av ett apotek för viss patient, visst djur eller viss djurbesättning Individuell extempore ett icke-standardiserat läkemedel som inte är godkänt för försäljning och som tillverkas av ett apotek Lagerberedning ett standardiserat läkemedel som inte är godkänt för försäljning och som tillverkas av ett apotek Licens ett tillstånd att sälja ett läkemedel som inte är godkänt för försäljning i Sverige Licensläkemedel ett läkemedel som inte är godkänt för försäljning i Sverige, men som får säljas av apotek som beviljats särskilt tillstånd av LV för detta, s.k. licens Rikslicens en licens avseende en lagerberedning Mallversion 2009-05-12 14(19)

7. Referenser 1. Läkemedelslagen (1992:859) 2. Läkemedelsverkets föreskrifter (LVFS 2008:1) om tillstånd till försäljning av icke godkänt läkemedel (licensföreskrifter), ändrad och omtryckt genom LVFS 2012:21 3. APL:s ägaranvisning 2012: https://www.apl.se/documents/pdf/om-oss/apl- Agaranvisning20120419.pdf 4. Uppdrag att förbereda och genomföra överföringen av vissa uppgifter (S2014/6508/FS) 5. Uppdrag att förbereda och genomföra inordnandet av vissa uppgifter (S2014/6507/FS) 6. Läkemedelsförordningen (2006:272) 7. Resolution CM/ResAP(2011)1 on quality and safety assurance requirements for medicinal products prepared in pharmacies for the special needs of patients: https://wcd.coe.int/viewdoc.jsp?id=1734101&site=cm 8. Personuppgiftslagen (1998:204) 9. Offentlighets- och sekretsslagen (2009:400) 10. Förordning (2010:1167) om avgifter för den statliga kontrollen av läkemedel 8. Bilagor 1. Systemstöd (IT) för anmälan, registrering och export av produktinformation till VARA (teknisk bilaga) 2. Resurs- och kostnadsuppskattning utvecklingsprojekt Mallversion 2009-05-12 15(19)

Bilaga 1 Systemstöd (IT) för anmälan, registrering och export av produktinformation till VARA (teknisk bilaga) Dokumentets syfte Enligt regeringsuppdraget har Läkemedelsverket lämnat förslag på systemstöd (IT) för ärendetypen anmälan och registrering av lagerberedningar, samt export av produktinformationen till ehälsomyndighetens nationella produkt- och artikelregister VARA. I denna bilaga beskrivs översiktligt vilka delar som ingår i systemstödet och kortfattat vilken utveckling som krävs. Berörda IT-system på Läkemedelsverket BizTalk Används för att förmedla information mellan olika system. DORIS Documentum Registrering- och InformationshanteringsSystem, DORIS, är Läkemedelsverkets huvudsakliga ärendehanteringssystem som innehåller ärenden och tillhörande handlingar. eakt eakt är ett system för lagring av inkomna och upprättade handlingar inom området godkännande av läkemedel. Systemet är under avveckling och förväntas ersättas under 2015. LVIS I Läkemedelsverkets Informationssystem, LVIS, hanteras ärenden, produkter, substanser och sammansättningar av läkemedel. NPL Nationellt Produktregister för Läkemedel, NPL, är ett läkemedelsregister som erbjuder bl.a. hälso- och sjukvården aktuell och kvalitetssäkrad läkemedelsinformation. Beskrivning av informationsflödet 1. Anmälan sker via ett webbformulär som nås via Läkemedelsverkets hemsida. Anmälaren registrerar aktuella uppgifter för lagerberedningen i webbformuläret, eller bifogar en XML-fil i webbformuläret där uppgifterna finns registrerade. 2. Anmälan inkommer till Läkemedelsverket på ett säkert sätt och placeras på en filarea via en uppladdningstjänst. 3. Anmälan läggs in i ett ärende- och dokumenthanteringssystem: LVIS-eAkt eller DORIS-LVIS, se beskrivning nedan. 4. Via en XML-läsare skapas en läsbar version av XML-filen. 5. Handläggare på Läkemedelsverket registrerar inkomna produktuppgifter i LVIS och registrerad information kvalitetssäkras. 6. Kvalitetssäkrad produktinformation överförs från LVIS till NPL och vidare till VARA. Mallversion 2009-05-12 16(19)

Beskrivning av systemstöd samt utvecklingsbehov Övergripande bild av föreslaget systemstöd Nedanstående bild ger en övergripande beskrivning av de delar som ingår i föreslaget systemstöd för anmälan, registrering och export av produktinformation till VARA: Apotek Apotek Apotek VARA 1. Webbformulär för anmälan + XML 5. NPL 2. Uppladdningstjänst Läkemedelsverket LV filarea 3.B BizTalk 3.A LVIS-eAkt Ärendehantering i LVIS. Dokumenthantering i eakt/nya eakt. Registrering i LVIS. 3.B DORIS-LVIS Ärende- och dokumenthantering hantering i DORIS. Registrering i LVIS. 4. LVIS 1. LMP 2. Sammansättning 3. Ärende 1. Anmälan via webbformulär och XML Ett webbformulär är ett elektroniskt formulär som nås via en hemsida, i detta fall Läkemedelsverkets hemsida. Anmälaren fyller i de uppgifter som ska anmälas i formuläret. Formuläret kan utformas så att det kan kontrolleras att obligatoriska fält är ifyllda och att informationen är korrekt ifylld. Istället för att fylla i aktuella uppgifter i formuläret kan en XML-fil bifogas till formuläret. XML-filen innehåller motsvarande uppgifter som annars registreras i webbformuläret. För att kunna ta emot anmälan av lagerberedningar på detta sätt måste ett webbformulär anpassat för denna typ av anmälan utvecklas. XML-filen som ska kunna bifogas, ska vara utformad enligt ett fastställt format för att Läkemedelsverket ska kunna ta emot informationen. Därför måste även ett XML-schema utvecklas. Dessutom ska en XML-läsare utvecklas för att kunna skapa en läsbar version av filen. 2. Uppladdningstjänst En uppladdningstjänst hanterar informationen som inkommer via webbformuläret och tillgängliggör informationen för Läkemedelsverkets interna IT-system. 3. LVIS-eAkt eller DORIS-LVIS Mallversion 2009-05-12 17(19)

Inkommen anmälan ska hanteras som ett ärende i ett ärende- och dokumenthanteringssystem på Läkemedelsverket. I nuläget finns två alternativa lösningar för ärende- och dokumenthantering som beskrivs nedan. A. LVIS-eAkt. Detta alternativ innebär att ärendehanteringen sker i systemet LVIS, medan dokumenthanteringen sker i systemet eakt. Detta liknar hanteringen för godkännandeprocedurer av läkemedel. Eftersom det pågår projekt på Läkemedelsverket som ska ersätta nuvarande eakt, kan dokumenthanteringen för anmälan av lagerberedningar komma att ske i efterföljare till eakt. B. DORIS-LVIS. Detta alternativ innebär att både ärende- och dokumenthantering sker i systemet DORIS. För att kunna överföra produktinformation från LVIS till NPL krävs dock att ett ärende (s.k. dummy-ärende) skapas även i LVIS. Detta alternativ innefattar en automatiserad process för hur ärendet skapas och handlingarna kopplas till ärendet i DORIS (med hjälp av BizTalk), vilket kräver utveckling. 4. LVIS De uppgifter som inkommit i anmälan registreras i LVIS för att kunna överföras till NPL och VARA. För att kunna registrera uppgifter för en ny produktklass (extemporeläkemedel) krävs utveckling och vissa anpassningar av LVIS. Omfattningen av dessa anpassningar påverkas av vilket alternativ för ärende- och dokumenthantering som väljs (se ovan). 5. NPL Utveckling och anpassningar av NPL krävs bl.a. för att kunna hantera att produktinformationen för extemporeläkemedel kompletteras med uppgift om aktiv substans. Detta påverkar även andra aktörer, varför samverkan är nödvändig i samband med detta. Mallversion 2009-05-12 18(19)

Bilaga 2 Resurs- och kostnadsuppskattning utvecklingsprojekt Resursbehov utvecklingsprojekt Nedanstående tabell avser uppskattat resursbehov (timmar) för föreslaget utvecklingsprojekt uppdelat på verksamhets- och IT-resurser. Utöver nedanstående tillkommer tid för styrgruppsarbete. Verksamheten IT Aktivitet Antal timmar Summa timmar Projektledning 200 200 400 Samverkan med externa aktörer 40 40 80 Föreskriftsarbete inkl. finansiering 180 180 Process- och instruktionsarbete 78 16 94 Kravanalys systemstöd 78 166 244 Teknisk lösningsarkitektur 50 230 280 Utveckling systemstöd 40 830 870 Systemtest systemstöd 30 140 170 Acceptanstest systemstöd 60 120 180 Produktionssättning systemstöd 20 44 64 Hantering av befintliga produkter 630 20 650 Utbildning 20 16 36 Överlämning till förvaltning 24 48 72 Summa 1450 1870 3320 Kostnadsuppskattning utvecklingsprojekt I nedanstående tabell specificeras beräknade projektkostnader, uppdelat på personalkostnader (interna resurser), tjänster (externa resurser) samt kostnad för overhead (OH). Projektkostnader Summa kr Personalkostnad 1 067 418 Tjänster 954 000 OH 480 338 Totalt 2 501 756 Mallversion 2009-05-12 19(19)