Placeringspolicy för långsiktig medelsförvaltning inkl pensionsmedel Tibro Kommun Maj 2003
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. INTRODUKTION 3 1.1. Bakgrund 3 1.2. Målformulering 3 1.3. Placeringshorisont och risktolerans 3 1.4. Riskhantering 3 1.5. Syfte med placeringspolicy 3 1.6. Uppdatering av placeringspolicy 3 2. ORGANISATION OCH ANSVARSFÖRDELNING 4 2.1. Schematisk bild över organisation och ansvarsfördelning 4 2.2. Kommunfullmäktiges ansvar 4 2.3. Kommunstyrelsens ansvar 4 2.4. Kommunledningskontoret ansvar 4 2.5. InternaServiceKontorets ansvar 5 2.6. Intern kontroll 5 2.7. Attestinstruktion 5 3. FAKTA OM KOMMUNENS LÅNGSIKTIGA MEDELSFÖRVALTNING 5 3.1. Status för långsiktig medelsförvaltning 5 3.2. Totala tillgångar 5 3.3. Tillsyn och lagregler 5 3.4. Årlig direktavkastning 5 4. PLACERINGSREGLER 5 4.1. Strategisk tillgångsfördelning 6 4.2. Taktisk tillgångsfördelning 7 4.3. Val av värdepapper 7 5. SELEKTIONS- OCH AVVECKLINGSKRITERIER FÖR FÖRVALTARE 9 5.1. Extern förvaltares behörighet 9 5.2. Formella handlingar 9 5.3. Andel av kapitalförvaltarens förvaltade kapital 9 5.4. Urvalskriterier 9 5.5. Förvaltarens åtaganden 9 5.6. Avveckling av förvaltare och fonder 9 6. RAPPORTERING OCH UPPFÖLJNING 9 6.1. Rapportering 9 6.2. Uppföljning 10 7. DEFINITIONER 11 7.1. Ordlista 11 7.2. Utdrag från lagtext 12 2
1. INTRODUKTION 1.1. Bakgrund Tibro Kommun har likvida tillgångar till ett värde av 70-80 miljoner kronor. Kommunen hade år 2002 pensionsförpliktelser för 174 miljoner kronor. De likvida tillgångarna ska vara ett tillskott för att möta de högre kostnaderna för pensioner. Avkastningen från de likvida tillgångarna använder kommunen för att höja kommunbidragen till kommunens verksamhet. Kommunen målsättning är att aktivt verka för en fortsatt god avkastning på likvida medel. De tillgångar som ingår i den långsiktiga medelsförvaltningen benämns nedan som 'Portföljen'. Kommunen ska ha en placeringspolicy för att förvalta pensionsmedel. Kommunen förvaltar inte de anställdas nyintjänade pensionen. De nyintjänade pensionerna inkl. löneskatt betalas via KPA en gång om året till förvaltning de anställda. 1.2. Målformulering Uppdragets natur medför långsiktighet och trygghet som övergripande mål för förvaltningen. Därför skall ett långsiktigt perspektiv anläggas på medlens förvaltning. Placeringarna skall möjliggöra god avkastning och en årlig real värdestegring med minst 3,5 procent sett över en rullande femårsperiod. 1.3. Placeringshorisont och risktolerans Placeringshorisonten för förvaltningen långsiktig. Portföljen ska förvaltas på ett sätt som söker minimera fluktuationer i värdet över placeringshorisonten och som överensstämmer med uppställda mål. För att uppnå de långsiktiga placeringsmålen, är kommunen beredd att acceptera vissa kortsiktiga värdefluktuationer. Under en rullande 12-månaders period kan det förekomma negativa avkastning medan det under en rullande treårsperiod ska förvaltningen av finansiella medel ge en positiv avkastning. 1.4. Riskhantering För att minimera förvaltningsrisker ska kapitalförvaltningen tillämpa principerna om matchning respektive diversifiering. Matchningsprincipen strävar efter att balansera tillgångsportföljen mot skuldsidan. Det innebär främst att placeringshorisonten för tillgångarna ska svara mot åtagandets löptid. Diversifieringsprincipen används för att fördela en portföljs placeringar inom och mellan olika tillgångsslag respektive marknader i syfte att minska risken och/eller höja avkastningen i en portfölj. 1.5. Syfte med placeringspolicy Placeringspolicyn utgör ett regelverk för den långsiktiga medelsförvaltningen och fungerar dessutom som en handbok i det dagliga arbetet för personer, inom och utanför kommunen, som arbetar med placeringarna i portföljen. Avsnitt 4, 5 och 6 omfattar extern förvaltning. 1.6. Uppdatering av placeringspolicy Placeringspolicyn ska löpande hållas uppdaterat, med hänsyn till aktuella förhållanden inom kommunen samt beaktande av utvecklingen på de finansiella marknaderna. Kommunstyrelsen ska senast den 31 mars varje år ha gjort en bedömning av behovet av att uppdatera placeringspolicyn. 3
2. ORGANISATION OCH ANSVARSFÖRDELNING 2.1. Schematisk bild över organisation och ansvarsfördelning Delegering Rapportering Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Kommunledningskontoret Extern förvaltare InternaServiceKontoret 2.2. Kommunfullmäktiges ansvar Det är kommunfullmäktiges ansvar att 1. förvaltningen sker i överensstämmelse med Kommunallagen 8 kap 2-3 2. fastställa placeringspolicyn 2.3. Kommunstyrelsens ansvar Det är kommunstyrelsens ansvar att 1. besluta om upphandling av förvaltare av portföljen 2. besluta om att anlita extern förvaltare 3. godkänna upprättat avtal gentemot extern förvaltare 4. besluta om att avveckla förvaltare 5. fastställa regler för intern kontroll 6. bedöma behovet av att uppdatera placeringspolicyn 2.4. Kommunledningskontoret ansvar Det är kommunledningskontorets ansvar att 1. företräda kommunen gentemot extern förvaltare 2. genomföra upphandling och utvärdering av extern förvaltare 3. föreslå val av extern förvaltare 4. föreslå avveckling av extern förvaltare 5. vid varje tillfälle vara beredd att rapportera om portföljens exponering i relation till de fastställda limiterna i denna placeringspolicy till kommunstyrelsen 6. finansiella avtal och transaktioner sker inom ramen för denna placeringspolicy 7. initiera och utarbeta förslag till uppdatering av placeringspolicy 8. utarbeta rutiner för intern kontroll (se avsnitt 2.6.) Inom kommunledningskontoret har ekonomichefen det operativa ansvaret enligt delegationsrätt. 4
2.5. InternaServiceKontorets ansvar Det är InternaServiceKontoret ansvarar att 1. dagliga bokföring redovisas 2. sammanställer månadsredovisningen 3. sammanställer redovisningen i årsbokslutet 4. arkiverar redovisningsunderlag från förvaltaren 2.6. Intern kontroll Med intern kontroll avses de kontrollmoment som ingår i administrationen av långsiktig medelsförvaltning. Kontrollen förutsätter att det finns erforderliga system och rutiner för instruktioner rapportering och uppföljning ansvarsfördelning i organisationen inventering av tillgångar redovisning 2.7. Attestinstruktion Förutom ovanstående ansvarsfördelning gäller kommunens ordinarie attestinstruktion. 3. FAKTA OM KOMMUNENS LÅNGSIKTIGA MEDELSFÖRVALTNING 3.1. Status för långsiktig medelsförvaltning Kapitalet består av omsättningstillgångar och ingår som en del av kommunens balansräkning. 3.2. Totala tillgångar Avsättning till en portfölj som utgörs av tillgångsslagen enligt avsnitt 4.1.2. startades under andra kvartalet 1998. 3.3. Tillsyn och lagregler Kommunens medelsförvaltning regleras av Kommunallagen 8 kap 2 och denna placeringspolicy. 3.4. Årlig direktavkastning Årlig direktavkastning tillförs kommunens resultat. 4. PLACERINGSREGLER Regler för placeringsverksamheten kan delas upp i tre avsnitt: Strategisk tillgångsfördelning, Taktisk tillgångsfördelning och Val av värdepapper. Strategisk tillgångsfördelning ger de övergripande riktlinjerna, bl a normalposition i den långsiktiga tillgångsfördelningen, index och limiter för maximi- och minimiposition samt tillåtna tillgångsslag. Taktisk tillgångsfördelning syftar till att visa vilken förvaltningsstruktur som gäller, generalist och/eller specialist, aktiv eller passiv förvaltning samt vilka principer som gäller vid beräkning av portföljens värde. Val av värdepapper talar om vilka limiter som gäller vid placering i enskilda värdepapper eller värdepappersfonder. 5
4.1. Strategisk tillgångsfördelning 4.1.1. Tillåtna tillgångsslag Portföljens medel får placeras i följande tillgångsslag 1. Svenska räntebärande värdepapper 2. Svenska aktier och aktierelaterade instrument, såsom exempelvis depåbevis, konvertibla skuldebrev, konvertibla vinstandelsbevis och teckningsoptioner 3. Utländska aktier (endast i värdepappersfonder) 4. Likvida medel i svensk och utländsk valuta Värdepappersfonder avseende tillgångsslagen ovan får utnyttjas i förvaltningen. Ska placering ske i andra tillgångar än de ovan uppräknade ska kommunfullmäktige fatta beslut därom. 4.1.2. Limiter för tillgångsslagen Procenttalen i följande tabell anger lägsta och högsta andel, som respektive tillgångsslag vid varje tidpunkt ska få utgöra av portföljens totala marknadsvärde. I tabellen framgår även den av kommunfullmäktige beslutade långsiktiga strategiska fördelningen mellan tillgångsslagen i form av normal position. Tillgångsslag Portföljen totalt, % Min Normal Max Svenska räntebärande värdepapper 50 65 80 Duration 0,5 år 3,5 år 5 år Svenska aktier 15 25 35 Utländska aktier 5 10 15 Likvida medel 0 0 10 Kommentar till tabellen: Andelen räntebärande värdepapper kan totalt variera mellan 50 och 80 procent av portföljens totala marknadsvärde. Durationen kan variera från 0,5 till 5 år. Andelen aktier kan variera mellan 20 och 50 procent av portföljens totala marknadsvärde. Portföljen ska innehålla minst 15 procent svenska respektive 5 procent utländska aktier. Är 50 procent placerat i aktier, får svenska aktier maximalt svara för 35 procentenheter, varvid 15 procentenheter ska vara investerat i utländska aktier. Efter uppstartsfasen får den högsta andelen likvida medel vara 10 procent. Andelen får dock tillfälligtvis överstiga 10 procent pga gällande likvidschema i genomförandet av affärstransaktioner. 4.1.3. Beräkning av portföljens värde och limit samt över- och undervärden av limit Vid beräkning av portföljens värde och limit, ska portföljens tillgångar värderas med ledning av gällande marknadsvärde. Om limit överskrids ska tillgångar avyttras i motsvarande mån så snart det lämpligen kan ske, varvid skälig hänsyn ska tas till den risk som överskridandet innebär för portföljen som helhet. Motsvarande gäller om limit underskrids, varvid tillgångar anskaffas så snart det lämpligen kan ske. Vidare ska över- respektive underskridandet rapporteras till kommunledningskontoret. 6
4.1.4. Motparter Godkända motparter vid transaktioner med portföljens tillgångar är 1. värdepappersinstitut som har finansinspektionens tillstånd för handel med finansiella instrument för annans räkning i eget namn, enligt 1 kapitel 3 p. 1 lagen (1991:981) om värdepappersrörelse. 2. utländska institutioner som har tillstånd liknande det som anges i punkt 1 och som står under tillsyn av myndighet eller annat behörigt organ. Transaktioner ska ske enligt principen betalning mot leverans. Undantag från denna princip är tillåten vid tillfällen då det normala förfarandet är ett annat, exempelvis vid nyemissioner. 4.1.5. Förvar Portföljens tillgångar ska förvaras hos 1. värdepappersinstitut, som har finansinspektionens tillstånd att ta emot värdepapper för förvaring, enligt 3 kap 4 p. 2 lagen (1991:981) om värdepappersrörelse. 2. utländska institutioner som har tillstånd liknande det som anges i punkt 1 och som står under tillsyn av myndighet eller annat behörigt organ. 4.2. Taktisk tillgångsfördelning 4.2.1. Förvaltningsstruktur Portföljen ska förvaltas som ett generalistuppdrag, dvs en kombinerad aktie- och ränteportfölj. 4.2.2. Krav på följsamhet till den strategiska tillgångsfördelningen Kapitalförvaltaren agerar fritt inom ramen för tillåtna tillgångslag enligt avsnitt 4.1.1. samt enligt angivna limiter för tillgångsslagen i avsnitt 4.1.2. 4.3. Val av värdepapper 4.3.1. Enhandsengagemang för den totala portföljen Finansiella tillgångar - aktier, obligationer, etc - hänförliga till en enskild emittent, eller emittenter inom samma koncern, får utgöra maximalt 10 procent av portföljens totala marknadsvärde. Limiten gäller med de undantag som anges i avsnitt 4.3.2. 4.3.2. Enhandsengagemang inom respektive tillgångsslag Limiten i 4.3.1. ska även tillämpas inom respektive tillgångsslag. Det innebär att en enskild emittent, eller emittenter inom samma koncern, får utgöra maximalt 10 procent av marknadsvärdet av den svenska ränteportföljen, den svenska aktieportföljen respektive den utländska aktieportföljen. Följande undantag gäller. 1. Svenska ränteportföljen: Räntebärande värdepapper, särskilda villkor gäller för kategori A-C enligt avsnitt 4.3.4. 2. Svenska aktieportföljen: Aktier, som utgör mer än 10 procent av jämförelseindex som anges i avsnitt 6.2.2., får utgöra maximalt 15 procent av den totala portföljens marknadsvärde. 4.3.3. Belåning Portföljens tillgångar får ej belånas med undantag för sådan tillfällig belåning som följer av gällande likvidschema. I sådant fall krävs kommunens skriftliga tillstånd. 7
4.3.4. Svenska räntebärande värdepapper Vid placering i räntebärande värdepapper noterade i svenska kronor gäller följande limiter. Procenttalen i tabellen nedan avser andelar av den svenska ränteportföljens marknadsvärde. Emittent / värdepapper Max andel per Max andel per emittentkategori, % emittent, % A. Svenska staten eller av svenska staten garanterat värdepapper 100 100 B. Svenska kommuner och landsting 50 20 C. Svenska banker och bostadsfinansieringsinstitut 50 20 D. Värdepapper med rating om lägst A eller Aa3 respektive lägst K-1 eller P-1 (1) 15 10 (1) Rating enligt Standard & Poor s eller Moody s. Vid uppbyggnad av den långsiktiga medelsförvaltningen ska tidpunkt för omsättning av kommunens befintliga värdepappersinnehav beaktas enligt avsnitt 3.5. 4.3.5. Aktier och aktierelaterade instrument Portföljens placeringar ska vara börsnoterade aktier. Dock får placeringar göras i värdepapper som inom ett år från emission avses bli börsnoterade. Avseende placeringar på Stockholm Fondbörs gäller följande limiter: Aktier och aktierelaterade instrument Max andel Max andel av marknads- på Stockholm Fondbörs av aktieportföljen, % värdet per företag, % A-listan 100 10 O-listan och OTC-listan 25 10 4.3.6. Likvida medel Likvida medel definieras som medel på depåkonto, bankräkning och dagsinlåning. Övrig tidsbunden inlåning hänförs tillgångsslaget räntebärande värdepapper vid beräkning av tillgångsslagens andelar enligt avsnitt 4.3.4. 4.3.7. Värdepappersfonder Placering får ske i värdepappersfonder vars placeringsinriktning i allt väsentligt överensstämmer med bestämmelserna i detta placeringspolicy och som står under tillsyn av finansinspektionen. Vid placering i värdepappersfond ska beaktas portföljens limiter om tillgångsslagens andelar i avsnitt 4.1.2. Vid placering i fond som investerar i olika tillgångsslag, s.k. blandad fond, ska fondens placeringar, enligt senast kända fördelning, fördelas på portföljens tillgångsslag. Värdepappersfonds innehav av enskilda värdepapper ska ej sammanräknas med portföljens innehav enligt avsnitt 4.3.1 och 4.3.2. 4.3.8. Etiska regler Nya placeringar medges ej i företag som ha produktion eller försäljning av krigsmaterial, tobak- och alkoholvaror eller pornografi i sin huvudsakliga verksamhet motsvarande minst 1 procent av sin omsättning. 8
5. SELEKTIONS- OCH AVVECKLINGSKRITERIER FÖR FÖRVALTARE 5.1. Extern förvaltares behörighet Förvaltaren ska vara ett värdepappersinstitut som har finansinspektionens tillstånd för förvaltning av någon annans finansiella instrument, enligt 1 kap 3 p. 4 (1991:981) om värdepappersrörelse. 5.2. Formella handlingar Vid beslut av kommunstyrelsen att anlita extern förvaltare av hela eller delar av portföljens tillgångar ska sådant uppdrag grundas på skriftligt avtal. 5.3. Andel av kapitalförvaltarens förvaltade kapital Kommunens kapital får inte utgöra mer än 10% av förvaltarens totala förvaltade kapital. Vid placering i fonder får kapitalet inte utgöra mer än 20% av fondens totala förvaltade kapital. 5.4. Urvalskriterier Vid upphandling av förvaltningstjänster ska minst tre förvaltare bjudas in till anbudsgivning. Vid urval av förvaltare ska följande kriterier beaktas. Historisk prestanda av befintlig portfölj relativt andra placeringar med liknande placeringsinriktning. Organisation; ägarförhållanden och finansiell styrka Ansvarig förvaltares kompetens och erfarenhet Förvaltningsresurser inom det aktuella placeringsområdet Arbetssätt; investeringsfilosofi och investeringsmetodik Riskhantering och intern kontroll Administration och rapportering Pris 5.5. Förvaltarens åtaganden Förvaltaren ska åta sig att följa denna placeringspolicy. 5.6. Avveckling av förvaltare och fonder I händelse av att förvaltaren har underskridit avkastningskraven eller överskridit risknivån (enligt nedanstående tabell) ska beslut fattas av kommunstyrelsen huruvida förvaltaren framgent ska få förvalta en del av portföljen. Vid bedömning av förvaltningen är det särskilt relationen mellan risk och avkastning som har störst betydelse. Typ av portfölj Gränsvärde i procentenheter för negativ prestation per år i relation till jämförelseindex* Gränsvärde i procentenheter för högre risknivå (standardavvikelse) i relation till jämförelseindex* Blandportfölj -1,5%-enheter +2,0%-enheter *) se avsnitt 6.2.2. och avsnitt 6.2.3. 6. RAPPORTERING OCH UPPFÖLJNING 6.1. Rapportering 6.1.1. Rapporteringens syfte Rapporteringens syfte är att informera om portföljens resultat och portföljens exponering i relation till de fastställda limiterna i denna placeringspolicy. 9
6.1.2. Ansvar Samtliga personer och parter delaktiga i arbetet med portföljen ska omedelbart rapportera om händelser som inte kan betraktas som normala i placeringsverksamheten. 6.1.3. Månadsrapport Senast fem bankdagar efter månadens utgång ska förvaltarna rapportera till kommunledningskontoret om portföljens a) avkastning under månaden och under året b) procentuella fördelningen på olika tillgångsslag c) innehav av värdepapper där respektive värdepapper redovisas med angivande av procentuell andel av det totala värdet för aktuellt tillgångsslag d) förändringar i innehavet av värdepapper under månaden e) genomsnittliga löptider och räntekänslighet för innehavet av räntebärande värdepapper f) eventuella avvikelser från placeringsreglerna i denna placeringspolicy, avvikelsens orsak samt vidtagen åtgärd / förslag till åtgärd g) prestation relativt index h) ändrade förutsättningar att uppnå och bibehålla god avkastning i) underlag för kommunens bokföring 6.1.4. Kvartalsrapport Senast femton bankdagar efter kvartalets utgång ska kommunledningskontoret rapportera punkterna a-h enligt avsnitt 6.1.3. till kommunstyrelsen. 6.1.5. Årsrapport Kommunledningskontoret sammanställer årsrapporten som utgörs av kvartalsrapporten avseende fjärde kvartalet, en skriftlig redogörelse över det gångna årets placeringsverksamhet samt en bedömning av det kommande årets utveckling. Årsrapporten ska tillställas kommunstyrelsen inom en månad efter räkenskapsårets utgång. Årsrapporten ska tillställas kommunstyrelsen senast en (1) månad efter räkenskapsårets utgång. 6.2. Uppföljning 6.2.1. Uppföljningens syfte Uppföljningens syfte är att löpande hålla sig informerad om portföljens resultat, förändringar i sammansättningen av tillgångar samt förändringar i risknivå. Det är av yttersta vikt att alla parter är medvetna om att alla placeringar genomgår cykler, varför det kommer att finnas tidsperioder när placeringsmålet ej uppfylls eller när enskilda förvaltare misslyckas med att nå sina förväntade avkastningsmål. Förvaltaren har som mål att uppnå avkastningsmålet över en tvåårsperiod. 6.2.2. Jämförelseindex Tillgångsslag Jämförelseindex Andel, % Svenska långa räntebärande värdepapper OMRX Bond 65 Svenska aktier Findatas avkastningsindex 25 Utländska aktier MSCI World Net 10 6.2.3. Jämförelseindex vid inledning av förvaltningsuppdrag Vid inledning av förvaltningsuppdrag beräknas index enligt avsnitt 6.2.2. från och med andra månaden. 10
7. DEFINITIONER 7.1. Ordlista Aktieportfölj Diversifiering Duration Emittent Exponering Index Konvertibla skuldebrev Konvertibla vinstandelsbevis Likvida medel Likviditet Likvidschema Limit Löptid En förmögenhet som är placerad i aktier. Fördelning av en portföljs placeringar inom och mellan olika tillgångsslag/marknader i syfte att minska risken och/eller höja avkastningen i en portfölj. Kan beskrivas som en obligations vägda genomsnittliga återstående löptid. Durationen bestäms av obligationens och kupongernas återstående löptid, kupongernas storlek samt räntenivån. Durationen för en s.k. nollkupongsobligation är lika med dess löptid och för en kupongobligation lägre än dess löptid. Måttet beskriver obligationens räntekänslighet, dvs hur mycket priset på obligationen ändras när räntenivån ändras med en procentenhet. Utgivare av finansiella instrument. Det värde, uttryckt i kronor eller i procent av den totala portföljen, som förändras pga förändringar i kursen/räntan på ett värdepapper. Mått på en marknads eller delmarknads värde, t ex Findatas avkastningsindex och OMRX Bond-index. Skuldebrev som går att omvandla till aktier enligt ett i förväg bestämt pris. Konvertibla skuldebrev ger avkastning i form av ränta. "Aktie" utan rösträtt som dock ger större utdelning än motsvarande aktie med rösträtt. Kan konverteras till aktie. Medel på bankräkning o dyl. Mått på omfattningen av handeln, eller omsättningen, i ett instrument eller på en marknad. Även benämning för kassamedel. När ett värdepapper omsätts finns i normala fall standardiserade tidpunkter mellan avslutsdag och likviddag. En akties likviddag är i normalfallet längre fram i tiden än motsvarande för ett räntebärande värdepapper. Risknivå som begränsar innehav av finansiella instrument. Den tid som återstår till ett värdepapper förfaller till betalning. Marknadsvärde Obligation Placeringshorisont Portfölj Rating Värdet av en tillgång (eller en hel portfölj) till kapitalmarknadens rådande prisnivå. Skuldebrev med löptid (ursprungligen) över ett år. Den tidsperiod under vilken de förvaltade medlen ska vara investerade. En förmögenhet som är placerad i olika tillgångar. Av kreditvärderingsinstitut gjord bedömning av sannolikheten för att en skuld kommer att regleras på överenskommen tidpunkt. 11
Ränteportfölj Tillgångsslag En förmögenhet som är placerad i räntebärande värdepapper. Räntebärande värdepapper och aktier är två exempel på tillgångsslag. 7.2. Utdrag från lagtext 7.2.1. Utdrag från Kommunallagen: Mars 1996 8 kap 2 Kommunerna och landstingen skall förvalta sina medel på ett sådant sätt att krav på god avkastning och betryggande säkerhet kan tillgodoses. 8 kap 3 Fullmäktige skall meddela närmare föreskrifter om medelsförvaltningen. 7.2.2. Utdrag från Lag (1991:981) om värdepappersrörelse 1 kap 3 Värdepappersrörelse får drivas endast efter tillstånd av Finansinspektionen. Tillstånd får ges för 1. handel med finansiella instrument för annans räkning i eget namn, 4. förvaltning av någon annans finansiella instrument. 3 kap 4 Ett värdepappersbolag och ett utländskt värdepappersbolag får som ett led i rörelsen 2. ta emot värdepapper för förvaring. 12