www.pwc.se Revisionsrapport Carl-Magnus Stenehav Cert. kommunal revisor Mars 2014 Teknik- och fritidsnämnden Granskning av verksamhetsberättelse Halmstads kommun
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Metod... 2 3. Granskningsresultat... 3 3.1. Mål och verksamhetsredovisning... 3 3.2. Driftredovisning... 4 3.3. Investeringsredovisning... 5 3.4. Prognoser... 5 3.5. Intern kontroll... 6 3.1. Framtid... 6 3.2. Övrigt... 7 Halmstads kommun
1. Sammanfattning har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat Teknik- och fritidsnämndens verksamhetsberättelse för 2013. Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2013 har således bl.a. valts ut. Nämnden, ansvarar bl.a. för verksamheterna gator och trafik, park och natur samt idrott och fritid. Efter genomförd granskning gör vi följande bedömningar: Vi anser att en försämring av redovisningen jämfört med förgående år har skett. Flertal av målen utvärderas inte. Likt tidigare år är vi tveksamma till huruvida vissa verksamhetsmål verkligen är mål, vi uppfattar dem i flera fall mera som aktiviteter för att uppnå målet. Vi rekommenderar nämnden att tydliggöra verksamhetsmålens inriktning, målvärde och uppföljning. I ett antal fall saknas det enligt vår mening en verifiering av hur bedömningen av måluppfyllelsen skett. I ett antal fall bedömer vi att nämndens redovisning som missvisande. I samband med tidigare års granskningar har vi kommenterat att det inte på ett enkelt sätt går att följa nämndens ekonomiska redovisning. Verksamheternas överskott eller underskott kommenterades inte på ett tydligt sätt. Vi anser att 2013 års redovisning uppvisar samma brister. Enligt vår bedömning behöver redovisningen och analysen utvecklas och vi finner det väsentligt att den ekonomiska redovisningen kopplas samman med verksamhetsredovisningen. Sker inte detta på ett ändamålsenligt sätt finns det en risk att nämnden inte vidtar åtgärder eller vidtar fel åtgärder. Vi anser liksom tidigare år att den interna kontrollplan och rapportering som nu föreligger måste utvecklas och mera svara upp till såväl kommunallagens som fullmäktiges krav på intern kontroll och där verksamheten behöver bli involverade på ett tydligare sätt. Ett arbete med mer systematisk risk- och väsentlighetsanalys beskrivs ha påbörjats inför 2014. Halmstads kommun 1 av 8
2. Inledning har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat Teknik- och fritidsnämndens verksamhetsberättelse för 2013. Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2013 har således valts ut. Nämnden, ansvarar bl.a. för verksamheterna gator och trafik, park och natur samt idrott och fritid. 2.1. Bakgrund I den kommunala redovisningslagen (KRL) regleras externredovisningen för kommuner och landsting. I lagen finns bestämmelser om årsredovisningen. Vidare regleras den kommunala redovisningen av uttalanden från Rådet för kommunal redovisning (RKR) och i tillämpliga delar av Redovisningsrådet och Bokföringsnämndens normering. Revisorerna har bl.a. till uppgift att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnden är tillräcklig. Revisorerna har bl. a. till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift bedöms om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning (kap 3 8). Vidare ska revisorerna enligt kommunalagen (9:9a) bedöma om resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. Kommunen kan även ha egna riktlinjer för Årsredovisningens upprättande som ska följas. Formellt är Kommunstyrelsen revisionsobjekt som enligt kommunallagen är ansvarig för årsredovisningens upprättande. Till sin grund för bedömningen har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. Nämndernas redovisning, skall enligt kommunallagen utformas på det sätt som fullmäktige bestämmer. För 2013 har således valts ut. Granskningen avseende nämnden sker avseende verksamhetens ekonomiska utfall, nämndens verksamhetsmål och intern kontroll. 2.2. Metod Vi har tagit del av nämndens verksamhetsplan 2013-2015 och verksamhetsberättelse 2013, liksom Planeringsdirektiv med budget 2013-2015 för Halmstads kommun, delårsrapport, övriga ekonomirapporter samt stadskontorets bokslutsanvisningar. Granskningen har företrädesvis koncentrerats på nämndens verksamhetsberättelse och ekonomisk uppföljning under året. Vi har även tagit del av redovisning av intern kontroll. Intervju har skett med förvaltningschef och ekonomiansvarig. Rapporten är sakavstämd med berörda tjänstemän. Halmstads kommun 2 av 8
3. Granskningsresultat 3.1. Mål och verksamhetsredovisning Av KL 3:15 framgår att nämnderna ska redovisa till fullmäktige hur de fullgjort sina uppdrag, samt att fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för den. I stadskontorets bokslutsanvisningar anges att det i verksamhetsredovisningen skall finnas en beskrivande del som tar upp dels viktiga händelser under det gångna året, dels ett framtidsperspektiv samt nyckeltal för verksamheterna. Redovisningen utgår från respektive målområde. Vidare skall viktiga händelser beskrivas med utgångspunkt från relevant målområde. Nämnden ska göra en bedömning av om målet/målen kommer att uppnås, inte uppnås eller om prognosen är oklar. Vidare ska en redovisning ske varför målet uppnåtts/inte uppnåtts eller att prognosen är oklar samt beskriva vilka resultat och övrig information som stödjer bedömningen. Nämnden ska beskriva genomförda åtgärder under året, om tidigare uppföljningar pekat på att målet inte kommer att nås. I s verksamhetsberättelse redovisas fullmäktiges övergripande mål för mandatperioden samt årligen konkritiserade mål inom olika målområdena enligt nedan: Bygga och bo Demokrati och dialog Miljö och energi Näringsliv och arbetsmarknad Resor och trafik Trygghet, säkerhet och folkhälsa Uppleva och göra För varje konkretiserat mål anger nämnden egna verksamhetsmål och aktiviteter och eventuellt nyckeltal samt målvärde för detta. Totalt redovisas 24 verksamhetsmål, varav nio bedöms av nämnden som uppfyllda och ett bedöms som delvis uppfyllt. Fjorton av målen utvärderas inte trots att det i vissa fall finns målvärden samt resultat. Vidare har nämnden beslutat om ytterligare mål som redovisas som Kommunfullmäktiges övriga prioriteringar och Nämndens verksamhetsmål. Totalt redovisas sexton mål inom dessa två områden, varav 13 bedöms som uppfyllda, två som delvis uppfyllda och ett mål har inte utvärderats. Bedömning Vi anser att en försämring av redovisningen jämfört med förgående år har skett. Flertal av målen utvärderas inte. Likt tidigare år är vi tveksamma till huruvida vissa Halmstads kommun 3 av 8
verksamhetsmål verkligen är mål, vi uppfattar dem i flera fall mera som aktiviteter för att uppnå målet. Vi rekommenderar nämnden att tydliggöra verksamhetsmålens inriktning, målvärde och uppföljning. I ett antal fall saknas det enligt vår mening en verifiering av hur bedömningen av måluppfyllelsen skett. I ett antal fall bedömer vi att nämndens redovisning är missvisande. Vidare behöver verksamhetsberättelsen utvecklas vad gäller beskrivning av prestationer och jämförelser mellan åren, samt även jämförelser med andra kommuner eller riket i övrigt. 3.2. Driftredovisning Nedan följer en närmare redovisning av nämndens verksamheter, belopp i mnkr: Verksamhet 2011 2012 2013 Budget 2013 Avvikelse Gemensamt 5,5 2,8 2,9 3,0 0,1 Gator och trafik 113,4 102,0 98,6 100,0 1,4 Park och natur 33,8 35,2 39,4 39,3-0,1 Idrott och fritid 119,3 121,8 122,3 124,4 2,1 272,0 261,8 263,2 266,7 3,6 De största budgetavvikelserna beskrivs nedan. Gator och trafik Verksamheten redovisar en avvikelse med 1,4 mnkr. Parkeringsverksamheten redovisar ett positivt resultat på 0,6 mnkr och förklaras av högre avgifter för parkering och felparkeringar. Offentligbelysning redovisar överkott på 1,1 mnkr med anledning av att kostnader för material, entreprenader och energi varit lägre än budget och jämfört med tidigare år. Kostnaderna för gatuförnyelse uppgick för 2013 till 23,2 mnkr en negativ budgetavvikelse med 0,8 mnkr. Under året har nämnden fått särskild budgettilldelning om 10 mnkr (15 mnkr) avseende beläggningsförnyelse, vilket påverkar jämförbarheten mellan åren. Vidare beskriver nämnden att kostnaderna för att byta ut vägskyltar och nedblåsta lamparmaturer under året varit höga med anledning av stormar. Park och natur Verksamhetens budgetavvikelse uppgick till -0,1 mnkr. Orsakerna till budgetavvikelserna är stormskador och det beskrivs att det kan ta upp till ett halvår innan åtgärderna hunnit genomföras. Idrott och fritid Idrott- och fritidsverksamhet redovisar ett positivt resultat på 2,1 mnkr, vilket bl.a. förklaras av ej utnyttjad ramtilldelning 1,2 mnkr avseende ny idrottshall Eldsberga. Halmstads kommun 4 av 8
Bedömning I samband med tidigare års granskningar har vi kommenterat att det inte på ett enkelt sätt går att följa nämndens ekonomiska redovisning. Verksamheternas överskott eller underskott kommenterades inte på ett tydligt sätt. Vi anser att 2013 års redovisning uppvisar samma brister och bedöms inte som ändamålsenlig. Enligt vår bedömning behöver redovisningen och analysen utvecklas och vi finner det väsentligt att den ekonomiska redovisningen kopplas samman med verksamhetsredovisningen. Sker inte detta på ett ändamålsenligt sätt finns det en risk att nämnden inte vidtar åtgärder eller vidtar fel åtgärder. 3.3. Investeringsredovisning Nedan redovisas nettokostnaderna avseende nämndens investeringsredovisning, belopp i mnkr. 2011 2012 2013 Budget 2013 Avvikelse Investeringsnetto 57,6 47,5 61,2 85,3 24,1 Som synes har endast 61,2 mnkr, d v s 72 % (48 %) av investeringsbudgeten utnyttjas. Den enskilt största investeringsutgiften är Cykelplan (14,4 mnkr). De största budgetavvikelserna är Halmstad Arena konstgräsplan (3,0 mnkr), Ramanslag gator och parker (2,5 mnkr) och parkeringsverksamheten (2,8 mnkr). Anledningar till avvikelserna är främst förseningar och att projekten avser flera år. I prognos avlämnad i början av 2013 angavs att 77 mnkr skulle användas. I samband med delårsbokslut (avser redovisningen t o m augusti månad) angavs att 62,8 mnkr skulle användas. Nämnden har erhållit investeringsinkomster/investeringsbidrag motsvarande 4,3 mnkr som skuldbokförs enligt Rådet för kommunal redovisning (RKR). Bedömning Vi bedömer att investeringsredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av hur utfallet förhåller sig till fullmäktiges budget. En förändring i enlighet med RKR:s rekommendation har skett. Vi anser att kvalitén avseende nämndens prognossäkerhet behöver förbättras. 3.4. Prognoser När det gäller kommunens ekonomiska kontroll är budgetföljsamhet och prognossäkerhet två viktiga aspekter. Vi har tagit del av de ekonomiska prognoser som redovisats till Kommunstyrelsen. Nämnden har under året redovisat prognoser i intervallet +1,0 och +2,1 mnkr. Bedömning Som framgår ovan är prognoserna under året tämligen lika och stämmer överens med det slutliga resultatet. Halmstads kommun 5 av 8
3.5. Intern kontroll I verksamhetsberättelsen redovisas nämndens internkontrollplan för 2013. Planen innehåller fjorton olika processer med tillhörande kontrollmoment. Kontrollmomenten omfattar bl. a delegation, inköpsregler, brandskydd, kontantkassor, leverantörsfakturor, kundfakturering, behörighet, dokumenthanteringsplan, projektuppföljning m.m. I planen redovisas även kontrollansvarig, frekvens, metod, riskbedömning och till vem rapportering ska ske samt status. Tolv av fjorton kontrollmoment uppges vara genomförda. Någon vidare dokumentation avseende kontrollerna har ej kunnat presenteras. Bedömning De flesta av kontrollerna bedöms som genomförda. Redovisningen av genomförda kontroller behöver utvecklas i verksamhetsberättelsen. Vi anser liksom tidigare år att den interna kontrollplan och rapportering som nu föreligger måste utvecklas och mera svara upp till såväl kommunallagens som fullmäktiges krav på intern kontroll och där verksamheten behöver bli involverade på ett tydligare sätt. Ett arbete med mer systematisk risk- och väsentlighetsanalys beskrivs ha påbörjats inför 2014. 3.1. Framtid Nämnden redovisar ett kort avsnitt Utmaningar och framtid viktiga händelser 2014-2016. Gator & trafik Tre stora projekt pågår parallellt som innebär en stor utmaning för gatu- och trafikverksamheten: Resecentrum etapp 2 ska projekteras under 2014 med planerad utbyggnad 2015. Såväl utbyggnadsfas som färdigt projekt innebär en stor påverkan på trafiken. Projekteringen av Södra infarten etapp 1 ska startas upp som bl.a. innebär ombyggnad av anslutningsramperna vid E6:an och vissa ombyggnader av Laholmsvägen. Tidplanen för byggstart är oklar eftersom projektet ska samordnas med Trafikverket. Wrangelsgatan ska ses över avseende framkomlighet och trafiksäkerhet för att kunna utgöra ett attraktivt alternativ till att köra igenom centrum. Utredning pågår och ombyggnader planeras till 2014/2015. Upprustningen av centrumgatorna fortsätter med planeringen av Storgatans utformning. Tidplan beroende av fastighetsägarnas medverkan. Medlen för beläggningsförnyelse minskas med 10 Mkr under 2014 vilket ökar risken för att större resurser på sikt får läggas på akutåtgärder på bekostnad av planerad förnyelse. Kommunstyrelsen har fått i uppdrag att upprätta en prioriteringsordning över kommunens vägföreningsområden och att göra en teknisk, planteknisk Halmstads kommun 6 av 8
samt fastighetsjuridisk utredning av respektive vägförening enligt denna prioriteringsordning. Respektive utredning utgör beslutsunderlag för beslut om eventuellt kommunalt övertagande av huvudmannaskapet. Idrott & Fritid Ett flertal viktiga projekt kommer att genomföras under 2014: Renovering/ombyggnad av Örjans Valls huvudarena samt dränering av intilliggande träningsplan för minskat kväveutsläpp från B-planen. Fortsatt arbete med Projekt Ledarguiden under det tredje och sista projektåret för att få föreningar att arbeta med värdegrundsfrågor. En ledarguide eller motsvarande dokument kommer att från och med år 2015 vara en förutsättning för att en förening ska kunna få bidrag från teknik- och fritidsnämnden. Vidare är den ideella sektorns förutsättningar att bedriva sin verksamhet under förändring. Riksidrottsmötet beslöt 2013 att starta ett strategiarbete för att möta samhällets förändringar och människors förväntningar. Park och natur Förvaltningen har fått ökade driftsanslag för grönytevården och 2014 planeras ökad klippfrekvens av kommunens grönytor. Fortsatt arbete för att återställa de skador stormarna orsakat. Efterfrågan av att kunna utöva olika aktiviteter utomhus är stor från allmänheten. Det som efterfrågas är framför allt fler och längre motionsslingor med belysning, utegym, banor för bmx- och mountainbikecyklister, hundrastgårdar, fler beachvolleybollplaner samt fler skateparker. Liksom efterfrågan om nya konstgräsbanor. I takt med att det pratas mer och mer om klimatförändringar ser park- och naturverksamheten ett behov av att se hur Halmstads kommun i framtiden kan komma att påverkas avseende översvämningsrisk och problem med erosionskador i framför allt de kustnära områdena. Havsvattennivåerna höjs och stormarna tenderar att bli fler, det finns anledning att under den kommande planperioden låta göra en utredning som underlag för att vidare se om åtgärder behöver vidtas för att på sikt inte hamna i ett läge där vi riskerar att bebyggelse, badstränder mm påverkas negativt. 3.2. Övrigt NMI (nöjd-medarbetar-index) uppgick i årets medarbetarundersökning till 71, vilket var en förbättring jämfört med 2011 års resultat på 69. Genomsnittligt resultat för kommunen uppgick till 75. Antalet sjukdagar per anställd har minskat med 3,07 till 11,45 dagar per anställd jämfört med 2012. Minskningen beror till största delen på lägre andel långtidssjukskrivna och på att antalet sjukdagar i gruppen korttidssjukskrivna minskat. Frisktalen är desamma sedan 2012. Halmstads kommun 7 av 8
2014-03-21 Carl-Magnus Stenehav Projektledare Christel Eriksson Uppdragsledare Halmstads kommun 8 av 8