Rapport Beslut och återrapportering 2006-09-15 Genomförd på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Finspångs kommun Anna-Karin Löfsved
Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING...2 1 INLEDNING...3 1.1 SYFTE OCH METOD...3 1.2 INLEDNING...3 2 ÄRENDEHANTERING...3 2.1 BAKGRUND...3 2.2 RUTINER OCH SYSTEM...4 2.3 KOMMUNSTYRELSENS PROTOKOLL...5 2.3.1 Allmänt om protokollen...5 2.3.2 Informationen i ärendet och hänvisningar till bilagor och skrivelser...5 2.3.3 Återremisser...5 2.4 ÅTERRAPPORTERING OCH UPPFÖLJNING...6 3 SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER...7 Granskning av beslut och återrapportering -kommunstyrelsen 2
1 Inledning 1.1 Syfte och metod Ernst & Young har fått i uppdrag av kommunrevisionen i Finspång att genomföra en granskning av kommunstyrelsens rutiner för att säkerställa att fattade beslut verkställs. Den förtroendevalda revisorn Hakon Fältström har särskilt följt granskningen. Avsikten med granskningen är att se om det finns fungerande och effektiva administrativa rutiner som stöder kommunstyrelsens arbete vad det gäller utformning av beslut, återrapportering och uppföljning av fattade beslut. Granskningen har sitt fokus på den formella hanteringen av beslut och berör därmed inte de informella beslut eller avrapporteringar som kan äga rum. Granskningen behandlar rutiner och formalia i beslut, men naturligtvis inte det materiella innehållet. Granskningen är baserad på en genomgång av samtliga protokoll från kommunstyrelsens sammanträden januari 2005 juni 2006. 1.2 Inledning Den kommunala demokratin är beroende av att fattade politiska beslut också genomförs. För att detta ska kunna ske krävs en väl fungerande ärendehantering, vilket i sin tur fordrar att det finns fungerande administrativa rutiner. Nämndens eller styrelsens ledamöter och då särskilt ordföranden behöver också ha god kunskap om och vana av hur olika typer av ärenden ska hanteras. För att den kommunala beslutsprocessen ska fungera väl krävs att besluten verkställs och att detta återrapporteras till det beslutande organet som sedan kan utvärdera det hela och eventuellt fatta kompletterande beslut. Protokollen behöver uppfylla lagens krav på innehåll och ska utformas så att förtroendevalda, tjänstemän och medborgare förstår dem. Detta innebär bl.a. att protokollet bör ge läsaren en god bild av ärendet, vara skriven i en klar uppställning med tydliga rubriker och ett tydligt språk. 2 Ärendehantering 2.1 Bakgrund Ansvaret för protokollföringen ligger formellt på ordföranden. Ordförande ansvarar därmed för att protokollet är korrekt och för att meddelande om protokoll anslås på kommunens anslagstavla. Även om det formellt är ordföranden som ansvarar för protokollen bör alla ledamöter vara observanta på hur besluten formuleras i protokollen. Alla ledamöter behöver kunna förklara beslutens innebörd för medborgarna och även veta om besluten verkställts. Det framkommer ibland vid granskningar att politiker inte med säkerhet vet om fattade beslut verkligen verkställts i verksamheten på det sätt som var avsett och vad det i så fall fick för effekter. I kommunallagen 5 kap 57-62 finns regler för vad protokoll måste innehålla. Reglerna i kapitlet avser kommunfullmäktige, men ska enligt 6 kap 30 även tillämpas för proto- Granskning av beslut och återrapportering -kommunstyrelsen 3
koll i styrelsen och nämnderna. Dessa krav kan ses som en miniminivå för den dokumentation av beslut som görs. 57 Vid sammanträdena skall protokoll föras på ordförandens ansvar. 58 Protokollet skall redovisa vilka ledamöter och ersättare som har tjänstgjort och vilka ärenden som fullmäktige har handlagt. 59 Protokollet skall för varje ärende redovisa 1. vilka förslag och yrkanden som har lagts fram och inte tagits tillbaka, 2. i vilken ordning ordföranden har lagt fram förslag till beslut, 3. genomförda omröstningar och hur de har utfallit, 4. vilka beslut som har fattats, 5. vilka ledamöter som har deltagit i besluten och hur de har röstat vid öppna omröstningar, samt 6. vilka reservationer som har anmälts mot besluten. 60 I protokollet skall anges vilka interpellationer och frågor som har ställts och vilka interpellationer och frågor som har besvarats. 61 Ett protokoll skall justeras senast fjorton dagar efter sammanträdet på det sätt som fullmäktige har bestämt. 62 Senast andra dagen efter det att protokollet har justerats skall justeringen tillkännages på anslagstavlan. Av tillkännagivandet skall framgå var protokollet finns tillgängligt samt vilken dag det har anslagits. Tillkännagivandet får inte tas bort från anslagstavlan före utgången av den tid som gäller för överklagande enligt 10 kap. 6 första stycket. Förutom att protokollen ska uppfylla de formella kraven ska de naturligtvis innehålla den information som personer utanför kommunstyrelsen behöver för att kunna förstå vad ärendet handlar om. Eftersom protokollen skrivs av flera skäl är det viktigt att utforma dem så att de ändå blir ändamålsenliga. Protokollen dokumenterar fattade beslut för politiker och tjänstemän, men även för de medborgare på vars uppdrag de arbetar. 2.2 Rutiner och system I Finspång används sedan mitten av 1990-talet ärendehanteringssystemet ÄHS. I dagsläget utnyttjas inte alla funktioner i systemet, såsom t.ex. scanning och koppling av handlingar till ärenden. Kommunsekreteraren är ständig sekreterare vid kommunstyrelsens sammanträden. Hon tar även fram förslag till dagordning och tar emot de ärenden som ska upp till behandlig vid nästa sammanträde. Alla protokoll finns förvarade i kommunhuset och allmänheten kan efter begäran få ta del av dem. I dagsläget finns bara kommunfullmäktiges protokoll tillgängliga på kommunens hemsida, trots att allt fler personer söker information via Internet. Granskning av beslut och återrapportering -kommunstyrelsen 4
2.3 Kommunstyrelsens protokoll 2.3.1 Allmänt om protokollen Vid granskningen har det framkommit att kommunstyrelsens protokoll har klara och tydliga ärendemeningar. Den inledande protokollstexten ger i de flesta fall en bra bild av vad ärendet handlar om. Protokollen följer en mall med klara underrubriker. Språket är också relativt lättläst och få förkortningar används. Partibeteckning framgår när en förtroendevald nämns vid namn och tjänstemännens titel när de föredrar ärenden. De granskade protokollen uppfyller även de övriga formella kraven i kommunallagen. Efter vad som framgått vid granskningen justeras och anslås även protokollen i vederbörlig ordning. 2.3.2 Informationen i ärendet och hänvisningar till bilagor och skrivelser I vissa fall är informationen i ärendet alltför kortfattad för att vara ändamålsenlig. Som exempel kan nämnas kommunstyrelsens sammanträdesprotokoll 2006-06-12 169 där det står; informerar om förvaltningsövergripande aktuella projekt och pågående utvecklingsarbeten. Han redovisar även resultatet av SCB:s medborgarundersökning, inkluderande Nöjd-Medborgar-Index, Nöjd-Region-Index och Nöjd- Inflytande-Index. Det framgår dock inte vad medborgarundersökningen visar. Den kan ha distribuerats till ledamöterna inför sammanträdet, men återfinns inte som bilaga. Läsaren vet därmed att det rapporterats, men inget mer. Det förekommer även att texten hänvisar till bilagor eller skrivelser utan att referera innehållet i dessa. Som exempel kan nämnas kommunstyrelsens protokoll 2005-09-12 220 angående vidtagna/planerade åtgärder för att minska kommunstyrelsens underskott. I protokollstexten beskrivs att kommunstyrelsen den 15 augusti 2005 givit kommunstyrelsekontoret i uppdrag att redovisa de åtgärder som vidtagits/planerats för att minimera kommunstyrelsens underskott. Det framgår vidare att detta redovisades och kommunstyrelsen beslutar att godkänna redovisningen. Ingen redogörelse finns för innehållet i den skrivelse som redovisades och godkändes. 2.3.3 Återremisser När ett ärende återremitteras framgår inte alltid av protokollstexten anledningen till återremitteringen och exakt vilken komplettering som önskas. Dessa formuleringar är ibland mycket kortfattade och svepande vilket kan försvåra för dem som ska bereda ärendet. Ett exempel på beslut om återremittering är följande två protokollsutdrag där det inte är klart för läsaren varför ärendet återremitteras ännu en gång; Kommunstyrelsens protokoll 2005-01-10, 23 Kommunstyrelsen beslutar att ärendet återremitteras till Kommunstyrelsekontoret med uppdrag att inhämta ytterligare upplysningar från Finspångs Tekniska Verk angående kostnad och tidplan för installation av fjärrvärme till Rejmyre Folkets Hus, samt att ärendet tas upp till ny behandling vid Kommunstyrelsens extra sammanträde den 25 januari 2005. Granskning av beslut och återrapportering -kommunstyrelsen 5
Kommunstyrelsens protokoll 2005-01-25, 28 Av protokollstexten framgår att kommunstyrelsekontoret haft kontakter med Tekniska verket och att de ska ge en konsult i uppdrag att klarlägga förutsättningarna. Kommunstyrelsen beslutar att ärendet återremitteras till Kommunstyrelsekontoret för besked från Tekniska Verket om förutsättningar för eventuell anslutning av Rejmyre Folkets Hus till fjärrvärme, samt att Det är i detta fall oklart för läsaren varför ärendet återremitterats igen. 2.4 Återrapportering och uppföljning Det finns en rad ärenden som hanteras av kommunstyrelsen som är av sådan karaktär att de inte fordrar någon särskild systematisk återrapportering eller uppföljning. Exempel på sådana är ärenden som gäller yttranden till andra myndigheter, val till olika funktioner, hantering av administrativa uppgifter osv. När det gäller frågor som innehåller beslut som berör t.ex. mål, investeringar, organisationsförändringar, projektdeltagande, bör återrapportering ske till kommunstyrelsen. I ärendehanteringssystemet ÄHS finns en ärendebevakningsfunktion, men denna används inte i dagsläget. Uppföljningen av beslut är i dag inte systematisk. Granskningen har visat att det bara vid ett fåtal tillfällen framkommit i beslutsformuleringen att kommunstyrelsen vill ha återrapportering. Detta formuleras då som att frågan tas upp igen vid sammanträdet den (datum). Det kan konstateras att kommunstyrelsen under den granskade perioden behandlat ett stort antal frågor av den ovan beskrivna karaktären och där krav på återrapportering kunde ha formulerats. När kommunstyrelsen ger ett uppdrag är det viktigt att detta verkställs så snart som möjligt. Uppdragen handlar ofta om att ta fram underlag, bereda ärenden, ta kontakter, eller genomföra andra åtgärder som är en förutsättning för att hanteringen av ärendet ska fortlöpa. Om uppdragen inte utförs, eller om de utförs mycket långsamt kan det innebära att kommunstyrelsens arbete förhalas. Det är varje handläggares ansvar att ärenden hanteras i rimlig tid och på bästa sätt, men det är viktigt att kommunstyrelsen har ett system för att följa upp alla de uppdrag som givits. Av protokollen kan det utläsas att det sker återrapporteringar av olika ärenden och uppdrag. Dessa återrapporteringar sker enligt vad som framkommit på initiativ av den som genomfört uppdraget, eller genom informella förfrågningar om resultaten. Gällande vissa frågor har kommunstyrelsen beslutat att avrapportering ska ske som en stående punkt vid varje ordinarie sammanträde. Detta resulterar vanligtvis i regelbunden återrapportering. Vid upprepade tillfällen förekommer det dock att ingen information lämnas och att kommunstyrelsen noterar detta till protokollet. Granskning av beslut och återrapportering -kommunstyrelsen 6
3 Slutsatser och rekommendationer Granskningen visar att de granskade kommunstyrelseprotokollen så vitt kan bedömas uppfyller lagens krav på utformning. Användandet av en mall med strukturerade underrubriker underlättar läsandet av protokollen. Ett begripligt språk och oftast bra sammanfattningar av det aktuella ärendet gör det förståeligt även för andra än kommunstyrelsens ledamöter. Det är viktigt att alltid vinnlägga sig om att redogöra utförligt för innehållet i ärenden, vare sig det gäller ett informationsärende, eller ett beslutsärende. Om det finns bilagor eller skrivelser i ärendet bör innehållet i dessa också sammanfattas i kortfattat. Det framgår inte alltid tillräckligt klart varför ärenden återremitteras. Enligt kommunallagen ska ärenden som fullmäktige återremitterar motiveras. Det kan vara lämpligt även för kommunstyrelsen och nämnderna att tillämpa denna princip då det bidrar till ökad förståelse av ärendets gång och underlättar uppföljningen av det arbete som utförs. Ett oklart uppdrag riskerar alltid att resultera i ett svar som inte riktigt besvarar den frågeställning som var ursprunget till återremissen. Den uppföljning som görs av fattade beslut i dag är inte systematisk. För att förbättra hanteringen kan datum för återrapportering föras in i samband med att beslut fattas. Ärenden kan då sättas på bevakning och riskerna därmed minskas för att uppdrag glöms bort eller att beslut inte verkställs. Återrapportering av om beslut verkställts, effekter av beslut, eller hur arbetet fortlöper kan med fördel användas rutinmässigt vid alla beslut där det är befogat. När kommunstyrelsen fattat beslut om en stående punkt för avrapportering vid varje sammanträde, av en särskild fråga, bör man tillse att avrapportering verkligen sker. Om punkten bara är tänkt för eventuell ny information bör det framgå av ärendemeningen. När beslut har fattats om en stående punkt för avrapportering rör det vanligtvis högt prioriterade frågor och återrapporteringskravet bör då efterlevas. Kommunen bör överväga att lägga ut kommunstyrelsens och nämndernas dagordningar och protokoll på Internet på samma sätt som redan görs i många andra kommuner. Detta för att öka insynen och tillgängligheten till information i olika ärenden. Dessa handlingar är offentliga handlingar som ska lämnas ut till den som så önskar. En möjlighet att själv söka och läsa informationen skulle underlätta informationsflödet och minska den praktiska hanteringen när medborgare vill ta del av dokument. Granskning av beslut och återrapportering -kommunstyrelsen 7